2.什么時(shí)候使用電子郵件

2009年，我在負(fù)責(zé)SQE和IQC兩個(gè)部門時(shí)，對(duì)于如何正確使用郵件，對(duì)下屬及自己有著明確的要求，以少發(fā)郵件，發(fā)有效郵件為基本原則：

·調(diào)查討論問題時(shí)，能在現(xiàn)場(chǎng)解決的，就不要打電話；能打電話說(shuō)明的，就不要使用郵件。

·一件事情發(fā)生時(shí)，需要通過(guò)郵件快速通知相關(guān)部門，并在郵件的最后部分附上有結(jié)論性的內(nèi)容，如質(zhì)量工程師陳某、制程工程師張某以及設(shè)備工程師王某正在現(xiàn)場(chǎng)查看，預(yù)計(jì)今天中午11∶30更新初步的結(jié)論。到了需要更新的時(shí)間，要及時(shí)提供相關(guān)信息。如果發(fā)生的事情非常重要和緊急，沒有相關(guān)人員處理，一定要通過(guò)電話或其他方式聯(lián)系到相關(guān)負(fù)責(zé)人，如果未能找到，需要報(bào)告給本部門的主管，由其負(fù)責(zé)處理和協(xié)調(diào)。沒有初步結(jié)論和下次更新時(shí)間點(diǎn)的郵件發(fā)出后，在4個(gè)小時(shí)之內(nèi)應(yīng)該補(bǔ)充說(shuō)明情況和進(jìn)度。

·當(dāng)事情有階段性地進(jìn)展、完成或者相關(guān)調(diào)查和試驗(yàn)正在進(jìn)行而短時(shí)間內(nèi)又不能得出結(jié)論時(shí)，每天下班前需更新最新進(jìn)展并給出下次報(bào)告更新的時(shí)間。

·會(huì)議記錄、必要的回復(fù)或者重要的結(jié)論，需要以郵件通知相關(guān)部門和備案，以供日后查詢參考。

·因地域及時(shí)差的原因，有些事情不得不通過(guò)郵件交流時(shí)，可與少數(shù)當(dāng)事人小范圍內(nèi)溝通，快速得到確認(rèn)后，總結(jié)要點(diǎn)將結(jié)論群發(fā)給相關(guān)人員。切忌在群發(fā)郵件中進(jìn)行不必要的常規(guī)對(duì)話和交流，此過(guò)程會(huì)給非直接相關(guān)或與事情相關(guān)度不高的人員制造很多垃圾郵件，是效率非常低下、無(wú)效果的溝通。

·盡量減少、拒絕和禁止使用一問一答、你問我答的問答式郵件。

·除事情發(fā)生后的信息通知、事件的進(jìn)展、事情的結(jié)論或重要的決議等需要群發(fā)郵件通知和備案之外，不允許群發(fā)郵件。

在企業(yè)中，英文是主要的工作語(yǔ)言，又不是我們的母語(yǔ)，一封郵件往往要花費(fèi)工程師很多時(shí)間來(lái)查找專業(yè)詞匯、校對(duì)語(yǔ)法和核實(shí)內(nèi)容，不必要的郵件會(huì)浪費(fèi)很多有意義的時(shí)間。郵件不是交流、對(duì)話的主要工具，更不是解決問題的關(guān)鍵因素，使用郵件時(shí)要注重其效率和效果。

工作的內(nèi)容、績(jī)效不是看所發(fā)郵件的數(shù)量，不是看群發(fā)郵件的多少和速度，而是看解決的過(guò)程和結(jié)果。郵件是一個(gè)信息溝通的工具，郵件本身不解決任何問題。如果大家都在電腦前回復(fù)“老板喜愛”的郵件、整理報(bào)告，那么誰(shuí)在一線調(diào)查問題，解決問題？