小餐館原材料的采購(gòu)直接影響餐飲菜品質(zhì)量，從餐飲原料申請(qǐng)采購(gòu)到貨，具體流程非常重要，因?yàn)橛幸惶卓茖W(xué)的原材料采購(gòu)流程，有一支能力很強(qiáng)的原材料采購(gòu)隊(duì)伍，有一批誠(chéng)信度較高的供貨商，就能使采購(gòu)工作事半功倍。其中，挑選采購(gòu)人員、確定供應(yīng)商及簽訂供貨協(xié)議，都是采購(gòu)流程中最為重要的環(huán)節(jié)。只有抓住這幾個(gè)環(huán)節(jié)，采購(gòu)工作才能順利實(shí)施，餐館經(jīng)營(yíng)才能正常進(jìn)行。

創(chuàng)業(yè)者在采購(gòu)工作正式開始前，首先要挑選采購(gòu)人員。由于采購(gòu)人員決定采購(gòu)工作是否順利，因此，必須從以下幾個(gè)方面對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行考察和挑選。

1. 進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查

采購(gòu)人員應(yīng)當(dāng)了解市場(chǎng)行情，能對(duì)市場(chǎng)變化作出科學(xué)預(yù)測(cè)。當(dāng)今市場(chǎng)瞬息萬(wàn)變，采購(gòu)人員只有準(zhǔn)確了解和把握市場(chǎng)行情，才能適時(shí)掌握采購(gòu)時(shí)機(jī)，做好原材料采購(gòu)工作。

2. 具有較強(qiáng)的公關(guān)能力

在采購(gòu)過程中，采購(gòu)人員不可避免地要與各類人員打交道，應(yīng)對(duì)各種復(fù)雜的場(chǎng)面，因此，采購(gòu)人員要有較強(qiáng)的應(yīng)變能力和一定的公關(guān)能力。

3. 了解原材料知識(shí)

采購(gòu)人員將直接對(duì)各種原材料的采購(gòu)作出決定，因此，應(yīng)當(dāng)知道各類原材料品質(zhì)特點(diǎn)、性能、應(yīng)用、產(chǎn)地及一般的保存和加工方法，會(huì)識(shí)別原材料新鮮程度及等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，尤其會(huì)識(shí)別一些高檔原材料，這樣才不至于上當(dāng)受騙。

4. 具有采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)

采購(gòu)人員應(yīng)當(dāng)具備豐富的采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)，有隨機(jī)應(yīng)變的能力，能隨時(shí)應(yīng)對(duì)和處理采購(gòu)過程中出現(xiàn)的各種問題，同時(shí)，了解和掌握各種手續(xù)的辦理程序。

5. 具有廣泛的人脈

采購(gòu)人員要有廣泛的采購(gòu)渠道，保證供應(yīng)適用、適時(shí)、適量的原材料，以便餐館不缺貨、不積壓貨物。

6. 具有職業(yè)道德

不假公濟(jì)私，不營(yíng)私舞弊，不徇私情，堅(jiān)決抵制不正之風(fēng)，這是采購(gòu)人員必須具備的基本素質(zhì)。不具備這一條，即使能力再?gòu)?qiáng)，也不能擔(dān)任采購(gòu)工作。

7. 具有一定的政策水平

采購(gòu)人員應(yīng)當(dāng)懂得國(guó)家政策和法律規(guī)定，當(dāng)出現(xiàn)糾紛時(shí)，能夠依據(jù)法律、法規(guī)維護(hù)餐館的合法權(quán)益。

具備以上素質(zhì)的人，就可以從事采購(gòu)工作了。采購(gòu)人員要將各有關(guān)部門需要采購(gòu)的原材料編制一份采購(gòu)預(yù)算，供創(chuàng)業(yè)者參考，并對(duì)各項(xiàng)原材料采購(gòu)成本、售價(jià)進(jìn)行分析研究，以降低成本，保證獲得一定利潤(rùn)。等創(chuàng)業(yè)者在這份采購(gòu)預(yù)算單上簽字之后，采購(gòu)人員立即組織實(shí)施，一般原材料應(yīng)在3天內(nèi)采購(gòu)。

采購(gòu)人員經(jīng)常同原材料供應(yīng)商直接接觸，必須全方位了解供應(yīng)商。

1. 開展市場(chǎng)調(diào)研

小餐館的菜品經(jīng)營(yíng)目錄不能一成不變，應(yīng)該根據(jù)餐飲市場(chǎng)需求變化和餐館經(jīng)營(yíng)能力適當(dāng)調(diào)整。調(diào)整中，創(chuàng)業(yè)者可依據(jù)菜品銷售數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。對(duì)于那些銷售下降，較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)無(wú)銷售記錄的菜品，可逐漸篩選淘汰；如果有些菜品銷售上升，可適當(dāng)增加原材料的采購(gòu)數(shù)量。

同時(shí)，餐館還應(yīng)經(jīng)常開展市場(chǎng)調(diào)研，分析市場(chǎng)需求變化趨勢(shì)，了解新菜品開發(fā)情況，根據(jù)餐館條件，增加市場(chǎng)前景看好的菜品。在深入研究市場(chǎng)發(fā)展變化，總結(jié)自身經(jīng)營(yíng)狀況的基礎(chǔ)上，適時(shí)調(diào)整菜品經(jīng)營(yíng)目錄，這是餐館改善經(jīng)營(yíng)的重要手段。

2. 謹(jǐn)防掉入殺價(jià)圈套

有些采購(gòu)人員在采購(gòu)交易時(shí)，只會(huì)殺價(jià)，其他交易條件卻不考慮。供應(yīng)商知道采購(gòu)者有這種慣例，必然將價(jià)格提高，等候采購(gòu)人員殺價(jià)，這對(duì)采購(gòu)者并沒有幫助。真正令供應(yīng)商口服心服的應(yīng)是商品經(jīng)驗(yàn)豐富、擅長(zhǎng)分析成本的人，采購(gòu)人員要以此作為追求的目標(biāo)。

3. 不可透露預(yù)算

采購(gòu)者不能讓供應(yīng)商摸清餐館底細(xì)，若原材料采購(gòu)預(yù)算計(jì)劃被供應(yīng)商察覺，他們一定會(huì)開出與預(yù)算相近的價(jià)格，這樣餐館采購(gòu)工作就會(huì)變得被動(dòng)，無(wú)法得到比采購(gòu)預(yù)算更優(yōu)越的價(jià)格或質(zhì)量條件。

4. 建立相應(yīng)的原材料采購(gòu)機(jī)構(gòu)

餐館的原材料采購(gòu)機(jī)構(gòu)有兩種：一種是正式的采購(gòu)組織，專門負(fù)責(zé)原材料采購(gòu)工作，人員專職化。設(shè)立正式的采購(gòu)部門，采購(gòu)工作專業(yè)化，可以統(tǒng)一規(guī)劃采購(gòu)工作，人員職責(zé)、權(quán)限明確，便于提高工作效率，加強(qiáng)與供貨商的業(yè)務(wù)聯(lián)系。另一種是非正式的采購(gòu)組織，餐館不設(shè)專職采購(gòu)部門，由餐館管理者負(fù)責(zé)原材料采購(gòu)工作，或由其他店員兼職從事原材料采購(gòu)。非正式采購(gòu)組織由餐館管理者或其他店員參與采購(gòu)，這種采購(gòu)辦法可以減少人力成本，但不利于對(duì)采購(gòu)工作的統(tǒng)一控制管理。

5. 與供應(yīng)商建立默契關(guān)系

這是雙贏信念的延伸，對(duì)于彼此間的文化、行事習(xí)慣、交易條件等，都應(yīng)該培養(yǎng)默契的關(guān)系，進(jìn)而使雙方的業(yè)務(wù)效率提高，可節(jié)省一些時(shí)間與精力。小餐館采購(gòu)人員在采購(gòu)原材料之前，應(yīng)把本餐館的采購(gòu)規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)發(fā)給供應(yīng)商，再?gòu)牟煌墓?yīng)商手中獲取原材料的報(bào)價(jià)單或價(jià)目表，然后進(jìn)行對(duì)比。

當(dāng)對(duì)各個(gè)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、資金實(shí)力、供貨信譽(yù)及職業(yè)道德等進(jìn)行一番仔細(xì)考察后，采購(gòu)人員就可以從中選定最佳供應(yīng)商。

在征集價(jià)目表過程中，采購(gòu)人員還應(yīng)當(dāng)讓供應(yīng)商知道征集價(jià)目表的目的，供應(yīng)商往往為了獲得供貨機(jī)會(huì)而相互競(jìng)爭(zhēng)，紛紛壓低原材料銷售價(jià)格，以保全自己的供貨地位。這樣，餐館就可以從中購(gòu)到質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的原材料。

需要注意的是，盡管采購(gòu)人員確定了最佳供應(yīng)商，但必須經(jīng)過創(chuàng)業(yè)者同意才能與供應(yīng)商簽訂原材料供貨協(xié)議。

簽訂協(xié)議，意味著餐館與供應(yīng)商達(dá)成原材料供貨契約，采購(gòu)人員必須及時(shí)開展后續(xù)工作。這部分的工作流程如下：

1. 跟單溝通

當(dāng)與供應(yīng)商簽訂原材料供貨訂單后，采購(gòu)人員要跟催整個(gè)原材料供貨過程直至收貨入庫(kù)，防止中間出現(xiàn)失誤。采購(gòu)人員需要不斷與供應(yīng)商溝通，了解供貨的全過程。

2. 訂貨單據(jù)的處理以及貨款支付

當(dāng)原材料接收并檢驗(yàn)完畢后，采購(gòu)人員必須開具驗(yàn)收單，并在供貨發(fā)票上簽字，同時(shí)，還要將供貨發(fā)票、原材料訂購(gòu)單、驗(yàn)收單一起上交財(cái)務(wù)人員審核，經(jīng)審核無(wú)誤后支付貨款。

3. 進(jìn)行信息反饋

原材料采購(gòu)?fù)瓿珊螅瑸榱藢?duì)以后的原材料采購(gòu)工作有所指導(dǎo)和幫助，采購(gòu)人員還要進(jìn)行信息反饋工作。其信息反饋工作主要包含兩方面的內(nèi)容：一是將市場(chǎng)供貨行情反饋給廚房，二是將廚房使用原材料后的意見反饋給供應(yīng)商。這樣，廚師就能及時(shí)掌握市場(chǎng)的貨源情況和價(jià)格行情，便于在制作菜品中有效控制成本和開發(fā)新菜品。

4. 采購(gòu)交貨延遲檢討

凡未能按時(shí)、按量采購(gòu)到所需原材料，影響餐館正常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的，采購(gòu)人員須填寫“采購(gòu)交貨延遲檢討表”，說(shuō)明原因及跟進(jìn)情況并申請(qǐng)財(cái)務(wù)部及創(chuàng)業(yè)者批示。這樣，采購(gòu)人員就不敢粗心大意，而會(huì)努力做好采購(gòu)工作。

5. 采購(gòu)訂單取消

許多時(shí)候，因?yàn)楦鞣N原因，原材料采購(gòu)訂單可能需要取消。對(duì)于訂單取消，創(chuàng)業(yè)者應(yīng)了解具體原因，并找出解決方案：

（1）小餐館取消訂單

如果餐館取消已發(fā)出的原材料采購(gòu)訂單，供應(yīng)商有可能向餐館提出因取消原材料訂貨而給供應(yīng)商帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)損失，采購(gòu)人員必須預(yù)先提出切實(shí)可行的應(yīng)對(duì)措施，以便創(chuàng)業(yè)者作出決定。

（2）供貨商取消訂單

如果供應(yīng)商取消訂單，采購(gòu)人員必須在第一時(shí)間找到另一位供應(yīng)商，并立即通知原材料需求部門。為保障餐館利益，采購(gòu)人員可以要求無(wú)故取消訂單的供應(yīng)商賠償因其停止供貨而給餐館造成的人力、時(shí)間及其他經(jīng)濟(jì)損失。