第四節(jié)　材料的梳理鑒別與使用

前面我們講的實(shí)際上是兩種材料：一種是平時(shí)積累收集以備不時(shí)之需的所謂資料；一種是圍繞某一具體課題或特定目標(biāo)和任務(wù)而進(jìn)行的有針對(duì)性收集的材料。由于其使用的緩急程度不一樣，目的不一樣，因而，對(duì)于它們的處理方式也應(yīng)有所不同。前者是一種相對(duì)固定的資料，對(duì)待這類資料，我們不能為收集而收集，為積累而積累，以為收集到手就達(dá)到了目的，而應(yīng)力圖使之發(fā)揮最大的作用，作相應(yīng)的處理。那么，對(duì)這類材料應(yīng)作怎樣的處理，并使之發(fā)揮最大作用呢？

首先，要善于對(duì)它們進(jìn)行分類。材料多了不要雜亂地堆在一起，而應(yīng)隨時(shí)將它們整理分類，把同類性質(zhì)的材料放在一起，分門別類，進(jìn)行保存。如政策類、法規(guī)類、典型經(jīng)驗(yàn)類、各種統(tǒng)計(jì)資料類、知識(shí)常識(shí)類等，相同的放在同一類型里，不同的各歸其類。每一類又可按時(shí)間先后、空間布局、性質(zhì)特點(diǎn)等進(jìn)行排序，分成若干小項(xiàng)，編成條目。收集的方法，可因情況而定，能夠剪貼的就剪貼在一起，能夠摘錄的就摘錄，能夠裝訂的可集中裝訂，也可用電腦儲(chǔ)存?？筛鶕?jù)各種不同的工作特點(diǎn)和個(gè)人特殊需要去分類儲(chǔ)備。其次，要經(jīng)常翻閱，牢固記憶，以便于擬稿時(shí)能夠隨時(shí)想得起，查得到。不常翻閱，時(shí)間長(zhǎng)了，就會(huì)忘記，忘記了，也就等于沒有資料。在不斷翻閱熟悉的過程中，還要對(duì)收集到的資料進(jìn)行深入系統(tǒng)的分析整理，達(dá)到以下目的：一要認(rèn)識(shí)事物的全部，了解它的各個(gè)方面、各個(gè)層次、各個(gè)環(huán)節(jié)；二要弄清它的縱深背景，即它的發(fā)展過程；三要抓住它的特點(diǎn)，重點(diǎn)和關(guān)鍵所在；四要找到解決問題的辦法和結(jié)論。這些問題都解決了，所收集的資料才會(huì)真正發(fā)揮作用，達(dá)到收集資料的目的。

對(duì)于那些為著某一課題或工作決策而突擊收集擬用的材料，在收集的過程中，應(yīng)該遵循“多而全”的原則，要不厭其煩，多多益善，要盡可能考慮到事情可能涉及的方方面面，角角落落，各個(gè)環(huán)節(jié)；除了事情的整體之外，還要考慮收集其背景材料，前景資料，各方面的反應(yīng)等等。總之，要立體地全面地收集事物涉及的全部資料，考慮到事物的前前后后，一切制約因素，影響因素，正面負(fù)面因素等。力求一網(wǎng)打盡，無使遺漏，寧可備而不用，不可用而不備。有人稱之為“韓信點(diǎn)兵，多多益善”，或者叫“以多取勝，以十當(dāng)一”。

如果說在材料的搜集上要以十當(dāng)一的話，那么，在應(yīng)用的過程中，則應(yīng)遵循“少而精”的原則，即所謂“精兵強(qiáng)將，以一當(dāng)十”。行政應(yīng)用文體，是寫給群眾看、用以決策行政之用的，不似學(xué)術(shù)論著，可以寫成鴻篇巨制，而是一向講求文約意豐，簡(jiǎn)練明了，材料的使用要極其講究，極為精到。因而，在使用之前就要下一番精心鑒別、仔細(xì)挑選的功夫。所謂精心鑒別，首先要鑒別真?zhèn)危核占牟牧?，未必都是真?shí)的，有的則是假象。鑒別真?zhèn)尉鸵扰迥男┦钦娴?，哪些是假的；哪些表面上是真的，?shí)質(zhì)上是假的。然后去掉假的，留下真的。對(duì)秘書寫作和領(lǐng)導(dǎo)決策來說，去偽存真的過程是一個(gè)極端重要的問題，如果所依據(jù)的材料有誤有假，那就會(huì)造成結(jié)論的錯(cuò)誤和政策指導(dǎo)的失誤，而政策指導(dǎo)的失誤必然會(huì)給人民利益造成極大的危害。因此，在收集到材料之后，必須對(duì)材料進(jìn)行審慎地鑒別。在去偽存真的基礎(chǔ)上，還要權(quán)衡材料的輕重大小。所謂“重大”材料，即指那些對(duì)于說明觀點(diǎn)、證明論點(diǎn)分量較重的材料，如平時(shí)我們常說的具有典型意義的材料，能夠反映事物本質(zhì)的材料，關(guān)鍵性的材料，具有決定意義、關(guān)乎宏旨、關(guān)乎大局的材料等。所謂“輕小”材料，則是指那些分量較輕，無關(guān)宏旨，無關(guān)大局，無法反映本質(zhì)，不具備典型意義的材料。對(duì)于重大的材料，要充分發(fā)揮它的作用，擬稿時(shí)，要充分運(yùn)用；對(duì)于輕小材料，則應(yīng)毫不吝惜地舍去，決不可使之濫竽充數(shù)。需要指出的是，在區(qū)別材料輕重大小的時(shí)候，不要忽視了細(xì)節(jié)性材料。細(xì)節(jié)性材料并非都是“輕小”材料，有些細(xì)節(jié)，恰恰反映了事物的本質(zhì)和關(guān)鍵，這樣的材料意義是重大的，不屬于“輕小”材料，我們應(yīng)當(dāng)善于發(fā)現(xiàn)和使用這樣的細(xì)節(jié)材料，使之充分發(fā)揮作用。對(duì)材料鑒別棄取的過程，實(shí)際上就是毛澤東同志所說的“去偽存真、去粗取精、由此及彼、由表及里”的思考、分析、整理、制作過程，實(shí)際上也就是構(gòu)思的過程。關(guān)于文章的構(gòu)思，我們下面還要專門講述。