第一節(jié)　大型活動職業(yè)規(guī)劃

一、大型活動職業(yè)團隊規(guī)劃

在大型活動項目中參與協(xié)作工作就像生活在透明的金魚缸里一樣，一旦團隊任何成員出現(xiàn)失誤，那么大型活動的觀眾、參與者和贊助商很快就會知道。為了在當年的大型活動計劃項目中表現(xiàn)得比上一年更出色，而所產(chǎn)生的壓力有時會超過追求物質(zhì)報酬所帶來的壓力。在機構(gòu)中，圍繞項目任務(wù)建立和營造一種團隊協(xié)作的組織結(jié)構(gòu)和與其相適應(yīng)的工作環(huán)境，就要建立起一個大型活動職業(yè)團隊。在這個職業(yè)團隊里成員們榮辱與共，這不僅有助于通過協(xié)作取得大型活動機構(gòu)經(jīng)營發(fā)展和項目組織上的成功，更有利于團隊中每個成員今后的職業(yè)發(fā)展。

(一)職業(yè)團隊發(fā)展規(guī)劃

1.形成階段

大型活動職業(yè)人員圍繞共同項目目標形成相對穩(wěn)定的團隊之初，一方面團隊成員急于認識其他成員，開始工作，表現(xiàn)自我，團隊也期望在業(yè)主面前樹立良好形象;另一方面，團隊及其成員對團隊目的以及對成員的期望缺乏系統(tǒng)了解。因此，團隊及其成員會在一定程度上表現(xiàn)出激動、希望、懷疑、焦急和憂郁等情緒特征。

2.震蕩階段

這一階段有騷動和爭吵，矛盾不斷出現(xiàn)，沖突在所難免。在這一階段，企業(yè)目標和項目目標更加明確，成員著手執(zhí)行任務(wù)，開始緩慢地推進工作;越來越不滿意項目經(jīng)理的硬性指導(dǎo)或命令，而是希望了解自己的控制程度和權(quán)力大小;開始懷疑團隊規(guī)程的實用性和必要性，利用一些基本原則考驗經(jīng)理的缺點和靈活性;沖突產(chǎn)生，氣氛緊張，士氣低落。成員表現(xiàn)出受挫、憤懣、懷疑、抵觸甚至是對立的情緒。

3.規(guī)范階段

這是團隊相對穩(wěn)定的時期，也是社會化完成的階段。在這一階段，成員開始接受團隊及其他成員，相互關(guān)系已經(jīng)確立，開始相互信任，大多數(shù)矛盾基本得到解決;團隊向心力和凝聚力開始形成，項目規(guī)程得以改進和規(guī)范化，并且建立起解決沖突、制訂決策和完成任務(wù)的常規(guī)。

4.成就階段

這是收獲的階段，團隊積極工作，急于實現(xiàn)目標，工作績效很高;團隊能感受到高度授權(quán)能夠及時發(fā)現(xiàn)問題和解決問題;團隊能開放、坦誠、及時地進行溝通;團隊有集體感和榮譽感，信心十足;團隊經(jīng)常以個人或臨時小組等更加靈活的形式進行合作，相互依賴度高。

5.解體階段

在大型活動管理中，某一具體大型活動項目完成，則圍繞該項目任務(wù)而形成的特定團隊(如大型活動組委會)隨之自然解散。這一情況在大型活動管理中經(jīng)常出現(xiàn)，這是因為無論定期還是不定期大型活動其本身都具有時效性特征。但是，同一機構(gòu)所承辦的不同活動項目往往是由相對固定的核心成員所構(gòu)成的同一團隊來實施，因此大型活動項目團隊的解散并不意味著團隊的永久消失。

(二)群體到團隊的轉(zhuǎn)變

1.不同階段的規(guī)劃工作重點

在第一階段，主要規(guī)劃工作是明確團隊方向，指導(dǎo)和構(gòu)建團隊，建立規(guī)范和確定角色，努力做好開局工作，迅速、簡潔、清晰地回答團隊成員最為關(guān)心的問題。

在第二階段，主要工作是對成員的工作繼續(xù)進行必要的指導(dǎo)，更新或從外部獲取信息;通過外部的要求，調(diào)整內(nèi)部關(guān)系，轉(zhuǎn)移對內(nèi)部矛盾的關(guān)注，做好團隊成員不滿情緒和相互之間矛盾關(guān)系的疏導(dǎo)工作。

在第三階段，團隊領(lǐng)導(dǎo)要盡量減少指導(dǎo)性工作，給予團隊成員更多的支持;團隊的決策和控制權(quán)由團隊逐步移交給團隊成員，工作進度加快;隨著團隊成員績效的提高，團隊領(lǐng)導(dǎo)要對團隊成員的進步予以獎賞。

在第四階段，團隊領(lǐng)導(dǎo)要善于授權(quán)，做好團隊成員的培養(yǎng)工作，幫助他們獲得職業(yè)上的成長和發(fā)展;要幫助團隊成員執(zhí)行計劃，并對其工作進程和成績給予表揚;要集中精力解決預(yù)算和進度等方面的問題，給予必要的支持和幫助。

在第五階段，團隊領(lǐng)導(dǎo)須要對成員協(xié)作工作和努力的成果進行總體評價，有時須要為成員提供書面的評價和職業(yè)推薦證明;更重要的是為成員提供今后繼續(xù)合作的機會，以及為繼續(xù)合作提供職業(yè)方面的知識更新指導(dǎo);保持成員個人之間的經(jīng)常性溝通和往來。

2.領(lǐng)導(dǎo)方式的轉(zhuǎn)變

團隊的成功取決團隊成員的集體協(xié)作，而集體協(xié)作必須通過科學(xué)合理的領(lǐng)導(dǎo)使成員圍繞共同目標而協(xié)調(diào)努力。隨著團隊的不斷成熟，團隊領(lǐng)導(dǎo)方式應(yīng)當由機械、被動的監(jiān)督式逐步轉(zhuǎn)變?yōu)殪`活、主動的參與式和團隊式(見表9-1)。

表9-1　團隊領(lǐng)導(dǎo)方式與特征

3.團隊失敗的原因

在團隊發(fā)展規(guī)劃上，要注意以下導(dǎo)致團隊失敗的常見原因，采取有效措施消除影響團隊發(fā)展的制約因素，增強團隊的生命力和凝聚力。這些導(dǎo)致團隊失敗的常見原因包括:

(1)團隊的目標不明確，角色和責任不明確，團隊的結(jié)構(gòu)不健全;

(2)團隊成員缺乏必要的培訓(xùn)和支持，成員之間缺乏溝通;

(3)團隊領(lǐng)導(dǎo)工作不力，缺乏有效的授權(quán)，缺乏協(xié)調(diào)和激勵技能;

(4)團隊成員缺乏責任感，忠誠度低，流動頻繁，出現(xiàn)不良行為。

(三)職業(yè)團隊組織規(guī)劃

“團隊組織在后泰勒主義時代，已漸成為所有人類組織的基本構(gòu)成單位，人類組織將全部借團隊組織來運作，因此團隊組織的管理已成為組織管理的重心”。^[1]組織變革、組織扁平化、組織再造等組織管理新趨勢和新觀念都指向以團隊組織作為基本的組織單位。在傳統(tǒng)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)中，團隊組織主要是輔助傳統(tǒng)的泰勒制組織設(shè)計，于是在金字塔型的部門分工的機械式組織里，委員會或項目小組等團隊組織的主要工作是應(yīng)付非例行的決策或任務(wù)。但隨著環(huán)境的改變，競爭壓力的全球化，組織的精簡化，在各大企業(yè)經(jīng)歷各種組織改組后，各種團隊組織得到空前強化，而泰勒制的機械式組織大大弱化。

為建立一支有效率的職業(yè)團隊，機構(gòu)經(jīng)理或活動項目經(jīng)理首先要為大型活動的組織工作選拔合適的職業(yè)人才。然后，要充當一個嚴厲的教練和一個熱情的啦啦隊長。提供具有決策性的確切指導(dǎo)，以便每一成員都能夠理解公司或項目的目標，保持高昂的士氣，用榜樣的力量領(lǐng)導(dǎo)成員。積極的、有趣的工作氛圍取決于教練或啦啦隊長的音調(diào)。

為你的機構(gòu)、組委會和專業(yè)委員會建立一個組織。這一組織清楚地指明權(quán)力線和每一成員的職責范圍，避免一個成員向多個領(lǐng)導(dǎo)匯報工作，以組織章程或書面的形式提供這種信息。你也可以通過創(chuàng)立一項政策或程序來為你的組織添加機構(gòu)，你可以在這種政策或程序中列舉你對成員的期望及績效獎勵，這也可以使你免遭那些由于某種原因被你解雇的員工的起訴。如果你能夠運用現(xiàn)成的計算機程序的話，你也可以制作一個員工手冊，這既省時間又省錢。

定期與你的團隊成員就工作績效，在有規(guī)律的基礎(chǔ)上進行正式評估，至少是年度性的。如果他們沒有提高的跡象，采取必要的措施將他們重新安置，以防止他們的態(tài)度或表現(xiàn)影響到其他成員。

通過傾聽進行領(lǐng)導(dǎo)。必要的話，鼓勵你的成員向你表達或傳遞問題、焦慮、建議或評論，盡可能地用行動證明你的反應(yīng)。做一名好的聽眾是十分必要的，但如果你的成員沒有感覺到你是站在他們的立場上辦事的話，他們便會停止傾訴。你應(yīng)當把新老成員的建議看得同等重要，并用便箋的形式對那些有建設(shè)性的建議予以認同，在其他員工面前提出口頭表揚。

在成功舉辦一項大型活動之后，拿出一定的時間和金錢為你的團隊組織一個慶功晚會。邀請包括專職員工、自由職業(yè)者、兼職臨時工、志愿者、獨立契約人和供應(yīng)商在內(nèi)的每一位活動參與者來為出色的工作而慶祝。如果你能讓他們感到為你的活動項目工作充滿了樂趣，并且對于他們來說這是一段重要的經(jīng)歷的話，那么你的團隊成員會為你工作更長時間，自由職業(yè)者和志愿者也會再一次加入到你的隊伍之中。在項目完成一周后，召集主要團隊成員進行事后討論，分析成功經(jīng)驗，找出不足之處，為未來的事件提出新對策。

(四)團隊成員問題與矛盾的處理

1.成員性問題與矛盾的處理

如果你已經(jīng)建立起一個出色的職業(yè)團隊，那么你幾乎不會招募到一個“問題成員”。但是對于大多數(shù)大型活動團隊來說，成員問題確實是他們每天不得不面對的現(xiàn)實。假如，出于任何原因，團隊領(lǐng)導(dǎo)發(fā)現(xiàn)其成員并不適合扮演其成員應(yīng)當扮演的角色，那么你必須快速反應(yīng)，果斷決策。如果這種現(xiàn)象發(fā)生在成員被吸收后的幾天或幾周之內(nèi)出現(xiàn)，你可以私下約見他，重新向他們表達你對他們工作的期望，告訴他們哪些地方有待改進，確定一個你希望看到結(jié)果的時間表。在此期間，給員工以肯定或是否定的反饋，告訴他們其方向是否正確。站在員工的角度上，你應(yīng)當看到矯枉過正的緊迫性。而且，在多數(shù)情況下你是能夠看到的。如果你看不到其承諾中所做出的改善或在時間表的后期還看不到任何結(jié)果，那你應(yīng)該決定終止與該成員的合同。

在有些情況下，你須要花費很多時間證明這個成員不適合這份工作。這一點對于那些沒能完成任務(wù)的銷售人員和不能提供客戶所需質(zhì)量的服務(wù)的活動協(xié)調(diào)員來說更是如此。如果你感覺到你的專職員工已經(jīng)不能滿足活動組織的需要，你應(yīng)當把他們安排到次重要的位置上，然后，你或者可以在活動小組成員間把職責劃分開來，或者保留一名自由職業(yè)者或獨立契約人來幫你完成這項任務(wù)。你應(yīng)當找個時間向成員解釋你這么做的原因，告訴他們你期望他們以最高的職業(yè)化程度和工作質(zhì)量履行改動后的職責，向項目團隊證明他們的價值。一旦你通知成員他們的試用期開始了，那么這位有問題的成員或者辭職不干，或者努力改善業(yè)績。如果他們辭職，那么你不僅節(jié)省了資金，也省去了用于觀察他們業(yè)績改善與否的時間。

2.非成員性問題與矛盾的處理

在組建團隊期間，你應(yīng)當做大量的排除“問題成員”的工作，這可以使你確認你的成員的問題并不是來自于“問題成員”。在你創(chuàng)建項目團隊期間你作為經(jīng)理所面臨的問題可能會成倍增長。忙碌的大型活動職業(yè)經(jīng)理必須花一定的時間在團隊成員中建立一種強有力的積極向上的關(guān)系，但是任何一名管理者都能夠證明，個性和理解力的矛盾時時刻刻存在。這個問題的第一個信號通常是微妙的，并且由于他們不是以公然地影響工作業(yè)績的形式開始的，所以你可能在他們開始發(fā)展很長時間以后才開始意識到這一問題。

當你把問題呈現(xiàn)給你的成員的時候，你首先須要問的問題是，是否這些問題來自于溝通不力或領(lǐng)導(dǎo)不善。你可以通過約見成員并鼓勵他們對工作中遇到的、可能影響到工作績效的問題來確認這不是真正的原因。你可能會發(fā)現(xiàn)他們不良的工作績效可能源自于不佳的同事關(guān)系、拙劣指導(dǎo)下的洞察力或交流不當所產(chǎn)生的混亂及挫敗感。鼓勵他們坦率地說出這種挫敗感，然后努力促進良好的團隊績效，促進有效的溝通。這表明你已經(jīng)承擔了作為一名優(yōu)秀職業(yè)管理者的職責，沒有將你的過失接受或分配下去。你應(yīng)當向成員解釋，你的目標是建立與每一位成員的良好合作關(guān)系，這其中最重要的是他們對你的溝通和你對他們的溝通是一樣的。同時指出，如果他們自身的挫敗感影響了他們對你的期望績效的表現(xiàn)，那么他們有責任在影響發(fā)生之前將他們的觀點和看法告訴你。

成員無法令人滿意的表現(xiàn)還來自于其他方面，包括物質(zhì)報酬、職業(yè)發(fā)展、事業(yè)晉升及崗位職責的增長速度。如果你的成員由于績效方面的原因沒有獲得成長而你也沒有對這一問題進行處理的話，那么現(xiàn)在是澄清這一問題的最佳時機。多數(shù)情況下，機構(gòu)經(jīng)濟方面的原因會使那些有雄心壯志的大型活動職業(yè)人員的進步受阻。在這種情況下，誠實是最好的政策。在你對成員進行評價的時候，把你的夢想與機構(gòu)的期望告訴他們，向他們描述其參與到實現(xiàn)這些夢想的遠景規(guī)劃。

須要指出的是，在你評價一名成員績效時有幾種情形不應(yīng)考慮。你應(yīng)當尊重他們受法律保護的言論自由權(quán)。機構(gòu)在評價成員時不能以他們對于性騷擾、種族歧視等的抱怨或?qū)C構(gòu)、團隊行為的合法性質(zhì)疑為根據(jù);機構(gòu)也不能因為成員提出有關(guān)工作安全與健康等方面的申訴或出于對其自身及他人安全考慮拒絕接受管理者的指揮而解雇他們。

如果成員不能履行雇傭契約規(guī)定，無論這是否出于他們自身的原因，你都要從他們的表現(xiàn)和你對未來的期望上找出令你不滿意的原因。有些時候，無論你對他們進行任何報償、幫助和鼓勵，他們都無法滿足你的期望，你也無法滿足他們的期望。有時，采取一些極端行動是很困難的。這個時候，惟一的辦法便是終止你與他們的雇傭合同。