第一節(jié)　材料的重要性及其分類

一、材料和調(diào)研工作的重要性

文秘人員特別是綜合文字秘書(shū)要為領(lǐng)導(dǎo)服好務(wù)，首要的工作是要了解情況，搜集材料，研究問(wèn)題，為做好文字工作，確立文稿內(nèi)容打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。這是文秘人員特別是綜合文秘人員做好領(lǐng)導(dǎo)的智囊、參謀和文字服務(wù)的一項(xiàng)基本功。只有這項(xiàng)工作做好了，才能夠有豐富的寫作素材、深刻的思想內(nèi)容、超前的研究對(duì)策。改革開(kāi)放以來(lái)，為了廣泛地占有材料，深入地了解情況，進(jìn)行科學(xué)決策，各級(jí)國(guó)家黨政機(jī)關(guān)幾乎都成立了專門從事文字工作的調(diào)研室、研究室和信息咨詢機(jī)構(gòu)，甚至一些部門單位也成立了自己的調(diào)研室、研究室及信息咨詢機(jī)構(gòu)。胡錦濤同志在2004年1月12日召開(kāi)的中紀(jì)委第三次全體會(huì)議上，把建立健全調(diào)查研究制度作為全黨大力弘揚(yáng)求真務(wù)實(shí)精神，大興求真務(wù)實(shí)之風(fēng)和開(kāi)展黨風(fēng)廉政建設(shè)的重大舉措之一。在2005年2月21日的中央政治局集體學(xué)習(xí)時(shí)，他又指出：“調(diào)查研究是我們的謀事之基，成事之道。”胡錦濤同志在這里所說(shuō)的當(dāng)然是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)同志而言，而對(duì)于為領(lǐng)導(dǎo)提供參謀智能和文字服務(wù)的綜合文秘人員來(lái)說(shuō)，就更應(yīng)該把了解情況、收集信息、開(kāi)展經(jīng)常性的調(diào)查研究作為自己頭等重要的大事和第一位的工作來(lái)抓。

了解情況、收集信息、開(kāi)展調(diào)查研究，說(shuō)到底就是對(duì)材料的占有和研究。材料，又叫資料，是各種信息、情報(bào)、資訊、資證、咨詢材料的總稱，是人們說(shuō)話、寫文章、做決斷的依據(jù)和構(gòu)成要素，是一切思想成果的根據(jù)。其中，信息是最新的材料，而資料則是過(guò)去的信息。寫任何文稿，如果不把材料工作做好，那么，文章就會(huì)成為無(wú)源之水、無(wú)根之木；材料的質(zhì)量如何、力度如何，在一定程度上決定著文稿的質(zhì)量。這就如同做飯一樣，沒(méi)有米面就無(wú)以下鍋，所謂巧婦難為無(wú)米之炊；而沒(méi)有好的米面蔬菜，也就難以做出好的飯菜，這是最普通的道理。一個(gè)重大決策正確與否，很大程度上取決于能否全面準(zhǔn)確地把握相關(guān)的情況、資料。戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期，準(zhǔn)確可靠的情報(bào)資料往往決定著戰(zhàn)爭(zhēng)的成敗，決定著無(wú)數(shù)人的生命財(cái)產(chǎn)是遭受損失還是受到保護(hù)。信息時(shí)代，資料、信息、情報(bào)則意味著市場(chǎng)份額、財(cái)富多寡，意味著發(fā)展的機(jī)遇，誰(shuí)掌握了信息資料的主導(dǎo)權(quán)，誰(shuí)就掌握了發(fā)展的先機(jī)和主動(dòng)權(quán)。人們講話、寫文章、做決斷，處處離不開(kāi)信息和材料。講道理要依據(jù)事實(shí)，引經(jīng)據(jù)典；談情況要列舉事例，引證數(shù)據(jù)；即使寫些應(yīng)急性的講話、報(bào)告，也要先湊湊情況，調(diào)度一下統(tǒng)計(jì)數(shù)字和有關(guān)資料；如果是要形成領(lǐng)導(dǎo)決策，那就更需要立足于充分的根據(jù)和堅(jiān)實(shí)的現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)。據(jù)報(bào)紙所載，山東省淄博市淄川區(qū)一位區(qū)長(zhǎng)每遇到相宜的報(bào)紙資料就剪下來(lái)，光剪報(bào)就積累了厚厚的五大本，工作中經(jīng)常地翻檢，成為日常工作中不可缺少的借鑒和參謀。一位領(lǐng)導(dǎo)同志尚且如此，那么，作為為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的文秘人員就更應(yīng)該這樣做。在某種程度上，寫文秘稿件就是寫情況、寫材料，所以通常人們把為領(lǐng)導(dǎo)寫講話、寫報(bào)告或起草文件，干脆稱作“整材料”。家里有糧，心里不慌；有了材料，就有了文稿的內(nèi)容，就有了依靠。沒(méi)有材料，兩手空空，空口說(shuō)白話，說(shuō)話底氣就不足，有了材料，就有了發(fā)言權(quán)，就有了說(shuō)話的分量和地位。公務(wù)員條例也規(guī)定，善于調(diào)查研究、把握材料，應(yīng)該成為公務(wù)員的主要能力之一。

二、材料的分類

搜集材料，研究情況，還要了解材料的性質(zhì)、來(lái)源，善于進(jìn)行分類管理。材料的分類方法大體有兩種：一是從材料的性質(zhì)進(jìn)行分類；二是從材料取得的渠道和來(lái)源進(jìn)行分類。

從材料的性質(zhì)上看，大體可以分為兩類。一類就是平時(shí)我們所說(shuō)的事實(shí)材料，它包括基本情況（即概況）、事例、數(shù)據(jù)、證據(jù)、現(xiàn)象和人們的行為等，是已經(jīng)發(fā)生過(guò)的事實(shí)。另一類則是經(jīng)典性、權(quán)威性的觀點(diǎn)、看法、論斷等；同時(shí)也包括一些被人們所公認(rèn)的公理、俗諺、公論等。此外，黨和國(guó)家制定的一些政策、法規(guī)，也常常是人們所引述的依據(jù)。有些人認(rèn)為材料僅是“事實(shí)”、“數(shù)據(jù)”、“例子”之類，而不包括經(jīng)典性的論斷、觀點(diǎn)，這是不全面的。實(shí)際上后者也屬于材料之列，我們講話、做文章經(jīng)常引經(jīng)據(jù)典，以加強(qiáng)自己的說(shuō)服力，這就是證明。

從材料來(lái)源看，也可分為兩類。一類是直接材料，又叫第一手資料，是作者直接從工作生活中經(jīng)歷或觀察了解得來(lái)的。這類材料由于來(lái)自作者的親身經(jīng)歷或親自觀察感受，因而具有直觀性、生動(dòng)性、鮮活性的特點(diǎn)，也就顯得特別真實(shí)、可靠，具有很大的說(shuō)服力，是最可寶貴的材料。另一類是間接材料，也叫二手資料。它不是直接由作者從生活工作中得來(lái)，而是來(lái)自別人之手，來(lái)自報(bào)紙、雜志、書(shū)籍、網(wǎng)絡(luò)及其他資信渠道，是經(jīng)過(guò)別人搜集、整理、加工過(guò)的。這些材料雖然是第二手資料，但由于它來(lái)自別人的調(diào)查、了解或經(jīng)歷，因而也具有可靠性，特別是那些已被實(shí)踐證明的觀點(diǎn)、論斷等。對(duì)于文秘人員來(lái)說(shuō)，第一手資料固然十分重要，但由于人的精力有限，時(shí)間有限，活動(dòng)范圍有限，不可能事事都要親自經(jīng)歷體驗(yàn)一番，而是大量采用第二手資料。商業(yè)巨子李嘉誠(chéng)總結(jié)自己經(jīng)商和讀書(shū)的經(jīng)驗(yàn)時(shí)說(shuō)：“我認(rèn)為一個(gè)人憑自己的經(jīng)驗(yàn)得出的結(jié)論當(dāng)然是好，但是時(shí)間就浪費(fèi)得多了，如果能夠?qū)?shū)本知識(shí)和實(shí)際工作結(jié)合起來(lái)，那才是最好的。”（見(jiàn)《李嘉誠(chéng)財(cái)智人生》，林炎著）文秘人員必須每天接觸大量的信息資料，眼觀六路、耳聽(tīng)四方，采八面來(lái)風(fēng)，特別在信息全球化的今天，他必須借助各種媒體和資訊渠道，盡可能多盡可能快地獲取各類信息資料，廣泛地接觸各種間接知識(shí)，做到秀才不出門，便知天下事。只有這樣，才能把握時(shí)代潮流，運(yùn)籌帷幄之間。為了敘述的方便，我們打算首先談?wù)勅绾嗡鸭g接材料，然后集中力量重點(diǎn)敘述直接材料的搜集問(wèn)題。