任務(wù)二　學(xué)會編寫崗位說明書

一、訓(xùn)練目標

（1）明確崗位說明書的重要性。

（2）學(xué)會編寫崗位說明書。

二、任務(wù)內(nèi)容

一家IT企業(yè)成立于2002年，目前有19個部門，600多名員工，其員工的年齡比較年輕，知識層次比較高，各個部門的經(jīng)理主要是通過外部招聘，或是內(nèi)部重組時的人員調(diào)配而來，管理經(jīng)驗豐富。但由于企業(yè)目前正處于發(fā)展期，在秘書人力資源管理方面暴露出以下問題。

1.人手緊張

辦公室業(yè)務(wù)的不斷擴張，使人員非常緊張，不但部門所承擔(dān)的職責(zé)很多，辦公室主任很忙，而且下屬秘書也存在一人兼多職的現(xiàn)象。

2.部門之間職責(zé)重疊

由于是一個新企業(yè)，其組織結(jié)構(gòu)還不穩(wěn)定，還會隨著業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展而有新的調(diào)整。結(jié)果，秘書之間職責(zé)劃分不清，有重疊，出了事情就互相推諉。

針對上述缺憾，秘書高葉應(yīng)如何發(fā)揮參謀職能，給領(lǐng)導(dǎo)提供切實可行的建議，明確秘書的職責(zé)。

三、任務(wù)要求

學(xué)會編寫崗位說明書。

四、訓(xùn)練提示

（1）以小組為單位進行，要求在實訓(xùn)室里完成。

（2）在這項訓(xùn)練中，秘書需要利用課余時間走訪相關(guān)企業(yè)或訪談往屆畢業(yè)生，獲得企事業(yè)單位秘書崗位實際經(jīng)驗。

五、訓(xùn)練內(nèi)容及成果

1.工作任務(wù)

編寫秘書崗位說明書。

2.工作過程概述

秘書接到任務(wù)后，首先進行個別訪談，發(fā)現(xiàn)問題的癥結(jié)所在。人手的不足，正是因為崗位的職責(zé)不清，工作的指派有很大的隨意性，完全是從個人的能力出發(fā)，能者多勞，結(jié)果，忙的忙死，閑的閑死，自然，秘書的滿意度下降。通過編制崗位說明書，明確了辦公室秘書的職責(zé)權(quán)限，所需資格條件、工作性質(zhì)和范圍、崗位目標。從間接效果上看，強化了秘書的職責(zé)意識。職業(yè)化和專業(yè)化是人力資源改革的方向，但是如果沒有清晰、規(guī)范的崗位說明書，秘書對于職責(zé)的履行只是從自身情況出發(fā)而不是從企業(yè)的角度來要求自己，有較大的隨意性。而工作分析后所形成的崗位說明書，對秘書工作的性質(zhì)、特征，以及擔(dān)任此類工作應(yīng)具備的資格條件，都能做出詳盡的說明和規(guī)定。這就使秘書明確了工作標準，在履行職責(zé)時，避免了盲目性，保證了“因事?lián)袢恕⑷稳宋ㄙt、專業(yè)對口”，結(jié)果自然有助于增強職責(zé)意識。

3.訓(xùn)練成果

崗位說明書見表1－9。

表1－9　秘書崗位說明書

續(xù)表

六、綜合訓(xùn)練題

（1）假如你順利通過面試，即將成為天地集團公司的一名新員工，集團公司領(lǐng)導(dǎo)要求通過競聘演講會的形式對擬聘用的秘書類職位人員進行一次更全面的了解，以便確定總經(jīng)理秘書人選，請根據(jù)自己的實際情況擬寫競聘演講稿，做好競聘該職位的相關(guān)準備。

（2）經(jīng)過初試、筆試等幾輪考察，有8名來自不同高校的中文、秘書、行政管理專業(yè)應(yīng)屆畢業(yè)生較符合聘用條件，為進一步考察擬聘人員的職業(yè)發(fā)展?jié)撃?，人力資源部決定組織一次面試座談，作為最終確定聘用的主要依據(jù)之一。其具體程序是：先作三分鐘自我介紹；再座談交流，主要討論的話題包括談?wù)勀銓γ貢殬I(yè)的看法，你從事秘書工作有何有利條件，你覺得秘書在企業(yè)中的角色定位應(yīng)是怎樣的，談?wù)勚形?、秘書、行政管理三個專業(yè)的聯(lián)系與區(qū)別等。試分組模擬舉行此次座談會，分別扮演座談會主持人和應(yīng)聘者。

（3）以班級為單位，根據(jù)每位同學(xué)性格、專長等的不同，模擬進行人員崗位分配，編制一段公司日常運作的情景劇。

（4）分組表演面試場景。

每組七人，分別扮演求職者一（應(yīng)聘前臺接待秘書）、求職者二（應(yīng)聘行政文員）、求職者三（應(yīng)聘綜合秘書）、求職者四（應(yīng)聘總經(jīng)理秘書），以及考官一（考察職業(yè)著裝、禮儀和言談舉止）、考官二（考察溝通與表達能力）、考官三（考察專業(yè)知識與綜合素養(yǎng)）。事先準備針對該類職位的面試評分表（見表1－10）。

表1－10　面試評分表

續(xù)表