隨著計算機技術的廣泛應用，檔案的檢索工作也越來越多地利用和依賴計算機輔助。

一、計算機檢索的特點

檔案計算機檢索在檢索方法、檢索性能上具有與手工檢索不同的特點。表現(xiàn)為:

1.檢索方式自動化

計算機檢索代替了手工檢索繁瑣的查找勞動，可根據(jù)操作人員的指令在數(shù)據(jù)庫中自動搜尋所需檔案，將搜尋到的檔案輸出。

2.檢索速度快

計算機檢索比手工檢索的速度大為提高，可以大大減少利用者的等待時間。特別是按專題批量查找檔案時，其快速檢索功能表現(xiàn)得更為顯著。

3.檢索途徑多元化

計算機檢索系統(tǒng)具有一次輸入、多次輸出、多樣化輸出的功能。凡輸入計算機的每一個檢索項均可成為檢索入口。計算機不僅可以按著錄項目進行單項檢索，還可以把若干項目結合起來檢索，如把文件的責任者、主題詞、時間三個項目結合起來檢索，可以獲得同時滿足這些條件的文件。計算機不僅可以對著錄項目進行檢索，還可以錄用光盤、縮微存儲技術或計算機生成的電子文件進行全文檢索。

4.檢索效率高

軟件設計科學，數(shù)據(jù)錄入完整時，計算機檢索的查全率和查準率可大大高于手工檢索。

5.檢索靈活方便

網(wǎng)絡化的計算機應用系統(tǒng)可以為分散的、遠距離的利用者提供快速的聯(lián)機檢索，實現(xiàn)檔案的異地查詢和檔案信息資源的更大共享。

6.系統(tǒng)依賴性

計算機檢索必須有效地結合計算機及檢索軟件運用，若檔案管理軟件沒有預設檢索功能，計算機就不能進行有效檢索。

二、了解計算機檢索系統(tǒng)

檔案計算機檢索系統(tǒng)按它的功能和過程分成三個模塊:輸入模塊、存儲模塊和檢索模塊。

1.輸入模塊

輸入模塊包括文獻的選擇、標引、加工和輸入等一系列的過程和設備。

(1)文獻的選擇和標引

計算機文獻檢索系統(tǒng)的基礎是數(shù)據(jù)庫，沒有數(shù)據(jù)，計算機檢索便成為無米之炊，數(shù)據(jù)的數(shù)量和質量對于計算機檢索系統(tǒng)的性能具有直接影響。在檔案檢索系統(tǒng)構成中，工作量最大、最難以完成的是數(shù)據(jù)的采集和錄入工作。

(2)文獻的輸入

鍵盤輸入是目前普遍采用的一種輸入方式，由操作人員按動計算機的鍵盤將內(nèi)容輸入計算機，主要優(yōu)點是可以及時修改校對，缺點是需要花費大量的人力和時間。此外，還有利用光學字符識別裝置輸入和利用電子計算機縮微輸入。

2.存儲模塊

檔案文獻資料輸入計算機，經(jīng)過校對后，按照事先編好的程序再轉存入外存儲器，主要有磁帶、磁盤(包括硬盤、軟盤)和光盤等。數(shù)量眾多的大容量的外存儲器構成了檔案系統(tǒng)的核心數(shù)據(jù)庫，供檢索服務利用。

3.檢索模塊

這是查找利用者通過計算機搜尋所需要的檔案資料的入口和平臺。

三、掌握計算機檢索策略

檢索策略是人們進行檢索的方案和計劃。無論是手工檢索還是計算機檢索，都需要制定和實施一定的檢索策略，不同的是在手工檢索系統(tǒng)中，檢索策略形成和記憶于檢索者的腦海中，檢索者會邊檢索邊思考，并根據(jù)實際情況做出相應調(diào)整，這樣檢索策略就隱含于檢索的過程之中，并不明確表現(xiàn)。而在計算機檢索中，由于人的意識和檢索系統(tǒng)的分離，對檢索策略的制定必須預設于系統(tǒng)之中，檢索策略的調(diào)整也獨立于掃描匹配的過程，不能同時進行，這就要求事先制定明確的檢索策略，并轉化為計算機能理解的指令，這樣才能保證檢索過程的順利進行，也是影響檢索效果的重要因素。

編制檢索策略包括選擇檢索途徑和檢索詞以及確定檢索詞之間邏輯關系。檢索策略的編制成果是檢索表達式。檢索表達式主要有邏輯表達式和加權表達式，其中最常用的是邏輯表達式。

邏輯表達式是英國數(shù)學家喬治·布爾發(fā)明的邏輯算符，它能對檢索詞的關系進行表達和限制，所以又稱布爾邏輯表達式。主要有以下三種:

1.邏輯“與”關系(AND)

表示兩個之間的重合關系，即必須同時滿足這兩個檢索條件，一般用符號“*”或“· ”表示。例如，“女性*教師”表示檢索有關女教師方面的檔案。邏輯“與”關系是一種限定關系，這種關系用得越多，表示限定條件越嚴格。一般情況下使用邏輯“與”關系有利于提高查準率。

2.邏輯“或”關系(OR)

表示兩個詞之間的任選關系，即滿足其中之一的檢索條件即可，一般用符號“+”表示。例如，“教師+醫(yī)生”表示檢索有關教師或醫(yī)生方面的檔案。邏輯“或”關系為檢索提供了選擇的可能，這種關系使用越多，表示選擇的范圍越大。一般情況下使用邏輯“或”關系有利于提高查全率。

3.邏輯“非”關系(NOT)

表示否定關系，即檢索目標包括這方面內(nèi)容，一般用符號“—”表示。例如，“干部—共產(chǎn)黨員”表示檢索有關非黨員干部的檔案。邏輯“非”關系用排除法控制檢索結果，有利于提高查準率。

用上述三種關系表達檢索范圍而形成的表達式稱作檢索表達式。在每一次檢索過程中計算機根據(jù)表達式所規(guī)定的范圍進行檢索，科學地運用這三種關系編制檢索策略可以有效地提高查全率和查準率。

【知識拓展】

檢索效率

檢索效率是指在檢索過程中滿足利用者需要的全面性和準確性程度，它是衡量檢索系統(tǒng)性能以及每一個檢索過程質量高低的最基本的指標。檢索效率通常采用查全率和查準率兩個指標來衡量和表示。

查全率指滿足利用者要求的全面程度，即檢索出的有關檔案與全部有關檔案的百分比。與之相對應的是漏檢率，即未檢索出的有關檔案與全部有關檔案的百分比。其公式如下:

查準率是指滿足利用者需求的準確程度，即檢索出的有關檔案與檢索出的全部檔案的百分比。與之相對應的是誤檢率，即檢索出的不相關檔案與檢索出的全部檔案的百分比。其公式如下:

影響檢索效率的因素較多，在諸多因素中，檢索語言處于舉足輕重的地位。這是因為，檢索語言將文獻主題和檢索提問轉換成規(guī)范的檢索標志，從而可能實現(xiàn)標引用語和檢索用語的準確匹配，保證高質量地完成檢索過程。如果沒有檢索語言，則往往可能發(fā)生匹配誤差，造成檢索失誤。所以，人們常把檢索語言比喻為存儲與檢索之間的橋梁，檢索語言的質量直接影響到檢索效率。