做要事，不做急事

個(gè)人在工作中常常難免被各種事情所打擾，有些事情來(lái)得快，而且看上去十分著急。倘若不辦，勢(shì)必會(huì)出大亂子，事情果真這么著急嗎？不見(jiàn)得，因?yàn)橛械氖虑殡m然急，但不一定重要，要搞好時(shí)間管理，首先得把這樣的急事處理好。有不少人由于沒(méi)有掌握高效能的工作方法，所以被這些事弄得筋疲力盡，心煩意亂，總是不能靜下心來(lái)去做最該做的事，或者是被那些看似急迫的事所蒙蔽，根本就不知道哪些是最應(yīng)該做的事，結(jié)果白白浪費(fèi)了大好時(shí)光，致使工作效率不高，效能不顯著。

大量研究表明，在工作中，人們總是依據(jù)下列各種準(zhǔn)則決定事情的優(yōu)先次序：

（1）先做喜歡做的事，再做不喜歡做的事；

（2）先做熟悉的事，再做不熟悉的事；

（3）先做容易做的事，再做難做的事；

（4）先做只需花費(fèi)少量時(shí)間即可做好的事，再做需要花費(fèi)大量時(shí)間才能做好的事；

（5）先處理資料齊全的事，再處理資料不齊全的事；

（6）先做已排定時(shí)間的事，再做未經(jīng)排定時(shí)間的事；

（7）先做經(jīng)過(guò)籌劃的事，再做未經(jīng)籌劃的事；

（8）先做別人的事，再做自己的事；

（9）先做緊迫的事，再做不緊迫的事；

（10）先做有趣的事，再做枯燥的事；

（11）先做易于完成的事或易于告一段落的事，再做難以完成的整件事或難以告一段落的事；

（12）先做自己所尊敬的人或與自己有利害關(guān)系的人所拜托的事，再做自己所不尊敬的人或與自己沒(méi)有利害關(guān)系的人所拜托的事；

（13）先做已發(fā)生的事，再做未發(fā)生的事。

很顯然，上述各種準(zhǔn)則，都不符合高效工作方法的要求。

工作是以目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)為導(dǎo)向的，在一系列以實(shí)現(xiàn)目標(biāo)為依據(jù)的待辦事項(xiàng)中，到底哪些事項(xiàng)應(yīng)先著手處理？哪些事項(xiàng)應(yīng)延后處理，甚至不予處理呢？

對(duì)于這個(gè)問(wèn)題，麥肯錫公司給出的答案是：應(yīng)按事情的“重要程度”編排行事的優(yōu)先次序。所謂重要程度，即指對(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的貢獻(xiàn)大小。對(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)越有貢獻(xiàn)的事就越重要，就越應(yīng)獲得優(yōu)先處理；對(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)越無(wú)意義的事就越不重要，就越應(yīng)延后處理。簡(jiǎn)單地說(shuō)，就是根據(jù)“我現(xiàn)在做的，是否能使我更接近目標(biāo)”這一原則來(lái)判斷事情的輕重緩急。

在麥肯錫公司，每個(gè)人都養(yǎng)成了“依據(jù)事物的重要程度來(lái)行事”的思維習(xí)慣和工作方法。在開(kāi)始每一項(xiàng)工作之前，他們總是習(xí)慣于先弄清楚哪些是重要的事，哪些是次要的事，哪些是無(wú)足輕重的，而不管它們緊急與否。每一項(xiàng)工作都如此，每一天的工作都如此，甚至一年或更長(zhǎng)時(shí)間的工作計(jì)劃也是如此。

在上述的十三種決定優(yōu)先次序的準(zhǔn)則中，對(duì)我們最具支配力的恐怕是第九種——“先做緊迫的事，再做不緊迫的事”。大凡低效能的員工，他們每天80%的時(shí)間和精力都花在了“緊迫的事”上。也就是說(shuō)，人們習(xí)慣于按事情的“緩急程度”來(lái)決定行事的優(yōu)先次序，而不是首先衡量事情的“重要程度”。按照這種思維，他們經(jīng)常把每日待處理的事區(qū)分為如下的三個(gè)層次：

（1）今天“必須”做的事（即最為緊迫的事）；

（2）今天“應(yīng)該”做的事（即有點(diǎn)緊迫的事）；

（3）今天“可以”做的事（即不緊迫的事）。

但遺憾的是，在多數(shù)情況下，愈是重要的事偏偏愈不緊迫。比如向上級(jí)提出改進(jìn)營(yíng)運(yùn)方式的建議以及長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)的規(guī)劃，甚至個(gè)人的身體檢查等，往往因其不緊迫而被那些“必須”做的事（諸如不停的電話(huà)、需要馬上完成的報(bào)表）無(wú)限期地延遲了。所以，在麥肯錫公司，主管們告訴新來(lái)的員工的第一個(gè)法寶就是：做要事，而不是做急事。這也是麥肯錫公司卓越工作方法的精髓之一。

做要事而不是做急事的觀念如此重要，但常常被我們所遺忘。必須讓這個(gè)重要的觀念成為我們的工作習(xí)慣，在每開(kāi)始一項(xiàng)工作時(shí)，都必須首先讓自己明白什么是最重要的事，什么是我們應(yīng)該花最大精力去做的事。

精心確定事情的主次有助于我們養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣。在確定每一年或每一天該做什么之前，你必須對(duì)自己應(yīng)該如何利用時(shí)間有更全面的看法。要做到這一點(diǎn)，你要問(wèn)自己四個(gè)問(wèn)題：

（1）我從哪里來(lái)，要到哪里去？我們每一個(gè)人都肩負(fù)著一個(gè)沉重的責(zé)任，雖然現(xiàn)在我每天在做著一些平凡的事，但再過(guò)10年或20年，我們當(dāng)中的有些人，可能會(huì)成為公司的領(lǐng)導(dǎo)，成為大企業(yè)家、大科學(xué)家。所以，我們要解決的第一個(gè)問(wèn)題就是，我們要明白自己將來(lái)要干什么？只有這樣，我們才能朝著這個(gè)目標(biāo)不斷努力，把一切和自己無(wú)關(guān)的事情統(tǒng)統(tǒng)拋棄。

（2）我需要做什么？要分清事情的輕重緩急，還應(yīng)弄清自己需要做什么?？倳?huì)有些任務(wù)是你非做不可的。重要的是你必須分清某個(gè)任務(wù)是否一定要做，或是否一定要由你去做。這兩種情況是不同的。非做不可，但并非一定要你親自做的事情，你可以委派別人去做，自己只負(fù)責(zé)監(jiān)督其完成。

（3）什么能給我最高回報(bào)？人們應(yīng)該把時(shí)間和精力集中在能給自己最高回報(bào)的事情上，即會(huì)比別人干得出色的事情上。在這方面，讓我們用帕累托定律來(lái)引導(dǎo)自己：人們應(yīng)該用80%的時(shí)間做能帶來(lái)最高回報(bào)的事情，而用20%的時(shí)間做其他事情，這樣使用時(shí)間是最具有戰(zhàn)略眼光的。

（4）什么能給我最大的滿(mǎn)足感？有些人認(rèn)為能帶來(lái)最高回報(bào)的事情就一定能給自己最大的滿(mǎn)足感。但并非任何一種事情都是這樣。無(wú)論你地位如何，你總需要把部分時(shí)間用于做能夠帶給你滿(mǎn)足感和快樂(lè)的事情上。這樣你會(huì)始終保持生活熱情，因?yàn)槟愕纳钍怯腥さ摹?/p>

明白了上述四個(gè)問(wèn)題，并以此來(lái)判斷我們即將面對(duì)的紛至沓來(lái)的事情，就不至于讓我們陷入到事務(wù)性的泥潭中，我們可以很快地確定出事情的主次，以最有效率的工作方法去獲得最大效能的收獲。