第三節(jié)　常用公文的寫作

本章介紹通知、通報(bào)、通告、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、講話稿、會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等應(yīng)用文體的寫作。

一、通知

1.文體簡(jiǎn)介

通知是用于批下級(jí)機(jī)關(guān)的公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文、發(fā)布規(guī)章、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)、任免和聘用干部的一種公文。通知具有三個(gè)特征，一是適用范圍的廣泛性，在所有的公文中，通知的使用范圍最廣泛，上至中央，下至基層，大至國(guó)家，小到局部，均可用通知行文。二是文體功用的周知性，通知總是有所告曉，有所要求的，或告訴人們有關(guān)事項(xiàng)，或要求辦理遵照?qǐng)?zhí)行。三是知辦事項(xiàng)的時(shí)間性，通知告知事項(xiàng)或要求辦理的事情往往都有很強(qiáng)的時(shí)間要求，不像其他規(guī)范性文件那樣具有較長(zhǎng)的時(shí)效。

通知一般可分為如下幾種:

(1)指示性通知。此類通知是上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)就某一事項(xiàng)作出具體規(guī)定或者就某一問題作出具體指示時(shí)使用，它帶有強(qiáng)制性、指揮性和決策性，但按其內(nèi)容又不適宜用“指示”文種行文。

(2)發(fā)布性通知。此類通知是指用以發(fā)布行政法規(guī)、條例、辦法、規(guī)定的權(quán)威性、法規(guī)性的通知。

(3)批示性通知。此類通知有三種情況:一是用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)公文(工作報(bào)告、建議、計(jì)劃等)，通稱“批轉(zhuǎn)性通知”；二是用于轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，通稱“轉(zhuǎn)發(fā)性通知”；三是印發(fā)有關(guān)的文件材料(領(lǐng)導(dǎo)講話、單位工作計(jì)劃和工作總結(jié)等)，通稱“印發(fā)性通知”。

(4)知照性通知。此類通知多用于上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)宣布某些應(yīng)知事項(xiàng)，側(cè)重講需要關(guān)照的事項(xiàng)告知下級(jí)機(jī)關(guān)或平級(jí)機(jī)關(guān)，一般不對(duì)受文單位提出執(zhí)行的要求。這類通知常見的有發(fā)布機(jī)構(gòu)設(shè)置與變更、人事任免(聘用)以及某些事項(xiàng)的通知。

會(huì)議通知。此類通知是指為召開某種會(huì)議而就有關(guān)事項(xiàng)向與會(huì)者發(fā)的通知。

2.寫作格式

通知一般由標(biāo)題、正文和落款三部分組成。

(1)標(biāo)題。通常有三種形式:①由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成；②由事由和文種構(gòu)成；③由文種“通知”作標(biāo)題。凡已有文頭的通知，標(biāo)題一般不再寫發(fā)文機(jī)關(guān)，只寫上主要內(nèi)容和文種即可(即“關(guān)于××××的通知”)。如果事情緊急或重要，就在通知前邊加上“緊急”、“重要”，以引起被通知者的注意。如果在通知發(fā)出后，又發(fā)現(xiàn)有新的情況需要補(bǔ)充說(shuō)明或更改的，可發(fā)“補(bǔ)充通知”或“更正通知”。還有的時(shí)候，由于情況需要，必須由兩個(gè)以上的機(jī)關(guān)、單位向所屬下級(jí)機(jī)關(guān)單位發(fā)通知，以便協(xié)同配合辦理事情，在“通知”前須加上“聯(lián)合”二字。

(2)正文。通知正文的結(jié)構(gòu)比較靈活，可根據(jù)內(nèi)容多少合理安排，或篇段合一，或分條分項(xiàng)(總分、并列)，但無(wú)論其結(jié)構(gòu)形式如何變化，一般須包括開頭、主體和結(jié)尾三部分。

①開頭主要交代通知緣由、根據(jù)。發(fā)文原因一般來(lái)自兩方面:一是上級(jí)或本單位的領(lǐng)導(dǎo)部門的指示或決定，如“根據(jù)××××文件精神”、“經(jīng)××××?xí)h研究決定”，等等；一是工作中出現(xiàn)的情況，如“目前，許多地方普遍出現(xiàn)了……”、“近據(jù)反映……”，等等。這兩個(gè)方面，既可以單獨(dú)構(gòu)成發(fā)文原因，也可以結(jié)合構(gòu)成發(fā)文原因。發(fā)文的目的一般只有一句話“為此”、“為了”轉(zhuǎn)入下文。多數(shù)通知的發(fā)文緣由部分，都采用先寫發(fā)文原因，再寫發(fā)文目的的方法，然后緊跟著發(fā)文目的，用一句過渡語(yǔ)，如“現(xiàn)通知如下”、“特作如下通知”等，轉(zhuǎn)入下面的具體事項(xiàng)。如果文字不多，不需分條分項(xiàng)寫時(shí)，也可不用過渡語(yǔ)。少數(shù)內(nèi)容單純、文字不多的通知，開頭有時(shí)可不寫發(fā)文原因，直接寫發(fā)文目的。批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布性通知有時(shí)可以不寫緣由，直接寫具體事項(xiàng)和執(zhí)行要求。

②主體說(shuō)明通知事項(xiàng)。例如:目的、任務(wù)、要求、時(shí)間、地點(diǎn)等。這一部分要求有針對(duì)性和指導(dǎo)性，內(nèi)容概括，原則明確，文字簡(jiǎn)潔，使知照單位一目了然，切實(shí)可行。結(jié)構(gòu)安排根據(jù)內(nèi)容需要來(lái)確定，如果內(nèi)容簡(jiǎn)單，可緊承發(fā)文緣由而寫，不必另起段。如果事項(xiàng)較多，內(nèi)容較復(fù)雜，一般多用條款式行文，用數(shù)目字標(biāo)明條款，注意必須按事項(xiàng)的性質(zhì)、特點(diǎn)來(lái)劃分條項(xiàng)，事項(xiàng)必須緊扣緣由，做到事由貫一。

③結(jié)尾提出執(zhí)行要求。執(zhí)行要求的語(yǔ)氣要嚴(yán)肅、莊重，措詞要注意分寸，做到明確具體。除了篇段合一結(jié)構(gòu)的通知外，一般均需另起一行寫出，或作為具體事項(xiàng)中最后一項(xiàng)，單獨(dú)列項(xiàng)寫出。有時(shí)可根據(jù)情況需要，將執(zhí)行要求分別寫進(jìn)具體事項(xiàng)的每一項(xiàng)結(jié)尾，不再在正文結(jié)尾另寫。有些通知沒有執(zhí)行要求(如一些周知性通知)，具體事項(xiàng)寫完便可自然結(jié)尾。或用“特此通知”、“以上通知，望遵照?qǐng)?zhí)行”等習(xí)慣語(yǔ)結(jié)尾?！疤卮送ㄖ北仨毩砥鹨恍袑懗?。

在寫正文之前，要在標(biāo)題之下、正文之上頂格寫出被通知對(duì)象的名稱，在名稱后加冒號(hào)；或在正文之后用“此致”過渡，再換行頂格寫被通知對(duì)象的名稱；或?qū)⒈煌ㄖ獙?duì)象的名稱以“抄送”形式寫于最后一頁(yè)的最下方。有的被通知對(duì)象已在正文中寫了，正文首、尾可不再重復(fù)。

(3)落款。寫出發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和發(fā)文時(shí)間。如已在標(biāo)題中寫了機(jī)關(guān)名稱和時(shí)間，這里可以省略不寫。

因通知種類不同，寫法也就不完全一樣。指示性通知的標(biāo)題應(yīng)寫得準(zhǔn)確簡(jiǎn)要，采用發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種三要素齊備的標(biāo)準(zhǔn)式標(biāo)題，此類通知的標(biāo)題往往顯現(xiàn)出發(fā)文機(jī)關(guān)的堅(jiān)定態(tài)度，出現(xiàn)“堅(jiān)決制止”、“堅(jiān)決糾正”等詞語(yǔ)。通知緣由應(yīng)寫得簡(jiǎn)明扼要，精練概括。一般應(yīng)交代出發(fā)布通知的背景、目的、理由等，以便為下文進(jìn)一步提出通知事項(xiàng)作好準(zhǔn)備。通知事項(xiàng)要明確具體地交待出應(yīng)知和應(yīng)辦的事項(xiàng)，即工作的任務(wù)和要求，切忌含糊籠統(tǒng)，令人不得要領(lǐng)。在結(jié)構(gòu)安排上，一般采用分條列項(xiàng)式寫法，用序號(hào)標(biāo)明層次；也可采用分列小標(biāo)題式寫法，將通知內(nèi)容分作幾個(gè)方面，分別進(jìn)行闡述。由于是指示性通知，文中多使用“不得”、“要”、“不要”、“必須”等模態(tài)詞語(yǔ)，強(qiáng)調(diào)無(wú)條件地、不折不扣地照辦。一般不單獨(dú)結(jié)尾，正文后用“以上通知，請(qǐng)認(rèn)真研究執(zhí)行”、“以上通知，希望遵照辦理”等習(xí)慣尾語(yǔ)。也有的用結(jié)尾段，重申通知的意義，提請(qǐng)下級(jí)重視，或提出辦理時(shí)限的要求。

發(fā)布性通知的標(biāo)題通常由發(fā)文機(jī)關(guān)、被發(fā)布的法規(guī)或規(guī)章名稱、文種三要素構(gòu)成。正文部分較簡(jiǎn)短，一般包括兩方面的內(nèi)容:一是用介詞結(jié)構(gòu)前置的句式(即“現(xiàn)將……”)引出被發(fā)布的法規(guī)或規(guī)章名稱；二是提出貫徹執(zhí)行的希望或要求。此項(xiàng)內(nèi)容通常使用的習(xí)慣性語(yǔ)句有“請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行”、“請(qǐng)照此執(zhí)行”等，旨在強(qiáng)調(diào)通知的內(nèi)容關(guān)系重大，必須令行禁止，照章辦事，以充分體現(xiàn)其指揮的效力。有時(shí)發(fā)布規(guī)章要經(jīng)上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，這時(shí)就有必要寫明授權(quán)的依據(jù)。在結(jié)構(gòu)安排上一般采用篇段合一式，極其簡(jiǎn)練明快。由于發(fā)布性通知時(shí)將有關(guān)的法規(guī)或規(guī)章以通知的名義進(jìn)行發(fā)布，因而就形成了“主件”(通知)——“附件”(法規(guī)或規(guī)章)的外在結(jié)構(gòu)模式，而實(shí)質(zhì)上“附件”是行文的目的所在，而“主件”本身卻只起“文件頭”的作用。

批示性通知中“批轉(zhuǎn)”只適用于上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，“轉(zhuǎn)發(fā)”則無(wú)論對(duì)上級(jí)、下級(jí)、平級(jí)或不相隸屬的機(jī)關(guān)的公文均可用。標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)加上被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)或印發(fā)的文件的標(biāo)題和文種三要素構(gòu)成，如果被批轉(zhuǎn)對(duì)象系法規(guī)性文件，要注意加注書名號(hào)。為避免標(biāo)題的繁雜冗長(zhǎng)，一是要壓縮“批轉(zhuǎn)”等之前的介詞“關(guān)于”，二是要?jiǎng)h除發(fā)文機(jī)關(guān)文種名稱“通知”。正文一般載明三方面的內(nèi)容:

①寫明被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)或印發(fā)的文件(內(nèi)容重要的要寫明原件發(fā)文字號(hào))。

②指明通知事項(xiàng)的意義(即闡述批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)或印發(fā)該文件的必要性和重要性，批轉(zhuǎn)性通知可對(duì)公文作“同意”或“原則同意”、“很好”、“很重要”等批語(yǔ)，但轉(zhuǎn)發(fā)性通知不能對(duì)公文作“同意”或“原則同意”等批語(yǔ))。

③提出具體的貫徹執(zhí)行的意見或要求，“執(zhí)行要求”部分通常使用的習(xí)慣用語(yǔ)有“請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行”、“請(qǐng)參照?qǐng)?zhí)行”、“請(qǐng)認(rèn)真貫徹落實(shí)”、“請(qǐng)研究試行”等(轉(zhuǎn)發(fā)性通知的習(xí)慣用語(yǔ)要看對(duì)象)。

在實(shí)際寫作中，這種習(xí)慣語(yǔ)也可寫于①方面內(nèi)容的結(jié)尾處。不少批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)性通知常省略②③方面內(nèi)容也是可以的，它使行文顯得更加簡(jiǎn)練明快，干凈利落。此類通知正文往往采用篇段合一式，行文簡(jiǎn)約，程式固定，其后均有被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)和印發(fā)的原文作為附件。

知照性通知一般都很簡(jiǎn)短，正文結(jié)構(gòu)由通知緣由和通知事項(xiàng)兩部分組成。通知緣由直陳根據(jù)或原委，不必像指示性通知那樣進(jìn)行說(shuō)理分析，因此更為簡(jiǎn)約。通知事項(xiàng)只講決定怎么辦，不提出執(zhí)行要求，直截了當(dāng)，簡(jiǎn)練明快，充分顯示其關(guān)照、告知的作用。任免通知的正文只要寫清決定任免的時(shí)間、機(jī)關(guān)、會(huì)議或依據(jù)文件以及任免人員的具體職務(wù)就可以了。

會(huì)議通知用得比較多。如果是一般的會(huì)議通知，只要寫明會(huì)議的時(shí)間(不能只寫某月某日，應(yīng)寫明上午或下午某時(shí)某分)、地點(diǎn)、內(nèi)容、參加人員(不能籠統(tǒng)寫成“有關(guān)負(fù)責(zé)同志”，寫明出席對(duì)象、職務(wù)、人數(shù)等)即可。如果是大型會(huì)議，正文則應(yīng)明確以下幾項(xiàng)內(nèi)容:會(huì)議目的，指導(dǎo)思想、會(huì)議名稱、主要議題、主持單位、起止時(shí)間、具體地址；參加人員(規(guī)格、條件、名額、要否提前報(bào)送名單)、入場(chǎng)憑證、與會(huì)要求(如攜帶的文件、材料、證件、經(jīng)費(fèi)及其他物品)；聯(lián)系方法、報(bào)到時(shí)間、迎接方式、交通線路、返程票的預(yù)訂以及其他需要交代的事項(xiàng)。會(huì)議通知要求對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)所需的時(shí)間一定要精確計(jì)算，留有余地，否則會(huì)誤事。

3.寫作要求

(1)要講求實(shí)效，切忌濫發(fā)通知。由于發(fā)布通知是要求所屬機(jī)關(guān)單位貫徹執(zhí)行或周知的，其目的在于指導(dǎo)和推動(dòng)工作的深入開展，因此，要特別注意發(fā)文的必要性，講求實(shí)效，嚴(yán)禁隨意濫發(fā)，嚴(yán)格控制發(fā)文的數(shù)量，做到量度適中。

(2)要把握內(nèi)容，切忌越俎代庖。由于通知具有多功能的特性，因而在實(shí)踐中往往備受“偏愛”。有些公文按其內(nèi)容性質(zhì)及發(fā)文目的要求本來(lái)應(yīng)當(dāng)用“函”、“指示”、“意見”、“通告”的，卻往往被“通知”代替，有些日常應(yīng)用文如“啟事”、“聲明”等也隨意用“通知”行文。

(3)要明確無(wú)誤，切忌阻滯含混。寫作通知時(shí)必須做到主旨明確，結(jié)構(gòu)謹(jǐn)嚴(yán)，用語(yǔ)通暢，令人一目了然。在內(nèi)容上必須符合國(guó)家的方針政策、上級(jí)文件精神，還要合乎本地區(qū)、本部門的實(shí)際情況。

例文1

關(guān)于在全市行政事業(yè)單位開展送溫暖、獻(xiàn)愛心活動(dòng)的通知

各縣、市、區(qū)委和人民政府，××軍分區(qū)黨委，市委各部委，市級(jí)國(guó)家機(jī)關(guān)各委辦局，各人民團(tuán)體，各企事業(yè)單位:

為幫助城市特困職工和農(nóng)村困難群眾過好2007年元旦、春節(jié)，為維護(hù)我市安定、祥和的大好局面，建設(shè)和諧××，市委、市政府號(hào)召，在全市各行政、事業(yè)單位干部職工中廣泛開展送溫暖、獻(xiàn)愛心活動(dòng)現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下:

一、募捐對(duì)象

全市各行政、事業(yè)單位(含中央、省屬在×行政事業(yè)單位，下同)及其干部、職工。

二、捐款標(biāo)準(zhǔn)

(一)單位捐款。行政、事業(yè)單位:人數(shù)在十人以內(nèi)的單位，每家捐款不低于1500元；人數(shù)在10人以上的單位，每家捐款不少于3000元。鼓勵(lì)企業(yè)單位(含中央、省屬在×企業(yè)單位)積極參加送溫暖、獻(xiàn)愛心活動(dòng)，具體標(biāo)準(zhǔn)不限。

(二)個(gè)人捐款。正縣級(jí)以上(含正縣級(jí))領(lǐng)導(dǎo)干部，每人應(yīng)不低于500元；副縣級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部，每人應(yīng)不低于300元；科級(jí)和副科級(jí)干部，每人應(yīng)不低于200元；一般干部和職工，每人應(yīng)不低于100元。

三、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，精心組織

全市各部門、各單位要切實(shí)提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，廣泛動(dòng)員所在單位干部職工積極捐款。干部職工尤其是黨員、團(tuán)員要顧大局、講奉獻(xiàn)、表愛心，帶頭踴躍捐款。要周密

部署，精心安排，明確專人負(fù)責(zé)捐款收集及上繳工作，確保2006年12月底以前將捐款上交到市財(cái)政局指定賬戶。各新聞單位要廣泛宣傳，尤其是要大力宣傳積極參加送溫暖、獻(xiàn)愛心活動(dòng)的典型，營(yíng)造良好的社會(huì)氛圍。有關(guān)捐款的具體事宜請(qǐng)與市財(cái)政局非稅收入管理局(電話:××××－×××××××)聯(lián)系。

賬戶名稱:××市財(cái)政局非稅收入?yún)R交結(jié)算專戶

開戶行:建行××支行

賬號(hào):××××××××××××××××××××

中共××市委辦公室(蓋章)　　××市人民政府辦公室(蓋章)

2006年11月20日

例文2

關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)××鋼鐵集團(tuán)礦業(yè)有限責(zé)任公司

××鐵礦進(jìn)一步加強(qiáng)臨時(shí)勞務(wù)用工管理的通知

各分支機(jī)構(gòu)、控(參)股公司，各部、室:

為進(jìn)一步加強(qiáng)勞務(wù)用工管理，現(xiàn)將《××鋼鐵集團(tuán)礦業(yè)有限責(zé)任公司××鐵礦關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)臨時(shí)勞務(wù)用工管理的通知》轉(zhuǎn)發(fā)給你們，并就清退臨時(shí)勞務(wù)人員中××系統(tǒng)內(nèi)部退(居)休返聘職工事宜作出如下要求:

1.各單位務(wù)必于6月20日前徹底清退符合上述條件的返聘人員。

2.各單位清退情況以書面形式，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人簽字蓋章后于6月20日?qǐng)?bào)公司企劃部。

3.返聘人員的清退工作直接關(guān)系公司的經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)和安全管理，各單位黨政領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，嚴(yán)格按公司要求落實(shí)。

附:《××鋼鐵集團(tuán)礦業(yè)有限責(zé)任公司××鐵礦關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)臨時(shí)勞務(wù)用工管理的通知》

××實(shí)業(yè)有限公司(蓋章)

二○○四年六月十六日

二、通報(bào)

1.文體簡(jiǎn)介

通報(bào)是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或情況所使用的一種下行公文。

與其他公文文種相比，通報(bào)有自己的特性(知照性、教育性、針對(duì)性和政策性)，突出表現(xiàn)為它不是像通知、通告、決定等文種那樣，在表達(dá)手法上基本上是以說(shuō)理為主來(lái)直陳要求，而是重在敘述事實(shí)，讓事實(shí)說(shuō)話，寓事于理，以事明理。它要通過對(duì)社會(huì)實(shí)踐中發(fā)生的正反兩個(gè)方面事實(shí)的陳述，來(lái)對(duì)人們起到示范、指導(dǎo)、教育和警誡作用，或互通情況，溝通信息，使有關(guān)單位或組織了解工作進(jìn)程，安排好自己的工作；或介紹學(xué)習(xí)先進(jìn)的典型經(jīng)驗(yàn)，指導(dǎo)和推進(jìn)工作；或提醒吸取他人教訓(xùn)，警惕類似問題發(fā)生。從這個(gè)意義上說(shuō)，通報(bào)文種肩負(fù)著特殊的使命，具有其他文種所不能替代的功用。

通報(bào)和通知都可以用來(lái)周知事項(xiàng)、溝通信息，這是它們的相似之處。二者的區(qū)別是:(1)目的不同。通報(bào)主要是通過對(duì)典型事例或重要情況的傳達(dá)，向全體下屬進(jìn)行宣傳教育或溝通信息，以指導(dǎo)、推動(dòng)今后的工作，沒有具體工作部署安排。通知主要是通過具體事項(xiàng)的安排，要求下級(jí)機(jī)關(guān)在工作中照此來(lái)執(zhí)行或辦理。兩相比較，通知有著較強(qiáng)的、直接的和具體的約束力。(2)作用不同。通報(bào)可以用來(lái)獎(jiǎng)懲有關(guān)單位或人員，通知一般無(wú)此作用。通報(bào)也不像通告那樣，有時(shí)對(duì)人們的行為帶有約束、限制的作用。(3)受文單位有別。通報(bào)的受文單位一般為全體下屬，通知?jiǎng)t常常下達(dá)某一個(gè)或某幾個(gè)單位。

根據(jù)內(nèi)容的性質(zhì)，通報(bào)可分為表彰性通報(bào)、批評(píng)性通報(bào)和情況通報(bào)三種。表彰性通報(bào)，是表?yè)P(yáng)先進(jìn)的通報(bào)，其內(nèi)容如表?yè)P(yáng)先進(jìn)人物，介紹先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)等。批評(píng)性通報(bào)，是批評(píng)嚴(yán)重錯(cuò)誤行為的通報(bào)，其內(nèi)容如對(duì)重大責(zé)任事故的處理，對(duì)違紀(jì)案件處分決定的公布等。傳達(dá)性通報(bào)，主要是幫助下級(jí)溝通信息、了解或掌握有關(guān)全局或某一方面工作中的重要情況，以引起重視，克服工作中的盲目性和隨意性。

2.寫作格式

通報(bào)的結(jié)構(gòu)分標(biāo)題、正文、署名和日期三部分。

(1)標(biāo)題。大致有四種類型:①由發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱、事由和文種組成，此種形式標(biāo)題最為多見，如“××××(發(fā)文機(jī)關(guān))關(guān)于××××(事由)的通報(bào)”；②由事由和文種組成，如“關(guān)于××××(問題)的通報(bào)”；③由發(fā)文機(jī)關(guān)和文種組成，如“××××(發(fā)文機(jī)關(guān))通報(bào)”；④只由文種“通報(bào)”作標(biāo)題，用于內(nèi)容單一，發(fā)文范圍或?qū)ο螵M窄的通報(bào)。通報(bào)一般應(yīng)有文件版頭和發(fā)文字號(hào)。

(2)正文。是通報(bào)主體部分，一般由三個(gè)部分組成。

①通報(bào)緣由。用簡(jiǎn)明扼要的語(yǔ)言概述通報(bào)的核心內(nèi)容，說(shuō)明通報(bào)的原因或目的，勾勒出一個(gè)總體輪廓，以便使受文單位和人員準(zhǔn)確地了解和把握發(fā)文機(jī)關(guān)的行文意圖以及通報(bào)內(nèi)容的精神實(shí)質(zhì)。這部分的結(jié)尾處，通常用過渡語(yǔ)“特通報(bào)如下”、“為此，特予通報(bào)表?yè)P(yáng)，望認(rèn)真組織學(xué)習(xí)”、“因此，特通報(bào)全市，望從中吸取教訓(xùn)，引以為戒”等開啟下文，轉(zhuǎn)入通報(bào)事項(xiàng)部分的寫作。

②通報(bào)事項(xiàng)和分析評(píng)議。是通報(bào)的主要部分，要從時(shí)間、地點(diǎn)、人或單位、事或問題、結(jié)果等五個(gè)方面記敘事實(shí)；要分析事或問題的前因后果，并對(duì)其性質(zhì)、意義、影響作出要言不煩、一語(yǔ)中的的評(píng)論。要特別注意反映事物的本質(zhì)，對(duì)于那些與表達(dá)通報(bào)意圖有直接關(guān)系的過程和情節(jié)，應(yīng)當(dāng)詳寫；對(duì)于一般情況甚至無(wú)關(guān)緊要的內(nèi)容事項(xiàng)即可略寫甚至不寫，以使行文簡(jiǎn)潔明快，詳略得當(dāng)，重點(diǎn)突出。在結(jié)構(gòu)安排上，可采取縱式和橫式兩種方式。所謂縱式結(jié)構(gòu)，就是指按時(shí)間先后順序或事件發(fā)生、發(fā)展的進(jìn)程順序來(lái)安排層次。所謂橫式結(jié)構(gòu)，就是按照事物的邏輯順序來(lái)安排層次。

③處理意見及要求或希望。前述通報(bào)事項(xiàng)為“因”，由此而作出的處理意見為“果”前后順承，具有內(nèi)在的必然聯(lián)系。撰寫時(shí)要特別注意與通報(bào)緣由部分的表態(tài)語(yǔ)相呼應(yīng)，嚴(yán)禁“各行其是”，以維護(hù)通報(bào)的嚴(yán)肅性。用語(yǔ)要簡(jiǎn)明精練，文字不宜過多。寥寥幾筆即說(shuō)明問題。要求或希望是制發(fā)通報(bào)的目的和歸宿所在，因此要緊密結(jié)合被表彰或被批評(píng)的事件行為，以及傳達(dá)的某一重要精神或情況，透過表面現(xiàn)象挖掘其深層含義，進(jìn)而提出具有普遍指導(dǎo)和教育意義的要求或希望，內(nèi)容要切合實(shí)際，用語(yǔ)要講究分寸。

由于不同類別的通報(bào)在作用方面存在著差異，因而在撰寫正文的要求上也就有所不同。

一般表彰性通報(bào)(如表?yè)P(yáng)某一同學(xué)的某一先進(jìn)行為等)，可以按通報(bào)的目的、先進(jìn)事跡和經(jīng)驗(yàn)、向先進(jìn)學(xué)習(xí)什么三個(gè)層次來(lái)寫；亦可按敘述事實(shí)、點(diǎn)明背景及精神實(shí)質(zhì)、根據(jù)事跡作出表彰決定(寫明經(jīng)哪級(jí)組織批準(zhǔn)，決定授予什么榮譽(yù)稱號(hào)，給予怎樣的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，等等)、發(fā)出號(hào)召等幾個(gè)層次來(lái)寫。如果是表彰有代表性的先進(jìn)人物(或單位)，可按這樣的順次來(lái)寫:①敘述事實(shí)(事跡、成績(jī)、功德)，簡(jiǎn)明、概括、準(zhǔn)確地寫出事實(shí)，概述受表彰的單位與個(gè)人，因何事、何時(shí)、何地、何情況、何結(jié)果受到表彰。如果主體行為不止一種，則分層敘寫，將重要行為放在前面，次要行為置于后面，一種行為即為一個(gè)層次。介紹要清楚，詳略要得當(dāng)，重點(diǎn)要突出。②點(diǎn)明題旨(意義與評(píng)價(jià))，對(duì)先進(jìn)事跡進(jìn)行評(píng)議，明確地指示其重要意義。語(yǔ)言要簡(jiǎn)練，具有畫龍點(diǎn)睛的作用。③表彰決定，即對(duì)先進(jìn)對(duì)象進(jìn)行表彰的意見與辦法，或書面表?yè)P(yáng)，或記功受獎(jiǎng)，或提升晉級(jí)等。④提出號(hào)召，有針對(duì)性地寫向先進(jìn)學(xué)習(xí)什么。表彰決定和希望要求是表彰性通報(bào)的核心部分，力求扼要、鮮明。如果是推廣典型經(jīng)驗(yàn)，也可先概述事實(shí)，闡明意義，講清通報(bào)的目的；再把提煉出來(lái)的經(jīng)驗(yàn)分條來(lái)寫，每條之后在擺事實(shí)的同時(shí)適當(dāng)加以評(píng)論；最后提出學(xué)習(xí)要求。

一般批評(píng)性通報(bào)(如宣布處分決定之類的通報(bào))，可以先寫錯(cuò)誤的事實(shí)，再寫處理的根據(jù)和處理的結(jié)果。如果通報(bào)對(duì)象有一定的代表性，也可在撰寫的最后說(shuō)明事件的教訓(xùn)，提出對(duì)其他單位或人的要求。至于對(duì)有代表性的錯(cuò)誤典型或事故的批評(píng)通報(bào)，可以按照如下脈絡(luò)撰寫:①介紹情況，即真實(shí)、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地介紹錯(cuò)誤事實(shí)或事故的基本情況:起因、經(jīng)過、情節(jié)(錯(cuò)誤事實(shí)在附件中有交代的，通報(bào)正文則可從略。有些公布后可能產(chǎn)生副作用的內(nèi)容如錯(cuò)誤言論、失密事件、不正當(dāng)兩性關(guān)系等，沒有必要全寫，更沒有必要細(xì)寫)，講明通報(bào)的目的。②宣布決定，即對(duì)責(zé)任者作出了怎樣的處分或處理。要說(shuō)明作出這樣處理的根據(jù)，處理輕重與有關(guān)法規(guī)的規(guī)定應(yīng)一致，如從輕或從嚴(yán)處理，要說(shuō)明理由:當(dāng)事者態(tài)度的好壞、認(rèn)識(shí)的深淺、改正的快慢等。③分析原因，即指出問題所發(fā)生的主客觀原因，找出重要教訓(xùn)，指出杜絕的辦法。對(duì)于其教訓(xùn)的分析應(yīng)當(dāng)貼切，應(yīng)提出其普遍教育意義是什么。④提出要求，即從全局著眼，為教育有關(guān)人員和進(jìn)一步改進(jìn)工作而有針對(duì)性地提出一些吸取教訓(xùn)的具體要求。少數(shù)批評(píng)集體或單位的通報(bào)，有時(shí)因其所犯錯(cuò)誤尚未造成直接經(jīng)濟(jì)損失或較大政治影響，也可不作具體處理決定，只是借此向全體下屬提出告誡和要求。

情況通報(bào)，最大的寫作特點(diǎn)就是通報(bào)的內(nèi)容要根據(jù)目的和對(duì)象的狀況，做到有針對(duì)性。如果是傳達(dá)重要精神的，通報(bào)緣由部分則應(yīng)著重寫明其來(lái)源和基本內(nèi)容(何時(shí)由哪個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)下達(dá)了何種重要精神)；如果是傳達(dá)重要情況的，通報(bào)緣由部分則應(yīng)寫明該情況發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、涉及的范圍、問題的性質(zhì)及影響等方面。這類通報(bào)正文可以幾種方式撰寫:一種是先傳達(dá)情況，即把信息、情況、材料等如實(shí)地傳達(dá)出來(lái)；繼而分析情況，即對(duì)通報(bào)出來(lái)的情況作必要的評(píng)述、說(shuō)明、解釋，針對(duì)事實(shí)情況提出觀點(diǎn)、看法和意見；最后提出指導(dǎo)性意見。另一種是分類敘述式(以情況的性質(zhì)分條來(lái)寫)，每一類用數(shù)字或小標(biāo)題標(biāo)明，逐項(xiàng)進(jìn)行敘述。這適用于一些內(nèi)容較多、情況較復(fù)雜的通報(bào)。還有一種是自然分段式，即按事情的發(fā)展過程自然分段。這常見于一些會(huì)議通報(bào)，它一般按會(huì)議概況簡(jiǎn)述(如會(huì)議議題、參加人員、時(shí)間等等)、討論情況、議定事項(xiàng)等順序?qū)憗?lái)，有些類似會(huì)議紀(jì)要。還有的是先寫成績(jī)方面，再寫存在的問題，最后提出要求。無(wú)論哪一種形式均要求對(duì)事實(shí)進(jìn)行簡(jiǎn)明而精要的分析。

(3)署名和日期。一種是既落款又寫成文具體時(shí)間；一種是不落款，而只寫成文具體時(shí)間(但標(biāo)題中已經(jīng)省略機(jī)關(guān)名稱的則必須落款)。下發(fā)或張貼的通報(bào)要加蓋公章。

3.寫作要求

(1)通報(bào)行文的時(shí)效性。通報(bào)的時(shí)間性較強(qiáng)，不是對(duì)過時(shí)的和對(duì)陳舊的材料進(jìn)行總結(jié)，而是針對(duì)當(dāng)前工作中存在的實(shí)際情況及問題進(jìn)行通報(bào)，因而寫作要及時(shí)迅速，以便指導(dǎo)當(dāng)前工作，只有撰發(fā)及時(shí)，寫出來(lái)的通報(bào)才能對(duì)工作具有現(xiàn)實(shí)意義和指導(dǎo)作用。

(2)人事典型的真實(shí)性。通報(bào)在內(nèi)容上有其嚴(yán)肅性，它所表彰或批評(píng)的人和事，都是具有較大影響的、具有廣泛代表性的正面典型或反面典型，或者是能給人以啟迪、警示作用的事件。要特別注意其真實(shí)性，涉及的事件、情節(jié)和數(shù)字要準(zhǔn)確無(wú)誤，措詞一定要慎重，絕不可人為地拔高或貶損，否則，就難以使人信服，從根本上損害通報(bào)的質(zhì)量和效用。

(3)分析定性的準(zhǔn)確性。通報(bào)的寫作，特別是表彰性和批評(píng)性通報(bào)的寫作，往往要在敘述事實(shí)的基礎(chǔ)上作出進(jìn)一步的分析和評(píng)價(jià)，挖掘事件或事故發(fā)生的根本原因和責(zé)任歸屬，據(jù)以揭示問題的實(shí)質(zhì)，概括出可資借鑒的經(jīng)驗(yàn)和應(yīng)當(dāng)汲取的教訓(xùn)。要注意觸及事件的本質(zhì)，向思想深處發(fā)掘，切中要害，一針見血。否則就達(dá)不到以典型事例指導(dǎo)工作的目的。

(4)通報(bào)體例的變異性。通報(bào)體例的變異性表現(xiàn)為兩種:直達(dá)式通報(bào)(以領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)名義直接下發(fā))側(cè)重于敘事，兼以必要的說(shuō)明；轉(zhuǎn)述式通報(bào)(對(duì)下級(jí)來(lái)文加寫按語(yǔ)后予以批轉(zhuǎn))則側(cè)重于議論，不必介紹事實(shí)細(xì)節(jié)。通報(bào)中提到的詳細(xì)事實(shí)及下級(jí)的原處理決定等，作為通報(bào)的附件下發(fā)。

例文3

××省人民政府

關(guān)于表彰全省援藏工作先進(jìn)集體和先進(jìn)個(gè)人的通報(bào)

×政發(fā)［2006］××號(hào)

各市、州、縣人民政府，省政府各部門:

從1995年開始，我省按照中央第三次西藏工作座談會(huì)的要求，對(duì)口支持西藏山南地區(qū)。十年來(lái)，全省人民特別是廣大援藏干部、教師、醫(yī)生和工程技術(shù)人員，高舉鄧小平理論偉大旗幟，全面貫徹“三個(gè)代表”重要思想，堅(jiān)持以科學(xué)發(fā)展觀為統(tǒng)領(lǐng)，銳意進(jìn)取，克難攻堅(jiān)，努力完成黨中央、國(guó)務(wù)院交給我省的援藏工作任務(wù)，為維護(hù)民族團(tuán)結(jié)、祖國(guó)統(tǒng)一和國(guó)家安全，促進(jìn)西藏經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展作出了突出貢獻(xiàn)。為了表彰先進(jìn)，省人民政府決定，授予××市人民政府等33個(gè)單位“全省援藏工作先進(jìn)集體”，授予陳剛毅等63名同志“全省援藏工作先進(jìn)個(gè)人”榮譽(yù)稱號(hào)(名單附后)。

希望受表彰的先進(jìn)集體和先進(jìn)個(gè)人，戒驕戒躁，再接再勵(lì)，不斷取得新的成績(jī)。全省各地、各部門要以先進(jìn)典型為榜樣，從講政治、講大局的高度充分認(rèn)識(shí)援藏工作的重要意義，進(jìn)一步加大援藏工作力度，為實(shí)現(xiàn)各民族的共同繁榮和發(fā)展作出新的更大的貢獻(xiàn)。

××省人民政府(蓋章)

2006年5月24日

三、通告

1.文體簡(jiǎn)介

通告是黨和國(guó)家機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)時(shí)，使用的普發(fā)性下行公文。

通告不同于通知:一是使用范圍不同，通知適用范圍廣泛，批下級(jí)機(jī)關(guān)的公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文、發(fā)布規(guī)章、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)、任免和聘用干部，均可用通知；而通告則適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。二是受文對(duì)象不同，通知的對(duì)象一般是機(jī)關(guān)或單位的工作人員；通告的對(duì)象一般是社會(huì)公眾。三是發(fā)文要求不同，通知的事項(xiàng)一般需要辦理和貫徹執(zhí)行；而通告的事項(xiàng)只需遵守和知曉即可。

通告和公告都具有公開性和廣泛傳播性，內(nèi)容單一，篇幅短小。兩者的區(qū)別在于:(1)發(fā)布權(quán)限不同。通告由國(guó)家行政機(jī)關(guān)以及機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位在自己的職權(quán)范圍內(nèi)公布；公告因內(nèi)容涉及需要向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)，一般應(yīng)由國(guó)家機(jī)構(gòu)或國(guó)家授權(quán)機(jī)構(gòu)發(fā)布。(2)發(fā)布的對(duì)象、范圍不同。通告的發(fā)布對(duì)象適用于一定范圍內(nèi)，相關(guān)群眾應(yīng)予通告周知；公告的對(duì)象極為廣泛，往往面向國(guó)內(nèi)外社會(huì)各界有關(guān)人士，行文嚴(yán)肅。(3)重要程度不同。通告多用于宣布一般性具體事務(wù)；公告用來(lái)宣布國(guó)內(nèi)外關(guān)注的重大事件。

通告可分為制約性通告、周知性通告和辦理性通告三種。制約性通告即公布一些令行禁止類事項(xiàng)的通告，其內(nèi)容如查禁淫穢書畫、收繳非法槍支、加強(qiáng)交通管理、查處違禁物品等。它具有政策性和法律性，要求有關(guān)人員必須遵照?qǐng)?zhí)行。周知性通告即告知一些應(yīng)當(dāng)知道或需要遵守的簡(jiǎn)單事項(xiàng)的通告(如停電通告)，它讓有關(guān)人員知道就行了，不具備法律性。辦理性通告即辦理一些例行事項(xiàng)的通告，其內(nèi)容如注冊(cè)、登記、年檢等。

2.寫作格式

通告由標(biāo)題、正文和落款三部分組成。

(1)標(biāo)題。通告的標(biāo)題有四種構(gòu)成形式:①由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成；②由發(fā)文機(jī)關(guān)和文種構(gòu)成；③事由加文種構(gòu)成；④只用文種“通告”作標(biāo)題。

(2)正文。通告的正文包括因由、事項(xiàng)和結(jié)語(yǔ)三部分內(nèi)容。通告因由，扼要交代通告的緣由、根據(jù)(可以是法律或政策依據(jù)，也可以是理論依據(jù)或事實(shí)依據(jù))和目的。通報(bào)事項(xiàng)即主體部分，要求分條列述，明確具體地寫出通告的內(nèi)容、通告事項(xiàng)的要求和實(shí)施措施。結(jié)束語(yǔ)一般單獨(dú)設(shè)段，可以提出希望和要求，也可以說(shuō)明執(zhí)行期限、有效范圍。如果沒有這些，則多以規(guī)范結(jié)語(yǔ)“此告”、“此布”、“特此通告”等作結(jié)，表現(xiàn)通告的莊嚴(yán)性。

制約性通告的正文，因由部分相對(duì)說(shuō)來(lái)略微多些，但仍很簡(jiǎn)要，一般先概述一下有關(guān)事實(shí)或給其定性，然后用“為”、“為了……”、“根據(jù)……”或“通告如下”、“特通告如下”等語(yǔ)，以引起事項(xiàng)部分。事項(xiàng)部分由于容量較大，往往都要分項(xiàng)說(shuō)明，而且要寫得詳盡具體，明確無(wú)誤，以便于領(lǐng)會(huì)和遵守。如果有要求和希望，可在事項(xiàng)里的最末一項(xiàng)說(shuō)明，也可單起一段說(shuō)明，一般都很簡(jiǎn)短。結(jié)語(yǔ)為“特此通告”或“本通告自發(fā)布之日起實(shí)施”等語(yǔ)。

周知性通告由于事項(xiàng)簡(jiǎn)單，正文大都采用篇段合一形式寫，因由部分極為概要，一般只用“根據(jù)”、“茲因”等詞引出一兩句話即可；而且事項(xiàng)部分與因由部分往往是銜接在一起的，只用“自××年×月×日起”應(yīng)如何如何直接說(shuō)出即可(也有另起一段分項(xiàng)說(shuō)明的)。但“結(jié)語(yǔ)”必須另起一段來(lái)寫，一般都是“特此通告”一句，正文即隨之結(jié)束。

辦理性通告，事項(xiàng)簡(jiǎn)單的可把因由與事項(xiàng)要求寫在一起，最后寫“特此通告”；事項(xiàng)復(fù)雜的則另起段分項(xiàng)來(lái)寫，最后寫“特此通告”。

(3)落款。通告的落款應(yīng)寫明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和發(fā)文時(shí)間。在標(biāo)題中有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的，落款處可以省略(周知性通告和辦理性通告一般不再落款)，只寫年、月、日(辦理性通告若在報(bào)上刊登，則不必再寫時(shí)間)，或?qū)l(fā)文時(shí)間寫在標(biāo)題下方(即正文上方)。

3.寫作要求

(1)注意依法發(fā)告。撰寫通告必須注意政策性、法規(guī)性，使每一項(xiàng)措施、規(guī)定和要求都符合法律、法規(guī)和政策，體現(xiàn)黨、國(guó)家和人民的利益。只有這樣，才能保證通告的權(quán)威性。

(2)行文務(wù)求簡(jiǎn)明。嚴(yán)格實(shí)行一事一文，行文務(wù)求簡(jiǎn)明。允許使用專業(yè)性語(yǔ)言，但要考慮被告知的對(duì)象及其接受能力，必要時(shí)作出注釋，力求通俗易懂，以使人正確理解，利于貫徹執(zhí)行。

(3)切忌文種混用。一定要注意通告與公告告知事項(xiàng)輕重有別，告知范圍有大有小，發(fā)布權(quán)限和發(fā)布手段不盡相同，在寫作過程中必須正確區(qū)別，分開使用，不能混淆。

例文4

國(guó)務(wù)院關(guān)于打擊盜掘和走私文物活動(dòng)的通告

近年來(lái)，全國(guó)各地文物走私和盜掘古墓葬、古遺址的犯罪活動(dòng)屢有發(fā)生，不少文物被盜運(yùn)出境，不僅使我國(guó)文化遺產(chǎn)遭受嚴(yán)重破壞，而且敗壞社會(huì)風(fēng)氣，有損于社會(huì)主義物質(zhì)文明和精神文明的建設(shè)。為切實(shí)保護(hù)我國(guó)文物，嚴(yán)懲犯罪分子，特通告如下:

一、我國(guó)地下、內(nèi)水和領(lǐng)海中遺存的一切文物，統(tǒng)屬國(guó)家所有，非經(jīng)國(guó)家文化行政管理部門批準(zhǔn)，任何單位和個(gè)人，不得以任何借口私自掘取。(略)

二、文物購(gòu)銷統(tǒng)由文物部門經(jīng)營(yíng)，國(guó)內(nèi)外人士不得私自買賣文物。(略)

三、對(duì)盜掘、走私文物知情不舉的，要追究其責(zé)任；窩藏、包庇盜掘，走私文物犯罪分子的，依法追究其刑事責(zé)任。(略)

四、各級(jí)人民政府要堅(jiān)決貫徹《文物保護(hù)法》。(略)

五、公安、司法、工商、海關(guān)和文化行政管理等有關(guān)部門要相互配合，密切協(xié)作，堅(jiān)決打擊盜掘和走私文物的違法行為。

六、對(duì)揭發(fā)檢舉盜掘和走私文物犯罪分子以及破案有功的人員和單位，由文物主管部門報(bào)請(qǐng)同級(jí)人民政府批準(zhǔn)后，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

七、凡盜竊、私掘、投機(jī)倒把和走私文物的違法犯罪分子，在本通告發(fā)布之日起兩個(gè)月內(nèi)，向當(dāng)?shù)毓膊块T自首，徹底坦白，交出非法所得和現(xiàn)存文物的，可予以寬大處理；拒不坦白或繼續(xù)違法犯罪的，要從嚴(yán)從重懲處。

此告

(國(guó)務(wù)院印)

1987年5月26日

四、報(bào)告

1.文體簡(jiǎn)介

(1)報(bào)告的含義。報(bào)告是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見和建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問的公文。

(2)報(bào)告的特點(diǎn)。報(bào)告具有如下特點(diǎn):

①內(nèi)容的實(shí)踐性。向上級(jí)所做的報(bào)告，其實(shí)是對(duì)本單位以往工作的回顧與總結(jié)，是以往工作成績(jī)和存在問題的反映，沒有工作實(shí)踐就沒有報(bào)告，決不能離開工作實(shí)踐的實(shí)際情況，憑空捏造出假的材料或添油加醋地欺騙上級(jí)。

②報(bào)告的概括性。報(bào)告的行文，以敘述和說(shuō)明這兩種表達(dá)方式為主要手段，對(duì)內(nèi)容的表達(dá)只需粗線條的勾勒，它不需要對(duì)人和事及現(xiàn)象做詳細(xì)的敘述和描寫，更不必過多地發(fā)表議論。

③內(nèi)容的確鑿性。報(bào)告以下情上達(dá)為主要任務(wù)，以便上級(jí)機(jī)關(guān)準(zhǔn)確掌握下級(jí)單位工作的進(jìn)程和情況，及時(shí)了解下級(jí)的意見和建議，從而做出正確的判斷，有的放矢地指導(dǎo)下級(jí)的工作，科學(xué)地對(duì)有關(guān)問題作出決策，所以報(bào)告中的事實(shí)與數(shù)據(jù)要真實(shí)、準(zhǔn)確、具體。

④格式的約定性。報(bào)告是陳述性公文，屬于備案性質(zhì)，不需要批復(fù)。其制發(fā)于工作任務(wù)完成或問題解決之后，因此，它與其他行政公文的格式顯著不同。

(3)報(bào)告的分類。報(bào)告作為一種文種，可依據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行多角度劃分。

報(bào)告按性質(zhì)劃分，有工作報(bào)告和情況報(bào)告；按內(nèi)容劃分，有綜合報(bào)告和專題報(bào)告；按行文目的劃分，有匯報(bào)性報(bào)告、上復(fù)性報(bào)告和呈轉(zhuǎn)性報(bào)告。

①匯報(bào)性報(bào)告:主要是針對(duì)某項(xiàng)工作進(jìn)行階段性總結(jié)而向上級(jí)匯報(bào)的一種報(bào)告，包括綜合報(bào)告和專題報(bào)告。這種報(bào)告應(yīng)把某項(xiàng)工作前一階段進(jìn)展的情況、主要經(jīng)驗(yàn)和存在的問題進(jìn)行分析研究，作出恰如其分的判斷并提出今后怎樣工作的意見與建議等，實(shí)事求是地向上級(jí)匯報(bào)和反映，以便上級(jí)了解情況，及時(shí)地施以指導(dǎo)。

②上復(fù)性報(bào)告:主要是下級(jí)機(jī)關(guān)回答上級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于某一情況或問題的詢問而寫的報(bào)告。這種報(bào)告其內(nèi)容應(yīng)是上級(jí)問什么答什么，不要涉及詢問以外的情況而答非所問。

③呈轉(zhuǎn)性報(bào)告:主要是就某一問題、某項(xiàng)工作或發(fā)生的某一新問題、新情況提出自己的見解和主張而寫給上級(jí)的一種報(bào)告。這種報(bào)告涉及的面比較廣泛，需要上級(jí)批轉(zhuǎn)給有關(guān)部門和單位，以便讓大家通力合作，共同貫徹執(zhí)行。呈轉(zhuǎn)性報(bào)告也稱做“建議報(bào)告”。

報(bào)告屬于陳述性的上行公文，它是下級(jí)單位向上級(jí)機(jī)關(guān)反饋信息，溝通上下級(jí)縱向聯(lián)系的一種重要形式。上級(jí)機(jī)關(guān)在收到下級(jí)單位的報(bào)告后，一般不需批復(fù)。在表現(xiàn)形式上，它主要通過概括的敘述，匯報(bào)工作的過程與有關(guān)的動(dòng)態(tài)、建議，即使需要論述道理時(shí)，也要求在敘述的基礎(chǔ)上采取敘議結(jié)合的方式進(jìn)行。下級(jí)單位利用報(bào)告向上級(jí)機(jī)關(guān)反映情況，可以取得上級(jí)機(jī)關(guān)的指導(dǎo)、幫助。同時(shí)，上級(jí)機(jī)關(guān)也可以通過報(bào)告及時(shí)了解下級(jí)單位情況，以便制定正確的方針、政策，實(shí)行科學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)，從而切實(shí)指導(dǎo)下級(jí)單位的工作。

2.寫作格式

報(bào)告的結(jié)構(gòu)分首部、正文和落款三部分。

(1)首部。包括標(biāo)題和主送機(jī)關(guān)。標(biāo)題，常見的有兩種形式:一種是由事由和文種組成，另一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種組成。標(biāo)題要寫清報(bào)告的問題，點(diǎn)明報(bào)告的性質(zhì)。有的報(bào)告內(nèi)容緊急，則在標(biāo)題中的“報(bào)告”前冠以“緊急”字樣。主送機(jī)關(guān)，頂格寫上受文單位全稱。

(2)正文。一般由引據(jù)、主體、結(jié)語(yǔ)三部分構(gòu)成。

①引據(jù)。也稱緣由部分，主要說(shuō)明報(bào)告的根據(jù)、原因、目的、背景或總情況。這一部分要簡(jiǎn)要直敘，開宗明義，把情況發(fā)生的概況和具體經(jīng)過等簡(jiǎn)要地介紹出來(lái)，從引據(jù)轉(zhuǎn)向主體部分，一般要用“現(xiàn)將……報(bào)告如下”、“現(xiàn)將……匯報(bào)如后”等過渡語(yǔ)。

②主體。這是報(bào)告的重點(diǎn)部分，它要將有關(guān)工作或事件的情況闡述清楚，并加以扼要分析，以便給人以全面、深刻的了解。這一部分要求有針對(duì)性(或針對(duì)上級(jí)的指示，或針對(duì)上級(jí)的詢問，或針對(duì)實(shí)際存在的問題)，寫得真實(shí)準(zhǔn)確。同時(shí)，要求條理清晰，結(jié)構(gòu)緊湊，有邏輯性。撰寫時(shí)要緊緊圍繞行文目的和主旨進(jìn)行陳述。

如果是匯報(bào)工作，則應(yīng)首先寫明工作的基本情況；其次寫明主要做法和成績(jī)，包括采取的辦法、措施以及由此帶來(lái)的直接效果等；最后寫明還存在什么問題以及今后的大體工作設(shè)想。在內(nèi)容布局上，一般將第二層次詳寫，第三層次略寫，不作過多鋪陳。

如果是反映問題，則應(yīng)首先對(duì)所要反映的問題或情況作一概述；其次集中分析產(chǎn)生問題的原因(包括主客觀兩方面的原因)；最后提出解決問題的意見和辦法。在內(nèi)容布局上，第一層次文字要簡(jiǎn)潔，第二、三層次的敘寫應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文的目的和主旨表達(dá)需要確定詳略。

如果是答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問和要求，應(yīng)首先扼要敘述上級(jí)機(jī)關(guān)交辦的事項(xiàng)或任務(wù)；其次寫明處理的大致過程，包括采取的辦法或措施，處理中遇到的問題及需要進(jìn)一步陳述的事項(xiàng)等；最后交代處理結(jié)果，同時(shí)征詢上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)處理結(jié)果的意見。

如果是就某項(xiàng)工作中的錯(cuò)誤向上級(jí)機(jī)關(guān)檢討，應(yīng)首先陳述錯(cuò)誤的事情概況；其次分析造成錯(cuò)誤的原因(包括直接原因和間接原因)及應(yīng)負(fù)的責(zé)任；最后寫明處理結(jié)果及今后的改進(jìn)意見。在結(jié)構(gòu)安排上，如果報(bào)告的內(nèi)容較為簡(jiǎn)單，則采用篇段合一的形式；如果內(nèi)容復(fù)雜，則分層分段或分幾個(gè)部分進(jìn)行敘寫，既可按工作的進(jìn)程順序或事件發(fā)生發(fā)展的時(shí)間先后順序闡述，也可按所提出問題的主次或按所取得成績(jī)和經(jīng)驗(yàn)的主次順序闡述，用序碼標(biāo)明，并概括段旨，置于段首而構(gòu)成撮要。

③結(jié)語(yǔ)。一般都有程式性用語(yǔ)，應(yīng)另起一段來(lái)寫。采用哪種結(jié)語(yǔ)，應(yīng)與報(bào)告的內(nèi)容和行文意圖相符，與引據(jù)、主體相呼應(yīng)，構(gòu)成一個(gè)有機(jī)的整體。上復(fù)性、匯報(bào)性報(bào)告，結(jié)尾多寫“特此報(bào)告”、“專此報(bào)告”、“特將情況報(bào)告如上”、“以上報(bào)告，請(qǐng)審閱”等；呈轉(zhuǎn)性報(bào)告的結(jié)尾，一般都用“以上報(bào)告如無(wú)不當(dāng)，請(qǐng)批轉(zhuǎn)……”作結(jié)。

(3)落款。包括署名和時(shí)間兩項(xiàng)內(nèi)容。如果標(biāo)題有發(fā)文單位，就不再署名，否則就要在右下方署上單位名稱或主要負(fù)責(zé)人姓名，并于其下寫明年月日期，然后加蓋單位公章或主要負(fù)責(zé)人章。

3.寫作要求

(1)材料要真實(shí)，數(shù)據(jù)要可靠。報(bào)告的材料來(lái)源，必須是實(shí)踐的結(jié)果，成績(jī)不可夸大，缺點(diǎn)不可縮小，問題不可掩蓋，不張冠李戴，不添枝加葉。切忌在報(bào)告中使用“據(jù)說(shuō)”、“可能”、“估計(jì)”之類的而未經(jīng)核實(shí)的、不確切的材料和數(shù)據(jù)。不然，就會(huì)出現(xiàn)以假亂真的嚴(yán)重后果，導(dǎo)致工作的巨大損失。

(2)觀點(diǎn)要明確，分析要中肯。有了可靠的材料、確鑿的數(shù)據(jù)，就要樹立起明確的觀點(diǎn)；然后根據(jù)觀點(diǎn)進(jìn)行中肯的分析，根據(jù)分析，摸到工作的規(guī)律，抓住問題的實(shí)質(zhì)，而不能滿足于反映事物的一般動(dòng)態(tài)和事物的表面現(xiàn)象，以便上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)報(bào)告作出正確的判斷和處理意見。

(3)篇幅要簡(jiǎn)短，用語(yǔ)要精練。動(dòng)筆撰寫時(shí)按“綱”行文，抓住幾個(gè)問題寫，保留主要內(nèi)容，避免羅列事實(shí)，戒絕套話廢話，對(duì)無(wú)關(guān)緊要的事，就一筆帶過，決不能漫無(wú)邊際，不得要領(lǐng)。同時(shí)，還要善于用敏銳的眼光去觀察事物，力圖發(fā)現(xiàn)工作中的“閃光點(diǎn)”，捕捉新的東西，切忌千篇一律。

(4)文體要鮮明，內(nèi)容要新鮮。在報(bào)告中，不能有請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)的內(nèi)容，也不要運(yùn)用請(qǐng)示的過渡語(yǔ)和結(jié)語(yǔ)，更不能為了取得上級(jí)的重視，把報(bào)告當(dāng)請(qǐng)示來(lái)寫，或者把請(qǐng)示與報(bào)告合為一個(gè)文種——“請(qǐng)示報(bào)告”。要注意反映新情況、新思想、新問題，多寫那些對(duì)工作有所發(fā)現(xiàn)、有所創(chuàng)造的東西。

例文5

關(guān)于第二次人口抽查工作情況進(jìn)展情況的報(bào)告

區(qū)政府辦公室:

我街道辦事處根據(jù)區(qū)政府人口普查工作辦公室的部署，已于10月20日開始了這項(xiàng)工作?，F(xiàn)將進(jìn)展情況匯報(bào)如下:

(一)10月21日召開了人口抽查工作動(dòng)員大會(huì)，到會(huì)的有辦事處總支正副書記、處正副主任、各居委會(huì)主任以及居民代表。會(huì)上傳達(dá)了上級(jí)文件精神和領(lǐng)導(dǎo)指示，與會(huì)人員達(dá)到了態(tài)度和思想上的高度一致。

(二)10月25日組建了辦事處人口抽查辦公室，由辦事處黨總支書記、處辦公室主任和三個(gè)居委會(huì)主任組成領(lǐng)導(dǎo)班子，從辦事處所屬的各基層單位抽調(diào)了二十人組成工作人員隊(duì)伍。

(三)10月28日，在所轄范圍內(nèi)進(jìn)行廣泛宣傳和發(fā)動(dòng)，使轄區(qū)群眾充分了解人口普查的重大意義，為搞好人口抽查工作打下了良好的基礎(chǔ)。

(四)11月1日至11月10日，按照區(qū)人口抽查辦公室的安排，請(qǐng)專家對(duì)我處人口抽查工作人員進(jìn)行了為期10天的培訓(xùn)，并進(jìn)行了模擬抽查演習(xí)，取得了良好的效果。

(五)就目前情況看，我們的宣傳還不廣泛不深入，至今仍有部分群眾還不知道具體精神。另外，工作人員中有個(gè)別同志不太安心。

下一步要做的工作是繼續(xù)深入居民家庭，使每一個(gè)居民都對(duì)人口抽查工作的意義有一個(gè)深入的了解，并配合抽查工作；加強(qiáng)對(duì)工作人員思想教育工作，解決他們的后顧之憂并使之安心工作，圓滿完成這次人口抽查任務(wù)。

漢江區(qū)××街街道辦事處(公章)

××年×月×日

五、請(qǐng)示

1.文體簡(jiǎn)介

(1)請(qǐng)示的含義。請(qǐng)示是下級(jí)單位請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)指示工作、解釋問題或批準(zhǔn)某種要求時(shí)使用的上行公文。它是下級(jí)單位爭(zhēng)取上級(jí)機(jī)關(guān)的指導(dǎo)與支持，從而保證部門各層次的管理工作步調(diào)統(tǒng)一并獲得高效能的重要途徑，也是黨的方針、政策正確貫徹實(shí)施的一項(xiàng)組織原則，這樣可以維護(hù)政令的一致性。

(2)請(qǐng)示的分類。請(qǐng)示的適用范圍較廣，就其行文目的和請(qǐng)示要求看，主要有三種情況:

①求準(zhǔn)性請(qǐng)示。即請(qǐng)求上級(jí)批準(zhǔn)、允許的請(qǐng)示。下級(jí)機(jī)關(guān)就某項(xiàng)工作、某個(gè)問題請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)給予審定、核準(zhǔn)、認(rèn)可的，就必須請(qǐng)示。這類大多是明文規(guī)定必須請(qǐng)示的事項(xiàng)，如機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事安排、重要決定、重大決策、項(xiàng)目安排，等等。

②求助性請(qǐng)示。即請(qǐng)求上級(jí)予以支持、幫助的請(qǐng)示。本機(jī)關(guān)無(wú)力解決的人力、財(cái)力、物力或其他方面的困難，需要上級(jí)給予幫助解決，必須請(qǐng)示。如解決基建材料、增撥經(jīng)費(fèi)、增加設(shè)備、改善設(shè)施，等等。

③求示性請(qǐng)示。即請(qǐng)求上級(jí)給予指示、裁決的請(qǐng)示?；蛟趫?zhí)行政策時(shí)遇到困難或出現(xiàn)新的情況，需要變通；或執(zhí)行政策時(shí)尚有不太清楚明了的地方；或?qū)ι霞?jí)機(jī)關(guān)某個(gè)決定有些看法等，請(qǐng)求上級(jí)給予明確的指示、答復(fù)。屬一般性的問題有時(shí)也用“函”行文。

(3)請(qǐng)示與報(bào)告的區(qū)別。請(qǐng)示不同于報(bào)告，二者的區(qū)別表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

①行文目的不同?！皥?bào)告”是匯報(bào)工作、反映情況、提出建議時(shí)使用的，其目的是讓上級(jí)機(jī)關(guān)了解情況，掌握動(dòng)態(tài)，為決策部署提供依據(jù)，無(wú)須批復(fù)?！罢?qǐng)示”是請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)指示、批準(zhǔn)時(shí)使用，其行文目的是要求審核、批準(zhǔn)事項(xiàng)，幫助解決困難，答復(fù)有關(guān)問題，必求批復(fù)。

②內(nèi)容構(gòu)成不同?！皥?bào)告”是陳述性文體，有專題的與綜合性的，其內(nèi)容為匯報(bào)工作、反映情況或建議意見，不寫請(qǐng)示事項(xiàng)，可“一文多事”。“請(qǐng)示”是請(qǐng)求性文體，沒有綜合性，寫請(qǐng)示時(shí)，雖然也可以像報(bào)告那樣反映情況和陳述意見，但只是作為請(qǐng)示的理由和根據(jù)，請(qǐng)示只能“一文一事”。

③行文時(shí)限不同?！皥?bào)告”行文不受時(shí)間限制，大多為事后，也有事項(xiàng)中進(jìn)行報(bào)告的，所報(bào)告的事項(xiàng)屬“已然”，是已經(jīng)出現(xiàn)的情況，已完成或即將完成的工作。而“請(qǐng)示”則必須事前行文，請(qǐng)示的事項(xiàng)屬“未然”。我行我素的“先斬后奏”，是不符合組織原則和管理規(guī)定的。

④主送單位不同。報(bào)告因不需批復(fù)，可以同時(shí)主送幾個(gè)單位，結(jié)尾用語(yǔ)不具有期復(fù)性。請(qǐng)示必須批復(fù)，需認(rèn)準(zhǔn)一個(gè)主送單位，結(jié)尾用語(yǔ)具有期復(fù)性或期準(zhǔn)性。

2.寫作格式

請(qǐng)示的結(jié)構(gòu)分首部、正文和落款三部分。

(1)首部。包括標(biāo)題和主送機(jī)關(guān)。擬寫請(qǐng)示標(biāo)題，必須著力寫好“事由”，要明確、簡(jiǎn)括地表示請(qǐng)示的中心意向，以便上級(jí)機(jī)關(guān)準(zhǔn)確了解和把握。請(qǐng)示的標(biāo)題一般有兩種形式:一種是發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種構(gòu)成；另一種是省略發(fā)文單位，由事由和文種構(gòu)成。標(biāo)題在文字表達(dá)上要注意:請(qǐng)示事由前可以加介詞“關(guān)于”和請(qǐng)示事由構(gòu)成介詞結(jié)構(gòu)作“請(qǐng)示”的定語(yǔ)；標(biāo)題中使用動(dòng)詞時(shí)，不能與文種詞語(yǔ)“請(qǐng)示”重復(fù)；在表達(dá)事由時(shí)，一般只能用一個(gè)動(dòng)詞。請(qǐng)示的主送機(jī)關(guān)是指負(fù)責(zé)管理和答復(fù)該文件的單位。每件請(qǐng)示只能寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，不能多頭請(qǐng)示。主送機(jī)關(guān)的名稱要頂格寫。

(2)正文。請(qǐng)示的正文，應(yīng)把請(qǐng)示辦什么事情，打算如何辦這件事情，讓上級(jí)批準(zhǔn)什么事情等內(nèi)容寫清楚。正文一般由緣由、事項(xiàng)和結(jié)語(yǔ)三部分組成。

①請(qǐng)示緣由。這是正文的重要內(nèi)容，是上級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù)的根據(jù)。它一般采取敘事和說(shuō)理相結(jié)合的表達(dá)方式，把請(qǐng)示的原因和背景情況或者請(qǐng)示問題的依據(jù)、出發(fā)點(diǎn)及思想基礎(chǔ)交代清楚，盡可能聯(lián)系全局來(lái)說(shuō)明請(qǐng)示事項(xiàng)的迫切性、重要性和必要性。這部分要求寫得言簡(jiǎn)意明，集中概括(如背景情況上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)比較了解，就可以扼要一些)，為請(qǐng)示事項(xiàng)作好鋪墊，打下基礎(chǔ)，與請(qǐng)示事項(xiàng)構(gòu)成鮮明的因果關(guān)系。但若情況比較復(fù)雜，是上級(jí)機(jī)關(guān)未知的新情況、新問題，這一部分中也可作較為詳細(xì)的陳述。

②請(qǐng)示事項(xiàng)。這是正文的主體，發(fā)文機(jī)關(guān)請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)指示和批準(zhǔn)的內(nèi)容都在這一部分。在這一部分中，應(yīng)對(duì)需上級(jí)審批的問題、對(duì)情況的性質(zhì)和嚴(yán)重程度做出具體分析，把問題擺得明白、清楚些，把意見講得明確、具體些，把要求提得恰當(dāng)、中肯些，并提出要求上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的依據(jù)(如有什么文件規(guī)定等)。如果解決問題的措施和意見不止一套方案，應(yīng)同時(shí)寫上，但應(yīng)說(shuō)明本單位傾向性的意見，以便上級(jí)從全局衡量加以抉擇。如涉及其他單位的問題，應(yīng)當(dāng)預(yù)先征詢意見，并將商洽的有關(guān)情況在文中予以說(shuō)明，以供上級(jí)機(jī)關(guān)作出正確判斷和指示。主體結(jié)構(gòu)都采用邏輯順序，按不同的方面，分條分項(xiàng)書寫。寫好請(qǐng)示的正文，應(yīng)該注意兩點(diǎn):首先要選準(zhǔn)請(qǐng)示理由的切入點(diǎn)，請(qǐng)示目的能否得以達(dá)到，關(guān)鍵取決于“請(qǐng)示理由”是否充分、有力、令人信服。角度選擇失準(zhǔn)，就是沒有抓住問題的癥結(jié)，沒有抓住主要矛盾，因而也就缺乏足夠的說(shuō)服力；其次要注意行文的邏輯性，即指對(duì)于請(qǐng)示理由的陳述，必須注意其內(nèi)在的必然聯(lián)系。哪些內(nèi)容先說(shuō)，哪些內(nèi)容后說(shuō)，都要經(jīng)過縝密考慮。

③請(qǐng)示結(jié)語(yǔ)。這部分應(yīng)提出肯定性的要求，要求提出之后要選用恰當(dāng)?shù)膽T用語(yǔ)收束，以示對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的尊重。一般都寫“當(dāng)否，請(qǐng)批示”、“妥否，請(qǐng)批復(fù)”、“特此請(qǐng)示”、“請(qǐng)復(fù)示”等。結(jié)語(yǔ)既要寫得中肯果斷，又要寫得謙和得體，不宜用“請(qǐng)即從速批復(fù)”、“請(qǐng)盡快撥款，以救燃眉之急”等語(yǔ)。請(qǐng)示的結(jié)語(yǔ)中，絕不能出現(xiàn)“報(bào)告”字樣，以免造成混亂，甚至延時(shí)誤事，給工作帶不應(yīng)有的麻煩。

(3)落款。一般包括署名和時(shí)間兩項(xiàng)內(nèi)容。標(biāo)題未寫明發(fā)文機(jī)關(guān)的，在結(jié)束語(yǔ)的右下方署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱，并加蓋公章，并在下行寫明年月日期；標(biāo)題中寫有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的，只須加蓋單位公章，不必再寫機(jī)關(guān)名稱。

3.寫作要求

(1)明確行文目的。即明確“為什么要請(qǐng)示”、“有無(wú)必要請(qǐng)示”。機(jī)關(guān)單位工作中有許多問題，絕大部分屬本機(jī)關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，應(yīng)自行決策加以解決，確屬本機(jī)關(guān)無(wú)權(quán)、無(wú)力、無(wú)法解決的問題，才需要用“請(qǐng)示”行文。不能事事請(qǐng)示，“每斬必奏”，應(yīng)根據(jù)事項(xiàng)性質(zhì)、輕重緩急來(lái)決定。因此，要嚴(yán)格控制請(qǐng)示行文，防止矛盾上交。

(2)明確受文對(duì)象。即明確“請(qǐng)示誰(shuí)”的問題。行文時(shí)要正確確定主送機(jī)關(guān)，原則是“誰(shuí)主管向誰(shuí)請(qǐng)示”。除了領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事情之外，一般不能向領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人寫請(qǐng)示，只能呈給主管的上級(jí)機(jī)關(guān)。同時(shí)，在上呈請(qǐng)示時(shí)，不能“多頭請(qǐng)示”，盡量避免越級(jí)請(qǐng)示。多頭請(qǐng)示有時(shí)難免造成上級(jí)機(jī)關(guān)之間互相推諉責(zé)任，或者批復(fù)意見不一致的情況。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位，在請(qǐng)示問題時(shí)，應(yīng)當(dāng)本著誰(shuí)有權(quán)力批準(zhǔn)這一問題就請(qǐng)示誰(shuí)的原則，可將另一上級(jí)列為抄送，以便對(duì)方了解情況。按照公文正常的處理程序，應(yīng)該逐級(jí)請(qǐng)示，如果因特殊情況或緊急事項(xiàng)必須越級(jí)請(qǐng)示時(shí)，要同時(shí)抄送越過的直接上級(jí)機(jī)關(guān)。幾個(gè)平行機(jī)關(guān)聯(lián)合請(qǐng)示工作，要認(rèn)真會(huì)簽。

(3)明確請(qǐng)示事項(xiàng)。即明確“請(qǐng)示什么問題”。請(qǐng)示事項(xiàng)要遵循“一文一事”的原則，應(yīng)緊緊圍繞要請(qǐng)示的問題談情況，講根據(jù)，說(shuō)要求，力求理由充分，主旨鮮明。不能怕麻煩圖省事而把幾項(xiàng)請(qǐng)示內(nèi)容安排在同一請(qǐng)示中，更不能在一篇請(qǐng)示中請(qǐng)示好幾個(gè)屬于不同單位職權(quán)范圍內(nèi)的事情。請(qǐng)示的事項(xiàng)是要上級(jí)機(jī)關(guān)及時(shí)作答的，若一文數(shù)事，上級(jí)機(jī)關(guān)要一一進(jìn)行研究，則勢(shì)必影響上級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù)的時(shí)間，同時(shí)作為請(qǐng)示的回文，批復(fù)又不可能寫得過長(zhǎng)，為了避免出現(xiàn)這種尷尬局面，寫請(qǐng)示時(shí)就要始終堅(jiān)持“一文一請(qǐng)”的原則。另外，請(qǐng)示時(shí)還可以提出意見、方案，供上級(jí)批復(fù)時(shí)參考。不能只擺困難、情況，不提具體要求，依賴上級(jí)決定。

(4)明確文體特性。請(qǐng)示必須嚴(yán)格與報(bào)告分開，不能只把一些需上級(jí)機(jī)關(guān)知道的情況寫入請(qǐng)示中，而忽略請(qǐng)求指示和批準(zhǔn)的內(nèi)容，形成了名義上是請(qǐng)示，而實(shí)際上則是報(bào)告的文件；更不能以“請(qǐng)示報(bào)告”作為文種，把請(qǐng)示和報(bào)告的內(nèi)容一古腦兒地往里塞。同時(shí)，在請(qǐng)示中，只能用“特請(qǐng)示如下”，“現(xiàn)將我們的意見陳述如下”等請(qǐng)示過渡語(yǔ)，而不能用“現(xiàn)將情況報(bào)告如下”等報(bào)告過渡語(yǔ)。此外，請(qǐng)示的結(jié)語(yǔ)也只能用“當(dāng)否，請(qǐng)批示”一類的結(jié)語(yǔ)，不能用“如無(wú)不當(dāng)”等報(bào)告的結(jié)語(yǔ)，更不能提出批轉(zhuǎn)的請(qǐng)求，嚴(yán)防文種混淆。

例文6

關(guān)于購(gòu)買空調(diào)的請(qǐng)示

總經(jīng)理辦公室:

我銷售部搬入新的辦公室后一直沒有安裝空調(diào)。隨著夏季的來(lái)臨，氣溫逐步升高，來(lái)我部聯(lián)系業(yè)務(wù)的各單位業(yè)務(wù)員和顧客深感暑熱難當(dāng)，導(dǎo)致近十天來(lái)我部聯(lián)系業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)員日漸減少，這對(duì)我公司的產(chǎn)品銷售帶來(lái)不好的影響。為了留住業(yè)務(wù)、擴(kuò)大銷售，我部擬購(gòu)買、安裝空調(diào)一臺(tái)(品牌、型號(hào)、單價(jià)等資料見附件)。

此請(qǐng)示如無(wú)不妥，請(qǐng)批準(zhǔn)。

武漢××?xí)r裝有限公司銷售部

2007年6月21日

(附件略)

六、批復(fù)

1.文體簡(jiǎn)介

(1)批復(fù)的含義。批復(fù)是上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)下級(jí)“請(qǐng)示”事項(xiàng)時(shí)所用的公文。它的內(nèi)容涉及面比較窄，除了直接回答所請(qǐng)示的事項(xiàng)外，無(wú)須涉及其他問題。

(2)批復(fù)的特點(diǎn)。作為答復(fù)性下行公文，批復(fù)具有以下特點(diǎn):一是針對(duì)性，它是專門針對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)“請(qǐng)示”這一文種使用的，是應(yīng)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示而行文的，回答的問題是請(qǐng)示中的具體事項(xiàng)，不能另找話題；二是指示性，批復(fù)要對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)提出的具體問題進(jìn)行答復(fù)，往往要求下級(jí)機(jī)關(guān)將執(zhí)行情況上報(bào)，以便檢查了解，因而，從行文效能上看，批復(fù)具有指示性；三是權(quán)威性，批復(fù)是下行文，它代表著上級(jí)機(jī)關(guān)的權(quán)力，反映了上級(jí)機(jī)關(guān)的意志，它針對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)而提出的解決辦法和意見，具有約束力。特別是那些關(guān)于政策性方面和具體工作中的重大問題的批復(fù)，更具有法規(guī)的作用。

(3)批復(fù)的分類。按照批復(fù)的內(nèi)容和作用，可分為指示性批復(fù)和表態(tài)性批復(fù)兩類。

①指示性批復(fù)。這類批復(fù)除了明確答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)之外，還對(duì)有關(guān)問題進(jìn)行原則性的概括和提示，即針對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)如何執(zhí)行提出指示性意見，要求請(qǐng)示的機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行。

表態(tài)性批復(fù)。這類批復(fù)是對(duì)請(qǐng)示對(duì)象表態(tài)——或同意，或部分同意，或不予同意，批復(fù)的程式比較固定。

②批復(fù)不同于答復(fù)函，盡管它們都是回復(fù)來(lái)文的一種文體，但是還是有些差別:從文體性質(zhì)看，答復(fù)函屬函的一種，無(wú)論是上行、平行或下行均可；而批復(fù)屬指示性下行文。再?gòu)幕貜?fù)內(nèi)容看，答復(fù)函多用于對(duì)一般事項(xiàng)、具體內(nèi)容的答復(fù)；而批復(fù)用于對(duì)較重大的原則、政策性問題作出決定、批答。另外，從使用看，批復(fù)為上級(jí)機(jī)關(guān)使用，中、下層機(jī)關(guān)少用，基層單位不用；答復(fù)函則沒有這個(gè)限制，上下級(jí)機(jī)關(guān)之間、平級(jí)機(jī)關(guān)之間、不相隸屬機(jī)關(guān)之間都可以使用。

2.寫作格式

批復(fù)分首部、正文、落款三部分。

(1)首部。包括標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)和主送機(jī)關(guān)。

批復(fù)的標(biāo)題不能引用原請(qǐng)示的標(biāo)題，它有多種構(gòu)成形式:①由發(fā)文機(jī)關(guān)、批復(fù)事項(xiàng)、行文對(duì)象和文種構(gòu)成；②由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種構(gòu)成；③由事由和文種構(gòu)成；④由發(fā)文機(jī)關(guān)、原件標(biāo)題和文種構(gòu)成。批復(fù)標(biāo)題的擬定有三點(diǎn)要求:A.三要素要齊全； B.發(fā)文機(jī)關(guān)必須用全稱或法定的簡(jiǎn)稱；C.事由必須精練地提出具體事項(xiàng)及批復(fù)意見，句式可用“關(guān)于……問題的批復(fù)”、“同意……的批復(fù)”。發(fā)文字號(hào)由機(jī)關(guān)代字、年號(hào)、順序號(hào)三個(gè)部分組成。批復(fù)的主送機(jī)關(guān)是與批復(fù)相對(duì)應(yīng)的請(qǐng)示發(fā)文機(jī)關(guān)，在文首頂格書寫。

(2)正文。主要包括引語(yǔ)、批復(fù)內(nèi)容和結(jié)語(yǔ)等項(xiàng)內(nèi)容。

①引語(yǔ)(告知情況)。即批復(fù)開始的第一段和第一句話，這是批復(fù)的根據(jù)。通常要寫清楚兩方面的問題:一是下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示的問題或文號(hào)；二是簡(jiǎn)要引述來(lái)文所請(qǐng)示的事項(xiàng)，以說(shuō)明批復(fù)的根據(jù)，點(diǎn)出批復(fù)的對(duì)象。一般情況下，引語(yǔ)只要說(shuō)明下級(jí)有關(guān)請(qǐng)示已經(jīng)“收到”、“收悉”即可。如“你縣關(guān)于×××××的請(qǐng)示收悉”、“你局××年×月×日請(qǐng)示悉”、“你部××字［2005］35號(hào)文悉”，等等。但也可以在引述來(lái)文的事項(xiàng)之后，表明批復(fù)者的態(tài)度。如“經(jīng)研究，同意……”或“經(jīng)研究，答復(fù)如下”，成為由引語(yǔ)到主體的過渡語(yǔ)。一般緊接引語(yǔ)寫出，也可單獨(dú)列行。

②主體(表明態(tài)度)。主體包括兩個(gè)方面，一是根據(jù)國(guó)家的方針、政令、法規(guī)和實(shí)際情況，針對(duì)“請(qǐng)示”的內(nèi)容給予明確肯定的答復(fù)或具體指示；二是概括提出希望或要求，進(jìn)一步點(diǎn)明、深化主旨。凡有補(bǔ)充意見、執(zhí)行要求，或需提出希望時(shí)，如果內(nèi)容文字較多，應(yīng)分段一一寫清。具體答復(fù)內(nèi)容簡(jiǎn)單的，只表明同意或不同意，應(yīng)該或不應(yīng)該；內(nèi)容復(fù)雜的，除表明不同意的態(tài)度之外，有時(shí)還可考慮要說(shuō)明不同意的理由，不要簡(jiǎn)單地予以否定，以便下級(jí)機(jī)關(guān)接受。對(duì)于同意的事項(xiàng)，也可同時(shí)指出如何才能保證批復(fù)事項(xiàng)的完成，或如何防止某些問題的出現(xiàn)。如果批復(fù)的意見不成熟，亦可寫上“將另行研究”字樣。如果是指示性批復(fù)，要將落實(shí)請(qǐng)示項(xiàng)目的相關(guān)做法及政策原則等作出說(shuō)明，以提示下級(jí)機(jī)關(guān)注意遵守，這就是批復(fù)指示性的體現(xiàn)。

③結(jié)束語(yǔ)。一般在正文之后或另起一行，用“此批”、“此復(fù)”、“特此批復(fù)”等習(xí)慣用語(yǔ)作結(jié)即可。也可視行文需要，不加結(jié)束語(yǔ)，自然終結(jié)。

(3)落款。一般包括署名和時(shí)間兩項(xiàng)內(nèi)容。在右下方寫明發(fā)文單位名稱和發(fā)文時(shí)間，加蓋公章。如果標(biāo)題已寫有發(fā)文單位名稱，這里可以略去不寫，只蓋公章。

3.寫作要求

(1)批復(fù)要及時(shí)。對(duì)于下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示要做到迅速及時(shí)，不能拖延。請(qǐng)示的單位往往是由于重大問題才向上級(jí)進(jìn)行請(qǐng)示，如果回復(fù)的時(shí)間太長(zhǎng)，就會(huì)影響到下級(jí)單位工作的開展。因此不管是同意還是不同意，都要盡快給予回復(fù)。

(2)針對(duì)性要強(qiáng)。凡批復(fù)都是針對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示而發(fā)的表態(tài)性文體，因此，撰寫批復(fù)之前要作調(diào)查研究，考慮請(qǐng)示事項(xiàng)是否合理，了解有關(guān)的政策依據(jù)，批復(fù)的內(nèi)容、語(yǔ)言必然與請(qǐng)示的內(nèi)容緊緊相扣，直接回答下級(jí)請(qǐng)示的事項(xiàng)。切忌離開請(qǐng)示內(nèi)容，文不對(duì)題。

(3)考慮要全面。在批復(fù)及時(shí)的前提下，對(duì)請(qǐng)示中所有有關(guān)問題，都要一一交代答復(fù)，要考慮全面，不要顧此失彼、自相矛盾，或粗枝大葉，遺漏重要問題。尤其重要的是要尋找政策依據(jù)，做到有理有據(jù)。

(4)態(tài)度要明確。批復(fù)是對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文表明態(tài)度，是可辦，還是不可辦，是好，還是不好，應(yīng)直接予以說(shuō)明。不要含糊其詞，不要隔靴搔癢，更不要自相矛盾(如“方向?qū)︻^，仍需斟酌”、“基本不錯(cuò)，尚欠成熟”、“原則可以，但有問題”等)，要言簡(jiǎn)意明，準(zhǔn)確無(wú)誤。

(5)語(yǔ)言要簡(jiǎn)練。批復(fù)的篇幅一般都較短小，因而語(yǔ)言必須高度濃縮，以三言兩語(yǔ)引述來(lái)文表明態(tài)度就行了。即使是要作說(shuō)明或提要求，也只是點(diǎn)到為止。

例文7

關(guān)于銷售部購(gòu)買空調(diào)的批復(fù)

銷售部:

你部6月21日送達(dá)的《關(guān)于購(gòu)買空調(diào)的請(qǐng)示》收悉?，F(xiàn)答復(fù)如下:

鑒于高溫季節(jié)來(lái)臨和銷售工作的需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)研究，同意你部購(gòu)買格力牌大3P柜式空調(diào)機(jī)一臺(tái)。請(qǐng)憑此批復(fù)與后勤部聯(lián)系，由后勤部具體承辦，三日內(nèi)購(gòu)買、安裝到位。

特此批復(fù)。

武漢××?xí)r裝公司總經(jīng)理辦公室

2007年6月23日

七、函

1.文體簡(jiǎn)介

(1)函的含義。函是詢問和答復(fù)問題，請(qǐng)示、批復(fù)或通知有關(guān)較小事項(xiàng)時(shí)使用的一種公文。

函的適用范圍較廣，無(wú)論是上行、平行或下行均可。平行時(shí)，主要是平級(jí)或不相隸屬的機(jī)關(guān)之間商洽工作、周知事項(xiàng)、詢問和答復(fù)有關(guān)問題。上行或下行時(shí)，主要是上下業(yè)務(wù)主管部門之間行文，既可以在一些較小事項(xiàng)上代替請(qǐng)示、批復(fù)或通知，也可以詢問或答復(fù)有關(guān)事項(xiàng)。函的特點(diǎn)是短小、靈活、方便，使用范圍廣泛。函在公務(wù)往來(lái)中，實(shí)際是對(duì)各類公文起一種補(bǔ)充作用，甚至代行某些公文職責(zé)，成為一種使用方便、快捷的公文。

(2)函的分類。函有三種分類方法:

①根據(jù)內(nèi)容性質(zhì)分。函有商洽函、請(qǐng)求函、詢問函、告知函和答復(fù)函多種。商洽函，即用于請(qǐng)求協(xié)助、商洽解決辦理某一問題的函。請(qǐng)求函，即向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)的函。詢問函，上下級(jí)或同級(jí)之間均可使用，如上級(jí)向下級(jí)詢問工作情況或某一具體事情，下級(jí)向上級(jí)機(jī)關(guān)及主管部門詢問有關(guān)方針、政策和工作中遇到界限不明確的問題，等等。告知函，平級(jí)或不相隸屬單位之間相互通知事情時(shí)使用的函。答復(fù)函，上級(jí)答復(fù)下級(jí)詢問或主管部門批復(fù)申請(qǐng)事宜時(shí)使用的函。

②按格式分。函有公函和便函。公函，即內(nèi)容均為較重要的正式公務(wù)事項(xiàng)，屬正式公文，有完整的公文格式。便函，即內(nèi)容為不太重要的一般事物，但決不是私人函件。它不屬于正式公文，格式較隨便，類似一般信件。用機(jī)關(guān)信箋撰寫后，加蓋印章即可。

③按行文方向分。函有去函和復(fù)函。去函，又叫來(lái)函，即主動(dòng)發(fā)函詢問，商洽或通知有關(guān)事項(xiàng)的函。復(fù)函，即答復(fù)對(duì)方來(lái)函中有關(guān)事項(xiàng)的函。

(3)函和批復(fù)的區(qū)別。函和批復(fù)的區(qū)別是很明顯的:批復(fù)是上級(jí)對(duì)下級(jí)行文，而且是專門針對(duì)請(qǐng)示的答復(fù)，往往具有通知和指示性質(zhì)；而函則是任何機(jī)關(guān)對(duì)任何機(jī)關(guān)都可行文，并且什么內(nèi)容都有，即使是上級(jí)對(duì)下級(jí)答復(fù)問題的行文，也不只是“答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)”的，很少具有通知和指示的性質(zhì)。二者唯一可以說(shuō)得上相同的就是:批復(fù)的寫法與上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)下級(jí)所詢問問題的“復(fù)函”的寫法差不多。函的適用范圍在實(shí)際工作中很容易與請(qǐng)示相混淆。向業(yè)務(wù)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)某個(gè)事項(xiàng)時(shí)，本應(yīng)該用函，而有的單位誤用請(qǐng)示。這是不符合行文規(guī)則的。請(qǐng)示只用于上下級(jí)之間，而函一般用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間。牢牢把握這個(gè)原則，就不會(huì)出現(xiàn)類似的情況。

2.寫作格式

公函雖也按一定的寫作格式，但又不受公文規(guī)定的嚴(yán)格限制，其基本格式如下:

(1)首部。包括標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、主送機(jī)關(guān)。公函中，去函的標(biāo)題與一般公文的寫法相同，復(fù)函的標(biāo)題寫法與批復(fù)相同。標(biāo)題一般包括三個(gè)部分:發(fā)文單位、事由和文種，也可以由事由和文種組成。發(fā)文字號(hào)與一般公文相同，即由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年號(hào)和順號(hào)組成(如“×字［2006］×號(hào)”)，一般在標(biāo)題右下角。如有文頭，則放在橫線的右下角，標(biāo)題之上。便函不編號(hào)，標(biāo)題也比較自由，一般可寫可不寫。有時(shí)答復(fù)問題需用標(biāo)題時(shí)，也不一定注明“復(fù)函”二字(如可寫作“關(guān)于××××的答復(fù)”)。主送機(jī)關(guān)名稱，和一般書信寫法一樣，單獨(dú)占一行，頂格寫，要寫全稱。函的主送機(jī)關(guān)只有一個(gè)，需要送有關(guān)單位或個(gè)人時(shí)，用抄送的形式。

(2)正文。這是函的主體部分，內(nèi)容包括函請(qǐng)(復(fù))緣由、函請(qǐng)(復(fù))事項(xiàng)兩部分。函的開頭應(yīng)開門見山，直接入題，不宜像私人信函那樣，開頭講一些客套話，如“您好”、“久未通信”，等等。

①商洽函正文:商洽緣由，主要寫明為什么要提出商洽，一般都是以一定的事實(shí)作為理由，有的可根據(jù)上級(jí)指示精神作為商洽的原因，有時(shí)也可不寫原因，直接提出商洽意見；商洽事項(xiàng)，這是函的主體，要寫清楚商洽的具體事項(xiàng)，特別要寫清對(duì)對(duì)方有什么要求，如果是幾方面的內(nèi)容，可以分條列出，以便對(duì)方考慮。態(tài)度要謙和，語(yǔ)言要懇切。

②請(qǐng)求函正文:請(qǐng)求批準(zhǔn)的緣由，說(shuō)明請(qǐng)求的理由與依據(jù)，陳述要求簡(jiǎn)潔而充分，材料可以是事實(shí)，也可以是引用的政策法規(guī)等；請(qǐng)求批準(zhǔn)的事項(xiàng)，事項(xiàng)部分要明確、具體、合理地提出請(qǐng)求幫助、解決的事項(xiàng)，切忌含糊和不切實(shí)際。

③詢問函正文:詢問的目的，即說(shuō)明為什么要詢問，也就是發(fā)函的理由；詢問的內(nèi)容，要求明確而又具體，使對(duì)方一看便懂，以便依題回答。

④告知函正文的內(nèi)容:告知緣由，說(shuō)明制發(fā)本函的原因；告知事項(xiàng)，簡(jiǎn)明扼要地闡述告知對(duì)方有關(guān)事項(xiàng)的具體內(nèi)容及應(yīng)注意的問題。

⑤答復(fù)函正文:告知情況，說(shuō)明對(duì)方來(lái)函收悉，平行復(fù)函的開頭一般應(yīng)引敘對(duì)方來(lái)函的發(fā)文字號(hào)、發(fā)文日期或主要事項(xiàng)，下行復(fù)函的開頭可不引，用“經(jīng)……研究，現(xiàn)答復(fù)如下”作為承上啟下的過渡；答復(fù)意見，針對(duì)來(lái)函的內(nèi)容，給予明確具體的答復(fù)(類似批復(fù)的寫法，但平行函不宜提出執(zhí)行要求)。

(3)結(jié)語(yǔ)。去函慣用結(jié)語(yǔ)多為:對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)一般用“……為要”、“……為盼”；對(duì)平級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)一般用“……為荷”、“……是荷”；對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)一般用“……為盼”。商洽函可用“如果你們同意，請(qǐng)即復(fù)函”等慣用詞語(yǔ)作結(jié)。請(qǐng)求函一般都用請(qǐng)求語(yǔ)“可否，請(qǐng)函復(fù)”、“請(qǐng)予研究函復(fù)”作結(jié)。告知函可用“特此函告”作結(jié)。答復(fù)函的慣用結(jié)語(yǔ)多為“特此函復(fù)”、“謹(jǐn)作答復(fù)”、“專此函達(dá)”、“此復(fù)”，但必須注意，“此復(fù)”只用于下行公函。如果告知情況部分用了“現(xiàn)答復(fù)如下”，則可不寫結(jié)尾。便函中，無(wú)論去函、復(fù)函均有慣用結(jié)語(yǔ)，即“此致敬禮”。這屬于禮貌用語(yǔ)，但不需加感嘆號(hào)。

(4)落款。以實(shí)際發(fā)文的日期寫上年、月、日，并蓋上單位印章。

3.寫作要求

(1)敘事清楚，說(shuō)理有節(jié)。函是代表機(jī)關(guān)向外聯(lián)系工作、商洽事情、請(qǐng)求幫助的，要取得圓滿效果，要做到兩點(diǎn)，就要采取誠(chéng)懇合作、平等待人的態(tài)度。寫作應(yīng)注意兩點(diǎn):一是敘事清楚，整理好思路，安排好材料，讓人一看就明白就里，切忌拐彎抹角，辭不達(dá)意；二是說(shuō)理有節(jié)，提出的意見、辦法、請(qǐng)求要合情合理，符合客觀實(shí)際，留有商量余地，使人充分理解和支持，切忌生拉硬扯，強(qiáng)人所難。在此前提下，講究用語(yǔ)的分寸感，上行公函可多用謙敬語(yǔ)，但不能恭維逢迎；下行公函可多用強(qiáng)調(diào)語(yǔ)，但不可自傲訓(xùn)人；平行公函，可多用商洽語(yǔ)，但不可庸俗客套。

(2)短小精悍，注意技法。短小精悍是指公文不必詳敘過程，不必大發(fā)議論，要求簡(jiǎn)短明快，字約意豐；注意技法是指公函撰寫應(yīng)根據(jù)具體內(nèi)容，推斷對(duì)方見函后的心理特征，采取不同的寫法。比如，答復(fù)函的寫法，假如屬于肯定性的，開頭就可以將答復(fù)的內(nèi)容提出，后面再敘述其他有關(guān)事宜。這樣既能使對(duì)方充分掌握函的內(nèi)容，也能促進(jìn)單位之間的密切合作關(guān)系。假若屬于否定性的，開頭就不宜將否定內(nèi)容提出，而是先簡(jiǎn)明懇切地說(shuō)明理由，最后表明否定態(tài)度，這樣能使對(duì)方諒解，感到否定是正常的、合理的，不致產(chǎn)生誤解和反感。

(3)恢復(fù)函應(yīng)有的地位與作用。函是適用范圍最寬、內(nèi)容范圍最廣的一種公文，它的作用是協(xié)議、通知、請(qǐng)示、批復(fù)等文書所不可替代的，商洽函的內(nèi)容范圍遠(yuǎn)比協(xié)議書廣泛，告知函的適用范圍遠(yuǎn)比通知寬泛，詢問函、請(qǐng)求函的適用范圍遠(yuǎn)比請(qǐng)示寬泛，答復(fù)函的適用范圍遠(yuǎn)比批復(fù)寬泛，因而，凡是那些不必要或不能用協(xié)議書、通知、請(qǐng)示、批復(fù)的行文事項(xiàng)，都應(yīng)該用函來(lái)行文。

例文8

協(xié)商函

CQ花園新區(qū)物業(yè)管理處:

自CQ花園新區(qū)建成并入住居民以來(lái)，我們相互合作和配合，關(guān)系融洽，建立了長(zhǎng)期友好的睦鄰關(guān)系。對(duì)此我們深感欣慰。

但最近有一問題現(xiàn)告知貴處并希望得到你們的配合處理:我院科教綜合樓與貴處所轄的步行街餐飲區(qū)僅一墻之隔，距離不過20米。每到春秋季節(jié)來(lái)臨，餐飲區(qū)的經(jīng)營(yíng)戶便把餐桌擺在店外，一連串多達(dá)二十余家，形成長(zhǎng)達(dá)百余米、規(guī)模龐大的餐飲夜市，食客們劃拳賭酒，大聲吵鬧，從下午五點(diǎn)一直折騰到晚上十點(diǎn)以后。而這個(gè)時(shí)間段正是我校學(xué)生上課或晚自習(xí)的時(shí)間。受到夜市的影響，學(xué)生們往往不能集中注意力，受到的干擾相當(dāng)大，極大地影響了學(xué)習(xí)效率和效果。鑒于此，特來(lái)函與貴處協(xié)商尋求最佳方案來(lái)解決這一問題。我們建議貴處加強(qiáng)對(duì)餐飲經(jīng)營(yíng)戶的管理、規(guī)范工作，勸導(dǎo)他們?nèi)氲杲?jīng)營(yíng)，為CQ花園新區(qū)營(yíng)造安靜、和諧的生活、學(xué)習(xí)氛圍。如能得到你們的妥善解決，我們表示誠(chéng)摯的謝意。

專此函達(dá)，盼復(fù)。

武漢××學(xué)院

2005年9月21日

八、會(huì)議紀(jì)要

1.文體簡(jiǎn)介

(1)會(huì)議紀(jì)要的含義。會(huì)議紀(jì)要是在會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上概括提煉、擇要反映會(huì)議情況和精神的一種具有紀(jì)實(shí)性和指導(dǎo)性的公文。

各級(jí)機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位要經(jīng)常召開會(huì)議，交流情況，研究問題，布置工作等，對(duì)會(huì)議的情況、精神作歸納整理，將決策意見記載下來(lái)，這就形成了會(huì)議紀(jì)要。它可以上呈，以匯報(bào)會(huì)議情況和結(jié)果；也可以平發(fā)或下發(fā)，以傳達(dá)會(huì)議精神和議定事項(xiàng)，或要求與會(huì)單位共同遵守、執(zhí)行。

(2)會(huì)議紀(jì)要的分類。會(huì)議紀(jì)要可按不同的方法分類。

①按內(nèi)容分。它可分為議決性會(huì)議紀(jì)要和周知性會(huì)議紀(jì)要。議決性會(huì)議紀(jì)要是與會(huì)人員經(jīng)過商議，對(duì)某些事項(xiàng)或問題作出一致決定，需要共同遵守、執(zhí)行時(shí)，用會(huì)議紀(jì)要形式寫下的文字依據(jù)。這種會(huì)議紀(jì)要，在一般的日常辦公會(huì)議中經(jīng)常使用。周知性會(huì)議紀(jì)要是通過如實(shí)傳達(dá)會(huì)議情況，以達(dá)到傳遞信息、交流經(jīng)驗(yàn)為目的的一種紀(jì)實(shí)性會(huì)議紀(jì)要。一些座談會(huì)、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)、學(xué)術(shù)討論會(huì)經(jīng)常使用它。

②按會(huì)議性質(zhì)分。它可分為指示性會(huì)議紀(jì)要、通知性會(huì)議紀(jì)要、研討性會(huì)議紀(jì)要。指示性會(huì)議紀(jì)要，是一種最常見的一種會(huì)議紀(jì)要。各級(jí)機(jī)關(guān)召開辦公會(huì)議或工作會(huì)議，在一些重大的理論或?qū)嶋H工作問題上達(dá)成共識(shí)，在此基礎(chǔ)上產(chǎn)生的會(huì)議紀(jì)要，既有提出方針政策的具體執(zhí)行意見，也有對(duì)實(shí)際工作中各種認(rèn)識(shí)的統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，對(duì)傳達(dá)和部署工作都具有指示作用。通知性會(huì)議紀(jì)要，即用來(lái)宣布會(huì)議議定事項(xiàng)的紀(jì)要。各級(jí)機(jī)關(guān)和單位召開會(huì)議，議定一些事項(xiàng)，用紀(jì)要的形式讓下級(jí)機(jī)關(guān)和有關(guān)人員了解或執(zhí)行。研討性會(huì)議紀(jì)要，為研討某個(gè)問題或交流某方面情況，召集有關(guān)人員參加以發(fā)表各自的看法，這類會(huì)議不需要統(tǒng)一的意見，只要?dú)w納出各自的主要觀點(diǎn)、意見即可。

(3)會(huì)議紀(jì)要的作用。會(huì)議紀(jì)要的作用可以歸納為這樣幾點(diǎn):

①傳達(dá)信息。任何會(huì)議都會(huì)圍繞著一定的議題，聽取上級(jí)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志的指示和意見，也要讓全體與會(huì)者交換情況和看法。因此，把上述內(nèi)容摘要形成會(huì)議紀(jì)要后，便在發(fā)文范圍內(nèi)起到了溝通情況，傳達(dá)信息的作用。

②交流經(jīng)驗(yàn)。會(huì)議紀(jì)要一般都要根據(jù)與會(huì)者廣泛交換意見的情況，把與會(huì)議議定事項(xiàng)有關(guān)的做法、成績(jī)進(jìn)行歸納形成經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，從而體現(xiàn)其交流經(jīng)驗(yàn)的作用。

③指導(dǎo)工作。會(huì)議紀(jì)要除了回顧總結(jié)過去之外，還要對(duì)議定事項(xiàng)中存在的問題提出解決的辦法和措施，依據(jù)政策作出某些規(guī)定，讓受文單位共同遵守、執(zhí)行，從而發(fā)揮其指導(dǎo)的作用。

④會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄的區(qū)別。會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄是有重大區(qū)別的。會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄(會(huì)議進(jìn)程和情況的實(shí)錄)都是紀(jì)實(shí)性很強(qiáng)的會(huì)議文體，與會(huì)議記錄相比，會(huì)議紀(jì)要具有明顯的思想傾向性和內(nèi)容上的選擇性和條理性，兩者區(qū)別如下:

要求不同——一般凡正式會(huì)議都有會(huì)議記錄；紀(jì)要?jiǎng)t主要記述重要會(huì)議情況，并非每會(huì)必有。

性質(zhì)不同——記錄是一種未經(jīng)加工整理的原始材料，只具有文秘工作的素材性和檔案工作的資料性；紀(jì)要是將會(huì)議記錄加工提煉之后所形成的正式文件，具有高度的概括性和明確的政策性。

寫法不同——記錄必須隨著會(huì)議進(jìn)程進(jìn)行，按照會(huì)議的自然發(fā)展順序記錄，逐項(xiàng)記載，越詳細(xì)越好；紀(jì)要必須在會(huì)議結(jié)束時(shí)或會(huì)議結(jié)束后，在會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上整理成文，可以打亂會(huì)議記錄的順序，進(jìn)行綜合分類撰寫。

功能不同——記錄不具有指導(dǎo)性文件的指揮功能，一般不上報(bào)或下發(fā)，只是作為資料和憑證而保存；紀(jì)要經(jīng)過上級(jí)機(jī)關(guān)審批可作為正式文件印發(fā)，外發(fā)后，往往對(duì)有關(guān)部門具有一定的約束力。

2.寫作格式

會(huì)議紀(jì)要的格式主要由標(biāo)題、正文和結(jié)尾三大部分組成。

(1)標(biāo)題。會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題有三種形式:

①由機(jī)關(guān)名稱、會(huì)議名稱、文種三個(gè)要素構(gòu)成，這是例行辦公會(huì)議紀(jì)要的常用標(biāo)題形式，這種標(biāo)題一般都在第一頁(yè)上端，并印有明顯的套紅字頭。

②會(huì)議名稱加文種。

③正、副標(biāo)題式。正標(biāo)題闡述會(huì)議主要精神，副標(biāo)題交代會(huì)議名稱、范圍和文種。這種標(biāo)題形式在公文中不常見，多是在報(bào)紙上作為新聞報(bào)道時(shí)出現(xiàn)。

會(huì)議紀(jì)要的發(fā)文時(shí)間，一般應(yīng)放在標(biāo)題下面，用圓括號(hào)括起來(lái)；主送機(jī)關(guān)不寫(可在文尾注明發(fā)文機(jī)關(guān))。

(2)正文。會(huì)議紀(jì)要的正文，一般采用總分式的結(jié)構(gòu)方法。就是將正文分成總述和分述兩部分。如另有總結(jié)性的結(jié)尾，則是“總—分—總”的方式。具體寫法及要求如下。

①總述部分。這是全文的前言、導(dǎo)語(yǔ)，即會(huì)議情況。一般簡(jiǎn)要地交代會(huì)議的背景(政治背景或經(jīng)濟(jì)背景)、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、主持單位、參加人員(包括出席和列席、領(lǐng)導(dǎo)同志在會(huì)上的活動(dòng))、會(huì)議議題、會(huì)議情況、影響和意義。并非每份會(huì)議紀(jì)要都必須將以上內(nèi)容全寫進(jìn)去，有時(shí)可根據(jù)具體情況，省略某些內(nèi)容不寫。如有些內(nèi)容廣泛、復(fù)雜的大型會(huì)議紀(jì)要，只要交代發(fā)文背景即可，而有些內(nèi)容簡(jiǎn)單的日常辦公會(huì)議紀(jì)要，往往又不寫會(huì)議議題、情況介紹和會(huì)議評(píng)價(jià)。會(huì)議概況之后，一般用“現(xiàn)紀(jì)要如下”、“現(xiàn)將××××紀(jì)要如下”等固定性語(yǔ)句開啟下文。需要指出的是，這一部分一般是一個(gè)自然段，如果是兩個(gè)自然段，則第二段往往是為了突出會(huì)議的成果和對(duì)會(huì)議意義的評(píng)價(jià)。報(bào)紙上刊登的會(huì)議紀(jì)要，有時(shí)為節(jié)省版面而刪減了許多文字，前言部分往往極簡(jiǎn)短，這不是公文中會(huì)議紀(jì)要的寫法，在撰寫時(shí)不可仿效。如果是一般性會(huì)議紀(jì)要，只寫“××××年×月×日，第×次×××?xí)h，討論研究了××問題，紀(jì)要如下”即可。

②分述部分。這是會(huì)議紀(jì)要的重點(diǎn)、主體，即會(huì)議精神，主要應(yīng)寫出會(huì)議討論情況和結(jié)果。分項(xiàng)說(shuō)明會(huì)議討論了哪些問題，這些問題的背景，會(huì)議對(duì)有關(guān)問題的分析，會(huì)議討論這些問題時(shí)有幾種看法，這些看法的基本之點(diǎn)是什么，會(huì)議的結(jié)論及其形成的決定或決議。例會(huì)、辦公會(huì)之類，只要把會(huì)議所研究的問題和決定事項(xiàng)扼要?dú)w納出來(lái)就行了。一些小型的業(yè)務(wù)工作會(huì)議，其紀(jì)要的決定事項(xiàng)部分，需突出解決問題的辦法和要求。對(duì)一些大、中型會(huì)議及座談會(huì)紀(jì)要，則不僅要把會(huì)議討論的結(jié)果及決定事項(xiàng)寫出來(lái)，而且還要把會(huì)議討論情況及與會(huì)者所反映的有關(guān)問題綜合反映出來(lái)，既要寫出結(jié)論，又要有一定的分析說(shuō)理，既有解決問題的方法和措施，又要講清指導(dǎo)思想；既要反映與會(huì)者的一致意見，也要兼及個(gè)別同志有價(jià)值的看法。至于學(xué)術(shù)會(huì)議紀(jì)要，則要特別注意把與會(huì)者的不同觀點(diǎn)羅列出來(lái)。

具體寫法有以下幾種:

①歸納式。即按其內(nèi)容加以歸納分類，每一類有一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的小中心，以數(shù)字或小標(biāo)題標(biāo)明。要按自然順序(會(huì)議進(jìn)行的先后順序)或邏輯順序(問題性質(zhì)的主次順序)，將各項(xiàng)內(nèi)容依次排列起來(lái)。這種寫法的好處是條理清晰，問題集中、突出，多數(shù)會(huì)議，尤其是各種辦公會(huì)議和一些內(nèi)容廣泛、復(fù)雜的大型會(huì)議多采取這種形式。

②發(fā)言記錄式。就是按會(huì)議上的發(fā)言順序，將每個(gè)發(fā)言人的主要意見歸納整理出來(lái)。這種寫法能如實(shí)反映出會(huì)議的討論情況和各人的不同看法。一些日常例會(huì)、討論會(huì)、座談會(huì)商討的問題比較單一，常采用這種方法。但要注意，記錄時(shí)不可不加選擇地將發(fā)言人的發(fā)言全部寫出，要精選能代表發(fā)言人的觀點(diǎn)的話語(yǔ)。此外，每次發(fā)言人的姓名都必須寫出，每一次發(fā)言的人，要注明其單位和職務(wù)。第二次發(fā)言，單位和職務(wù)可以省略。

③綜合式。就是將前兩種形式綜合在一起使用。這種性質(zhì)不僅能用綜合的方法反映出會(huì)議的重點(diǎn)，而且能如實(shí)反映在具體問題上各人看法的異同。一般的座談會(huì)，討論會(huì)常用這種方法。

④條款式。與歸納式類似，有些重要工作會(huì)議圍繞會(huì)議主旨形成的意見、確定的事項(xiàng)比較多，帶有決定性質(zhì)，每條意見、事項(xiàng)可以單列成文。不宜歸并分塊、分段概括敘述的，就采取條款寫法，一條寫一種意見或一項(xiàng)事情。

在一般的會(huì)議紀(jì)要中(發(fā)言記錄式寫法例外)，除報(bào)告人的姓名和重要發(fā)言的發(fā)言人的姓名要寫出外，一般綜合意見，常用“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議提出”、“會(huì)議建議”、“會(huì)議決定”、“會(huì)議要求”、“會(huì)議號(hào)召”或“有的同志認(rèn)為”等置于每一個(gè)問題或段落之首，作為承上啟下的過渡。

(3)結(jié)尾。結(jié)尾一般要寫明兩方面的內(nèi)容:其一，提出希望或號(hào)召，號(hào)召或希望有關(guān)單位和人員為實(shí)現(xiàn)會(huì)議的目標(biāo)和任務(wù)而努力奮斗；其二，交代會(huì)議的有關(guān)事項(xiàng)。如要求對(duì)某些問題進(jìn)行討論、對(duì)什么文件進(jìn)行修改或匯報(bào)某種情況等。有的會(huì)議紀(jì)要可不用結(jié)尾，內(nèi)容完整，紀(jì)要自然結(jié)束。這部分還包括紀(jì)要印發(fā)機(jī)關(guān)(發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)該簽上會(huì)議的召集者，而不是會(huì)議名稱)和日期(發(fā)文日期不是會(huì)議結(jié)束的日期，而應(yīng)該是上級(jí)機(jī)關(guān)審核批準(zhǔn)的時(shí)間)，日期可在正文之后，也可在標(biāo)題之下。

一般地說(shuō)，會(huì)議紀(jì)要最好在會(huì)議結(jié)束前擬出初稿，經(jīng)與會(huì)人員討論征求意見，原則上求得一致，然后，在會(huì)后由主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)審定，形成正式文件；也可以在會(huì)后根據(jù)會(huì)議討論意見由主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)討論成文。

3.寫作要求

會(huì)議紀(jì)要是貫徹執(zhí)行或公布于報(bào)刊的，在寫作時(shí)就必須注意以下問題:

(1)情況要熟悉。寫好會(huì)議紀(jì)要要了解會(huì)議的全過程，要熟悉會(huì)議各方面的材料，吃透會(huì)議的主要精神。為此，會(huì)前要積極參加籌備工作，弄清會(huì)議背景、任務(wù)、內(nèi)容和開發(fā)，熟悉為會(huì)議準(zhǔn)備的文件；會(huì)上要聚精會(huì)神地參加會(huì)議活動(dòng)、認(rèn)真地看和聽，積極地記和想，還要不斷地核實(shí)和補(bǔ)充材料，以求對(duì)會(huì)議有真切的感受、全面的了解，為正確觀點(diǎn)的形成，恰當(dāng)材料的選擇，創(chuàng)造良好條件。

(2)要點(diǎn)要突出。提要性是會(huì)議紀(jì)要的一大特點(diǎn)，必須有所側(cè)重地把會(huì)議的主要精神、重要問題反映出來(lái)，切不可面面俱到。應(yīng)根據(jù)會(huì)議的宗旨，分析綜合具體討論中的各種意見，集中反映符合會(huì)議中心要求的多數(shù)人的一致意見，同時(shí)，也要注意吸引少數(shù)人正確的意見。做到“全”而不雜，“要”而不空。對(duì)反映會(huì)議中心議題的正確意見，可加以集中概括，簡(jiǎn)明扼要地反映出來(lái)；對(duì)有分歧的意見，研討性質(zhì)的會(huì)議可寫進(jìn)會(huì)議紀(jì)要中去。

(3)條理要清楚。要注意條理化、理論化，避免雜亂無(wú)章，前后矛盾的現(xiàn)象。這是會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄的一個(gè)主要區(qū)別。會(huì)議記錄一般要把每個(gè)人的發(fā)言盡量客觀、詳細(xì)地記錄下來(lái)，而會(huì)議紀(jì)要需要有一個(gè)對(duì)會(huì)議討論意見的綜合、分析、整理、加工的過程，這個(gè)過程也就是條理化、理論化的過程。所謂條理化，就是要對(duì)會(huì)議討論的意見，分類歸納，層次清晰；所謂理論化，就是要對(duì)會(huì)議討論的意見，盡力給予理論上的概括，并不是脫離會(huì)議實(shí)際，搞虛假的“粉飾”和“拔高”。

(4)反映要如實(shí)。會(huì)議紀(jì)要是實(shí)錄性公文，紀(jì)實(shí)性是會(huì)議紀(jì)要的生命，寫作會(huì)議紀(jì)要要忠實(shí)于會(huì)議實(shí)際，真實(shí)準(zhǔn)確地反映會(huì)議宗旨，紀(jì)要內(nèi)容一般應(yīng)限于會(huì)議議事的內(nèi)容，不可將執(zhí)筆者個(gè)人見解摻雜進(jìn)去，不可隨意增減或發(fā)揮，不允許主觀臆測(cè)，歪曲會(huì)議精神。

(5)用語(yǔ)要得當(dāng)。要按照會(huì)議紀(jì)要的不同用途，恰當(dāng)?shù)厥褂貌煌挠谜Z(yǔ)。會(huì)議紀(jì)要中作者的名義時(shí)常用“會(huì)議”這個(gè)代詞，或用召開會(huì)議的機(jī)構(gòu)名稱作為人稱。上級(jí)的會(huì)議紀(jì)要，就應(yīng)使用對(duì)上級(jí)的語(yǔ)氣，如“會(huì)議討論了以下幾個(gè)問題”、“會(huì)議考慮”等。下發(fā)的會(huì)議紀(jì)要，則可用“會(huì)議決定”、“會(huì)議要求”、“會(huì)議強(qiáng)調(diào)”、“會(huì)議號(hào)召”等。

例文9

全國(guó)擁軍優(yōu)屬擁政愛民工作會(huì)議紀(jì)要

(二○○四年一月九日)

經(jīng)國(guó)務(wù)院、中央軍委批準(zhǔn)，全國(guó)擁軍優(yōu)屬擁政愛民工作領(lǐng)導(dǎo)小組(以下簡(jiǎn)稱全國(guó)雙擁工作領(lǐng)導(dǎo)小組)、民政部、總政治部于2004年1月，在北京召開了全國(guó)擁軍優(yōu)屬擁政愛民工作會(huì)議。會(huì)議以鄧小平理論和“三個(gè)代表”重要思想為指導(dǎo)，認(rèn)真貫徹黨的十六大精神，總結(jié)交流了1991年全國(guó)雙擁工作會(huì)議以來(lái)的經(jīng)驗(yàn)，研究部署了當(dāng)前和今后一個(gè)時(shí)期的雙擁工作任務(wù)，命名表彰了雙擁模范城(縣)、雙擁模范單位和個(gè)人。中共中央政治局常委、國(guó)務(wù)院總理溫家寶代表黨中央、國(guó)務(wù)院、中央軍委作了重要講話。中共中央政治局委員、國(guó)務(wù)院副總理、全國(guó)雙擁工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)回良玉作了擁軍優(yōu)屬擁政愛民工作報(bào)告?！痢潦腥嗣裾?、××省人民政府、××軍區(qū)、空軍等軍地單位在會(huì)上介紹了做好新形勢(shì)下雙擁工作的經(jīng)驗(yàn)。全國(guó)雙擁工作領(lǐng)導(dǎo)小組全體成員，各省、自治區(qū)、直轄市雙擁工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)同志，解放軍四總部和各大單位、武警部隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)，雙擁模范城(縣)、雙擁模范單位和個(gè)人代表等600余人出席了會(huì)議。

會(huì)議指出，擁軍優(yōu)屬、擁政愛民，是在中國(guó)共產(chǎn)黨領(lǐng)導(dǎo)下我國(guó)億萬(wàn)軍民的偉大創(chuàng)造，是我黨我軍我國(guó)人民的優(yōu)良傳統(tǒng)和特有的政治優(yōu)勢(shì)。黨的三代領(lǐng)導(dǎo)核心始終高度重視雙擁工作。毛澤東同志作出了“兵民是勝利之本”的精辟論斷，親自倡導(dǎo)和推動(dòng)了雙擁運(yùn)動(dòng)。鄧小平同志提出軍民一致的原則不能變，親自倡導(dǎo)了軍民共建社會(huì)主義精神文明和創(chuàng)建雙擁模范城(縣)活動(dòng)。江澤民同志強(qiáng)調(diào)，要像愛護(hù)眼睛一樣愛護(hù)軍政軍民團(tuán)結(jié)，鞏固和發(fā)展同呼吸、共命運(yùn)、心連心的新型軍政軍民關(guān)系。黨的十六大以來(lái)，以胡錦濤同志為總書記的黨中央明確提出，要加強(qiáng)國(guó)防教育，增強(qiáng)全民國(guó)防觀念，廣泛深入開展雙擁共建活動(dòng)，加強(qiáng)軍政軍民團(tuán)結(jié)，形成國(guó)防建設(shè)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)相互促進(jìn)、協(xié)調(diào)發(fā)展的機(jī)制。十多年來(lái)，在黨的軍政軍民團(tuán)結(jié)思想理論指引下，雙擁工作在繼承優(yōu)良傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上創(chuàng)新發(fā)展，取得了歷史性成就。以愛國(guó)主義為核心的國(guó)防教育深入人心，軍民共建和創(chuàng)建雙擁模范城(縣)活動(dòng)蓬勃開展，雙擁政策法規(guī)制度不斷完善，軍地相互支持與協(xié)作更加有力。雙擁工作所形成的堅(jiān)強(qiáng)的軍政軍民團(tuán)結(jié)，在關(guān)系國(guó)家主權(quán)、安全和統(tǒng)一的重大事件面前，在抗御洪水、地震、森林大火等嚴(yán)重自然災(zāi)害的緊急關(guān)鍵時(shí)刻，在推進(jìn)改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)的偉大事業(yè)中，發(fā)揮了極其重要的作用。特別是在1998年抗洪搶險(xiǎn)、2003年抗擊非典和淮河特大洪水的斗爭(zhēng)中，廣大軍民密切配合，頑強(qiáng)拼搏，共同創(chuàng)造了人類歷史上戰(zhàn)勝自然災(zāi)害和重大疫病的奇跡。

會(huì)議強(qiáng)調(diào)，進(jìn)入新世紀(jì)新階段，我們正在全面建設(shè)小康社會(huì)，完善社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制，推進(jìn)中國(guó)特色軍事變革，現(xiàn)代化建設(shè)的任務(wù)更加光榮而艱巨。這既為雙擁工作提供了新的發(fā)展機(jī)遇，也對(duì)雙擁工作提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求。雙擁工作要堅(jiān)持以鄧小平理論和“三個(gè)代表”重要思想為指導(dǎo)，全面貫徹十六大精神，緊緊圍繞全面建設(shè)小康社會(huì)，以增強(qiáng)經(jīng)濟(jì)實(shí)力、國(guó)防實(shí)力和民族凝聚力為目標(biāo)，以維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、推進(jìn)軍隊(duì)現(xiàn)代化建設(shè)為重點(diǎn)，完善政策法規(guī)體系，創(chuàng)新群眾性活動(dòng)方式，建立協(xié)調(diào)順暢的運(yùn)行機(jī)制，與時(shí)俱進(jìn)抓好各項(xiàng)任務(wù)的落實(shí)，鞏固和發(fā)展軍政軍民團(tuán)結(jié)，為國(guó)家改革發(fā)展穩(wěn)定和軍隊(duì)現(xiàn)代化建設(shè)提供可靠有力的保障。

一、充分認(rèn)識(shí)新形勢(shì)下加強(qiáng)軍政軍民團(tuán)結(jié)的極端重要性

我黨我軍我國(guó)發(fā)展的歷史充分證明，無(wú)論是戰(zhàn)爭(zhēng)年代還是和平建設(shè)時(shí)期，雙擁工作都是一項(xiàng)帶有全局性、戰(zhàn)略性的工作，軍政軍民團(tuán)結(jié)始終是我們戰(zhàn)勝困難、奪取勝利的重要法寶。當(dāng)前，國(guó)際局勢(shì)仍處在深刻復(fù)雜的變化之中，局部動(dòng)蕩和地區(qū)沖突時(shí)有發(fā)生，恐怖主義、霸權(quán)主義、國(guó)際犯罪活動(dòng)對(duì)人類和平與發(fā)展構(gòu)成嚴(yán)重威脅，以綜合國(guó)力為標(biāo)志的國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈。國(guó)內(nèi)改革發(fā)展進(jìn)入關(guān)鍵時(shí)期，面臨不少突出的矛盾和問題。我們要戰(zhàn)勝前進(jìn)道路上的種種困難和風(fēng)險(xiǎn)，完成祖國(guó)統(tǒng)一大業(yè)，實(shí)現(xiàn)全面建設(shè)小康社會(huì)的宏偉目標(biāo)，更加需要全黨全軍全國(guó)人民緊密團(tuán)結(jié)，更加需要億萬(wàn)軍民齊心協(xié)力不懈奮斗。在黨的領(lǐng)導(dǎo)下，把軍政軍民團(tuán)結(jié)的偉大作用充分發(fā)揮出來(lái)，把廣大軍民同心同德干事業(yè)的積極性充分調(diào)動(dòng)起來(lái)，就沒有克服不了的困難，我們的事業(yè)就會(huì)無(wú)往而不勝。地方各級(jí)人民政府和部隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)一定要站在國(guó)家長(zhǎng)治久安和民族興旺發(fā)達(dá)的高度，把雙擁工作作為一項(xiàng)事關(guān)全局的戰(zhàn)略任務(wù)，一如既往地重視雙擁、支持雙擁、推動(dòng)雙擁。

二、深入進(jìn)行以愛國(guó)主義為核心的國(guó)防教育和雙擁宣傳教育

國(guó)防觀念和雙擁意識(shí)，是建設(shè)和鞏固國(guó)防、增強(qiáng)軍政軍民團(tuán)結(jié)的思想基礎(chǔ)。要認(rèn)真貫徹國(guó)防教育法，廣泛開展以愛國(guó)主義為核心，以擁軍優(yōu)屬、擁政愛民光榮傳統(tǒng)為重要內(nèi)容的宣傳教育，引導(dǎo)廣大人民群眾牢固樹立“沒有一個(gè)人民的軍隊(duì)，便沒有人民的一切”的思想，把支持國(guó)防和軍隊(duì)建設(shè)作為義不容辭的責(zé)任；引導(dǎo)部隊(duì)官兵牢固樹立“軍隊(duì)打勝仗，人民是靠山”的思想，充分認(rèn)識(shí)人民軍隊(duì)源于人民、服務(wù)人民的本質(zhì)，不斷強(qiáng)化廣大軍民的國(guó)防觀念和雙擁意識(shí)，自覺為雙擁工作盡一份責(zé)任、出一份力量。要把國(guó)防教育和雙擁宣傳教育納入國(guó)民教育體系和部隊(duì)教育計(jì)劃，完善組織機(jī)構(gòu)，制定規(guī)范統(tǒng)一的教育綱要。以領(lǐng)導(dǎo)干部和大中小學(xué)生為重點(diǎn)，抓好不同層次人員的教育。積極開展全民國(guó)防教育日、軍營(yíng)一日等活動(dòng)，充分發(fā)揮新聞媒體和國(guó)防教育基地功能，增強(qiáng)教育的影響力和實(shí)效性。

三、圍繞實(shí)現(xiàn)全面建設(shè)小康社會(huì)目標(biāo)加強(qiáng)軍地協(xié)作

(略)

四、適應(yīng)中國(guó)特色軍事變革做好支持軍隊(duì)建設(shè)工作

(略)

五、切實(shí)把維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定作為雙擁工作重要任務(wù)

(略)

六、認(rèn)真抓好擁軍優(yōu)撫安置政策的落實(shí)

(略)

七、以改革創(chuàng)新的精神推進(jìn)雙擁工作深入發(fā)展

(略)

八、進(jìn)一步加強(qiáng)雙擁工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

(略)