第三節(jié)　大型活動項目的組織結構

旅游目的地的大型活動是整個旅游產(chǎn)品體系的重要組成部分和分支體系，而大型活動產(chǎn)品分支體系又由時間連續(xù)、主題相關的多種大型活動項目所構成。每一大型活動項目都是以特定形式、特定內容直接或間接地服務于旅游目的地旅游業(yè)發(fā)展總體目標，從各個角度和層面樹立和強化旅游目的地總體形象。大型活動各個項目必須通過合理的組織，才能在給定活動期間和活動領域完成其具體任務，從而使大型活動產(chǎn)品分支體系的功能得到充分發(fā)揮。

一、大型活動項目組織的特點

(一)大型活動項目的定義

大型活動項目是以大型活動產(chǎn)品分支體系發(fā)展目標為指導，以大型活動產(chǎn)品分支體系統(tǒng)一主題為線索，在預定時間和地點范圍內必須完成的相對獨立的具體任務。因此，大型活動項目是大型活動產(chǎn)品分支體系的活動細胞，它可以是大型活動產(chǎn)品分支體系的分階段任務，也可以是大型活動產(chǎn)品分支體系的分主題任務，但無論其任務形式如何，其任務性質都必須是明確而固定的，即實現(xiàn)大型活動產(chǎn)品分支體系的發(fā)展目標和烘托大型活動產(chǎn)品分支體系的統(tǒng)一主題。

(二)大型活動項目組織的特點

大型活動項目是在一定活動時間、一定活動領域內的具體活動任務，而這一具體任務的確定、內容、范圍、可支配資源和完成途徑等是由相關部門根據(jù)旅游業(yè)或相關行業(yè)發(fā)展在特定階段和特定領域的具體要求來決定的。由于大型活動項目的組織社會影響面廣、涉及部門多，跨越時間長，專業(yè)跨度大，因而具有以下幾個特點:

1.管轄關系復雜

大型活動項目對舉辦地正常的社會、經(jīng)濟、文化秩序有較大影響，必須得到當?shù)毓病⒐ど?、行業(yè)主管部門的批準，對于國際性和全國性大型活動還要得到國務院有關部委的批準，才能獲得立項。我國現(xiàn)行的主要大型活動行業(yè)政策法規(guī)有國家工商局頒發(fā)的《商品展銷會管理辦法》、原國內貿(mào)易局頒布的《各類商品和技術交流活動管理試行辦法》、原外經(jīng)貿(mào)部頒發(fā)的《關于出國(境)舉辦招商和辦展等經(jīng)貿(mào)活動的管理辦法》和《在境內舉辦對外經(jīng)濟技術展覽會管理暫行辦法》、海關總署頒布的《商品展銷會管理辦法》、中國貿(mào)促會頒布的《出國舉辦經(jīng)濟貿(mào)易展覽會審批管理辦法》、文化部頒發(fā)的《涉外文化藝術表演及展覽管理規(guī)定》、國家旅游局頒發(fā)的《關于參加和舉辦國際旅游展銷會的管理規(guī)定》等。

大型活動項目一方面主題類型眾多，涉及各個行業(yè)和領域;另一方面同一主題項目又包含多種類型的活動，同樣涉及各個行業(yè)和領域。因此，大型活動項目一般要根據(jù)現(xiàn)行行業(yè)政策法規(guī)規(guī)定，向有關部門申請立項，獲得舉辦大型活動的各種批件，審批手續(xù)復雜，耗時較多。比如，一個城市舉辦國際旅游節(jié)，包括各種慶典儀式、國際旅游交易、國際飯店設備與技術展覽、國際文藝表演等專項活動，則必須根據(jù)有關規(guī)定向各級政府旅游、工商、公安、貿(mào)易、文化等主管部門申請立項和獲得許可。

2.組織關系復雜

各種大型活動項目在客觀上都在一定程度上影響著舉辦地社會經(jīng)濟的整體形象，在主觀上又在一定程度上借助舉辦地政府部門的權威或名義增強活動吸引力。因此，在國內實踐中，大型活動組織關系都較為復雜，既有活動的主辦單位，又有活動的協(xié)辦單位，同時還有活動的承辦與贊助單位。在國內，這種復雜的組織關系表現(xiàn)得尤為突出且非常普遍，國際性和全國性大型活動一般由國家主管部委主辦，省、市、縣級大型活動一般由相應級別的政府或政府主管部門主辦，相關政府部門或行業(yè)組織一般為大型活動的協(xié)辦單位，而具體策劃、組織大型活動的企業(yè)或機構則以承辦單位的角色出現(xiàn)，為大型活動提供資金、實物或勞務贊助的單位或企業(yè)、參展商和廣告商等一般被列為贊助單位。

3.協(xié)調關系復雜

大型活動在項目管轄、項目組織、項目投入和項目利益分配等方面涉及眾多部門、行業(yè)、企業(yè)和個人，因此在項目組織實施過程中必然產(chǎn)生十分復雜的協(xié)調關系。歸納起來，大型活動項目的協(xié)調關系主要有外部協(xié)調和內部協(xié)調兩大類。其中，外部協(xié)調關系包括與政府有關部門之間的行政管理協(xié)調關系，與相關行業(yè)組織之間的行業(yè)協(xié)調關系，與贊助商、供應商和廣告商之間的經(jīng)濟協(xié)調關系，與所在社區(qū)之間的社會協(xié)調關系，與目標市場之間的市場營銷協(xié)調關系，等等。內部協(xié)調關系包括項目主辦、協(xié)辦、承辦、贊助之間的權利與義務協(xié)調關系，項目組織機構(組織委員會)內部的管理層次協(xié)調關系，專門委員會之間的職能與專業(yè)分工協(xié)調關系，與項目分包商的經(jīng)濟合同協(xié)調關系，與活動參與者(特邀嘉賓、新聞記者)的公關協(xié)調關系，與活動參加者(消費者)的商品交換協(xié)調關系，等等。值得注意的是，當政府有關部門或相關行業(yè)組織成為活動項目的主辦或協(xié)辦單位時，以上復雜的協(xié)調關系將大大簡化，并在一定程度上使項目管轄關系、組織關系和協(xié)調關系納變得相對簡單且容易處理。

二、大型活動項目的組織結構

(一)形式組織結構

與相對固定的企業(yè)組織結構不同，大型活動項目的組織結構具有臨時性特點，一旦項目完成，臨時機構自動解散。為了在短暫的活動期間突出大型活動項目重要性和權威性，除了具體負責項目運作的實際組織機構——組織委員會以外，大型活動項目一般還設立由主辦、協(xié)辦、承辦、贊助等單位構成的形式組織結構。

1.主辦單位

大型活動項目的主辦單位在法理上應當是計劃項目的主要策劃、制訂和實施者，應當對大型活動項目的實施承擔主要權利和義務。國家外經(jīng)貿(mào)部在《在境內舉辦對外經(jīng)濟技術展覽會管理暫行辦法》中規(guī)定，對外經(jīng)濟技術展覽會的舉辦單位，包括主辦單位和承辦單位。主辦單位主要負責制定并實施舉辦對外經(jīng)濟技術展覽會的方案和計劃，組織招商招展，負責財務管理，并承擔舉辦展覽的民事責任。承辦單位主要負責布展、展覽施工、安全保衛(wèi)及會務事項。但在大型活動實踐中，主辦單位的角色多數(shù)由相應級別政府或政府主管部門擔當，這就使政府同時扮演了大型活動項目的宏觀行政管理和企業(yè)微觀管理雙重角色，其中行政管理是實，而項目主辦是虛。即使有些大型活動項目由行業(yè)協(xié)會或科研機構擔當主辦單位，但受制于大型活動組織的復雜性和專業(yè)性，實際主辦單位依然是那些擁有專業(yè)組織經(jīng)驗、專業(yè)人才和專業(yè)設備的各類會議、展覽或廣告公司。

2.協(xié)辦單位

大型活動項目的協(xié)辦單位是計劃項目的協(xié)助策劃、制訂和實施者，一般是為項目計劃和實施提供政策、咨詢、技術、組織等支持的政府相關管理部門、相關行業(yè)組織、相關科研機構和承辦單位的業(yè)務合作伙伴。

3.承辦單位

大型活動項目的承辦單位是受主辦單位委托具體執(zhí)行和實施計劃項目的機構，但在大型活動組織的實踐中，承辦單位通常是項目計劃真正的策劃、制訂和實施者。大型活動的承辦者一般是政府主管部門、行業(yè)組織、行業(yè)咨詢機構、科研機構、會展公司、大型活動咨詢策劃公司和相關行業(yè)的知名企業(yè)。

4.贊助單位

大型活動項目的贊助單位是為大型活動項目提供資金、實物、場地、技術、勞務等各種形式贊助的大機構和大企業(yè)。這些單位主要是通過贊助的形式表示對大型活動主題的支持，同時借助大型活動的各種宣傳渠道和媒體展示機會樹立本機構或企業(yè)的形象。

(二)運行組織結構

大型活動運行組織結構是指負責項目運行的實際組織指揮系統(tǒng)，它一般表現(xiàn)為大型活動組織委員會形式。對于規(guī)模較大、時間較長、組織較難的大型活動，還在組委會之下設置若干專門委員會。

1.組織委員會

大型活動一旦立項，即交由臨時組建的組織委員會負責運行，統(tǒng)籌組織和實施項目計劃。大型活動組委會是組織、管理、實施大型活動項目的臨時性專門機構，主要由主辦單位和承辦單位指定的代表構成，同時也吸收少量協(xié)辦和贊助單位代表參加。其主要職能包括:(1)全面負責大型活動項目的組織與管理工作;(2)制訂和組織實施大型活動項目實施方案;(3)制訂和執(zhí)行籌資計劃和財務預算;(4)制訂和組織實施宣傳與市場營銷計劃;(5)制訂和組織實施各類主題和分主題活動計劃;(6)制訂和組織實施招商與招展計劃;(7)制訂和組織實施有關商貿(mào)活動和旅游活動;(8)制訂和組織實施場館設計、租用(含建設)與裝潢計劃;(9)制訂和組織實施人力資源(含志愿者)開發(fā)計劃;(10)制訂和組織實施服務接待計劃;(11)制訂和組織實施客貨運輸計劃;(12)制訂和組織實施安全衛(wèi)生計劃等。

2.專門委員會

專門委員會是大型活動組委會下設的專業(yè)職能機構，負責制訂和組織實施特定專項業(yè)務的具體實施方案。專門委員會的數(shù)量取決于大型活動的性質、規(guī)模、時間跨度和組織工作的復雜程度，但其主要工作類型和職責可以概括在以下幾個典型的專門委員會之中。

(1)宣傳委員會

負責制訂和執(zhí)行宣傳與市場促銷實施方案，包括組織各種公眾宣傳和商業(yè)廣告，起草大型活動各類文件，提供活動舉辦地信息，設計大型活動標識、圖片、海報、招貼畫、傳單等，發(fā)布大型活動新聞和公告，制訂禮儀規(guī)范，組織翻譯，設計和印制活動日程和節(jié)目單，起草、印制和寄送感謝信等。

(2)工程委員會

負責制訂和執(zhí)行場館設計與施工方案，包括選擇和預訂活動場館，組織場館裝潢和建筑設計，繪制場館與設施分布圖，組織場館安全保衛(wèi)工作，制訂緊急情況應急預案，組織交通與停車場管理。此外，還負責與政府有關部門聯(lián)系，申請辦理舉辦大型活動的各種許可和批件。

(3)財務委員會

負責起草和執(zhí)行預算，包括監(jiān)督和控制收費與支出，記賬，支付勞務報酬，募集資金，收取并轉存支票，制作財務報告，招徠贊助商和展覽商等。

(4)餐飲委員會

負責制訂和執(zhí)行餐飲服務實施方案，包括設計菜單，采購食品，組織菜肴制作與供應，租用和安排餐飲設施與設備等。

(5)接待委員會

負責制訂和執(zhí)行接待服務實施方案，包括設計和組織實施大型活動評獎活動與評獎方案，選擇定點飯店和家庭接待點，接待來賓并安排住宿，安排活動期間的社交活動，招募志愿者并制訂志愿者工作日程，安排慶典儀式，組織清潔場地。

(6)票務委員會

負責制訂和執(zhí)行門票銷售計劃，包括門票需求預測，門票設計，門票訂制，售票和座位控制等。

(7)舞臺與展覽委員會

負責制訂和執(zhí)行舞臺表演與展覽活動實施方案，包括選擇和安排劇場，編制節(jié)目單，安排排練與演出，布置舞臺(與工程委員會合作)，布置展覽，組織評獎和頒獎儀式，負責控制燈光、音響和舞臺設備，安排研討會與講座等。

(8)主題與裝潢委員會

負責制訂和實施大型活動主題設計方案，包括開發(fā)和細化主題，篩選并確定分主題，根據(jù)主題進行主場館和分場館的裝潢。

(9)交通委員會

負責制訂和組織實施交通運輸計劃，包括租用客車與貨車，編制運輸時間表，招募司機，協(xié)助確認活動代表的航班，組織機場接送等。