電子公文發(fā)文系統(tǒng)_文書(shū)學(xué)教程

第二節(jié)　電子公文發(fā)文系統(tǒng)

電子公文發(fā)文系統(tǒng)往往具有不同的形式。不論形式如何，其擬稿、核稿、審稿、簽發(fā)等功能要求是一致的。本書(shū)以Wanve OA 5.0為例，對(duì)電子公文發(fā)文系統(tǒng)進(jìn)行簡(jiǎn)要說(shuō)明。

一、擬稿

擬稿由文書(shū)工作人員、秘書(shū)人員或者業(yè)務(wù)部門有關(guān)人員進(jìn)行。擬稿在擬稿單上進(jìn)行。為方便發(fā)文，也可以將發(fā)文做成模板，直接通過(guò)模板進(jìn)行文稿撰擬。

擬稿時(shí)，點(diǎn)擊“擬稿編輯”，打開(kāi)擬稿模板。編輯擬稿內(nèi)容與平時(shí)用Word處理文件相同，見(jiàn)圖5-1。

由于發(fā)文擬稿可能會(huì)經(jīng)過(guò)若干個(gè)經(jīng)辦人進(jìn)行處理，發(fā)文擬稿會(huì)自動(dòng)記錄修改痕跡并以不同的顏色顯示。當(dāng)鼠標(biāo)移動(dòng)到修改痕跡處時(shí)，文稿會(huì)提示修改情況。

文稿編輯完畢，點(diǎn)擊“保存”，關(guān)閉文稿，見(jiàn)圖5-2。

上傳發(fā)文擬稿，直到系統(tǒng)提示擬稿上傳成功。必須點(diǎn)擊“上傳并返回”按鈕把剛才編輯的擬稿文件上傳到系統(tǒng)。如果不執(zhí)行此操作，發(fā)文擬稿將被鎖定且可能出現(xiàn)擬稿內(nèi)容的丟失。

擬稿編輯完畢，點(diǎn)擊辦理情況對(duì)擬稿文件進(jìn)行流轉(zhuǎn)處理。

二、核稿和審稿

由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的專、兼職人員進(jìn)行核稿，審核是否確實(shí)需要發(fā)文、發(fā)文是否符合黨和國(guó)家的方針和政策、文中措施或意見(jiàn)是否切實(shí)可行、文件格式、文中選擇是否規(guī)范等。一旦核稿人認(rèn)可，需要在發(fā)文處理單上進(jìn)行數(shù)字簽名。在此過(guò)程中，如果系統(tǒng)發(fā)出不合格提示，則需要將文稿發(fā)給擬稿客戶端，提示擬稿人修改。

圖5-1　擬稿界面

圖5-2　擬稿完畢界面

審稿在核稿完成后，文件轉(zhuǎn)給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。領(lǐng)導(dǎo)可以在發(fā)文處理單審稿意見(jiàn)欄中簽署意見(jiàn)，也可以對(duì)文件進(jìn)行修改。如果文件反復(fù)修改，系統(tǒng)自動(dòng)注明“一稿”、“二稿”、“三稿”字樣并自動(dòng)記錄各種修改版本，存于日志中，成為文件生成的背景信息。一旦文件定稿，文件可以進(jìn)行簽發(fā)了。

三、簽發(fā)與會(huì)簽

審稿通過(guò)的文件將報(bào)送本機(jī)關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行呈批，由該領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批簽發(fā)。在設(shè)置簽發(fā)時(shí)，設(shè)置有“簽發(fā)”、“不予簽發(fā)”兩個(gè)功能鍵按鈕。點(diǎn)擊“簽發(fā)”按鈕，文件自動(dòng)進(jìn)行簽名、蓋章;對(duì)于“不予簽發(fā)”的文件，需要附上處理意見(jiàn)。

有時(shí)候文件是由兩個(gè)或兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)出，擬稿完成后需要將文稿提交相關(guān)機(jī)關(guān)會(huì)簽。各相關(guān)單位收到擬稿文件后，需要在發(fā)文處理單會(huì)簽欄中提出會(huì)簽(包括修改)意見(jiàn)。

四、注發(fā)

標(biāo)明注發(fā)范圍(主送、抄報(bào)或抄送部門和機(jī)關(guān))、緊急程度(特急件、加急件)、密級(jí)(絕密、機(jī)密、密碼、非密)。

五、編號(hào)制發(fā)

編號(hào)制發(fā)包括編制發(fā)文字號(hào)、文件版面設(shè)計(jì)與校對(duì)等。其中，發(fā)文字號(hào)由計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成編號(hào)，文件版面設(shè)計(jì)是在系統(tǒng)內(nèi)預(yù)先設(shè)計(jì)生成的規(guī)范格式的文件模板，包括文件紅頭、主題詞、印章等。編號(hào)一旦確定，便可以形成文件正文。根據(jù)具體公文選擇收文單位，并設(shè)定每一個(gè)收文單位可打印的文件份數(shù)。

六、發(fā)文登記

發(fā)文登記界面列出所有文件記錄，列表中顯示出文件的基本信息，如文號(hào)、標(biāo)題、擬稿人、文件種類等，見(jiàn)圖5-3。

上述發(fā)文登記界面的主要功能有:

刷新:刷新頁(yè)面，跳回第一頁(yè)記錄。

相關(guān)查詢:彈出查詢條件輸入框，輸入條件組合進(jìn)行記錄檢索。

添加:添加一條新的發(fā)文記錄。

圖5-3　發(fā)文登記列表界面

文件標(biāo)題中的鏈接:可查看發(fā)文文件的具體內(nèi)容。

文件標(biāo)題中的:點(diǎn)擊此圖標(biāo)可打開(kāi)該發(fā)文文件的電子原文。

操作欄中的修改:選定記錄打開(kāi)修改記錄界面。

操作欄中的刪除:刪除該選定的發(fā)文記錄。

點(diǎn)擊其中任一條記錄，可以看到發(fā)文登記的基本情況，見(jiàn)圖5-4。

圖5-4　發(fā)文登記界面

點(diǎn)擊“添加新建發(fā)文擬稿”，錄入發(fā)文的基本信息，選定合適的文種，保存記錄后即可進(jìn)行擬稿編輯。

擬稿模板會(huì)根據(jù)選定的文種而導(dǎo)入對(duì)應(yīng)的模板(模板可在基本設(shè)定—發(fā)文設(shè)定—設(shè)定發(fā)文文種上傳擬稿模板)。

發(fā)文信息錄入界面功能描述:

制定文號(hào):根據(jù)文號(hào)順序自動(dòng)計(jì)算文件文號(hào)。

擬稿編輯:打開(kāi)擬稿模板，編輯發(fā)文文稿內(nèi)容。

擬稿預(yù)覽:打開(kāi)擬稿文件，不顯示編輯痕跡的干凈文檔。

刪除擬稿:刪除擬稿文件，此操作不可恢復(fù)。

辦理情況:把發(fā)文擬稿轉(zhuǎn)發(fā)給經(jīng)辦人辦理。

打印稿紙:打印發(fā)文稿紙。

保存記錄:保存當(dāng)前錄入信息。

一般地，發(fā)文系統(tǒng)在發(fā)文登記填寫完畢后，系統(tǒng)自動(dòng)在該界面左側(cè)生成文種、發(fā)文日期、密級(jí)、登記、簽發(fā)人、發(fā)文字號(hào)、會(huì)簽單位、會(huì)簽人、擬稿人、擬稿日期、文件標(biāo)題等。同時(shí)，文件發(fā)出后，系統(tǒng)自動(dòng)生成“發(fā)文列表”，在文件總目錄中自動(dòng)形成一條記錄。

七、發(fā)文辦理

發(fā)文辦理情況可以根據(jù)需要設(shè)定固定流程，也可以自設(shè)流程。其中，固定流程是按預(yù)設(shè)的流程模板進(jìn)行發(fā)送(基本設(shè)定—發(fā)文設(shè)定—設(shè)定發(fā)文流程模板)，而自設(shè)流程是自定義發(fā)送選項(xiàng)，見(jiàn)圖5-5。

圖5-5　發(fā)文辦理流程選擇

按固定流程發(fā)送，點(diǎn)擊“固定流程”按鈕，彈出固定流程模板列表，選定適合的流程模板，如果流程中出現(xiàn)會(huì)簽情況的，可在會(huì)簽經(jīng)辦人下拉菜單中選定會(huì)簽經(jīng)辦人，按下確定使用模板按鈕發(fā)送，見(jiàn)圖5-6、圖5-7。

自設(shè)流程發(fā)送，點(diǎn)擊“自設(shè)流程”按鈕，彈出發(fā)送選項(xiàng)框，選定合適的內(nèi)容發(fā)送。注意發(fā)送時(shí)的辦理方式和辦理順序。辦理方式分為順序處理及并行處理，辦理順序設(shè)定為適合該發(fā)文流程的處理的順序，見(jiàn)圖5-8。

一旦進(jìn)入發(fā)文辦理列表界面，點(diǎn)擊首頁(yè)界面待辦提示或點(diǎn)擊“公文管理”項(xiàng)目中發(fā)文辦理均可打開(kāi)發(fā)文辦理列表界面。其中，“全部”列出所有辦完和待辦文件，“未辦文件”列出待辦文件。點(diǎn)擊“文件辦理”按鈕，進(jìn)入填寫發(fā)文辦理意見(jiàn)界面。發(fā)文辦理過(guò)程見(jiàn)圖5-9、圖5-10、圖5-11、圖5-12。

圖5-6　流程模板的選擇

圖5-7　流程與辦理情況列表

圖5-8　自定義發(fā)文流程界面

圖5-9　提示發(fā)文辦理情況

圖5-10　進(jìn)入發(fā)文辦理界面

圖5-11　發(fā)文辦理界面

圖5-12　發(fā)文辦理操作

八、發(fā)文檢索

發(fā)文檢索界面提供完整的文件信息檢索，見(jiàn)圖5-13。

圖5-13　發(fā)文檢索界面

上述發(fā)文檢索界面中，按“刷新”，系統(tǒng)刷新頁(yè)面，跳回第一頁(yè)記錄;按“相關(guān)查詢”，彈出查詢條件輸入框，輸入條件組合進(jìn)行記錄檢索。通過(guò)文件標(biāo)題中的鏈接，可查看發(fā)文文件的具體內(nèi)容。

九、發(fā)文督辦

發(fā)文督辦查看發(fā)文擬稿處理情況，及時(shí)了解擬稿的處理狀態(tài)，見(jiàn)圖5-14。

圖5-14　發(fā)文督辦界面

十、報(bào)表打印

報(bào)表打印提供各類收發(fā)文常用報(bào)表打印輸出。報(bào)表可以按照時(shí)間、文種、密級(jí)、單位等分別設(shè)置打印，見(jiàn)圖5-15。點(diǎn)擊“收文報(bào)表”或“發(fā)文報(bào)表”按鈕切換報(bào)表類別，輸入設(shè)定列印行數(shù)，自定義報(bào)表記錄輸出，見(jiàn)圖5-16。

圖5-15　報(bào)表打印選擇

圖5-16　報(bào)表記錄行數(shù)設(shè)定

十一、公文檢索

公文檢索界面見(jiàn)圖5-17。

圖5-17　公文檢索界面

通過(guò)輸入標(biāo)題關(guān)鍵字、文號(hào)，檢索符合的記錄，見(jiàn)圖5-18。

公文綜合檢索必須輸入任意一項(xiàng)或多項(xiàng)條件進(jìn)行查詢。發(fā)文/收文常用檢索，點(diǎn)擊名稱，彈出標(biāo)題對(duì)話框，即可打開(kāi)對(duì)應(yīng)的查詢結(jié)果，見(jiàn)圖5-19。

圖5-18　發(fā)文檢索

圖5-19　檢索結(jié)果顯示

點(diǎn)擊記錄列表操作欄查看，查看對(duì)應(yīng)的文件內(nèi)容，見(jiàn)圖5-20。

圖5-20　查看文件內(nèi)容

復(fù)習(xí)與思考

1.發(fā)文處理的原則是什么?

2.為什么要核稿?

3.擬辦與批辦之間有何區(qū)別?

4.詢辦在什么情況下使用?

5.如何理解注發(fā)?

6.公文簽發(fā)過(guò)程中需要注意什么?

7.如何認(rèn)識(shí)電子公文發(fā)文系統(tǒng)?

8.電子公文發(fā)送過(guò)程中如何保證其真實(shí)性?

9.制作一份歸檔電子公文登記表。

10.制作歸檔電子公文移交登記表。