第三節(jié)　信息系統(tǒng)項(xiàng)目監(jiān)理的任務(wù)和方法

一、信息系統(tǒng)項(xiàng)目監(jiān)理的基本任務(wù)

信息系統(tǒng)項(xiàng)目監(jiān)理的基本任務(wù)是控制項(xiàng)目規(guī)劃所確定的質(zhì)量、進(jìn)度和投資目標(biāo)。項(xiàng)目的三大目標(biāo)是相互關(guān)聯(lián)、相互制約的目標(biāo)系統(tǒng)。信息系統(tǒng)項(xiàng)目的建設(shè)要求在一定的投資限額的條件下實(shí)現(xiàn)其功能、使用要求和其他相關(guān)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。這是投資建設(shè)任何一項(xiàng)信息系統(tǒng)工程的最基本要求。

信息系統(tǒng)項(xiàng)目監(jiān)理的基本任務(wù)就是控制3大目標(biāo)，在計(jì)劃的投資、進(jìn)度和質(zhì)量目標(biāo)范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)。

二、信息系統(tǒng)項(xiàng)目監(jiān)理的基本方法

信息系統(tǒng)項(xiàng)目監(jiān)理是通過目標(biāo)規(guī)劃、動態(tài)控制、組織協(xié)調(diào)、信息管理和合同管理等基本方法與項(xiàng)目業(yè)主及工程承建單位一起完成項(xiàng)目的建設(shè)。

1．目標(biāo)規(guī)劃

目標(biāo)規(guī)劃是以實(shí)施目標(biāo)控制為目的而制訂的規(guī)劃和計(jì)劃，也就是通常所指的監(jiān)理規(guī)劃（監(jiān)理計(jì)劃）。目標(biāo)規(guī)劃是圍繞項(xiàng)目的質(zhì)量、進(jìn)度、投資目標(biāo)進(jìn)行論證、分解綜合、編制計(jì)劃、風(fēng)險管理、制訂措施等工作的綜合。

目標(biāo)規(guī)劃是實(shí)施監(jiān)理目標(biāo)控制的前提和基礎(chǔ)，只有做好目標(biāo)規(guī)劃中應(yīng)做的各項(xiàng)工作才能有效地實(shí)施目標(biāo)控制。

對于信息系統(tǒng)項(xiàng)目而言，目標(biāo)規(guī)劃一般可分為以下5個階段。

（1）目標(biāo)規(guī)劃的論證。目標(biāo)規(guī)劃論證是科學(xué)地確定質(zhì)量、進(jìn)度、投資目標(biāo)或者對初步確定的3大目標(biāo)進(jìn)行論證。

（2）目標(biāo)分解。目標(biāo)分解是為了便于實(shí)施有效的控制，按照目標(biāo)控制的需要，將3大目標(biāo)進(jìn)行分解，使每個目標(biāo)成為既能分解又能綜合地滿足目標(biāo)控制要求的目標(biāo)分解系統(tǒng)。

（3）編制動態(tài)計(jì)劃。為了協(xié)調(diào)項(xiàng)目有序地實(shí)現(xiàn)其預(yù)定目標(biāo)，把整個信息系統(tǒng)項(xiàng)目的實(shí)施過程、目標(biāo)以及各項(xiàng)活動編制成動態(tài)計(jì)劃，用動態(tài)計(jì)劃系統(tǒng)來協(xié)調(diào)和規(guī)范項(xiàng)目的建設(shè)。

（4）風(fēng)險分析。為了最大可能地減少項(xiàng)目建設(shè)的損失，實(shí)施更為有效的主動控制，應(yīng)對項(xiàng)目的規(guī)劃目標(biāo)進(jìn)行風(fēng)險分析和管理。

（5）綜合控制。為了保證項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，在項(xiàng)目建設(shè)的全過程中，監(jiān)理通常需要通過綜合各種措施，例如組織措施、技術(shù)措施、經(jīng)濟(jì)措施、合同措施等。為此，在目標(biāo)規(guī)劃階段應(yīng)制訂各項(xiàng)目的綜合措施。

2．動態(tài)控制

項(xiàng)目建設(shè)的過程中項(xiàng)目會不斷地受到外部環(huán)境和內(nèi)部因素的干擾而發(fā)生變化，特別是信息系統(tǒng)工程項(xiàng)目，這些例子數(shù)不勝數(shù)。為此，計(jì)劃目標(biāo)必須隨著項(xiàng)目的變化進(jìn)行調(diào)整，監(jiān)理的控制也要不斷地適應(yīng)計(jì)劃的調(diào)整而起到有效的控制。

動態(tài)控制就是對項(xiàng)目建設(shè)的過程、目標(biāo)和活動及時跟蹤，準(zhǔn)確、及時、全面地掌握項(xiàng)目建設(shè)的信息，將實(shí)際目標(biāo)值和計(jì)劃目標(biāo)值進(jìn)行對比，以便及時發(fā)現(xiàn)實(shí)際目標(biāo)和計(jì)劃目標(biāo)間的偏差而及時采取措施加以糾正，最終實(shí)現(xiàn)計(jì)劃總目標(biāo)。

動態(tài)控制是監(jiān)理單位和監(jiān)理人員在開展項(xiàng)目監(jiān)理工作中采用的基本方法，貫穿于項(xiàng)目建設(shè)整個過程，并與項(xiàng)目建設(shè)的動態(tài)相一致。項(xiàng)目在不同階段進(jìn)行，監(jiān)理的控制就要在不同的階段開展；項(xiàng)目在不同的系統(tǒng)開展，監(jiān)理的控制就要在不同的系統(tǒng)中實(shí)施。

3．組織協(xié)調(diào)

實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的建設(shè)總目標(biāo)必須由項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)、業(yè)主單位、各承建單位、各供應(yīng)廠商等所有項(xiàng)目涉及單位共同協(xié)調(diào)一致。因此，項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)和監(jiān)理人員在項(xiàng)目建設(shè)的過程中，應(yīng)不斷進(jìn)行組織協(xié)調(diào)。這是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)不可缺少的方法。對于監(jiān)理而言組織協(xié)調(diào)涉及：

（1）項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)與外部組織之間的協(xié)調(diào)，包括兩個方面：一方面是與項(xiàng)目各承建單位、業(yè)主及各供應(yīng)廠商之間的協(xié)調(diào)；另一方面是與政府有關(guān)部門、社會團(tuán)體、項(xiàng)目毗鄰單位等之間的協(xié)調(diào)。

（2）項(xiàng)目監(jiān)理內(nèi)部人員之間、機(jī)構(gòu)之間的協(xié)調(diào)，充滿調(diào)動監(jiān)理內(nèi)部的潛能。組織協(xié)調(diào)就是通過項(xiàng)目監(jiān)理的組織協(xié)調(diào)工作，使所有與項(xiàng)目建設(shè)有關(guān)單位及人員能步調(diào)一致，同心協(xié)力為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目總目標(biāo)而努力工作。

4．信息管理

綜上所述，監(jiān)理的主要任務(wù)是實(shí)施目標(biāo)控制。目標(biāo)控制的依據(jù)、基礎(chǔ)是信息，只有在信息的支持下才能實(shí)施正確、有效的控制。

為了及時、準(zhǔn)確地獲得信息，必須實(shí)施信息管理。信息管理就是項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)通過有組織的信息流通，對所需的信息進(jìn)行收集、整理、處理、存儲、傳遞、應(yīng)用等一系列工作。

項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)在項(xiàng)目建設(shè)的不同階段、不同系統(tǒng)對信息的要求、內(nèi)容也不同。及時掌握準(zhǔn)確、完整的信息可使監(jiān)理人員耳聰目明，從而卓有成效地完成任務(wù)?？梢?，信息管理是監(jiān)理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，信息管理工作的好壞，直接影響項(xiàng)目監(jiān)理工作的成敗。

5．合同管理

合同管理是指項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)對項(xiàng)目建設(shè)合同及其他相關(guān)合同的簽訂、履行、變更和解除，按監(jiān)理合同的約定進(jìn)行監(jiān)督、檢查。對合同雙方的各種爭議進(jìn)行調(diào)解，以保證合同簽訂合法和合同的全面履行。合同管理是項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)完成監(jiān)理任務(wù)的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。監(jiān)理的合同管理使每一項(xiàng)工程合同對參與合同項(xiàng)目建設(shè)的各方行為都起到控制的作用。監(jiān)理的合同有控制整個項(xiàng)目實(shí)施的作用。