第二章　開　發(fā)　信

在國際貿(mào)易中，開發(fā)信是進(jìn)出口雙方寫給對方的第一封郵件，其目的是尋找貿(mào)易伙伴，建立貿(mào)易關(guān)系。通常，在開發(fā)信中，進(jìn)出口雙方應(yīng)該首先介紹本公司的概況，使對方大致了解自己的公司；其次，應(yīng)該發(fā)送本公司商品目錄或電子商品目錄，以便于對方了解公司的主要出口或所需要進(jìn)口的產(chǎn)品；最后，應(yīng)該表達(dá)與對方建立貿(mào)易關(guān)系的意向。

在激烈的國際貿(mào)易競爭中，開發(fā)信所體現(xiàn)的溝通技巧至關(guān)重要，它是給對方的第一印象。為了提高建立貿(mào)易的可能性，開發(fā)信應(yīng)該注重公司概況的介紹，因?yàn)檫@部分是真正體現(xiàn)一個(gè)公司區(qū)別于其他公司的地方。因而，在概況中，應(yīng)該寫出公司的特色和產(chǎn)品的特色。語言應(yīng)該準(zhǔn)確、友善。

當(dāng)然，憑借第一封開發(fā)信就能建立貿(mào)易關(guān)系的概率非常小。通常是要經(jīng)過幾封、幾十封或幾百封的開發(fā)信，才能建立貿(mào)易關(guān)系。下面就以一個(gè)真實(shí)的貿(mào)易案例為背景，講解開發(fā)信的寫作策略。

一、案例學(xué)習(xí)

（一）案例

300次的糾纏，換來一大客戶

有人說，做外貿(mào)要看機(jī)遇，有的時(shí)候可能一個(gè)非常好的客人會主動找上你。這樣的情況確實(shí)是存在。而我今天要講述的則是一次我對客人死纏爛打的經(jīng)歷。

那還是我工作不久后的事情，由于剛剛參加工作，沒什么客人，公司平臺也有限，而且是幾個(gè)業(yè)務(wù)員共用，所以，如何通過其他途徑找到客人就成為了開展工作的關(guān)鍵。

通過向一些業(yè)務(wù)老前輩請教，知道了在免費(fèi)網(wǎng)絡(luò)上也可以找到客人，知道了利用GOOGLE等搜索引擎可以查到國外進(jìn)口商、批發(fā)商，甚至同行廠家的聯(lián)系方式，剛開始的時(shí)候還真迷上了這種方式，樂此不疲。

在這樣的查找中，突然有一天看到了M國一家非常大的同行生產(chǎn)企業(yè)，當(dāng)時(shí)的想法很單純，就是想要是能聯(lián)系上這樣的企業(yè)并且為他們提供半成品或者貼牌生產(chǎn)也是一條出路，所以就給發(fā)了一封EMAIL，可是在第二天，第三天，第四天都沒有收到對方的回信。當(dāng)時(shí)也不知道自己是哪一根筋出了毛病，非要繼續(xù)給對方發(fā)信，就這樣從第五天開始，每天都是同一封信發(fā)給對方，連續(xù)發(fā)了一個(gè)多月，后來覺得每封信的開頭都是用DEAR SIR／MADAM似乎關(guān)系疏遠(yuǎn)了一點(diǎn)，可以想辦法拉拉關(guān)系。于是再次打開對方的網(wǎng)站，并且通過其他途徑很幸運(yùn)地找到了對方MANAGER的稱呼。從那以后，仍然每天繼續(xù)給對方發(fā)信，但信的開頭卻由DEAR　SIR／MADAM換成了DEAR　XXX。原以為信件有了這么一個(gè)改進(jìn)，可以得到對方的回音了，可沒想到的是，連續(xù)兩個(gè)月，所有發(fā)出去的信依舊如石沉大海，杳無音信。

做事情也不能一味蠻干，技巧永遠(yuǎn)是最好的催化劑，這是我堅(jiān)信的準(zhǔn)則，于是繼續(xù)向一些老業(yè)務(wù)員請教。通過對一些前輩回復(fù)的總結(jié)，我決定換個(gè)方式，每天以不同內(nèi)容但都是向?qū)Ψ酵其N自己的基本原則給對方寫信。就這樣開始了我的漫漫之旅，每一天都寫一封不同內(nèi)容的信給對方，周末也不間斷。在經(jīng)歷了半年多后，終于收到了對方的一封回信，對方的回信很長，主要是說我所有發(fā)給對方的信件都已經(jīng)收到，并且還列出了準(zhǔn)確數(shù)字，312封，我查了一下郵箱，還真是這么多。對方在信中對我的這種方式表示了肯定，還表揚(yáng)了我，當(dāng)時(shí)對我一個(gè)新人來說，這種表揚(yáng)要比物質(zhì)上的獎(jiǎng)勵(lì)更能讓我激動（當(dāng)然，也要看物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)會有多少了，嘿嘿）。對方在信中，明確地表達(dá)了這樣一個(gè)觀點(diǎn)：我們公司的生產(chǎn)能力還算可以，可以成為他們的半成品供應(yīng)商，但對方更看重的是我這種執(zhí)著的精神，愿意交下我這個(gè)朋友，也希望我們基于商業(yè)的交流更能加深友誼。

從那天開始，我算是正式同對方建立了聯(lián)系，并且以每天十幾封信甚至幾十封信的數(shù)量交流，在詳細(xì)了解我公司的生產(chǎn)能力、價(jià)格、質(zhì)量水平、相關(guān)認(rèn)證資料后，客戶終于下了FIRST　ORDER，價(jià)值不多，5萬美金多，當(dāng)時(shí)那種興奮的感覺，比現(xiàn)在老板提出要給加工資還要強(qiáng)烈，因?yàn)檫@是自己堅(jiān)持下來的收獲。也是從那一單開始，我們在商業(yè)和友誼上一步步地增進(jìn)交流，不但成為了良好的商業(yè)伙伴，也成了一對異國忘年之交（對方比我大很多）。在接下來的日子里，他陸續(xù)給了我很多訂單，他也實(shí)現(xiàn)了在其國內(nèi)所占市場份額的擴(kuò)大。我們雙方真正達(dá)到了雙贏的局面。

現(xiàn)在有很多業(yè)務(wù)人員總是抱怨，自己的運(yùn)氣不好，老板不給機(jī)會，國際國內(nèi)競爭壓力大等。但我堅(jiān)持認(rèn)為勤奮永遠(yuǎn)是成功的基石，無論什么樣的環(huán)境與條件，最終我們都要通過做這一最基本的動作去實(shí)現(xiàn)我們工作上的目標(biāo)。

（二）案例難點(diǎn)分析和寫作策略

上述案例使我們了解到這樣一個(gè)事實(shí)：在實(shí)踐中，國際貿(mào)易往往比理論更加復(fù)雜，在實(shí)踐中通過書寫開發(fā)信建立貿(mào)易關(guān)系，存在著以下幾個(gè)問題：（1）如何尋找潛在的客戶？（2）一封格式化的開發(fā)信能不能為業(yè)務(wù)員贏得客戶？（3）如果沒有收到潛在客戶的回復(fù)，應(yīng)該怎么辦？（4）在需要多封開發(fā)信來建立貿(mào)易關(guān)系的情況下，如何寫出不同內(nèi)容的開發(fā)信？

當(dāng)然，案例中的業(yè)務(wù)員就上述4個(gè)問題給我們提供了部分答案：業(yè)務(wù)員可以通過搜索引擎來尋找潛在的客戶；一封格式化的開發(fā)信無法贏得客戶；如果沒有收到潛在客戶的回復(fù)，堅(jiān)持會創(chuàng)造奇跡。但對于最后一個(gè)問題，該業(yè)務(wù)員并沒有給我們提供相應(yīng)的答案。那么業(yè)務(wù)員應(yīng)該采取什么樣的寫作策略呢？

在這種情況下，開發(fā)信的寫作應(yīng)該遵循三個(gè)策略：（1）友善（friendly）；（2）新穎（novel）；（3）具體（specific）。首先，在寫多封開發(fā)信時(shí)，業(yè)務(wù)員應(yīng)該明確自己的處境和目標(biāo)——我們是主動方，我們的目標(biāo)是通過堅(jiān)持能以誠感人，從而建立貿(mào)易關(guān)系。因而，開發(fā)信的開頭應(yīng)該寫得友善，并隨著時(shí)間的推移和寫信次數(shù)的增加，應(yīng)該寫得更加親切，像是與一位老朋友在交流。在開發(fā)信的起始段，不能流露出責(zé)備、不耐煩的語氣，因?yàn)閷Ψ經(jīng)]有義務(wù)一定要回復(fù)你的開發(fā)信。其次，開發(fā)信要求內(nèi)容是新穎的，不應(yīng)該是簡單地重復(fù)上一次的開發(fā)信。如果僅僅發(fā)給對方相同內(nèi)容的信，只會暴露你和公司缺乏創(chuàng)造力，只會使對方感到厭煩。因而，只會適得其反。新穎就要求業(yè)務(wù)員非常熟悉自己的公司和產(chǎn)品，并了解公司和產(chǎn)品的新進(jìn)展，以及國際市場上同類產(chǎn)品的發(fā)展和變化。這樣，才可能在每天書寫郵件的時(shí)候，做到“有不同的話好說”。最后，具體是必需的。在每天書寫前，應(yīng)該對可以寫作的內(nèi)容進(jìn)行篩選，做到每封信只談一個(gè)主題；然后，將該主題用具體、簡單的語言表達(dá)出來。具體又簡單的好處是消除對方的抵觸情緒，可以讓對方在繁忙的工作中，有興趣來看你的郵件，并且能夠更加了解你的公司和產(chǎn)品。

二、基于案例失敗郵件實(shí)例點(diǎn)評

（一）錯(cuò)誤句子實(shí)例點(diǎn)評

1．Since we knew your name and address from Google，we keep writing to you．

點(diǎn)評：幫助貿(mào)易雙方建立貿(mào)易關(guān)系的開發(fā)信是至關(guān)重要的。尤其是，開發(fā)信開頭部分的寫作成功與否決定了整封信的成功與否，即所謂“A　good beginning　is　half　done”。例1的失敗，表現(xiàn)在“since”和“keep　writing”的搭配上?！皊ince”有兩種意思，第一種意思是“自從”，第二種意思是“因?yàn)榛蚣热弧薄Ｈ绻?取“自從”的話，那么它想表達(dá)的意思是“自從我們通過Google獲知貴公司的名字和地址后，我們就一直在給貴公司寫信”。但是，在這種情況下，就不應(yīng)該是“keep　writing”，而應(yīng)該用完成時(shí)態(tài)“have　kept　writing”來準(zhǔn)確地傳遞這層意思。但例1中“since”和“keep　writing”搭配的意思是：既然我從Google獲知貴公司的名字和地址，我們就要不停地給貴公司寫信。那么，這句話就有些生硬和主觀，會讓對方產(chǎn)生反感。在大多數(shù)情況下，讀信人不愿意再接下去讀郵件，更不用說愿意建立貿(mào)易關(guān)系。

2．We’re not sure if you received the former letters and had the time to read it．

點(diǎn)評：這句話的意思是“我們不確定你方有沒有收到以前發(fā)給你們的郵件，也不確定你們有沒有時(shí)間看?！崩?也是開發(fā)信的開頭語句，寫信人的意圖是要緩解沒有收到回復(fù)的尷尬和尋找再次寫給對方的理由。可是，這句話顯得寫信人沒有自信，有些猶豫和無可奈何。另外，這樣的語句還會導(dǎo)致寫信人無法再為下次寫信尋找理由——因?yàn)椤皩Ψ胶苊Γ瑳]有時(shí)間看信”。其實(shí)，較好的寫信理由應(yīng)該反映寫信人非常自信、大方和坦率，如：We believe that you must miss the former letters we have written to you for some reason or you must be too busy to write to us．非常明顯，這兩句就要比例2高明一些，表現(xiàn)了寫信人的決心和不卑不亢的態(tài)度。

3．We take the liberty of writing to you hoping to establish business relations with you and meanwhile we will make a competitive offer．

點(diǎn)評：例3的意思是“我們借此機(jī)會，希望能與你方建立貿(mào)易關(guān)系；與此同時(shí)，我們會給出一個(gè)有競爭力的報(bào)價(jià)。”這句話采用了“take　the　liberty　of writing　to　you”句式，顯得有些陳舊，沒有新意，不應(yīng)作為“已經(jīng)多次寫信未果”的理由；在表達(dá)“與此同時(shí)”這個(gè)概念時(shí)，寫信人用了“and　meanwhile”，這不符合英語的表達(dá)習(xí)慣，是中式英語的表達(dá)。單獨(dú)選擇“and”或“meanwhile”都足以表達(dá)上述概念。除此之外，在表達(dá)“借此機(jī)會寫信給……”后，馬上提到“合理的價(jià)格”，會給對方留下“你已無計(jì)可施”的印象。在實(shí)踐中，最好把“寫信的理由”和“寫信的具體賣點(diǎn)”分開。而且，在選擇“賣點(diǎn)”上，應(yīng)該介紹具體產(chǎn)品的新進(jìn)展或公司的新動向等，便于對方進(jìn)一步了解產(chǎn)品和公司情況，提高對方的合作興趣。

4．To give you a general idea of our products，we send you an illustrated catalogue again．

點(diǎn)評：這句話的意思是“為了使你對我方產(chǎn)品有個(gè)大致的了解，我們會再給你寄送一份帶插圖的產(chǎn)品目錄?！崩?的做法過于老套，是以前行為的簡單重復(fù)，會大大降低這封郵件的有效性，導(dǎo)致于事無補(bǔ)。如果寫信人多次寫信后，仍然沒有收到回復(fù)，就說明寫信人或產(chǎn)品沒有吸引對方的注意。因此，在這種情況下，要再寄商品目錄，應(yīng)該強(qiáng)調(diào)該商品目錄與以前的商品目錄的不同之處。如果能具體指出某一種產(chǎn)品，重點(diǎn)推薦，引起對方注意的概率會大些，從而便于自我推銷。

5．Now，our firm plans to carve up foreign markets．

點(diǎn)評：如果將例5直譯的話，它的意思是“現(xiàn)在，我們公司計(jì)劃瓜分海外市場?！憋@然，這是寫信人混淆了“carve”和“carve　up”的用法。“carve”有“開發(fā)，探索”的意思，而“carve　up”的意思卻是“瓜分”。例5在開發(fā)信中的本意應(yīng)該是“現(xiàn)在，我們公司計(jì)劃進(jìn)軍海外市場?！比绻谩癱arve　up”就扭曲了要表達(dá)的意思，傳遞了錯(cuò)誤的意圖，勢必造成溝通的失敗。注重對動詞及其詞組的區(qū)分，可以避免此類錯(cuò)誤的發(fā)生。此外，在例5中，“now”后面無需加“，”，該句反映出寫信人對英文標(biāo)點(diǎn)的把握還不夠扎實(shí)。

6．We prepare to guarantee payment of all accounts．

點(diǎn)評：這句話的意思是“我們會保證所有賬戶的支付?！崩?提出了寫信人的“賣點(diǎn)”，希望通過“保證所有賬戶的支付”的承諾，以達(dá)到其吸引對方的目的。然而，根據(jù)案例，我們可以看出，寫信人應(yīng)該是生產(chǎn)方或賣方，應(yīng)該是收取“貨款”的人。因而，這個(gè)提議就不符合邏輯了。即使是“買方”的提議，這個(gè)提議也顯得有些夸張，會使買方陷入非常危險(xiǎn)的境地——在支付方式上失去談判力，這樣會面對比較高風(fēng)險(xiǎn)的支付方式。即使賣方愿意通過付款方式的手段以達(dá)到吸引客戶的目的，也應(yīng)該指出具體的支付方式，如“We　prepare　to　accept　Cash Against　Documents”（我們可以接受交單付款的方式）。不過，賣方在考慮接受哪種付款方式的時(shí)候，一定要考慮到風(fēng)險(xiǎn)和買方的信用。

7．With reference to your last email，we are glad to have this great opportunity to contact with you．

點(diǎn)評：這句話的意思是“你方的上封郵件已收到，我們非常高興能有機(jī)會與你方聯(lián)系。”在案例寫作中，應(yīng)該充分理解案例，這樣才能寫出符合具體商務(wù)背景的信函。例7反映了寫信人沒有把握案例，錯(cuò)誤地理解了寫信的背景。在沒有收到對方回復(fù)的情況下，采用“with　reference　to　your　last　email”，就會讓人“丈二和尚摸不到頭腦”，也會使對方對寫信人的貿(mào)易能力產(chǎn)生懷疑。在該句話中，“contact”應(yīng)該是以動詞形式出現(xiàn)的，表示“同某人建立關(guān)系”，根據(jù)“contact”的用法，動詞“contact”是個(gè)及物動詞，后面應(yīng)該直接帶賓語，無需介詞“with”；只有當(dāng)“contact”是名詞時(shí)，才與“with”連用。

8．We believe it will benefit your company as well as ours if we do business，because your will have a great part of market share in our country．

點(diǎn)評：這句話的意思是“我們相信，如果建立貿(mào)易關(guān)系，我們雙方都會受益，因?yàn)槟惴綄谖曳绞袌鲒A得很大一部分市場份額。”例8反映了寫信人的自信，也點(diǎn)明了“合作”會給對方帶來商務(wù)利益，從這點(diǎn)來說，這句話應(yīng)該是比較可取的。然而，參考上述具體案例，站在寫信人的立場，這個(gè)提議沒有任何意義，因?yàn)閷懶湃酥皇窍虢o對方提供零部件或?yàn)閷Ψ阶鲑N牌生產(chǎn)，而不是幫助對方在中國銷售產(chǎn)品。因而寫信人應(yīng)該從“自身優(yōu)勢”角度出發(fā)，提出具體的優(yōu)勢，說服對方。在該案例中，可以提到自身成本、產(chǎn)品質(zhì)量或交貨等優(yōu)勢，這樣更具有針對性，也更具有說服力。在語言方面，存在一個(gè)小錯(cuò)誤?！皔our”應(yīng)該是“你的，你們的”，是形容詞性代詞，不能做主語，而“you”是名詞性代詞，在句子中可以充當(dāng)主語和賓語，應(yīng)該將“your”改成“you”。

9．We hope that with our efforts，we will establish a steady and sustainable trade relationship．

點(diǎn)評：這句話的意思是“我方希望，通過我們雙方的努力，我們會建立穩(wěn)定的可持續(xù)貿(mào)易關(guān)系?！崩?作為結(jié)束句，已成為一句“套話”，不過，一般在雙方已明確“愿意建立貿(mào)易關(guān)系”的時(shí)候，對今后關(guān)系的這種展望會更加貼切。在多次未能收到對方的回復(fù)，對這次寫作會不會收到回復(fù)也沒有把握的情況下，若改為：We are waiting for your early reply．We are looking forward to your early reply．更能傳遞寫信人盼復(fù)的迫切心情和愿意與對方合作的真誠。

10．We want to establish a steady connection with your corporation in assembling semi－manufactured goods or original equipment manufacturing，for we prefer good credit and powerful suppliers like your corporation．

點(diǎn)評：這句話的意思是：鑒于你方較高信用和實(shí)力，我方愿意為你方生產(chǎn)半加工產(chǎn)品或?yàn)槟惴竭M(jìn)行貼牌生產(chǎn)，從而與你方建立穩(wěn)定的貿(mào)易聯(lián)系。該句寫得還是非常不錯(cuò)的，意圖明確，態(tài)度懇切。但是，在回復(fù)時(shí)，只提到愿意與“信用度高、實(shí)力較強(qiáng)的你們合作”，不能很好地展示自身的優(yōu)勢；在多次寫信未果的情況下，更應(yīng)該讓對方清楚他們與寫信人合作的優(yōu)勢和利益。因而，在這種情況下，寫信人更應(yīng)該抓住每次寫信的機(jī)會，介紹自己，說服對方，才能把握機(jī)會。

（二）錯(cuò)誤段落實(shí)例點(diǎn)評

1．We have your name and address on the Internet．This is my third letter．We take this opportunity to express our wish to enter into relationship with you．

點(diǎn)評：這段話的意思是“我方從因特網(wǎng)獲知了你方的名稱和地址。這是我第三次給你寫信。我們希望借此機(jī)會與你方建立貿(mào)易關(guān)系?！狈浅Ｃ黠@，這段是開發(fā)信中的開始段落，介紹了郵件地址的來源和寫信的目的。如果這是第一封開發(fā)信，應(yīng)該還可以接受，當(dāng)然，如果能將獲得對方郵址的來源具體化，就會更有誠意一些。然而，從這段中，我們也可以了解到，這是寫信人寫的第三封開發(fā)信，那么，這樣的寫作就顯得有些機(jī)械化，不會對收信人產(chǎn)生作用。結(jié)果是，對方也就沒有必要繼續(xù)讀下去了。因此，在這種背景下，寫信人就應(yīng)該巧妙地將其介紹為“已經(jīng)寫過兩次信的人”，以示執(zhí)著的態(tài)度，加深印象，例如：Have you received my first two emails？This is the third time I write to you just because I really want to do business with you．

2．I can hardly fall asleep thinking about my last letter to you．I should have expressed once again my sincerity to do business with your company．

點(diǎn)評：該段話的意思是“每每想起上一次發(fā)給你的信，我就難以入睡。我當(dāng)時(shí)應(yīng)該再一次向你表明我們真誠地希望與貴公司進(jìn)行貿(mào)易往來?！边@段開頭語的不妥之處在于“過于直白”。當(dāng)然，面臨多次寫信未果，寫信人肯定承受著巨大的壓力。但是，如果寫信人將這種情況描述出來，就會將這種壓力轉(zhuǎn)移給對方，會給讀信人造成負(fù)面影響，從而引發(fā)讀信人的負(fù)面情緒。這顯然會讓收信人做出對寫信人不利的決定。第二句中“should　have　done”句型表示“應(yīng)該做某事，但是沒有做”，這讓收信人非常難以理解寫信人到底要表達(dá)什么意思，非常曖昧。這樣的寫作只會適得其反。在這種情況下，寫信人不妨大方一點(diǎn)，坦率一點(diǎn)，直接用現(xiàn)在時(shí)態(tài)，表明“愿意合作”，以示真誠。也就是說，將這句話改成：I　want　to　express　once　again　my　sincerity　to　do　business　with　your company．

3．We　have　been　writing　to　you　for　over　2months．I　know　you’re　too busy　to　answer．But　we　really　wish　to　establish　trade　relations　with　you．Recently　you’re　planning　to　lauch　a　new　kind　of　clothing．We　hope　our　idea might　be　helpful．

點(diǎn)評：該段話的意思是“在這兩個(gè)月里，我方一直在給你方寫信。我知道你太忙了，沒有時(shí)間回復(fù)我們。但是，我們確實(shí)特別希望與你方建立貿(mào)易關(guān)系。最近，你方計(jì)劃推出一款新服裝。我希望我們能幫上忙?！边@個(gè)起始段落還是采用了寫作策略的，一句“我知道你太忙了沒時(shí)間回復(fù)”善意地為對方開脫；“最近你們計(jì)劃推出一款新服裝”體現(xiàn)了寫信人對對方的關(guān)注與了解，同時(shí)也為合作找到了具體的理由。不過，“I know you’re too busy to answer．”語氣非常絕對，那么就會被對方“利用”——不回復(fù)很正常。如果改成“Maybe you were too busy．”或“Probably you were quite busy at that time．”既表達(dá)了寫信人對對方?jīng)]有回復(fù)的理解，又表達(dá)了這次還是希望收到對方回復(fù)的愿望。“Recently you’re planning to lauch a new kind of clothing．”這個(gè)合作的理由不錯(cuò)，那么就應(yīng)該展示自己的自信，抓住機(jī)會，所以接著應(yīng)該寫：I believe that we can be helpful。這樣，在第二段展示自己的實(shí)力就順理成章了。當(dāng)然，這個(gè)段落中還存在一些語言上的小問題。首先，寫信人的身份應(yīng)該統(tǒng)一，在“we”和“I”中選擇一個(gè)，不能不一致；其次，“l(fā)auch”的拼寫錯(cuò)誤，應(yīng)該是“l(fā)aunch”，正確的拼寫更利于信函的理解。

4．It’s the 15th time that we have written to you．We still assure you that we have your name and address from the Internet．You could have no adout about it．

點(diǎn)評：這段話的意思是“這是我們寫給你方的第15封信。我們再次告訴你們，我們是從因特網(wǎng)獲取你方名稱和地址的。你方不用有任何疑問?！痹谠摱温渲?，“adout”應(yīng)該是“doubt”，拼寫錯(cuò)誤會讓人無法理解寫信人欲表達(dá)的意思。堅(jiān)持給同一個(gè)公司或人寫第15封信，表明寫信人非常希望與對方做貿(mào)易，那么信的開始就應(yīng)該抓住對方的注意力?？墒?，該段落只是簡單重復(fù)以往的信息，而且第三句話，明顯就是為了寫而寫的句子。這樣的起始段落只會讓對方更加堅(jiān)信你們公司是沒有創(chuàng)新精神的公司，沒有合作的必要。

5．It is a great coincidence that you are also a shoe manufacturer as I learn from the Internet．The difference is our company specializes in leather which is in great demand and quite expensive in your area．Meanwhile，your company is specializing in rubber which is urgently demanded by my company．

點(diǎn)評：這段話的意思應(yīng)該是“我們從互聯(lián)網(wǎng)上了解到，貴公司與我公司一樣是皮鞋生產(chǎn)商。我們是真皮皮鞋生產(chǎn)廠家，而真皮皮鞋在你方市場需求量很大，價(jià)格較高；同時(shí)，你們生產(chǎn)仿真皮鞋，恰好我們公司急需?！彪p方剛好都需要對方的產(chǎn)品，合作會產(chǎn)生雙贏。不過，原段落中，對“仿皮或皮革”的表達(dá)不符合行業(yè)慣例，rubber應(yīng)該改成“PVC”或“artificial leather”。在第二句中，寫信人只提到leather或rubber，會讓人產(chǎn)生疑問：合作的到底是鞋子還是皮質(zhì)材料？而且，對合作的表達(dá)和雙贏的機(jī)會可以表達(dá)得更直接清楚，讓對方動心。因而，以下表達(dá)會更好一些：We will reach a win－win situation if you can supply us your PVC shoes and we provide you with competitive leather shoes which are of great demand in your area．

6．This is the 108th day since I began to send emails to you．For your part，I believe you haven’t missed anyone of them．And I am sure you have somehow been amused by my stories．In the meantime，you have gradually acquainted yourself with our produces unconsciously．

點(diǎn)評：這段話的意思是“從給你寫郵件的第一天起，今天已經(jīng)是第108天了。我相信你方一定收到了我的所有郵件。我想一定也被我的故事所吸引了。與此同時(shí)，你方已經(jīng)在不知不覺中熟悉我方的產(chǎn)品了?！痹摱卧捵鳛殚_發(fā)信的第一段，會給對方留下一個(gè)印象——寫信人過于自信。確實(shí)，貿(mào)易方應(yīng)該對自己有充分的自信，但應(yīng)該表現(xiàn)為對產(chǎn)品的自信，對生產(chǎn)能力的自信，對產(chǎn)品銷路的自信，而不是表現(xiàn)在對對方收信的判斷上。“amuse”也不恰當(dāng)，對方一定不會以閱讀你的信為樂趣，為消遣。后面一句更是將寫信人置于“死地”——既然對方已經(jīng)不知不覺中了解了你的產(chǎn)品，你還有必要再介紹嗎？其實(shí)，如果這是第108封信，可以寫得親切一些，像是跟一位老朋友聊天：How is everything going on with you？然后，在第二段中提一些公司或產(chǎn)品的新動向、新信息等。一段有技巧的話，一封有策略的郵件，可以起到“峰回路轉(zhuǎn)”的作用，而一段欠考慮或一封糟糕的郵件會使雙方的貿(mào)易關(guān)系陷入“山窮水盡”的局面。此外，“produce”可以用做動詞和名詞，如果是動詞，就表示“生產(chǎn)”；而如果是名詞，就表示“產(chǎn)品”，但不是工業(yè)產(chǎn)品，而應(yīng)該指“農(nóng)產(chǎn)品”。因此，在這個(gè)段落中，“produce”應(yīng)該改為“product”，這樣更恰當(dāng)。

7．Our firm has been doing export for a long time and has relationship with a number of enterprises in which there is a large candy company．The candies it produces have great quality and are popular in the foreign market．And according to its productivity，I can assure you that it can meet all your requires．

點(diǎn)評：該段落的意思是“我們公司長期從事出口業(yè)務(wù)，并與一些企業(yè)建立了貿(mào)易關(guān)系。其中，有一家企業(yè)是一個(gè)主要的糖果生產(chǎn)企業(yè)。它生產(chǎn)的糖果質(zhì)量上乘，暢銷國外市場。根據(jù)它的生產(chǎn)能力，我敢肯定它能滿足你方的要求。”在國際貿(mào)易中，有些出口商就是產(chǎn)品的生產(chǎn)商，有些出口商只是生產(chǎn)商的中間代理。一般來說，外貿(mào)公司的產(chǎn)品報(bào)價(jià)比廠家的報(bào)價(jià)高。因此，在寫信時(shí)，作為外貿(mào)公司的寫信人應(yīng)該強(qiáng)調(diào)自己有穩(wěn)定的貨源、實(shí)惠的價(jià)格等自身優(yōu)勢，而不應(yīng)該在信中為某個(gè)廠家做宣傳，否則對方可以直接找廠家做貿(mào)易。另外，“需求”應(yīng)該是“requirement”，“require”是個(gè)動詞，不能做名詞。

8．As the whole world has entered into an era where there are more old people than the young generation，this will provide a large market for businessmen．So both of us want to gain our market share in this area．

點(diǎn)評：該段落由兩句話組成，意思是“當(dāng)世界進(jìn)入老齡化階段，我們的產(chǎn)品會創(chuàng)造出一個(gè)巨大的市場，因此我們雙方都想在該領(lǐng)域獲取市場份額。”該段落的思路非常好，只是第二句話的角度選擇過于主觀，使意思表達(dá)比較生硬。如果改成一個(gè)非限制性定語從句，那么會產(chǎn)生更好的效果，對方也會更容易接受。“gain our market share”不如“win huge potential profits”更直接。因此，改成以下表達(dá)，句子的連貫性會更好，效果也會更好：...this will provide a large market for businessmen，which certainly will win you huge potential profits．

9．Frankly，taking the business itself into consideration，I think the most important and valuable information you want to know is the details of our products．We are able to absorb most of the excellence from our competitors and with our own skills we have pottery with good quality，superior skills and attractive designs．They’re suitable not only for practical use but also for decoration．Besides，thy possess an advantage of low price．

點(diǎn)評：這個(gè)段落的意思是“坦白地說，如果只考慮貿(mào)易本身，我想對于你方最重要的信息就是我方產(chǎn)品的詳細(xì)信息了。我方吸取了競爭者的大部分優(yōu)點(diǎn)，再結(jié)合自身的生產(chǎn)工藝，生產(chǎn)的陶器具有優(yōu)質(zhì)、工藝高超和設(shè)計(jì)新穎等特點(diǎn)。這些陶器不僅可以用于日常生活，還可以裝飾房屋。另外，這些陶器還價(jià)格低廉?！痹摱温渲饕菫榱讼?qū)Ψ浇榻B產(chǎn)品的特點(diǎn)，但是不夠簡潔，有些詞語的選擇不當(dāng)，降低了該信的“說服力”。在表達(dá)時(shí)，有些可有可無的話，可以不說，因?yàn)閷ι倘藖碚f，時(shí)間就是效益，因此，原段落中可以刪去“taking the business itself into consideration，I think the most important and valuable information you want to know is the details of our products”。如果為了增加可信度，則可以增加“after years of efforts”，既說明公司在該領(lǐng)域有一定的歷史，也說明不斷進(jìn)取的態(tài)度。選詞不當(dāng)表現(xiàn)在“skill”和“l(fā)ow price”的選擇上。“skill”不如“workmanship”專業(yè)和大氣，而“l(fā)ow price”不如“reasonable price”更恰當(dāng)，與產(chǎn)品介紹更匹配，因?yàn)樗自捳f：好貨不便宜，便宜沒好貨。此外，最后一句中的單詞“they”拼寫成了“thy”，這會使對方對寫信人及其公司的工作態(tài)度產(chǎn)生一定的疑問。

10．I have told you that our company is named“FREELI”．Our company was established in 2007and it was located by the beautiful West Lake in Hang zhou city，Zhejiang province．Though our company has only been registered for about 5years，it has become the leader among the discount shops of the domestic brands．What’s more，the sales are beyond our imagination．Our company is very important in the area of women’s dress brand．We have more than 200shops selling our clothes，which are fashionable and cheap．The selling forms are excellent．In order to open the national market，we also have business with other brands in our country．We want to establish a good relationship with you to extent our exporting trade．

點(diǎn)評：這個(gè)段落的問題比較多。首先，該段落比較長，包括了太多的內(nèi)容，造成層次不明確，意思難懂，不易理解，也不符合英文的表達(dá)習(xí)慣，最好將該段落按照其不同的意思分成若干段。其次，根據(jù)本章的商務(wù)案例，我們可以看出，這封郵件的寫作背景應(yīng)該不是第一封郵件，而是之前曾有過多次努力，那么如果不斷重復(fù)一些基本的公司情況，缺乏新意，對客戶的吸引力就不大，也就沒有什么效果。不管是第200封，還是第280封，每次郵件都應(yīng)該介紹不同的內(nèi)容，才會使對方有興趣閱讀?？墒?，該段落作為郵件的重要段落，重復(fù)了一些基本情況，降低了這封郵件的吸引力。再次，該段落也反映出寫信人缺乏必要的商務(wù)常識。寫信人在該段落提到“雖然公司才成立了5年，但是我們公司已成為國內(nèi)品牌的領(lǐng)導(dǎo)者”，可是在同一句話中，又提到是“discount　shops”，這就違反了商務(wù)常識。一般而言，如果產(chǎn)品有品牌，就意味著有較高的品質(zhì)、時(shí)尚的設(shè)計(jì)和較高的價(jià)格，這樣的產(chǎn)品銷售不應(yīng)該是通過折扣店，而是通過比較正規(guī)的渠道，如百貨公司、購物中心或品牌專賣店出售。折扣店一般是銷售過時(shí)的品牌產(chǎn)品或較為低端的產(chǎn)品。因此，如果強(qiáng)調(diào)“discount shop”，會影響客戶對寫信人公司的印象，只能適得其反。最后，該段落還存在段落結(jié)構(gòu)和句子銜接等語言問題。寫信人用“what’s more”來連接“Though our company has only been registered for about 5years，it has become the leader among the discount shops of the domestic brands”和“the sales are beyond our imagination”不是很妥當(dāng)，因?yàn)檫@兩句話并不是遞進(jìn)的關(guān)系，后一句話應(yīng)該是前一句話的補(bǔ)充，應(yīng)該不用加任何短語或連接詞。而且，為了證明“我公司”是leader，僅僅用“我公司的銷售額超乎我們的預(yù)料”，還不充分，應(yīng)該在其后列舉近幾年的具體銷售額，這樣才更有說服力。如果將后面提到的與其他品牌的合作和200家店都稍加改動，也用來說明“l(fā)eader”的地位，這樣的論證才是充分的。在詞語的選擇方面，該段落也存在不恰當(dāng)?shù)牡胤??！皁pen market”應(yīng)該是“開發(fā)市場”，一般指市場行為的初級階段，如果要表達(dá)“市場的進(jìn)一步拓展”的話，就應(yīng)該用“expand”或“extend”。最后一句話的語序也可以改得更好，宜將目的放在前面，在強(qiáng)調(diào)目的同時(shí)，也可以避免給對方留下“過于自我”（we－attitude）的印象。

（三）失敗郵件實(shí)例點(diǎn)評

1．

Dear Sirs，

This is my 150th letter to express my sincere desire to enter into business relations with you．As a small and new company，we now have extensive connections with many stores in the cities．And you can obtain the information from the Internet．

I have been always caring about your company，and allow me to convey my congratulation on your prosperity．In order to give you a general idea of our new products，I enclose a set of leaflets with detailed specifications．I will be glad to furnish you with any information you require．

I am looking forward with interest to hearing from you．

Yours sincerely，

×××

點(diǎn)評：該信函的結(jié)構(gòu)基本完整，布局合理，但是失敗之處在于比較空泛，缺乏說服力和吸引力。既然有強(qiáng)烈的愿望要與對方做貿(mào)易，那么每封信都應(yīng)該言之有物，向?qū)Ψ浇榻B公司或產(chǎn)品的具體事宜和細(xì)節(jié)，加深對方對公司和產(chǎn)品的了解。如果將信中的兩個(gè)“賣點(diǎn)”——廣泛的業(yè)務(wù)關(guān)系和新產(chǎn)品介紹——細(xì)化，會使原信更具有說服力。首先，作為一個(gè)小公司，能夠與多個(gè)城市的多家商店建立業(yè)務(wù)關(guān)系，說明該公司的產(chǎn)品確實(shí)有競爭力?？墒?，“many stores in the cities”表意含糊不清，傳遞的信息不夠清晰確定。如果能將“cities”具體化，羅列幾個(gè)城市名字，那會使對方更加了解產(chǎn)品的競爭力，也會給對方很直觀的印象，大可不必要求對方上公司網(wǎng)站自己去了解。其次推出的新產(chǎn)品也應(yīng)該具體化。如果強(qiáng)調(diào)“caring about your company”就可以指出對方具體的新動向和新需求，并借此機(jī)會推出具體的新產(chǎn)品。因此，寫信人不僅僅應(yīng)該給對方發(fā)“a set of leaflets”，而且應(yīng)該具體介紹某種新產(chǎn)品，以引起對方的特別關(guān)注。

2．

Dear Smith，

Firstly，I still want to extend my great pleasure of finding your company in the same line of business as ours again．This is to introduce ourselves as a supply of semi－manufactured goods．Or we can produce under your label if you are interested．

Besides the informations I mentioned in my former letters，I would like to emphesis oo the lastest machines which are introduced from Germany．Due to this new technique，our production efficiency has been improved by 40%．In turn，the orders in domestic market doubles．

Despite this，we are still seeking foreign cooperation partners．And to meet your satisfaction，we have known the requirements of the Western European People．

Yours sincerely，

×××

點(diǎn)評：該信的失敗地方比較多，包括信函的基本結(jié)構(gòu)不完整、首段落缺乏新意、多處單詞語法錯(cuò)誤、寫信目的不明確等。第一段簡單重復(fù)已往的東西，不如改為，“We write to you again for we really want to do business with you．”簡單明了，直奔主題。第二段中提到新設(shè)備的引進(jìn)和產(chǎn)能的提升問題，這些都值得肯定，可是出現(xiàn)多處語法和單詞拼寫錯(cuò)誤，這會使對方對你的做事態(tài)度和能力產(chǎn)生質(zhì)疑，降低該信的效果：“information”是不可數(shù)名詞，只有單數(shù)形式；“emphesis”應(yīng)該是“emphasis”，但它是名詞，不能作為動詞使用，應(yīng)該用其動詞形式“emphasize”；“oo”更是可以避免的，應(yīng)該是“too”；“l(fā)astest”應(yīng)該是“l(fā)atest”；“doubles”的主語是復(fù)數(shù)，所以應(yīng)該是“double”。雖然說，在國際貿(mào)易中，貿(mào)易伙伴對信函的拼寫及語法不是特別注重，但是，如果郵件中出現(xiàn)多處不應(yīng)該出現(xiàn)的錯(cuò)誤，也能向你的貿(mào)易伙伴傳遞一個(gè)重要信息——你做事不夠認(rèn)真仔細(xì)，那么你的產(chǎn)品及今后的服務(wù)會是什么水準(zhǔn)呢？第三段的開頭寫得還可以，表明進(jìn)軍海外市場的決心，可是后面一句不夠有說服力，在沒有試銷的情況下，就聲稱已經(jīng)了解西歐人的要求，顯得不真實(shí)。對于這種情況，不妨給對方一個(gè)優(yōu)惠，讓對方能先試銷，這樣會更具有吸引力。最后，為了使整封信行文完整，意思完整，應(yīng)該補(bǔ)上一段：We　look　forward　to　your　early　reply。

三、基于案例成功郵件實(shí)例點(diǎn)評

（一）郵件實(shí)例

1．

Dear friend，

It’s my 20th letter to you．Today I’d like to tell you something different，which I haven’t mentioned in the previous letters．

These days，I’ve studied the recent data of the business of our company，and I find that we have made quite a big progress，either in processing or packing．The advantage of our company is more and more obvious in this industry．Our excellent performance has attracted back many previous clients．

I’ve enclosed a form of our business and some important data．You can have a better view of our company．

I am quite confident in our business if you would like to give us the chance．

We hope that this time，you’ll be more interested in our business and give us a reply．

Yours sincerely，

×××

2．

Dear Jenny，

Eagerly，I want to tell you I am totally falling in love with Mozart’s music．How amazing he is！Las Bodas de Figaro．Magic Flute．All of them seem as the sound from heaven，pure，touching and miraculous．No wonder，Austria，your country，is generally acknowledged as the“Music Kingdom”，which has unbelievably but undeniably produced a great many genius．

Well，thus，I strongly recommend our latest product that has been popular around the whole United States—music box．Much different from the traditional one，our music box contains most works of Mozart，which I suppose will get high－tasted Austrians’appreciation．Moreover，when opening it，you will see Mozart’s photos from a lovely baby to a handsome man．Intriguing and Interesting，isn’t it？Ha－h(huán)a，I think so，too．

If you like it，please tell me your address．I’m very glad to send the sample to you．

Of course，I will continue to write email tomorrow to share my happiness with you．

Good night．

Yours sincerely，

×××

（二）郵件實(shí)例點(diǎn)評

以上兩封郵件寫得非常成功。第一封結(jié)構(gòu)清晰，語言簡練，內(nèi)容新穎。第一段簡潔明了。第二段介紹了生產(chǎn)和包裝的改進(jìn)，避免與前些信內(nèi)容的重復(fù)，并以“回頭客”來證明產(chǎn)品的受歡迎程度。其實(shí)，第二段的第一句話，也說明了寫信人的勤奮，并且與第三段前后呼應(yīng)。第四段表現(xiàn)了寫信人的自信，又不失謙虛——我們產(chǎn)品再好，也得你們給我們機(jī)會才行。最后一段，簡短但有新意，并且目標(biāo)明確。與那些失敗信函比較，這封信贏得客戶的概率會更大。

第二封郵件寫得更加巧妙，完全突破了一般開發(fā)信的格式，非常具有創(chuàng)新能力。首先，具體的稱呼增進(jìn)了寫信人與收信人的關(guān)系。而且第一段迫不及待與收信人分享莫扎特音樂的描述完全像是在跟一位老朋友通信，非常親切和自然。其次，該郵件成功地用莫扎特音樂將音樂盒（產(chǎn)品）和奧地利人（貿(mào)易對象）結(jié)合起來，一方面介紹了最新產(chǎn)品的特點(diǎn)，另一方面也展示了寫信人對貿(mào)易伙伴當(dāng)?shù)匚幕牧私?。最后，寫信人還用了反義疑問句，總結(jié)了產(chǎn)品的特點(diǎn)，起到畫龍點(diǎn)睛的作用。第三段，寫信人延續(xù)了整封郵件的風(fēng)格，非常自然地索要地址，以便將樣品發(fā)送對方。最后兩段非常簡短，但是目的明確，表達(dá)方式溫和，不會使對方產(chǎn)生反感，并為繼續(xù)寫信埋下伏筆。