3.如何書寫電子郵件

剛開始負責IQC部門管理時，我發(fā)現(xiàn)進口零件較多，大部分原材料質(zhì)量問題都與國外供應商有關(guān)。在此之前，IQC在檢驗過程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題，主要以郵件形式進行通知，內(nèi)容極其不規(guī)范。此外，因為郵件和報告是用中文書寫的，供應商質(zhì)量管理工程師和制造工程師需要對問題再次進行確認、核實、翻譯后才能與供應商進行問題溝通以確定處置方案。由于信息不完整，又因為13個小時時差的關(guān)系，在溝通確認過程中往往要花費大量的時間，同時檢驗員和工程師要做重復的報告。為了解決這個問題，提高溝通的效率，我決定起草郵件范本，對于單一不良現(xiàn)象和多種不良現(xiàn)象采用不同的郵件格式，同時郵件范本使用中英文兩種語言，鼓勵一線檢驗員用英文書寫郵件和匯總報告。為了防止錯誤，只有下劃線字體部分可以更改，其他內(nèi)容不允許更改。下面就以我們在工作中的一個實際案例來解釋相關(guān)的內(nèi)容。

IQC物料檢驗郵件范本

From：IQC.Shanghai＠Vastrust.com

To：Wang，Derek；Guo，Jason；Chen，Michael；Tai，Wei；Zhang，tao

Cc：生產(chǎn)，ME，計劃，QE，Wu Heng，Ding James（銅生產(chǎn)線：Lee Nick；Fang Chaohuang；Wu Robert；Ma Carl；光生產(chǎn)線：Zheng Qiang；Dai Henry；Sun Lydia；Xing Awen；Zhou King）Subject：Urgent！RTU Module VASTRUST（US）P/N 1072620Plastic IQC Inspection report標題規(guī)則：優(yōu)先級別＋項目或生產(chǎn)線名＋產(chǎn)品名＋供應商名＋料號＋產(chǎn)品類別＋IQC Inspection report

Ⅰ多種不合格現(xiàn)象

Hi all：

IQC檢驗原材料料號：1072620，訂單號：3692175，供應商：VASTRUST（US），此批數(shù)量：7600EA，發(fā)現(xiàn)如下不良現(xiàn)象：

1.模塊縮水，不良率為10/100＝10.0％

2.外觀劃傷，不良率為12/500＝2.4％

具體見附件描述，請盡快回復處理意見，以便完成檢驗及入庫動作。緊急物料，計劃生產(chǎn)日期1/22日。

IQC外倉庫，Xing Tao，電話35730277

謝謝！

Ⅱ單一不合格現(xiàn)象

Hi all：

IQC檢驗原材料料號：1072620，訂單號：3692175，供應商：VASTRUST（US），此批數(shù)量：7600EA，發(fā)現(xiàn)模塊縮水現(xiàn)象，不良率為10/100＝10.0％

具體見附件描述，請盡快回復處理意見，以便完成檢驗及入庫動作。

IQC LPZ廠區(qū)，Tai Wei，電話43201

謝謝！

Ⅲ英文范本

Dear all：

IQC inspect raw material P/N 1072620，PO 3692175，Vendor VASTRUST（US），Lot quantity7600EA，found following defects：

1.Molding shrinkage，defect rate 10/100＝10.0％

2.Scratches，defect rate 12/500＝2.4％

Details refer to attached file，please provide your disposition，plan and action ASAP to complete inspection and warehousing activity.It is urgent part and plan to use on Jan 25^th.

IQC 3^rd part warehouse，Li Bing，Phone 35730277

Thanks a lot

Ⅳ英文范本

Dear all：

IQC inspect raw material P/N 1072620，PO 3692175，Vendor VASTRUST（US），Lot quantity7600EA，found molding shrinkage problem，defect rate 10/100＝10.0％

Details refer to attached file，please provide your disposition，plan and action ASAP to complete inspection and warehousing activity.

IQC LPZ area，F(xiàn)eng Chunhua，Phone 42032

Thanks a lot.

標題

標題是工作郵件的關(guān)鍵部分，它決定著收件人是否有必要打開郵件閱讀正文，或者安排閱讀的優(yōu)先級別，決定事情處理的優(yōu)先順序。一個合格的郵件標題，收件者通過識別必要的、有用的信息，最終只需要和此事密切相關(guān)的兩三個人打開郵件閱讀其內(nèi)容。其他的收件者、與此事不相關(guān)，或者與事件相關(guān)，但對他來說并不是緊急的、重要的事情，完全沒有必要浪費寶貴的時間打開閱讀，而應處理更重要的事情。通常，事情最終的解決只和關(guān)鍵的一兩個人或者兩三個人高度相關(guān)，其他的人都是“必要的、不必要的”信息提供者，“好奇心強的提問者、干擾者”，事情進展的被告知者。沒有幾個重大的事情，像總統(tǒng)選舉一樣，需要“全民表決”的，因此沒有必要讓所有的人，甚至大部分人打開郵件：處理事情就是你的工作職責，除非他已經(jīng)超出你的職責和能力范圍——這樣的情況少之又少。

此外，如果標題命名得當，利用Outlook的搜索功能，在需要查找某些歷史事件時，只需要輸入關(guān)鍵詞就能迅速從標題中找到相關(guān)的郵件，而不是在郵件正文中查找，花費太長的時間。

然而在工作中，人們并非如此。很多人根本沒有這樣的意識，郵件標題不清晰，甚至在不相關(guān)的郵件標題中回復另外的內(nèi)容。大家不得不閱讀每一封郵件，以免錯過相關(guān)內(nèi)容，甚至被指責。這無形地增加了工作量和工作負擔。

Subject：Urgent！RTU Module VASTRUST（US）P/N 1072620Plastic IQC Inspection report

標題規(guī)則：優(yōu)先級別＋項目或生產(chǎn)線名＋產(chǎn)品名＋供應商名＋料號＋產(chǎn)品類別＋IQC Inspection report

以IQC檢驗報告書寫格式為例，此標題包含重要程度、項目或生產(chǎn)線名稱、產(chǎn)品名稱、供應商名稱及料號等。

標題中的重要程度一般標志為緊急、重要或一般，以提醒收件者及相關(guān)負責人事情的嚴重程度和緊急程度，只有重大事情發(fā)生時，才加以標記，如生產(chǎn)線意外停線、承諾客戶的訂單無法生產(chǎn)和出貨等。通常的情況下，此內(nèi)容不用填寫。每一位工程師、經(jīng)理、采購、項目管理者、生產(chǎn)線所關(guān)心和負責的項目和職責不同，事情在每個人已經(jīng)制定的工作計劃中優(yōu)先程度不同，當郵件主題列出關(guān)鍵要素時，閱讀者通過標題就可以判斷是否有必要立即閱讀和處理這件事情。比如，如果我是負責光纖產(chǎn)品的，銅生產(chǎn)線的產(chǎn)品就不需要發(fā)送給我；我是負責UTV項目的，那么LTZ產(chǎn)品的郵件就不需要打開；即使我是負責VASTRUST（US）供應商產(chǎn)品的，但是塑料產(chǎn)品或料號1072620不歸我負責，完全可以不查看相關(guān)內(nèi)容。然而在工作過程中，每天收到大量的郵件，相關(guān)和不相關(guān)的收件人的數(shù)量也相當龐大，如果每個人都要打開不必要的郵件進行閱讀，對于時間和資源的浪費也是非?？捎^的，值得注意和警醒。

收件人

郵件發(fā)送給哪些人，根據(jù)職責、事情的相關(guān)性、事情重要程度的不同，以及公司文化的差異會略有區(qū)別?；镜脑瓌t是，事情的直接負責人放在收件人一欄，發(fā)件人和事情負責人的直接主管、與事件相關(guān)的人員應放在抄送一欄。與發(fā)生事件無關(guān)的人員，如不相關(guān)的生產(chǎn)線人員、采購人員、質(zhì)量、設(shè)備人員或者高層主管，不需要發(fā)送和抄送。沒有必要在郵件中顯示自己的“努力”和“功績”。

正文

正文內(nèi)容是郵件的核心部分，要清晰、簡潔地表達事情的全部。在描述一件事情時，尤其是與質(zhì)量和技術(shù)相關(guān)時，應做到客觀、詳盡、清晰明了。能量化的內(nèi)容盡可能地提供數(shù)據(jù)證明，帶有感情色彩的詞語如“很差”、“比較差”、“不好”或“很好”等詞語最好不用。當然這僅限于問題和事情描述，其他類型的工作郵件不限于此。

此郵件案例中提供了料號、訂單號、供應商、此批次數(shù)量、不良現(xiàn)象及需要處理完成的日期。為了給相關(guān)負責人提供準確的信息以便做出正確的判斷，不良率的格式是，不良數(shù)/抽樣數(shù)＝％（不良率百分比）。其原因在于同樣是50％的不良率，如果抽樣數(shù)是2、20或者2 000，事情的嚴重和緊急的程度會大相徑庭。有些工程師或作業(yè)員沒有養(yǎng)成精確地收集數(shù)據(jù)、使用數(shù)據(jù)的良好習慣，所以給出的數(shù)據(jù)往往不能對事情做出正確的評估和判斷。同理，如果只給出不良率而沒有抽樣的樣本數(shù)和總的批量數(shù)，哪怕是1％的不合格率，有時也不能及時做出正確的判斷。

此外，詳盡的數(shù)據(jù)還能為相關(guān)負責人提供必要的信息，以便安排工作的優(yōu)先順序。例如，一個工程師同時要處理兩件事情，可以根據(jù)不合格率的情況以及是否有停線的危險，合理安排事情的優(yōu)先級別。

通常情況下，郵件的文字表述已足以清晰地表達內(nèi)容，但是在描述質(zhì)量或技術(shù)問題時，均會附上相關(guān)圖片加以說明。如果是實驗室、IQC或IPQC等發(fā)出的郵件，需附上相關(guān)的檢驗報告及測試報告加以闡明。

落款

我們經(jīng)常遇到類似的情況，特別是和新的項目、新的團隊、新的供應商打交道時：當事情發(fā)生后需要和當事人確認時，卻怎么也找不到此人的電話等聯(lián)系方式，甚至不知道此人是屬于哪個部門，無法有效地進行預判和溝通。

郵件的落款部分通常要簡要留下發(fā)件人的姓名、電話和職位，以便需要對此事確認的相關(guān)人員能夠及時、有效地進行溝通。在本案例中，因為IQC部門所發(fā)出的報告，都是通知公司內(nèi)部人員進行處理，所以落款只留下發(fā)件者的姓名和電話。

此案例效果說明

部門檢驗員都不約而同地選擇了英文郵件范本，同時附上英文范本的檢驗報告（見下文事例V檢驗報告范本）。同樣，檢驗報告范本中只有不良現(xiàn)象和相關(guān)數(shù)量是可以改動的，其他內(nèi)容無需改動。雖然大部分基層員工甚至是所有的基層員工，并不能完全理解和使用英文，查詢字典對不良現(xiàn)象的簡單翻譯、使用工程師已經(jīng)統(tǒng)計的相關(guān)專業(yè)術(shù)語以及提供相關(guān)圖片加強理解，參照檢驗報告英文范本，最基層的、一線的檢驗員的報告和郵件，完全可以直接轉(zhuǎn)發(fā)給國外廠商，閱讀者完全能理解報告中的內(nèi)容。在規(guī)范部門報告的同時，也省去了工程師二次翻譯及確認問題的工作量，提升了工作效率和溝通的效果?；鶎訖z驗員也體驗到了前所未有的成就感、自豪感：我也可以像工程師一樣看懂英文，寫英文的郵件和報告了。

V檢驗報告范本

IQC Material Inspection Report—Problem Feedback＊

IQC物料檢驗問題反饋報告

Report No：2009070201-4321202301

Inspection date：July2 2009　Inspector：Yu tao　Report By：Yu tao

1.Purpose

IQC inspectors shall record and give feedback to engineers timely if found any nonconformity during inspection according to WI.Responsible engineers or duty person shall study and give disposition，action and conclusion to IQC base on technical analysis.

2.Report Number Rule：Inspection date＋sequence number＋P/N

3.Details

Project Affected：RET，WRU

4.Photos Attached/Demonstration：

＊此報告范本隨機選于IQC檢驗報告中的一份，有些內(nèi)容翻譯不是十分準確。

簡潔明了的郵件

郵件的正文，根據(jù)其所表述的內(nèi)容不同略有不同。關(guān)于質(zhì)量、工程技術(shù)等問題的郵件應盡量簡潔明了，盡可能地使用量化的數(shù)據(jù)、圖表、圖片表達相關(guān)內(nèi)容。圖形和圖表所概述、表達的內(nèi)容和效果遠遠超過文字描述。對于內(nèi)容很長而又沒有條理的郵件，工作中常常沒有人會仔細閱讀全部內(nèi)容，或者將優(yōu)先級別置于最后，給他人和自己都帶來不必要的困擾和麻煩。對于商務郵件，在此不作評論。

下面的兩封郵件，是供應商或其他部門發(fā)送于我，需要與國外工廠端或技術(shù)部門確認。原始郵件內(nèi)容很長，事件背景看似十分復雜，閱讀之后，將其轉(zhuǎn)化為圖表格式，內(nèi)容十分簡潔，一目了然。

郵件Ⅰ

From：‘wang.lifeng＠vastrust.com’Sent：Friday，September 11，2009 14：52

To：‘Joy.neplason＠fte.com’；‘Erick.thmposen＠fte.com’；‘david.thmobald＠fte.com’

Cc：‘Olga.rasool＠Firtec.com’；‘rizwanan.mendozu＠Firtec.com’；‘letasu.matthew＠Firtec.com’；‘henandez.lenota＠vastrust.com’；‘sinchair.matthew＠vastrust.com’；‘brett.ricks＠vastrust.com’；‘connor.barry＠vastrust.com’；

Subject：Re：Supplier FTE project UGT plastic parts pending action

Joy，Erick，

FIRTEC reflected tow component issues and pending FTE action，it already impacted customer shipment order，please take it as top priority and speed up the action plan.

I set up a conference meeting tonight（Beijing time 21∶00）in separate mail to discuss it since FTE team were already aware of these issues.

Thanks

郵件Ⅱ

From：‘wang.lifeng＠vastrust.com’Sent：Friday，November 13，2009 15：12

To：‘karyrelly.linda＠vastrust.com’；‘maria.teamguene＠vastrust.com’

Cc：‘Olga.rasool＠Firtec.com’；‘rizwanan.mendozu＠Firtec.com’；‘letasu.matthew＠Firtec.com’；‘henandez.lenota＠vastrust.com’；‘sinchair.matthew＠vastrust.com’；‘brett.ricks＠vastrust.com’；‘connor.barry＠vastrust.com’；

Subject：Re：Raw material issue status update in Q4

Hi Kary，Maria，

Update material issues status in Q4under my responsibility as request，if any question please let me know.

Thanks