第八章　公務(wù)文書(shū)處理

第一節(jié)　公務(wù)文書(shū)處理概述

機(jī)關(guān)或企業(yè)事業(yè)單位的辦公室日常工作，包括了公務(wù)文書(shū)的處理活動(dòng)，諸如收到文件如何處理，平時(shí)工作后的文件怎樣整理，最后又如何向檔案部門(mén)移交，等等。很顯然，不了解這些問(wèn)題，就無(wú)法從事辦公室工作。

不了解、不熟悉公務(wù)文書(shū)的處理活動(dòng)，對(duì)公務(wù)文書(shū)的撰寫(xiě)也有影響。因?yàn)楣珓?wù)文書(shū)的撰寫(xiě)活動(dòng)有特定的公務(wù)目的，公文撰寫(xiě)是機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位日常工作之一，它與公務(wù)文書(shū)的處理工作有緊密的聯(lián)系。因此，了解文書(shū)處理的系列過(guò)程，對(duì)正確撰寫(xiě)公務(wù)文書(shū)、做好日常工作，有著重要意義。

一、公務(wù)文書(shū)處理的概念

公務(wù)文書(shū)處理指國(guó)家機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位收文、發(fā)文、立卷及歸檔等一系列活動(dòng)。

收文，指公文的接收、辦理等工作內(nèi)容。具體地說(shuō)，收文的接收，包括：簽收、登記和分發(fā)等環(huán)節(jié)；收文的辦理，包括：擬辦、批辦、承辦、注辦和催辦等工作環(huán)節(jié)。

發(fā)文，指各類社會(huì)組織為履行其法定職責(zé)，表達(dá)自身意志和愿望，以推動(dòng)實(shí)際工作有效進(jìn)行而制發(fā)公務(wù)文書(shū)的過(guò)程。包括文稿的形成過(guò)程、制作過(guò)程和傳遞過(guò)程。具體地說(shuō)，成文包括擬稿、會(huì)商、核稿和簽發(fā)等環(huán)節(jié)；發(fā)文包括注發(fā)、繕印、校對(duì)、用印和簽署等環(huán)節(jié)；傳遞過(guò)程包括分裝、傳遞和公布等內(nèi)容。

立卷，指將辦理完畢、具有查考和保存價(jià)值的文件材料，按照它們?cè)谛纬蛇^(guò)程中的聯(lián)系組成案卷。

歸檔，指將組成案卷定期向機(jī)關(guān)檔案室移交的活動(dòng)。

二、公務(wù)文書(shū)處理的特點(diǎn)

公務(wù)文書(shū)的處理具有程序性特點(diǎn)。它表現(xiàn)在文書(shū)處理活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)是有序的，體現(xiàn)公務(wù)文書(shū)生成、運(yùn)轉(zhuǎn)和社會(huì)組織管理實(shí)踐活動(dòng)的客觀規(guī)律。

例如，要制發(fā)一份文件，并不是可以隨意制發(fā)的，它必須經(jīng)過(guò)擬稿、會(huì)商、核稿和簽發(fā)等工作環(huán)節(jié)才能完成。

公務(wù)文書(shū)的處理還具有規(guī)范性的特點(diǎn)。這是由于為了保證文書(shū)工作正常進(jìn)行，各單位必須制訂相應(yīng)的工作制度，文書(shū)的撰寫(xiě)和存檔編目等具有嚴(yán)格的形式規(guī)范。

第二節(jié)　收文處理

收文的處理過(guò)程包括收文及收文處理兩大部分。具體來(lái)說(shuō)，包括簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦和注辦等環(huán)節(jié)。

一、收　文

收文包括簽收、登記和分發(fā)的環(huán)節(jié)。

（一）簽收

簽收，指外部公文經(jīng)傳遞到達(dá)本機(jī)關(guān)或單位之后的接收的活動(dòng)，包括外收發(fā)簽收和內(nèi)收簽收。外收發(fā)簽收即機(jī)關(guān)總收發(fā)室負(fù)責(zé)對(duì)文書(shū)封件（封口的公文）予以檢查，進(jìn)行第一次簽收；內(nèi)收發(fā)簽收即機(jī)關(guān)辦公廳（室）的文書(shū)部門(mén)（人員）和各業(yè)務(wù)部門(mén)的專（兼）職文書(shū)人員對(duì)文書(shū)封件進(jìn)行第二次簽收，側(cè)重于檢查包封內(nèi)文件的有關(guān)情況。

（二）登記

登記，指文書(shū)管理人員對(duì)收進(jìn)、運(yùn)轉(zhuǎn)、處理的公文的完整數(shù)據(jù)進(jìn)行登錄的活動(dòng)。其主要作用一是便于管理，二是便于利用，三是便于催辦，四是便于統(tǒng)計(jì)。

登記的范圍參照本單位立卷歸檔范圍。凡屬于正式來(lái)往公文、組織內(nèi)部文書(shū)、會(huì)議文書(shū)等都必須登記。外出開(kāi)會(huì)、出差的“賬外文書(shū)”也不應(yīng)遺漏，同樣需要登記。

不需要登記的文書(shū)，主要是與本單位業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)并且不需要辦理的文書(shū)、越級(jí)行文和非隸屬關(guān)系機(jī)關(guān)抄送的不需要辦理的文件，無(wú)查考價(jià)值的事務(wù)和臨時(shí)性文件。

（三）分發(fā)

分發(fā)亦稱分送，即文書(shū)部門(mén)（人員）對(duì)收文篩選分類后，根據(jù)規(guī)定和常規(guī)，將進(jìn)入運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程的文書(shū)分送至各有關(guān)部門(mén)或人員閱知辦理的活動(dòng)。分發(fā)的目的，一是確定文書(shū)運(yùn)轉(zhuǎn)的方向，二是具體規(guī)定每份文書(shū)在程序中的運(yùn)行過(guò)程。準(zhǔn)確分發(fā)對(duì)文書(shū)運(yùn)轉(zhuǎn)秩序的控制作用十分明顯和重要。

分發(fā)應(yīng)分清主次，分清急件與平件、閱件與辦件，其原則是優(yōu)先處理主要的、重要的、緊急的、需直接辦理的公務(wù)文書(shū)。將待辦收文按不同情況優(yōu)先分給單位的主要領(lǐng)導(dǎo)人、主管負(fù)責(zé)人或主管部門(mén)，使公務(wù)文書(shū)主次分明、緩急有序，盡快得到實(shí)質(zhì)性處理。

二、收文的處理

（一）擬辦

收文的處理包括擬辦、批辦、承辦、催辦和注辦等環(huán)節(jié)。

擬辦，即由綜合辦公部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及有關(guān)工作人員，對(duì)部分收文的辦理提出建議性意見(jiàn)，供有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者批辦時(shí)參考的活動(dòng)。

擬辦工作的作用在于：通過(guò)擬辦，能發(fā)揮文書(shū)部門(mén)、秘書(shū)部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)或具體的承辦人的主觀能動(dòng)性，提高通觀全局、處理問(wèn)題的能力；同時(shí)，擬辦意見(jiàn)如何切實(shí)可行，可為領(lǐng)導(dǎo)節(jié)省處理公文的時(shí)間和精力，起到輔助決策和參謀助手的作用。

擬辦的工作要求包括：

（1）認(rèn)真閱讀來(lái)文，掌握文件的內(nèi)容、性質(zhì)和具體意圖，以便有針對(duì)性地提出具體的擬辦意見(jiàn)。

（2）研究有關(guān)的方針政策、法規(guī)和指示，使擬辦工作具有明確的政策依據(jù)。圍繞來(lái)文的內(nèi)容進(jìn)行調(diào)查研究，掌握本機(jī)關(guān)與下級(jí)的工作情況，提出切實(shí)可行的意見(jiàn)。

（3）擬辦意見(jiàn)應(yīng)當(dāng)明確、具體，提出答復(fù)與辦理來(lái)文的具體建議與根據(jù)，不要流于形式。

（4）擬辦意見(jiàn)應(yīng)清楚、端正地書(shū)寫(xiě)在《文件處理單》的“擬辦意見(jiàn)”項(xiàng)目?jī)?nèi)。并附上需要呈請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)參閱的有關(guān)文件與資料。

（二）批辦

批辦，即由組織的領(lǐng)導(dǎo)人或部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)公文辦理提出意見(jiàn)的決策性活動(dòng)。

其作用是通過(guò)對(duì)擬辦意見(jiàn)的審閱、認(rèn)可或修正，體現(xiàn)和實(shí)現(xiàn)組織的領(lǐng)導(dǎo)人或負(fù)責(zé)人對(duì)辦文工作的具體指導(dǎo)和集中領(lǐng)導(dǎo)。負(fù)責(zé)批辦的領(lǐng)導(dǎo)人需要簽署姓名與日期。批辦工作具有權(quán)威性。其必須遵循的原則是：

1.統(tǒng)一負(fù)責(zé)，合理分工

批辦是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人必須履行的職責(zé)。因此，要明確規(guī)定機(jī)關(guān)各層次、各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)人批辦文件的職責(zé)和范圍。既要有統(tǒng)一負(fù)責(zé)，對(duì)重大問(wèn)題的集體研究，又要有合理分工，授權(quán)副職與綜合辦理部門(mén)的負(fù)責(zé)人，在其職權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行批辦工作，以提高辦文的效率。

2.實(shí)行分層（縱向）負(fù)責(zé)的原則

領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)向下一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者逐級(jí)授權(quán)，不包攬一切，不干擾下一層次的工作，充分調(diào)動(dòng)各個(gè)層次領(lǐng)導(dǎo)者的積極性，使他們都能主動(dòng)地各負(fù)其責(zé)，做好批辦工作。

3.努力提高批辦的效率

提高批辦的速度是提高辦文效率的關(guān)鍵一環(huán)。為此，在批辦時(shí)應(yīng)做到：

（1）批辦的意見(jiàn)明確、肯定、具體可行，責(zé)權(quán)清楚并且前后一致。

（2）領(lǐng)導(dǎo)人因公因病不能批辦時(shí)，應(yīng)及時(shí)委托或授權(quán)其他的領(lǐng)導(dǎo)人批辦。

（3）減少層次、簡(jiǎn)化手續(xù)。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)職責(zé)明確，不要逐層請(qǐng)示，防止只傳閱不辦事，造成公文旅行的問(wèn)題。

（4）對(duì)于例行文件，應(yīng)在年初作一次性批辦，以節(jié)省擬辦與批辦的時(shí)間。

（5）確定不需批辦的文件范圍，盡量減少領(lǐng)導(dǎo)人批辦文件的數(shù)量。

4.注意檢查批辦的效果，即調(diào)查了解批辦意見(jiàn)的執(zhí)行情況，加強(qiáng)催辦工作。

（三）承辦

承辦，即通過(guò)對(duì)公務(wù)文書(shū)的閱讀、貫徹執(zhí)行與辦復(fù)，具體辦理和解決其內(nèi)容所針對(duì)的事務(wù)和問(wèn)題的活動(dòng)。

承辦是文書(shū)處理工作的中心環(huán)節(jié)和核心部分，直接關(guān)系發(fā)文的質(zhì)量和文書(shū)處理的效率。承辦環(huán)節(jié)與機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人、綜合辦公部門(mén)、各職能部門(mén)均有密切關(guān)系。

1.承辦的工作范圍

（1）上級(jí)組織針對(duì)本單位的指示，有的需向下傳達(dá)貫徹，有的在本單位內(nèi)部執(zhí)行。

（2）上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交代的事項(xiàng)或需要辦復(fù)的公文。

（3）來(lái)自下級(jí)組織的請(qǐng)示及重要的報(bào)告。

（4）平行單位或其他不相隸屬單位要求協(xié)作的函電、合同等。

（5）人大代表的建議、議案和政府委員的提案。

2.承辦的方式

（1）領(lǐng)導(dǎo)明確批示要本單位綜合辦公室（秘書(shū)部門(mén)）自辦的公文，由辦公室（秘書(shū)部門(mén)）直接承擔(dān)辦理。這類自辦文件的承辦，分為不需回復(fù)和需要回復(fù)兩種。

不需回復(fù)的公文，其承辦方式包括：發(fā)文貫徹、開(kāi)會(huì)傳達(dá)、當(dāng)面協(xié)商、電話聯(lián)系、實(shí)地調(diào)研、現(xiàn)場(chǎng)辦公和督促檢查等。

需回復(fù)的公文（如答復(fù)來(lái)文單位或批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)單位）可分別采用以下方式作復(fù)：①發(fā)文回復(fù)。凡涉及重大方針政策、干部任免、紀(jì)律檢查、案件審理等重要內(nèi)容的文書(shū)，一律用書(shū)面形式批轉(zhuǎn)或批復(fù)（答復(fù)），以便有據(jù)可查。②電話答復(fù)。為減少文來(lái)文往，可用此方式。

（2）領(lǐng)導(dǎo)批示不再辦理的公文，由秘書(shū)注明辦結(jié)情況，作為辦畢文書(shū)處置。

（3）需要轉(zhuǎn)交有關(guān)部門(mén)辦理的公文，要及時(shí)登記轉(zhuǎn)出，即轉(zhuǎn)辦。轉(zhuǎn)辦的方式通常有三種：①原文轉(zhuǎn)辦。即將領(lǐng)導(dǎo)人的批示意見(jiàn)填入《領(lǐng)導(dǎo)批示事項(xiàng)轉(zhuǎn)辦單》，連同原文一起轉(zhuǎn)給承辦單位（有領(lǐng)導(dǎo)人批辦手跡的《文件處理單》不應(yīng)轉(zhuǎn)出）。如承辦單位已有原文抄送件，也可不附原文，但需注明原文的發(fā)文字號(hào)，以便承辦單位查找。②面告轉(zhuǎn)辦。對(duì)特別機(jī)密的批辦意見(jiàn)，一般不要原文轉(zhuǎn)出，以免多環(huán)節(jié)運(yùn)轉(zhuǎn)造成泄密。如承辦單位距離機(jī)關(guān)不遠(yuǎn)或交通方便，可請(qǐng)其負(fù)責(zé)人前來(lái)閱讀原文，并面告領(lǐng)導(dǎo)的批示和要求，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)允許摘抄、記錄，以便回去按照批示辦理。③電話轉(zhuǎn)辦。對(duì)于密級(jí)不高的一般文書(shū)和內(nèi)部事項(xiàng)，可以利用電話、加密傳真轉(zhuǎn)告承辦單位，通話雙方都應(yīng)做好記錄以備查。

3.承辦工作的要求

（1）按承辦原則辦事。即對(duì)已經(jīng)批辦的公文按照批辦意見(jiàn)辦理；無(wú)需批辦可直接承辦的公文，應(yīng)遵循有關(guān)法律、法規(guī)或有關(guān)政策的精神、有關(guān)慣例、一次性批辦意見(jiàn)及領(lǐng)導(dǎo)人口頭指示等酌情辦理；凡需會(huì)商會(huì)簽的公文，主辦單位與協(xié)辦單位應(yīng)積極相互配合辦理，不得推諉。

（2）科學(xué)合理地安排承辦次序。緊急文件或呈請(qǐng)性文件均應(yīng)規(guī)定具體辦理時(shí)限；區(qū)別公文的主次緩急，堅(jiān)持先主后次、先急后緩、急文急辦、特事特辦；隨時(shí)對(duì)承辦文書(shū)加以分類排列，分設(shè)“急要件待辦”、“一般件待辦”、“辦結(jié)”等公文夾，來(lái)文隨到隨歸并按時(shí)檢查，以免承辦文書(shū)被積壓延誤；其余公文抓緊辦理，并從收文之日起盡快給予答復(fù)（對(duì)難以辦結(jié)的文件，承辦部門(mén)應(yīng)在15天內(nèi)向來(lái)文單位說(shuō)明辦理情況）。

（3）及時(shí)反饋承辦結(jié)果。對(duì)于不屬于本單位職權(quán)范圍或不適合由本單位辦理的，應(yīng)當(dāng)迅速退回交辦的文秘部門(mén)并說(shuō)明理由；承辦單位以發(fā)文、電話等方式直接答復(fù)報(bào)文單位的，應(yīng)抄送或告之交辦單位的文秘部門(mén)。

（四）催辦

催辦，即根據(jù)承辦時(shí)限和內(nèi)容要求，對(duì)部分公文的承辦情況進(jìn)行督促檢查，以防積壓。催辦是文書(shū)處理程序中具有監(jiān)督、反饋功能的環(huán)節(jié)。

1.催辦的種類

根據(jù)催辦工作范圍，分為對(duì)內(nèi)催辦和對(duì)外催辦：

（1）對(duì)內(nèi)催辦。指由本單位的文書(shū)部門(mén)或人員對(duì)各承辦部門(mén)（人員）公文承辦過(guò)程所實(shí)施的督促檢查，即對(duì)收文的催辦。

（2）對(duì)外催辦。指由發(fā)文機(jī)關(guān)內(nèi)承辦公文的部門(mén)或人員，對(duì)于自身發(fā)文在有關(guān)收文機(jī)關(guān)具體辦理情況所進(jìn)行的了解、催詢和檢查督促，即對(duì)發(fā)文的催辦。

2.催辦的方式

（1）電話催辦。用電話提醒承辦單位，加快辦文速度，限期辦結(jié)上報(bào)，催辦結(jié)果應(yīng)及時(shí)予以記錄。

（2）文字催辦。發(fā)催辦單或催辦函提出限期報(bào)送結(jié)果的要求。文字催辦具有憑據(jù)作用，比電話催辦更為鄭重。

（3）登門(mén)催辦。指催辦人員登門(mén)口頭催詢。對(duì)于急辦事項(xiàng)，“老大難”問(wèn)題和涉及單位多、承辦部門(mén)難以處理的問(wèn)題，采取此法最為有效。

（4）會(huì)議催辦。通過(guò)會(huì)議，當(dāng)面或集中催促核查并及時(shí)協(xié)商解決具體問(wèn)題，也是催辦的一種有效方式。

3.催辦工作的要求

（1）及時(shí)、連續(xù)地分清主次緩急，追蹤和了解在組織實(shí)施過(guò)程中的問(wèn)題及經(jīng)驗(yàn)，做到信息反饋靈敏。

（2）準(zhǔn)確而真實(shí)地反饋信息。

（3）全面調(diào)查與反映文件實(shí)施的情況。

4.催辦檢查的文件范圍

（1）上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)需要機(jī)關(guān)、本部門(mén)貫徹執(zhí)行或辦理的文件。

（2）同級(jí)、不相隸屬機(jī)關(guān)要求答復(fù)與辦理的事項(xiàng)。

（3）下級(jí)機(jī)關(guān)（部門(mén)）報(bào)送的請(qǐng)示。

（4）重要事故、事件、人物等專案的處理。

（5）人民群眾來(lái)信來(lái)訪要求答復(fù)與處理的重要事項(xiàng)。

（6）各種需要傳閱的文件。

（7）會(huì)議決議中需要辦理落實(shí)的重要事項(xiàng)。

（五）注辦

注辦，即承辦人在公文辦理完畢之后，簡(jiǎn)要簽注承辦經(jīng)過(guò)和結(jié)果，以備查考的活動(dòng)。注辦的內(nèi)容包括：發(fā)文承辦的，注明其是否辦復(fù)，復(fù)文號(hào)及復(fù)文日期；會(huì)議承辦的，注明會(huì)議名稱、與會(huì)范圍、決議與結(jié)果；電話或當(dāng)面解決的，注明時(shí)間、地點(diǎn)、有關(guān)人員與主要內(nèi)容等，并標(biāo)注承辦人姓名；傳閱承辦的，注明主要閱件人姓名和日期；通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)辦公解決的，注明時(shí)間、地點(diǎn)、參加者，以及解決問(wèn)題的方法、措施與結(jié)果。

注辦的方法：通常由承辦人在“收文處理單”和“文件辦理情況登記表”中填寫(xiě)。

注辦標(biāo)志著收文辦理過(guò)程結(jié)束。注辦后，該收文應(yīng)歸入辦畢文書(shū)。

第三節(jié)　發(fā)文處理

發(fā)文處理是公務(wù)文書(shū)形成的主要階段，指各種社會(huì)組織為制發(fā)公務(wù)文書(shū)所進(jìn)行的創(chuàng)制、處置和管理活動(dòng)。具體環(huán)節(jié)包括發(fā)文文稿的生成、發(fā)文制作、發(fā)文傳遞、公布與監(jiān)督實(shí)施等。

一、發(fā)文文稿的生成

發(fā)文文稿生成的主要環(huán)節(jié)包括擬稿、會(huì)商、核稿和簽發(fā)。

（一）擬稿

擬稿，即撰寫(xiě)文稿的活動(dòng)。擬稿是發(fā)文工作的第一個(gè)環(huán)節(jié)，公文質(zhì)量主要取決于文稿的質(zhì)量，所以，擬稿要做到：

1.內(nèi)容要準(zhǔn)確無(wú)誤

內(nèi)容是公文的靈魂，起著決定性作用。其內(nèi)容要符合黨和國(guó)家的方針、政策和法令，符合發(fā)文機(jī)關(guān)的工作意圖，符合客觀實(shí)際。

2.格式要正確

要按照公文統(tǒng)一格式要求和各文種的具體要求來(lái)撰寫(xiě)，不要有所疏漏。

3.文字表達(dá)要確切

公文擬稿要注意文字的準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔和得體。

（二）會(huì)商

會(huì)商，即當(dāng)文書(shū)內(nèi)容涉及其他不相隸屬（含同級(jí)）組織或部門(mén)的職權(quán)范圍時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)依法同其協(xié)商，只有在征得同意后，才能發(fā)文，若協(xié)商未果，則不能行文。為了避免政出多門(mén)、政策沖突，維護(hù)政令的一致性、合法性和有效性，需要在文書(shū)形成過(guò)程中搞好會(huì)商工作。

（三）核稿

核稿亦稱審核，指公文草稿在簽發(fā)之前由部門(mén)負(fù)責(zé)人或秘書(shū)人員進(jìn)行全面核查與修正的活動(dòng)。核稿既是控制公文數(shù)量、保證公文質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人審閱批改公文做好準(zhǔn)備、節(jié)省時(shí)間和精力的重要工作。

核稿范圍具有全面性，包括文書(shū)的內(nèi)容、形式和處理的程序。核稿應(yīng)重點(diǎn)把好以下幾關(guān)：

一是行文關(guān)，即確定是否需要行文，該由哪一級(jí)行文，行文關(guān)系是否正確。

二是內(nèi)容關(guān)，即確定文稿是否符合現(xiàn)行方針、政策和法律、法規(guī)、規(guī)章的要求，是否與有關(guān)的規(guī)定相協(xié)調(diào)、銜接，反映的情況是否準(zhǔn)確、真實(shí)，提出的要求是否明確、具體，提出的措施和辦法是否符合實(shí)際、切實(shí)可行。

三是形式關(guān)，即確定文種使用是否正確，文字表達(dá)是否準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明扼要、條理清楚和合乎語(yǔ)法規(guī)范，結(jié)構(gòu)是否嚴(yán)謹(jǐn)，人名、地名、時(shí)間、數(shù)字和引文是否準(zhǔn)確無(wú)誤。格式項(xiàng)目是否符合有關(guān)規(guī)定。

（四）簽發(fā)

簽發(fā)，即由對(duì)公務(wù)文書(shū)負(fù)有法定責(zé)任的領(lǐng)導(dǎo)人或被授予專門(mén)權(quán)限的部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)經(jīng)審核后的文稿進(jìn)行終審、批注意見(jiàn)并簽署姓名及日期的活動(dòng)。

除按有關(guān)規(guī)定由會(huì)議批準(zhǔn)的公文外，簽發(fā)是絕大多數(shù)公文生效的法定程序，公文草稿一經(jīng)簽發(fā)即成定稿，具備正式公文的效用，成為繕印正式文本的標(biāo)準(zhǔn)稿本。簽發(fā)是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人履行自身職責(zé)的重要工作環(huán)節(jié)，必須依法、依職進(jìn)行。

1.簽發(fā)的類型

根據(jù)簽發(fā)人的身份、地位及文書(shū)處理程序、方式的不同，簽發(fā)分為正簽、代簽、核簽和會(huì)簽幾種類型。

（1）正簽，指簽發(fā)人在自身法定職權(quán)范圍內(nèi)簽發(fā)公文。

（2）代簽，指根據(jù)授權(quán)，代他人簽發(fā)公文，如正職領(lǐng)導(dǎo)人因公外出，經(jīng)授權(quán)由主持日常工作的副職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。

（3）核簽，又稱加簽，指部門(mén)或下級(jí)單位的重要發(fā)文請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。

（4）會(huì)簽，指聯(lián)合行文時(shí)，由各機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人共同簽發(fā)；或指由一個(gè)部門(mén)起草，內(nèi)容涉及其他單位或部門(mén)的文稿，送到有關(guān)部門(mén)去會(huì)商、簽發(fā)。

2.簽發(fā)的權(quán)限

簽發(fā)不能越權(quán)，各單位應(yīng)根據(jù)各位領(lǐng)導(dǎo)人的職權(quán)范圍規(guī)定其簽發(fā)權(quán)限，建立分層簽發(fā)制。即：

（1）單位名義的發(fā)文由單位領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)，其中內(nèi)容重要或涉及面廣的公文由正職或主持日常工作的副職簽發(fā)，部分公文可授權(quán)綜合辦公部門(mén)負(fù)責(zé)人代簽。

（2）內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)名義的發(fā)文由該機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)，其中重要的公文可由單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人核簽。

（3）會(huì)議通過(guò)的決議以及會(huì)議紀(jì)要等由會(huì)議主持人簽發(fā)。

（4）聯(lián)合行文時(shí)，簽發(fā)人級(jí)別層次應(yīng)具備足夠的權(quán)威；原則上主辦單位由哪一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，其他單位也應(yīng)對(duì)等由同一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽。

3.“先核后簽”原則

為確保公務(wù)文書(shū)的有效性，避免不應(yīng)有的反復(fù)簽發(fā)，簽發(fā)要履行正常秩序，一般應(yīng)核稿后簽發(fā)，簽發(fā)后的定稿未經(jīng)原簽發(fā)人同意，一般不能再作改動(dòng)。

4.簽發(fā)規(guī)范

簽發(fā)時(shí)，簽發(fā)人應(yīng)在“發(fā)文稿紙”相應(yīng)欄目?jī)?nèi)，批注同意發(fā)出的意見(jiàn)（如“發(fā)”、“急發(fā)”等），并署完整的職務(wù)、姓名和日期。代簽時(shí)應(yīng)標(biāo)注“代”、“代簽”字樣。

二、發(fā)文制作

發(fā)文制作的環(huán)節(jié)包括注發(fā)、繕印、校對(duì)、用印和簽署。

（一）注發(fā)

注發(fā)，即在簽發(fā)之后由文書(shū)人員在定稿上批注繕印制發(fā)要求的活動(dòng)。通過(guò)注發(fā)，使簽發(fā)意見(jiàn)進(jìn)一步具體化和技術(shù)化，為公文制作過(guò)程確立具體的程序與標(biāo)準(zhǔn)，以免出現(xiàn)技術(shù)性錯(cuò)誤。注發(fā)的完整內(nèi)容及相應(yīng)的工作活動(dòng)有：

（1）明確具體發(fā)送范圍；明確閱讀范圍的級(jí)別限制；標(biāo)注或?qū)徍税l(fā)文的緊急程度與保密等級(jí)；確定印發(fā)份數(shù)、印制和發(fā)出的時(shí)間。

（2）明確繕印方式（繕寫(xiě)、打印、印刷）與發(fā)送方式。

（3）賦予發(fā)文字號(hào)。

（4）進(jìn)行版式或繕寫(xiě)格式設(shè)計(jì)。

（5）向催辦部門(mén)或人員銷辦。

（6）注發(fā)過(guò)程中還可對(duì)文稿再作一次技術(shù)性審核，即復(fù)核。

（二）繕印

繕印，即根據(jù)寫(xiě)稿繕寫(xiě)、印刷公文正本的活動(dòng)。目前，由于計(jì)算機(jī)的普及，手工繕寫(xiě)使用范圍越來(lái)越小。計(jì)算機(jī)綜合了繕寫(xiě)、排版的工作。

根據(jù)國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》，有關(guān)公務(wù)文書(shū)排版字號(hào)與字體的要求如下：

（1）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)。推薦使用小標(biāo)宋字體，字號(hào)以美觀醒目為原則酌定，但應(yīng)小于22mm×15mm。

（2）秘密等級(jí)、保密期限用3號(hào)黑體字。

（3）發(fā)文字號(hào)用3號(hào)仿宋體字。

（4）正文。一律用3號(hào)仿宋體字，一般每面22行，每行28個(gè)字。

（5）文書(shū)的印刷。一般份數(shù)較少的文件，采用復(fù)印和輕印刷，多則采用膠印或鉛印方式。

（6）紙張一律使用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型號(hào)。

（三）校對(duì)

校對(duì)，即以定稿和格式設(shè)計(jì)要求為基準(zhǔn)，對(duì)繕印的文書(shū)校樣或印本進(jìn)行全面核對(duì)檢查，發(fā)現(xiàn)并糾正錯(cuò)漏的活動(dòng)。通常對(duì)文稿至少校對(duì)三次。

（四）用印與簽署

用印即在公務(wù)文書(shū)上加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章證實(shí)其法定效力的活動(dòng)。簽署即由簽發(fā)公文的正職領(lǐng)導(dǎo)人在正本落款處簽署其職務(wù)、姓名以證實(shí)其法定效力的活動(dòng)。二者均為公文法定的生效標(biāo)志。其中，用印的要求是：

（1）原則上印章應(yīng)與發(fā)文名義相符。必要時(shí)可用下級(jí)單位或臨時(shí)機(jī)構(gòu)的公章代替，用印時(shí)應(yīng)標(biāo)明“代章”字樣；除會(huì)議紀(jì)要外，正式公務(wù)文書(shū)均應(yīng)用印方能生效。

（2）用印前后應(yīng)履行一定手續(xù)。用印前履行批準(zhǔn)簽發(fā)手續(xù)，未經(jīng)簽發(fā)的文書(shū)不予用??；用印后需作正式記錄。

（3）印章及供拼裝在印版上使用的印模須保管在文書(shū)工作機(jī)構(gòu)專人手中，使用時(shí)其監(jiān)印，用畢退回。以照相、靜電復(fù)印等制版方式制成的印模用畢應(yīng)盡快退回文書(shū)工作機(jī)構(gòu)或就地銷毀。

（4）印章應(yīng)蓋在成文日期上，上不壓正文。

簽署適用于命令等以領(lǐng)導(dǎo)人名義的發(fā)文。合同等文書(shū)則既應(yīng)用印又需簽署。簽署權(quán)由正職負(fù)責(zé)人專有，副職領(lǐng)導(dǎo)不必聯(lián)署；除特殊情況外，通常不能由副職代為簽署，公布性文件尤其如此。

三、發(fā)文的傳遞、公布與督促

發(fā)文傳遞、公布與督促環(huán)節(jié)主要包括分類、傳遞和公布。部分發(fā)文需要督促實(shí)施。

（一）分類

分類，即按照有關(guān)規(guī)定和要求揀配和分裝文書(shū)，進(jìn)行發(fā)文登記和裝封，準(zhǔn)備對(duì)外發(fā)出的活動(dòng)。其工作步驟是：

首先，由內(nèi)收發(fā)人員從文印部門(mén)接收文書(shū)，清點(diǎn)份數(shù)后，按照簽發(fā)意見(jiàn)、注發(fā)要求或本機(jī)關(guān)的慣例揀配文書(shū)。

其次，按照擬定的發(fā)文范圍，登記發(fā)文。

最后，登記完畢，即可裝封，填寫(xiě)發(fā)送地址和收文機(jī)關(guān)、回執(zhí)單；檢查核對(duì)后將信封封口。密件、急件與平件要分別封裝并加蓋標(biāo)記或封條。

（二）發(fā)出（傳遞）

發(fā)出，指將分裝后的文件交給外收發(fā)人員，要求接收時(shí)清點(diǎn)數(shù)量，并檢查封裝質(zhì)量、辦理鑒收手續(xù)。

（三）公布

公布，指將文件公布于眾，多用于有特殊意義的公文。公文公布的意義有：①有利于人民群眾有效行使其在國(guó)家大事中廣泛參政、議政的權(quán)利；②有利于機(jī)關(guān)改變工作作風(fēng)，提高辦事效率。③某些法律文書(shū)的發(fā)布，有利于社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建設(shè)。

（四）查辦

查辦，即核查重要公文的實(shí)際執(zhí)行情況，督促并協(xié)助承辦單位全面落實(shí)文件精神，解決有關(guān)問(wèn)題的控制性活動(dòng)。其主要作用在于督促公文的辦理，使其產(chǎn)生實(shí)際效用，解決實(shí)際問(wèn)題。

查辦與催辦的區(qū)別是：查辦同催辦一樣，帶有監(jiān)督控制性質(zhì)，其具體活動(dòng)方式具有共性，區(qū)別在于：從本質(zhì)上看，催辦是以具體公文的運(yùn)轉(zhuǎn)為對(duì)象，對(duì)其承辦過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督控制，側(cè)重檢查某一份具體公文是否按“時(shí)”辦畢；查辦則是以一些催辦解決不了的文書(shū)處理中的重大問(wèn)題為對(duì)象，以專項(xiàng)查辦形式解決有關(guān)問(wèn)題或辦理有關(guān)事項(xiàng)。查辦以一件件“事情”為單位進(jìn)行，不僅要監(jiān)控圍繞某件事形成的公文的承辦過(guò)程，還要負(fù)責(zé)了解、反饋公文產(chǎn)生實(shí)效的全部過(guò)程，使其全面、徹底地產(chǎn)生效果，即按時(shí)、保質(zhì)、保量地將有關(guān)事情辦畢。

第四節(jié)　立　卷

文書(shū)辦理完畢，還需做好立卷工作。

一、文書(shū)立卷的概念

將辦理完畢、具有查考和保存價(jià)值的文書(shū)材料，按照它們?cè)谛纬蛇^(guò)程中的聯(lián)系組成案卷稱為立卷。所謂案卷，是一組經(jīng)過(guò)鑒定、分類，各文件形成有機(jī)聯(lián)系的文件組合體。

文書(shū)立卷保持了文件之間的歷史聯(lián)系，保證了文件的完整性，便于保管和日后查找利用，同時(shí)為單位的檔案工作奠定基礎(chǔ)。

文書(shū)立卷的方法是文書(shū)分類和文書(shū)組合這兩種方法的綜合應(yīng)用。

二、文書(shū)的分類方法

文書(shū)的分類，是組卷的前提。文書(shū)分類具體有分年度、分組織機(jī)構(gòu)、分問(wèn)題和分保管期限四種方法。

（一）按照年度分類

按照年度分類指根據(jù)文件形成和處理的年度將其劃分成若干類別，以每年1月1日至12月31日為一自然年度。其具體處理方法是：

1.本年度形成和辦畢的文書(shū)在本年度立卷。

2.跨年度文書(shū)可按以下方法處理：

（1）請(qǐng)示與批復(fù)，應(yīng)放在復(fù)文年度立卷；沒(méi)有的復(fù)文的，應(yīng)放在請(qǐng)示年度立卷。

（2）規(guī)劃，應(yīng)放在規(guī)劃內(nèi)容所針對(duì)的第一年立卷?？偨Y(jié)、決算、報(bào)表等，應(yīng)放在它們所針對(duì)的最后一年立卷。本年度作下一年度的計(jì)劃、預(yù)算、統(tǒng)計(jì)表等，應(yīng)放在它們所針對(duì)的年度立卷。本年度作上一年度的總結(jié)、決算、報(bào)表等，應(yīng)放入上年度立卷。

（3）會(huì)議文件，應(yīng)放在會(huì)議開(kāi)幕年立卷。

（4）基建等工程文件，應(yīng)放在工程竣工的年度立卷?？蒲许?xiàng)目文件，應(yīng)歸入最后驗(yàn)收完畢的年度立卷。

（5）轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或批轉(zhuǎn)下級(jí)文件，應(yīng)放在本機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的年度立卷。

（6）非訴訟案件應(yīng)放入結(jié)案年度立卷。

（7）規(guī)范類文件應(yīng)放入公布或批準(zhǔn)生效的年度立卷。

（8）來(lái)往文書(shū)，以收文日期為準(zhǔn)歸入收文年度立卷。

（9）回顧、紀(jì)念性的文件應(yīng)放在定稿或發(fā)表年度立卷。

此外，機(jī)關(guān)工作除了使用自然年度外，有時(shí)還使用專門(mén)年度。所謂專門(mén)年度，即根據(jù)工作和生產(chǎn)的特殊需要規(guī)定的一種專門(mén)起止日期，以此作為一個(gè)工作年度。例如學(xué)校的學(xué)年。

（二）按照組織機(jī)構(gòu)分類

按照組織機(jī)構(gòu)分類一般的具體做法是：

（1）經(jīng)黨委或黨組起草或討論決定，以政府（行政）名義發(fā)布的方針政策、規(guī)章制度等文件，劃歸機(jī)關(guān)行政辦公廳（室）立卷。

（2）業(yè)務(wù)部門(mén)起草而以機(jī)關(guān)名義發(fā)文的，一般應(yīng)歸入機(jī)關(guān)的綜合辦公部門(mén)（如辦公等）立卷。例如，人事處起草的有關(guān)青年職工下基層鍛煉的文件，以機(jī)關(guān)的名義下發(fā)，就應(yīng)將其歸入機(jī)關(guān)辦公室立卷。如確有必要，也可歸入起草機(jī)構(gòu)立卷。

（3）本機(jī)關(guān)兩個(gè)或兩個(gè)以上機(jī)構(gòu)聯(lián)合辦理的文件，一般應(yīng)歸入主辦單位，如難辨主次的，可歸入最后承辦部門(mén)立卷。聯(lián)合發(fā)文的定稿歸主辦單位，協(xié)辦單位如需要，可保存一份副本備查。

（4）以機(jī)關(guān)的名義召開(kāi)的多個(gè)機(jī)構(gòu)組織的綜合性會(huì)議形成的文件，由綜合辦公室立卷；以機(jī)關(guān)名義召開(kāi)的專業(yè)性會(huì)議，由與會(huì)議內(nèi)容對(duì)口的專業(yè)部門(mén)立卷。如以財(cái)政局名義召開(kāi)的外匯資金管理會(huì)議應(yīng)由其外匯資金管理處（科）負(fù)責(zé)立卷。

（5）各部門(mén)參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議帶回的文件，全局性的由綜合辦公室立卷，業(yè)務(wù)性的由業(yè)務(wù)部門(mén)立卷。

（6）機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人身兼本機(jī)關(guān)或外機(jī)關(guān)的兩個(gè)或兩個(gè)以上的不同職務(wù)形成的文件，應(yīng)按其不同身份形成的不同業(yè)務(wù)內(nèi)容分機(jī)關(guān)分部門(mén)立卷。如某稅務(wù)局領(lǐng)導(dǎo)人既是黨委書(shū)記、又是局長(zhǎng)，其從事兩個(gè)職務(wù)范圍內(nèi)的工作所形成的文件必須分開(kāi)立卷。

（三）按照問(wèn)題分類

按照問(wèn)題分類，即按照文件內(nèi)容所反映的問(wèn)題來(lái)劃分文件類別，習(xí)慣上也稱“事由分類”。諸如按照是否反映同一事件、同一案件、同一人物或同一業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。

（四）按照保管期限分類

按照保管期限分類，是根據(jù)各類文件客觀存在的保存價(jià)值確定的。國(guó)家檔案局《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》將應(yīng)歸檔文件的保管期限定為三種：

一是永久，即凡是反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件材料皆應(yīng)永久保管。

二是長(zhǎng)期，即反映本機(jī)關(guān)一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的文件材料應(yīng)予以長(zhǎng)期保管，年限一般為16～50年。

三是短期，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)有參考利用價(jià)值的文件材料應(yīng)予短期保管，年限一般為15年以內(nèi)。

三、文書(shū)組卷方法

在文書(shū)分類的基礎(chǔ)上，按照文書(shū)的共同特征和主要聯(lián)系就可以組成一個(gè)個(gè)案卷。文書(shū)組卷應(yīng)把握文書(shū)的共同特征和主要聯(lián)系。

（一）按作者特征組卷

按作者特征組卷，即將同一作者制發(fā)的文件組合成案卷。所謂作者，是指制發(fā)文件的社會(huì)組織及其內(nèi)部機(jī)構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)人。按此特征組卷是較常用的一種組卷方法。

（二）按問(wèn)題特征組卷

按問(wèn)題特征組卷，即將反映同一事件、案件、人物、問(wèn)題、業(yè)務(wù)活動(dòng)和同一工作性質(zhì)的文件集中組卷。這里所指的“問(wèn)題”是文件內(nèi)容所反映的主題，包括事件、案件、人物的處理、具體問(wèn)題的發(fā)生和解決，以及某項(xiàng)業(yè)務(wù)工作活動(dòng)的開(kāi)展等內(nèi)容。按問(wèn)題特征立卷，可以系統(tǒng)地反映出某一問(wèn)題或某一方面工作的具體情況和全貌，便于人們按文件的主題特點(diǎn)進(jìn)行檢索。

（三）按時(shí)間特征組卷

按時(shí)間特征組卷，就是將屬于同一年度或同一時(shí)期的文件組合成案卷。所謂時(shí)間特征，是指文件形成的時(shí)間或文件內(nèi)容所針對(duì)的時(shí)間，即時(shí)間特征包含文件形成時(shí)間、文件內(nèi)容針對(duì)時(shí)間兩種特征。

（四）按名稱特征組卷

按名稱特征組卷，就是將名稱相同或性質(zhì)作用相同、相近的文件集中組卷。文件的名稱，即文種，概括地揭示出文件的性質(zhì)與制發(fā)目的和要求。

使用文件名稱特征時(shí)，要注意避免“名”與“實(shí)”不相符的問(wèn)題，即有的文件雖然名稱相同，但其性質(zhì)本質(zhì)上是不同的。例如，同是“通知”，“任免通知”與“會(huì)議通知”性質(zhì)不同，“任免通知”與“決定”的效用相近，“會(huì)議通知”只是一般事務(wù)性的通知。前者對(duì)發(fā)文和收文單位（或被任免人個(gè)人）來(lái)說(shuō)都應(yīng)永久保存，而后者作短期保存即可。所以，立卷時(shí)不能只根據(jù)文件上標(biāo)明的文件名稱判斷文件的價(jià)值，還應(yīng)注意“一名多用”的現(xiàn)象，具體分析文件的內(nèi)容、性質(zhì)和保存價(jià)值，更準(zhǔn)確地表現(xiàn)出文件之間的類型特征，以滿足人們從文件名稱角度查找利用、文件的需求。

（五）按通訊者特征組卷

按通訊者特征立卷，就是將本機(jī)關(guān)與某一機(jī)關(guān)之間就一定問(wèn)題進(jìn)行工作聯(lián)系而形成的來(lái)往文件集中整理立卷。所謂“通訊者”，是指因處理工作問(wèn)題而產(chǎn)生往復(fù)文件的雙方機(jī)關(guān)。

（六）按地區(qū)特征組卷

按地區(qū)特征組卷，就是將內(nèi)容涉及同一個(gè)地區(qū)的文件組成案卷。地區(qū)特征，又稱地理特征，是指文件內(nèi)容所涉及的地區(qū)，如可以把一個(gè)省、一個(gè)市、一個(gè)縣等的文件立成一卷。這種方法一般多用于上級(jí)機(jī)關(guān)針對(duì)下屬機(jī)關(guān)的來(lái)文、調(diào)查統(tǒng)計(jì)材料和某些專門(mén)文件的立卷。

四、平時(shí)歸卷

公文立卷工作不能等到一年終了再動(dòng)手，而應(yīng)該在工作中，隨時(shí)為立卷做好必要的準(zhǔn)備。這種準(zhǔn)備包括：事先熟悉本單位的立卷類目，堅(jiān)持做好平時(shí)歸卷工作。

（一）立卷類目

立卷類目也稱歸卷類目，是指機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)根據(jù)本單位工作活動(dòng)的規(guī)律，按照立卷的原則要求和方法制訂的歸卷計(jì)劃。

立卷類目可分兩種，一種是綜合立卷類目。它指供機(jī)關(guān)內(nèi)部各個(gè)組織機(jī)構(gòu)共同使用的立卷類目，適用于內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)比較簡(jiǎn)單、形成文件數(shù)量不多的情況。另一種是分編立卷類目。它是指針對(duì)機(jī)關(guān)各個(gè)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)形成文件的不同特點(diǎn)而分別編制的立卷類目，適用于內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)比較多、業(yè)務(wù)比較復(fù)雜，并且采取分散形式進(jìn)行公文立卷工作的情況。

立卷類目的結(jié)構(gòu)主要由類名和條款兩部分組成。

1.類名

類名即類別，是綜合概括歸卷文件材料的類屬名稱。文件材料的類別劃分有兩種方法：一是按工作性質(zhì)分類，如組織類、宣傳類、工交類、城建類、財(cái)貿(mào)類、文教類、綜合類等；二是按組織機(jī)構(gòu)分類，直接用各機(jī)構(gòu)或部門(mén)的名稱作為類名，如紀(jì)律檢查委員會(huì)文件、宣傳部文件、組織部文件等。文件材料較多的大機(jī)關(guān)類名之下，還可分小類。

2.條款

條款即條目，是類名之下按照立卷要求和方法概括出來(lái)的一組文件的總標(biāo)題。一個(gè)條款就是年終形成的一個(gè)案卷，條款名稱就是預(yù)先擬出的案卷標(biāo)題。條款是進(jìn)行文件歸卷工作的依據(jù)，是立卷類目結(jié)構(gòu)中最主要部分。

立卷類目的類別和條款的排列呈表格式，故也叫立卷類目表，它是平時(shí)文件歸卷的“索引表”，指導(dǎo)文件“對(duì)號(hào)入座”。

（二）平時(shí)歸卷工作

平時(shí)歸卷工作，是指機(jī)關(guān)的公文立卷人員根據(jù)已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時(shí)按類目上的有關(guān)條款歸入卷內(nèi)的工作。做好平時(shí)歸卷工作對(duì)立卷工作很有意義，一是便于文書(shū)人員對(duì)辦理完畢的文件材料根據(jù)其來(lái)龍去脈及時(shí)進(jìn)行收集整理，保證其完整、齊全，使管理有條不紊，避免平時(shí)文件分散、零亂、長(zhǎng)期堆積和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生，以充分發(fā)揮文書(shū)部門(mén)立卷的優(yōu)越性；二是便于機(jī)關(guān)、單位的辦文部門(mén)隨時(shí)利用，使承辦人員能夠?qū)⑥k完文件及時(shí)清退給立卷人員，為年終整理歸檔文件材料打下良好的基礎(chǔ)。

文件的平時(shí)歸卷，主要有以下幾方面的工作：

第一，注意做好文件材料的收集工作。機(jī)關(guān)的發(fā)文可以在文件正本發(fā)出時(shí)，同時(shí)將定稿和存本歸入卷夾。機(jī)關(guān)的收文可以在登記或批辦后、分送前，用鉛筆注明應(yīng)歸入的條款號(hào)，然后結(jié)合催辦工作，在文件辦完清退以后按號(hào)歸入卷內(nèi)，并在登記表上注明歸入的條款號(hào)。對(duì)于承辦人退回的文件，還應(yīng)當(dāng)及時(shí)檢查是否齊全、完整，承辦情況是否已經(jīng)注明等。借出與歸還的文件，應(yīng)建立簡(jiǎn)便的登記手續(xù)，歸還的文件也要及時(shí)歸入卷內(nèi)，力求將各種文件收集齊全，不要遺漏。

第二，對(duì)已經(jīng)歸卷的文件材料，要進(jìn)行定期檢查和調(diào)整。如某一條款下積累的文件已經(jīng)很多，預(yù)計(jì)還會(huì)繼續(xù)增加時(shí)，應(yīng)結(jié)合其他特征適當(dāng)分卷，或增加卷夾，原卷夾的編號(hào)加注“之一”字樣，新增加的卷夾在抄錄原卷夾編號(hào)后再注明“之二”、“之三”等。

第三，機(jī)關(guān)事先預(yù)編的立卷類目，不可能完全適合實(shí)際形成的文件，在平時(shí)歸卷的過(guò)程中要注意調(diào)整修改。實(shí)際形成的文件在立卷類目中沒(méi)有相應(yīng)的位置時(shí)，要增補(bǔ)新的條款；個(gè)別條款下確認(rèn)無(wú)文件可歸時(shí)，可予以取消或更換條款的內(nèi)容。

第四，對(duì)于已經(jīng)閉幕的會(huì)議、已經(jīng)辦結(jié)的專案等，不可能再有聯(lián)系密切的文件產(chǎn)生，可以確定組卷的，也可以進(jìn)行平時(shí)立卷，即提前進(jìn)行編目裝訂，以減輕年終集中整理裝訂的工作量。

第五，在實(shí)際工作中，常常有一些文件材料由于各種原因一時(shí)不便歸卷，可單獨(dú)設(shè)立一個(gè)卷夾，注明“待歸文件”，用來(lái)暫存這些文件，待有了明確的辦法以后，再進(jìn)行處理。對(duì)于那些沒(méi)有查考價(jià)值、無(wú)需立卷歸檔的文件，應(yīng)另設(shè)卷夾存放，年終按規(guī)定集中銷毀。

五、組卷工作

組卷工作是指機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)在年終或第二年上半年對(duì)平時(shí)歸卷的文件材料進(jìn)行調(diào)整定卷、對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行排列和編號(hào)以及擬寫(xiě)案卷標(biāo)題等一系列工作。

（一）調(diào)整定卷

調(diào)整定卷是指在平時(shí)歸卷的基礎(chǔ)上，詳細(xì)檢查每類文件的材料，進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，并且最后確定組合案卷的一項(xiàng)工作。調(diào)整定卷的工作是十分必要的，這是因?yàn)楣牧⒕砉ぷ魇前茨甓冗M(jìn)行的，大多數(shù)文件材料，要到年終之后才能整理立卷。調(diào)整定卷時(shí)，應(yīng)當(dāng)注意檢查以下問(wèn)題：

1.卷內(nèi)文件的完整性

立卷人員可根據(jù)收文、收文登記和文件承辦人員所經(jīng)辦的情況進(jìn)行核對(duì)，檢查已經(jīng)歸卷的文件材料是否齊全完整，不全的要查找收全。之外還要檢查卷內(nèi)有沒(méi)有重份文件，有沒(méi)有不屬于立卷歸檔范圍的文件材料，以保證卷內(nèi)文件的質(zhì)量。

2.卷內(nèi)文件的聯(lián)系性

要檢查立卷特征是否合適，卷內(nèi)文件之間的聯(lián)系是否緊密，注意糾正類目條款之間文件歸卷不統(tǒng)一、互相混淆重復(fù)，以及拆散文件聯(lián)系的錯(cuò)誤。

（二）具體組卷

具體組卷工作包括卷內(nèi)文件的整理、填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄、填寫(xiě)卷內(nèi)備考表、填寫(xiě)案卷封面和裝訂案卷。

1.排列卷內(nèi)文件

按特征組卷后，還需要給卷內(nèi)文件排序，使之前后具有聯(lián)系。通?？砂次臅?shū)的時(shí)序排列。如往來(lái)文書(shū)，自然來(lái)文在前，復(fù)文在后。

2.編頁(yè)（件）號(hào)

卷內(nèi)文件排序后，應(yīng)按排定順序依次編寫(xiě)頁(yè)（或件）號(hào)。頁(yè)號(hào)統(tǒng)一編寫(xiě)在每頁(yè)文件的正面的右上角，凡有圖文的頁(yè)面均需編寫(xiě)頁(yè)號(hào)（空白頁(yè)不編頁(yè)號(hào)）。編寫(xiě)頁(yè)（件）號(hào)時(shí)要避免漏頁(yè)或重頁(yè)。

3.填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄

文件目錄主要包括以下項(xiàng)目：

（1）順序號(hào)，即文件在卷內(nèi)的順序號(hào)。

（2）發(fā)文字號(hào)。

（3）作者。

（4）文件標(biāo)題。

（5）日期，即文件的形成時(shí)間。

（6）頁(yè)號(hào)，指卷內(nèi)文件所在頁(yè)的編號(hào)。

（7）備注，留待對(duì)卷內(nèi)文件變化時(shí)作說(shuō)明用。

4.填寫(xiě)卷內(nèi)備考表

卷內(nèi)備考表置于卷內(nèi)文件之后，用以注明卷內(nèi)文件及其立卷的狀況，以備檔案人員和利用者日后查考。卷內(nèi)備考表包括以下內(nèi)容：

（1）本卷情況說(shuō)明，用以填寫(xiě)卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。

（2）立卷人，立卷者簽名。

（3）檢查人，由案卷質(zhì)量審核者簽名。

（4）立卷時(shí)間。

5.填寫(xiě)案卷封面

案卷封面包括以下項(xiàng)目：?jiǎn)挝幻Q、部門(mén)名稱、文書(shū)類別、案卷標(biāo)題、時(shí)間、保管期限等。

（1）立檔單位名稱，必須使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。

（2）部門(mén)名稱，單位二級(jí)組織機(jī)構(gòu)名稱，如“組織部”、“干部處”等。

（3）文書(shū)類別，如以“問(wèn)題”來(lái)劃分的，就寫(xiě)“問(wèn)題”類名稱：如“信息管理類”、“基礎(chǔ)類”等。

（4）案卷標(biāo)題，標(biāo)題填寫(xiě)在案卷封面的中間位置，一般由立卷人擬制、填寫(xiě)。

（5）時(shí)間，指卷內(nèi)文件的起止年月，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。

（6）保管期限，即立卷時(shí)劃定的案卷的保管期限，一般由立卷人填寫(xiě)。分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。

案卷封面各項(xiàng)目應(yīng)按各項(xiàng)規(guī)范要求寫(xiě)清楚、齊全，各項(xiàng)目應(yīng)使用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整清晰，易于識(shí)讀，便于查找、利用文件，亦可利用計(jì)算機(jī)排版、打印和輸出。

6.案卷標(biāo)題的寫(xiě)作

（1）案卷標(biāo)題的結(jié)構(gòu)

案卷標(biāo)題用以概括揭示卷內(nèi)文件的主要內(nèi)容與成分，是檢索文件的重要標(biāo)記，也是案卷編目和編制各種檢索工具的重要依據(jù)。案卷標(biāo)題的基本結(jié)構(gòu)是：

作者（責(zé)任者）—內(nèi)容（問(wèn)題）—名稱（文種）

當(dāng)文件內(nèi)容涉及一定地區(qū)、特定的時(shí)間或一通訊者等立卷特征時(shí)也應(yīng)予以標(biāo)出，形成如下格式：

（地區(qū)）作者（或通訊者）—（時(shí)間）（地區(qū)）內(nèi)容—名稱

（2）案卷標(biāo)題的表達(dá)要求

①作者。必須用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。

②內(nèi)容，即事由。要全面概括卷內(nèi)文件內(nèi)容，做到確切、具體、簡(jiǎn)潔。

③名稱，即文種。如：“……關(guān)于抗洪救災(zāi)工作的命令、（或決定、通知）”。有些案卷題名的名稱部分可以按規(guī)定使用“文件”、“材料”、“來(lái)往文書(shū)”、“案卷”等專用術(shù)語(yǔ)表達(dá)。

文件專指會(huì)議活動(dòng)中形成的一系列文件。由于會(huì)議形成的文件名稱較多，無(wú)法一一標(biāo)示，可用“文件”概括。

材料指正式文件以外的輔助材料，主要是形成某一正式文件時(shí)的原始性、參考性材料。

來(lái)往文書(shū)只適用于機(jī)關(guān)之間商洽某項(xiàng)工作形成的問(wèn)文和復(fù)文，這類案卷通常皆按通訊者特征立卷。

案卷只適用于圍繞某一案件、事件或?qū)δ橙说哪撤矫鎲?wèn)題的調(diào)查處理形成的文件材料。這些材料前后相承，緊密相關(guān)，構(gòu)成了一個(gè)不可分割的整體，不需要一一標(biāo)出文件的名稱，而用“案卷”來(lái)概稱。上述各專用名稱只限用于特定的范圍，不屬于此列者不得濫用。

7.裝訂案卷

裝訂案卷是為了避免卷內(nèi)文件散失和被損壞，對(duì)文件起到固定和保護(hù)作用。文件裝訂有按卷裝訂的，也有按件裝訂的，同一機(jī)關(guān)內(nèi)應(yīng)規(guī)定文件裝訂的形式。

第五節(jié)　歸檔、清退和銷毀

一、歸檔的概念

歸檔指將組成的案卷定期向機(jī)關(guān)檔案移交的活動(dòng)。

二、歸檔制度

歸檔制度的主要內(nèi)容包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求。

1.歸檔范圍

歸檔范圍指需要轉(zhuǎn)化為檔案的文件范圍，即能夠轉(zhuǎn)化為檔案、作為長(zhǎng)期和永久保存的文件范圍。

2.歸檔時(shí)間

歸檔時(shí)間指文書(shū)處理部門(mén)向檔案部門(mén)移交應(yīng)歸檔案卷的時(shí)間。根據(jù)《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》的規(guī)定，文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)一般應(yīng)在次年6月底以前向檔案部門(mén)移交案卷。一些專門(mén)文件或個(gè)別業(yè)務(wù)單位、駐地分散的單位可另行規(guī)定切合實(shí)際的歸檔時(shí)間。

3.歸檔要求

根據(jù)國(guó)家檔案法的有關(guān)規(guī)定，文書(shū)處理部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)向檔案部門(mén)移交案卷時(shí)必須遵循如下規(guī)定：

（1）歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整。

（2）文件和電報(bào)按其內(nèi)容的聯(lián)系，應(yīng)合并整理、立卷。

（3）必須保持歸檔的文件材料之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，以便于保管利用。

三、歸檔應(yīng)注意的問(wèn)題

1.文件材料要經(jīng)過(guò)系統(tǒng)化的科學(xué)整理

凡歸檔文件必須收集齊全完整，分類準(zhǔn)確，排列系統(tǒng)，并根據(jù)作者、問(wèn)題、時(shí)間、名稱等文件特征，按照文件之間的歷史聯(lián)系進(jìn)行立卷。立卷過(guò)程中要區(qū)分文件的不同價(jià)值，把具有不同保存價(jià)值的文件分開(kāi)立卷；黨委與行政文件應(yīng)單獨(dú)分開(kāi)立卷；秘密文件與普通文件在不破壞其固有聯(lián)系的基礎(chǔ)上要分開(kāi)立卷；立成的案卷要正確反映本機(jī)關(guān)主要工作情況，便于保管和利用。一般來(lái)說(shuō)檔案部門(mén)不接收未經(jīng)整理的零散文件。

2.立成的案卷必須加工編目

卷內(nèi)文件應(yīng)規(guī)范地填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄和備考表；案卷裝訂應(yīng)整齊、美觀；案卷封面各項(xiàng)目的填寫(xiě)要規(guī)范、清楚，特別是案卷題名要簡(jiǎn)明確切地反映出卷內(nèi)文件的作者、內(nèi)容和名稱；根據(jù)保管期限表準(zhǔn)確注明案卷的保管期限。

3.歸檔案卷應(yīng)編制完整的移交目錄

有的單位還要求在移交目錄編好后編制案卷情況說(shuō)明，即將當(dāng)年收集和整理文件的情況及本單位的主要工作、機(jī)構(gòu)、人員變動(dòng)情況作簡(jiǎn)要說(shuō)明，從而為以后做好檔案工作提供依據(jù)和基礎(chǔ)。

四、清退和銷毀

清退和銷毀是對(duì)不需要立卷歸檔的文書(shū)進(jìn)行處理的方式。

（一）清退

清退，指根據(jù)有關(guān)規(guī)定和要求，將部分辦畢文書(shū)經(jīng)過(guò)清理，定期或不定期地退還原發(fā)文機(jī)關(guān)或由其指定的專門(mén)部門(mén)的活動(dòng)。清退工作的意義在于防止公務(wù)文書(shū)丟失，確保黨和國(guó)家秘密的安全；防止無(wú)用信息的擴(kuò)散，避免在工作中造成被動(dòng)局面和不良影響；通過(guò)對(duì)文書(shū)清退分流，提高其運(yùn)轉(zhuǎn)速度。文書(shū)清退的范圍有：

（1）上級(jí)組織下發(fā)的絕密文件（下級(jí)組織報(bào)送的絕密文件一般不予退還，由上級(jí)組織清理銷毀或暫存?zhèn)洳椋?/p>

（2）在公文草擬、審批過(guò)程中形成的，僅供在一定時(shí)間、一定范圍、一定級(jí)別的單位內(nèi)使用并要求予以退還的未定稿、討論稿、送審稿或征求意見(jiàn)稿。

（3）未經(jīng)本人審閱的領(lǐng)導(dǎo)人的內(nèi)部講稿。

（4）有重大錯(cuò)誤的文書(shū)。

（5）上級(jí)組織或本單位制發(fā)的供內(nèi)部傳閱并要求退還的文書(shū)資料，如重要情況通報(bào)、有關(guān)統(tǒng)計(jì)資料、重要簡(jiǎn)報(bào)和信息等。

（6）規(guī)定回收的會(huì)議文件。

（7）其他由發(fā)文機(jī)關(guān)明文規(guī)定限期清退的公文。

（二）銷毀

銷毀，指按照有關(guān)規(guī)定，對(duì)失去留存價(jià)值或留存條件的公文作銷毀處置的活動(dòng)。銷毀工作的意義在于防止失密，避免過(guò)時(shí)無(wú)用信息的干擾，減少文書(shū)管理活動(dòng)的工作量，提高工作效率。

1.銷毀范圍

公文銷毀范圍包括所有辦理完畢、業(yè)經(jīng)清理鑒定確認(rèn)不具備留存價(jià)值或留存條件的文件材料。如重份文件以及在特殊情況下銷毀就會(huì)造成失密、泄密的文件、資料和內(nèi)刊等。各有關(guān)部門(mén)均有具體規(guī)定。

2.銷毀方式

應(yīng)根據(jù)待銷文件的數(shù)量及機(jī)關(guān)工作條件，分別采用焚燒、粉碎、送指定造紙廠化成紙漿等方式。

公文的銷毀按照有關(guān)規(guī)定，要在專人監(jiān)督下進(jìn)行。