怎樣寫應(yīng)用文

陳新禪　王士雄

應(yīng)用文，顧名思義，應(yīng)用的文體，亦稱以文字材料為表現(xiàn)形態(tài)的信息載體。在現(xiàn)實(shí)生活和工作中，它起著傳播各類信息、處理日常事務(wù)、相互交流經(jīng)驗(yàn)，協(xié)調(diào)溝通情況等媒介作用和工具，是各行各業(yè)和人們進(jìn)行日常事務(wù)聯(lián)系等方面的重要部分。那么，怎樣寫好應(yīng)用文，這里，我們談幾點(diǎn)膚淺的體會(huì)。

一、應(yīng)用文的基本特征

應(yīng)用文有特定的作者和特定讀者。所以，應(yīng)用文不同于其他的文章，每一篇都有極為明確的讀者對(duì)象，每一篇又有極為明顯的表達(dá)區(qū)別。在其不斷發(fā)展的進(jìn)程中，逐步形成慣用格式和獨(dú)特準(zhǔn)則。應(yīng)用文和其他文章體裁相比較，主要有三方面的特點(diǎn)：

1．應(yīng)用的廣泛

在各種文體中，應(yīng)用文使用范圍最廣，使用頻率最多。隨著袓國(guó)的日益強(qiáng)盛，人民的生活水平提高，社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，人們的流動(dòng)、聯(lián)系、交往更為頻繁，應(yīng)用文的使用越來越廣泛，不僅在機(jī)關(guān)企業(yè)及個(gè)人傳遞信息，處理事務(wù)時(shí)使用，還涉及政治、經(jīng)濟(jì)、文化等諸多方面。此外，同外事、財(cái)經(jīng)、司法等也有著密切的聯(lián)系。

2．實(shí)用的價(jià)值

應(yīng)用文是進(jìn)行社會(huì)交往和管理的一種重要工具。應(yīng)用文是解決實(shí)際問題或達(dá)到某種目的寫作的，它所考慮的目的性、針對(duì)性、和必要性都十分明確，所以，作為直接用來辦事的工具，不僅具有鮮明的權(quán)威性，更具有價(jià)值的使用性。常用的大致歸納九大種類：

①公務(wù)文書（命令、決議、公告、通知、批復(fù)、公函等）

②事務(wù)文書（簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、計(jì)劃等）

③日常文書（書信、電報(bào)、演講稿、啟事等）

④科技文書（科技情報(bào)、畢業(yè)論文、學(xué)術(shù)報(bào)告、科研分析等）

⑤法律文書（訴狀、判決書、答辯詞、公正書等）

⑥財(cái)經(jīng)文書（經(jīng)濟(jì)合同、廣告、商品說明、市場(chǎng)調(diào)研等）

⑦禮儀文書（請(qǐng)柬、賀詞、訃告、碑文等）

⑧外交文書（聲明、國(guó)際公約、條約、宣言等）

⑨旅游文書（旅游合約、出國(guó)須知、景點(diǎn)介紹、國(guó)際交往文傳等）

特別是黨政機(jī)關(guān)，通用的公務(wù)應(yīng)用文，起到上傳下達(dá)，交流信息、協(xié)調(diào)制約，成為管理國(guó)家事務(wù)的重要手段和工具。

3．規(guī)范的程式

所謂程式，即慣用的格式和程序。應(yīng)用文門類較多，涉及面廣，不同的行業(yè)，應(yīng)用文的性質(zhì)和特點(diǎn)也不同。所以，要根據(jù)不同的領(lǐng)域，不同部門的需要，在內(nèi)容上，格式上，掌握各自相應(yīng)的應(yīng)用文體的特點(diǎn)和要求，既體現(xiàn)應(yīng)用文體的共性，又有其自身的個(gè)性。如公文規(guī)范的程式：①交擬，②擬議，③擬稿，④核稿，⑤會(huì)簽，⑥簽發(fā)等嚴(yán)格的擬別程序。又如經(jīng)濟(jì)應(yīng)用文，主要內(nèi)容與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)相關(guān)，文體機(jī)構(gòu)、表述方式、編制程序、適用范圍等，都有嚴(yán)格的法規(guī)依據(jù)和規(guī)范形式，稍有疏忽就會(huì)給經(jīng)濟(jì)工作造成嚴(yán)重失誤和損失?？傊?，應(yīng)用文在長(zhǎng)期的使用過程中逐步形成了一些固定的格式和某些習(xí)慣程序及用語(yǔ)。

二、應(yīng)用文的寫作要求

應(yīng)用文一般有簡(jiǎn)單與復(fù)雜兩類。簡(jiǎn)單應(yīng)用文，包括條據(jù)類、書信類、告白類、規(guī)則類四種。復(fù)雜應(yīng)用文，包括各類合同、調(diào)查報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、讀書筆記等。在寫作的要求上除了注意格式，行款和行文習(xí)慣外，還要強(qiáng)調(diào)應(yīng)用文本身的特殊要求，主要體現(xiàn)五個(gè)方面：

1．主題明確

應(yīng)用文寫作的目的性就是主題。主題體現(xiàn)每篇應(yīng)用文上所表達(dá)出來的基本觀點(diǎn)和中心思想。從根本上講，寫文章就為了表達(dá)思想，應(yīng)用文有別于其他類型的文章，是依靠它來處理事務(wù)、交流信息的。所以，觀點(diǎn)必須明確，表達(dá)鮮明完整，而且需要直截了當(dāng)說出來。主題是應(yīng)用文的靈魂。動(dòng)筆之前，以意為宗，先立意，后落筆，確立一個(gè)鮮明而深刻的主題。

2．材料真實(shí)

應(yīng)用文就為解決某個(gè)問題所寫的，所以，從生活中攝取的材料，是應(yīng)用文作品一系列事實(shí)和理論依據(jù)。無(wú)論寫什么類型的應(yīng)用文，材料都是第一要素。應(yīng)用文特別是機(jī)關(guān)的公文，政策性強(qiáng)，內(nèi)容重要，應(yīng)從實(shí)際情況出發(fā)，講究實(shí)事求是。決不能像文學(xué)作品那樣去藝術(shù)加工，虛構(gòu)情節(jié)，發(fā)揮想象。應(yīng)用文的材料只有絕對(duì)真實(shí)，才能去發(fā)揮它的價(jià)值和效用。一般來說，應(yīng)用文取舍材料的標(biāo)準(zhǔn)有三方面：一是選擇表現(xiàn)主題的材料；二是選擇生動(dòng)典型的材料；三是選擇真實(shí)準(zhǔn)確的材料。在大量占有材料之后，還需對(duì)材料加以鑒別，做好三方面的功課：一是判斷材料的真?zhèn)?；二是估價(jià)材料的意義；三是掂量材料的作用?？傊?，搜集材料的目的在于應(yīng)用。

3．簡(jiǎn)潔明了

簡(jiǎn)潔明了是運(yùn)用語(yǔ)言的一種要求，更是應(yīng)用文所刻意追求的。只有用盡可能少的字，準(zhǔn)確表達(dá)盡可能多的內(nèi)容，才能提高應(yīng)用文的應(yīng)用效果，中央曾對(duì)電報(bào)、報(bào)告、決定等文件，有極為明確的要求：“凡文電必須認(rèn)真壓縮”；“必須注意文字的簡(jiǎn)明扼要，條理清楚，便于閱讀”等等。那么，應(yīng)用文如何做到“文約而事豐”呢？在語(yǔ)言反復(fù)推敲中，要在三個(gè)方面精心提煉：一是惜墨如金；二是刪繁就簡(jiǎn)；三是努力壓縮。總之，應(yīng)用文的內(nèi)容，要做到言簡(jiǎn)意賅，體現(xiàn)辦什么事就說什么事，有一說一，直截了當(dāng)，不必拐彎抹角，更不必說那些沒用的空話、套話。

4．結(jié)構(gòu)樸實(shí)

應(yīng)用文的內(nèi)容實(shí)實(shí)在在，結(jié)構(gòu)樸樸實(shí)實(shí)。結(jié)構(gòu)是表情達(dá)意的形式，就是要解決“怎樣寫”的問題。應(yīng)用文的結(jié)構(gòu)一般是“量體裁衣”的不同類別的應(yīng)用文，結(jié)構(gòu)布局安排不同，具體表達(dá)形式也不同，根據(jù)主題表達(dá)需要而定的。寫作結(jié)構(gòu)的特點(diǎn)十分樸實(shí)。具體體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一是外在的整體結(jié)構(gòu)，大多有固定的格式套用。各類不同文件的寫作格式，都有定型化的慣用格式，不可混用。二是內(nèi)在的正文結(jié)構(gòu)，大多有常用的組合方式。在開頭的寫法上，有目的式、啟發(fā)式、結(jié)論式等；在層次的寫法上，有序列式、遞進(jìn)式、總分式等；在結(jié)尾的寫法上，有呼吁式、強(qiáng)調(diào)式、總結(jié)式等。應(yīng)該說，應(yīng)用文有常用的結(jié)構(gòu)方式，在寫作中都可靈活地借鑒和參考，當(dāng)然，也可推陳出新。

總之，為提高辦事效率，應(yīng)用文表達(dá)主題，力求鮮明、準(zhǔn)確、真實(shí)、簡(jiǎn)潔，使人一目了然，易于理解和掌握。同時(shí)，考慮到應(yīng)用文寫作具有很強(qiáng)的綜合性，以及很強(qiáng)的實(shí)踐性，更需要努力學(xué)習(xí)，多寫多練，不斷地注意知識(shí)的積累，提高應(yīng)用文寫作的基礎(chǔ)知識(shí)和實(shí)踐能力，逐步適應(yīng)新時(shí)代社會(huì)發(fā)展的需要。

（陳新禪系中石化上海金山工程公司原總經(jīng)理辦公室主任、中國(guó)石化集團(tuán)上海工程有限公司調(diào)研員）