【范例閱讀】

監(jiān)守自盜的財(cái)務(wù)科長(zhǎng)

慈溪市審計(jì)局在對(duì)該市環(huán)衛(wèi)處審計(jì)過(guò)程中，查閱了胡某擔(dān)任財(cái)務(wù)科長(zhǎng)期間近10年的會(huì)計(jì)賬冊(cè)資料，有的賬冊(cè)未經(jīng)整理，亂放在會(huì)計(jì)保管室，有的憑證殘缺不全。檢查人員發(fā)現(xiàn)有從市場(chǎng)上購(gòu)買收費(fèi)收據(jù)存根80多本。同時(shí)經(jīng)銀行核查，相關(guān)人員談話取證等多方的核查，最終查實(shí)胡某1999年7月～2005年1月，利用自己保管收費(fèi)之便，趁出納離崗之機(jī)，采用抽出收費(fèi)票據(jù)記賬聯(lián)自行保管、收入不入賬的方法，先后15次侵吞收費(fèi)員要其代為上繳衛(wèi)生費(fèi)收入(現(xiàn)金或現(xiàn)金支票)共計(jì)85 120元，同時(shí)查出2003年11月憑證中，胡某采用偽造環(huán)衛(wèi)處新增道路保潔人員工資清單并仿冒單位負(fù)責(zé)人及經(jīng)辦人簽名，騙取單位公款61 200元。

資料來(lái)源:百度知道。

互動(dòng)問(wèn)題:請(qǐng)分析:該環(huán)衛(wèi)處的會(huì)計(jì)檔案管理存在哪些問(wèn)題?

一、會(huì)計(jì)檔案的概念和作用

(一)會(huì)計(jì)檔案的概念

會(huì)計(jì)檔案是在會(huì)計(jì)工作中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映組織單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。

其中，會(huì)計(jì)憑證是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的證明材料，是登記賬的主要依據(jù);會(huì)計(jì)賬簿是以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，全面系統(tǒng)地記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)狀況的賬目性材料;會(huì)計(jì)報(bào)表是對(duì)會(huì)計(jì)賬簿加以歸類、分析、匯總而成的報(bào)告性材料，用來(lái)綜合反映立檔單位某一時(shí)期經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)收支情況。

(二)會(huì)計(jì)檔案的作用

會(huì)計(jì)檔案記錄著社會(huì)組織的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)情況，是反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。它的重要作用體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

1.會(huì)計(jì)檔案為制定單位經(jīng)濟(jì)計(jì)劃，做出科學(xué)的經(jīng)濟(jì)決策提供重要資料和可靠數(shù)據(jù)。

2.會(huì)計(jì)檔案對(duì)保護(hù)國(guó)家和組織的財(cái)產(chǎn)，監(jiān)督國(guó)家財(cái)務(wù)制度和財(cái)經(jīng)紀(jì)律的執(zhí)行情況，打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域犯罪活動(dòng)和反對(duì)不正之風(fēng)，起著重要的作用。

3.會(huì)計(jì)檔案是單位組織進(jìn)行財(cái)務(wù)管理的必要手段和工具，也是研究單位組織經(jīng)濟(jì)活動(dòng)歷史的重要史料。

二、會(huì)計(jì)檔案的整理與歸檔

(一)會(huì)計(jì)檔案的類型

會(huì)計(jì)檔案可分為四種類型:憑證類、賬簿類、報(bào)告類和其他類。

1.會(huì)計(jì)憑證類

會(huì)計(jì)憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，據(jù)以登記會(huì)計(jì)賬簿的書面證明材料。一般指原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證。

2.會(huì)計(jì)賬簿類

會(huì)計(jì)賬簿是以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，全面記錄一個(gè)機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)事項(xiàng)的簿籍，主要有:總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會(huì)計(jì)賬簿。

3.財(cái)務(wù)報(bào)告類

財(cái)務(wù)報(bào)告是以統(tǒng)一的貨幣計(jì)量單位，通過(guò)一系列指標(biāo)，總括地反映一個(gè)機(jī)構(gòu)在一定時(shí)間內(nèi)資金活動(dòng)情況、財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)狀況的總結(jié)性文件。財(cái)務(wù)報(bào)告可分為月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明、其他財(cái)務(wù)報(bào)告。

4.其他類

其他類是指以上三類會(huì)計(jì)檔案以外的會(huì)計(jì)文件資料，如銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等文件資料。

需要注意的是，與會(huì)計(jì)工作有關(guān)的預(yù)算、計(jì)劃、制度、合同等文件材料不屬于會(huì)計(jì)檔案，而應(yīng)按照普通文書材料進(jìn)行歸檔管理。

(二)會(huì)計(jì)檔案的整理歸檔

會(huì)計(jì)檔案的整理工作主要由會(huì)計(jì)部門完成。檔案工作人員應(yīng)予以協(xié)助，并對(duì)歸檔后的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題進(jìn)行調(diào)整和修正，對(duì)案卷或案盒進(jìn)行排列、上架。

1.分類

常用的會(huì)計(jì)檔案分類方法有四種:形式(類型)—年度—保管期限分類法、年度—形式(類型)—保管期限分類法、年度—組織機(jī)構(gòu)—形式(類型)—保管期限分類法、年度—會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)類型—形式(類型)—保管期限分類法。其中比較常用的是第一種、第二種。

(1)形式(類型)—年度—保管期限分類法。首先，將本單位的會(huì)計(jì)文件材料按憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告以及其他等形式(類型)分開;其次，將同一形式(類型)內(nèi)的材料按照年度分開;最后，劃分保管期限。按照這種分類方法整理會(huì)計(jì)檔案，編寫的案卷或案盒目錄見(jiàn)表11-4。

表11-4 會(huì)計(jì)檔案案卷目錄

(2)年度—形式(類型)—保管期限分類法。首先，將會(huì)計(jì)檔案材料按年度分開;其次，將同一年度內(nèi)的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料分為憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他四大類;最后，劃分保管期限。按照這種分類方法整理，編寫的案卷或案盒目錄見(jiàn)表11-5。

表11-5 2010年度會(huì)計(jì)檔案案卷目錄

2.組卷與裝訂

需要?dú)w檔的全部會(huì)計(jì)檔案按照選定的分類法進(jìn)行分類，以件為單位進(jìn)行組卷、裝訂。整理會(huì)計(jì)檔案時(shí)，原則上應(yīng)保持原卷冊(cè)的封裝，個(gè)別需要拆封整理的應(yīng)會(huì)同財(cái)會(huì)部門和原經(jīng)辦人共同拆封整理。

(1)會(huì)計(jì)憑證的裝訂。裝訂前首先應(yīng)將憑證進(jìn)行整理，主要是對(duì)憑證進(jìn)行排序、粘貼和折疊。按憑證產(chǎn)生的日期順序排列整理。按憑證匯總?cè)掌跉w集，確定裝訂的本數(shù)。對(duì)于紙張面積大于記賬憑證的原始憑證，可按記賬憑證的面積尺寸進(jìn)行折疊。對(duì)于紙張面積過(guò)小的原始憑證，可先按一定次序排列，再粘在一張同記賬憑證大小相同的白紙上。

【小技巧】

用“三針引線法”裝訂

裝訂使用棉線，在左側(cè)部位打上三個(gè)針眼，實(shí)行“三眼一線”打活結(jié)，結(jié)扣應(yīng)在封面里面，裝訂時(shí)盡可能縮小所占部位，使記賬簿及其附件保持盡可能大的顯露面，以便事后查閱。裝訂憑證厚度一般為1.5cm。

(2)會(huì)計(jì)賬簿的組卷與裝訂。除跨年度使用的賬簿外，其他賬簿應(yīng)按時(shí)整理成冊(cè)。一本賬為一冊(cè)，原則上保持原基礎(chǔ)?；铐?yè)賬簿裝訂，用優(yōu)質(zhì)牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊(cè)。會(huì)計(jì)賬簿的封口要嚴(yán)密，封口處要加蓋有關(guān)印章。

(3)財(cái)務(wù)報(bào)告的組卷與裝訂。如果有下級(jí)機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)告的，首先將本機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)告與下級(jí)機(jī)關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)告分開，財(cái)務(wù)報(bào)告按時(shí)間組卷，將年報(bào)、季報(bào)、月報(bào)分開，如果季報(bào)、月報(bào)數(shù)量少，可將其合并組卷。組卷時(shí)應(yīng)注意財(cái)務(wù)報(bào)告的文字材料必須與會(huì)計(jì)報(bào)表一起組卷。

3.填寫案卷裝具封面

案卷裝具主要有案卷封面、案卷盒或案卷袋。這些裝具封面所設(shè)置的項(xiàng)目基本相同或相似，填寫要求也大體相似。會(huì)計(jì)檔案案卷封面的主要項(xiàng)目有立檔單位、案卷題名、起止日期、冊(cè)數(shù)(數(shù)量)、財(cái)會(huì)主管、經(jīng)辦會(huì)計(jì)、全宗號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)、保管期限等。

4.編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄

會(huì)計(jì)檔案案卷目錄的主要項(xiàng)目有案卷編號(hào)、案卷題名、起止日期、卷內(nèi)頁(yè)數(shù)、保管期限、存放地點(diǎn)等。案卷目錄應(yīng)單獨(dú)裝訂成冊(cè)，與案卷一同移交給檔案室。

5.移交歸檔

會(huì)計(jì)部門將整理完畢的會(huì)計(jì)檔案向檔案室移交歸檔。在移交歸檔時(shí)，必須辦理移交手續(xù)，填寫會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)。清冊(cè)的內(nèi)容項(xiàng)目主要包括案卷號(hào)、類別號(hào)、案卷名稱、起止日期、卷內(nèi)頁(yè)數(shù)、存放地點(diǎn)等，見(jiàn)表11-6所示。

表11-6 會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)

在移交過(guò)程中，會(huì)計(jì)部門工作人員、檔案部門工作人員應(yīng)同時(shí)到場(chǎng)，對(duì)照移交清冊(cè)逐件核對(duì)清查每一個(gè)案卷，清點(diǎn)無(wú)誤后，移交人、接收人在清冊(cè)上簽署自己的名字。

6.排列案卷

檔案部門在接收會(huì)計(jì)檔案后，需要合理排列案卷或案盒的順序，以便保管和查閱。排列方法主要有四種:

(1)類別—年度法。即案卷按憑證、賬簿、財(cái)會(huì)報(bào)告三類分開，再按年度內(nèi)時(shí)間先后進(jìn)行排列。

(2)年度—類別法。即將一年的會(huì)計(jì)檔案按財(cái)務(wù)報(bào)告、賬簿、憑證、其他順序排列，然后再按年度的先后排泄。

(3)保管期限—年度—形式(名稱)法。這種方法適用于會(huì)計(jì)類型單一，會(huì)計(jì)檔案數(shù)量較多的單位。

(4)保管期限—年度—類型—形式(名稱)法。此法適合會(huì)計(jì)檔案類型較多的單位。

三、會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀

會(huì)計(jì)檔案的鑒定包括三方面的工作:一是按照國(guó)家設(shè)定的原則標(biāo)準(zhǔn)，給每件會(huì)計(jì)檔案劃定正確的保管期限;二是對(duì)保管期限到期的會(huì)計(jì)檔案復(fù)查鑒定其保存價(jià)值，確定是否延長(zhǎng)保管期限或銷毀;三是對(duì)于經(jīng)鑒定已經(jīng)失去保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)予以銷毀。

(一)會(huì)計(jì)檔案的保管期限

會(huì)計(jì)檔案的保管期限應(yīng)按財(cái)政部、國(guó)家檔案局2008年8月21日頒布，于9月1日起執(zhí)行的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限保管。

會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為 3年、5年、10年、15年、25年5類。屬于永久保管的會(huì)計(jì)檔案有:年度決算表、會(huì)計(jì)保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)銷毀清冊(cè)。屬于定期保管的主要有會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿，銀行余額調(diào)節(jié)表和銀行對(duì)賬單一般只需保存5年。具體可根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》附件(見(jiàn)表11-7)的詳細(xì)規(guī)定執(zhí)行。

會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。

表11-7 企業(yè)和其他組織會(huì)計(jì)檔案保管期限

(二)會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀

1.會(huì)計(jì)檔案的鑒定

會(huì)計(jì)檔案的鑒定工作由會(huì)計(jì)部門和檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，成立鑒定小組，由熟悉業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)人員具體實(shí)施，檔案人員參與、協(xié)助和指導(dǎo)。鑒定工作結(jié)束后，應(yīng)寫出鑒定報(bào)告。

2.會(huì)計(jì)檔案的銷毀

對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，可以銷毀。由于會(huì)計(jì)檔案的重要性和保密性，銷毀會(huì)計(jì)檔案應(yīng)嚴(yán)格按照以下程序進(jìn)行。

(1)由本單位的檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見(jiàn)，要編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明要銷毀的會(huì)計(jì)檔案的詳細(xì)信息。

(2)單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清單上簽署意見(jiàn)。

(3)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

(4)監(jiān)銷人員在銷毀會(huì)計(jì)檔案之前，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)。銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊(cè)上注明銷毀日期并簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。

【提醒您】

不得銷毀的會(huì)計(jì)檔案:

1.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證。

2.涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證。

3.正在建設(shè)期間的項(xiàng)目的會(huì)計(jì)檔案。

四、會(huì)計(jì)檔案的管理與利用

(一)會(huì)計(jì)檔案的管理

會(huì)計(jì)檔案的管理工作應(yīng)根據(jù)我國(guó)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，明確以下幾個(gè)問(wèn)題:

1.嚴(yán)格管理

會(huì)計(jì)檔案是一個(gè)單位記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

2.注意自身的特點(diǎn)

會(huì)計(jì)檔案在內(nèi)容和形式上的特殊性，管理工作不能等同于其他類型的檔案。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。

3.遵循會(huì)計(jì)檔案的規(guī)律

會(huì)計(jì)檔案的管理應(yīng)嚴(yán)格遵循會(huì)計(jì)檔案的規(guī)律。會(huì)計(jì)檔案是一個(gè)單位重要的財(cái)務(wù)憑證和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)記錄，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

會(huì)計(jì)檔案的管理工作主要由兩個(gè)部門承擔(dān):會(huì)計(jì)部門和檔案部門。二者對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理的職責(zé)有所區(qū)別。

會(huì)計(jì)部門的管理職責(zé)是:

(1)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案清冊(cè)。

(2)當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。

(3)未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的單位，應(yīng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。

【提醒您】

會(huì)計(jì)年度

會(huì)計(jì)年度是以年度為單位進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的時(shí)間區(qū)間。我國(guó)《會(huì)計(jì)法》規(guī)定，會(huì)計(jì)年度自公歷1月1日起至12月31日止。

檔案部門的管理職責(zé)是:

1.監(jiān)督指導(dǎo)會(huì)計(jì)部門開展會(huì)計(jì)檔案的整理、裝訂、歸檔等工作。

2.接收由會(huì)計(jì)部門所移交的本單位會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

3.安全保管會(huì)計(jì)檔案。

4.對(duì)會(huì)計(jì)檔案提供查閱、復(fù)制服務(wù)。

5.對(duì)保管期滿的會(huì)計(jì)檔案會(huì)同會(huì)計(jì)部門進(jìn)行重新鑒定，設(shè)定新的保管期限或提出銷毀意見(jiàn)。

【提醒您】

隨著經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展，我國(guó)同世界各國(guó)的往來(lái)日益頻繁，各種公務(wù)出差層出不窮，但需注意一點(diǎn):我國(guó)境內(nèi)所有單位的會(huì)計(jì)檔案不得攜帶出境。

(二)會(huì)計(jì)檔案的利用

首先，會(huì)計(jì)檔案可以為本單位的會(huì)計(jì)工作提供查考依據(jù)，是一個(gè)單位開展經(jīng)濟(jì)工作、實(shí)行預(yù)決算、進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督的基本保證。

其次，為會(huì)計(jì)檢查提供依據(jù)。會(huì)計(jì)檢查有來(lái)自本單位的領(lǐng)導(dǎo)，也有來(lái)自上級(jí)組織和政府有關(guān)部門，稱為審計(jì)。會(huì)計(jì)檢查一方面是檢查一個(gè)單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)是否合法，另一方面核查會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性。

由于會(huì)計(jì)檔案涉及一個(gè)單位組織的重要經(jīng)濟(jì)機(jī)密，會(huì)計(jì)檔案一般不得借出，因此會(huì)計(jì)檔案的提供利用的形式主要是查閱和復(fù)制。

要建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度。如有特殊需要，須經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。

查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。