第二節(jié)　應用文寫作基礎

一、應用文的主題

主題又稱主旨，是作者通過文章的具體材料所表達的中心思想或基本觀點。主題是文章的靈魂，決定著文章的質量。

1.應用文主題的類型

應用文主題的類型大致包括思想型主題和信息型主題兩種。

（1）思想型主題。這種主題與說理文中的論點較為接近，它通過對各種問題、事實和材料的分析綜合，表明觀點和意旨。例如，會議紀要、調查報告以及法律文書中的起訴狀、答辯狀等，大多是針對某些帶有指導意義或具體的問題加以分析論證，表明態(tài)度和主張。這些文體的主題就是論點。還有一些文體，如請示、公函等，其主旨就是意見、態(tài)度、看法和要求，它雖無需嚴謹周密地進行論證或說理，但是有關意見、態(tài)度均需明確表示，這些意見、態(tài)度、看法和要求就是主題。

（2）信息型主題。作者的寫作意圖是向讀者提供某種信息，不表明對信息的態(tài)度，只對事物的性狀特點及數(shù)量指標作實事求是的介紹，如啟事、合同、消息、產品說明書等的主題大體屬于此類。

2.應用文主題的特點

首先，從主題的確立方式看，應用文具有“主題先行”的特點，即先確定觀點、目的，再組織材料。

其次，從主題的形成過程來看，多數(shù)應用文的主題醞釀時間比較短，尤其篇幅短小的公文更是如此。

再次，從主題的產生形式來看，它是集體智慧的結晶，強調組織、集體、民眾意愿，要求作者站在客觀立場上，參照有關組織和領導的意圖而確立。

3.確立主題的要求

應用文體的主題，必須做到正確、鮮明、集中。

所謂正確，就是要符合黨和國家的方針政策，符合有關的法律法規(guī)，符合客觀實際情況，能夠正確反映客觀事物的本質規(guī)律，對工作起積極指導作用，經得起實踐的檢驗。一篇應用文稿，首要的問題是主旨正確，它決定著文稿的質量和價值。如果主題錯誤，會給工作帶來損失。

所謂鮮明，就是文章的基本思想、作者的態(tài)度表現(xiàn)得明確清楚。贊成什么，反對什么，肯定什么，否定什么，都要表述和交代得一清二楚，毫不含糊。主旨鮮明必須做到：第一，主旨要有針對性，不能只是籠統(tǒng)地講一般性原則；第二，主旨要清晰明確，對內容的解釋必須是惟一的而不是模棱兩可的，表達主旨的語言必須是確定的而不是模糊的；第三，主旨要有完整性，不能只提出問題而不解決問題，也不能含而不露，讓受文者去猜測。

所謂集中，就是文稿的主題要單一、突出，即“一意貫底”，把文章的基本觀點集中、突出地表現(xiàn)出來，把中心思想寫深寫透。主旨集中必須做到：第一，堅持一文一事。這不但是主題集中的重要保證，同時可以有效地防止行文關系錯亂，提高辦事效率，有利于解決實際問題。第二，堅持一意貫底。作者下筆時，要有明確的寫作目的，并且目標始終如一，集中材料充分說明一個問題。有些內容比較復雜的應用文，如會議紀要、會議工作報告、總結等文體，更要統(tǒng)觀全局，在更高層次上確立主旨，做到集中。

4.提煉主題的方法

所謂提煉，就是從大量蕪雜的素材中經過篩選提取出有用的、精華的材料。文章素材是提煉主題的原料。主題的提煉是一個萌芽、形成、發(fā)展、成熟與深化的復雜過程。研究這個過程，對于了解并掌握主題的形成規(guī)律，逐步深化主題是非常必要的。

首先，要把握材料的具體性質。主題的提煉，取決于材料的具體性質和蘊涵其中的深層意義。主題是從材料中概括和抽象出來的，因此，在提煉主題時，應該立足于全部材料，深入把握材料的特殊性質，尋找其深廣的思想性、現(xiàn)實性和情感內涵。這樣提煉的主題，才有可能引起讀者的共鳴，具有針對性和現(xiàn)實意義。

其次，要理解時代和社會的需求。應用文的主題，應該具有強烈的現(xiàn)實針對性，觸及時代和社會所面臨的問題；應與時代的旋律相共鳴，能夠觸摸社會的脈搏，撥動人們的心弦。如果遠離社會現(xiàn)實，無視廣大群眾所關注的問題或熱點，文章的主題就會失去針對性及其價值和意義。作者提煉主題時，應該站在時代和社會的高度，充分理解時代和社會的需求，在一個寬闊的視野和背景中，去開掘材料的深層內涵。

再次，要選取新的切入角度。文章選取新的切入角度，常常會帶來新的視野，開掘出新的主題內涵。它是作者新的思維方式的體現(xiàn)。選取新穎獨特的角度，主要體現(xiàn)在兩個方面：一是新的觀察角度，一是新的認識角度。采用新的觀察角度，就是要善于從不同方位觀察寫作對象，從不同的側面開掘主題；選取新的認識角度，就是要盡可能地表現(xiàn)出作者的獨到見解。

5.主題表現(xiàn)的形式

（1）題目題旨。在文章標題中概括點明文章主旨，如《立即剎住用公款請客送禮的歪風》《××省人民政府關于嚴厲打擊非法出版活動有關事項的通知》。目前，黨政領導機關印發(fā)公文時，常在正件文尾附注部分標明主題詞，以極簡練的詞語概括指出文章主旨的方向和范圍。

（2）開宗明義。在文章開頭，以簡要的文字揭示文章的主題，使讀者一目了然。這種方法能為讀者節(jié)省時間，便于更快地閱讀，適應現(xiàn)代社會的快節(jié)奏、高效率。一般的公文、總結、簡報都采用此種方法。

（3）篇末點題。文章結尾一語道破主題。應用文常見的結尾方式有：總結式，運用簡潔明了的語言，概括全文內容，或得出結論，進一步加深讀者印象；要求式，向受文者發(fā)出指示，提出要求和希望；祈請式，請求有關部門的批準、支持或協(xié)助；號召式，發(fā)出希望或號召，指明方向，激勵讀者。

二、應用文的材料

材料是作者為一定的寫作目的而搜集并寫入文章中的一系列事實、道理、數(shù)據(jù)、資料。它有兩個含義：一是作者為寫作而搜集的各種材料，包括被作者選材時舍去的部分；二是指作者經過挑選后寫入文章中的那些事實和道理。

1.材料的種類

根據(jù)不同的標準，材料可分為多種類型。

（1）直接材料和間接材料。直接材料是指耳聞目睹、調查采訪、親身經歷所獲得的第一手資料。這類材料真實可靠，富有活力和感染力，最有價值。搜集這類材料，可以激活作者的寫作靈感，舉一反三，發(fā)現(xiàn)新的觀點，完善主題。間接材料是指通過有關方面的介紹，查閱有關的書面材料所獲得的資料。這類材料客觀全面，經過了一定的篩選和整理，甚至經過了時間的檢驗，同樣極具價值。通過橫比材料，列舉同期參照材料，或縱向對比，考察歷史與現(xiàn)狀，會使內容更全面、更客觀，主旨更正確、更深刻，也更具普遍意義。

（2）靜態(tài)材料和動態(tài)材料。靜態(tài)材料是指過去和現(xiàn)在基本無變化的資料和數(shù)據(jù)，如反映部門單位歷史面貌、基本狀況的材料。它有利于作者把握事件情況的全貌，更好地了解其前因后果、發(fā)展變化，為及時準確地預測未來趨勢提供參照。動態(tài)材料是指正在發(fā)展變化的情況及事件，一般包括現(xiàn)狀及發(fā)展動向，如部門單位目前的情況及變化，企業(yè)的經濟效益，員工的思想、工作、生活等各種情況。它可以為作者提供鮮活的材料，有利于把握動向，預測趨勢。

一般情況下，靜態(tài)材料是歷史的材料，動態(tài)材料是現(xiàn)實的材料，但動態(tài)材料經過一段時間后可轉化為靜態(tài)材料。兩者相輔相成，才能全方位地反映事物的全貌和發(fā)展。

（3）典型材料和一般材料。典型材料是指具有特殊意義的重點材料，它可以是一個部門的一個成功經驗，一個員工的先進事跡，也可以是一個失敗的教訓，一個事故。典型材料反映事物深刻獨特的一面，它可以增強文章的可信度和感染力。一般材料是指全面的材料，概括的材料，它反映的是全貌、全過程，體現(xiàn)了事物的普遍性和感染力。典型材料和一般材料相結合，既有點，又有面，具體、深刻、廣泛、全面；既有特殊意義，又有普遍意義，更具有說服力和感染力。

（4）正面材料和反面材料。正面材料是指反映成績、經驗、優(yōu)勢的材料，它有助于發(fā)揚成績，推廣經驗，普及提高。反面材料是指反映問題、教訓、劣勢的材料，它有助于正反對比，找出差距，吸取教訓，全面、正確地認識事物。

（5）事實材料和理論材料。事實材料是指工作中的人物、事物、現(xiàn)象，工作進程和工作情況，各種調查統(tǒng)計的原始數(shù)據(jù)，比較分析的數(shù)字、圖表等。數(shù)字圖表材料簡潔明確，一目了然，能精辟醒目地說明情況，同時可增加文章形式的活潑性，避免了呆板和單調。理論材料有經典著作、領導人講話文稿、各級領導機關的正式文件、報刊的重要社論、法律法規(guī)和重要文章等。

2.材料的搜集

搜集豐富的寫作材料，是進行寫作的基礎工作，不占有材料，就不可能有以后的工作。因此，它影響到寫作過程中的認識和表達。材料的搜集主要有觀察、調查研究、查閱檢索等幾種途徑。

觀察是指借助人的感官全面、深入、細致地認識客觀事物和現(xiàn)象的知覺過程。觀察的目的主要是了解事物和現(xiàn)象外部的形態(tài)及特征，同時又須進一步透視其內在本質，考察其運動規(guī)律。因此，觀察雖然富有直觀性，卻需要理性思維的介入。觀察有多種方法：

第一，點面結合觀察法。就是把對事物整體的全面觀察同局部深入細致的觀察相結合。事物整體觀察是深入觀察的基礎，而局部深入地觀察則有助于認識事物總體的特征。

第二，多角度觀察法。就是變換觀察點，從不同方向、不同位置多側面地觀察事物和人。從不同角度作全面觀察，有利于把握事物的復雜特征，深入認識事物的本質。

第三，比較觀察法。通過比較把握認識事物的差異，發(fā)現(xiàn)事物的特征。這種方法又可分為縱向比較觀察和橫向比較觀察?？v向比較觀察是就某一事物在發(fā)展進程中不同階段的變化所進行的觀察；橫向比較觀察是對兩個或兩個以上的同類事物進行跨地區(qū)的對比觀察。

第四，連續(xù)觀察法。就是對同一事物進行不間斷的、多次的觀察，也稱為跟蹤觀察法。這種觀察法有助于人們積累系統(tǒng)的資料，認識事物發(fā)展的趨勢和規(guī)律性。

調查研究是獲得可靠真實、豐富生動的第一手資料的重要途徑。一般常用的調查方法有全面調查、重點調查、典型調查、抽樣調查幾種。

全面調查是對構成調查對象總體的所有單位進行調查。因為全面調查往往耗費大量的人力、物力和時間，所以除了全面、系統(tǒng)地搜集基本統(tǒng)計資料外，只對某些必須掌握的全社會基本情況才進行全面調查，其調查內容僅限于最重要的少數(shù)基本指標。

重點調查就是在研究對象整體中，選擇其中的重點單位進行調查。所謂的重點單位，是著眼于現(xiàn)象的量的方面來說的，即這些單位在全部單位中只是少部分，但它們在所研究的現(xiàn)象的標志總量中卻占有很大比重。對這些單位進行調查，就能夠從數(shù)量上反映整個總體在該標志總量方面的基本情況。

典型調查是根據(jù)調查的目的和要求，在對所研究的對象進行初步分析的基礎上，從中選擇具有代表性的單位，作周密系統(tǒng)的調查，借以認識事物的本質及其發(fā)展變化的規(guī)律性。典型調查既可縱向判斷其發(fā)展前景，亦可橫向研究其構成要素。典型調查范圍小、單位少、省時省力、方法靈活多樣，可彌補全面調查的不足。

抽樣調查是按照隨機原則，從總體中抽取部分單位進行觀察，借以從數(shù)量上推斷總體的一種非全面調查。抽樣方式主要有隨機抽樣、機械抽樣、類型抽樣和整群抽樣。運用這幾種抽樣調查方式，可以對全面調查的結果加以補充，并對全面調查的質量進行檢測，有效提高調查質量。抽樣調查是一種節(jié)省人力、物力、財力的好方法。

檢索就是利用各種物質條件查閱寫作所需的文字資料。它包括讀書看報、翻閱檔案，從中查找同類問題或相關問題的現(xiàn)實研究資料及歷史資料。這些資料的搜集與積累，對研究問題、撰寫文章有重要的借鑒作用和參考價值，可以從中總結他人研究這類問題的得失，促進對問題的深入探討和研究，有利于文章主題的確定。對材料的積累和整理可采用筆記式、剪貼式、卡片式、電腦軟盤式的方法。

3.材料的選擇

選擇是對所搜集到的材料進行取舍。表現(xiàn)主題的材料應該是以一當十，而不是多多益善。只有選擇典型、有力的材料，主題才能得到突出和強化；如果不加取舍地堆砌材料，主題反而會被削弱甚至淹沒。在嚴格按照主題需要進行選材的同時，還應注意下面幾點：

首先，材料要真實準確。應用文的材料真實是指事實性材料應該和客觀事物的實際情況相符。凡是信息情報、調查研究、決策計劃、組織指揮、協(xié)調監(jiān)督、宣傳推廣類的應用文，都應該做到真實準確。引用材料不能有任何誤差，必須與原文一致，不可隨意篡改、增刪；同時，還須與原意相合，切忌斷章取義；有時還要注意局部真實和整體真實之間的關系，不可以次要問題來掩蓋主要問題。

其次，材料要典型。所謂典型材料，就是指那些有獨特個性的、能夠揭示事物本質且具有代表性和說服力的材料。運用典型材料來說明問題，能收到以少勝多，以一當十的作用，對證明觀點有很強的說服力。

再次，材料要新穎。新穎主要是指別人沒有用過的新材料或不常用的材料，也包括一些可以生發(fā)出新意的舊材料。因為新材料往往反映新事物、新情況、新思想，更符合時代的特點，容易引起人們的共鳴，給讀者以思想上的啟示。

4.材料的使用

使用材料是指在行文中如何調動、平衡材料，它包括材料安排順序和詳略兩方面的內容。

安排順序就是根據(jù)材料的特點、性質、形態(tài)、作用及相互關系，將材料合理地組合起來，形成文章的先后順序。安排材料的先后順序，首先要根據(jù)表達主旨的需要給材料排隊。其次還要根據(jù)讀者的閱讀心理，來安排材料順序。如果結論較易為讀者認同，結論放在文章的前面效果較好；如果作者觀點難于為讀者接受，就應放在文章的結尾，經過充分論證之后，畫龍點睛，自有水到渠成之勢。此外，作者在文章中論述某一觀點時，先安排說明自己觀點的材料，后介紹說明與自己相左的觀點及所使用的材料，然后再回頭來說明自己的觀點，這樣勾連照應，能大大提高材料的說服力。

詳略是指用筆的繁簡、輕重、疏密等。詳略要根據(jù)文章的撰寫目的來確定。在實際寫作中，之所以出現(xiàn)詳略不當?shù)拿?，主要是不懂得處理材料詳略的原則。哪些材料應該詳寫，哪些應該略寫，不能平均使用筆墨。對主題有重要作用的材料應詳寫，對主題僅有輔助作用的材料可略寫；對人們不熟悉和不易理解的材料要詳細些，對人們比較熟悉的事物就可以略寫。對一篇文章前后出現(xiàn)的相同材料，既不能都詳寫，也不能都略寫，前后詳略要有所不同，這樣既便于讀者全面了解所引事例，又不致因重復　嗦而厭煩。

三、應用文的表達

文章的表達方式有記敘、描寫、抒情、說明、議論五種，應用文通常使用的是記敘、說明和議論，抒情和描寫除了在一些通訊報道、廣告語中使用外，其他應用文基本不用或很少使用。

1.記敘

記敘也叫敘述，是以記述人物或事件的發(fā)展過程、變化過程來表達思想的一種表達方式。在應用文寫作中，記敘是最基本、最常用的一種表達方式。在議論中，記敘主要陳述某些事實，為論點提供充分的論據(jù)；在說明中，記敘主要用來介紹事物的外貌特征及發(fā)展變化情況，舉出典型事例以闡明事物的特征等。

（1）敘述的方式。敘述的方式很多，可以從不同角度分類。從敘述的詳略程度分，有概括敘述和具體敘述。前者又叫概敘；后者又叫詳敘。從敘述的先后次序上分，有順敘、倒敘、插敘、補敘等。

概敘就是以概括的語言，粗線條地對人物、事件、環(huán)境的全貌進行的介紹和交代，目的是給讀者一個總的印象。詳敘，是對人物活動、事件過程及環(huán)境作詳盡具體的敘述。應用文中情況通報、調查報告等文體中常用此方法，詳敘的內容多為文章重點所在。

順敘是對人物和事件按時間發(fā)生的先后次序所作的敘述。這種方法最適于表現(xiàn)事物的發(fā)展過程，能使讀者直接了解事件的整個過程及其各個環(huán)節(jié)。它與應用文所要求的平實風格是一致的，因此在應用文體中使用較多。但使用時容易導致呆板枯燥，要注意詳略與剪裁，做到簡潔、不拖沓。倒敘是先寫結局或事件中最突出的片斷，后寫事件經過的一種敘述方法。插敘是在敘述主要事件過程中暫時中斷線索，插入另一件事的敘述手法。補敘是在敘述過程中，對前面事件所作的某些補充敘述。

在應用文的寫作中，倒敘、插敘、補敘用得較少，一般只在通訊、調查報告的寫作中才用得上，在此不作詳細介紹。

（2）敘述的要求。一般文章對敘述的要求是交代明白，線索清晰，詳略得當。應用文寫作中的敘述，與一般文章，尤其是文學作品，有較大的區(qū)別。

首先，敘述要準確。應用文應當真實反映客觀事物，敘述時要保持客觀中立的態(tài)度，力求不讓作者的主觀感情影響客觀事實的真實性和準確性。

其次，敘述要有序。應用文寫作中，敘述可以按時間順序、空間順序和邏輯順序進行。敘述事物的歷史發(fā)展和某些工作進程，可以按時間順序進行；敘述的對象散布在多個空間，可以按空間順序進行；敘述對事物的認識，可以按邏輯順序（因果關系、主從關系、并列關系、遞進關系）進行。當表達的內容比較復雜時，也可以以某一種方法為主，插入另一方法，結合起來進行敘述。

再次，敘述要完整。為了如實反映事物發(fā)生發(fā)展的全過程，并使讀者對其來龍去脈有清楚的了解，敘述必須完整表現(xiàn)其全貌。

2.說明

說明是用簡明的文字解釋客觀事物的形狀、性質、特征、構造、成因、關系和功能，或剖析事物抽象的事理的表達方式。在應用文寫作中，諸如說明書、廣告、規(guī)章制度、司法文書、行政公文等文體，都要廣泛用到說明的表達方式。

（1）說明的方法。應用文中的說明，主要使用以下幾種說明方法：

定義說明：定義說明就是下定義，它用簡練的語言對某一事物的本質屬性或某一概念的內涵和外延作出確切的說明。這種方法常用于科技說明書、新產品介紹等。

分類說明：就是將被說明的對象，按照一定的標準劃分成不同的類型，根據(jù)其不同類別進行分門別類說明的方法。

舉例說明：就是用具體事例來說明事物特點、本質及其規(guī)律。所用事例必須有代表性、典型性，能體現(xiàn)事物的本質特征，便于讀者理解和接受。

引用說明：就是引用有關文獻資料或作品片斷來說明事理。它引用的是文獻或他人原話，并在形式上有明顯標志。

比較說明：就是把兩種或兩種以上的事物放在一起對照，以突出說明對象的特點、性質、構造等。

數(shù)字說明：就是用數(shù)字來說明事物的特點、性質等。這種定量描述的方法，能使行文表述大大簡化，從而使立意更加清晰。

圖表說明：就是用圖像或表格來說明事物。表格能顯示事物的某種體系，圖像能輔助文字說明并使之形象化，使行文大大簡化。

（2）說明的要求。在應用文寫作中，運用說明這一方法時應特別注意以下幾點：

第一，把握特點。把要說明的事物與其他事物區(qū)別開來，就應當抓住并表達這一事物的特點。例如，先用歸納法把這一事物與其關系較遠的事物分開，再講述它的特殊之處，以及與同類事物的區(qū)別，這就使該事物的特點突顯出來了。把握事物的特點，必須先深入調查了解，才能做到準確無誤。

第二，剖析異同。說明事物的特點，如果只從事物本身去表述，讀者往往難以深入理解，只有采用比較的方法，剖析并揭示這一事物與其他事物的異同，其特點才能變得清晰可辨。

第三，客觀表述。說明不同于敘述或議論，不能帶有個人感情和好惡，必須完全客觀地進行表述，才能保證說明的準確、客觀和公正。

第四，語言淺顯。說明的文字力求通俗易懂，使讀者能夠毫無障礙地讀懂。但這并不意味著說明可以　嗦繁雜，仍要求要簡潔明快。

3.議論

議論是作者對客觀事物進行分析、評論以表明自己的觀點和態(tài)度的一種表達方式。議論的主要特點是證明性，即通過擺事實，講道理，或證明自己觀點的正確，或駁斥對方觀點的錯誤。

（1）議論“三要素”。所謂議論“三要素”，就是論點、論據(jù)和論證。議論要言之有理，以理服人，就必須做到論點正確，論據(jù)充分，論證嚴密。

論點是作者在實踐基礎上明確提出的對事物的觀點與見解。它是議論的出發(fā)點和歸宿。論點的成立與否，需要論據(jù)來證明。在應用文中，論點可以在開頭出現(xiàn)，開宗明義，讓讀者先明確議論的中心；也可以在結尾點明，即開頭提出問題，然后分析問題，最后得出結論，順理成章。

論據(jù)是證明論點的根據(jù)，也是議論的基礎。在應用文中，論據(jù)有事實論據(jù)和理論論據(jù)兩種。事實論據(jù)包括作者調查研究得到的事實、文獻檢索獲得的事實、數(shù)據(jù)等；理論論據(jù)包括已被證實和公認的原理、定律、結論和觀點等，在某些應用文體中，也包括已被公布、實施的法律和法規(guī)。

論證是揭示論點與論據(jù)之間的邏輯關系，也就是用論據(jù)證明論點的過程和方法。論點和論據(jù)本是各自獨立存在的，只有通過論證的過程，才能將兩者聯(lián)系起來，構成一段完整的議論。

（2）論證的方法。論證是用論據(jù)證明論點的方法。這一過程是采取運用概念、判斷和推理的邏輯形式進行的。在實際寫作中，論證經常要使用下列方法：

例證法：運用具體事例或統(tǒng)計數(shù)字作為論據(jù)證明論點的方法。

引證法：引用權威性的論述、科學上的公理和定律、生活中的道理等作為論據(jù)證明論點的方法。

類比法：把兩個相同或相似的事物進行比較，從而證明它們具有某些共同特點的論證方法。

反證法：從待證明的論點反面假設，并通過推理否定假設，從而間接證明論點的方法。

喻證法：通過打比方講道理來證明論點的方法。

因果法：分析事物的前因后果，剖析論點與論據(jù)之間的邏輯關系，并以此證明論點的方法。

歸謬法：把錯誤的觀點進行合乎邏輯的推理，引出其荒謬的結論，從而間接證明論點的方法。

歸納法：從一系列的事實中找出其共性來證明論點的方法。

對比法：把兩個截然相反的事物或觀點進行橫向對比，辨明是非、優(yōu)劣，或進行過去與現(xiàn)在的縱向的對比，從而證明其變化的論證方法。

（3）議論的要求：①論點正確鮮明。首先必須正確，確實是客觀事物或發(fā)展規(guī)律的正確反映和概括；其次是鮮明，表達清楚而不含混；再次是保持論點的同一性，所表述的含義前后完全一致。②論據(jù)充分翔實。論據(jù)首先要真實可靠，并交代出處；其次要典型，有說服力；再次是論據(jù)和論點之間要有必然的聯(lián)系。③論證規(guī)范有力。首先論證要嚴密，合乎邏輯；其次要講究論證技巧，以增強說服力和可讀性。

四、應用文的結構

結構是指文章內容的組織和構造。具體說，就是依據(jù)主題的要求和表述內容的需要，把紛繁眾多的材料進行合理的組織和安排，使之成為一個有機的整體。應用文的結構既要反映客觀事物固有的聯(lián)系和程序，又要表現(xiàn)作者觀察、認識客觀事物的思維運行軌跡。

1.結構的作用

（1）更好地表現(xiàn)主題。要使主題能統(tǒng)率全文，就必須精心布局，把主要的事件擺在顯要的地位。要把主題、材料、結構三者之間有機統(tǒng)一起來，使內容深刻而有意義。好文章應有好結構，應用文更是如此。

（2）調整和組織材料。文章的布局實際上就是安排材料。材料的好壞、主次，材料安置得妥當與否，都在布局時得到檢驗。有些材料孤立地看，似乎很重要，但一經布局就會發(fā)現(xiàn)必須另換材料；有些一般材料通過布局以后發(fā)現(xiàn)很重要，就應該調整位置，充分使用。因此，應用文寫作必須精心、嚴密布局其結構。

（3）制約文章的層次。首先，布局結構能使層次清楚有序，惟有布局得法，才能逐層深入，一氣貫通；其次，布局結構使文章層次輕重分明，避免了平板、單調，有抑揚頓挫之致，從而使文章獲得比較理想的效果。

2.結構的基本內容

文體結構的基本內容包括層次與段落、過渡與照應、開頭與結尾等幾個部分。

（1）層次和段落。層次指文章內容的表現(xiàn)次序。為了說明應用文的主題，即總觀點，需要設若干分觀點，用一個層次來表述一個分觀點，而后安排為文中的各個層次，各層次所表述的分觀點的總和，即應用文的主題。段落，這里指自然段，即應用文中能夠表達一個完整意思而又相對獨立的基本構成單位，是在行文中由于轉折、間歇、強調等情況而自然形成的分隔、停頓。

應用文體常見的層次安排有總分式、并列式、遞進式三種。

總分式：文章開頭先對全文的內容作簡要概述，然后依次分別對其展開敘述?？偡质浇Y構可分為先總后分式和先分后總式。總分式通常適用于篇幅較長的應用文，如調查報告、經濟活動分析報告、科技論文等。

并列式：亦稱橫式結構。文章中幾個層次之間的關系是平行的。這樣的結構方式通常按空間或場面的轉換安排層次，如綜合簡報、通訊報道中的事件通訊，常把不同地區(qū)、不同部門的動態(tài)情況，按同一主題，采用并列結構方式進行綜合報道；按材料的性質歸類安排層次，在計劃、規(guī)劃、合同等文體的寫作中，多采用此種類型；按中心論點的若干側面，提煉各個分論點，從不同的角度共同論證論點，許多說理性文體常用此種方式。

遞進式：也叫縱式結構。文章是以時間為推移或從因到果等邏輯關系逐層深入展開的結構形式，情況通報、事件通訊、經濟訴狀等文體常用此種方式。

文章的層次與段落既有聯(lián)系又有區(qū)別。層次著眼于思想內容上的劃分；段落則側重于文字表達的需要。層次要靠段落來表現(xiàn)，但段落不等于層次。一般說來，層次小于篇章、大于段落，但有時也會有層次和段落一致的現(xiàn)象。有的文章因為簡短，全篇就只有一個自然段，如條據(jù)、啟事、簡單的通知等。

層次及段落的劃分，首先要注意單一性，就是每層每段的內容要相對集中，不能把不相關的意思摻雜在一起；其次要強調完整性，就是不要把一層或一段能表達清楚的意思硬性拆開，使文章顯得支離破碎，每個層次和段落都應是表達主題的一個相對完整的部分；再次要講究勻稱性，即長短適度，開合有致，使文章整體布局勻稱、優(yōu)美。

安排層次段落要著眼于文章思想內容的邏輯關系，換句話說，就是必須首先錘煉一個合理的、清晰的思路。寫文章層次混亂，或者互相交叉，或者位置顛倒，其根源就在于思路不清楚、不合理。

（2）過渡與照應。過渡是指文章的層次和段落之間的連接承轉。常見需要過渡的情況有以下幾種：①文章內容轉換時需要過渡。例如，“我們不但要做好……我們還要做好其他各項工作?！雹诒磉_方式或方法改變時需要過渡。例如，由記敘轉為議論時；運用插敘、補敘、倒敘等表現(xiàn)手法時；由概括說明到具體敘述時。③議論文由總論到分論、由分論到總論，也可能需要過渡。

過渡通常有三種方法。①用關聯(lián)詞語：在意義轉折不大的情況下，采用關聯(lián)詞過渡，如首先、其次、以上、以下、總而言之、由此可見、綜上所述等；②用過渡句：在前一段的末尾或后一段的開頭，用富于提示性的句子或設問句加以過渡，如公文的復函常用的過渡句：“來函收悉，經研究，現(xiàn)函復如下……”；③用過渡段：在上下文轉折、跳躍性較大的情況下，采用承上啟下的過渡段。

照應是指文章前后內容的照顧和呼應。在一篇作品里前面寫的事物，后面要有交代，后面寫到的問題，前面要有伏筆。這種照應是作者有意安排的，它能使所寫事物或問題互相補充、加深，并使全文線索清楚、嚴密周到。在應用文中，通常的照應有兩種方式。一種是首尾照應，即文章開頭和結尾遙相呼應。這種照應方法，具有卒章顯志，畫龍點睛之妙，使文章首尾圓合、結構和諧統(tǒng)一。例如，有些論文、總結、調查報告等，開頭將總的觀點、主要工作、主要結論先作概述，然后在結尾部分再作概括、歸納，這樣可以加深對文章的理解，也使文章結構完整。另一種是題文照應，即行文與標題相呼應。這種方法是突出文章主題，加深讀者印象的有效手段。有的標題直接表明文章主題，在行文中再多次呼應，就可以使文章內容和標題緊緊相扣。

（3）開頭與結尾。開頭是作者立言之始，即文章的開端部分。它可能是頭幾句話，也可能是第一個自然段，須視具體情況而定。應用文常用的開頭方式有以下幾種：①目的式，交代寫作動機、緣由和目的，常用“為了”“為”等介詞作為文章開端之語，公文中常用這種開頭；②根據(jù)式，交代寫作根據(jù)，增加文章的權威性，常用“根據(jù)”“按照”“遵照”等介詞組成的介詞短語作為文章開端之語，在公文、規(guī)章制度、計劃、調查報告中多用這種開頭方式；③引述式，引述對方的來文或來函，作為擬寫文章的依據(jù)，公文中的復函、批復常用此方法開頭；④提問式，用提問的方式將論述或敘述的問題提出，讓讀者首先對全文要說明的問題心中有數(shù)，并引起對問題的注意和思考，科技論文、調查報告、某些新聞類文章等常用此開頭；⑤結論式，開頭先提出結論性意見，下文再具體解釋、說明、闡述；⑥概述式，將全文主要內容在開頭部分簡要介紹出來，便于讀者了解文章的基本內容，新聞、總結、調查報告、經濟活動分析等常用此開頭。

結尾是文章內容發(fā)展的自然收束。應用文常見的結尾方式有：①總結式，運用簡潔明了的語言，概括全文內容，或得出結論，進一步加深讀者印象；②要求式，向受文者發(fā)出指示，提出要求和希望；③祈請式，請求有關部門的批準、支持或協(xié)助；④號召式，發(fā)出希望和號召，指明方向，激勵讀者。

3.結構的原則

應用文結構的最大特點在于它的程式化。在一個相當長的時間里不會有很大的變動，即所謂特定性和穩(wěn)定性，即使有所變更，也相當緩慢。應用文體的結構同文學作品相比，它更強調明晰、嚴謹、規(guī)范。

明晰就是條分縷析，綱目清楚，分門別類地把問題寫清楚、寫明白，給人一種主次分明、一目了然的感覺，如規(guī)章制度、合同、計劃等。

嚴謹是指結構嚴密完整，銜接緊密，渾然一體。比如，公文的寫作，要有標題、主送單位、正文、落款等；正文的結構又要有開頭、主體、結尾、結束語等部分。任何一個部分都不能缺少，不能顧此失彼，殘缺不全，從而影響文章內容的表達。

規(guī)范是指符合文體的結構格式。應用文大都有比較固定的規(guī)范格式，必須嚴格遵守。例如，公文的格式由文頭、正文、文尾三部分組成；合同由首部、主體、尾部組成。這些結構形式是在長期的實踐中約定俗成的較固定的模式，不得隨意更改。

五、應用文的語言

1.應用文的語言特點

應用文包含的種類繁多，其語言要求也比較復雜。不同的文種，對語言有不同的要求。但是，對絕大多數(shù)應用文來說，其語言要求以實用為準則，必須體現(xiàn)精確、簡要、平實、規(guī)范的特點。

所謂準確，就是應用文作者必須正確地反映客觀事物，表達精確。首先，注意詞語之間的細微差別，因為一些政策性極強或具有法律效力的應用文，有時一字之差會帶來嚴重后果，如條據(jù)、經濟合同、規(guī)章制度的文字表達必須字斟句酌；其次，語法正確，不犯語法、邏輯錯誤，保證語言的精確表達，如“我們要盡量節(jié)約不必要的開支和浪費”，其中“節(jié)約”不能與“浪費”搭配使用，犯了動賓搭配不當?shù)腻e誤。

所謂簡要，就是指語言的簡明和扼要。應用文的語言要求言簡意賅，詞約義豐。要做到文字簡練，一是要刪去與基本觀點的表達沒有關系或關系不大的字、句、段，杜絕假話、大話、空話和套話；二是要簡化層次，意思表達集中單一；三是力戒語言的重復、累贅、堆砌和冗長，盡量使用專用詞語、固定習慣用語。

所謂平實，就是語言質樸，不夸張，無雕琢，少粉飾，客觀地反映客觀事物。在應用文寫作中，除了有些文章在引述事實時使用概括敘述和描寫方式之外，一般使用說明方式。它不追求語言的形象生動，更不需要“神來之筆”“驚人之語”，除了必須使用的專門術語外，整篇的詞句都要明白、自然。

所謂規(guī)范，是指行文必須符合國家有關規(guī)定，如標點符號的用法、運用名稱應注意的事項、時間和數(shù)字的使用規(guī)定、簡化字的使用、縮略語和簡稱的規(guī)定、主題詞的選用等。有些專業(yè)文書，必須按有關規(guī)定統(tǒng)一用語，不得自行其是，以免造成混亂。

2.應用文的語體特點

應用文的語體特點是由應用文的性質決定的。在其書面交流中形成了與其他語體有明顯區(qū)別的事務語體。因此，要掌握應用文的寫作技能，就必須在明確應用文特點的同時，掌握事務語體的運用。

（1）詞語：①使用明確的單義詞、專業(yè)詞、偏正詞語和單音節(jié)詞，如“外匯”“終審”“茲”“悉”“現(xiàn)代住宅制度”“全面深化改革”等；②一般不用語氣詞、感嘆詞、兒化詞，不用富于描寫性的詞語，在一些陳述性的應用文中，即使有時引用具有描寫性的習慣用語，如“一刀切”“一條龍”等，也僅是為了陳述得更簡明、通俗；③一般不使用口語和方言，要求使用規(guī)范化的書面詞語；④不濫用簡稱、略語，但其中有些已被全民語言所吸收、不會引起誤解的簡稱、略語，在應用文中也廣泛使用，如“兩個文明建設”“四項基本原則”等，有些簡稱、略語只在某些行業(yè)、部門或特定情況下使用，還應加以說明；⑤使用一套常用的事務性詞語，這些詞語往往反映了各種事務的行文關系和工作程序，形成固定的語言形式。例如，公文的固定語言表達形式，開端用語：根據(jù)、查、茲、為了、關于、按照等；稱謂用語：第一人稱用“本”，第三人稱用“該”；經辦用語：茲經、業(yè)經等；引述用語：悉、前接、近接等；祈請用語：即請查照、希即遵照、希等；表態(tài)用語：照辦、同意、可行、不宜、不可等；征詢用語：當否、可否、是否可行等；期復用語：請指示、請復等；結尾用語：為要、為盼、為荷、特此函達等。

（2）語法：應用文語言表達普遍運用主、謂、賓成分齊全的完整句；恰當使用附加成分復雜的長句；使用插說成分。單、復句應分清。若違背語法規(guī)則，就會出現(xiàn)文理不通現(xiàn)象，影響對應用文思想、內容的表達。例如，行政公文的行文講究簡練，但不能太簡，任意壓縮句子成分，從而造成句子成分殘缺不全，甚至將兩層意思混在一起，造成語意混亂。應用文寫作中，在單句句式結構齊備的前提下，應注意相關句子成分的搭配，特別是運用聯(lián)合短語作句子成分時，并列謂語動詞同賓語是否對應；在運用句群時，要注意多組狀語與單一動詞的使用是否和諧，多組定語與同一名詞的搭配是否相稱等。

（3）修辭：應用文以實用為目的，主要表達方式是敘述、說明、議論，一般不要求抒情和描寫，不追求語言的藝術化，不用或少用夸張、比擬、委婉、含蓄等積極修辭手段，為了使語言明白、通暢、嚴密，主要采用消極修辭。

消極修辭并不意味著不講究詞章，不追求語言美，而是要以質樸流暢的語言敘事表意，于平淡之中見神采，顯示精神美、平直美、樸實美。這比藻飾鋪陳更見功力。因此說：“文章不難于巧，而難于拙；不難于曲，而難于直；不難于細，而難于粗；不難于華，而難于實。”

為了增強文章氣勢，顯示應用文闡明事理程度上的差異，也適當運用排比、反復、對偶等修辭手法。