第三節(jié)　慶典活動

慶典活動是社會組織為了向社會公眾展示自身，體現(xiàn)自身的領(lǐng)導(dǎo)和組織能力、社交水平及文化素養(yǎng)，并以此擴大組織知名度，最終獲得更大經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。圍繞著重要的節(jié)日或自身重大值得紀(jì)念的事件而舉行的慶?；顒樱且环N典型的公共關(guān)系專題活動。

在現(xiàn)代社會，企業(yè)競爭日益加劇，怎樣使組織在激烈的競爭中脫穎而出，成了組織不得不思考的問題。如果組織能善于利用慶典活動，借助喜慶和熱烈的氣氛，渲染自身的形象，便會給公眾留下深刻的印象，以使自己獲得認(rèn)同和應(yīng)得的利益。

一、慶典活動的類型

慶典活動總的要求是有喜慶的氛圍、隆重的場面、高昂的情緒、靈活的形式，同時還應(yīng)該有較高的規(guī)范性和禮儀要求。常見的慶典儀式主要有：法定節(jié)日慶典，如五一國際勞動節(jié)慶?；顒樱荒骋唤M織的節(jié)日慶典活動，如復(fù)旦大學(xué)百年校慶；企業(yè)為了擴大組織形象宣傳，利用奠基、開業(yè)、周年等時機舉行的慶典儀式；還有簽字儀式、頒獎、授勛儀式等。這里重點介紹以下幾種類型的慶典活動。

（一）節(jié)慶型慶典活動

節(jié)慶型慶典活動就是因盛大節(jié)日而展開的公關(guān)策劃活動，各國、各地區(qū)的節(jié)慶節(jié)目繁多，但大致可以分為官方節(jié)日和民間傳統(tǒng)節(jié)日兩大類。

1﹒官方節(jié)日

有世界性和國家性節(jié)日之分，如中國有元旦、國慶、勞動節(jié)、青年節(jié)、教師節(jié)、護(hù)士節(jié)、建軍節(jié)、電影節(jié)、旅游節(jié)、藝術(shù)節(jié)等。

2﹒民間傳統(tǒng)節(jié)日

有中、外節(jié)日之分。外國節(jié)日有歐美的圣誕節(jié)、情人節(jié)、感恩節(jié)、復(fù)活節(jié)、母親節(jié)、狂歡節(jié)等，中國的民間節(jié)日則有春節(jié)、元宵節(jié)、端午節(jié)、清明節(jié)、重陽節(jié)等。不論是哪種節(jié)日，其實都是社會組織值得把握的良好公關(guān)時機。

此外，還有許多地方根據(jù)自己的地理文化環(huán)境、風(fēng)俗、民間傳說、土特產(chǎn)，以及民族的特點舉辦具有濃厚地方特色的特殊節(jié)慶活動，如上海的龍華廟會、山東濰坊的風(fēng)箏節(jié)、浙江余姚的楊梅節(jié)等。這些活動本身就具有公關(guān)活動的性質(zhì)，企業(yè)和組織完全可以利用此機會，不露聲色地開展公共關(guān)系活動。

（二）紀(jì)念型慶典活動

紀(jì)念型慶典活動就是社會組織利用社會上或本組織在其發(fā)展過程中的各種具有紀(jì)念意義的紀(jì)念日，而開展的公共關(guān)系活動，其主要有以下幾種情況。

1﹒屬于社會性質(zhì)的紀(jì)念活動

如領(lǐng)袖人物、社會名流、科學(xué)家、發(fā)明家、作家等的誕辰或逝世紀(jì)念日，重大發(fā)明紀(jì)念日，重大歷史事件發(fā)生紀(jì)念日，等等。

2﹒屬于本行業(yè)、本組織的紀(jì)念活動

如公司周年紀(jì)念、重要的建筑物竣工紀(jì)念等。這類活動每個組織都可以開展，它對于組織樹立良好的企業(yè)形象，從而擴大知名度有著重要的意義。

（三）典禮型儀式活動

典禮型儀式主要是指組織主辦的各種慶賀典禮型專題活動。一般有開幕（開業(yè)）慶典、周年慶典、重大成果慶典、受到特殊嘉獎慶典、重要項目簽字儀式、頒獎儀式、捐贈儀式、就職儀式，以及授勛儀式等。

1﹒開業(yè)慶典

是指組織開業(yè)、博覽會、交易會、重要工程奠基或竣工等大型活動的第一天舉行的慶賀儀式。這種儀式如果組織安排得好，可以樹立良好的組織形象，給社會公眾留下深刻的印象和美好的記憶，同時可以體現(xiàn)組織領(lǐng)導(dǎo)者的能力、氣質(zhì)與風(fēng)度，展示組織的風(fēng)貌與員工的素質(zhì)，往往會成為日后社會公眾取舍和親疏的標(biāo)準(zhǔn)。

2﹒周年慶典

指開業(yè)一周年、10周年、50周年等紀(jì)念活動。周年慶典活動有利于加深組織在社會公眾心目中的印象，是組織發(fā)展過程中的重要“加油站”。

周年慶典的范例：

1986年5月8日是美國可口可樂公司100周年紀(jì)念日。為了策劃好這次專題活動，可口可樂公司使出渾身的解數(shù)，在4天的時間里，用最盛大、最壯觀的慶?；顒觼硌b點公司總部所在地亞特蘭大：14000名員工從世界各地趕往亞特蘭大，30輛彩車，免費供應(yīng)充足的可口可樂，市長的光臨，交響樂隊、合唱隊的參與，通過衛(wèi)星電視媒介把亞特蘭大、倫敦、里約熱內(nèi)盧、內(nèi)羅畢、悉尼、東京等城市聯(lián)結(jié)起來……可口可樂公司策劃的這一慶典活動給人們以津津樂道的長久話題，而這一切正是可口可樂公司舉辦百年慶典所追求的效果。

3﹒喬遷慶典

社會組織有時會因各種原因遷往新址，這時組織就可以利用這一時機舉行聲勢浩大的慶?；顒印＿@樣做不僅可以將搬遷的信息及時傳遞給社會公眾，以減少因搬遷給組織帶來的不利影響，而且可以借此來擴大組織的知名度，如日本最大的廣告公司——電通66周年紀(jì)念日的搬遷活動就是一個成功的典范。

4﹒重大成果慶典

社會組織在自己的發(fā)展過程中，往往都會有各種各樣的重大成果或重大發(fā)明，因此，組織可以抓住這一時機舉辦形形色色的慶?；顒?。一方面把組織信息迅速傳播給社會公眾，另一方面借此進(jìn)一步擴大組織知名度和提高組織美譽度，增強社會公眾對組織的認(rèn)同和信任。

二、慶典活動的程序

慶典活動具有較濃重的表演色彩，雖然施行形式靈活多樣、不拘一格，不同的慶典活動可以有不同的形式和過程。但是，無論哪種形式的慶典活動，要想達(dá)到預(yù)期的效果，都必須精心策劃、周密準(zhǔn)備、認(rèn)真實施，才能獲得成功。

（一）慶典活動的籌備工作

慶典活動的籌備工作比較瑣碎，格外需要細(xì)心準(zhǔn)備，以免遺漏重要工作，影響整個慶典活動的效果，具體運作如下。

1.做好前期調(diào)查和宣傳工作

社會組織在策劃和安排慶典活動之前，要針對組織自身的性質(zhì)、特點和對象的情況，在其所處地區(qū)進(jìn)行廣泛的調(diào)查研究，充分了解社會公眾對本組織的認(rèn)同程度，同時向社會公眾傳播本組織的性質(zhì)、特點，以及對公眾的益處。還應(yīng)調(diào)查社會公眾對本組織的興趣所在，以便在策劃慶典活動時，最大限度地適應(yīng)大部分公眾的心理需求。甚至可以在總體設(shè)計中，安排某些獨特的活動，以迎合某些對組織影響重大的重要公眾的需要。

2.精心選擇慶典活動的時間

在調(diào)查分析基礎(chǔ)上，選擇舉行慶典活動的時間是慶典活動成功進(jìn)行的重要環(huán)節(jié)。選擇最佳時間舉辦慶典活動容易產(chǎn)生廣泛的社會效益，通常經(jīng)營婦女兒童用品的商場，開業(yè)典禮時間應(yīng)選擇在“三八”婦女節(jié)、“六一”兒童節(jié)；經(jīng)營學(xué)生用品的商場，開業(yè)典禮宜選擇在新學(xué)期將至之時；以名人姓名命名的基金會，慶典活動應(yīng)選擇在名人的誕辰紀(jì)念日；等等。

3﹒確定慶典活動的主題

慶典活動不是單純的慶典，慶典活動應(yīng)該納入組織的整體規(guī)劃，成為組織重要工作的一部分，使其符合提高組織整體效益的總目標(biāo)。為此，慶典活動的主題必須符合組織的整體目標(biāo)，并且圍繞主題進(jìn)行精心策劃，提煉宣傳口號，適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行宣傳鋪墊，制作并發(fā)放海報、宣傳品、廣告等。

（二）慶典活動的組織準(zhǔn)備工作

慶典活動，特別是大型的慶典活動，涉及方方面面、工作千頭萬緒，怎樣組織好這樣的慶典活動，既是組織風(fēng)采的展示，也是對組織活動能力的檢驗。為此，進(jìn)行周密的安排，并且認(rèn)真地實施是非常必要的。

慶典活動組織準(zhǔn)備工作的操作步驟：

（1）成立慶典活動籌備委員會。在這個工作機構(gòu)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，對慶典活動進(jìn)行通盤的考慮、策劃，制定出詳細(xì)的工作時間表，落實具體的工作人員和經(jīng)費，安排好具體的工作。

（2）擬定出席慶典活動的賓客名單。一般包括政府要員、社區(qū)負(fù)責(zé)人、知名人士、社團(tuán)代表、同行代表、員工代表、公眾代表和新聞界人士。名單擬定后，應(yīng)提前7～10天發(fā)出邀請函，以便被邀請賓客安排時間準(zhǔn)時參加活動。值得注意的是：重要賓客要親自登門邀請，以表示誠意。

（3）選擇慶典活動場地。慶典活動場地的選擇，主要是根據(jù)慶典活動的形式、規(guī)模、出席人數(shù)和一些附加活動等因素來進(jìn)行。

（4）布置會場。布置會場應(yīng)以隆重、熱烈、大方得體為原則。主席臺及主賓位置應(yīng)放在會場前方突出顯眼的部位，并根據(jù)慶典活動的需要放置桌椅、鋪上臺布、擺置鮮花和茶具，懸掛橫豎條幅或張貼主題詞、宣傳畫，以及安裝調(diào)試好音響擴音器材、空調(diào)等設(shè)施設(shè)備。

（5）確定致賀詞和答謝詞人名單，并為本組織負(fù)責(zé)人擬寫答謝詞。致賀詞的賓客應(yīng)該是地位較高、具有一定聲望的知名人士。主辦方應(yīng)該由主要負(fù)責(zé)人發(fā)表言簡意賅的答謝詞，以起到融洽關(guān)系、增進(jìn)友誼的目的。同時，要事先安排好他們的座次。

（6）撰寫打印各種文稿。慶典活動一般需要安排演講、致詞、報告、講話等，為了避免發(fā)言人的講話內(nèi)容重復(fù)，令公眾趣味索然，所以，對發(fā)言人的講話內(nèi)容要作統(tǒng)籌安排。在慶典籌劃階段就應(yīng)結(jié)合公共關(guān)系實務(wù)活動的目標(biāo)、主題，設(shè)計好迎賓詞、介紹詞。演講報告內(nèi)容應(yīng)注意簡明扼要、突出中心，這樣既能節(jié)省時間，又符合來賓的心理。同時，需要分發(fā)給來賓、公眾和新聞記者的各種文字材料也應(yīng)撰寫、打印、裝袋，并及時分發(fā)到來賓手中。

（7）確定主要關(guān)鍵儀式人員。例如剪彩、揭牌等，除本組織負(fù)責(zé)人外，還應(yīng)該有德高望重的知名人士作為來賓共同參加。

（8）安排各項接待事宜。應(yīng)事先確定簽到、接待、剪彩、攝影、錄音、擴音等各項服務(wù)工作的禮儀人員，這些人應(yīng)該事先經(jīng)過一定的培訓(xùn)，并在慶典活動開始前到達(dá)指定崗位。

（9）安排禮后活動。禮后活動一般是指在慶典活動快要結(jié)束的時候安排的專項活動。社會組織可以根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容、性質(zhì)和特點作相應(yīng)的安排，常見的活動有參觀、座談會、觀看表演、宴請招待等。

（10）其他必須物品的準(zhǔn)備。例如，剪彩用的彩帶、剪刀，奠基、植樹用的鐵鍬，烘托喜慶氣氛的唱片、錄音帶，收受禮品用的登記簿，贈送客人的紀(jì)念品，供公眾提意見、建議用的留言臺（簿），等等。

（三）編排慶典活動程序

慶典活動的程序安排非常重要，如果事先不做準(zhǔn)備，就會使整個活動亂套。慶典活動的程序一般是：簽到、宣布慶典開始、介紹重要來賓、領(lǐng)導(dǎo)或來賓致賀詞、主辦者致答謝詞、剪彩等。其間可適當(dāng)安排一些助興節(jié)目，以渲染氣氛、提高興致。同時，不要忘記及時散發(fā)宣傳資料和贈送紀(jì)念品。

（四）慶典活動的后續(xù)工作

慶典活動之后仍有大量工作要做。主要是：敦促新聞界客觀、迅速地報道本組織的情況，搜集傳播媒體及公眾輿論的有關(guān)反映，做好新聞報道剪報資料的存檔工作，制作慶典活動的音像資料；寫好慶典活動的總結(jié)報告，為將來的活動積累經(jīng)驗。

一般的慶典活動并不復(fù)雜，時間也不長，但要辦得熱烈隆重、豐富多彩，給人留下深刻的印象并不是一件容易的事。舉辦慶典活動，除了公關(guān)人員做好充分的準(zhǔn)備，熱情接待、頭腦冷靜、善于鼓動、有序指揮外，社會組織的主要領(lǐng)導(dǎo)人也應(yīng)該始終關(guān)心、過問慶典工作的籌備工作，對慶典活動進(jìn)行通盤考慮；組織的公共關(guān)系專業(yè)人士要協(xié)調(diào)與各職能部門的關(guān)系，不可把慶典活動單純看作是公共關(guān)系部的工作內(nèi)容，且想起一事辦一事、想起一節(jié)辦一節(jié)，切忌“腳踩西瓜皮，滑到哪里算哪里”。還要注意開動腦筋、群策群力，在創(chuàng)新上下工夫，才能保證慶典活動的順利進(jìn)行。

慶典活動的特別提醒：

（1）注意慶典活動安排的計劃性。大型慶典活動一般包括許多方面和許多工作環(huán)節(jié)，賓客眾多、場面宏大，方方面面都要關(guān)照周全。因此，為了使活動有計劃地順利完成，一般都要組織一套精干的工作班子，使其能各司其職、有條不紊。

（2）設(shè)計制作好組織標(biāo)識和宣傳品。應(yīng)該在籌備階段就提前設(shè)計、制作組織標(biāo)識宣傳畫、廣告詞、主題詞、條幅等，因為這些事情往往要受到印制工期的制約。另外，在宣傳品設(shè)計上要突出本組織的公共關(guān)系意圖、活動的主題、組織標(biāo)識與代表色，主題詞、廣告詞制作要求新穎、活潑、生動誘人、富有感情。

（3）要突出慶典活動的藝術(shù)性。慶典活動一定要突出“喜慶”的特色，活動現(xiàn)場要氣氛熱烈、隆重，活動內(nèi)容要豐富多彩、生動有趣，環(huán)境布置要莊重大方又富有藝術(shù)魅力，給參與活動的公眾留下深刻的印象和美好的回憶。

（4）要制造慶典活動的新聞效應(yīng)。慶典活動的本意就是要通過活動擴大組織知名度和提高組織美譽度，所以，慶典活動需要制造新聞效應(yīng)。為此，慶典活動要邀請新聞媒介參加，使組織策劃的新聞事件能夠引起新聞媒介公眾的關(guān)注，成為他們熱衷報道的新聞素材，體現(xiàn)組織的新聞價值。

（5）認(rèn)真作好慶典活動的總結(jié)工作。社會組織的公共關(guān)系實務(wù)活動強調(diào)整體性和連續(xù)性。慶典活動作為整體公共關(guān)系實務(wù)活動的一部分，應(yīng)與其他公共關(guān)系活動協(xié)調(diào)一致，并使其符合社會組織整體效益提高之目的。因此，一項慶典活動結(jié)束，必須認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗，使慶典活動的實踐過程上升為理性認(rèn)識，以利于指導(dǎo)社會組織今后開展公共關(guān)系實務(wù)活動。