第一章　緒　論

第一節(jié)　應(yīng)用文概述

一、應(yīng)用文的歷史與發(fā)展

應(yīng)用文起源于何時(shí)，現(xiàn)在難以準(zhǔn)確考證。這是由于歷史原因造成的。文獻(xiàn)的嚴(yán)重殘缺是一個(gè)重要的原因。但即使如此，我們憑借僅有的古籍，也還是能夠考察到它的發(fā)展軌跡的。

從屬于禮儀類的祝辭這種應(yīng)用文來看，它的情形大致是這樣的:據(jù)古籍古傳所知，在禮儀活動(dòng)中廣為使用的祝辭，早在公元前2697年倉頡造字之后就出現(xiàn)了。當(dāng)時(shí)，神農(nóng)氏為了祝望秋收，在入秋之后便向“八神”作了一篇祝辭。祝曰:“土反其宅，水歸其壑;昆蟲毋作，草木歸其澤”。這當(dāng)然只是傳說。到了殷商時(shí)期出現(xiàn)了甲骨文字之后，祝辭的寫作便有了記載?！爸劣谏搪?，圣敬曰躋，玄牡告天，以萬方罪己，即郊禮之詞也，素車禱旱，以六責(zé)躬，則雩餛之文也”。其中所指，便是祝辭。很明顯，這時(shí)的祝辭已由對(duì)地神發(fā)展為天神了，目的也由豐收變化到求雨水。到了周朝，祝辭便有了大的發(fā)展，不僅用于祝告神靈，祝告先祖，而且還用以祝告行軍作戰(zhàn)等行為。春秋時(shí)期，衛(wèi)太子蒯瞆從趙鞅討伐鄭勝時(shí)，于臨戰(zhàn)前就曾向祖先作了一篇祝辭，希求戰(zhàn)而“無絕筋，無傷骨，無面?zhèn)薄Ｗ源艘院?，隨著社會(huì)的不斷變革，祝辭不僅久用不衰，而且逐漸有了發(fā)展。到了新時(shí)代，它不僅被普遍使用，而且在內(nèi)容和具體分類上也有較大變化?，F(xiàn)在，以所祝目的及內(nèi)容來看，祝辭可分祝壽、祝事、祝酒三大類。其中每一個(gè)小類還包括若干文種。如祝壽類的，還包括祝自己的、祝他人的和祝集體的三種。

再從憑證類的契約來看，這種應(yīng)用文，早在商周時(shí)期就已經(jīng)形成。隨著商業(yè)的出現(xiàn)和發(fā)展，人們的交換活動(dòng)日趨頻繁。為了保證交換效果，交換者就把洽定的事項(xiàng)刻于竹、木簡(jiǎn)之上，以為憑證，稱之為契券，即現(xiàn)在所稱的契約。周朝的契券又分為兩種:一種叫證券，上刻較多的文字，且竹、木簡(jiǎn)稍長(zhǎng)，為買賣奴隸、牲畜所用;另一種叫劑券，上刻較少的文字，竹、木簡(jiǎn)也相對(duì)短些，為買賣農(nóng)具、兵器所用。春秋以后，隨著社會(huì)生活的不斷發(fā)展，人的交換活動(dòng)的日漸復(fù)雜，又相繼出現(xiàn)了買契、賣契。這些契券，由官方經(jīng)辦的稱為官契，因?yàn)橐由w紅色官印，又叫紅契;由保人經(jīng)辦的稱為私契或白契。同時(shí)，又根據(jù)買賣物的不同，后來又出現(xiàn)了地契、物契、房契、奴契等等。關(guān)于古代契約的具體情況，由今存的東漢末年的《孫成買地契》可見一斑。再往后，便由“契”字逐漸衍生出與契約相近的并具有憑證和規(guī)定作用的許多約文，如條約、公約、協(xié)約、協(xié)定以及購貨合同、銷售合同等。直到現(xiàn)在，它們都還被廣泛地應(yīng)用著。

所有這些都有力地表明，應(yīng)用文在我國有著悠久的歷史，它伴隨著社會(huì)的發(fā)展而發(fā)展，在長(zhǎng)期的社會(huì)實(shí)踐中已經(jīng)造就了自己的發(fā)展歷史:種類由少到多，古代和現(xiàn)代的應(yīng)用文已經(jīng)多到了幾百個(gè);形式日漸完善;內(nèi)容日趨豐富;用者更加廣泛;其作用和地位也越來越顯著。事實(shí)告訴我們，應(yīng)用文作為一個(gè)特殊的事物已經(jīng)堅(jiān)實(shí)地存在于人類社會(huì)之中，并且具有更加旺盛的生命力。

二、應(yīng)用文的基本概念

應(yīng)用寫作在我國雖然有著悠久的發(fā)展歷史，有關(guān)應(yīng)用寫作的研究也汗牛充棟，但是關(guān)于應(yīng)用寫作，卻一直沒有一個(gè)準(zhǔn)確的定義?！掇o?！飞蠈?duì)應(yīng)用文的解釋如下:“應(yīng)用文是人們?cè)谌粘Ｉ?、工作和學(xué)習(xí)中所應(yīng)用的簡(jiǎn)易通俗的文字，包括書信、公文、契約、單據(jù)等。”可見，應(yīng)用文是隨著社會(huì)實(shí)踐的發(fā)展而逐步發(fā)展并不斷完善起來的，是適應(yīng)社會(huì)需要而產(chǎn)生的具有特殊格式的文章的總稱，是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和人民群眾在處理各項(xiàng)公務(wù)或日常事務(wù)中所使用的一種特殊文體，是國家、社會(huì)集團(tuán)進(jìn)行經(jīng)營管理的一種工具，是個(gè)人從事社會(huì)活動(dòng)不可缺少的一種書面語言形式。

三、應(yīng)用文的作用

關(guān)于應(yīng)用文的作用，我國自古以來就對(duì)之進(jìn)行了高度概括，贊之為“治物之器”、能夠“發(fā)而為詔誥，則國體明而官守備;列而為奏議，則闕政修而民隱露”，是“敷顯仁義，發(fā)明功德，牧民建國，不可暫無”的工具。可見，應(yīng)用文在社會(huì)的政治、經(jīng)濟(jì)等方面有著巨大的作用。具體而言，應(yīng)用文的作用體現(xiàn)在以下幾方面:

(一)傳達(dá)信息的作用

傳達(dá)信息的作用，主要是包括通過應(yīng)用文傳達(dá)黨和國家的方針、政策，機(jī)關(guān)、單位之間的工作情況，以及其他屬于個(gè)人、集體、地區(qū)、國內(nèi)、國外的消息等，使全社會(huì)因?yàn)閼?yīng)用文而溝通作息、交流經(jīng)驗(yàn)、互相協(xié)調(diào)，促進(jìn)全社會(huì)各種作息的傳達(dá)與擴(kuò)散。

(二)商洽協(xié)調(diào)的作用

商洽協(xié)調(diào)的作用，主要是包括通過應(yīng)用文在個(gè)人、集體、單位、部門以及國家之間所發(fā)揮的商洽各種事宜和協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系等，從而促進(jìn)全社會(huì)的和諧與發(fā)展，促進(jìn)社會(huì)的穩(wěn)定與繁榮。

(三)教育規(guī)范的作用

教育規(guī)范的作用，主要是包括通過應(yīng)用文向社會(huì)公眾發(fā)揮的政治思想、文化知識(shí)的教育作用，以及對(duì)公眾所起的指導(dǎo)作用，對(duì)某些行為的限制或懲治作用，使社會(huì)公眾的行為更加符合社會(huì)規(guī)范，符合和諧社會(huì)的要求，使社會(huì)的發(fā)展更加秩序化和法制化。

(四)規(guī)劃總結(jié)的作用

規(guī)劃總結(jié)的作用，主要是包括通過應(yīng)用文所實(shí)現(xiàn)的幫助人們有計(jì)劃地安排工作、總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的作用，使人們的工作有較強(qiáng)的計(jì)劃性，能夠不斷站在一個(gè)更高的起點(diǎn)上，不斷地提高，取得新的成績(jī)，從而促進(jìn)社會(huì)的進(jìn)步。

(五)依憑述記的作用

依憑述記的作用，主要是包括普通應(yīng)用文所發(fā)揮的憑證、依據(jù)、記載、述說等作用，促使人們更好地開展工作、解決和處理有關(guān)的問題。同時(shí)，一些重要的應(yīng)用文也是歷史的檔案資料，可以幫助公眾了解某一時(shí)期社會(huì)的政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)變革等情況。

第二節(jié)　應(yīng)用文的特點(diǎn)和種類

一、應(yīng)用文的特點(diǎn)

應(yīng)用文作為一種在社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)等方面發(fā)揮著重要影響的寫作文體，既不同于文學(xué)作品，也不同于基礎(chǔ)寫作與申論考試，而是有著自己獨(dú)特的特點(diǎn)。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

(一)實(shí)用性

應(yīng)用文的實(shí)用性特點(diǎn)，是其區(qū)別于非應(yīng)用性文章的根本點(diǎn)。這主要表現(xiàn)在，應(yīng)用文不是供欣賞的文學(xué)藝術(shù)作品，而是一種書面工具，一種可以憑之務(wù)實(shí)理事的書面工具。例如，人們憑借書信可以直接告知并請(qǐng)求對(duì)方幫助辦理某種事情;對(duì)方收到信，便能夠直接“照此辦理”，形成寄信人所預(yù)求的效果。雖然，某些寫得極好的普通應(yīng)用文也可以用來品評(píng)賞鑒，但這不是主要的，況且也并非作者的本意。一句話，應(yīng)用文的這種“實(shí)用”是能夠直接作用于受文者的行為并產(chǎn)生具體使用價(jià)值的實(shí)用。它與文學(xué)作品用以影響讀者的精神和進(jìn)行美學(xué)教育的作用是根本不同的。

(二)真實(shí)性

應(yīng)用文的真實(shí)性，是區(qū)別于非應(yīng)用性文章的又一個(gè)根本點(diǎn)。這主要表現(xiàn)在，應(yīng)用文所反映的內(nèi)容都是實(shí)實(shí)在在的，或者說是“絕對(duì)”真實(shí)的。一般來說，這種真實(shí)主要包括兩個(gè)方面:一是寫作普通應(yīng)用文的根據(jù)必須是真實(shí)的;二是文章所傳達(dá)出的意見必須是真實(shí)的?？傊仨毷怯袆t有，無則無;是一就是一，是二就是二。應(yīng)用文的這種真實(shí)根本不同于文學(xué)作品的“真實(shí)”。文學(xué)作品反映的內(nèi)容雖然也來自于實(shí)踐。也是“真實(shí)”的，但那是由作者廣泛選取之后又運(yùn)用藝術(shù)手法“創(chuàng)造”出來的另一種“真實(shí)”，即“藝術(shù)真實(shí)”。這種“真實(shí)”和原原本本的事實(shí)相比，已經(jīng)有所不同，或者相去甚遠(yuǎn)。

(三)廣泛性

應(yīng)用文的廣泛性是它區(qū)別于專業(yè)性應(yīng)用文章的明顯之點(diǎn)。這主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面:其一，應(yīng)用文的行文主體即寫作者，是極廣泛的，一般是沒有限制的。例如，大部分文種是誰都可以使用的，個(gè)人可以，單位也可以。有些文種，雖然一般為單位所用，那也是幾乎所有單位都可以使用的，不像一些專業(yè)文書那樣只能為一家所獨(dú)占。其二，應(yīng)用文所傳遞的內(nèi)容，是無所不包的，個(gè)人的、家庭的、單位的、國家的、政治的、經(jīng)濟(jì)的、文化的、教育的，可以應(yīng)有盡有，極其廣泛。這一點(diǎn)，更是專業(yè)性文書所不能相比的。

(四)通俗性

應(yīng)用文的通俗性，主要表現(xiàn)在它所反映的內(nèi)容方面。它所反映的內(nèi)容，一般都通俗易懂，具有廣泛的群眾性。而且所使用的語言，也比較平實(shí)、質(zhì)樸，決無艱澀之嫌。在這一點(diǎn)上，專業(yè)性應(yīng)用文則不能比擬。因?yàn)?，它所反映的是專業(yè)內(nèi)容。專業(yè)內(nèi)容就得用專業(yè)性的術(shù)語去表達(dá)。這對(duì)于專業(yè)工作是必要的，也是專業(yè)工作者完全能夠接受的。但對(duì)于專業(yè)之外的廣大公眾來說，就很難說得上“通俗”了。

(五)靈活性

應(yīng)用文的靈活性，主要表現(xiàn)在它的寫作方面。一方面從應(yīng)用文的格式來看，大部分沒有法定的規(guī)范，只有相沿成習(xí)的大致格式，使用起來比較靈活。少部分雖有法定格式內(nèi)容，但也是從最基本上來說的，具體使用的時(shí)候也有一定的靈活性。另一方面，文章在表達(dá)具體內(nèi)容所采取的方法包括安排材料的方法、語言表達(dá)的方法等，就更為靈活，通常可以由作者根據(jù)自身寫作習(xí)慣及需要自由選擇。這一點(diǎn)，也是專業(yè)性應(yīng)用文所不能比的，因?yàn)閷I(yè)性應(yīng)用文必須適應(yīng)專業(yè)工作者的特殊需要。有了統(tǒng)一的法定規(guī)范，便于表達(dá)統(tǒng)一的內(nèi)容。

二、應(yīng)用文的種類

一般來說，文章的分類是為準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)、深入研究和具體把握文章的寫作規(guī)律服務(wù)的。同樣的道理，對(duì)于應(yīng)用文的分類，當(dāng)然也就是為準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)、深入研究和具體把握應(yīng)用文的寫作規(guī)律服務(wù)的。

關(guān)于對(duì)應(yīng)用文的分類問題，目前還沒有為社會(huì)所公認(rèn)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。其中，有按應(yīng)用文的寫作主體分類的，有按應(yīng)用文的內(nèi)容分類的，也有按應(yīng)用文的作用分類的。所有這些分類方法，雖然都有一定的道理，但同時(shí)都還有某些偏頗之處。由于本書的篇幅所限，我們不計(jì)劃對(duì)應(yīng)用文的分類這一理論問題做過多的探討，而只選取了行政公文、計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等一些常用的應(yīng)用文的寫作規(guī)律進(jìn)行論述，以期對(duì)高等院校的應(yīng)用寫作教學(xué)工作和社會(huì)大眾的應(yīng)用寫作實(shí)踐有所幫助。

第三節(jié)　應(yīng)用文的基本要素

一、應(yīng)用文的主題

應(yīng)用文的主題，就是應(yīng)用文直接表明的基本觀點(diǎn)。通常包括對(duì)于事務(wù)和問題的意見、主張、辦法、措施等，是文章所表達(dá)的中心思想，是作者的思想、觀點(diǎn)、情感、見解在文章中的體現(xiàn)。應(yīng)用文的主題與文學(xué)作品不同。文學(xué)作品的主題是作者對(duì)于客觀世界的認(rèn)識(shí)，而且一般不是直接表明的，而是寓于一定的藝術(shù)形象或環(huán)境中，是要讀者憑借一定的審美能力才能領(lǐng)會(huì)到的。而應(yīng)用文的主題則是直截了當(dāng)?shù)乇硎?，作者要把自己的觀點(diǎn)明白無誤地告訴讀者，從而達(dá)到自己的寫作目的。

應(yīng)用文的主題是應(yīng)用文的靈魂，是應(yīng)用文的全部?jī)r(jià)值所在。換句話說，一篇應(yīng)用文如果沒有主題，那就從根本上失去了存在的意義。當(dāng)然，如果有主題，但卻是錯(cuò)誤的，也同樣不會(huì)實(shí)現(xiàn)預(yù)想效果，有時(shí)還會(huì)產(chǎn)生負(fù)效果。因此，評(píng)價(jià)一篇應(yīng)用文對(duì)社會(huì)的作用，首先要看它的主題正確與否。古人說寫文章要“以意為宗”(蕭統(tǒng)《文選序》)，“以意為主”(范曄《獄中與諸甥侄書》)，都是這個(gè)意思。

二、應(yīng)用文的材料

應(yīng)用文的材料，就是形成和表達(dá)應(yīng)用文主題的事實(shí)根據(jù)。一般包括人、物、事件、數(shù)字以及情況、問題、意見、時(shí)間、地點(diǎn)、方法、措施等。正是這些，構(gòu)成了應(yīng)用文的具體內(nèi)容。應(yīng)用文的材料，是應(yīng)用文寫作的基礎(chǔ)。如果沒有了材料，那么，應(yīng)用文也就不復(fù)存在了。

應(yīng)用文的材料有如下一些特點(diǎn):第一，真實(shí)性。應(yīng)用文說到底是務(wù)實(shí)理事之文。務(wù)實(shí)，指的就是要面對(duì)真實(shí)存在的實(shí)際事務(wù)實(shí)際問題，當(dāng)然需要真實(shí)。如果不然，由虛假的材料提出的觀點(diǎn)并用以理事，那就根本解決不了問題，產(chǎn)生不了好效果，有時(shí)甚至還會(huì)產(chǎn)生負(fù)效果。第二，典型性。所謂典型性，就是代表性。應(yīng)用文的材料，應(yīng)該是最能反映事物本質(zhì)的材料，最能夠表明主題的材料。否則，應(yīng)用文就不會(huì)有用場(chǎng)，就不會(huì)有力量。第三，時(shí)空性。這主要是指應(yīng)用文的材料是具有時(shí)間和空間即場(chǎng)合地域的限制的。例如，要考察甲地當(dāng)前的情況，那就必須以甲地當(dāng)前的有關(guān)材料為依據(jù)，而不能以乙地的情況或甲地以往的情況為依據(jù)。

三、應(yīng)用文的結(jié)構(gòu)

應(yīng)用文的結(jié)構(gòu)，就是應(yīng)用文內(nèi)部的組織構(gòu)造。沒有這種組織構(gòu)造，應(yīng)用文就無其型。如果這樣，應(yīng)用文同樣不會(huì)存在。再者，應(yīng)用文雖有結(jié)構(gòu)，但如果紊亂不堪，也就起不到有效表達(dá)主題的作用。應(yīng)用文的結(jié)構(gòu)包括三個(gè)方面的內(nèi)容:

(一)行款格式

這是應(yīng)用文的外部格式。一般的應(yīng)用文，其行款格式大致包括標(biāo)題、抬頭、正文、下款。其中，行政類的一般還有機(jī)密等級(jí)、緩急程度、發(fā)文字號(hào)、抄報(bào)、抄送等項(xiàng)。

(二)篇章結(jié)構(gòu)

這是應(yīng)用文的內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)，一般包括開頭、結(jié)尾、層次、段落、過渡、照應(yīng)。

應(yīng)用文的開頭方式有:說明式，即文章的開頭先對(duì)關(guān)于主題或?qū)ο蟮挠嘘P(guān)情況作簡(jiǎn)要地說明，以便順利地提起下文;引敘式，為了表達(dá)主題的需要，開頭先引用有關(guān)現(xiàn)成的資料，以此作為提起下文的根據(jù);頌問式，開頭先寫出表敬的問語或就主題的表達(dá)提出設(shè)問;概述式，開頭先對(duì)欲表達(dá)的對(duì)象作簡(jiǎn)要的概括敘述;結(jié)論式，開頭先寫出情況的結(jié)論，然后才作具體說明或論述;目的式，開頭直接寫出寫作本篇應(yīng)用文的目的。

應(yīng)用文的結(jié)尾方式:說明式，在末尾對(duì)有關(guān)情況或問題進(jìn)行必要的交代，以引起讀者的注意;頌祝式，在末尾對(duì)對(duì)方表示敬頌或愿望;請(qǐng)求式，在末尾寫上請(qǐng)求對(duì)方滿足某種愿望的話;總結(jié)式，在末尾對(duì)所表達(dá)的主題進(jìn)行簡(jiǎn)要的總結(jié);呼應(yīng)式，末尾寫上與開頭相對(duì)應(yīng)的話語。

應(yīng)用文的層次。所謂層次，是指對(duì)文章內(nèi)容按性質(zhì)所進(jìn)行的分類及次序安排。應(yīng)用文的層次形式可以分一層式或多層式。一層式，即文章中只有一種性質(zhì)的內(nèi)容;多層式，即文章中有兩種或兩種性質(zhì)以上的內(nèi)容。普通應(yīng)用文層次的安排，常用的有五種方法:總分式、分總式、總分總式、遞進(jìn)式、并列式。總分式，即對(duì)各種性質(zhì)的內(nèi)容先進(jìn)行總說，然后，再逐一分說;分總式，就是逐一分說各種性質(zhì)的內(nèi)容，最后再進(jìn)行總說;總分總式，就是先總的對(duì)各種性質(zhì)的內(nèi)容進(jìn)行總說，然后再逐一分說，最后再進(jìn)行一次總說;遞進(jìn)式，就是按一定的事理順序即邏輯順序安排各種性質(zhì)內(nèi)容的順序;并列式，對(duì)性質(zhì)上沒有必然聯(lián)系的各項(xiàng)內(nèi)容的順序，進(jìn)行靈活地安排。

應(yīng)用文的段落。所謂段落，是指表達(dá)一定內(nèi)容的語言單位。其標(biāo)志是首句從空兩格寫起。有時(shí)，一段的第一句話就是這一段的內(nèi)容提要。應(yīng)用文的段落的特點(diǎn)是:有時(shí)一篇就是一段。多數(shù)情況下，是一篇都有若干段。有的段落只有簡(jiǎn)單的一句話，而且僅是一個(gè)單句;有的段落有若干句。應(yīng)用文段落的劃分從屬于內(nèi)容層次的劃分和安排。

應(yīng)用文的過渡。所謂過渡，是指從一個(gè)內(nèi)容轉(zhuǎn)換為另一個(gè)內(nèi)容時(shí)，所采取的一種語言銜接手段。通常是借助連接性詞語。普通應(yīng)用文的過渡，主要是指在用總分式或分總式安排內(nèi)容層次時(shí)，由總到分或由分到總時(shí)，中間插入的連接性詞語。

應(yīng)用文的照應(yīng)。所謂照應(yīng)，是指行文過程中，后與前的呼應(yīng)。應(yīng)用文的照應(yīng)有兩種情況:一種是正文開頭與標(biāo)題的照應(yīng)，另一種是結(jié)尾與開頭的照應(yīng)。正確地應(yīng)用照應(yīng)的手段，有利于形式結(jié)構(gòu)的嚴(yán)謹(jǐn)統(tǒng)一。

(三)邏輯結(jié)構(gòu)

所謂文章的邏輯結(jié)構(gòu)，主要是指論事說理的層次。應(yīng)用文的邏輯結(jié)構(gòu)與一般文章的邏輯結(jié)構(gòu)基本相同。歸納起來看，應(yīng)用文的邏輯結(jié)構(gòu)有三種:第一種是演繹式邏輯結(jié)構(gòu)。所謂演繹式的邏輯結(jié)構(gòu)，實(shí)際上是從一般推及個(gè)別的思維形式。例如，我們向別人介紹某個(gè)單位的經(jīng)濟(jì)生產(chǎn)情況時(shí)，先說它們是“經(jīng)濟(jì)生產(chǎn)管理標(biāo)兵單位”，然后再從不同側(cè)面具體說明它們是如何把生產(chǎn)管理工作搞好的。第二種是歸納式邏輯結(jié)構(gòu)。所謂歸納式邏輯結(jié)構(gòu)，實(shí)際上是從個(gè)別推及到一般的思維形式。像上面所舉的例子，如果我們先從不同側(cè)面敘說是如何搞好生產(chǎn)管理的，然后再進(jìn)行總括，得出這個(gè)單位的“生產(chǎn)經(jīng)營管理搞得好”的結(jié)論。這就是歸納式邏輯結(jié)構(gòu)。第三種是演繹式邏輯結(jié)構(gòu)與歸納式邏輯結(jié)構(gòu)兼而使用的邏輯結(jié)構(gòu)。這種兼用型的邏輯結(jié)構(gòu)，常常用于以總分方式安排內(nèi)容層次的普通應(yīng)用文里。

四、應(yīng)用文的語言

語言是人類交際的工具。書面語言是構(gòu)成文章的基本要素。由此可知，應(yīng)用文的語言就是構(gòu)成應(yīng)用文的基本要素。換句話說，沒有語言，就不會(huì)有應(yīng)用文的出現(xiàn);而沒有好的語言，當(dāng)然也就不會(huì)有好的應(yīng)用文出現(xiàn)。

應(yīng)用文對(duì)語言的要求是準(zhǔn)確、通俗、明白、生動(dòng)、莊重。所謂準(zhǔn)確，就是指一詞一句，一個(gè)概念，一個(gè)推理，一個(gè)判斷，都必須有具體事物，并且有確定的含義。因?yàn)?，普通?yīng)用文是務(wù)實(shí)理事之文，如果語言不準(zhǔn)確，語出歧義、指事失實(shí)，推理判斷有誤，主題就得不到正確的表達(dá)，文章就達(dá)不到預(yù)想的效果。所謂通俗，就是指語言要大眾化，容易明白，便于理解。從反面說，就是不使用生僻晦澀的字、詞，不造歐化的句子，不造拗口的句子，竭力避免關(guān)系過于復(fù)雜的句子。因?yàn)椋瑧?yīng)用文的對(duì)象主要是社會(huì)大眾，如果不通俗易懂，就難以被人接受。人們不好接受，效果當(dāng)然也就無從談起。所謂明白，就是指語言要清晰，使讀者能夠明白其意，說什么，寫什么，要清清楚楚，讓人一看便知。從反面說，就是不繞彎子，不故弄玄虛，不模棱兩可，不含糊其辭。因?yàn)椋胀☉?yīng)用文是直接訴諸人的行為的，如果讓受文者無法弄明白所要表達(dá)的意思，那么，受文者也就無法知曉所措。所謂生動(dòng)，就是要精練，要新鮮，要活潑，要形象。當(dāng)然，這是就應(yīng)用文語言的總的情況而言的，并不是無論哪一個(gè)具體文種，也就不管什么具體情況，一律都需如此。事實(shí)上，具體到每一個(gè)文種，都必然有其所側(cè)重的方面。所謂莊重，就是指語氣要鄭重、嚴(yán)肅，要合乎規(guī)范。從反面說，就是不隨便，不油滑。因?yàn)?，?yīng)用文具有管理作用，可以作依憑，可以傳信息，可以定規(guī)約。所有這些，都是鄭重而嚴(yán)肅的事情，因而作為其表達(dá)媒介的語言，當(dāng)然就需要莊重、嚴(yán)肅。否則，就會(huì)影響文章應(yīng)有作用的發(fā)揮。這個(gè)要求，一般要通過使用規(guī)范用語、習(xí)慣用語及合理褒貶和講究分寸來體現(xiàn)。

應(yīng)用文語言的表達(dá)方式是:其一，用語。除了一般詞語之外，還常用一些特指的詞語，例如，表請(qǐng)求的用語“敬請(qǐng)光臨”及“切盼”、“敬希”、“擬請(qǐng)”、“為荷”;表態(tài)度的用語“可”、“否”、“擬可”、“擬照辦”、“迅即辦理”;表詢問的用語“可否”、“當(dāng)否”、“合意”;表綜合的用語“為此”、“據(jù)此”、“綜上所述”等等。其二，句式。從應(yīng)用文的表達(dá)目的及特點(diǎn)來看，它所運(yùn)用的句式和一般文章大致相同，主要有:使用陳述句，其中有包括帶助詞“了”的表完成時(shí)態(tài)的句式，帶判斷詞“是”的表肯定的判斷句式，不帶判斷詞“是”的表肯定的陳述句式，表否定的陳述句式;使用陳述句式，其中有帶請(qǐng)求性的表肯定的句式，表傾向的感嘆句式，表禁止的否定句式，表指使的肯定句式;此外，還有感嘆句、疑問句等。其三，修辭。應(yīng)用文主要的和常用的修辭方式是消極修辭方式，即以煉詞煉句為主的修辭方式。當(dāng)然，也并不排斥恰如其分地使用有益于準(zhǔn)確、生動(dòng)表意的某些修辭格，如借代、比喻、排比、反復(fù)、設(shè)問、反問、對(duì)比、對(duì)偶等。

五、應(yīng)用文的表達(dá)方式

所謂表達(dá)方式，一般是指與寫作目的和文章主題相適應(yīng)的語言表達(dá)手段。應(yīng)用文的表達(dá)手段，就是為實(shí)現(xiàn)寫作目的和表現(xiàn)文章主題所采用的具體語言手段。這種語言手段，是構(gòu)成應(yīng)用文不可或缺的必要因素。

應(yīng)用文的表達(dá)方式主要有以下幾種:

(一)說明

所謂說明，就是解說或介紹事物性狀、成因、功能、關(guān)系以及人物基本情況、行為特點(diǎn)的語言表達(dá)方式。在普通應(yīng)用文中，說明主要是事務(wù)性的，其次是知識(shí)性的。說明的主要對(duì)象是事，其次是物。說明這種表達(dá)方式在應(yīng)用文中的作用是解說寫作目的及規(guī)范條款，介紹事物特征、基本情況以及發(fā)展變化等。說明的方法主要有定義法、舉例法、分類法、引用法、表圖法等。具體使用這種表達(dá)方式時(shí)，要特別注意語言的精確性、通俗性、程序性等問題。

(二)敘述

所謂敘述，就是反映事物發(fā)展變化過程的表達(dá)方式，在應(yīng)用文中，敘述的作用主要是對(duì)事件的整體進(jìn)行勾畫、對(duì)事件的原委加以介紹，對(duì)事物的發(fā)展變化過程進(jìn)行反映。敘述的方式主要有順敘、平敘、直敘、詳敘、略敘等。使用敘述的表達(dá)方式，應(yīng)該注意語言準(zhǔn)確，條理清楚;當(dāng)詳則詳，當(dāng)簡(jiǎn)則簡(jiǎn)。

(三)議論

所謂議論，通常是指作者為表明自己的見解、主張、態(tài)度，通過事實(shí)材料和理論材料進(jìn)行分析、評(píng)價(jià)和闡明時(shí)所使用的表達(dá)方式。議論的主要作用，集中到一點(diǎn)就是直接表達(dá)作者對(duì)事物的認(rèn)識(shí)的一種證明。議論的基本方式有兩種:立論和駁論。議論的主要方法有例證法、分析法、引證法、對(duì)比法及駁論點(diǎn)、駁論證、駁論據(jù)等方法。

(四)夾敘夾議

所謂夾敘夾議，就是以敘述為主，以議論為輔，從而將兩者結(jié)合使用的一種方法。這種方式，最大的特點(diǎn)和作用是可以把敘述和論證有機(jī)地結(jié)合起來。

以上所述，只是應(yīng)用文主要的，也是最基本的表達(dá)方式。除此之外，有些文種如書信、特寫所用的表達(dá)方式，還有描寫、抒情等方式。

第四節(jié)　應(yīng)用文寫作的基本思路

應(yīng)用文的寫作，基本遵循以下的思路進(jìn)行寫作:

一、主題的確定與表達(dá)

應(yīng)用文寫作的第一步是要確定主題以及如何表達(dá)主題的問題。

(一)主題的確定

主題的確定，來自于寫作者對(duì)事物包括各種各樣的問題感知后的研究判斷。主題的正確與否，當(dāng)然在于這“研究判斷”的正確或是錯(cuò)誤。為要通過正確地研究判斷達(dá)到確定正確的主題的目的，必須要解決以下幾個(gè)問題:

1．要在理智地務(wù)實(shí)過程中研究和確定主題。

這里主要有三層意思:首先，要深刻地了解和把握客觀實(shí)際。例如，一定要把事情徹底搞清楚，要努力做到情況明確。其次，要客觀地反映實(shí)際或具體事實(shí)。例如，研究問題是一定要把有關(guān)情況全部如實(shí)地反映出來，堅(jiān)決排除由于主觀的好惡所做的增、刪和改換。再次，要在把握事物事實(shí)本質(zhì)的基礎(chǔ)上提出問題，進(jìn)行判斷，從而確定主題，即解決矛盾的意見、辦法、措施等。

2．要在馬克思主義原理、黨和國家的方針政策指導(dǎo)下確定主題。

這里包括兩層意思:第一，研究問題的方法要符合馬列主義的基本原理，如調(diào)查研究、具體問題具體分析、看問題要全面等歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點(diǎn)。第二，主題所包含的意見、方法、措施等，要符合黨和國家的大政方針或與現(xiàn)行的規(guī)章制度相協(xié)調(diào)，要符合馬克思主義的理論。

3．要使所確定的主題具有可行性。

為務(wù)實(shí)理事，提出意見、方法、措施，即主題是一回事，而有沒有可能實(shí)現(xiàn)又是一回事。生活和工作中常有這樣的情況:為解決某一問題，所提的方法是好的，但就是眼前不具備落實(shí)的條件，因而也就解決不了問題。一個(gè)重要的原因，就是確定主題時(shí)沒有充分研究它的可行性。一般來說，具備可行性的主題，才是能夠落實(shí)的主題，才是能夠直接產(chǎn)生實(shí)用價(jià)值的主題。

(二)主題的表達(dá)

1．主題的表達(dá)要集中單一。

主題的表達(dá)要集中單一就是指:一篇應(yīng)用文只應(yīng)該有一個(gè)主題，即圍繞一件事并指出解決相應(yīng)問題的意見、方法、措施。換句話說，一篇應(yīng)用文不能同時(shí)寫性質(zhì)不同的兩件或兩件以上事情的主題。

2．主題的表達(dá)要明確。

所謂明確，就是要明白、要確切，便于讀者了解主題。而不能含糊其辭，似是而非，讓人無法捉摸。

3．主題的表述要周嚴(yán)。

所謂周嚴(yán)，就是指事理要合理。從反面說，表達(dá)意見、方法、措施時(shí)不能有矛盾，不能有漏洞。

4．要在應(yīng)用文全部結(jié)構(gòu)中表達(dá)主題。

這就是說，不僅在正文的主體中要充分表達(dá)主題，而且要在標(biāo)題、開頭、結(jié)尾等部分，也都要表現(xiàn)主題。

二、文種的辨析與選擇

確定了主題及表達(dá)原則之后，第二步工作就是要正確地選擇和使用應(yīng)用文的具體文種，因?yàn)閼?yīng)用文既然在實(shí)踐中逐漸形成了各個(gè)具體的文種，那么，每一個(gè)文種都有自己的特性，都是各司其職的。在具體使用時(shí)，必須注意這一點(diǎn)。例如，向?qū)Ψ皆儐枂栴}，就應(yīng)該使用書信或公函，而不能使用請(qǐng)柬、請(qǐng)示。不然就不能收到預(yù)想的效果。這就是說，寫作應(yīng)用文，只解決了主題的問題還不行，還必須解決文種的選擇和使用問題。為了解決好這個(gè)問題，一般應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手:

(一)正確地辨析具體的文種的性質(zhì)特點(diǎn)

首先，在具體使用文種時(shí)，不僅要具體了解準(zhǔn)備選擇的文種的具體特點(diǎn)及功用，而且，還應(yīng)該與相類似的文章加以比較，然后再確定所應(yīng)該使用的文種。例如，通知、通告、公告、啟事這幾個(gè)文種，都有告知和周知的特點(diǎn)。但是，如果仔細(xì)分析一下，就會(huì)發(fā)現(xiàn):通知一般是不公開的，其他則是必須公開的。其次，通知的告知周知通常是上對(duì)下的，而且是按系統(tǒng)所屬行文，其他幾種則是一律面向所有人和單位。再次，通知、通告所傳達(dá)的事項(xiàng)除了周知以外，還有指揮對(duì)象遵守和執(zhí)行的作用，而公告、啟事則僅僅是讓公眾周知。而且公告讓公眾周知的屬于黨和國家大事，即有必要向國內(nèi)外公布的事情;啟事讓公眾即在一定范圍周知的僅是個(gè)人或單位的事情。這樣看來，諸如個(gè)人要尋找失物，就不能選用公告、通知等文種。

(二)根據(jù)寫作者即行文主體的身份或單位的級(jí)別或規(guī)格選擇所適用文種

因?yàn)閺钠胀☉?yīng)用文的起源來看，都是首先由作者根據(jù)自己的情況發(fā)明創(chuàng)造的。什么人寫什么文，什么文適合什么人，早已相沿成習(xí)。并且，有的文種還特別地規(guī)定了使用的對(duì)象。所以，選擇文種必須注意與自己身份相適的問題。如前述，同是向?qū)Ψ皆儐枂栴}，個(gè)人只能用書信，單位則只能用公函。適應(yīng)文種不同，除了在于寫作者的身份不同外，還有目的、內(nèi)容等不同。

(三)對(duì)照文種的具體規(guī)范行文

文種的分類知識(shí)告訴我們，一個(gè)文種有一個(gè)文種的行文規(guī)范，即寫作格式和行文關(guān)系。而這些都與實(shí)現(xiàn)應(yīng)用文的主題即取得預(yù)想效果有極其緊密的聯(lián)系。因此，具體寫作應(yīng)用文時(shí)就必須嚴(yán)格遵循相應(yīng)的行文規(guī)范。不然，或由于格式殘缺、紊亂，或由于關(guān)系混淆錯(cuò)誤，不僅不能正確地表達(dá)主題，而且在通行上還會(huì)出現(xiàn)問題，甚至根本不能達(dá)到預(yù)想的行文效果。

三、材料的研究和處理

如前所述，應(yīng)用文的材料就是產(chǎn)生并形成應(yīng)用文的具體事實(shí)。但這決不等于說，可以不對(duì)材料進(jìn)行認(rèn)真的研究和處理，不管什么材料都能產(chǎn)生正確的主題，不管什么材料都可以寫入文章和用以表現(xiàn)主題，不管怎樣安排都能積極地為表現(xiàn)主題服務(wù)。實(shí)踐證明，沒有對(duì)于材料的研究和處理，要想實(shí)現(xiàn)好的效果是絕對(duì)不可能的。所謂對(duì)材料的研究和處理，主要是做好以下幾個(gè)方面的工作:

(一)占有和鑒別材料

從總的方面來說，應(yīng)用文主題的形成和表達(dá)，不外乎以下幾種材料:一是作者直接從具體實(shí)踐活動(dòng)如生活、工作、交際中所親身感知的;二是已經(jīng)通過各種方式積累的;三是臨時(shí)從書刊資料中查詢的。不管哪種材料，實(shí)際上都是通過調(diào)查研究取得的。因此，要想搜集到豐富的有價(jià)值的材料，就必須按照正確的方法進(jìn)行各種形式的調(diào)查研究。而為要使用有價(jià)值的材料以形成和表現(xiàn)主題，就必須注意對(duì)所獲得的材料進(jìn)行鑒別:其一，分辨材料的真?zhèn)危窗烟摷俚牟牧吓懦鋈?，而只把那些真?shí)的材料，即客觀地反映事物本來面目的材料，原原本本的材料，一是一，二是二，絕無任何目的的添枝加葉;其二，分別材料的全面與片面，即哪些是能夠反映事物的全面的材料，哪些是不完全的片面的材料;其三，區(qū)別材料的具體與籠統(tǒng)，即哪些材料是具體的，哪些是籠統(tǒng)的。

(二)整理與選擇材料

整理材料包括兩個(gè)方面:一是對(duì)掌握的材料進(jìn)行分類綜合，使之系統(tǒng)化;二是對(duì)雖然片面、籠統(tǒng)但卻是真實(shí)的和有用的材料，要通過相應(yīng)的工作，如通過針對(duì)性的調(diào)查工作，使之完全和具體起來，目的是為了備用。那么，具體使用材料的時(shí)候，就還要進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶暨x工作，因?yàn)橐话銇碚f，現(xiàn)有的材料不可能都能為形成某一主題所用，同時(shí)，也不可能為表現(xiàn)某一主題就都寫入文章。選擇材料必須堅(jiān)持正確的原則:其一，要根據(jù)生活或工作的需要選擇材料;其二，要根據(jù)表達(dá)主題的需要選擇材料;其三，要選擇典型的和新鮮活潑的材料;其四，要選擇具體的全面的材料。

(三)合理地安排材料

應(yīng)用文材料的安排，要解決的問題是如何把已選定的材料完好地組織在文章里的問題。那么，怎樣進(jìn)行合理地組織或安排呢?這要做以下幾個(gè)方面的工作:其一，要根據(jù)表達(dá)主題的需要決定材料的詳略。一般來說，最能表達(dá)主題的材料安排得要詳細(xì)些，其余則要簡(jiǎn)略些。其二，要根據(jù)文種的具體性質(zhì)特點(diǎn)來安排材料。因?yàn)椴煌姆N在表達(dá)內(nèi)容上有不同的要求。例如，一些需要引述現(xiàn)成材料包括對(duì)方來文的文種，有的要求把“引述”作為文章的開頭，有的則可以放在其他合適的地方。所以，單以安排材料的順序來看，不考慮具體文種的特點(diǎn)，也是不能做好安排材料的工作的。

四、結(jié)構(gòu)的研究與選擇

應(yīng)用文的內(nèi)部結(jié)構(gòu)包括篇章結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)兩個(gè)內(nèi)容。那么怎樣具體地運(yùn)用這兩種結(jié)構(gòu)呢?這就要遵循以下原則去研究和安排:

(一)要考慮不同文種的不同要求

應(yīng)用文因?yàn)槲姆N不同，結(jié)構(gòu)方式亦不同。例如，書信、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等一些文種，可以是縱式結(jié)構(gòu)，也可以是橫式結(jié)構(gòu)，還可以是縱橫式兼用的結(jié)構(gòu);而請(qǐng)示、批復(fù)等一些文種，通常只能是縱式結(jié)構(gòu)。規(guī)約性應(yīng)用文，對(duì)內(nèi)容的安排，必須是分條列項(xiàng)，而其他應(yīng)用文，通常則沒有這樣的要求。由此可見，安排結(jié)構(gòu)而不考慮文種的特點(diǎn)，是完全不行的。

(二)要考慮不同主題的具體需要

結(jié)構(gòu)的選擇要根據(jù)主題的需要去確定。例如，總結(jié)這個(gè)文種，一般要寫明什么思想指導(dǎo)、做了什么工作、工作方法如何、工作結(jié)果即成績(jī)及問題如何、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)是什么。而在具體寫作時(shí)，是否面面俱到，還是有所側(cè)重，這要依主題的需要為準(zhǔn)。如果主題在于集中闡述工作的經(jīng)驗(yàn)，那么重點(diǎn)就應(yīng)該安排關(guān)于經(jīng)驗(yàn)的層次，而對(duì)于工作方法、工作成績(jī)的層次則可作簡(jiǎn)要地處理，或者同其他內(nèi)容一樣，不作安排。

(三)要適當(dāng)注意寫作者自身的成功經(jīng)驗(yàn)

應(yīng)用文結(jié)構(gòu)的方法，從本質(zhì)上說都是成功經(jīng)驗(yàn)的具體總結(jié)。而這些成功的經(jīng)驗(yàn)既包括了集體的，也包括了個(gè)人的。所以，在能夠保證預(yù)定行文效果的前提下，使用同一文種表現(xiàn)同一主題的時(shí)候，其結(jié)構(gòu)完全可以靈活處理，即具體采用何種結(jié)構(gòu)方式，作者可以而且應(yīng)該根據(jù)自己的成功經(jīng)驗(yàn)加以選擇。

五、語言的研究與選擇

在應(yīng)用文寫作過程中，所以要研究語言，目的是為了正確地選擇合適的語言以充分地表達(dá)主題。這種語言研究主要應(yīng)該解決以下幾個(gè)問題:

(一)明確不同文種對(duì)于語言有不同的要求

應(yīng)用文的文種不同，對(duì)語言有不同的要求。例如，詢問事項(xiàng)的書信或公函所需要的是平等、和藹、善意的商洽性語言，祝詞、歡迎詞所需要的是誠懇、熱情的敬頌性語言，學(xué)術(shù)論文、畢業(yè)論文所需要的是論證說明性語言。

(二)明確不同行文主體對(duì)于語言的使用要有不同的要求

應(yīng)用文的行文對(duì)象不同，對(duì)語言的使用也有不同的要求。例如，同是書信，晚輩給長(zhǎng)輩寫信，所用的語言應(yīng)該充分注意“尊敬”的特殊需要;而長(zhǎng)輩給晚輩寫信則不需如此，僅僅考慮到“尊重”就可以了。

(三)明確不同主題對(duì)語言的要求也會(huì)有所區(qū)別

應(yīng)用文的主題不同，對(duì)語言也有不同的要求。例如，主題是回答對(duì)方關(guān)于某一工作問題的詢問的，則只使用說明性的語言;主題是表達(dá)對(duì)對(duì)方的愛慕之情的，則可以使用抒情性的語言;主題是向公眾公布具體事項(xiàng)的，其語言就相當(dāng)嚴(yán)肅、莊重。

(四)明確不同語言表達(dá)方式會(huì)產(chǎn)生不同的語言效果

應(yīng)用文的語言表達(dá)方式不同，會(huì)產(chǎn)生不同的語言效果。例如，一句話、一段話，都有其內(nèi)容的重點(diǎn)。為了突出重點(diǎn)，既可以把表達(dá)重點(diǎn)的放在靠前的位置，即修辭上的“重點(diǎn)前提”;也可以把表達(dá)重點(diǎn)內(nèi)容的詞語放在靠后的位置即“重點(diǎn)后置”;而把表達(dá)重點(diǎn)內(nèi)容的詞語放在不前不后的位置則是欠妥的。

在對(duì)語言作了如上的研究分析之后，就可以對(duì)語言進(jìn)行選擇了，即只要把需要和上述分析結(jié)合起來考慮，適合的具體語言就可以具體地確定。

六、表達(dá)方式的研究與選擇

所謂表達(dá)方式，是指與表達(dá)寫作目的、主題需要及反映對(duì)象相適應(yīng)的使用語言的具體手段。這些手段有敘述、說明、議論、抒情、描寫五種。要選擇恰當(dāng)?shù)恼Z言表達(dá)方式為主題服務(wù)，應(yīng)該注意以下幾個(gè)問題:

(一)要了解每一種表達(dá)方式的具體含義及其要求

例如，所謂敘述，就是對(duì)事情過程、人物行為具體情況的客觀表述。敘述的表達(dá)方式又細(xì)分順敘、倒敘、插敘、詳敘、略敘等許多種類。敘述的要求則是人稱得當(dāng)、線索清晰、交代分明、過渡自然、連貫緊密。

(二)要研究不同表達(dá)方式所產(chǎn)生的具體表達(dá)效果

例如，敘述能夠把事件的時(shí)間、地點(diǎn)、背景及經(jīng)過交代清楚，把人物的經(jīng)歷及事跡介紹出來，為議論提供證明的材料;說明能夠把事物的形狀、性質(zhì)、特征、關(guān)系等解說清楚，把人物的特點(diǎn)、成績(jī)表述明白。

(三)不同的寫作目的和主題需要不同的表達(dá)方式

例如，寫作合同、說明書，就需要使用說明的表達(dá)方式;寫作學(xué)術(shù)論文，就需要議論的表達(dá)方式;寫作某些書信，則需要綜合使用敘述、說明、抒情、議論幾種表達(dá)方式。

有了以上的具體研究，為一篇應(yīng)用文選擇具體的表達(dá)方式的問題就容易解決了。因?yàn)?，從總的方面來說，表達(dá)方式還是屬于寫作目的和表現(xiàn)主題的需要的。為一篇應(yīng)用文選用什么樣的表達(dá)方式，只要依照寫作目的、主題內(nèi)容和上述的幾種情況加以綜合考慮，問題就迎刃而解了。

第五節(jié)　應(yīng)用文的寫作步驟

一、醞釀構(gòu)思

應(yīng)用文是因事而生、因用而行。當(dāng)人們由事情的啟迪，由需要的促使產(chǎn)生了寫作應(yīng)用文的意向的時(shí)候，遠(yuǎn)不能馬上提筆就寫文章，總要先對(duì)將要寫的文稿進(jìn)行一番考慮、研究和設(shè)計(jì)，最后為提筆擬稿拿出一個(gè)具體方案。這些工作，就是醞釀構(gòu)思或準(zhǔn)備工作。

醞釀構(gòu)思是寫作應(yīng)用文的第一個(gè)步驟。這種準(zhǔn)備工作，對(duì)于擬寫文稿以致最后產(chǎn)生使用的文章具有極其密切的關(guān)系。普通應(yīng)用文的寫作實(shí)踐證明:醞釀構(gòu)思的工作是起草文稿的基礎(chǔ)。有無這個(gè)基礎(chǔ)以及這個(gè)基礎(chǔ)的情況如何，直接關(guān)系到能否順利起草文稿、能否起草出高質(zhì)量的文稿的問題。為要做好這第一步，至少應(yīng)該做好以下幾個(gè)方面的工作:

(一)明確寫作的目的及文章的主題

一般來說，在某種情況下產(chǎn)生了寫作文章的意念的時(shí)候，目的和主題常常是不甚明確和不夠具體的;而沒有明確目的和具體主題的寫作，是難以成功的。因?yàn)閷懽髂康暮椭黝}是決定文章的首要因素，離開了這個(gè)主要因素，材料、結(jié)構(gòu)、語言、表達(dá)等環(huán)節(jié)都無從談起。

(二)選好文種及語言表達(dá)方式

文種的選擇是應(yīng)用文寫作的前提，選擇好文種及語言表達(dá)方式，有利于做好材料的搜集、整理、篩選工作和對(duì)文章進(jìn)行總體構(gòu)思。

(三)做好材料的準(zhǔn)備工作

材料是文章的血肉，沒有材料便沒有文章;沒有好的材料便沒有好的文章。材料工作的目的在于，提前為實(shí)現(xiàn)寫作目的和主題準(zhǔn)備所需要的材料，以便動(dòng)筆行文時(shí)能夠招之即來。

(四)確定行文的具體思路

行文的具體思路，就是寫文章的路子，即安排內(nèi)容層次的結(jié)構(gòu)方法。動(dòng)筆之前能夠找到行文的思路，實(shí)際上就等于為將成文的文章事先打好了腹稿。

(五)擬定具體的寫作提綱

所謂提綱，就是圍繞一條主線搭起的一篇文章的架子，根據(jù)主題和寫作目的需要，把觀點(diǎn)、材料、層次、段落作統(tǒng)一的安排。事實(shí)證明，提綱列得比較好，動(dòng)筆起草就相應(yīng)的容易，寫出的文章也比較理想。

二、起草文稿

這里所說的文稿或草稿，是相對(duì)于正式使用的應(yīng)用文來說的。一般來說，草稿是正式文稿的基礎(chǔ)，如果草稿質(zhì)量比較高，修改就比較容易，拿出正式使用的應(yīng)用文也就快得多。反之，問題就比較麻煩。要寫好草稿，應(yīng)該注意以下幾個(gè)問題:

(一)嚴(yán)格按照既定的提綱寫作

因?yàn)?，提綱通常是在慎之又慎的情況下，按照應(yīng)用文的原則和具體的寫作目的、文章主題制定的，具有較大的可靠性，理想程度也比較高。所以，一般情況下不宜脫綱行文，必須嚴(yán)格遵照。當(dāng)然，如果確有局部變動(dòng)的必要，也要緊扣主題，決不可相違。如果不然，寫出的草稿的整體就不會(huì)協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

(二)在內(nèi)容上力求做到具體充實(shí)

在符合主題要求、保證文章質(zhì)量的前提下，應(yīng)用文內(nèi)容要力求做到具體充實(shí)。草稿的內(nèi)容具體一些、充實(shí)一些，能夠?yàn)樾薷奶峁┗A(chǔ)。如果不然，內(nèi)容不具體、不充實(shí)，修改時(shí)就必須重新選擇、補(bǔ)充。這樣，就會(huì)直接影響到形成正式文章的速度。

(三)盡可能做到一氣呵成

所謂一氣呵成，就是提起筆一口氣寫到底，不完稿，不停歇。這樣做的好處在于:一是在內(nèi)容銜接上能夠自然連貫;二是能夠充分發(fā)揮知識(shí)才能和增強(qiáng)文章的立體感;三是可以充分激發(fā)寫作的熱情;四是能夠把由激情觸動(dòng)所涌現(xiàn)出的精彩內(nèi)容寫進(jìn)文章中去。

(四)避免對(duì)草稿的質(zhì)量放松要求

一篇應(yīng)用文，草稿的質(zhì)量直接決定了文章的質(zhì)量，一篇高質(zhì)量的應(yīng)用文的草稿，會(huì)給修改工作帶來很大的方便，會(huì)節(jié)省很多的修改時(shí)間，也會(huì)提高正式文稿的質(zhì)量。

三、修改文稿

文稿之所以要修改，就是因?yàn)樗ǔ?huì)存在某些不足?；蛘哒f，一稿定型的文章，是并不多見的。這主要因?yàn)椋瑧?yīng)用文常常是因事因用而作，特別是有時(shí)是按指令而作，一般都是“急茬話”，擬稿者或者因?yàn)闀r(shí)間緊，或者習(xí)慣于一氣呵成，不能有過多時(shí)間在那里精雕細(xì)刻，因而往往容易寫得粗糙或出現(xiàn)漏洞，這是其一。其二，由于起草者的知識(shí)面的限制或一時(shí)的疏忽，可能在知識(shí)等問題上存在不足或問題。其三，特殊地說，用以處理公事的普通應(yīng)用文都是反映單位的集體意志的，一個(gè)人擬寫的草稿更有必要進(jìn)行集體的修改。

為了真正把草稿修改好，必須從下幾個(gè)方面入手:

(一)對(duì)于主題的修改

這主要從主題是否明確、是否正確、是否體現(xiàn)了寫作目的和具有針對(duì)性，以及表達(dá)上是否單一、集中、周嚴(yán)等方面來看來改。

(二)對(duì)于文種的修改

主要是看文種選擇得是否準(zhǔn)確、恰當(dāng)與合適。

(三)對(duì)于材料的修改

主要從材料是否真實(shí)、典型、具體充分，以及是否符合主題的要求等方面來看來改。

(四)對(duì)于結(jié)構(gòu)的修改

主要從結(jié)構(gòu)是否合于文種、是否合于主題、是否合于邏輯，以及是否協(xié)調(diào)統(tǒng)一方面來看來改。

(五)對(duì)于語言的修改

主要從語言是否合于文種、是否合于寫作主體、是否準(zhǔn)確、明白、通俗、精練等方面來看來改。

(六)對(duì)于表達(dá)方式的修改

主要從表達(dá)方式是否合于寫作目的、文章主題以及文種來看來改。

四、審定文稿

審定文稿，這是決定文稿能否以正式文章付諸正式使用的關(guān)鍵一步。也正因?yàn)槿绱?，審定文稿必須要慎之又慎，?yán)之又嚴(yán)，力圖做到準(zhǔn)確無誤。為達(dá)到這個(gè)要求，在審定文稿時(shí)主要應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手:

(一)嚴(yán)把政治關(guān)

主要從文稿在政治上、政策上是否符合要求等方面來看來定。

(二)嚴(yán)把事實(shí)關(guān)

主要從文稿在真實(shí)性、典型性、具體性等方面來看來定。

(三)嚴(yán)把文面關(guān)

主要看文稿在用字、書寫、卷面等方面是否合乎規(guī)范來看來定。

第六節(jié)　應(yīng)用文寫作的基本要求

一、明確應(yīng)用文寫作的基本要求

(一)認(rèn)真學(xué)習(xí)理論，掌握方針政策

應(yīng)用寫作主體要認(rèn)識(shí)并把握客體、載體和受體，都離不開馬克思主義理論。因?yàn)轳R克思主義的辯證唯物主義和歷史唯物主義揭示了宇宙間萬事萬物的發(fā)展規(guī)律，闡釋了人類思維反映客觀世界的基本原理。馬克思主義的經(jīng)濟(jì)理論，揭示了經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律。所以，學(xué)習(xí)理論，首先必須認(rèn)真學(xué)習(xí)馬克思主義、毛澤東思想的基本理論，學(xué)習(xí)鄧小平理論，掌握應(yīng)用寫作的指導(dǎo)思想。另外，必須認(rèn)真學(xué)習(xí)并掌握黨和國家的路線、方針、政策和有關(guān)法令、法規(guī)、規(guī)章、制度，運(yùn)用馬克思主義的立場(chǎng)、觀點(diǎn)和方法，不斷提高政策水平。

(二)加強(qiáng)語文基礎(chǔ)，提高寫作水平

首先，要學(xué)習(xí)綜合運(yùn)用語法、邏輯、修辭知識(shí)，繼續(xù)培養(yǎng)敘述、說明、議論的能力，不斷提高運(yùn)用語言的水平。其次，必須掌握寫作基礎(chǔ)理論知識(shí)。寫作基礎(chǔ)理論知識(shí)是古今中外文章大師實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的結(jié)晶，是經(jīng)過反復(fù)實(shí)踐、反復(fù)總結(jié)提煉和反復(fù)驗(yàn)證的理論，對(duì)于指導(dǎo)寫作活動(dòng)具有重要作用。掌握基礎(chǔ)理論知識(shí)，其目的是為了指導(dǎo)寫作實(shí)踐，把理論知識(shí)轉(zhuǎn)化為寫作能力。沒有正確理論指導(dǎo)的實(shí)踐是盲目的、不科學(xué)的，寫作能力也難以提高。

二、堅(jiān)持應(yīng)用文寫作的基本標(biāo)準(zhǔn)

總結(jié)國內(nèi)外研究應(yīng)用文寫作的成果和寫作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，寫好應(yīng)用文的基本標(biāo)準(zhǔn)，可以概括為“實(shí)”、“準(zhǔn)”、“簡(jiǎn)”三個(gè)字。

“實(shí)”，就是內(nèi)容實(shí)事求是，文風(fēng)樸實(shí)。應(yīng)用文是用來辦事的、據(jù)以解決問題的文章，因而，它最講實(shí)實(shí)在在。即:內(nèi)容要符合黨和國家的路線、方針、政策、法律、法令和上級(jí)有關(guān)規(guī)定，事實(shí)要可靠，事實(shí)要準(zhǔn)確無誤，判斷要符合實(shí)際，辦法要切實(shí)可行?？傊?，應(yīng)用文一定要反映客觀實(shí)際，做到文如其事，來不得半點(diǎn)虛假。

有了“實(shí)”的態(tài)度和內(nèi)容，還必須靠“準(zhǔn)”的形式來表達(dá)。應(yīng)用文的“準(zhǔn)”，要求使用平實(shí)樸實(shí)，通俗好懂，不用修飾手段，只用平直的敘述、客觀的說明、恰當(dāng)?shù)淖h論。語言準(zhǔn)確有兩方面的內(nèi)容:一是正確反映客觀事物，用詞恰如其分，語序有邏輯性;二是文面上要正確無誤，合乎規(guī)范。

“簡(jiǎn)”既是“實(shí)”和“準(zhǔn)”的需要，又是時(shí)代的要求?，F(xiàn)代社會(huì)里，人們交往頻繁，辦事講究效率，而人的時(shí)間、精力又是有限的。因此，簡(jiǎn)化、簡(jiǎn)短、簡(jiǎn)明、簡(jiǎn)練成為現(xiàn)代應(yīng)用文書的發(fā)展趨勢(shì)。簡(jiǎn)化就是要精簡(jiǎn)文書，沒有必要行文的不行文;簡(jiǎn)短是必須禁絕一切套話、空話、廢話;簡(jiǎn)明要求簡(jiǎn)要明了，要盡可能分條分項(xiàng)寫，條理清楚，層次分明;簡(jiǎn)練要求遣詞造句精練，竭力將可有可無的字、句、段刪去，做到“文約而事豐”。寫作應(yīng)用文要達(dá)到“基本要求”，必須著重培養(yǎng)三種基本能力，即:培養(yǎng)調(diào)查研究能力、分析綜合能力和平實(shí)、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練的語言表達(dá)能力。因?yàn)?，善于調(diào)查研究，搜集大量的信息，掌握第一手材料，才能為內(nèi)容的“實(shí)”、表達(dá)的“準(zhǔn)”提供物質(zhì)基礎(chǔ);善于分析綜合，抓住事物的本質(zhì)，認(rèn)識(shí)事物的內(nèi)在聯(lián)系，應(yīng)用文才能做到“準(zhǔn)”和“簡(jiǎn)”，而要把調(diào)查研究和分析綜合的結(jié)果實(shí)事求是地表達(dá)出來，沒有“準(zhǔn)確”、“簡(jiǎn)練”的語言表達(dá)是不可能的。

三、研究并掌握應(yīng)用文寫作科學(xué)的訓(xùn)練工程

應(yīng)用文寫作是一門具有綜合訓(xùn)練性質(zhì)的智能課程。知識(shí)要轉(zhuǎn)化為能力，必須經(jīng)過嚴(yán)格、系統(tǒng)、反復(fù)的訓(xùn)練，才能實(shí)現(xiàn)。必須研究并掌握科學(xué)的訓(xùn)練工程。

應(yīng)用寫作這門課要解決的主要矛盾是，提高學(xué)生寫作應(yīng)用文所必需的邏輯思維能力、創(chuàng)造性思維能力和語言表達(dá)能力。因此，“訓(xùn)練工程”，必須抓住“思維”和“語言”這個(gè)訓(xùn)練根本。訓(xùn)練的重點(diǎn)是培養(yǎng)學(xué)生的創(chuàng)新精神和實(shí)踐能力。訓(xùn)練的原則，要聯(lián)系學(xué)生的知識(shí)、生活實(shí)際和工作實(shí)際，由淺入深，循序漸進(jìn)，做到思維和語言、范文評(píng)析、說與寫相結(jié)合;訓(xùn)練題目，要體現(xiàn)針對(duì)性、實(shí)用性和階梯性;訓(xùn)練步驟:先單項(xiàng)，后綜合，分合相濟(jì)，反復(fù)實(shí)踐。要徹底克服應(yīng)用寫作教學(xué)“重知識(shí)，輕訓(xùn)練”、“重格式，輕語言”的問題。

四、把握應(yīng)用文寫作的發(fā)展趨勢(shì)

當(dāng)今世界各國文化、政治制度、經(jīng)濟(jì)體制不同，應(yīng)用文的發(fā)展趨勢(shì)大不一樣，但也有共同之處，概括起來有以下四個(gè)方面:

(一)新增文種的多化樣

新時(shí)期呼喚新文種，新文種服務(wù)于新時(shí)代，這是應(yīng)用文及其他文體的普遍發(fā)展規(guī)律。因此，隨著時(shí)代的發(fā)展，應(yīng)用文新增文種多樣化勢(shì)在必然。就我國而論，隨著經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和建立現(xiàn)代企業(yè)制度的需要，國有大中型企業(yè)紛紛轉(zhuǎn)換經(jīng)營機(jī)制，改建成股份有限公司、中外合資公司、集團(tuán)公司，在改建過程中形成了一套文書，應(yīng)用文有幾十種。這些文種不少屬于新文種。例如，可行性研究報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、招股說明書、上市公告、資信證明等。

(二)體式規(guī)范的國際化

應(yīng)用文體式規(guī)范化是現(xiàn)代化的要求之一。隨著信息社會(huì)的到來，各國政治、經(jīng)濟(jì)信息往來成倍增加。為了便利信息的交流，迫切要求應(yīng)用文體式規(guī)范的國際化，首先要實(shí)現(xiàn)本國體式的規(guī)范化。1994年6月，在上海召開了中國大陸、中國臺(tái)灣、中國香港、中國澳門應(yīng)用文體制研討會(huì)。為了促進(jìn)我國各地應(yīng)用文體制的統(tǒng)一，由上海大學(xué)于成錕教授主編的《現(xiàn)代應(yīng)用文》已經(jīng)問世。這對(duì)于統(tǒng)一應(yīng)用文的體式，將起著積極的推動(dòng)作用。

專家認(rèn)為，應(yīng)用文體式規(guī)范的國際化，以合同法律文書、禮儀交際文書、科學(xué)研究論文新聞稿等體式規(guī)范的國際化為前導(dǎo)。體式規(guī)范國際化的階段目標(biāo)是文體規(guī)范、結(jié)構(gòu)式樣規(guī)范、文章技術(shù)參考規(guī)范和文面安排規(guī)范的國際化。其后，寫作語言形式、文體風(fēng)格、表達(dá)技術(shù)等方面的相對(duì)融通將成為下一個(gè)目標(biāo)。

(三)電腦寫作的現(xiàn)代化

21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，人們處在極其復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)中。信息化社會(huì)的快節(jié)奏，要求人們能迅速地將豐富的社會(huì)信息變?yōu)楸阌趥鞑サ臅嫘畔?，這是現(xiàn)代寫作的時(shí)代特點(diǎn)。因此，必須對(duì)傳統(tǒng)寫作手段改革，以電腦寫作為主要輔助工具進(jìn)行寫作。應(yīng)用文寫作主體必須學(xué)會(huì)計(jì)算機(jī)，根據(jù)本部門常用的應(yīng)用文將其格式和主題詞事先輸入其中，一旦有應(yīng)用文要寫，便可以根據(jù)具體事由很快在電腦上完成所需要的應(yīng)用文寫作。這樣，既快又準(zhǔn)，大大提高了寫作速度。

在我國，電腦寫作的兩大趨勢(shì):一是變?nèi)斯ぽ斎霝闄C(jī)器識(shí)別;二是研究人工智能寫作系統(tǒng)。

(四)傳輸閱讀的網(wǎng)絡(luò)化

應(yīng)用文網(wǎng)絡(luò)化形態(tài)是指運(yùn)用電腦及其網(wǎng)絡(luò)信息媒介，對(duì)應(yīng)用文進(jìn)行存儲(chǔ)、傳播、閱讀或?qū)懽?。?yīng)用文的網(wǎng)絡(luò)化和傳統(tǒng)應(yīng)用文有著很大的差異，但不存在截然不同的界限。它們之間的區(qū)別主要不在于文本的內(nèi)容，而在于文本存在的形式，所以它們?cè)谝欢l件下可以互相轉(zhuǎn)化和滲透。應(yīng)用文網(wǎng)絡(luò)化依靠新的信息媒介，具有強(qiáng)大的生命力，隨著應(yīng)用文格式的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展，將逐步取代傳統(tǒng)的應(yīng)用文的重要地位。