第一章　進(jìn)出口郵件基本特點(diǎn)及寫(xiě)作策略

一、進(jìn)出口郵件及其基本種類(lèi)

進(jìn)出口貿(mào)易是國(guó)際貿(mào)易的一種主要形式。無(wú)論是進(jìn)口貿(mào)易還是出口貿(mào)易，都涉及進(jìn)口方和出口方。事實(shí)上，即使是同一筆交易，對(duì)于出口貿(mào)易，即產(chǎn)品的賣(mài)方來(lái)說(shuō)，是出口貿(mào)易；對(duì)于進(jìn)口貿(mào)易，及產(chǎn)品的買(mǎi)方來(lái)說(shuō)，是進(jìn)口貿(mào)易。進(jìn)出口雙方來(lái)自于不同的國(guó)家，存在著一定的地理差距，那么進(jìn)出口雙方是如何進(jìn)行溝通以實(shí)現(xiàn)貿(mào)易的磋商、達(dá)成和執(zhí)行的呢？從技術(shù)層面來(lái)看，今天的進(jìn)口方雙方可以采用許多種溝通方式，如面對(duì)面的交流、電話(huà)、MSN、航空信函、傳真和電子郵件。隨著通信技術(shù)的發(fā)展，或許會(huì)出現(xiàn)更多的溝通方式。

然而，當(dāng)今的進(jìn)出口貿(mào)易雙方采用最多的交流方式是電子郵件，因?yàn)殡娮余]件具有以下的特點(diǎn)：（1）方便快捷。電子郵件是一種在線(xiàn)的信函溝通方式，隨著網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和普及，進(jìn)出口雙方可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)進(jìn)行信函溝通，并且電子郵件傳遞信息的速度也非常迅速，有利于進(jìn)出口雙方及時(shí)溝通。（2）成本低廉。與面對(duì)面、電話(huà)和航空信函等溝通方式比較，電子郵件的成本非常低，成本是進(jìn)出口雙方選擇溝通方式最基本的要素，因?yàn)榈统杀揪鸵馕吨嗟睦麧?rùn)。（3）正式可靠。相對(duì)于MSN和電話(huà)溝通方式，電子郵件比較正式，可以存檔，可以為今后可能發(fā)生的貿(mào)易爭(zhēng)端提供依據(jù)。

進(jìn)出口郵件就是指進(jìn)出口雙方之間為了實(shí)現(xiàn)和維護(hù)貿(mào)易關(guān)系而書(shū)寫(xiě)的一系列電子郵件。復(fù)雜的貿(mào)易進(jìn)程可以分為三個(gè)基本階段——貿(mào)易的協(xié)商及達(dá)成、貿(mào)易的執(zhí)行和貿(mào)易關(guān)系的加強(qiáng)。每個(gè)階段又包括不同種類(lèi)的商務(wù)電子郵件。為了實(shí)現(xiàn)貿(mào)易協(xié)商，達(dá)成交易，進(jìn)出口雙方之間需要書(shū)寫(xiě)的電子郵件包括開(kāi)發(fā)信、信用查詢(xún)及回復(fù)、詢(xún)盤(pán)、報(bào)盤(pán)、接受盤(pán)、訂單郵件等。在貿(mào)易執(zhí)行階段，為了保證貿(mào)易的順利進(jìn)行，買(mǎi)賣(mài)雙方之間也需要就包裝、付款、保險(xiǎn)和運(yùn)輸?shù)仁乱诉M(jìn)行電子郵件的溝通，如包裝指示、包裝通知、催款信用證、修改信用證要求、保險(xiǎn)變更、保險(xiǎn)通知及運(yùn)輸指示和運(yùn)輸通知等。在貿(mào)易關(guān)系加強(qiáng)階段，主要有抱怨信、索賠信及其回復(fù)等。

二、電子商務(wù)模式下進(jìn)出口郵件基本特點(diǎn)

隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化的加深和電子信息技術(shù)的應(yīng)用和普及，電子商務(wù)已經(jīng)成為新經(jīng)濟(jì)時(shí)代進(jìn)出口貿(mào)易的重要方式。電子商務(wù)模式根本性地改變了進(jìn)出口貿(mào)易方式，從而也促進(jìn)了國(guó)際貿(mào)易雙方的重要交流工具——商務(wù)英語(yǔ)郵件的語(yǔ)言變化。

（一）電子商務(wù)對(duì)進(jìn)出口貿(mào)易及其郵件的影響

電子商務(wù)是一種由計(jì)算機(jī)、通信網(wǎng)絡(luò)及程序化、標(biāo)準(zhǔn)化的商務(wù)流程和一系列安全、認(rèn)證法律體系組成的集合；是一種以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)、以交易雙方為主體、以銀行電子支付和結(jié)算為手段、以客戶(hù)數(shù)據(jù)為依托的全新商務(wù)模式。電子商務(wù)模式根本地改變了國(guó)際貿(mào)易的運(yùn)作，拓展了國(guó)際貿(mào)易的空間和場(chǎng)所，縮短了國(guó)際貿(mào)易的距離和時(shí)間，簡(jiǎn)化了國(guó)際貿(mào)易的程序和過(guò)程，使國(guó)際貿(mào)易展現(xiàn)出新的特點(diǎn)，即全球化、智能化、無(wú)紙化和簡(jiǎn)易化（柳子劍，2004）。從而，作為國(guó)際貿(mào)易交流的重要工具——國(guó)際商務(wù)英語(yǔ)函電賴(lài)以存在的技術(shù)媒介也發(fā)生了質(zhì)的飛躍，由傳統(tǒng)的航空信函、電報(bào)電傳轉(zhuǎn)變?yōu)榉奖憧旖莸囊蛱鼐W(wǎng)。以上兩方面的變化也從以下幾個(gè)方面影響了國(guó)際商務(wù)英語(yǔ)函電的發(fā)展。

首先，國(guó)際商務(wù)英語(yǔ)函電使用主體的多元化。在傳統(tǒng)模式下，國(guó)際貿(mào)易的市場(chǎng)比較狹窄，商務(wù)英語(yǔ)函電的使用主要是在非英語(yǔ)國(guó)家和英語(yǔ)國(guó)家之間。但是，隨著電子商務(wù)的發(fā)展，國(guó)際貿(mào)易的市場(chǎng)在不斷擴(kuò)大，交易的主體來(lái)自世界各個(gè)角落，因而，商務(wù)英語(yǔ)函電的使用主體也在多元化，它不僅僅局限于非英語(yǔ)國(guó)家和英語(yǔ)國(guó)家的貿(mào)易交流，也成為非英語(yǔ)國(guó)家之間貿(mào)易交流的重要工具。

其次，國(guó)際商務(wù)英語(yǔ)函電的使用主體性質(zhì)的多樣化。在傳統(tǒng)的貿(mào)易模式下，由于受到市場(chǎng)、信息和人才的影響，國(guó)際貿(mào)易的運(yùn)作需要充實(shí)的資本實(shí)力，因而，國(guó)際貿(mào)易的雙方主要以大公司為主。電子商務(wù)有效地降低了國(guó)際貿(mào)易的交易磋商和執(zhí)行的相應(yīng)成本，使得眾多的中小企業(yè)也參與到了跨國(guó)貿(mào)易中來(lái)（宋兵和戈雪梅，2006），更加突顯了商務(wù)英語(yǔ)函電的交流工具性。

最后，國(guó)際商務(wù)英語(yǔ)函電使用的頻繁化。在傳統(tǒng)貿(mào)易模式下，貿(mào)易雙方的信息交流主要以航空信函和電報(bào)電傳為主，無(wú)論在時(shí)間和信息量上都受到了限制。但是，在電子商務(wù)模式下，先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使得雙方隨時(shí)隨地可以交流。而且，這種信息交流具有速度快和成本低等優(yōu)勢(shì)。因而，技術(shù)和成本的無(wú)障礙化，一方面，加速了跨國(guó)交易雙方的日常交流；另一方面，自然地帶動(dòng)了商務(wù)英語(yǔ)函電語(yǔ)體變化，以實(shí)現(xiàn)交易雙方有效溝通。

（二）進(jìn)出口郵件語(yǔ)體新特點(diǎn)

在實(shí)踐中，商務(wù)英語(yǔ)函電的使用主體多元化、主體性質(zhì)多樣化和使用的頻繁化，使得商務(wù)英語(yǔ)函電作為跨國(guó)貿(mào)易雙方交流和溝通方式的功能得到了進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)，從而突出了商務(wù)英語(yǔ)函電的實(shí)用性和工具性。因而，商務(wù)英語(yǔ)函電在詞匯、句法和語(yǔ)篇方面都發(fā)生了相應(yīng)的變化。

1．詞匯特征的變化

以電子商務(wù)技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代商務(wù)英語(yǔ)函電，更加注重詞匯的簡(jiǎn)單明了，從而極大地避免理解上的錯(cuò)誤和貿(mào)易雙方溝通的失敗。從下面的例子中，我們可以看到商務(wù)英語(yǔ)函電在詞匯方面的變化。

（1）Our quotation will be forwarded without delay．這是傳統(tǒng)貿(mào)易函電中的一個(gè)典型語(yǔ)句。在該語(yǔ)句中，quotation、forwarded及without delay都是非常正式的大詞。然而，在電子商務(wù)模式下的商務(wù)函電中，通常選用簡(jiǎn)單易懂的小詞，分別改為price、sent和soon。

（2）There is a promising market in our area for moderately priced goods of the kind mentioned．在電子商務(wù)模式下，該句中的moderately priced goods已經(jīng)被lowly priced goods所取代。

從以上例子中，我們可以發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)的貿(mào)易模式下的商務(wù)英語(yǔ)函電詞匯以書(shū)面語(yǔ)為主。因?yàn)楫?dāng)時(shí)貿(mào)易的主體主要是英語(yǔ)國(guó)家和非英語(yǔ)國(guó)家大型公司之間，又受到溝通成本和頻率的制約，所以采用文風(fēng)繁縟的書(shū)面體，讓對(duì)方對(duì)公司的信用和員工的素質(zhì)予以肯定，達(dá)到交易目的。因而，詞匯多為華麗的書(shū)面語(yǔ)。如，購(gòu)買(mǎi)是purchase，報(bào)價(jià)是quotation，而低價(jià)為reasonable price或competitive price。然而，在電子商務(wù)模式下，商務(wù)主體多樣化，溝通頻繁化，為了使交易雙方溝通更順暢，必須采用簡(jiǎn)單易懂的詞匯，如上述的三個(gè)詞語(yǔ)就分別為buy、price和low price所替代。

而且，短語(yǔ)也趨于單詞化。例如，在表達(dá)“另寄上”時(shí)，傳統(tǒng)的函電用語(yǔ)是by separate　post或under　separate　cover，而電子商務(wù)模式下，是separately；在表示“隨函附上”時(shí)，傳統(tǒng)的表達(dá)是enclosed　please　find，而在電子商務(wù)模式下，為enclsoed　is...；“立即”的表達(dá)由“with　the　least　possible　delay”轉(zhuǎn)變?yōu)椤皃romptly”。

續(xù)　表

2．句法特征變化

在傳統(tǒng)的商務(wù)函電中，句子通常較長(zhǎng)，它往往將連續(xù)的短語(yǔ)、短句結(jié)合成一個(gè)較長(zhǎng)的單句，或一個(gè)獨(dú)立的主從復(fù)合句或并列句（田蘭，2005）。而在電子商務(wù)模式之下，簡(jiǎn)單句代替了復(fù)雜的句式，使得函電英語(yǔ)中的句法趨于簡(jiǎn)潔，便于溝通和理解，有效地滿(mǎn)足了全球多元化和性質(zhì)多樣化的交易主體的需求。以下用兩篇不同商務(wù)模式下的函電報(bào)盤(pán)為例加以說(shuō)明。

（3）

Dear Sirs，

We are very pleased to receive your enquiry of 15th January and enclose our illustrated catalogue and price list giving the details you ask for．①Also by separate post we are sending you some samples and feel confident that when you have examined them you will agree that the goods are both excellent in quality and reasonable in price．②

On regular purchases in quantities of not less than 100dozen of individual items we would allow you a discount of 2%．③Payment is to be made by irrevocable L／C at sight．④

Because of their softness and durability，our all cotton bed－sheets and pillowcases are rapidly becoming popular and after studying our prices you will learn that we are finding it difficult to meet the demand．⑤But if you place your order not later than the end of this month，we would ensure prompt shipment．⑥

We invite your attention to our other products such as table－cloth and table napkins，details of which you will find in the catalogue，and look forward to receiving your first order．⑦

Yours sincerely，^[1]

×××

（4）

Dear Sir，

Thank you for inquiring about our XL／2water purifier．①The answers to your questions are as follows：②

The cost per unit（if you ordered 30units）would be HK＄2，500．③

The guarantee is for one year from the date of purchase．④

We could deliver within 10days of your order．⑤

Unfortunately we cannot give a discount，because this is a new model．⑥

Please let us know if we can be of further help．⑦

Sincerely yours，^[2]

×××

例（3）是傳統(tǒng)商務(wù)模式下的報(bào)盤(pán)，而（4）是現(xiàn)代電子商務(wù)模式下的報(bào)盤(pán)。在這兩個(gè)例子中，都共有7個(gè)語(yǔ)句；雖然商品不同，但是表達(dá)的意思幾乎一樣，都是提供買(mǎi)方關(guān)心的價(jià)格信息、折扣和其他的相關(guān)貿(mào)易條件?？墒?，傳統(tǒng)的商務(wù)函電的7個(gè)語(yǔ)句中，除了句④是一個(gè)結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單的單句以外，剩下的6個(gè)語(yǔ)句中5個(gè)是層次分明、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膹?fù)合句，還有句③是有著多個(gè)短語(yǔ)為定語(yǔ)的結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜的長(zhǎng)句。因而，傳統(tǒng)函電英語(yǔ)句法特征非常鮮明，多以句式較長(zhǎng)、結(jié)構(gòu)復(fù)雜的復(fù)合句為主；而且，即使是簡(jiǎn)單句也是結(jié)構(gòu)復(fù)雜的長(zhǎng)句。與此相反，現(xiàn)代電子商務(wù)模式下的函電中，如例（4），7個(gè)語(yǔ)句都是結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單明了的句子。雖然，嚴(yán)格意義上，其中②③④⑤⑥構(gòu)成一個(gè)復(fù)合句，但是結(jié)構(gòu)非常清晰，層次一目了然，可以視為5個(gè)簡(jiǎn)單句。由此可見(jiàn)，現(xiàn)代電子商務(wù)模式下的函電，復(fù)雜的句子簡(jiǎn)單化，句式簡(jiǎn)潔明快，清楚易懂。當(dāng)然，這并非表明現(xiàn)代電子商務(wù)模式下的進(jìn)出口郵件都由簡(jiǎn)單句構(gòu)成。使用復(fù)合句還是簡(jiǎn)單句應(yīng)該根據(jù)進(jìn)出口雙方所處的具體商務(wù)背景，所討論的相關(guān)事宜的性質(zhì)而定。但總體而言，簡(jiǎn)潔易懂的句子是當(dāng)今及今后進(jìn)出口郵件寫(xiě)作的一種趨勢(shì)。

3．語(yǔ)篇特征變化

例子（3）和（4）都是商務(wù)函電的一種重要信函——報(bào)盤(pán)，它是賣(mài)方寫(xiě)給買(mǎi)方的信，通知買(mǎi)方詢(xún)問(wèn)商品的來(lái)信已經(jīng)收到，并告知買(mǎi)方所關(guān)心的商品信息，如商品的價(jià)格、可能的交貨期、折扣以及相關(guān)的商品宣傳冊(cè)等。實(shí)際上，這也表明了賣(mài)方對(duì)這筆潛在交易的態(tài)度和達(dá)成交易的貿(mào)易條件。報(bào)盤(pán)寫(xiě)作的好壞直接決定買(mǎi)賣(mài)雙方交易達(dá)成的可能性。因而，在報(bào)盤(pán)寫(xiě)作時(shí)，既要表明賣(mài)方合作的態(tài)度，又要告訴對(duì)方所給出的貿(mào)易條件已經(jīng)非常優(yōu)惠，催其趕緊下訂單。為了達(dá)到這一目的，傳統(tǒng)商務(wù)模式下的報(bào)盤(pán)，如例（3），采用了4個(gè)段落，用一系列的長(zhǎng)句，讓人感覺(jué)賣(mài)方態(tài)度誠(chéng)懇，條件優(yōu)惠，機(jī)會(huì)難得。在該報(bào)盤(pán)中，第一段開(kāi)門(mén)見(jiàn)山地表明賣(mài)方已經(jīng)滿(mǎn)足了買(mǎi)方提出的一些要求，但同時(shí)在段尾埋下伏筆，強(qiáng)調(diào)產(chǎn)品的質(zhì)量，給對(duì)方一個(gè)降價(jià)有限的心理準(zhǔn)備。第二段筆鋒一轉(zhuǎn)，說(shuō)明降價(jià)條件。第三段則利用發(fā)貨期來(lái)誘惑對(duì)方。如果說(shuō)第二段是大棒，那么第三段就是胡蘿卜。信的結(jié)尾再一次表明態(tài)度而且推銷(xiāo)了其他產(chǎn)品。傳統(tǒng)函電的語(yǔ)篇注重謀篇布局，遣詞造句，行文迂回，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)。而在電子商務(wù)模式下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)擴(kuò)大了國(guó)際市場(chǎng)，貿(mào)易機(jī)會(huì)無(wú)處不在，貿(mào)易主體更注重對(duì)方對(duì)貿(mào)易條件的認(rèn)同與否，因而函電的語(yǔ)言使用重在避免歧異。如（4），函電的語(yǔ)篇結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)潔清晰，詞句簡(jiǎn)單明了，行文流暢明快，商務(wù)意圖一目了然。

三、進(jìn)出口郵件寫(xiě)作基本策略

所謂的策略就是根據(jù)具體情況而制訂的行動(dòng)方式和斗爭(zhēng)方針。^[3]進(jìn)出口郵件的基本寫(xiě)作策略就是遵循一些寫(xiě)作原則，并在這些原則的指導(dǎo)下，對(duì)詞語(yǔ)、句型、語(yǔ)篇結(jié)構(gòu)和敘事順序等方面進(jìn)行選擇，以最佳方式實(shí)現(xiàn)進(jìn)出口雙方之間的業(yè)務(wù)溝通。

在進(jìn)出口貿(mào)易的整個(gè)流程中，涉及許多的相關(guān)事宜，如談判、備貨、運(yùn)輸、保險(xiǎn)和貨款支付等。但是，對(duì)于進(jìn)出口雙方之間的不同種類(lèi)的郵件，存在著一些普遍適用的策略和針對(duì)性比較強(qiáng)的特殊策略。

一般策略包括清晰（clear）、簡(jiǎn)單（brief）和具體（specific）。清晰策略就是在寫(xiě)郵件時(shí)，采用“收信人友好”原則，應(yīng)該選擇清楚、準(zhǔn)確的詞語(yǔ)和句子結(jié)構(gòu)，將欲表達(dá)的意思一清二楚地表達(dá)出來(lái)，使郵件能準(zhǔn)確無(wú)誤地傳遞相關(guān)的信息；簡(jiǎn)單就是要遵循“簡(jiǎn)潔原則”，選擇詞語(yǔ)時(shí)應(yīng)該選擇簡(jiǎn)單易懂的詞語(yǔ)，在句型和語(yǔ)篇上避免重復(fù)和啰嗦，使郵件比較精煉，目的明確；具體策略就是采用具體的詞語(yǔ)而不是抽象的詞語(yǔ)，采用生動(dòng)具體的例子而不是空洞的理論，確保郵件的具體目的只有一到兩個(gè)，而不是紛繁雜亂。

根據(jù)郵件傳遞信息的特點(diǎn)，進(jìn)出口郵件也可以分為兩大類(lèi)：一類(lèi)是正面消息郵件（positive email），一類(lèi)是負(fù)面消息郵件（negative email）。正面消息郵件（廣義意義上）是指郵件包含的信息對(duì)收信人不會(huì)有不利的影響，比如開(kāi)發(fā)信、詢(xún)盤(pán)、報(bào)盤(pán)、訂單及訂單的接受和討論包裝、保險(xiǎn)、運(yùn)輸和貨款事宜的一般信函或郵件。負(fù)面消息的郵件是指郵件包含的信息會(huì)對(duì)收信人造成一定的負(fù)面影響，甚至是傷害，包括名譽(yù)和實(shí)際上的傷害，例如訂單的拒收、包裝投訴、貨損的索賠等。

正面消息郵件和負(fù)面消息郵件在寫(xiě)作上應(yīng)該采取不同的寫(xiě)作策略。一般而言，正面消息郵件應(yīng)該采取直接的寫(xiě)作策略或是倒敘的寫(xiě)作策略，也就是說(shuō)，將事情的結(jié)果先告知對(duì)方，然后慢慢給出解釋。在語(yǔ)言方面，往往傾向于簡(jiǎn)單易懂的詞語(yǔ)，句式也多為簡(jiǎn)單句，即使是復(fù)合句，句子的長(zhǎng)度也不是很長(zhǎng)，表現(xiàn)出輕松的寫(xiě)作態(tài)度。負(fù)面消息郵件應(yīng)該采取間接的或順敘的寫(xiě)作策略，也就是說(shuō)，先給出解釋?zhuān)f(shuō)明事情發(fā)生的原因，在充分鋪墊后，再提出事情的結(jié)果。在語(yǔ)言方面，詞語(yǔ)的選擇傾向于比較正式的詞語(yǔ)，句式也多為復(fù)合句，句子的長(zhǎng)度一般都比較長(zhǎng)，表現(xiàn)出較為嚴(yán)肅和鄭重的寫(xiě)作態(tài)度。

下面是兩封進(jìn)出口郵件的實(shí)例，分別代表了正面消息郵件和負(fù)面消息郵件。

（5）

Dear Sir，

The price I quoted is estimated price．Because the quantity is not that large，the export operating cost for each piece would be higher than if the quantity could be a container．You could understand that，right？Hopefully we can find a way to cut down the price a little bit when we get your sample．

We do not have office in Shenzhen．Our factory is located in Guilin，which is not far from Shenzhen．That’s the reason why we used to quote FOB Shenzhen prices．There isn’t any port in Guilin and it’s an inland city．However，the labor force is very cheap，which could save the cost of the products．

Yes，October 1is our National Day．We used to have a one－week holiday，and，this year，October 3is Mid－Autumn Festival，which is one of the most important festivals in China，so we will have one more day off this year．

Kind regards，

Terry

（6）

Hi Lucy，

How’s your weekend？

I wrote this email on the purpose of telling you that our people took your hanger apart today．Unfortunately，we found out that the body of your hanger is made of ABS，but we thought it was made of PP the first time when we saw pictures and your sample．And the price of ABS is much more expensive than PP，because the strength and flexibility of ABS is much higher than those of PP．Therefore，we have to increase the price of moulds for the hanger．

And the shoulders are made of two moulds on the purpose of anti－slipping．The time when we complete the shoulders of the hanger，we will cover a

plastic film on it．We are sure we could make exactly the same hangers as your sample．But it’s much more complicated than what we expected．And the price would change a lot．We are asking for 10cents more for each piece now，which is the price we have already tried our best to control the extra costs for the moulds．

I’m so sorry for this，and we are looking forward to hearing your opinions on this matter．

Regards，

Terry

例（5）和例（6）是同一個(gè)賣(mài)方寫(xiě)的，都是關(guān)于產(chǎn)品價(jià)格的郵件，但是這兩封郵件傳遞的信息不一樣。例（5）是在進(jìn)出口雙方進(jìn)行價(jià)格談判時(shí)，賣(mài)方報(bào)價(jià)給買(mǎi)方后，買(mǎi)方回復(fù)郵件認(rèn)為價(jià)格有點(diǎn)高，賣(mài)方回復(fù)買(mǎi)方，對(duì)“較高的價(jià)格”給出一個(gè)解釋。這是正常的商務(wù)談判和協(xié)商，傳遞的信息不會(huì)對(duì)買(mǎi)方造成負(fù)面影響，是廣義的正面消息郵件。從郵件中，我們可以看出，賣(mài)方采用了直接策略。郵件中的第一句話(huà)就直奔主題——The　price　I　quoted　is　estimated　price．（我報(bào)的價(jià)格是一個(gè)預(yù)估價(jià)格。）在介紹完主題后，賣(mài)方才就這個(gè)“過(guò)高”問(wèn)題給出了解釋?zhuān)u(mài)方認(rèn)為距離不是造成價(jià)格高的原因，而是訂購(gòu)數(shù)量的多少。郵件的抬頭比較隨意，語(yǔ)言不是非常正式，結(jié)尾部分也沒(méi)有用客套語(yǔ)，如“I look forward to your early reply”，反映了買(mǎi)賣(mài)雙方之間已經(jīng)比較熟絡(luò)的貿(mào)易關(guān)系。例（6）要傳遞的信息屬于負(fù)面的信息，給買(mǎi)方帶來(lái)的是負(fù)面影響。例（6）是賣(mài)方在已經(jīng)給買(mǎi)方報(bào)價(jià)后，發(fā)現(xiàn)報(bào)價(jià)有誤，寫(xiě)給買(mǎi)方要求提高報(bào)價(jià)的郵件?！疤岣邎?bào)價(jià)”對(duì)于買(mǎi)方來(lái)說(shuō)就是增加貿(mào)易成本，給買(mǎi)方帶來(lái)了一定的負(fù)面影響，買(mǎi)方是難以接受的。因此，在例（6）中，賣(mài)方采用了間接或順敘策略。在信的起始段，先“問(wèn)候”對(duì)方（How is your weekend？），給后面的負(fù)面消息進(jìn)行鋪墊；然后，賣(mài)方另起一段，開(kāi)始敘述事情的經(jīng)過(guò)，從收到樣品到拆開(kāi)樣品，再到不同產(chǎn)品的材料和產(chǎn)品的復(fù)雜工藝，最后才慢慢地提出要求——提高報(bào)價(jià)；最后，在信的結(jié)尾，還將客套語(yǔ)表達(dá)得非常正式——we are looking forward to hearing your opinions on this matter。

例（5）和例（6）不僅在寫(xiě)作策略上不同，在語(yǔ)言特點(diǎn)上也有所不同。例（5）傾向于采用短句，用詞比較簡(jiǎn)單，口語(yǔ)化；例（6）中，賣(mài)方使用了比較多的長(zhǎng)句，而且在詞匯選擇上，也比較正式，以反映認(rèn)真的態(tài)度。

具體郵件的寫(xiě)作策略還要依據(jù)具體的商務(wù)背景而定。在本書(shū)后面的各個(gè)單元里，每個(gè)單元都給出了具體的商務(wù)案例，對(duì)案例的難點(diǎn)進(jìn)行了分析，在此基礎(chǔ)上，提出郵件可以采取的具體策略。此外，每個(gè)單元還對(duì)郵件寫(xiě)作實(shí)例中的句子、段落和郵件中出現(xiàn)的錯(cuò)誤，包括語(yǔ)法、用詞、段落、篇章結(jié)構(gòu)和寫(xiě)作策略，進(jìn)行了具體的點(diǎn)評(píng)，以明確相應(yīng)的進(jìn)出口郵件的寫(xiě)作策略、寫(xiě)作方式和語(yǔ)言使用。

【注釋】

[1]甘鴻：外經(jīng)貿(mào)英語(yǔ)函電，上?？茖W(xué)技術(shù)文獻(xiàn)出版社，1996：44．

[2]張亦輝：點(diǎn)石成金——英語(yǔ)商函寫(xiě)作實(shí)務(wù)，外語(yǔ)教學(xué)與研究出版社，2003：41．

[3]劉家豐：現(xiàn)代漢語(yǔ)辭海，新華出版社，2002：72．