第二節(jié)　公務(wù)文書寫作思維步驟

1.公務(wù)文書寫作思維特征

公務(wù)文書寫作是為國家統(tǒng)一管理服務(wù)的，是代表國家的意志和權(quán)力的，所以，就決定了與其他文書的寫作具有不同的特點(diǎn)。

第一，公務(wù)文書寫作具有鮮明的政治性。公務(wù)文書產(chǎn)生于階級、國家出現(xiàn)之后，其基本內(nèi)容是國家政權(quán)機(jī)關(guān)的指揮意志、行動意圖、公務(wù)往來的系統(tǒng)記錄，直接反映國家政權(quán)的政治意向和根本利益。所以，公務(wù)文書的政治性是非常明顯的。今天，我們國家各個機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位的公文，與黨和國家的政治事務(wù)和人們的社會生活密切相關(guān)，它是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針、政策、法令、法律，推進(jìn)現(xiàn)代化建設(shè)的重要武器。

第二，公務(wù)文書寫作具有法定的作者。這是指公務(wù)文書必須有法定的作者，即依法成立并能以自己的名義行使權(quán)利和承擔(dān)義務(wù)的組織。黨政機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位等，都是依據(jù)法律、條例、章程、決定、決議等建立和合法存在的，它們都是法定的作者。公文就是這些法定的作者根據(jù)自己的職能和權(quán)限制發(fā)的。

公文主要以機(jī)關(guān)或機(jī)關(guān)某一部門的名義發(fā)布，有時也以機(jī)關(guān)首長和國家領(lǐng)導(dǎo)人的名義發(fā)布。如1980年9月10日第五屆全國人民代表大會第三次會議通過的修改后的《婚姻法》，就是以全國人大常委會委員長葉劍英的名義發(fā)布的。有的是機(jī)關(guān)首長對所屬工作人員的任免令或任免通知等。以領(lǐng)導(dǎo)人名義作為公文的作者，并非以私人身份出現(xiàn)，而是以他所在機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人、負(fù)責(zé)人的身份發(fā)布的，是領(lǐng)導(dǎo)人、負(fù)責(zé)人行使自己職權(quán)的一種表現(xiàn)。而領(lǐng)導(dǎo)人、負(fù)責(zé)人的職務(wù)，又是經(jīng)過委任或選舉程序，報(bào)請上級機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的，因此，他們也是公文的法定的作者。

第三，公務(wù)文書寫作有法定的權(quán)威和特定的格式。作為機(jī)關(guān)的喉舌，公文可以代表機(jī)關(guān)發(fā)言，代表制發(fā)機(jī)關(guān)的法定權(quán)威。例如，中共中央文件代表了黨中央的意見，經(jīng)過第五屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第二十二次會議通過，由人大常委會委員長葉劍英發(fā)布的《中華人民共和國民事訴訟法（試行）》，是加強(qiáng)法制的法律依據(jù)，具有法律權(quán)威。再如，國家行政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)布的文件，代表了人民政府的職權(quán)和意圖，具有行政領(lǐng)導(dǎo)和行政指揮的權(quán)威。

正因?yàn)楣拇砹酥瓢l(fā)機(jī)關(guān)的法定權(quán)威，所以制發(fā)公文是一件非常嚴(yán)肅的工作。為了維護(hù)公文的權(quán)威性和嚴(yán)肅性，黨和國家規(guī)定了統(tǒng)一的公文格式，任何機(jī)關(guān)不得另搞一套，自行其是。

第四，公務(wù)文書寫作具有現(xiàn)實(shí)的效用。由于公文是在現(xiàn)實(shí)工作中形成和使用的，為推動現(xiàn)實(shí)工作而服務(wù)，因此，它的作用有時間的限制。這項(xiàng)工作一旦完成，由這項(xiàng)工作所形成并使用的公文的作用也隨之結(jié)束。只是各件公文的壽命不等，有的時效長些，如法律性公文；有的時效短些，如某件具體事情的通知，在事情辦過之后，公文的效用也就結(jié)束了。但是，這些公文既然已經(jīng)發(fā)生過效用，在它失效后也就依然具有查考的價(jià)值，因此，它又需要立卷歸檔保存，轉(zhuǎn)化成為機(jī)關(guān)檔案。

2.公務(wù)文書寫作思維步驟

2.1.換位思維，確定發(fā)文的出發(fā)點(diǎn)和發(fā)文關(guān)系

公文寫作是將各級機(jī)關(guān)在按照黨和國家的統(tǒng)一意志進(jìn)行活動的過程中需要交流的精神意圖、情況、要求記錄下來，傳達(dá)開去，以溝通上下左右之間的聯(lián)系。例如，中央黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)在制定與發(fā)布各項(xiàng)方針、政策、法令時，就常利用公文傳達(dá)到全國各個地區(qū)、各個機(jī)關(guān)、各級干部和廣大人民群眾中間去，組織與動員廣大干部和群眾貫徹執(zhí)行。再如，下級機(jī)關(guān)經(jīng)常以請示、報(bào)告、總結(jié)等，把工作中的情況和問題反映給上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)。這對于上級機(jī)關(guān)了解下情，行使權(quán)力，推動工作，是一種必不可少的手段。所以，從事公文寫作，首先就是要把個體思維轉(zhuǎn)換為社會思維，確定發(fā)文機(jī)關(guān)的立足點(diǎn)和出發(fā)點(diǎn)，就是要明確發(fā)文權(quán)限。屬于全面的、重要的、方針政策性的問題，以領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的名義行文。屬于在既定方針政策范圍內(nèi)的日常業(yè)務(wù)工作問題，應(yīng)以有關(guān)業(yè)務(wù)部門的名義直接行文。公文內(nèi)容要符合制發(fā)機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍，否則就無權(quán)威性和約束力。應(yīng)由中央決定的問題，地方行文無效，應(yīng)由其他部門決定的問題，本部門行文無效。公文力求精簡，可發(fā)可不發(fā)的不發(fā)，通過面談、電話協(xié)商解決的問題，就不要行文，以減少程序，提高效率。

確定發(fā)文的關(guān)系，指的是發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間的關(guān)系。這也是在擬寫公文時所必須注意的。下級機(jī)關(guān)一般應(yīng)按照直接的隸屬關(guān)系而不要越級行文，以免打亂正常的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。如遇特殊情況或緊急事宜必須越級行文時，應(yīng)當(dāng)抄報(bào)所越過的機(jī)關(guān)。上級機(jī)關(guān)如有必要越級向下行文對，應(yīng)當(dāng)同時抄送受文機(jī)關(guān)的直接上級機(jī)關(guān)。擬制涉及幾個部門職權(quán)的公文，主辦機(jī)關(guān)要主動與有關(guān)部門會商，取得一致意見后聯(lián)合行文。聯(lián)合行文的機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)是同級機(jī)關(guān)。

要分清主送機(jī)關(guān)與抄送機(jī)關(guān)。向上級機(jī)關(guān)的請示，不要同時抄送下級機(jī)關(guān)。向下級機(jī)關(guān)的重要行文，可以抄送直接上級機(jī)關(guān)。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向上級機(jī)關(guān)的請示，應(yīng)當(dāng)根據(jù)內(nèi)容寫明主送機(jī)關(guān)和抄報(bào)機(jī)關(guān)，由主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)所請示的問題，上級機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位行文時，應(yīng)當(dāng)抄送另一個上級機(jī)關(guān)。

2.2.第二步繼發(fā)思維——明確發(fā)文緣由和主要任務(wù)、內(nèi)容

公務(wù)文書寫作需要明確發(fā)文緣由，實(shí)際上就是要了解公文寫作背景，也就是在什么背景下寫作公文。許多公文在傳達(dá)貫徹黨的方針政策和布置工作時，一般都要闡明其指導(dǎo)思想，講清道理，提出要求。它既是推動工作的工具，也是向干部群眾進(jìn)行宣傳教育，使他們提高認(rèn)識，統(tǒng)一思想的武器，如1982年10月20日黨中央、國務(wù)院《關(guān)于制止亂砍濫伐森林的緊急指示》，就是通過介紹各地存在的亂砍濫伐森林的情況，說明它的嚴(yán)重危害性和必須堅(jiān)決予以制止的重要性，這也就對廣大干部和群眾進(jìn)行了宣傳教育。從這里，我們可以看出，公文寫作緣由有兩個方面：指導(dǎo)思想和實(shí)際情況。不論哪一種類的公文，其緣由首先就是黨和國家的方針、政策、法律、法令和上級機(jī)關(guān)的有關(guān)規(guī)定。黨和國家的方針、政策、法律、法令，體現(xiàn)了全國人民的根本利益，各級機(jī)關(guān)必須遵照執(zhí)行。這是我們的事業(yè)不斷發(fā)展壯大的根本保證。各級機(jī)關(guān)制發(fā)的公文，從根本上說，都是為了更好地貫徹執(zhí)行黨和國家的方針、政策、法律、法令和上級的有關(guān)規(guī)定。下級機(jī)關(guān)的公文的權(quán)威性和約束力也在這里。從橫向上說，一份公文往往涉及許多方面，受著多方面方針、政策的約束，因此必須注意與各方面的政策相一致，防止互相牴牾。這就要求公文的起草人必須認(rèn)真學(xué)習(xí)政治理論，學(xué)習(xí)研究黨和國家的方針、政策、法律、法令，不斷提高理論水平和政策水平，以馬克思主義的立場、觀點(diǎn)和方法分析問題、解決問題。其次，公文寫作緣由就是客觀實(shí)際，符合工作規(guī)律。公文是用來辦事的文章，是據(jù)以解決問題的文章，必須實(shí)實(shí)在在。事實(shí)要真實(shí)可靠，數(shù)據(jù)要確實(shí)無誤，結(jié)論要符合實(shí)際，辦法要切實(shí)可行。公文的內(nèi)容必須從實(shí)際出發(fā)，符合客觀實(shí)際，符合工作規(guī)律。因此，公文起草人不能閉門造車，生逼硬擠，必須深入實(shí)際，調(diào)查研究，切實(shí)掌握新情況，分析研究新問題，同時，要精通本行業(yè)務(wù)，學(xué)習(xí)有關(guān)知識，避免擬寫公文時說“外行”話，抓不到點(diǎn)子上，說不到要害處。只有內(nèi)行，才能真正運(yùn)用唯物辯證法觀察問題，有針對性地提出解決問題、指導(dǎo)工作的意見和措施，實(shí)事求是地答復(fù)和處理問題，踏踏實(shí)實(shí)地推動工作。

公文的任務(wù)和內(nèi)容根據(jù)機(jī)關(guān)和單位需要解決的實(shí)際情況來決定，寫作者需要在交擬過程中，向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)問清事由和任務(wù)，根據(jù)掌握的大政方針政策決定公文寫作的內(nèi)容。上級機(jī)關(guān)的公文，對下級機(jī)關(guān)具有領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用，下級機(jī)關(guān)根據(jù)上級機(jī)關(guān)的公文所制定和傳達(dá)的方針政策、工作任務(wù)和部署開展工作，上級機(jī)關(guān)根據(jù)下級機(jī)關(guān)的公文掌握情況，解決問題，指導(dǎo)工作，平行機(jī)關(guān)和不相隸屬的機(jī)關(guān)之間，也可根據(jù)往來的公文知照情況，洽商工作。離開了公文的依據(jù)和憑證作用，各級機(jī)關(guān)將無所遵循，難以開展正常而有秩序的工作。

在機(jī)關(guān)公文中，有相當(dāng)一部分內(nèi)容，是用以制定和發(fā)布各種法規(guī)和政令的，如刑法、刑事訴訟法、婚姻法、逮捕拘留條例等等。這些公務(wù)文書本身就具有法律效力，一經(jīng)發(fā)布，就必須積極執(zhí)行，任何人都不得違反，這就成為人們在某一方面的行為規(guī)范。

一份公文的內(nèi)容清楚明了，文字簡練確切，解決問題的措施得力，就能促進(jìn)黨和國家各項(xiàng)方針、政策的貫徹執(zhí)行，推動各項(xiàng)工作的開展。反之，一份公文思路不清、冗長雜亂、前后矛盾、不切實(shí)際，必然使人費(fèi)解或發(fā)生誤解，以致失時誤事，影響工作，甚至造成嚴(yán)重?fù)p失。

黨和國家極為重視公文的撰寫工作。毛澤東、周恩來等老一輩革命家，在日理萬機(jī)的繁忙工作中，經(jīng)常親自起草和修改公文，從內(nèi)容到文字、標(biāo)點(diǎn)，總是一絲不茍，并曾多次作過指示，極力倡導(dǎo)新的文風(fēng)。我們應(yīng)該以老一輩革命家為榜樣，發(fā)揚(yáng)良好的文風(fēng)，努力提高公文質(zhì)量，使它成為黨和國家機(jī)關(guān)組織、領(lǐng)導(dǎo)人民群眾同心協(xié)力建設(shè)兩個文明的一種有力工具。

2.3.第三步完形思維——按照不同公文文種格式和體式完形處理材料

不同種類的公文，有不同的具體要求和寫作方法，也有不同的格式和體式，這就要求寫作者在組織公文材料的時候，按照不同格式和體式安排結(jié)構(gòu)。機(jī)關(guān)行政公文格式是由國家以法律的形式固定下來的，這就要求寫作者必須完全按照規(guī)范的格式進(jìn)行寫作。

公文格式是指一份完整的公文一般應(yīng)當(dāng)具備的項(xiàng)目、各項(xiàng)目的標(biāo)識規(guī)則和用紙、排版等的要求。

為了保證公文的完整性、權(quán)威性和規(guī)范化，并便于撰寫、辦理和存檔備查，《公文處理辦法》對公文格式做了明文規(guī)定。根據(jù)這一辦法，國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布了《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》，注明此格式“其他機(jī)關(guān)公文可參照執(zhí)行”。公文的構(gòu)成項(xiàng)目很多，公文的用紙尺寸和排版形式等也有嚴(yán)格規(guī)定。為了便于了解和掌握，下面分成三部分加以說明。

第一部分：文頭部分

文頭部分，位于公文首頁上方，約占首頁的1／3，由發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度等項(xiàng)組成。其下方加一紅色分線（與版心等寬），作為該部分與下面主體部分的界線。

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（全稱或規(guī)范化簡稱）后加“文件”組成。如“國務(wù)院文件”、“國家安全部文件”。對一些特定的公文可只標(biāo)識發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。

聯(lián)合行文時應(yīng)把主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前；“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為25mm，上報(bào)的公文則擴(kuò)大為80 mm（供上級機(jī)關(guān)批示用）。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字，字號自行酌定，用紅色標(biāo)識。

發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年份和發(fā)文順序號組成。如“陜政辦發(fā)（2006）9號”，其中的“陜政辦”是陜西省人民政府辦公廳的代字，“（2006）”是發(fā)文年度，“9號”是發(fā)文順序號。發(fā)文機(jī)關(guān)代字與發(fā)文年度之間一般加“發(fā)”字，也有的加“字”字，還有的省略此字。議案、批復(fù)和函，一般在發(fā)文機(jī)關(guān)代字之后加“函”字，如國務(wù)院這三種公文的發(fā)文字號便寫作“國函（19××）×號”。聯(lián)合行文，只標(biāo)識主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。

年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。年份應(yīng)寫全，用六角括號“〔　〕”括入（不用圓括號）；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

發(fā)文字號位于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識下，兩者之間空2行，用3號仿宋體字，居中排布。

在報(bào)刊上發(fā)表或翻印公文時省去文頭部分，因而把發(fā)文字號移到公文標(biāo)題之下居中或偏右。

上報(bào)的公文，應(yīng)當(dāng)標(biāo)明簽發(fā)人姓名，即在發(fā)文字號右側(cè)標(biāo)識“簽發(fā)人：×××”。這時發(fā)文字號應(yīng)居左空1字，簽發(fā)人居右空1字。

如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名排列在上，最后一個簽發(fā)人姓名與發(fā)文字號處在同一行。簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。所有的公文都需要由本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。重要的或涉及面廣的，必須由正職或者主持日常工作的副職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)；經(jīng)授權(quán)了的公文可由秘書長或辦公廳（室）主任簽發(fā)。但領(lǐng)導(dǎo)人是在發(fā)文稿紙的“簽發(fā)”欄內(nèi)簽署意見，并寫上姓名和審批時間，只有上報(bào)公文才在正式行文上標(biāo)識簽發(fā)人。

同一公文稿印制若干份時每份公文的順序編號叫份數(shù)序號。需標(biāo)識份數(shù)序號，用阿拉伯?dāng)?shù)字頂格標(biāo)識于版心左上角第一行。份數(shù)序號一般應(yīng)根據(jù)該公文印刷的份數(shù)來決定編幾位，但至少不應(yīng)少于兩位，如“1”，應(yīng)編為“01”?！豆奶幚磙k法》規(guī)定帶有密級的公文應(yīng)編制份數(shù)序號。不加密級的公文是否編份數(shù)序號，由發(fā)文機(jī)關(guān)自行掌握。

如需標(biāo)識秘密等級，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第一行，兩字之間空一字；如需同時標(biāo)識密級和保密期限，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第一行，兩者之間用“★”隔開，這時密級兩字間則不空一字。密級的確定應(yīng)按國家有關(guān)規(guī)定如《國家秘密保密期限的規(guī)定》、《文獻(xiàn)保密等級代碼》等執(zhí)行，既要防止因未標(biāo)明密級而失密，又要防止隨意擴(kuò)大密級。

緊急公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明緊急程度，其位置也在版心右上角第一行，用3號黑體字，兩字之間空一字；如需同時標(biāo)識密級與緊急程度，則應(yīng)密級居上，緊急程度居下。確定緊急程度應(yīng)根據(jù)公文送達(dá)和辦理時間的實(shí)際需要，嚴(yán)格掌握，非緊急公文不能填寫這一項(xiàng)目，緊急公文也應(yīng)恰當(dāng)選用緊急程度，防止漏標(biāo)和隨意提高。

第二部分：主體部分

主體部分是每份公文的內(nèi)容部分，由公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文時間、發(fā)文機(jī)關(guān)印章、附注等項(xiàng)組成。

公文標(biāo)題位于紅色分線之下，與線之間空2行，用2號小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。

公文標(biāo)題的寫法與絕大多數(shù)文章標(biāo)題的寫法不同，按規(guī)定一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由（正文的主要內(nèi)容）和文種，用介詞結(jié)構(gòu)“關(guān)于……的”把這三部分連接起來。個別情況下可以省略發(fā)文機(jī)關(guān)名稱或事由，但這二者不能都省略。文種在任何情況下都不能省略。公文標(biāo)題有三種寫法：

三項(xiàng)式標(biāo)題。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。這是公文的常規(guī)標(biāo)題，大部分公文都采用這種標(biāo)題。如《國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)水土保持工作的通知》，其中的“國務(wù)院”是發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（規(guī)范化簡稱），“加強(qiáng)水土保持工作”是事由，“通知”是文種。不加“第”字。

兩項(xiàng)式標(biāo)題有兩種。

一是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和文種組成，省略了常規(guī)標(biāo)題中的事由。如《中華人民共和國國務(wù)院令》、《陜西省人民政府通告》。

在什么情況下可以采用這種省略事由的兩項(xiàng)式標(biāo)題呢？應(yīng)該是在正文極短的情況下。正文只有幾句話或極為簡短的幾條，內(nèi)容一目了然，雖然標(biāo)題中未標(biāo)明事由，仍不影響表達(dá)的開門見山。如果內(nèi)容較長而在標(biāo)題中卻不標(biāo)明事由，則顯然是不妥當(dāng)?shù)摹?/p>

一是由事由和文種組成，省略了發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。如《關(guān)于白條不得報(bào)銷入賬的通知》、《關(guān)于開展青年志愿者活動情況的報(bào)告》。

在什么情況下可以采用這種省略發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的兩項(xiàng)式標(biāo)題呢？有兩種情況：一是內(nèi)容不太重要的事務(wù)性公文，二是各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位的內(nèi)部行文。凡重要公文，為體現(xiàn)鄭重性和權(quán)威性，其標(biāo)題都不應(yīng)省略發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。

公文標(biāo)題寫作的難點(diǎn)在于如何概括好事由。概括事由的方法大多采用動賓結(jié)構(gòu)，如《中共中央宣傳部、新聞出版署關(guān)于禁止“買賣書號”的通知》，其事由中的“禁止”是動詞，“買賣書號”是賓語。概括事由的要求是準(zhǔn)確、簡要，防止題文不符、意思含糊、文字過多。

主送機(jī)關(guān)是發(fā)文機(jī)關(guān)要求對其公文予以受理和答復(fù)的機(jī)關(guān)，其位置如同書信對收信人的稱呼，放在正文上方（標(biāo)題下空1行），用3號仿宋體字頂格排布，回行時仍頂格。

主送機(jī)關(guān)如果只有一兩個，應(yīng)當(dāng)用其全稱或規(guī)范化簡稱。如果主送機(jī)關(guān)有多個，則可用同類型機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱，如國務(wù)院一份公文的主送機(jī)關(guān)便寫作“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務(wù)院各部委、各直屬機(jī)構(gòu)”。

主送機(jī)關(guān)應(yīng)寫機(jī)關(guān)名稱或統(tǒng)稱，而不應(yīng)寫領(lǐng)導(dǎo)者個人。如果是周知性公文，則應(yīng)省略這一項(xiàng)目，而不必寫“全廠職工”、“全校教職工”之類的公眾稱呼。

正文位于主送機(jī)關(guān)下一行，用來表達(dá)公文的具體內(nèi)容。正文每個自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。

如何寫正文，應(yīng)根據(jù)每份公文的實(shí)際需要和慣用體式來確定，有話則長，無話則短，沒有適合一切公文正文的統(tǒng)一模式。

附件說明

有附件的公文，應(yīng)在正文下空一行左空2字用3號仿宋體字標(biāo)識附件的順序和名稱，以提醒閱者注意并使主件和附件連成一體。序號用阿拉伯?dāng)?shù)字，附件名稱不加書名號，其后也不加標(biāo)點(diǎn)符號。寫法如下：

附件：1.××××××××

2.××××××××××

附件置于主件之后，與主件一起裝訂，并在附件左上角第一行頂格標(biāo)識“附件”二字。

應(yīng)當(dāng)說明的是，附件是用來說明正件的材料，處于從屬地位。而發(fā)布令所發(fā)布的行政法規(guī)和規(guī)章，通知所印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件，以及議案之后的方案，都不處于從屬地位，不能視為附件，因此不能在正文之后加附件說明。

成文時間直接關(guān)系到公文的時效，因此應(yīng)完整寫出年、月、日。為了便于蓋章，成文時間的數(shù)字應(yīng)使用漢字；年份中的“零”寫為“○”。

成文時間以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)；會議通過的公文以通過日期為準(zhǔn)。

加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，這是發(fā)文機(jī)關(guān)對公文生效負(fù)責(zé)的憑證，也是公文區(qū)別于其他文章的顯著標(biāo)志。

單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文加蓋印章，應(yīng)上距正文2mm—4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。成文時間右空4字，其上不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。

聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文時間。兩個印章應(yīng)整齊排布，互不相交或相切，相距不超過3mm。

聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機(jī)關(guān)印章在前；每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余1個或2個印章，均居中排布；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時間。

大多數(shù)公文都應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章?！豆奶幚磙k法》規(guī)定：“公文除會議紀(jì)要外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的非法規(guī)性文件，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章。聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。”

《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》對此項(xiàng)目有不同規(guī)定：第一，它除了要求加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章外，還要求有發(fā)文機(jī)關(guān)署名，即把印章蓋在發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的正中位置；第二，它規(guī)定不加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章的公文，除會議紀(jì)要外，還有印制的有特定版頭的普發(fā)性公文。

當(dāng)公文排版后所?？瞻兹莶幌掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。

公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標(biāo)識在成文時間下一行。附注一般是對公文的發(fā)放范圍、使用需注意的事項(xiàng)加以說明，如“此件發(fā)至縣團(tuán)級”、“此件可見報(bào)”等，不是對行文內(nèi)容作出解釋或注釋。對公文的解釋或注釋一般在正文中采取句內(nèi)括號或句外括號的方式解決。

第三部分：版記

公文末頁下方是版記部分，由主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)時間等項(xiàng)組成。

主題詞用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，詞目用3號小標(biāo)宋體字，詞目之間空1字。

主題詞是反映公文內(nèi)容的一組標(biāo)準(zhǔn)化詞語，最少2個，最多7個。主題詞應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容從上級機(jī)關(guān)制發(fā)的公文主題詞表中選擇。標(biāo)引次序應(yīng)按主題詞的含義由大到小、從內(nèi)容到形式。

主題詞是為了適應(yīng)辦公現(xiàn)代化特別是使用計(jì)算機(jī)管理而新增加的一個項(xiàng)目。它可以提高公文檢索的速度，提高辦事效率，為實(shí)現(xiàn)辦公自動化奠定基礎(chǔ)。

抄送機(jī)關(guān)位于主題詞之下，其上下用反線（與版心等寬）與主題詞和印發(fā)機(jī)關(guān)隔開，形成一個欄。

“抄送”左空1字用3號仿宋體字標(biāo)識，后用冒號；抄送機(jī)關(guān)間用頓號或逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機(jī)關(guān)對齊；在最后一個抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號。

抄送機(jī)關(guān)與主送機(jī)關(guān)不同，它不是受理或答復(fù)本公文的機(jī)關(guān)，而只是需要告知公文內(nèi)容的上級、下級和不相隸屬機(jī)關(guān)，簡稱“抄送”。按《公文處理辦法》規(guī)定，向下級機(jī)關(guān)的重要行文應(yīng)同時抄送直接上級機(jī)關(guān)，向上級機(jī)關(guān)的請示不得同時抄送下級機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)是確實(shí)需要了解公文內(nèi)容的機(jī)關(guān)，防止太多太濫，增加不相干機(jī)關(guān)的負(fù)擔(dān)。

位于主體部分正文之上的主送機(jī)關(guān)，如果太多而使公文首頁不能顯示正文時，可移至這里，居于主題詞之下、抄送機(jī)關(guān)之上，形成一個欄，標(biāo)識方法與抄送機(jī)關(guān)相同。

印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時間位于抄送機(jī)關(guān)之下（無抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下），占1行位置，用3號仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字；印發(fā)時間右空1字，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。

印發(fā)機(jī)關(guān)不是發(fā)文機(jī)關(guān)，而是發(fā)文機(jī)關(guān)印制公文的主管部門，一般應(yīng)是該機(jī)關(guān)的辦公廳（室）或文秘部門。如果發(fā)文機(jī)關(guān)沒有專門的辦公廳（室）或文秘部門，也可標(biāo)識發(fā)文機(jī)關(guān)。

印發(fā)時間是為了反映公文的生成時效，它一般略晚于領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的時間，應(yīng)以公文付印的日期為準(zhǔn)。

印發(fā)機(jī)關(guān)的名稱如果字?jǐn)?shù)太多，可以自行簡化，以使它和印發(fā)時間只占1行的位置。印發(fā)時間應(yīng)完整地標(biāo)明年、月、日。這一欄之下也應(yīng)加一反線，與版心等寬。

版記部分置于公文最后一頁（封四），最后一項(xiàng)置于最后一行。

公文寫作思維進(jìn)入完形階段，就是要求嚴(yán)格按照規(guī)定的格式和體式組織材料，內(nèi)容要有主有次，有綱有目，層次分明，中心突出，一目了然。即使是較長的公文，也應(yīng)開門見山。一開頭就要提出要點(diǎn)，用極簡要的文字點(diǎn)出全文的中心，以喚起閱者注意，并有一個總的概念，然后再分段陳述。長文分若干段時，每段也應(yīng)采用這種辦法。公文有幾層意思或幾項(xiàng)要求時，要注意按條理分清層次，以數(shù)目字標(biāo)明段落和項(xiàng)目，使眉目清楚。