（一）計(jì)劃的作用

計(jì)劃具有很多種作用，但是最主要的作用是保證組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。孫子在《孫子兵法》中說(shuō)：“夫未戰(zhàn)先而廟算勝者，得算多也，未戰(zhàn)而廟算不勝者，得算少也。多算勝，少算不勝，而況于無(wú)算乎。吾以此觀之，勝負(fù)見(jiàn)矣?！边@段話(huà)有三層意思，它們充分說(shuō)明了計(jì)劃的作用。其一，做任何事情都要先做計(jì)劃，如果在計(jì)劃中預(yù)測(cè)到形勢(shì)對(duì)自己有利則可取勝，不利則難以取勝（但也不一定會(huì)敗），所以計(jì)劃十分重要；其二，計(jì)劃要反復(fù)多次進(jìn)行，多次修訂計(jì)劃就能勝利，少了就不能勝利，不計(jì)劃就根本沒(méi)有什么勝利可言了，所以不斷地修訂計(jì)劃十分重要；其三，必須通過(guò)計(jì)劃去預(yù)知事情的成敗，所以計(jì)劃能夠使人們更好地認(rèn)識(shí)事物和取得勝利。

另外，孫子有關(guān)“勝兵先勝而后求戰(zhàn)，敗兵先戰(zhàn)而后求勝”的至理名言，更能說(shuō)明計(jì)劃的重要性。這句話(huà)的意思是說(shuō)，勝利者都是先作好了計(jì)劃再去作戰(zhàn)，所以勝利者勝在計(jì)劃安排上，失敗者總是先開(kāi)戰(zhàn)然后再去安排計(jì)劃，所以他們永遠(yuǎn)是“敗兵”，可見(jiàn)計(jì)劃具有決定成敗的至關(guān)重要性。通常，經(jīng)過(guò)科學(xué)而周密的分析和研究，所制定出的科學(xué)計(jì)劃具有下述幾方面的作用：

1．計(jì)劃是管理者開(kāi)展領(lǐng)導(dǎo)職能的依據(jù)

管理者在計(jì)劃制定出來(lái)之后才可以依據(jù)計(jì)劃去領(lǐng)導(dǎo)工作，所以計(jì)劃是管理者開(kāi)展領(lǐng)導(dǎo)職能的依據(jù)。管理者要依據(jù)計(jì)劃向組織中的部門(mén)或人員分配任務(wù)，進(jìn)行授權(quán)和分配職責(zé)，并領(lǐng)導(dǎo)人們按計(jì)劃開(kāi)展行動(dòng)。在這一領(lǐng)導(dǎo)的過(guò)程中，管理者必須依照計(jì)劃去指揮和協(xié)調(diào)。

2．計(jì)劃是管理者制定控制標(biāo)準(zhǔn)的出發(fā)點(diǎn)

組織在計(jì)劃的實(shí)施過(guò)程中，要求管理者必須開(kāi)展控制工作。管理的控制職能就是按照計(jì)劃規(guī)定的時(shí)間、任務(wù)和要求的指標(biāo)，不斷對(duì)照檢查活動(dòng)的結(jié)果與計(jì)劃是否存在偏差，必要時(shí)采取糾偏措施去消除偏差，從而保證能夠按時(shí)、按質(zhì)、按量地完成計(jì)劃。在這種控制工作中，控制標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)計(jì)劃來(lái)制定的，所以沒(méi)有計(jì)劃作依據(jù)就無(wú)法開(kāi)展控制，因?yàn)橹贫ú怀鰜?lái)管理控制的標(biāo)準(zhǔn)。

3．計(jì)劃是降低未來(lái)不確定性的手段

世界的變化是永恒的，社會(huì)在變革，技術(shù)在進(jìn)步，觀念在更新，一切都處在變化之中。計(jì)劃是面向未來(lái)的，因此在計(jì)劃編制過(guò)程中必須對(duì)未來(lái)的各種變化進(jìn)行合理的估計(jì)和預(yù)測(cè)，預(yù)測(cè)各種發(fā)展變化對(duì)組織和計(jì)劃帶來(lái)的影響。計(jì)劃工作中的這些預(yù)測(cè)和分析可以使人們更好地認(rèn)識(shí)未來(lái)的發(fā)展變化，從而降低未來(lái)的不確定性。計(jì)劃編制者在編制計(jì)劃時(shí)，依據(jù)歷史和現(xiàn)狀信息對(duì)未來(lái)發(fā)展變化所做出預(yù)測(cè)與推斷，從而制定出更加符合未來(lái)發(fā)展變化的計(jì)劃。所以，計(jì)劃編制中的這些工作能夠大大地降低未來(lái)不確定性所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。

4．計(jì)劃是提高效率與效益的工具

在計(jì)劃編制過(guò)程中，有一項(xiàng)很重要的工作是進(jìn)行綜合平衡。目的是要使未來(lái)組織活動(dòng)中的各個(gè)部門(mén)或個(gè)人的工作負(fù)荷與資源占用都能夠?qū)崿F(xiàn)均衡或基本均衡。這種計(jì)劃綜合平衡工作可以消除未來(lái)活動(dòng)中的許多重復(fù)、等待和沖突等各種無(wú)效活動(dòng)，從而消除或減少無(wú)效活動(dòng)所帶來(lái)的浪費(fèi)。同時(shí)，綜合平衡工作還會(huì)增進(jìn)資源有效配置和活動(dòng)的合理安排，從而提高組織的工作效率。

5．計(jì)劃是激勵(lì)下屬士氣的方法

計(jì)劃中包括目標(biāo)、任務(wù)、時(shí)間安排、行動(dòng)方案和資源配置等，由于目標(biāo)具有激勵(lì)下屬士氣的作用，所以包含目標(biāo)的計(jì)劃也具有激勵(lì)下屬士氣的作用。心理學(xué)有關(guān)研究發(fā)現(xiàn)，當(dāng)人們?cè)诮咏瓿赡稠?xiàng)任務(wù)的計(jì)劃時(shí)就會(huì)出現(xiàn)一種“終末激發(fā)”效應(yīng)，即在工作中已經(jīng)出現(xiàn)疲勞的情況下，當(dāng)看到計(jì)劃將要完成時(shí)會(huì)受到一種激勵(lì)，使工作效率又重新上升，從而一直會(huì)堅(jiān)持到完成計(jì)劃和實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。

（二）計(jì)劃的作用機(jī)制

計(jì)劃的作用機(jī)制是指計(jì)劃如何發(fā)揮作用的過(guò)程和辦法，計(jì)劃是通過(guò)計(jì)劃目標(biāo)的激勵(lì)作用、行動(dòng)方案的行為規(guī)范作用和計(jì)劃的行為指導(dǎo)作用等形成其獨(dú)特的作用機(jī)制的。計(jì)劃的作用機(jī)制的最高要求就是使用計(jì)劃管理去最終保障和實(shí)現(xiàn)組織既定的目標(biāo)。所以，任何計(jì)劃要發(fā)揮其作用機(jī)制，就必須做到以下幾個(gè)方面的要求，從而才能保障計(jì)劃的作用機(jī)制和結(jié)果。

1．計(jì)劃目標(biāo)必須是先進(jìn)的

計(jì)劃目標(biāo)是人們努力的方向和組織想要取得的成果，如果計(jì)劃目標(biāo)不具有先進(jìn)性，那么計(jì)劃就會(huì)失去激勵(lì)作用，甚至可能出現(xiàn)人們無(wú)視目標(biāo)而沒(méi)有人完成任務(wù)的現(xiàn)象。另外，如果計(jì)劃目標(biāo)的先進(jìn)性不足，則意味著會(huì)給組織帶來(lái)資源的浪費(fèi)，這樣組織就沒(méi)有辦法取得更大成就，就沒(méi)有辦法實(shí)現(xiàn)人盡其才和物盡其用的目標(biāo)。當(dāng)然，組織的計(jì)劃目標(biāo)也不能過(guò)高，那樣同樣會(huì)傷害計(jì)劃的作用機(jī)制，而使組織的目標(biāo)難以實(shí)現(xiàn)。

2．計(jì)劃必須具有可行性

雖然計(jì)劃目標(biāo)要求必須有一定的先進(jìn)性，但是計(jì)劃的安排必須具有可行性，即計(jì)劃方案必須能夠具有實(shí)現(xiàn)的可能性。因?yàn)槿魏尾豢蓪?shí)現(xiàn)的計(jì)劃都會(huì)給組織行動(dòng)帶來(lái)災(zāi)難性的后果，所以只有可行的計(jì)劃方案才能夠真正起作用，這是計(jì)劃作用機(jī)制中最為重要的一條。計(jì)劃的可行性在某些時(shí)候又取決于計(jì)劃目標(biāo)的先進(jìn)性程度，由于過(guò)高的計(jì)劃目標(biāo)人們無(wú)論如何努力也無(wú)法實(shí)現(xiàn)，所以按照過(guò)高計(jì)劃目標(biāo)確定的計(jì)劃方案是沒(méi)有作用的。這樣不僅會(huì)嚴(yán)重地挫傷人們的積極性，而且會(huì)浪費(fèi)大量的組織資源。因此在計(jì)劃目標(biāo)和計(jì)劃方案的制定過(guò)程中，二者之間存在著一種傳遞的作用機(jī)制而相互影響，人們必須全面地分析組織自身的條件與組織所處的外部環(huán)境，以及這些條件與環(huán)境可能會(huì)出現(xiàn)的變化，然后確定出相對(duì)先進(jìn)的組織目標(biāo)并據(jù)此制定出可行的計(jì)劃方案。

3．計(jì)劃的資源配置必須科學(xué)合理

在實(shí)現(xiàn)了組織的計(jì)劃目標(biāo)先進(jìn)性和計(jì)劃方案的可行性之后，還必須根據(jù)計(jì)劃安排做好資源的科學(xué)配置。具體地說(shuō)，如果只有目標(biāo)和方案而沒(méi)有資源配置的保障，任何目標(biāo)與計(jì)劃方案都是沒(méi)有辦法實(shí)現(xiàn)的，這也是計(jì)劃作用機(jī)制的核心內(nèi)容之一。在一般情況下，人們需要根據(jù)組織所擁有的資源情況去確定計(jì)劃目標(biāo)和計(jì)劃方案，再在確定了計(jì)劃目標(biāo)和計(jì)劃方案之后根據(jù)計(jì)劃方案進(jìn)行資源的具體配置。如果這種計(jì)劃作用的傳遞機(jī)制沒(méi)有做好，就會(huì)出現(xiàn)“巧婦難為無(wú)米之炊”的局面，從而破壞整個(gè)計(jì)劃的作用機(jī)制。所以在計(jì)劃的作用機(jī)制中，還有一個(gè)十分重要的條件就是計(jì)劃資源的配置必須科學(xué)合理，這種資源的配置不但要有明確的指標(biāo)，而且還應(yīng)有十分具體的數(shù)量指標(biāo)和質(zhì)量指標(biāo)。否則人們無(wú)法確?？茖W(xué)合理的資源配置關(guān)系，結(jié)果就會(huì)損害計(jì)劃的作用機(jī)制。

4．計(jì)劃必須有真實(shí)有效的控制標(biāo)準(zhǔn)

計(jì)劃要能夠起作用就必須能夠控制，而要開(kāi)展對(duì)于計(jì)劃的控制就必須為計(jì)劃設(shè)定真實(shí)有效的控制指標(biāo)。因?yàn)槿绻?jì)劃不能夠控制就會(huì)不斷出現(xiàn)計(jì)劃失控的情況，那樣計(jì)劃的作用機(jī)制就沒(méi)有辦法實(shí)現(xiàn)了。人們都知道“計(jì)劃趕不上變化”，這說(shuō)明計(jì)劃總要隨著時(shí)間的推移而做出變更，但是這并不等于人們可以放棄對(duì)于計(jì)劃的控制。相反，必須通過(guò)設(shè)定真實(shí)有效的控制指標(biāo)來(lái)指導(dǎo)人們對(duì)于計(jì)劃工作的控制，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)各種變化和計(jì)劃所必須進(jìn)行的變更，否則計(jì)劃就失去了指導(dǎo)工作的意義。實(shí)際上從管理的角度上說(shuō)，計(jì)劃是組織對(duì)于自己在一定時(shí)間內(nèi)所需活動(dòng)的安排，如果沒(méi)有計(jì)劃活動(dòng)的控制標(biāo)準(zhǔn)，就無(wú)法開(kāi)展有組織的活動(dòng)了。所以，設(shè)足計(jì)劃的控制標(biāo)準(zhǔn)也是計(jì)劃作用機(jī)制的一個(gè)必要條件和內(nèi)容。

5．計(jì)劃實(shí)現(xiàn)中必須有嚴(yán)格的控制

在計(jì)劃的實(shí)施過(guò)程中必須有嚴(yán)格的控制工作作為根本保障，因?yàn)檫@種控制能夠衡量和矯正組織的實(shí)際工作是否是在按照計(jì)劃進(jìn)行，從而能夠確保組織計(jì)劃和目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。具體地說(shuō)，這種控制就是根據(jù)前面提到的控制標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行的，因此計(jì)劃的作用機(jī)制是從目標(biāo)到計(jì)劃方案，然后根據(jù)計(jì)劃制定控制標(biāo)準(zhǔn)，最后根據(jù)既定控制標(biāo)準(zhǔn)去監(jiān)督和實(shí)施計(jì)劃。這種計(jì)劃實(shí)施中的控制工作的主要作用是發(fā)現(xiàn)計(jì)劃實(shí)施中的偏差，積極采取糾偏措施而確保計(jì)劃的實(shí)現(xiàn)，或者在計(jì)劃的確不能夠?qū)崿F(xiàn)的情況下修訂計(jì)劃方案。這也是計(jì)劃作用機(jī)制中十分重要的一環(huán)，它使得人們能夠及時(shí)地發(fā)現(xiàn)計(jì)劃實(shí)施中的差異和問(wèn)題，并積極采取糾偏措施而最終完成計(jì)劃和實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。