對于郵件的簽名檔我們可以進(jìn)行以上的觀察分析鍛煉。而對于職場中的人來說，要寫好一封電子郵件需要掌握很多知識，注意相關(guān)細(xì)節(jié)才可以。所以我們還需要掌握關(guān)于電子郵件的更為全面的知識。

能否發(fā)送一封格式正確的電子郵件，對于一個職場人來說十分重要，因為很多細(xì)節(jié)都會體現(xiàn)一個人的性格和工作的態(tài)度。職場郵件最重要的是恰當(dāng)?shù)谋磉_(dá)，它能幫助你快速融入職場。所以我們將不只從簽名檔來進(jìn)行一些分析和鍛煉，接下來就給大家詳細(xì)講解關(guān)于收發(fā)郵件的知識。

寫郵件要有正確的格式，一封郵件應(yīng)該具備的格式一般有以下幾項。

標(biāo)題：要有一個簡要的標(biāo)題，讓收件人明確郵件的主要內(nèi)容是關(guān)于哪一方面的，比如某某活動策劃、年度工作總結(jié)，等等。

稱呼：在電子郵件中要注意使用禮貌用語，例如，某某，您好！

正文：正文就是郵件的主要內(nèi)容了，是對標(biāo)題的詳細(xì)說明，應(yīng)該注重內(nèi)容的條理，最好分幾點列出，關(guān)鍵內(nèi)容要加粗。

結(jié)尾：郵件的結(jié)尾對內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)并給收件人美好的祝福，例如，祝好！祝工作順利！等等。

落款：就是發(fā)件人和發(fā)送郵件的日期，這個較為簡單。

簽名：郵件簽名可以讓收信人了解你的職位和聯(lián)系方式。我們這一節(jié)開始的圖所展示的就是郵件的簽名。

在使用附件的時候要注意給附件命名，方便收件人查收。下文我將詳細(xì)講解關(guān)于附件應(yīng)該注意的問題。

除了郵件的格式之外，還有一些收發(fā)郵件應(yīng)注意的問題。下面， 我為大家詳細(xì)講解一下。

郵件的字體和字號要合適，一般來說字體選用宋體或新宋體，字號選用五號或者十號。因為這是經(jīng)過證明的最適合電腦閱讀的字體和字號。需要注意的是，不要使用背景信紙，特別是公務(wù)郵件，背景信紙會顯得很不正式。

在寫郵件的時候要確立郵件的語氣。工作郵件要用問候語開頭，用感謝語結(jié)束。這樣會給整封郵件營造出一個良好的交流氛圍。

工作郵件中要避免絕對化的表達(dá)，要盡可能避免使用“不可以”“沒有可能”等詞語，也不要在郵件中涉及對公司的看法和同事的隱私等內(nèi)容：職場如同戰(zhàn)場，一定要遠(yuǎn)離這些話題。

在工作郵件中要使用書面語，避免口語化的文字，也要避免表情符號和網(wǎng)絡(luò)語言的使用。要注意標(biāo)點符號、語法、拼寫的正確。你可以想象一下，假如你收到了一封帶有錯別字和表達(dá)混亂的郵件是什么樣的感受。所以要時刻牢記：工作電子郵件也要遵守傳統(tǒng)書信的書寫規(guī)范。最后在郵件發(fā)送之前，要反復(fù)檢查幾遍，看是否有語法和拼寫錯誤，是否準(zhǔn)確表達(dá)了你真正的想法。只有在確定這些錯誤都沒有之后才可以發(fā)送。

發(fā)郵件時，收件人的排序應(yīng)該按照級別的高低進(jìn)行排列。級別高的要排在前面，級別低的放在后面。對于同級別的人可以按照姓氏的首字母進(jìn)行排列。因為按一定的順序排列會讓別人對你有一個好的印象。

正確使用發(fā)送、抄送、密送：在發(fā)送郵件的時候要正確區(qū)分這三者的對象。發(fā)送是將郵件發(fā)送給收件人，收件人要對這封郵件做出回應(yīng)。而抄送則是將郵件發(fā)給收件人的同時抄送欄里的人也會收到郵件，抄送的對象并沒有回復(fù)郵件的義務(wù)。當(dāng)然，如果抄送人有建議的話也可以進(jìn)行回復(fù)。密送則是除了發(fā)送給收件人也同時發(fā)送給密送欄里的人，但是收件人并不知道你發(fā)送給了密送欄里的人。

發(fā)送和抄送各收件人的順序也要注意。比如按部門排列、按職位等級從高到低或者從低到高都可以，時刻注意細(xì)節(jié)有助于提升別人對你的印象。

發(fā)送郵件時抄送的原則：日常工作的郵件要抄送給直接領(lǐng)導(dǎo)；跨部門的郵件溝通要抄送給本部門領(lǐng)導(dǎo)；多方溝通交流的工作郵件，要把郵件發(fā)給每一個工作人員。

抄送的必要性：郵件的抄送十分重要，因為在比較大的企業(yè)里，很多時候需要各部門協(xié)作，這當(dāng)中最重要的就是保持信息傳達(dá)的及時性。如果沒有及時抄送，大家就不知道事情進(jìn)展如何，這樣會對工作造成一定的負(fù)面影響。很多新員工不敢把郵件抄送給領(lǐng)導(dǎo)，其實這是錯誤的。抄送是一種積極的反饋，只有領(lǐng)導(dǎo)知道你在做什么，了解了事情的進(jìn)展，才會在你遇到困難的時候回復(fù)你。

附件的格式：很多時候在發(fā)送的郵件里會添加附件讓收件人閱讀，同時方便別人下載保存。一個好的附件格式，會讓人很容易明白附件的內(nèi)容，讓人感到很舒服。反之，一個不好的附件格式則會造成工作上的小麻煩，讓人感覺不好。

首先，假如郵件里面帶有附件，應(yīng)該在正文中提示收件人注意查看。附件應(yīng)該進(jìn)行命名，體現(xiàn)附件的內(nèi)容，這樣收件人能很方便地了解附件，也便于管理。

當(dāng)郵件中帶有多個附件的時候，應(yīng)該在正文中進(jìn)行簡要說明。

一般來說，附件的數(shù)目不要超過四個，數(shù)目較多時應(yīng)該壓縮成一個文件。如果附件是特殊格式的文件，需要在正文中說明打開的方式，避免影響收件人閱讀。如果使用郵箱中的“超大附件”功能，應(yīng)當(dāng)提醒收件人及時查收并下載附件，因為超大附件是有保存期限的。

使用郵件的回復(fù)功能：這是一個大家很容易忽視的細(xì)節(jié)。不僅是職場新人，即使是工作了兩年以上的人也未必清楚它的意義。我們在收到郵件后，總是新建一封郵件進(jìn)行答復(fù)，這樣就沒有了上封郵件的內(nèi)容，在多次的溝通之后，可能對方就忘記你在說什么事情了。這樣就影響了溝通的效率。

收到郵件后要及時回復(fù)，而且不得少于十個字。要進(jìn)行有針對性的回復(fù)。當(dāng)郵件中有需要回答的問題時，要把問題抄到回件中，然后附上解答。最好使用加粗字體或者不同顏色的文字。

如果郵件往來中對同一個問題多次回復(fù)討論，說明對于該問題交流不暢，應(yīng)該及時進(jìn)行電話溝通。

要養(yǎng)成發(fā)郵件的習(xí)慣。在企業(yè)中每天都要發(fā)送大量的郵件來進(jìn)行溝通。作為企業(yè)的管理層，每天可能要收到大量的郵件，可以說發(fā)郵件已經(jīng)成為企業(yè)里溝通交流的習(xí)慣。所以作為一名職場人，不會發(fā)郵件可能會讓你很難和同事進(jìn)行交流。大家都有自己的工作要做，特別是你的領(lǐng)導(dǎo)，可能每天和你面對面溝通的時候很少。如果你不發(fā)郵件及時匯報工作，會讓領(lǐng)導(dǎo)覺得你整天沒有事情做。

所以一定要養(yǎng)成發(fā)郵件的習(xí)慣。

總體上說，發(fā)送郵件的問題本質(zhì)上是一個“溝通”的問題。一位企業(yè)管理大師說過，企業(yè)中90%的工作都是在溝通。而且絕大部分的工作問題都是由于缺乏溝通造成的。所以通過郵件來溝通也是一件十分重要的事情。那么掌握上面的知識來進(jìn)行實際的應(yīng)用吧。你現(xiàn)在的改變將會使你成為明日的職場新星！

恕我冒昧來為各位做個總結(jié)了解簽名欄發(fā)出“我很偉大”的訊息，然后思考應(yīng)對方式首先，如果郵件的簽名欄加上了職位，就要知道對方可能具有難纏的性格。由于較難取悅，所以必須更用心思考應(yīng)對方式。若能夠做到這些，就能夠鍛煉你的綜合觀察力了。

如果在簽名欄加上職位，那一般就是“要注意”的意思吧。

針對這類人士，把自己置于比常人所認(rèn)知的還要高的地位，若不想被討厭，抱持著恭敬的態(tài)度應(yīng)對非常重要。