訪談情境

沒(méi)有訪談是發(fā)生在真空中的。每一次訪談都在特定的時(shí)間、地點(diǎn)和特定的環(huán)境下發(fā)生。任何一方都有可能開(kāi)啟談話(huà)并意識(shí)到接下來(lái)會(huì)發(fā)生什么。在圖2.6中，加粗的箭頭表明了很多影響訪談的積極和消極的變量。

圖2.6　情境變量

時(shí)間（天，星期，年）

我們每個(gè)人都希望在一天、一星期、一年中的最佳時(shí)間去與人交流。例如，我們可能會(huì)在早晨、下午或是晚上與人訪談，意味著這是我們的最佳時(shí)間。這段時(shí)間，無(wú)論是從事表演、創(chuàng)作、交流、思考、藝術(shù)，還是解決沖突、處理重要的、復(fù)雜的或微妙的事情，都是合適的。選擇在午飯前處理重要事情或就某一問(wèn)題廣泛地交換信息是很不明智的，因?yàn)殡p方都很餓，或選擇在一天中較晚的時(shí)候或換班的時(shí)候處理都是不明智的，因?yàn)榇藭r(shí)，他們的身心都很疲憊。

（旁注）我們每個(gè)人都有訪談的最佳時(shí)間。

星期一早晨和星期五下午是情緒比較低落的時(shí)候。節(jié)假日對(duì)某些類(lèi)型的訪談（銷(xiāo)售、挑選雇員、采訪）是合適的，但對(duì)其他一些就不太適合（免職、斥責(zé)、調(diào)查、健康檢查）。咨詢(xún)家指出，令人厭煩的訪談越來(lái)越多，正在呈增加的趨勢(shì)。而且，這種訪談主要發(fā)生在以家庭生活為中心的和令人快樂(lè)的日子里。比如西方的感恩節(jié)和圣誕節(jié)，中國(guó)的春節(jié)、中秋節(jié)等。不少警官宣稱(chēng)，滿(mǎn)月會(huì)使人產(chǎn)生奇怪的行為。

要注意訪談前后的事情。例如，星期二下午也許對(duì)管理者和教授而言是好時(shí)機(jī)，但如果管理者剛好收到一份很差的季度生產(chǎn)報(bào)告，或者教授與一位學(xué)生草率地見(jiàn)了一面，這對(duì)于他們來(lái)說(shuō)，星期二下午就不是好時(shí)候。一個(gè)馬上要考試的學(xué)生或一個(gè)要體檢的病人是很難在訪談中集中精力的。交通事故、失業(yè)期、個(gè)人問(wèn)題、快樂(lè)或悲傷的新聞、單位內(nèi)部的爭(zhēng)吵，等等，都會(huì)影響人的情緒、期待、注意力和溝通能力，尤其是傾聽(tīng)的能力。

（旁注）訪談前后要把所有的因素都考慮在內(nèi)。

地點(diǎn)

設(shè)想一下，訪談是在誰(shuí)家的草坪上進(jìn)行的呢？例如，如果可能是在我們自己的家、房間、辦公室或類(lèi)似這樣的地方，而不是在別人的地盤(pán)，尤其是在一個(gè)陌生人、管理者或地位很高的人的地盤(pán)，我們就會(huì)感覺(jué)很舒服，很放松，也感覺(jué)沒(méi)什么威脅。當(dāng)你走進(jìn)自己的房間或辦公室，發(fā)現(xiàn)你的椅子上或桌子上坐著一個(gè)人，想想你會(huì)是什么感覺(jué)？有個(gè)作者榮升為一家大學(xué)出版社的編輯委員會(huì)主席，一天下午，一位教授來(lái)到他辦公室，問(wèn)他是否介意在他辦公室談書(shū)稿的事。這名作者以為教授會(huì)把寫(xiě)好的原稿拿給他看，但教授并未拿出任何書(shū)稿。原來(lái)教授是讓這位作者到教授的辦公室去看，這樣，教授會(huì)感覺(jué)比較舒服，也能控制談話(huà)內(nèi)容?？磥?lái)我們都喜歡并保護(hù)我們自己的地盤(pán)。

（旁注）我們看重并保護(hù)我們自己的地盤(pán)。

若有選擇，一定要選擇對(duì)有效傳播很有幫助的地方。如果是你的地盤(pán)，你一定感到很放松，而且感到你是主人，因?yàn)樵谀愕念^腦里已經(jīng)有了如何有效傳播的框架，或是你能展示你的職業(yè)成就。地點(diǎn)可以是中立的，比如飯店或會(huì)議室，這樣的地方可以避免地盤(pán)問(wèn)題?；蛘呖梢赃x擇某個(gè)民宅，因?yàn)槟愕脑?huà)題是家庭。如果你的話(huà)題是大一新生，那么地點(diǎn)就可以選定在美麗的大學(xué)校園里。如果你的話(huà)題是商業(yè)保險(xiǎn)或投資，那就把訪談地點(diǎn)定在和商業(yè)有關(guān)的場(chǎng)所。

（旁注）不要低估了地點(diǎn)的重要性。

環(huán)境

物品陳列和裝潢對(duì)于營(yíng)造恰當(dāng)?shù)脑L談氛圍是很重要的。勛章、獎(jiǎng)狀、學(xué)位證書(shū)等都展示了成就、職業(yè)的可信度和在一個(gè)領(lǐng)域里的地位。圖片、塑像、某組織領(lǐng)導(dǎo)人或是某著名人物的半身像等都傳遞著主人有著豐富的個(gè)人經(jīng)歷，有成就、有廣泛的認(rèn)知度和認(rèn)可度以及廣泛的社交聯(lián)系。地毯的類(lèi)型，還有窗簾等都能為我們或我們的組織進(jìn)行有效傳播提供有益的支持。

（旁注）環(huán)境有助于創(chuàng)造出建設(shè)性的氛圍。

訪談中的噪音是指任何干擾傳播進(jìn)程的聲音。這包括背景噪音，如機(jī)器發(fā)出的噪音、開(kāi)門(mén)聲和關(guān)門(mén)聲，椅子吱吱的聲音，音樂(lè)、其他人談話(huà)的聲音、物體掉到地上的聲音，或者卡車(chē)卸貨的聲音，房間外面的腳步聲，以及汽車(chē)和飛機(jī)的聲音。訪談也許會(huì)被電話(huà)鈴聲打斷，被發(fā)來(lái)的傳真打斷，或是被電子郵件打斷。其他頻繁分散注意力的事情還有:房間里進(jìn)進(jìn)出出的人，從門(mén)前經(jīng)過(guò)的人，向訪談雙方問(wèn)路或?qū)で髱椭娜恕Ｕ勗?huà)者驚訝于走進(jìn)他們的辦公室的學(xué)生之多，而不得不停下來(lái)和學(xué)生說(shuō)話(huà)。

（旁注）控制噪音，使雙方的注意力都集中在訪談上。

我們?cè)谏硇钠v地進(jìn)行訪談時(shí)也會(huì)產(chǎn)生抱怨。對(duì)與訪談無(wú)關(guān)的事感到氣憤，受到個(gè)人問(wèn)題困擾或在考慮著下一個(gè)訪談。我們可能很容易被頭痛、胃痛或酒醉后的不適感所困擾。另外，我們可能會(huì)看著窗外的過(guò)往汽車(chē)、建筑物、花或風(fēng)景?；蛘呶覀儠?huì)盯著房間里的畫(huà)、物體、家具，或看著另一方做筆記，看他的著裝、外表或儀態(tài)。

你可以選擇不受噪音侵害的地方或是采取一些預(yù)防措施，減小噪音帶來(lái)的不利影響。關(guān)門(mén)、關(guān)窗戶(hù)或拉窗簾，拔掉電話(huà)線(xiàn)，把電腦、電視或CD播放器關(guān)掉。告訴其他人你不想被打擾。把自己因生理或心理的原因而造成的噪音降到最低。第5章將詳細(xì)講述使注意力集中的一些建議。

（旁注）認(rèn)真地為每一次交流做準(zhǔn)備。

開(kāi)始訪談

任何一方都可能首先開(kāi)啟談話(huà)，就像圖2.6從圓圈的頂部出現(xiàn)的箭頭一樣，它和每一方都有接觸。例如，我們會(huì)到同事的辦公室討論設(shè)計(jì)方面的問(wèn)題，或是項(xiàng)目經(jīng)理召見(jiàn)我們就一個(gè)會(huì)議的開(kāi)會(huì)時(shí)間提出自己的建設(shè)性意見(jiàn)。一個(gè)汽車(chē)推銷(xiāo)員四年前賣(mài)給我們一輛車(chē)，最近打電話(huà)聯(lián)系我們，告訴我們商家大戰(zhàn)，有很多折扣品，非常合算。我們或許也會(huì)給他打電話(huà)，告訴他我們的車(chē)型過(guò)時(shí)了，想買(mǎi)部新車(chē)。

（旁注）誰(shuí)先開(kāi)始一個(gè)談話(huà)，怎樣做才能控制局面、角色和氣氛。

事態(tài)本身通常決定著由誰(shuí)來(lái)開(kāi)始一個(gè)談話(huà)，誰(shuí)必須充當(dāng)受訪者。例如，一份學(xué)生自己辦的報(bào)紙派出一名記者，就大家都沒(méi)料到的學(xué)校校長(zhǎng)辭職一事去采訪教職工和學(xué)生。相反地，先開(kāi)始訪談的一方對(duì)局勢(shì)也會(huì)產(chǎn)生影響，他們通過(guò)決定什么時(shí)候、什么地方、怎樣開(kāi)始和進(jìn)行談話(huà)來(lái)影響整個(gè)訪談。

你可以率先開(kāi)口而不是通過(guò)秘書(shū)、職員或朋友來(lái)影響訪談的氣氛。如果你告訴另一方訪談內(nèi)容是關(guān)于哪方面的，并在友好的方式中開(kāi)始你們的談話(huà)，訪談氣氛就會(huì)好得多。通過(guò)積極的和不太正式的方式開(kāi)始你們的訪談，這是減輕對(duì)方的恐懼、焦慮和不確定性的明智方法。

對(duì)訪談的認(rèn)識(shí)

每個(gè)人對(duì)訪談都有獨(dú)特的認(rèn)識(shí)（目的、需要、緊迫性、適時(shí)性、地點(diǎn)、環(huán)境）。從圖2.6可以看出，這些認(rèn)識(shí)通過(guò)從訪談各方指向情境變量的箭頭來(lái)表示。采訪者僅僅將采訪看作是例行公事、日常工作，沒(méi)什么特別的或令人激動(dòng)的事情，而受訪者可能把采訪看作是非凡的、一生中僅此一次的事情，似乎它會(huì)影響職業(yè)、晉升、婚姻、理財(cái)計(jì)劃、健康或社會(huì)地位。舉個(gè)例子，一個(gè)招聘人員一天中可能會(huì)面試很多大三大四的學(xué)生，感到這些訪談沒(méi)什么特別的。而這些大三大四的學(xué)生可能會(huì)覺(jué)得這可是期盼已久的、難得的機(jī)會(huì)。身體檢查對(duì)于醫(yī)生是工作，而對(duì)于病人卻不然。

（旁注）某一方會(huì)把訪談看成是例行公事，但另一方卻有可能將其看成一件大事。

對(duì)某些場(chǎng)所而言，訪談雙方各自的感受也許會(huì)非常不一樣。管理者可能感到他們的辦公室只是簡(jiǎn)單的工作場(chǎng)所，而他們的下屬卻不這樣看，他們認(rèn)為那里是令人疏遠(yuǎn)的、禁止進(jìn)入的環(huán)境，尤其是如果讓工人感覺(jué)的話(huà)，他們中沒(méi)幾個(gè)會(huì)認(rèn)為那是個(gè)快樂(lè)的地方。教授坐在桌子后面感覺(jué)是很放松的，但是一個(gè)學(xué)生感到坐在桌子前面是很有壓力的。

（旁注）場(chǎng)所和環(huán)境很少是中立的。

雙方也許都會(huì)對(duì)訪談表現(xiàn)出興趣，但是，他們的目的卻截然不同。銷(xiāo)售員想賣(mài)給你一款新的微波爐，但是你卻想買(mǎi)一臺(tái)電視機(jī)。在做有關(guān)大屠殺的學(xué)期報(bào)告研究時(shí)，你可能得到的僅有的信息來(lái)源就是屠殺的幸存者，但是，這些幸存者卻有可能因?yàn)楹ε轮匦禄貞浧鹉切┛膳碌慕?jīng)歷而拒絕接受采訪。

訪談雙方都愿意超越層級(jí)1而進(jìn)行互動(dòng)，如果他們感到整個(gè)局勢(shì)是熟悉而非陌生的、隨意的而非正式的、溫暖的而非冷冰冰的、私人性的而非公開(kāi)的，雙方關(guān)系是親密的，而不是面臨生理上、社會(huì)上、心理上的距離感。相關(guān)機(jī)構(gòu)往往通過(guò)柔和的燈光、賞心悅目的油畫(huà)、不大不小的房間、令人舒適的家具、適中的溫度、良好的通風(fēng)設(shè)備等因素來(lái)吸引人們的注意力并強(qiáng)化動(dòng)機(jī)。有些會(huì)營(yíng)造出一種商業(yè)的或職業(yè)的氛圍，比如類(lèi)似于起居室、餐廳、居家的房間和書(shū)房等，以使受訪者感覺(jué)像在家里一樣，從而更愿意在層級(jí)2和層級(jí)3上互動(dòng)。

（旁注）超越層級(jí)1的互動(dòng)、感知是很重要的。

環(huán)境布置

領(lǐng)地防衛(wèi)意識(shí)

我們時(shí)時(shí)防衛(wèi)著屬于我們自身的生理和心理空間，對(duì)于那些用眼睛、聲音或身體侵犯我們的人深感不快。想想你對(duì)常見(jiàn)的侵犯問(wèn)題會(huì)怎么想:

●當(dāng)你正和教授談?wù)撜n堂上存在的一些問(wèn)題時(shí)，其他學(xué)生走進(jìn)了教授的辦公室。

●進(jìn)餐時(shí)，另一桌的人在聽(tīng)你和一位頗有前途的雇主談話(huà)。

●當(dāng)你想告訴一位新雇員一些信息時(shí)，人們?cè)卩徑墓ぷ鲌?chǎng)所高聲喧嘩。

●當(dāng)你正與朋友談?wù)搨€(gè)人問(wèn)題時(shí)，有別的人坐到你們身邊的位子上。

訪談中雙方身體的接近性（proximity）也影響著彼此之間的舒適感。當(dāng)有人和我們鼻子挨鼻子地說(shuō)話(huà)時(shí)，我們感到很不舒服?？赡軙?huì)做出往后撤的動(dòng)作，或在中間用什么東西遮擋一下，或者盡快結(jié)束談話(huà)。大約一臂之長(zhǎng)的距離或者坐在桌子的兩端，看上去是個(gè)合適的距離。什么時(shí)候你到機(jī)場(chǎng)或圖書(shū)館時(shí)，不妨觀察一下人們是怎樣用衣服、書(shū)、錢(qián)包和手提箱等來(lái)保護(hù)自己的私人空間的。

（旁注）在訪談雙方之間保持一臂之長(zhǎng)的距離。

談話(huà)雙方的關(guān)系，特別是各自的地位、職務(wù)以及彼此之間的感覺(jué)，都會(huì)影響到雙方談話(huà)時(shí)落座的格局。一般而言，地位高的人喜歡和地位低的人坐得近一些，而地位低的人喜歡與地位高的人離得遠(yuǎn)一些。我們與陌生人的距離要遠(yuǎn)一些，而與親近的人、同事、同伴、朋友的距離要近一些。有些人生氣時(shí)，恨不得近得要貼到你的臉上，而另一些人生氣時(shí)可能會(huì)躲得很遠(yuǎn)，因?yàn)樯鷼饬钏麄儚纳砩虾蜕缃簧隙枷肱c我們保持距離。

（旁注）訪談雙方的關(guān)系影響著彼此之間距離的適宜度。

年齡、性別和文化決定雙方對(duì)空間距離的喜好。例如，同齡人在一起比年齡差距較大的人在一起坐得要近，尤其是不同年齡的人歲數(shù)差距較大時(shí)，他們坐得會(huì)更遠(yuǎn)。雙方都是男性會(huì)把距離安排得適當(dāng)遠(yuǎn)一些，而雙方都是女性或是異性則要近一些。比起拉美人和中東人，南美人喜歡較遠(yuǎn)的個(gè)人距離。很多阿拉伯人和拉美人遠(yuǎn)遠(yuǎn)地、冷冷地看著我們，而我們覺(jué)得他們用眼睛侵入了我們的空間。北歐人又比南歐人更喜歡較大的個(gè)人空間。

（旁注）年齡、性別和文化影響距離偏好。

座次安排

座次安排可能會(huì)影響到訪談中的交流。訪談時(shí)我們坐到什么位置、坐在什么樣的椅子上，這些一般是由地位、性別、家具陳設(shè)、文化規(guī)范以及雙方關(guān)系和個(gè)人喜好決定的。例如，上級(jí)和下屬也許會(huì)坐在桌子的兩邊，就像圖2.7中的A所示。這在正式場(chǎng)合中，顯示了地位高的人希望保持這種地位的愿望。而像B那樣在桌子拐角處安排兩張椅子，營(yíng)造出不太正式的氛圍，則表示了雙方的平等性。許多人向作者表達(dá)了對(duì)這種安排的看法，他們喜歡與大學(xué)教授、系里領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)保持這樣的座位位置。

（旁注）控制的愿望決定了座次的安排。

圖2.7　座次安排

你可以通過(guò)把椅子放在一個(gè)小咖啡桌的兩頭，或不要桌子，像C和D那樣，來(lái)消除生理上的障礙感，或減小上下級(jí)的層級(jí)感。像那樣擺放一個(gè)圓桌的安排，正在越來(lái)越受到歡迎，尤其是很多人在一起談判時(shí)，因?yàn)樗鼙苊忸^頭坐在桌子的上座，使參與者能傳閱材料，有地方書(shū)寫(xiě)，回顧材料上的東西，還能放置一些點(diǎn)心。圓桌或椅子適合群體訪談。F那樣的安排適合雙方都是由很多人組成的團(tuán)體。

（旁注）座次使控制變得均衡，有助于加強(qiáng)訪談氣氛。