8.3.3　項(xiàng)目進(jìn)度跟蹤

在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)有各種原因造成項(xiàng)目的推遲或超出預(yù)算。陳海彬的MP4項(xiàng)目在執(zhí)行中就遇到了一個(gè)問(wèn)題，項(xiàng)目研發(fā)組的組長(zhǎng)突然生病住院了。陳海彬決定在公司里物色一位高級(jí)工程師來(lái)填補(bǔ)這個(gè)位置，但整個(gè)物色新組長(zhǎng)的過(guò)程和新組長(zhǎng)熟悉項(xiàng)目以及與項(xiàng)目的同事協(xié)調(diào)溝通需要大概一周的時(shí)間，這無(wú)疑會(huì)推遲MP4項(xiàng)目。這些導(dǎo)致項(xiàng)目變更的原因如果能及時(shí)跟蹤到，并且采取相應(yīng)的彌補(bǔ)措施，項(xiàng)目的變化就不會(huì)太大，也就能按時(shí)完成。

Microsoft Project可以方便地跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度，用戶可以隨時(shí)比較項(xiàng)目信息，手動(dòng)收集數(shù)據(jù)，也可以用Microsoft Project Server收集數(shù)據(jù)或者用電子郵件收集數(shù)據(jù)。

8.3.3.1　比較基準(zhǔn)

比較基準(zhǔn)是原始的項(xiàng)目估計(jì)數(shù)據(jù)的集合。此集合包括在項(xiàng)目計(jì)劃中輸入的原始任務(wù)、資源、工作分配和成本估計(jì)。正是有了比較基準(zhǔn)，才能夠把已經(jīng)完成的項(xiàng)目過(guò)程和制訂的項(xiàng)目計(jì)劃做一個(gè)比較，找出其中的差異。

比較基準(zhǔn)對(duì)于跟蹤進(jìn)度十分必要。它包含的原始估計(jì)數(shù)據(jù)是永久的參照點(diǎn)，可以用來(lái)比較隨著項(xiàng)目的進(jìn)行在項(xiàng)目計(jì)劃中輸入的任務(wù)、資源、工作分配和成本的更新信息，其中包括記錄下來(lái)的實(shí)際信息。實(shí)際信息的例子包括實(shí)際任務(wù)工期、按時(shí)間分段的資源成本和在工作分配上所完成的工時(shí)。

在一個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃中最多可以保存11個(gè)比較基準(zhǔn)。這些比較基準(zhǔn)被稱為“比較基準(zhǔn)”（通常為所保存的第一個(gè)比較基準(zhǔn)）和比較基準(zhǔn)1到比較基準(zhǔn)10。下面介紹三種主要的比較基準(zhǔn)操作：

（1）保存比較基準(zhǔn)。

步驟1　單擊【工具】｜【跟蹤】｜【保存比較基準(zhǔn)】。

圖8－141　保存比較基準(zhǔn)

步驟2　單擊【完整項(xiàng)目】，再單擊【確定】按鈕。

圖8－142　選擇【完整項(xiàng)目】

這里有【保存比較基準(zhǔn)】和【保存為中期計(jì)劃】?jī)蓚€(gè)選擇，默認(rèn)為保存比較基準(zhǔn)。中期計(jì)劃是在項(xiàng)目開(kāi)始后保存的當(dāng)前項(xiàng)目的數(shù)據(jù)集，可以用來(lái)同比較基準(zhǔn)比較，從而評(píng)定項(xiàng)目的進(jìn)程。中期計(jì)劃僅保存兩條信息，當(dāng)前任務(wù)開(kāi)始日期和完成日期。最多可以保存10個(gè)中期計(jì)劃。如果在計(jì)劃階段需要獲得對(duì)擴(kuò)展項(xiàng)目數(shù)據(jù)的快照，就可以保存多個(gè)比較基準(zhǔn)。例如，你可能要在主要計(jì)劃里程碑處獲取這樣的快照。然后，在項(xiàng)目開(kāi)始后，如果只需要保存任務(wù)的開(kāi)始和完成日期，則可以保存多個(gè)中期計(jì)劃。例如，可能要按月或按季度進(jìn)行該操作。

步驟3　如果步驟2選擇【保存為中期計(jì)劃】，需要設(shè)置【復(fù)制】和【到】選項(xiàng)。

圖8－143　【復(fù)制】選項(xiàng)

圖8－144　【到】選項(xiàng)

（2）查詢比較基準(zhǔn)內(nèi)容。

步驟1　單擊【項(xiàng)目】｜【項(xiàng)目信息】。

圖8－145　【項(xiàng)目信息】對(duì)話框

步驟2　單擊【統(tǒng)計(jì)信息】按鈕。

圖8－146　項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)

（3）清除比較基準(zhǔn)。

步驟　單擊【工具】｜【跟蹤】｜【清除比較基準(zhǔn)】。

圖8－147　清除比較基準(zhǔn)

圖8－148　【清除比較基準(zhǔn)】對(duì)話框

8.3.3.2　響應(yīng)更新

在選擇了希望跟蹤的項(xiàng)和跟蹤方法后，就可以開(kāi)始跟蹤這些項(xiàng)目了。用戶可以通過(guò)與工作組成員交換任務(wù)狀態(tài)信息，然后將更新的狀態(tài)信息合并到項(xiàng)目計(jì)劃中來(lái)跟蹤進(jìn)度。

一般情況用戶可以使用更新項(xiàng)目、更新任務(wù)來(lái)更新信息，下面逐一介紹。

如果項(xiàng)目進(jìn)度和任務(wù)有許多需要更新，可以選擇使用“更新項(xiàng)目”來(lái)完成。

（1）更新項(xiàng)目。

步驟1　按住Ctrl鍵，單擊多個(gè)需要更改的任務(wù)，再單擊【工具】｜【跟蹤】｜【更新項(xiàng)目】。

圖8－149　更新項(xiàng)目

步驟2　打開(kāi)【更新項(xiàng)目】對(duì)話框，選取“選定任務(wù)”。

圖8－150　【更新項(xiàng)目】對(duì)話框

這時(shí)輸入日期，選擇【將任務(wù)更新為在此日期完成】或【重排未完成任務(wù)的開(kāi)始時(shí)間】后，單擊【確定】按鈕。

步驟3　單擊【視圖】｜【表】｜【跟蹤】，觀察更改后的效果，得到實(shí)際開(kāi)始時(shí)間和實(shí)際完成時(shí)間以及完成百分比，“NA”代表沒(méi)有完全開(kāi)工。

圖8－151　完成更新項(xiàng)目

如果只想對(duì)個(gè)別的任務(wù)進(jìn)行特定的更新，可以選擇“更新任務(wù)”來(lái)完成。

（2）更新任務(wù)。

①按實(shí)際完成日期更新任務(wù)。

步驟1　單擊選中需要更新的任務(wù)，再單擊【工具】｜【跟蹤】｜【更新任務(wù)】。

圖8－152　更新任務(wù)

步驟2　【更新任務(wù)】對(duì)話框出現(xiàn)，輸入該任務(wù)的實(shí)際開(kāi)始日期和完成日期，單擊【確定】按鈕。

圖8－153　【更新任務(wù)】對(duì)話框

步驟3　如果該任務(wù)已完成，在任務(wù)名稱前的標(biāo)示欄，會(huì)顯示一個(gè)“√”。

圖8－154　完成日期更新任務(wù)

②按完成百分比更新任務(wù)。

步驟1　單擊選中需要更新的任務(wù)，再單擊【工具】｜【跟蹤】｜【更新任務(wù)】。

圖8－155　更新任務(wù)

步驟2　假設(shè)此任務(wù)只完成了30%，就在【完成百分比】中輸入“30%”，單擊【確定】按鈕。

圖8－156　【更新任務(wù)】對(duì)話框

步驟3　單擊【工具】｜【跟蹤】｜【更新任務(wù)】，發(fā)現(xiàn)實(shí)際工期、剩余工期已經(jīng)自動(dòng)更新。

圖8－157　自動(dòng)更新的【更新任務(wù)】對(duì)話框

8.3.3.3　跟蹤進(jìn)度

進(jìn)度線是“甘特圖”視圖中顯示的項(xiàng)目進(jìn)度的直觀表示。對(duì)于給定的進(jìn)度日期，Microsoft Project繪制連接正在進(jìn)行的任務(wù)的進(jìn)度線，從而在“甘特圖”上創(chuàng)建一個(gè)圖表。對(duì)于落后于日程的工時(shí)，圖表中的最大值指向左邊，對(duì)于超前于日程的工時(shí)，圖表中的最大值指向右邊。最大值到垂直線的距離表明任務(wù)在進(jìn)度日期時(shí)超前或落后于日程的程度。

（1）設(shè)置進(jìn)度線。

步驟1　單擊【跟蹤】工具欄的【添加進(jìn)度線】按鈕，光標(biāo)變成。

圖8－158　添加進(jìn)度線

步驟2　單擊需要設(shè)置的日期。

圖8－159　設(shè)置日期

步驟3　進(jìn)度線產(chǎn)生。

圖8－160　進(jìn)度線產(chǎn)生

（2）進(jìn)度線格式化。

選擇【工具】｜【跟蹤】｜【進(jìn)度線】，單擊【線條樣式】選項(xiàng)卡，進(jìn)行進(jìn)度線格式的設(shè)置，共有4種類型進(jìn)度線可供選擇。

圖8－161　進(jìn)度線格式化

8.3.3.4　查詢項(xiàng)目的進(jìn)度與成本

步驟1　單擊【項(xiàng)目】｜【項(xiàng)目信息】。

圖8－162　選擇項(xiàng)目信息

步驟2　單擊【統(tǒng)計(jì)信息】，“當(dāng)前”、“比較基準(zhǔn)”、“實(shí)際”和“剩余”的工期、工時(shí)及成本便可查詢了。

圖8－163　項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)信息

8.3.3.5　查詢?nèi)蝿?wù)的進(jìn)度與成本

步驟1　單擊【視圖】｜【甘特圖】，如圖8－164所示。

圖8－164　選擇甘特圖

步驟2　單擊【視圖】｜【表】｜【跟蹤】，可以查詢各個(gè)任務(wù)的進(jìn)度與成本。

圖8－165　查詢?nèi)蝿?wù)的進(jìn)度與成本

8.3.3.6　查詢進(jìn)度落后的任務(wù)

步驟1　同8.3.3.5的步驟1。

步驟2　單擊【項(xiàng)目】｜【篩選】｜【其他篩選器】。

圖8－166　【其他篩選器】對(duì)話框

步驟3　選中【進(jìn)度落后的任務(wù)】，單擊【應(yīng)用】按鈕，就會(huì)列出所有進(jìn)度落后的任務(wù)。

8.3.3.7　查詢應(yīng)開(kāi)始而未開(kāi)始的任務(wù)

步驟1　同8.3.3.5的步驟1。

步驟2　同8.3.3.6的步驟2。

步驟3　選中【應(yīng)該開(kāi)始于】，單擊【應(yīng)用】按鈕。

圖8－167　【其他篩選器】對(duì)話框

步驟4　輸入日期，單擊【確定】按鈕，便可查詢所有應(yīng)開(kāi)始而未開(kāi)始的任務(wù)。

圖8－168　【應(yīng)該開(kāi)始于】對(duì)話框

其實(shí)，需要查詢的任務(wù)情形有很多（見(jiàn)圖8－169）。

圖8－169　查詢?nèi)蝿?wù)

如果用戶想方便地查詢各種情況，可以單擊【自動(dòng)篩選】按鈕，可以完成指定條件的任務(wù)自動(dòng)篩選。

圖8－170　自動(dòng)篩選

8.3.3.8　查詢各項(xiàng)任務(wù)是否按排定的日程進(jìn)行

步驟1　單擊【項(xiàng)目】｜【項(xiàng)目信息】。

步驟2　將當(dāng)前日期設(shè)置成要查詢的日期，單擊【確定】按鈕。

圖8－171　查詢項(xiàng)目日程

步驟3　根據(jù)出現(xiàn)的本日線，比較進(jìn)度條和本日線，很容易查詢到任務(wù)的進(jìn)度是否落后。

圖8－172　本日線

8.3.3.9　查詢?nèi)掌凇⒐r(shí)、成本的差異

步驟1　單擊【視圖】｜【甘特圖】。

步驟2　單擊【視圖】｜【表】｜【差異】，查詢開(kāi)始差異和完全差異。

圖8－173　查詢開(kāi)始差異和完全差異

步驟3　單擊【視圖】｜【表】｜【工時(shí)】，查詢工時(shí)差異。

圖8－174　查詢工時(shí)差異

步驟4　單擊【視圖】｜【表】｜【成本】，查詢成本差異。

圖8－175　查詢成本差異