1.活動現(xiàn)場布置

從主辦方的角度看，現(xiàn)場布置是指對活動現(xiàn)場環(huán)境進行布置和對活動參與方的有關(guān)工作進行協(xié)調(diào)和管理。根據(jù)國家對活動管理的相關(guān)規(guī)定，利用廣場、街區(qū)等公開舉辦的活動，主辦方需要到工商、公安、城管等職能部門辦理有關(guān)審批手續(xù)，經(jīng)政府主管部門、職能部門審批和備案后，主辦方才能開始現(xiàn)場布置。如果活動場地位于城市的中心地帶，有些城市還需要辦理車輛通行證，以方便企業(yè)運送用品到活動現(xiàn)場布置。

此外，在主席臺、展臺、活動舞臺等現(xiàn)場布置前，主辦方還需要與活動指定承建商和運輸代理進行充分的協(xié)調(diào)和溝通，共同交流對活動現(xiàn)場環(huán)境布置和場地搭建的指導思想、意見和建議，及時解決運輸過程中可能出現(xiàn)的各種問題，避免出現(xiàn)現(xiàn)場布置格調(diào)不統(tǒng)一或用品遲遲不到等現(xiàn)象，保證活動現(xiàn)場、布置現(xiàn)場秩序井然、有條不紊。

活動現(xiàn)場布置正式開始后，主辦方要對現(xiàn)場布置工作進行全方位的協(xié)調(diào)和管理。

（1）展示區(qū)域劃線工作

如果休閑活動現(xiàn)場有指定的展示區(qū)域，必須按照參加展示單位租用的場地面積和位置劃好每一個展示區(qū)域的范圍，確定每一個展示單位的具體位置，方便活動參與方在自己租用的地方搭建展示區(qū)域和展示圖片實物。展示區(qū)域劃線工作涉及每一個活動參與方租用展示區(qū)域的具體位置和面積大小，主辦方要認真仔細、一絲不茍，要按照事先對活動參與方的承諾如實辦理，并采用科學合理的方法（如事先預訂法、先到先得法、分層抽簽法等）對展示區(qū)位進行分配。

（2）活動場地地毯鋪設

在活動現(xiàn)場場地需要鋪設地毯的地方（如嘉賓通道、主席臺、活動舞臺、展示區(qū)過道等）鋪設地毯有助于營造活動氛圍。慶典類活動可以鋪設紅地毯，環(huán)保類活動可以鋪設綠色地毯，藍色、黃色地毯則比較適合于海洋、藍天、正義、尊嚴等活動主題。地毯鋪設一定要緊貼地面、要美觀，不能妨礙行人通行。

（3）活動參與方報到和進場

各活動參與方憑合同及其他有關(guān)證明到活動現(xiàn)場報到，付清各種款項，領(lǐng)取相關(guān)證件，辦理入場手續(xù)。

（4）展示區(qū)域搭建協(xié)調(diào)工作

除了一些特裝展位由活動參與方自己搭建以外，活動主辦方一般還要負責搭建一些標準展位（國際標準展位為3 m×3 m）。不管是標準展位還是特裝展位，主辦方都要監(jiān)督所有的承建商按活動要求搭建。對于搭建中出現(xiàn)的各種問題，展會要及時協(xié)調(diào)處理。

（5）現(xiàn)場施工管理和驗收

活動主辦方要派出專門人員管理各承建商展示區(qū)域的現(xiàn)場施工，如現(xiàn)場用電、用火、噪聲、展示區(qū)域高度控制、電線電纜的安裝和走向、燈光的設計和使用、標準展位的標準配置等，要及時查驗，避免施工現(xiàn)場秩序混亂和出現(xiàn)安全隱患。

（6）海關(guān)現(xiàn)場辦公

重大活動涉及海外參展商的，要請海關(guān)商檢部門等現(xiàn)場辦公，根據(jù)海關(guān)現(xiàn)場監(jiān)管相關(guān)規(guī)定，及時辦理海關(guān)通關(guān)、商檢、回運手續(xù)。

（7）橫幅、楣板制作、安裝和核對

各活動參與方展示區(qū)域的橫幅、楣板上標有活動參與方的單位名稱和展示區(qū)域號，有的還有活動參與方的企業(yè)標志或用品商標。這些內(nèi)容關(guān)系到活動參與方的門面，對活動參與方非常重要，一定不能有絲毫的差錯，主辦方要派出專門人員認真核對。

（8）現(xiàn)場安全保衛(wèi)工作

活動現(xiàn)場布置期間，現(xiàn)場人員眾多，各單位現(xiàn)場布置施工涉及用水用電，有一定的危險性。主辦方要負責本活動的一般安全保衛(wèi)工作，但對活動參與方的用品丟失、損壞和人員意外傷亡等不負責任。

（9）消防和安全檢查

所有的活動現(xiàn)場布置完畢以后，主辦方還要陪同消防和安保部門對所有活動區(qū)域進行一次全面系統(tǒng)的檢查，保證活動現(xiàn)場符合消防和安全要求，徹底清除活動現(xiàn)場可能存在的安全隱患。

（10）現(xiàn)場清潔和現(xiàn)場布置垃圾的處理

活動現(xiàn)場布置往往會產(chǎn)生大量的垃圾，對這些垃圾要及時收集和運出活動場地并進行處理。

上述現(xiàn)場布置工作結(jié)束以后，活動的現(xiàn)場布置已經(jīng)基本就緒，布置好活動的開幕現(xiàn)場、觀眾登記處、相關(guān)活動現(xiàn)場和服務網(wǎng)點以后，主辦方就可以按計劃舉行活動的開幕式并對外宣布活動正式開始。

2.活動期間現(xiàn)場管理

活動開幕以后，活動就進入了活動期間的現(xiàn)場工作階段。這是活動最重要和最關(guān)鍵的階段，活動前期的所有準備工作都是為了使這一個時期的工作能順利進行。主辦方的目標、活動參與方的目標和觀眾的參觀目標主要是在這一階段得到實現(xiàn)。這一階段的工作直接決定活動舉辦成功與否。

活動期間的現(xiàn)場工作是保證活動現(xiàn)場秩序的重要工作，也是主辦方與活動參與方、觀眾和其他有關(guān)各方進行直接溝通和交流的重要時機，主辦方一般都極為重視。活動期間的現(xiàn)場工作主要包括以下幾個方面。

（1）活動參與方現(xiàn)場聯(lián)絡和服務

活動期間，所有的活動參與方都親臨現(xiàn)場，主辦方一般都會抓住這一時機，親自到各活動現(xiàn)場拜訪活動參與方，或者邀請活動參與方座談，與他們聯(lián)絡感情，了解他們的需求，征求他們對活動項目的意見和改進建議，及時為他們提供其需要的各種服務。

（2）觀眾登記和服務

觀眾通過登記進入活動會場以后，活動現(xiàn)場要對觀眾參觀、觀眾信息咨詢、中場休息場地和設施的提供、觀眾與活動參與方業(yè)務洽商等提供快捷便利的服務。

（3）公關(guān)和重要接待活動

活動期間主辦方往往會安排一些重要的公關(guān)活動，如邀請重要領(lǐng)導視察和參觀、接待國內(nèi)外重要參訪團、接受行業(yè)協(xié)會和商會的考察、接受外國駐華機構(gòu)代表的訪問等。這些公關(guān)和接待活動對擴大展會影響、樹立活動良好形象有重要作用。

（4）媒體接待與采訪

活動期間，主辦方還會安排一些媒體對活動或重要嘉賓進行采訪或?qū)ＴL，一些著名的活動媒體還會主動申請采訪、專訪。接待媒體與安排媒體采訪對擴大活動宣傳推廣有重要作用，主辦方要認真對待。另外，主辦方還可以通過新聞中心有意識地對外發(fā)布活動方面的重要新聞和信息，以進一步擴大活動的影響力。

（5）活動期間的設備設施管理

活動組織者一般都會提供展具、器材的租賃服務，比如，提供辦公設備、接待車輛、空調(diào)、現(xiàn)場布置設備的出租服務；在活動期間，向活動參與方提供生活用品、攝像機、電視機、安保設備和保安人員等的出租服務等，或者將出租名錄提供給活動參與方。租用展具、器材要事先申請，提前租定，按需填好租用表交活動組織者或場館方，并按約定的時間將展具、器材送到指定區(qū)域?；顒咏Y(jié)束后活動組織者或場館方會自動搬走展具。

（6）活動現(xiàn)場相關(guān)事務的協(xié)調(diào)管理

對于活動期間舉辦的會議、比賽、表演和其他相關(guān)活動，主辦方要安排專人積極安排和協(xié)調(diào)，做好相關(guān)活動和項目的對接、銜接工作。

（7）現(xiàn)場安全保衛(wèi)工作

活動期間的安全保衛(wèi)工作主要是防止可疑人員進入活動現(xiàn)場，防止用品丟失和被盜，加強消防安全巡視，必要時可以邀請公安、消防干警協(xié)助，及時處理一些安全保衛(wèi)方面的工作。

（8）現(xiàn)場清潔

活動期間一般要負責公共區(qū)域（如通道等）的清潔衛(wèi)生工作，活動期間以及每天活動結(jié)束后要安排專人清潔和打掃這些區(qū)域，各展示區(qū)域的清潔工作由各活動參與方自己負責。

（9）有關(guān)信息的收集整理

活動期間各種信息匯集于現(xiàn)場，主辦方要抓住這一時機收集有關(guān)信息，如對活動參與方和觀眾進行問卷調(diào)查，了解他們對活動各方面的看法和意見等?；顒悠陂g收集的信息是改進活動主辦策略的重要參考資料，主辦方要認真收集、分析和整理。

（10）與場地部門結(jié)算

主辦方要派出專門人員與活動場地場地部門核對活動租用面積、參展類別和各服務收費，準備相關(guān)資料和數(shù)據(jù)，為活動閉幕后與場地部門結(jié)算做準備。

（11）與有關(guān)方面商談下一屆活動的合作與代理事宜

活動期間，活動的各合作單位和代理商一般都會親臨活動現(xiàn)場。主辦方需要與他們商談下一屆活動的合作與代理事項，為下一屆活動招商、招展提前做好準備。

（12）為重要客戶預留或預訂展示區(qū)域或席位

活動期間要體現(xiàn)對重要客戶的關(guān)懷和優(yōu)惠，通過現(xiàn)場洽談，可以為這些重要客戶參展參會預留展示區(qū)域或席位。

3.活動結(jié)束現(xiàn)場管理

（1）活動舞臺、展臺、展架、展板、橫幅、標語等的拆除

活動完畢，各活動參與方要把舞臺、展臺、展架、展板、橫幅、標語等安全拆除，讓活動場地恢復原貌。如果活動參與方使用的是標準展位或者委托施工的特裝展位，拆除工作可由主辦方和承建商負責。活動現(xiàn)場拆除工作比現(xiàn)場布置更為復雜，也更為危險。活動主辦方要監(jiān)督各活動參與方或承建商按規(guī)定的程序進行拆除工作。

（2）活動參與方租用展具器材的退還

活動完畢，各活動參與方臨時租用的展具、器材要及時退還給活動場地服務部門或者各承建商。如果活動參與方在退還展具器材時和活動場地服務部門或承建商之間出現(xiàn)問題（如出現(xiàn)損壞、遺失），活動主辦方相關(guān)人員要從中協(xié)調(diào)，妥善解決。

（3）活動參與方用品的處理和回運

活動結(jié)束后，活動參與方的用品有四種處理辦法：出售、贈送、銷毀和回運。不管是哪一種處理辦法，活動參與方都要提前做好計劃和準備。例如，有些活動不允許現(xiàn)場售賣用品，這時活動參與方就不能在活動結(jié)束后將用品甩賣給觀眾，活動結(jié)束后，活動參與方可以將用品贈送給客戶、當?shù)卮砩袒蚱渌嘘P(guān)人員。如果某些用品不便贈送或者活動參與方不愿出售和贈送，往往就地銷毀。對于一些價值較大又無法現(xiàn)場售出的用品，活動參與方可以將它們運回去。

（4）活動用品運出場館控制

為了保證所有出館人員帶出活動場地的用品不是他人的物品，在活動期間及活動結(jié)束后，要對所有運出場館的用品進行查驗。主辦方可對運出場館的用品實行“出門條”控制。需要運出場館的用品，活動參與方可以向活動主辦方申請“出門條”，主辦方在查驗用品與“出門條”一致時才準許其運出場館。

（5）活動現(xiàn)場的清理

活動結(jié)束時往往會比現(xiàn)場布置時產(chǎn)生更多的垃圾。對于這些垃圾，主辦方或其指定的承建商要及時處理，主辦方不要在活動結(jié)束后在活動場地留下大量的垃圾，也不要弄臟活動現(xiàn)場或損壞有關(guān)設施，如果弄臟或損壞要及時采取補救措施（如西湖國際煙花大會后的綠化補種）。

（6）活動結(jié)束期間的安全保衛(wèi)工作

活動結(jié)束時往往比較雜亂，主辦方千萬不能放松現(xiàn)場的安全和消防保衛(wèi)工作，善始善終，尤其是活動閉幕式后人員的疏散工作，必須事先就準備就緒，這樣才能保證活動結(jié)束后工作有條不紊地進行。