第五章　語(yǔ)言表達(dá)

第一節(jié)　語(yǔ)言表達(dá)的意義

文章以語(yǔ)言為表達(dá)工具。這是它與繪畫(huà)、雕塑、音樂(lè)、舞蹈等其他表達(dá)思想感情、反映社會(huì)現(xiàn)實(shí)的意識(shí)形態(tài)的不同之處?！罢Z(yǔ)言是思想的直接現(xiàn)實(shí)?！保R克思、恩格斯《德意志意識(shí)形態(tài)》）這即是說(shuō)，語(yǔ)言與思維是互為表里、互相依存、相互統(tǒng)一的。離開(kāi)語(yǔ)言，就難以進(jìn)行思維活動(dòng)，文章也就失去了表達(dá)的基礎(chǔ)。文字是記錄語(yǔ)言的符號(hào)，它打破了語(yǔ)言的時(shí)空限制，使有聲語(yǔ)言書(shū)面化。離開(kāi)了文字，文章就失去了構(gòu)成的質(zhì)料。因此，語(yǔ)言是思想的物質(zhì)外殼，是表達(dá)、交流、承載、傳遞信息和思想的工具，是構(gòu)成文章的第一基本要素。要寫(xiě)好文章必須學(xué)好、用好語(yǔ)言，具備一定的語(yǔ)言表達(dá)能力。

應(yīng)用文的性質(zhì)和社會(huì)功能，決定了撰寫(xiě)應(yīng)用文必須十分重視語(yǔ)言表達(dá)。應(yīng)用文，特別是公務(wù)文書(shū)，往往直接與國(guó)家、人民、社會(huì)組織的利益相連，直接關(guān)系黨的路線(xiàn)、方針、政策的貫徹執(zhí)行，是治國(guó)興邦的大事。有人說(shuō)，應(yīng)用文“筆下有財(cái)產(chǎn)萬(wàn)千，筆下有人命關(guān)天，筆下有是非曲直，筆下有毀譽(yù)忠奸”。“一字入公文，九牛拔不出?！边@些話(huà)生動(dòng)地說(shuō)明應(yīng)用文語(yǔ)言表達(dá)的重要性。

然而在現(xiàn)實(shí)生活中卻存在著劉勰在《文心雕龍》里談的現(xiàn)象：“才冠鴻筆，多疏尺牘?！币馑际钦f(shuō)，有些人雖然擅長(zhǎng)寫(xiě)散文、詩(shī)歌、小說(shuō)之類(lèi)的文藝作品，但寫(xiě)起“尺牘”之類(lèi)的應(yīng)用文來(lái)，卻頗為生疏，難以自如表達(dá)。之所以“多疏尺牘”，一個(gè)重要原因是他們忽視了應(yīng)用文的個(gè)性，忽視了它的語(yǔ)言要求、表達(dá)特點(diǎn)及表達(dá)技巧。

第二節(jié)　應(yīng)用文的主要表達(dá)方式

寫(xiě)作中采用的具體表達(dá)方法有五種：記敘、描寫(xiě)、抒情、議論和說(shuō)明。由于文章性質(zhì)和寫(xiě)作目的不同，文學(xué)作品和應(yīng)用文運(yùn)用的表達(dá)方式呈現(xiàn)出明顯的差異，不同種類(lèi)的應(yīng)用文運(yùn)用的表達(dá)方式也各有側(cè)重。應(yīng)用文很少使用描寫(xiě)和抒情，語(yǔ)言的主要表達(dá)方式為說(shuō)明、敘述和議論。本章也以這三種方式為主進(jìn)行介紹。

一、說(shuō)明

說(shuō)明，是用簡(jiǎn)潔明了的文字，對(duì)事物或事理的各種屬性，如性質(zhì)、特征、形狀、成因、結(jié)構(gòu)和功能等進(jìn)行客觀解釋和介紹。

（一）常用的說(shuō)明種類(lèi)

1.定義說(shuō)明

定義說(shuō)明是對(duì)事物的本質(zhì)屬性做簡(jiǎn)要說(shuō)明的方法。其重點(diǎn)是講明事物、事理的質(zhì)的規(guī)定性。如：“物理，是研究物質(zhì)運(yùn)動(dòng)基本規(guī)律的學(xué)問(wèn)?！?/p>

在定義說(shuō)明中，判斷詞“是”的前、后項(xiàng)是可以互換的，互換后對(duì)所定義的內(nèi)容并無(wú)影響。

2.分類(lèi)說(shuō)明

分類(lèi)說(shuō)明是將事物按一定的標(biāo)準(zhǔn)劃分成不同類(lèi)別，并對(duì)各類(lèi)別加以說(shuō)明的方法。

3.舉例說(shuō)明

舉例說(shuō)明是列舉具體的例子說(shuō)明事物特征的方法。其作用是把比較抽象、復(fù)雜的事物和事理解說(shuō)得更加具體而明晰。舉例說(shuō)明要求所選例子真實(shí)、具體、典型、有代表性。

4.數(shù)字說(shuō)明

數(shù)字說(shuō)明是用確鑿的數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō)明事物和事理的方法。用數(shù)字來(lái)說(shuō)明事物，能更科學(xué)、精確、簡(jiǎn)捷地勾勒出事物的客觀面貌，給讀者十分具體的印象。

5.比較說(shuō)明

比較說(shuō)明是將相似或不同的事物進(jìn)行類(lèi)比、對(duì)比來(lái)說(shuō)明事物、揭示事物性質(zhì)和特征的方法。

在使用比較說(shuō)明時(shí)，應(yīng)考慮比較的事物之間要有可比性，比較的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)一致。

（二）應(yīng)用文說(shuō)明的特點(diǎn)

（1）應(yīng)用文行文時(shí)往往是說(shuō)明與議論、敘述結(jié)合使用。只用“說(shuō)明”一種表達(dá)方式的情況較少，即使是以說(shuō)明為主的一些文種，也多離不開(kāi)議論、敘述。

（2）多種說(shuō)明方式常常同時(shí)使用。如數(shù)字說(shuō)明和比較說(shuō)明結(jié)合運(yùn)用，可以從定量、定性?xún)蓚€(gè)方面把工作、生產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)情況的歷史、現(xiàn)狀和發(fā)展變化解說(shuō)得更為具體、確切，增強(qiáng)人們對(duì)事物認(rèn)識(shí)的直感。

（3）應(yīng)用文在使用說(shuō)明時(shí)，更講究說(shuō)明的客觀性、內(nèi)容的科學(xué)性和語(yǔ)言的準(zhǔn)確性。

二、敘述

敘述是有次序地將人物、事件、管理等的經(jīng)歷和發(fā)展變化過(guò)程敘說(shuō)、交待出來(lái)的一種表達(dá)方式。完整的敘述一般有六要素，即：時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、原因、結(jié)果。

敘述是寫(xiě)作中最基本的表達(dá)方式，無(wú)論非文學(xué)作品還是文學(xué)作品都離不開(kāi)它。在寫(xiě)作表彰或處分通報(bào)、調(diào)查報(bào)告、事故報(bào)告等應(yīng)用文中，它主要用于交待背景，介紹所涉及的人、事、單位的概況，記敘事件的發(fā)生、發(fā)展、結(jié)局，以及為議論提供事實(shí)依據(jù)等。

（一）敘述的方法

1.順敘

順敘是按照人物經(jīng)歷或事件發(fā)生、發(fā)展的自然時(shí)序進(jìn)行的敘述。

2.倒敘

倒敘是把事件的結(jié)局、事件中最突出的片斷或高潮提到前面來(lái)敘述，然后再以順敘的方式進(jìn)行過(guò)程敘述的方法。

3.插敘

插敘是在敘述主要事件的過(guò)程中，因?yàn)樾枰?，暫時(shí)中斷敘述主線(xiàn)，插入與中心事件有關(guān)的內(nèi)容的敘述。

插敘可以對(duì)主要說(shuō)明對(duì)象起到說(shuō)明、補(bǔ)充和解釋的作用。

（二）應(yīng)用文敘述的特點(diǎn)

應(yīng)用文敘述的特點(diǎn)主要有：

（1）以概括敘述為主，一般不使用具體敘述。應(yīng)用文的敘述要求概括準(zhǔn)、線(xiàn)條粗，著重事件的整體勾畫(huà)，無(wú)需具體、詳盡。掌握這種敘述方法的關(guān)鍵，在于對(duì)事件要有整體而又清晰的認(rèn)識(shí)，否則難以把握好取舍、詳略的尺度。

（2）以順敘為主，講求平鋪直敘，注重事件的過(guò)程性特點(diǎn)，以符合人們的認(rèn)識(shí)規(guī)律，能讓讀者盡快了解所敘事物的內(nèi)容。

（3）以客觀敘述為主。應(yīng)用文要顯示靠事實(shí)說(shuō)話(huà)的特點(diǎn)，敘述要客觀、準(zhǔn)確，少用富于感情色彩的詞語(yǔ)，要著眼于顯示事實(shí)原貌、原委和事理。

三、議論

議論是作者就某個(gè)問(wèn)題、事件進(jìn)行評(píng)論、分析，表明自己立場(chǎng)、觀點(diǎn)和態(tài)度的一種表達(dá)方式。

（一）議論的構(gòu)成

完整的議論由論點(diǎn)、論據(jù)和論證構(gòu)成。

1.論點(diǎn)

論點(diǎn)是作者通過(guò)對(duì)材料和客觀事物的分析提出的見(jiàn)解、主張和態(tài)度，常常由作者直截了當(dāng)?shù)靥岢?。如：“現(xiàn)行招標(biāo)投標(biāo)行政監(jiān)管體制存在的弊端，亟待通過(guò)改革來(lái)完善?！?/p>

論點(diǎn)分為中心論點(diǎn)和分論點(diǎn)。中心論點(diǎn)是文章論述的核心，也稱(chēng)做基本論點(diǎn)、大論點(diǎn)；分論點(diǎn)是圍繞中心論點(diǎn)，支撐中心論點(diǎn)的小論點(diǎn)。

2.論據(jù)

論據(jù)是論點(diǎn)成立的理由和依據(jù)，即證明論點(diǎn)的材料。論據(jù)包括兩大類(lèi)：事實(shí)論據(jù)和理論論據(jù)。

事實(shí)論據(jù)指客觀存在的情況、數(shù)據(jù)、事實(shí)等；理論論據(jù)指被實(shí)踐證明了的正確的理論，如科學(xué)原理、定律、公理、格言、警句等。

論據(jù)支撐論點(diǎn)，論點(diǎn)統(tǒng)帥論據(jù)，兩者相輔相成。

3.論證

論證是組織和運(yùn)用論據(jù)證明論點(diǎn)成立的過(guò)程和方法。

論點(diǎn)是核心，論據(jù)是基礎(chǔ)，論證是連接論點(diǎn)和論據(jù)的橋梁。

（二）議論的類(lèi)型

若以證明論點(diǎn)的方式來(lái)分，議論的類(lèi)型有立論和駁論兩種。

立論又稱(chēng)證明，是針對(duì)問(wèn)題或事件，運(yùn)用論據(jù)從正面證明自己的見(jiàn)解和主張的論證方法。應(yīng)用文在寫(xiě)作時(shí)往往省略論證過(guò)程，直接寫(xiě)出結(jié)論、結(jié)果。

駁論是反駁對(duì)方觀點(diǎn)，證明對(duì)方觀點(diǎn)錯(cuò)誤，從而確立自己觀點(diǎn)正確的論證方法。

立論和駁論是相輔相成的，其劃分也并不是絕對(duì)的。在立論文章中，常有駁論，要確立一個(gè)觀點(diǎn)、主張，便意味著否定、批駁與之相對(duì)立的觀點(diǎn)，破與立是辯證統(tǒng)一的，只不過(guò)在運(yùn)用時(shí)有所側(cè)重而已。

（三）論證的方法

應(yīng)用文常用的論證方法有四種。

1.例證法

例證法是用事實(shí)作論據(jù)，直接證明論點(diǎn)的方法。

2.引證法

引證法是引用經(jīng)典性言論，黨和國(guó)家法規(guī)、政策、文件，公理定理，名人名言，格言諺語(yǔ)等來(lái)直接證明論點(diǎn)成立的方法，具有極大的權(quán)威性和鮮明的理論性。

運(yùn)用引證法時(shí)，要完整、準(zhǔn)確地把握原義，不能斷章取義，并要做到引用的語(yǔ)句、標(biāo)點(diǎn)都正確無(wú)誤。

3.對(duì)比法

對(duì)比法是將性質(zhì)相反、相對(duì)或有區(qū)別的事物進(jìn)行比較、對(duì)照，以證明論點(diǎn)的論證方法。

運(yùn)用對(duì)比法時(shí)，要注意事物之間是否具有可比性。

4.因果法

因果法是通過(guò)分析事理，揭示論點(diǎn)和論據(jù)之間的因果關(guān)系來(lái)證明論點(diǎn)正確的方法。

沒(méi)有無(wú)因之果，也沒(méi)有無(wú)果之因。因果聯(lián)系是事物間客觀、普遍的聯(lián)系，采用這種論證方法，便于闡明道理，說(shuō)明原因，指明發(fā)展趨勢(shì)。

（四）應(yīng)用文議論的特點(diǎn)

（1）常常采用不完整論證以簡(jiǎn)化論證過(guò)程，直接表明論證結(jié)果、立場(chǎng)、主張等。

（2）多以正面論證為主，旗幟鮮明地表明觀點(diǎn)。

（3）往往與其他表達(dá)方式結(jié)合使用，夾敘夾議是最常見(jiàn)的方式。這樣可以省約敘述、說(shuō)明的筆墨，突出文章主干。

第三節(jié)　應(yīng)用文語(yǔ)言表達(dá)的要求

應(yīng)用文的語(yǔ)言，除了文字之外，還有數(shù)字、表格和圖形等，它們與文字互相補(bǔ)充，相得益彰，使應(yīng)用文的語(yǔ)言獨(dú)具一格，這也可以說(shuō)是應(yīng)用文語(yǔ)言的一個(gè)顯著特點(diǎn)，下面談?wù)剳?yīng)用文語(yǔ)言的要求。

一、準(zhǔn)確精當(dāng)

準(zhǔn)確是對(duì)應(yīng)用文的基本要求。它不僅僅是語(yǔ)言文字的問(wèn)題，也是個(gè)涉及時(shí)代風(fēng)尚，政治觀點(diǎn)，以及作者品格、寫(xiě)作態(tài)度、文化素養(yǎng)等多方面因素的文風(fēng)問(wèn)題。所以談準(zhǔn)確，須從廣義和狹義兩方面去理解。

首先，從廣義上看，它是指準(zhǔn)確如實(shí)地反映客觀事物及其本質(zhì)與規(guī)律。這包括以下兩點(diǎn)：

第一，反映事實(shí)要準(zhǔn)確。主要是指要真實(shí)、準(zhǔn)確、無(wú)誤地反映客觀事物。準(zhǔn)確說(shuō)明情況，準(zhǔn)確分析問(wèn)題，準(zhǔn)確引出結(jié)論。而且對(duì)事物的反映程度要確切，細(xì)節(jié)要真實(shí)，完全符合事物原貌。譬如某公安干部觸犯刑律，如判決書(shū)言其“知法犯法”就未準(zhǔn)確道明真實(shí)情況，而“執(zhí)法犯法”才符合事實(shí)。

班固稱(chēng)《史記》“其文直，其事核，不虛美，不隱惡，故謂之實(shí)錄”。王充也視“虛妄之文”為寇仇。這些都是我們民族文風(fēng)的好傳統(tǒng)，寫(xiě)應(yīng)用文就要特別注意繼承發(fā)揚(yáng)這種傳統(tǒng)文風(fēng)。

第二，闡述道理準(zhǔn)確。應(yīng)用文所依據(jù)的理論、方針、政策、講話(huà)等要確實(shí)。不能歪曲篡改，不能斷章取義，各取所需，也不能不顧背景、原意，生搬硬套，或任意引申。所談的道理能說(shuō)明事物的本質(zhì)和規(guī)律，具有普遍指導(dǎo)意義。

其次，從狹義上講，是指從語(yǔ)言上、邏輯上追求確切精當(dāng)。它主要包括以下內(nèi)容：

第一，辨析詞義，掌握分寸。應(yīng)用文所用的每一個(gè)詞都有其表示的確切含義。真正用得精當(dāng)?shù)脑~語(yǔ)是不能替代的，一旦更換，意思就不同了。要準(zhǔn)確表達(dá)，首先要辨析詞義，尤其是要注意從同義詞、近義詞當(dāng)中選擇適當(dāng)?shù)脑~語(yǔ)。例如：妨礙——妨害，時(shí)代——時(shí)期，災(zāi)難——災(zāi)害，批評(píng)——批判，詢(xún)問(wèn)——訊問(wèn)等，要講究用詞的分寸，恰如其分地表達(dá)事物的范圍、程度、數(shù)量，輕重緩急、利弊得失，是非成敗等。

表示分寸的詞語(yǔ)很多，表數(shù)量的，有“全部”、“絕大多數(shù)”、“多數(shù)”、“半數(shù)”、“近半數(shù)”、“少數(shù)”、“極少數(shù)”、“個(gè)別”、“極個(gè)別”等十多個(gè)層次。

表程度的，有“很”、“極”、“太”、“挺”、“頂”、“最”、“更”、“十分”、“非?！?、“異?！?、“更加”、“比較”、“稍稍”、“略微”等。

表范圍的，有“都”、“全”、“總”、“共”、“全部”、“只”、“光”、“凈”、“僅僅”等。

表示時(shí)間狀態(tài)的，有“已經(jīng)”、“曾經(jīng)”、“早已”、“剛剛”、“才”、“正在”、“將”、“就要”、“就”、“馬上”、“立刻”、“頓時(shí)”、“然后”、“終于”、“常?！?、“時(shí)?！?、“時(shí)時(shí)”、“經(jīng)?！?、“不時(shí)”、“一再”、“再三”、“一直”、“一向”、“向來(lái)”、“始終”、“永遠(yuǎn)”、“忽然”、“偶然”、“偶爾”、“逐漸”、“漸漸”、“仍舊”、“依然”等。

準(zhǔn)確運(yùn)用詞語(yǔ)應(yīng)以實(shí)際情況和具體程度為依據(jù)，仔細(xì)推敲，認(rèn)真對(duì)待，處處注意選詞，把握用詞的“分寸感”和“精確性”。某一新產(chǎn)品剛剛試制成功，就不能說(shuō)“已大批量投入生產(chǎn)”，某項(xiàng)活動(dòng)有60%的人表示贊同，就不能說(shuō)“受到普遍贊賞”。如果措辭不嚴(yán)密，分寸不當(dāng)，就談不上語(yǔ)言的準(zhǔn)確了。

某廠的總結(jié)有這樣一段話(huà)：

由于我們采取了上述措施，開(kāi)始扭轉(zhuǎn)了多年來(lái)前松后緊的狀況，生產(chǎn)趨向平衡，產(chǎn)品穩(wěn)步提高，原材料消耗普通下降。

這里使用的“開(kāi)始”、“趨向”、“穩(wěn)步”、“普通”等詞，既講出了發(fā)生的可喜變化，又沒(méi)有把話(huà)說(shuō)過(guò)頭。從文字可以看出，作者十分注意用語(yǔ)的分寸，力求準(zhǔn)確表達(dá)客觀情況。

為了準(zhǔn)確運(yùn)用語(yǔ)言，人們常常添加一些限制、修飾詞來(lái)表示分寸的區(qū)別。如“萬(wàn)不可做空頭理論家”，“一般情況下，這一問(wèn)題可以很快解決”。許多說(shuō)理判斷、政策和法律條文，對(duì)于詞語(yǔ)的運(yùn)用要求嚴(yán)格，更為講究修飾限制詞的使用。如果缺少或運(yùn)用不當(dāng)，表達(dá)就會(huì)不準(zhǔn)確，實(shí)施也將成為問(wèn)題。例如《民法通則》中法人的定義為：“法人是具有民事權(quán)利能力和民事行為能力，依法獨(dú)立享有民事權(quán)利和承擔(dān)民事義務(wù)的組織?！比绻鄙佟敖M織”之前的修飾限制成份，也就抽去了這一概念的實(shí)質(zhì)性標(biāo)準(zhǔn)，定義也就失去了根本意義。

第二，語(yǔ)言規(guī)范，語(yǔ)氣得體。應(yīng)用文所用的語(yǔ)言是規(guī)范的書(shū)面語(yǔ)言。盡管書(shū)面語(yǔ)言的根基是口頭語(yǔ)言，但應(yīng)用文卻要求使用由口語(yǔ)加工提煉而成的規(guī)范書(shū)面語(yǔ)言，這主要是為了適應(yīng)應(yīng)用文莊重客觀的文風(fēng)的要求。應(yīng)用文一般忌用方言、俚語(yǔ)，少用描繪性、情感性和主觀成份濃郁的詞語(yǔ)，力避因語(yǔ)言不規(guī)范而產(chǎn)生的“言外之意”，更要摒棄錯(cuò)別字和含糊、混亂、容易發(fā)生歧義的詞語(yǔ)，完全口語(yǔ)化的語(yǔ)言也是應(yīng)用文尤其是公務(wù)文書(shū)所排斥的。

例如，有一件答復(fù)下級(jí)評(píng)定職稱(chēng)工作有關(guān)問(wèn)題的復(fù)函寫(xiě)道：

最近很多單位來(lái)函反映職稱(chēng)評(píng)定工作中出現(xiàn)了很多問(wèn)題，這樣搞下去有不少困難，希望我們訂一個(gè)具體點(diǎn)的標(biāo)準(zhǔn)。其實(shí)，我們機(jī)關(guān)內(nèi)的職稱(chēng)評(píng)定工作也有與下面反映的問(wèn)題類(lèi)似的情況?，F(xiàn)在只好先試著來(lái)，過(guò)一段時(shí)間再看看，不行就開(kāi)個(gè)會(huì)，大家集中起來(lái)把各自遇到的情況都說(shuō)一說(shuō)，一塊兒訂個(gè)具體辦法。所以，現(xiàn)在你們也不要太著急，著急反而不好辦。什么時(shí)候開(kāi)會(huì)，定下來(lái)就告訴你們。

上例所涉及的，實(shí)際是如何對(duì)待職稱(chēng)評(píng)定工作中出現(xiàn)的標(biāo)準(zhǔn)難以掌握的問(wèn)題。本是嚴(yán)肅的公務(wù)，然而公文的口氣近乎談天，完全口語(yǔ)化，這樣的公文自然不符合“語(yǔ)言規(guī)范”的要求，相對(duì)正確的寫(xiě)法是：

最近收到一些單位來(lái)函，反映職稱(chēng)評(píng)定工作中出現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)不易掌握的問(wèn)題，我們正在綜合各地情況，準(zhǔn)備召開(kāi)專(zhuān)門(mén)會(huì)議研究解決，希望各單位總結(jié)前段工作，為會(huì)議研究解決這一問(wèn)題準(zhǔn)備材料。會(huì)議召開(kāi)的具體時(shí)間、地點(diǎn)將另行通知。

語(yǔ)言的準(zhǔn)確還包括語(yǔ)言情味、語(yǔ)氣的得當(dāng)。撰寫(xiě)應(yīng)用文要根據(jù)寫(xiě)作的目的、對(duì)象、內(nèi)容措辭，選擇相宜的語(yǔ)氣表述。向下級(jí)的決定、決議，語(yǔ)氣應(yīng)嚴(yán)肅果斷；給上級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告應(yīng)謹(jǐn)慎平和；磋商性公函應(yīng)謙和委婉。

語(yǔ)言的語(yǔ)氣、情味除受寫(xiě)作目的、對(duì)象制約外，還要受內(nèi)容的制約，應(yīng)與不同內(nèi)容相適應(yīng)。例如同為領(lǐng)導(dǎo)的大會(huì)講話(huà)稿，年終表彰先進(jìn)就要熱烈歡快；頒布規(guī)章制度就要莊重嚴(yán)肅；通報(bào)批評(píng)干部職工的錯(cuò)誤就要有理有力；動(dòng)員突擊某項(xiàng)工作任務(wù)就要富于激情，具有鼓動(dòng)性。本身具有褒貶的詞語(yǔ)更應(yīng)恰當(dāng)使用，例如：

“××同志在一次飛機(jī)失事中斃命了?！?/p>

“全國(guó)武術(shù)比賽昨日在××市偃旗息鼓?！?/p>

其中“斃命”、“偃旗息鼓”的情味顯然不當(dāng)。語(yǔ)氣情味上的錯(cuò)誤，亦直接影響應(yīng)用文的效果。

第三，合乎語(yǔ)法，合乎邏輯。應(yīng)用文語(yǔ)言的準(zhǔn)確規(guī)范，也包括合乎語(yǔ)法和邏輯的要求。有的人認(rèn)為，應(yīng)用文只要能看懂其意，有個(gè)把病句，出現(xiàn)點(diǎn)邏輯錯(cuò)誤無(wú)關(guān)緊要，其實(shí)這是一種誤解?！罢Z(yǔ)言的使用是社會(huì)經(jīng)濟(jì)政治文化生活的重要條件”，“學(xué)習(xí)把語(yǔ)言用得正確，對(duì)于我們思想的精確程度和工作效率的提高，都有極重要的意義”（《人民日?qǐng)?bào)》社論《正確地使用祖國(guó)的語(yǔ)言，為語(yǔ)言的純潔和健康而斗爭(zhēng)》）。可是，在日常工作生活中，不合語(yǔ)法、不合邏輯的現(xiàn)象并不乏見(jiàn)。有的由于詞義重復(fù)、交叉、矛盾造成語(yǔ)病。例如：

（1）這件事出乎人們的意表之外。

（2）他的一席話(huà)，正中我的下懷。

（3）我們一定有完成任務(wù)的可能。

（4）他每學(xué)期的學(xué)習(xí)成績(jī)都在優(yōu)良以上。

（5）這種做法，在經(jīng)濟(jì)上造成不必要的浪費(fèi)。

以上這些句子都是有邏輯問(wèn)題的病句：（1）“表”和“外”重復(fù)，“意表”即“意料之外”；（2）“下”和“我”重復(fù)，“下懷”即“我的心意”；（3）“一定”與“可能”矛盾，應(yīng)取其一；（4）“優(yōu)良以上”不合邏輯，“良”以上有優(yōu)，“優(yōu)”已是最高成績(jī)，談不上“以上”，準(zhǔn)確的說(shuō)法是“成績(jī)優(yōu)良”；（5）用“不必要”修飾“浪費(fèi)”是多余，豈有“必要”的“浪費(fèi)”。

有些句子是由于成份殘缺或搭配不當(dāng)造成語(yǔ)病的。例如：

（1）這樣的情況何止王××一人。

（2）這一成功，鼓舞了廣大職工進(jìn)行產(chǎn)品試驗(yàn)的決心和信心。

（3）我們應(yīng)學(xué)習(xí)他無(wú)私無(wú)畏，見(jiàn)義勇為。

（4）革命工作人員犧牲證明書(shū)，由?。裾d統(tǒng)一掌握，經(jīng)行署、市批準(zhǔn)的因公犧牲工作人員，來(lái)廳認(rèn)領(lǐng)。

上面的句子，（1）主賓搭配不當(dāng)，主語(yǔ)是“情況”，賓語(yǔ)卻成了“人”；（2）謂語(yǔ)動(dòng)詞“鼓舞”與賓語(yǔ)搭配不當(dāng)，通常只說(shuō)“堅(jiān)定了信心”，“鼓舞了斗志”，而不講“鼓舞了決心和信心”；（3）和（4）均為句子成份殘缺，（4）句子成份殘缺，并還因此造成語(yǔ)意嚴(yán)重錯(cuò)誤。

有的語(yǔ)句是由于語(yǔ)序錯(cuò)誤，造成語(yǔ)病。例如：

（1）為了寫(xiě)好這篇人物傳記，他們調(diào)查了解了許多老李同志的優(yōu)秀事跡。

（2）故宮博物館展出了兩千九百年前新出土的文物。

（3）他的錯(cuò)誤已經(jīng)不簡(jiǎn)單是什么認(rèn)識(shí)問(wèn)題。

（4）他已于昨日下午四時(shí)乘飛機(jī)離開(kāi)紐約抵達(dá)北京。

上面句子中，（1）“許多”應(yīng)修飾“優(yōu)秀事跡”，而非“老李”，應(yīng)將“許多”移至“優(yōu)秀事跡”前；（2）屬多層次定語(yǔ)中的語(yǔ)序錯(cuò)誤，應(yīng)改為“新出土的兩千九百年前的文物”；（3）“簡(jiǎn)單”本是定語(yǔ)，錯(cuò)居狀語(yǔ)位置，應(yīng)是“已經(jīng)不是什么簡(jiǎn)單的認(rèn)識(shí)問(wèn)題”；（4）由于語(yǔ)序?qū)е虏缓鲜聦?shí)，“離開(kāi)紐約”和“抵達(dá)北京”不可能同在“昨日下午四時(shí)發(fā)生”，應(yīng)改為“他于昨日乘飛機(jī)離開(kāi)紐約，下午四時(shí)抵達(dá)北京”。

除了上述各項(xiàng)，要做到語(yǔ)言的準(zhǔn)確精當(dāng)，還要注意句式的選擇和復(fù)句中關(guān)聯(lián)詞語(yǔ)的恰當(dāng)運(yùn)用。該用主動(dòng)句的，就不能用使動(dòng)句、被動(dòng)句，該用陳述句的，就不能用設(shè)問(wèn)句、反詰句。復(fù)句的關(guān)系要理清，不可混雜糾纏，破壞語(yǔ)言的準(zhǔn)確性。

二、簡(jiǎn)明扼要

21世紀(jì)是“信息爆炸”的時(shí)代，越來(lái)越多的人認(rèn)識(shí)到，信息就是資源，作為信息載體的應(yīng)用文要求寫(xiě)得快、傳遞快、使用快。也就是說(shuō)，寫(xiě)應(yīng)用文時(shí)既要注意節(jié)約自己的時(shí)間，也要節(jié)約讀者的時(shí)間，力求行文簡(jiǎn)明扼要，文約而事豐。它要求：

（一）文字簡(jiǎn)潔凝練，干凈利落，摒棄冗辭贅語(yǔ)

有些人常有一種誤解，認(rèn)為短文章難以說(shuō)清問(wèn)題，也表現(xiàn)不出水平，所以一動(dòng)筆就短話(huà)長(zhǎng)說(shuō)。實(shí)際上，簡(jiǎn)潔明快，文約而事豐的文章既難成文，要求水平也較高，有人曾問(wèn)美國(guó)二十八屆總統(tǒng)伍德羅·威爾遜：“準(zhǔn)備一份十分種的講稿需要花多長(zhǎng)時(shí)間？”威爾遜回答：“兩星期?！薄皽?zhǔn)備一份一小時(shí)的講稿呢？”答：“一星期?！薄皟蓚€(gè)小時(shí)的講稿呢？”“不用準(zhǔn)備，馬上就可以講?！笨梢?jiàn)短小精悍的文章對(duì)撰筆者的要求更高。

恩格斯也主張文字簡(jiǎn)潔，他說(shuō)：“言簡(jiǎn)意賅的句子，一經(jīng)了解，就能牢牢記住，變成口號(hào)，而這是冗長(zhǎng)的論述絕對(duì)辦不到的。”（《馬克思·恩格斯全集》第22卷265頁(yè)）列寧也提倡撰文“要像寫(xiě)電報(bào)那樣寫(xiě)得極其簡(jiǎn)短”。應(yīng)用文的工具性和實(shí)用性，決定了它行文的簡(jiǎn)明性。

我國(guó)歷來(lái)評(píng)文以簡(jiǎn)潔為美。清人劉大櫆曾在《論文偶記》中云：“簡(jiǎn)為文章盡境。”如何才能簡(jiǎn)潔？他認(rèn)為：“意真則簡(jiǎn)，辭切則簡(jiǎn)，理當(dāng)則簡(jiǎn)。”把簡(jiǎn)潔與思想認(rèn)識(shí)聯(lián)系一起，認(rèn)為認(rèn)識(shí)越深刻，越能抓住事物本質(zhì)，一語(yǔ)中的，文章才能越簡(jiǎn)潔。而當(dāng)今現(xiàn)實(shí)中存在的語(yǔ)言不簡(jiǎn)潔現(xiàn)象很多：諸如同義語(yǔ)反復(fù)，浮文虛詞堆砌，喜用外國(guó)語(yǔ)式的長(zhǎng)句子等都是積弊。

（二）準(zhǔn)確把握應(yīng)用文的表達(dá)方法及特點(diǎn)

應(yīng)用文強(qiáng)調(diào)形式為內(nèi)容服務(wù)，突出文章的中心，事理與結(jié)論。

文學(xué)作品以形象再現(xiàn)生活，表達(dá)上的特色是豐富多彩，細(xì)致周詳，婉轉(zhuǎn)反復(fù)，淋漓盡致；而應(yīng)用文卻要求用最簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言，準(zhǔn)確明了地表達(dá)內(nèi)容，追求“文約事豐”，“文簡(jiǎn)理周”，“要而不繁”的“盡境”。同樣使用敘述，應(yīng)用文不同于記敘文。記敘文中的敘述，強(qiáng)調(diào)事件的完整、細(xì)致和形象，要求繪聲繪色地再現(xiàn)生活場(chǎng)景和人物事件的發(fā)展過(guò)程；而應(yīng)用文的敘述則主張抓住事件變化的特征，著重整體勾畫(huà)，扼要講明原委，為目的、分析、結(jié)論和評(píng)價(jià)鋪墊。表達(dá)方式上多采取概括敘述、簡(jiǎn)略敘述（或稱(chēng)梗概敘述）。例如下面這段文字：

自l840鴉片戰(zhàn)爭(zhēng)失敗時(shí)起，先進(jìn)的中國(guó)人，經(jīng)過(guò)千辛萬(wàn)苦，向西方國(guó)家尋求真理。

這段概述囊括了自鴉片戰(zhàn)爭(zhēng)以來(lái)的太平天國(guó)運(yùn)動(dòng)、洋務(wù)運(yùn)動(dòng)、戊戌變法、辛亥革命、北伐戰(zhàn)爭(zhēng)、五四運(yùn)動(dòng)等大小史實(shí)。它所敘述的內(nèi)容，既不是某一史實(shí)的具體過(guò)程，也不是按時(shí)間順序?qū)ι鲜鍪穼?shí)的逐一陳述，而是抓住眾多史實(shí)共有的活動(dòng)形式的實(shí)質(zhì)，對(duì)其發(fā)展過(guò)程進(jìn)行高度綜合概括，并用極其簡(jiǎn)明扼要的語(yǔ)言表達(dá)出來(lái)。這種概括敘述適用于若干同類(lèi)事物的表述，顯然與文學(xué)作品中繪聲繪色的的具體記敘不同。

簡(jiǎn)略敘述或梗概敘述則適用于對(duì)某個(gè)單一事物狀況及發(fā)展變化的表述。在簡(jiǎn)報(bào)、通報(bào)、事故報(bào)告、司法及訴訟文書(shū)、嘉獎(jiǎng)令、講演稿、消息等應(yīng)用文中經(jīng)常采用。

同為說(shuō)明，在一般情況下，應(yīng)用文不像說(shuō)明文那樣面面俱到地解說(shuō)事物，剖析事理，而是以簡(jiǎn)明淺近、準(zhǔn)確平實(shí)的說(shuō)明方式指出應(yīng)該怎樣做，不應(yīng)該怎樣做，客觀情況是什么等。

運(yùn)用議論，應(yīng)用文也不同于一般議論文。在議論文中，結(jié)論要經(jīng)過(guò)反復(fù)的邏輯推理和多次的證明；在應(yīng)用文中，除了學(xué)術(shù)論文，一般不需要詳盡的議論推理過(guò)程，而要求直接加以論斷，一針見(jiàn)血地提出論點(diǎn)，簡(jiǎn)潔地?cái)[出論據(jù)。

總之，應(yīng)用寫(xiě)作在表達(dá)方法的運(yùn)用上，要抓住特點(diǎn)，重義不重形，打破常規(guī)，創(chuàng)造性地運(yùn)用敘述、說(shuō)明、議論等表達(dá)方法，突出事理和結(jié)論。

（三）講究直陳

應(yīng)用文內(nèi)容的表達(dá)必須以直陳為主，無(wú)論敘事、說(shuō)明還是議論都應(yīng)直截了當(dāng)，和盤(pán)托出。不轉(zhuǎn)圈子，不繞彎子，這樣不但能省簡(jiǎn)文字，還可使文意明確。應(yīng)用文素來(lái)排斥含糊其辭、模棱兩可的表達(dá)，更忌用影射暗示、隱晦曲折的方法，質(zhì)直是其表達(dá)的本色。

怎樣才能使文章簡(jiǎn)明扼要？

首先，掃除一切套話(huà)、空話(huà)。一些人寫(xiě)文章，總喜歡“穿靴戴帽”，開(kāi)始時(shí)運(yùn)用若干“在……之下”為前提，結(jié)尾處或以“謙虛式”，或以“口號(hào)式”作結(jié)，空泛無(wú)物，逢文必用，實(shí)際上毫無(wú)用處，應(yīng)在剔除之列。請(qǐng)看下面的例子：

這個(gè)縣計(jì)劃生育搞得好，首先在于縣委重視。一把手親自抓，縣委委員人人抓。分管委員認(rèn)真抓，主管部門(mén)直接抓，有關(guān)部門(mén)配合抓。

一連寫(xiě)了六個(gè)“抓”，排比句式，看似有力，細(xì)推究卻無(wú)一實(shí)事。

其次，刪繁就簡(jiǎn)。這包括刪除多余的段、句、詞、字和正確使用縮略語(yǔ)。

再次，恰當(dāng)運(yùn)用一些精簡(jiǎn)文字的表達(dá)方法。如運(yùn)用加附件、附表、附圖及略去文中已知因素等方式，使文章主干突出。

三、莊重平實(shí)

所謂莊重，是指文風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)、端莊。除廣告等文體外，一般情況下，應(yīng)用文不能過(guò)分詼諧、滑稽，不能用不典雅的口語(yǔ)。之所以這樣要求，一是因?yàn)槎鄶?shù)應(yīng)用文內(nèi)容嚴(yán)肅；二是因?yàn)閼?yīng)用文主體多是機(jī)關(guān)單位，有法定的權(quán)威性。表達(dá)應(yīng)與文章內(nèi)容、寫(xiě)作主體相諧調(diào)，這樣，才能保證應(yīng)用文的嚴(yán)肅性與權(quán)威性。

所謂平實(shí)，就是樸實(shí)無(wú)華，平易通俗。應(yīng)用文不需要精雕細(xì)刻、烘托渲染，忌用生僻奇險(xiǎn)和溢美之詞，也忌用半文不白，洋腔洋調(diào)的句子。要不斷在日?？谡Z(yǔ)的基礎(chǔ)上加工提煉書(shū)面語(yǔ)言，使之俗中見(jiàn)雅，易中見(jiàn)巧，平實(shí)而流暢。

四、正確運(yùn)用術(shù)語(yǔ)，數(shù)據(jù)與圖表

（一）專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)

應(yīng)用文所用的術(shù)語(yǔ)大致分兩類(lèi)：一類(lèi)是各類(lèi)專(zhuān)業(yè)、各個(gè)行業(yè)的專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)；一類(lèi)是應(yīng)用文本身常用的專(zhuān)用術(shù)語(yǔ)。

1.專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)

應(yīng)用文作為一種廣泛使用的工具，與各類(lèi)專(zhuān)業(yè)、各個(gè)行業(yè)有密不可分的關(guān)系。寫(xiě)作中，經(jīng)常使用各行業(yè)的專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)，這已成為應(yīng)用文語(yǔ)言的又一特征。例如司法應(yīng)用文常使用“立案”、“管轄”、“訴訟請(qǐng)求”、“一審”、“終審”、“執(zhí)行”、“意思表示”等術(shù)語(yǔ)；經(jīng)濟(jì)應(yīng)用文常使用“流動(dòng)資金”、“稅后利潤(rùn)”、“成本核算”、“折舊”、“提留”、“產(chǎn)值利潤(rùn)率”等術(shù)語(yǔ)；電子行業(yè)的應(yīng)用文常使用“計(jì)算機(jī)終端”、“集成電路”、“程序”、“網(wǎng)絡(luò)”、“系統(tǒng)”，“軟件”等術(shù)語(yǔ)；交通行業(yè)的應(yīng)用文常使用“航班航線(xiàn)”、“道路橋梁”、“干線(xiàn)”、“公路網(wǎng)”、“交通噪聲”、“車(chē)流量”等術(shù)語(yǔ)。這些專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)具有高度的概括性與專(zhuān)業(yè)性，有各自特定的內(nèi)涵和外延，使用它既可節(jié)省文字，又便于準(zhǔn)確表述特定的內(nèi)容，避免造成意義上的含混。它們的作用是一般性詞語(yǔ)所不能替代的。

使用專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)要注意讀者對(duì)象，區(qū)分層次對(duì)待，面向公眾或本專(zhuān)業(yè)之外的對(duì)象時(shí)，應(yīng)考慮對(duì)方的理解能力，有所選擇地加以使用，非用不可而對(duì)方又難以理解的，可做適當(dāng)詮釋或變成大眾化語(yǔ)言加以表達(dá)，以免因理解上的障礙影響應(yīng)用文的實(shí)用價(jià)值。

隨著國(guó)外科學(xué)技術(shù)的不斷引進(jìn)和內(nèi)外交流的頻繁，大量的科技、經(jīng)濟(jì)資料被譯為中文，其中不少外來(lái)語(yǔ)逐漸被國(guó)人接受和使用，甚至直接借用原文原詞，因此，音譯、意譯的外來(lái)語(yǔ)在科技、經(jīng)濟(jì)等領(lǐng)域的使用越來(lái)越廣泛，越來(lái)越頻繁，這已成為科技、經(jīng)濟(jì)應(yīng)用文的一個(gè)特色，例如激光、卡、磅、拷貝、電腦、微機(jī)、馬達(dá)、歐姆等。

2.專(zhuān)用術(shù)語(yǔ)

（1）稱(chēng)謂詞。即表示稱(chēng)謂關(guān)系的詞。在應(yīng)用文中，涉及機(jī)關(guān)或個(gè)人時(shí)，一般應(yīng)直呼機(jī)關(guān)的全稱(chēng)或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱(chēng)，以及對(duì)方的職務(wù)或“××同志”、“××先生”。在表述指代關(guān)系的稱(chēng)謂時(shí)，一般用下列專(zhuān)門(mén)用語(yǔ)：

第一人稱(chēng)：“本”、“我”，后面加上所代表的單位簡(jiǎn)稱(chēng)。如部、委、辦、廳、局、廠或所等。

第二人稱(chēng)：“貴”、“你”，后面加上所代表的單位簡(jiǎn)稱(chēng)。一般用于平行文或涉外公文。

第三人稱(chēng)：“該”，在應(yīng)用文中使用廣泛，可用于指代人、單位或事物。如“該廠”、“該部”、“該同志”、“該產(chǎn)品”等?！霸摗弊衷谖募姓_使用，可以使應(yīng)用文簡(jiǎn)明、語(yǔ)氣莊重。

（2）領(lǐng)敘詞。領(lǐng)敘詞是用以引出應(yīng)用文撰寫(xiě)的根據(jù)、理由或應(yīng)用文的具體內(nèi)容的詞。領(lǐng)敘詞在應(yīng)用文中出現(xiàn)的頻率較高，多用于文章開(kāi)端，引出法律、法規(guī)以及政策，指示的根據(jù)或事實(shí)根據(jù)，也有的用于文章中間，起前后過(guò)渡、銜接的作用。常用的有：

根據(jù)、按照、為了、接……、前接……、近接……、遵照、敬悉、驚悉、鑒于、關(guān)于、茲、茲定于、今、隨著、由于、……收悉、……查、為……特……、現(xiàn)……如下等。

（3）追敘詞。追敘詞是用以引出被追敘事實(shí)的詞。應(yīng)用文中有時(shí)需要簡(jiǎn)要追敘一下有關(guān)事件的辦理過(guò)程，為使追敘的內(nèi)容出現(xiàn)得自然，常常要使用一些追敘詞語(yǔ)。如：業(yè)經(jīng)、前經(jīng)、均經(jīng)、即經(jīng)、復(fù)經(jīng)等。

在使用時(shí)，要注意上述詞語(yǔ)在表述次數(shù)和時(shí)態(tài)方面的差異，以便有選擇地使用。

（4）承轉(zhuǎn)詞。又稱(chēng)過(guò)渡用語(yǔ)，即承接上文轉(zhuǎn)入下文時(shí)使用的關(guān)聯(lián)、過(guò)渡詞語(yǔ)，用于陳述理由及事實(shí)之后引出作者的意見(jiàn)和結(jié)論等。這種詞語(yǔ)不僅有利于文辭簡(jiǎn)明，而且可起到前后照應(yīng)的作用，常用的有：為此、據(jù)此、故此、鑒此、綜上所述、總而言之、總之等。

（5）祈請(qǐng)?jiān)~。又稱(chēng)期請(qǐng)?jiān)~、請(qǐng)示詞，用于向受文者表示請(qǐng)求與希望。依行文方向不同，用法也有區(qū)別。主要有：

上行：請(qǐng)、懇請(qǐng)、擬請(qǐng)、特請(qǐng)、報(bào)請(qǐng)、即希、敬希、望、敬請(qǐng)、煩請(qǐng)等。

平行：請(qǐng)、擬請(qǐng)、特請(qǐng)、務(wù)請(qǐng)、即請(qǐng)、切盼等。

下行：希、望、希望、尚望、切望、請(qǐng)、希予、勿誤、要求等。

（6）商洽詞。又稱(chēng)詢(xún)問(wèn)詞，用于征詢(xún)對(duì)方意見(jiàn)。主要有：是否可行、妥否、當(dāng)否、是否妥當(dāng)、是否可以、是否同意、意見(jiàn)如何、能否、可否等。

這類(lèi)詞語(yǔ)一般在公文的上行文、平行文中使用，在使用時(shí)要注意針對(duì)性，即在確需征詢(xún)對(duì)方的意見(jiàn)時(shí)使用。

（7）受事詞。受事詞即向?qū)Ψ奖硎靖屑ぁ⒏兄x時(shí)使用的詞語(yǔ)。一般用于平行文或涉外公文。如：蒙、承蒙。

（8）命令詞。命令詞即表示命令或告誡語(yǔ)氣的詞語(yǔ)。用以增強(qiáng)公文的嚴(yán)肅性與權(quán)威性，引起受文者的高度注意。如：

表示命令語(yǔ)氣的詞語(yǔ)有：著、著令、特命、責(zé)成、令其、著即。

表示告誡語(yǔ)氣的詞語(yǔ)有：切切、毋違、切實(shí)執(zhí)行、不得有誤、嚴(yán)格辦理。

（9）目的詞。目的詞是直接交待行文目的的詞語(yǔ)。人們撰寫(xiě)應(yīng)用文尤其是公文都有明確而具體的目的，須有針對(duì)性地使用簡(jiǎn)潔的詞語(yǔ)加以表述，以便受文者正確理解并加速辦理。

用于上行文、平行文的目的詞，常在詞前加上期請(qǐng)?jiān)~，如：請(qǐng)批復(fù)、請(qǐng)函復(fù)、望批示等。

用于下行文，如：查證辦理、遵照辦理、參照?qǐng)?zhí)行。

用于知照性的文件，如：周知、知照、備案、審閱。

（10）表態(tài)詞。又稱(chēng)回復(fù)用語(yǔ)，即針對(duì)對(duì)方的請(qǐng)示、問(wèn)函，表示明確意見(jiàn)時(shí)使用的詞語(yǔ)。如：應(yīng)、應(yīng)當(dāng)、同意、不同意、準(zhǔn)予備案、特此批準(zhǔn)、請(qǐng)即試行、遵照?qǐng)?zhí)行、可行、不可行等。

在使用上述詞語(yǔ)時(shí)應(yīng)對(duì)公文中的下行文和平行文嚴(yán)加區(qū)別。

（11）擬辦用語(yǔ)。用于未辦、將辦事項(xiàng)的擬辦。如：擬辦、本擬、擬將、擬予、擬于。

（12）結(jié)尾詞。結(jié)尾詞即置于正文最后，表示正文結(jié)束的詞語(yǔ)。使用時(shí)注意其中的細(xì)微區(qū)別：

用以結(jié)束上文的詞語(yǔ)。如：特予公布、此布、此令、特此報(bào)告、特予通知、特此批復(fù)、函復(fù)、函告、謹(jǐn)此……、特此……。

強(qiáng)調(diào)行文的具體目的與要求。如：……為要、……為盼、……是荷、……為荷。

表示敬意、謝意、希望。如：此致敬禮、敬禮、致以謝意、謹(jǐn)致謝忱等。

結(jié)尾語(yǔ)在使用時(shí)要依據(jù)行文目的和關(guān)系不同加以選擇。如：

上行：當(dāng)否，請(qǐng)批示；可否，請(qǐng)指示；如無(wú)不當(dāng)，請(qǐng)批轉(zhuǎn)；如無(wú)不妥，請(qǐng)批準(zhǔn)；特此報(bào)告；以上報(bào)告，請(qǐng)批轉(zhuǎn)；以上報(bào)告，請(qǐng)審核。

平行：此致敬禮、為盼、為荷、特此函達(dá)、特此證明、特此函復(fù)、尚望函復(fù)。

下行：……為要（為宜、為妥）、希遵照?qǐng)?zhí)行、特此通知、此復(fù)、……現(xiàn)予公布、為……而努力。

使用這些詞語(yǔ)，可以使文章表述簡(jiǎn)練、嚴(yán)謹(jǐn)并富有節(jié)奏感，從而賦予應(yīng)用文莊重、嚴(yán)肅的特色。

（二）數(shù)據(jù)、表格與圖示

應(yīng)用文中數(shù)據(jù)的使用相當(dāng)普遍。人們常用數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō)明情況，反映問(wèn)題，展示事物的發(fā)展變化，提示事物發(fā)生質(zhì)變的數(shù)量界限，說(shuō)明事物發(fā)展的規(guī)律和趨勢(shì)等。很少有應(yīng)用文不使用數(shù)據(jù)的，有的應(yīng)用文，例如總結(jié)、情況性通報(bào)、計(jì)劃、調(diào)查報(bào)告、各種經(jīng)濟(jì)應(yīng)用文、各種科技應(yīng)用文等，還往往以數(shù)據(jù)為出發(fā)點(diǎn)展開(kāi)分析、說(shuō)明和闡述，又以數(shù)據(jù)為歸結(jié)點(diǎn)得出結(jié)論，提出決策、建議或預(yù)測(cè)結(jié)果，數(shù)據(jù)的使用更為集中?？茖W(xué)地使用數(shù)據(jù)可以增強(qiáng)應(yīng)用文的可信性和說(shuō)服力。

應(yīng)用文常用的數(shù)據(jù)有三類(lèi)：

（1）絕對(duì)數(shù)：如年末人數(shù)、總產(chǎn)值、年銷(xiāo)售額等。絕對(duì)數(shù)常用來(lái)表明事物的總體規(guī)?；蛩?。

（2）相對(duì)數(shù)：如系數(shù)、倍數(shù)、成數(shù)、百分?jǐn)?shù)、千分?jǐn)?shù)等，一般用來(lái)表示兩個(gè)相互聯(lián)系的數(shù)值的比率。例如，某廠計(jì)劃年產(chǎn)值為240萬(wàn)元，上半年完成160萬(wàn)元，為計(jì)劃的66.7%。

（3）平均數(shù)：如人均勞動(dòng)生產(chǎn)率、平均畝產(chǎn)量、年人均收入、人均住房面積等，是代表同質(zhì)單位數(shù)量一般水平的綜合指標(biāo)。

使用數(shù)據(jù)的關(guān)鍵在于把握準(zhǔn)確性，這是首要前提，錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)不但缺乏說(shuō)服力，還可能引出錯(cuò)誤的結(jié)論，造成不應(yīng)有的損失；其次要注意相對(duì)數(shù)與絕對(duì)數(shù)的配合，以防止片面性；再次要注意數(shù)據(jù)的可比性，注意數(shù)據(jù)比較的背景，不是同類(lèi)現(xiàn)象不能拿來(lái)對(duì)比，不同背景的對(duì)比也缺乏說(shuō)服力。

為便于運(yùn)用和傳遞信息，國(guó)家對(duì)數(shù)據(jù)的書(shū)寫(xiě)有統(tǒng)一規(guī)定，我們?cè)谑褂脭?shù)據(jù)時(shí)要嚴(yán)格按規(guī)定書(shū)寫(xiě)。

表格和圖示具有簡(jiǎn)明緊湊、便于對(duì)比、直觀生動(dòng)的優(yōu)點(diǎn)，在應(yīng)用文中經(jīng)常使用。撰寫(xiě)應(yīng)用文時(shí)，應(yīng)根據(jù)特定的目的和對(duì)象，精心設(shè)計(jì)各種表格，恰當(dāng)使用各種公式、圖示、照片等，并努力使之內(nèi)容集中，形式生動(dòng)，講究科學(xué)性、精確性，如與文字配合得當(dāng)，可收到簡(jiǎn)潔生動(dòng)、直觀醒目、相得益彰的效果。

【思考與練習(xí)】

1.應(yīng)用文語(yǔ)言表達(dá)的基本要求是什么？

2.如何使語(yǔ)言簡(jiǎn)潔？

3.比較記敘文和應(yīng)用文中記敘的不同，進(jìn)行概括敘述和簡(jiǎn)略敘述的練習(xí)。

應(yīng)用寫(xiě)作基礎(chǔ)知識(shí)單元綜合練習(xí)

一、選擇題（每個(gè)選擇題有4個(gè)待選答案，其中至少有1個(gè)是正確的。）

1.下列詞語(yǔ)全組表示“征詢(xún)”的有：______。

A.是否可行、妥否、當(dāng)否、是否同意　　　　B.蒙、承蒙、妥否、當(dāng)否、是否同意

C.敬希、煩請(qǐng)、懇請(qǐng)、希望、要求　　　　　D.可行、不可行、希望、妥否

2.下列詞語(yǔ)全組表示“期請(qǐng)”的有：______。

A.是否可行、妥否、當(dāng)否、是否同意　　B.蒙、承蒙、妥否、當(dāng)否、是否同意

C.敬希、煩請(qǐng)、懇請(qǐng)、希望、要求　　　D.可行、不可行、希望、妥否

3.記敘要素齊全的是下列哪組？______。

A.時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、對(duì)話(huà)、情節(jié)　　B.時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、描寫(xiě)、對(duì)話(huà)

C.時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、原因、結(jié)果　　D.時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、描寫(xiě)、情節(jié)

4.論據(jù)可簡(jiǎn)單地分為兩類(lèi)，這兩類(lèi)是______。

A.理論論據(jù)　　　　B.事實(shí)論據(jù)　　　　C.直接論據(jù)　　　　D.間接論據(jù)

二、簡(jiǎn)要回答下列概念

素材和題材：

比較說(shuō)明：

分類(lèi)說(shuō)明：

過(guò)渡和照應(yīng)：

三、運(yùn)用應(yīng)用文專(zhuān)用詞語(yǔ)填空：

1.《××××辦法》經(jīng)廠務(wù)委員會(huì)討論通過(guò)，現(xiàn)發(fā)給你們，望結(jié)合本單位具體情況______執(zhí)行。

2.……以上意見(jiàn)，如______，______批轉(zhuǎn)各部屬院校。

3.×××來(lái)函______，關(guān)于××一事，我部完全同意______局意見(jiàn)，……特此______。

4.______該廠此類(lèi)錯(cuò)誤作法，上級(jí)有關(guān)部門(mén)曾多次行文，______有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)迅即查清問(wèn)題，限期糾正錯(cuò)誤。

5.______悉______總公司成立，謹(jǐn)表______。

6.隨函附送《××××情況統(tǒng)計(jì)資料》一份，請(qǐng)______。

7.______國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志的指示精神，我們______有關(guān)部門(mén)，對(duì)農(nóng)村電網(wǎng)改造工作進(jìn)行了研究。

8.______進(jìn)一步提高我省企業(yè)管理干部的管理素質(zhì)，決定對(duì)在崗企業(yè)管理干部有計(jì)劃地進(jìn)行培訓(xùn)。征得四川省行政管理學(xué)院同意，______委托______院舉辦企業(yè)管理專(zhuān)業(yè)班……

9.以上請(qǐng)示，望予______，并列入二○一○年招生計(jì)劃。

10.______防止網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)欺詐 ，______財(cái)政部批準(zhǔn) ，______將有關(guān)問(wèn)題通知如下。

四、填空：

1.應(yīng)用寫(xiě)作的特性：______、______、______和______。

2.對(duì)應(yīng)用文主旨的基本要求______、______、______、______和______。

3.應(yīng)用文寫(xiě)作進(jìn)行材料處理有四個(gè)環(huán)節(jié)：______、______、______和______。

4.選擇材料的標(biāo)準(zhǔn)是：______、______、______和______。

5.材料是否切題的實(shí)質(zhì)，是 和材料是否統(tǒng)一的問(wèn)題。

6.材料鑒別環(huán)節(jié)的主要任務(wù)是______、______和______。

7.過(guò)渡的方法大體有三種：______、______和______。

8.常見(jiàn)的照應(yīng)方法有三種：______、______和______。

9.思路和結(jié)構(gòu)______，在人的頭腦中表現(xiàn)為_(kāi)_____，在文章中表現(xiàn)為_(kāi)_____。作者的思路借助文 章結(jié)構(gòu)加以______，文章的結(jié)構(gòu)又成為作者思路的______。

10.敘述的六要素包括：______、______、______、______、______、______。

五、簡(jiǎn)答題

1.應(yīng)用文中，主旨的統(tǒng)帥作用主要表現(xiàn)在哪些方面？

2.應(yīng)用文寫(xiě)作的思維特點(diǎn)是什么？

3.材料在應(yīng)用文中有哪些作用？

4.選擇材料的原則和要求是什么？

5.應(yīng)用文結(jié)構(gòu)原則是什么？

6.應(yīng)用文常用的的開(kāi)頭和結(jié)尾方法是什么？

7.應(yīng)用文說(shuō)明的特點(diǎn)是什么？

8.應(yīng)用文敘述的特點(diǎn)是什么？

9.應(yīng)用文議論的特點(diǎn)是什么？

10.應(yīng)用文語(yǔ)言表達(dá)的基本要求是什么？

六、修改下列病句：

1.許多周?chē)娜罕姸稼s來(lái)幫忙。

2.王××在會(huì)上公開(kāi)批評(píng)領(lǐng)導(dǎo)，造成很壞影響。

3.近年來(lái)，人們的購(gòu)買(mǎi)力大大增強(qiáng)了。

4.讀書(shū)能力的提高是完全可能的，這是由于讀書(shū)能力是人人需要的，它是學(xué)習(xí)其他知識(shí)和技能的基礎(chǔ)。

5.某市公安機(jī)關(guān)通告：

“據(jù)查，最近我市市區(qū)養(yǎng)狗成風(fēng)，影響環(huán)境衛(wèi)生，且多次發(fā)生瘋狗咬人事件?，F(xiàn)有養(yǎng)狗者，必須于本月15日之前將所養(yǎng)之狗自行處理。違反此規(guī)定者，公安局將派人捕殺?！?/p>

6.歡迎來(lái)我處光臨指導(dǎo)。

7.他生長(zhǎng)在知識(shí)分子家庭，怎么能不愿學(xué)習(xí)呢？

七、閱讀與分析：

1.找出下面各段的段旨句或歸納段旨：

①請(qǐng)看一組數(shù)字。從20世紀(jì)初至70年代中期，全世界農(nóng)業(yè)用水量增長(zhǎng)7倍，而工業(yè)用水量增長(zhǎng)20倍。目前，已有63個(gè)國(guó)家和地區(qū)面臨缺水危機(jī)。我國(guó)是一個(gè)淡水資源貧乏的國(guó)家，人均淡水占有量只有2700噸，只及世界平均水平的1/4，居世界第84位。我國(guó)淡水資源的分布與人口和耕地的分布是不相適應(yīng)的，80%集中在長(zhǎng)江以南，所以，有一個(gè)南水北調(diào)的任務(wù)。因此，從全局出發(fā)，我們必須十分重視長(zhǎng)江水源的涵養(yǎng)和保護(hù)。

②反腐敗斗爭(zhēng)涉及面較廣，特別是行業(yè)不正之風(fēng)，幾乎侵蝕到各行各業(yè)以及這些行業(yè)的許多方面。因此要抓好面上的思想教育，從根本上提高干部隊(duì)伍的素質(zhì)，堅(jiān)決制止以手中的職權(quán)謀利的歪風(fēng)，大力發(fā)揚(yáng)全心全意為人民服務(wù)的精神，表彰為國(guó)家、集體、社會(huì)做出奉獻(xiàn)的優(yōu)秀人物，切忌鼓吹“一切向錢(qián)看”。要大力加強(qiáng)思想道德教育，特別是職業(yè)道德教育，樹(shù)立良好的社會(huì)風(fēng)尚，清理產(chǎn)生不正之風(fēng)的社會(huì)環(huán)境條件。

③人類(lèi)如果要改善自身的營(yíng)養(yǎng)狀況，就需要增加動(dòng)物蛋白的攝入量，而要增加動(dòng)物蛋白的攝入量，就必須發(fā)展飼養(yǎng)業(yè)，而飼養(yǎng)業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展，又有賴(lài)于蛋白飼料工業(yè)的騰飛。因此，目前世界各國(guó)都十分注意致力于蛋白質(zhì)源的開(kāi)發(fā)。

2.在本書(shū)中選擇一篇例文，閱讀分析并回答問(wèn)題。

①例文的主旨是什么？

②劃分層次，并概括出各層的層意。

③列出例文的提綱，并說(shuō)明結(jié)構(gòu)形式。

④說(shuō)明例文所用的材料類(lèi)型。

⑤說(shuō)明例文所運(yùn)用的具體表達(dá)方法。

八、討論下面例文，從主旨和表達(dá)的角度看有無(wú)問(wèn)題？

華力五金廠關(guān)于加強(qiáng)安全保衛(wèi)工作的通告

近來(lái)，我廠連續(xù)發(fā)生盜竊、斗毆和小型失火事故。有數(shù)位職工被歹徒打傷，財(cái)物損失數(shù)萬(wàn)元，為保證工廠的正常生產(chǎn)秩序，特作如下通告：

一、凡是本廠職工進(jìn)入廠門(mén)，均要佩帶廠徽標(biāo)志，否則作違反廠紀(jì)處理，扣發(fā)獎(jiǎng)金。

二、外來(lái)人員進(jìn)入工廠時(shí)，必須持所屬單位介紹信或證件登記，出廠時(shí)，應(yīng)接受行李物品，甚至搜身檢查。

三、來(lái)客投宿，有關(guān)人員應(yīng)報(bào)廠保衛(wèi)科批準(zhǔn)。在此期間，如廠內(nèi)發(fā)生盜竊、失火事故，來(lái)客不準(zhǔn)離開(kāi)工廠，并要集中接受審查。

四、廠內(nèi)職工離開(kāi)車(chē)間或辦公室，應(yīng)關(guān)好門(mén)窗，以防小偷破門(mén)而入。

通告自二OO六年七月一日生效。凡自覺(jué)執(zhí)行本通告的給予表彰，拒不執(zhí)行者予以經(jīng)濟(jì)處罰或行政處分。

華力五金廠保衛(wèi)科　

2006.6.20