一、檔案庫房管理

(一)檔案庫房管理基本要求

檔案庫房建筑是檔案保管最基本的物質(zhì)條件，是檔案保管中長期起作用的因素，其質(zhì)量直接影響檔案保管中各項(xiàng)設(shè)備的采用與效果。為此，國家檔案局制訂了《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》，作為檔案管理機(jī)構(gòu)建設(shè)檔案庫房的標(biāo)準(zhǔn)。如果確實(shí)因?yàn)橘Y金等方面的限制無法達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，在檔案庫房的使用過程中也要達(dá)到以下幾個(gè)方面的要求。

(1)專用，即庫房要獨(dú)立，不能和辦公室合用，也不能存放其他物品。

(2)堅(jiān)固，即庫房應(yīng)該是正規(guī)的建筑物，確保其安全性。

(3)要遠(yuǎn)離水源、火源、污染源等。

【案例閱讀】

公司檔案丟失

某公司檔案管理制度不健全，檔案工作人員安全意識薄弱，檔案管理員經(jīng)常隨手將檔案鑰匙放在桌子上去辦其他事情。一天，公司員工小張以借閱檔案為名來到檔案室，趁檔案管理員小李幫他查找檔案之機(jī)，用實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)備好的膠泥復(fù)制了檔案室鑰匙，隨后竊取了該公司的一些機(jī)密檔案，賣給了其他公司，給本公司帶來了巨大的經(jīng)濟(jì)損失。

互動問題:檔案室的鑰匙該如何存放?

(二)庫房溫濕度的控制

檔案庫房內(nèi)的溫濕度是直接影響檔案自然壽命的環(huán)境因素，環(huán)境因素的影響對檔案“壽命”的長短起著決定性的作用。

1.溫濕度的要求

一般認(rèn)為低溫對檔案保護(hù)有利，各個(gè)國家的對比要求不完全一致。不少國家檔案部門把溫度控制在20℃左右，上限不超過25℃，下限到15℃左右，不低于8℃。研究表明檔案保管最適宜的庫房溫度在14℃～20℃。對于照片、影片、錄音、錄像等膠片、膠帶檔案的保護(hù)，則要求低溫，一般在10℃以下。溫度忽高忽低不僅使檔案制成材料頻繁脹縮，而且空氣中水汽極易在檔案上凝結(jié)，增加其含水量。在150℃高溫下，檔案會迅速遭到損壞。

不少國家的檔案部門把相對濕度規(guī)定在50%左右，上限不超過65%，下限不低于40%。研究發(fā)現(xiàn)最適宜檔案保存的濕度在50%～60%之間。

2.溫濕度的控制要求

針對不同的庫房條件，控制和調(diào)節(jié)溫濕度的方法主要有兩種。

(1)庫房密閉

對檔案庫房進(jìn)行嚴(yán)格密閉，能夠較好地隔絕庫房內(nèi)外溫濕度的相互交流，加之在庫房內(nèi)安裝空調(diào)或恒溫、恒濕設(shè)備，可以將庫房的溫濕度人為地控制在適宜的指標(biāo)范圍內(nèi)。但是，這種方法所需費(fèi)用較高，并非所有的檔案室(館)都有能力做到。

(2)機(jī)械或自然的調(diào)控

有些難以做到密閉庫房又無力承擔(dān)配置空調(diào)或恒溫、恒濕設(shè)備的檔案室(館)，可以采取如下一些機(jī)械的或自然的措施對庫房的溫濕度進(jìn)行人工調(diào)節(jié):一是在檔案庫房的門窗加密封條，可減少庫房內(nèi)外溫濕度的相互交流，并有防塵作用。二是使用增溫、增濕或降溫、降濕等機(jī)械設(shè)備驚醒調(diào)控(見圖8-5)，改變不適宜的溫濕度。這種方法需要將庫房門窗關(guān)閉方能奏效。三是采用簡便的人工方法調(diào)節(jié)庫房的溫濕度。比如放置水盆、掛置濕紗布等來增濕;放置木炭、生石灰等來降濕。

圖8-5 溫濕度控制儀

【提醒您】

檔案庫房是保存檔案的重要基地，是檔案保管的基本的物質(zhì)條件。檔案庫房的建設(shè)應(yīng)遵循“適用、經(jīng)濟(jì)、美觀”的原則，設(shè)計(jì)符合安全、衛(wèi)生等要求，滿足實(shí)際功能的需要。在無法達(dá)到要求的情況下，檔案庫房建設(shè)應(yīng)盡量做到:面積夠用，功能專用，結(jié)構(gòu)堅(jiān)固，遠(yuǎn)離火源、水源、污染源等，門窗封閉性能必須良好。

二、人員的進(jìn)出庫制度

檔案庫房是保存檔案的重要場所，因此，必須對進(jìn)出庫房的人員及其進(jìn)出的方式、時(shí)間、要求等進(jìn)行必要的限制，并做出專門的規(guī)定。

一般情況下，檔案庫房只允許檔案工作人員進(jìn)入，非檔案工作人員原則上不允許進(jìn)入檔案庫房。如果工作確實(shí)需要非檔案工作人員進(jìn)入庫房，如維修庫房或設(shè)備等，則必須有檔案工作人員始終陪同。

【知識拓展】

××單位檔案庫房管理制度

一、加強(qiáng)庫房安全管理，非本室人員未經(jīng)允許不準(zhǔn)進(jìn)入庫房。

二、庫房內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆危險(xiǎn)品，不準(zhǔn)在庫房內(nèi)吸煙、隨意堆放雜物，庫房內(nèi)無人時(shí)要切斷電源。

三、對庫房內(nèi)的安全設(shè)備、溫濕度情況、檔案完好程度，要定期進(jìn)行檢查，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題要采取有效措施并及時(shí)解決。

四、要采取相應(yīng)措施，保證庫房內(nèi)達(dá)到三無(無鼠、無蟲、無塵)五防(防盜、防水、防火、防潮、防高溫)，保證檔案安全，延長檔案的壽命。

五、檔案庫房的門、窗要緊固，庫內(nèi)無人時(shí)要關(guān)好門窗并上鎖，每天上下班要對庫房進(jìn)行一次認(rèn)真的安全檢查，發(fā)現(xiàn)可疑跡象要及時(shí)報(bào)告并做好相應(yīng)處理。

資料來源:http://www.bhu.edu.cn/newsgl/page/dzb/das/dangankufangguanl-izhidu.html。

三、庫房“八防”措施

檔案保管中的“八防”通常是指防水、防火、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵和防盜，它們是庫房管理工作中保證檔案實(shí)體安全的重要內(nèi)容。

1.防火。建立檔案庫房防火制度，檔案庫房附近嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品，庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，并備有滅火器，經(jīng)常進(jìn)行檢查更換。

2.防潮。庫房內(nèi)備有溫濕度計(jì)，經(jīng)常檢查記錄，并根據(jù)室內(nèi)溫濕度不同情況，適當(dāng)開窗通風(fēng)、拋面噴灑水，放置干燥劑等辦法調(diào)劑，使庫房內(nèi)的溫濕度計(jì)記錄符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。

3.防塵。搞好室內(nèi)外環(huán)境衛(wèi)生，經(jīng)常保持清潔，檔案庫房配備有關(guān)防塵、沙設(shè)備，如窗簾、吸塵器等，對案卷及所有庫內(nèi)設(shè)備墻壁、地面定期、不定期地進(jìn)行吸塵，使檔案庫房符合衛(wèi)生規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。

4.防鼠。首先著眼于堵塞鼠害漏洞，經(jīng)常查看是否有鼠跡，定期放置滅鼠藥。

5.防盜。庫房門窗用鐵皮和鋼筋焊接加固，門安裝三保險(xiǎn)鎖和報(bào)警器，節(jié)假日加封條。

6.防光。庫房的窗戶裝掛遮光窗簾，使檔案柜不直接被陽光照射。

7.防蟲。除搞好庫房內(nèi)外衛(wèi)生、控制調(diào)節(jié)好溫度外，首先檔案入庫前要進(jìn)行檢查和殺蟲處理，檔案庫內(nèi)放置防蟲劑，經(jīng)常查看是否失效，另外嚴(yán)禁存放滋生蟲害的物品(如食物等)。

8.防水。雨季來臨前注意查看房頂，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理;要在取暖期注意暖氣管破裂、噴水，經(jīng)常檢查，發(fā)現(xiàn)跡象及時(shí)采取措施，把問題消滅在萌芽狀態(tài)，確保案卷質(zhì)量，以免損壞。

【范例閱讀】

“八千麻袋”事件

1921年前后，北洋政府財(cái)政艱窘，政府各部門自籌款維持。已有幾年支不出薪水的教育部就把所存的清代大內(nèi)檔案作為廢紙，以銀洋4 000元拍賣給了西單同懋增紙店，用這些錢來維持教育部運(yùn)營。這些檔案重約15萬斤，裝滿8 000麻袋。

紙店搜揀了一部分檔案出售，大部分漬水后用蘆席捆扎，準(zhǔn)備運(yùn)到唐山、定興去作“還魂紙”。

清朝遺老羅振玉得知這一消息后，以12 000大洋購回這些檔案，并對其中部分檔案進(jìn)行整理，但已損失兩萬斤約數(shù)十萬件。1924年，因財(cái)力不支，羅氏將檔案以16 000大洋轉(zhuǎn)賣給前清駐日公使李盛鐸，1929年李盛鐸又將這部分檔案以18 000大洋轉(zhuǎn)賣給“中央研究院”歷史語言研究所，始得歸公。

這就是檔案史上有名的“八千麻袋”事件。

資料來源:http://baike.soso.com/h264463.htm?sp=l264464。

互動問題:指出“八千麻袋”事件暴露出檔案保管存在的問題。

四、檔案保護(hù)及修復(fù)技術(shù)

1.檔案保管技術(shù)

為了更好地保管檔案，延長檔案的壽命，需要對檔案進(jìn)行經(jīng)常性的防護(hù)措施，如控制、調(diào)節(jié)庫房溫濕度、防光、防污染物的危害等。

在通風(fēng)和密閉都不可能減濕的情況下，采取物理或化學(xué)方法吸收庫內(nèi)空氣中的水分，使相對濕度下降。物理吸濕通常用制冷去濕機(jī)，化學(xué)吸濕用石灰、氯化鈣以及硅膠等。為了防光最好設(shè)計(jì)無窗庫房，庫房玻璃應(yīng)有過濾或減弱紫外線的功能。

2.檔案修復(fù)技術(shù)

檔案修復(fù)技術(shù)包括去污、去酸、加固檔案字跡的顯示與恢復(fù)、檔案修裱等內(nèi)容。

(1)去污

檔案在保存和利用過程中，常黏染各種污漬，如水印、泥斑、油斑、蠟斑、霉斑、墨水斑等。去污方法有機(jī)械法、溶劑洗滌法、漂白粉去污法、高錳酸鉀去污法等，去污要根據(jù)污漬的種類、紙張和字跡的性質(zhì)，采取不同的處理方法。

(2)去酸

去酸可以延長檔案紙張的壽命。去酸的方法主要有含水溶液去酸、有機(jī)溶液去酸、氣相去酸3類。

(3)加固

加固是指用高分子材料黏合或附加在檔案文件上使紙張強(qiáng)度增加，字跡得到保護(hù)的方法。檔案在加固之前，必要時(shí)需進(jìn)行除污、去酸處理。

(4)字跡顯示與恢復(fù)

對于那些褪變字跡和被遮蓋的字跡要進(jìn)行顯示與恢復(fù)，方法主要有以下兩種。

①化學(xué)顯示法，對含鐵字跡用硫化銨法、亞鐵氰化鉀法等。

②物理顯示法，主要有縮微攝影、濾色鏡攝影、斜光攝影、紫外線或紅外線攝影以及計(jì)算機(jī)圖像處理等。字跡顯示與恢復(fù)是檔案保護(hù)中存在的難題，有待繼續(xù)研究開發(fā)。

五、水浸紙質(zhì)檔案的應(yīng)急搶救

受災(zāi)后的檔案需要得到迅速而正確的搶救，搶救方法應(yīng)根據(jù)當(dāng)時(shí)具備的物資、設(shè)備等條件，合理選用適當(dāng)?shù)膿尵确椒?，以防止檔案繼續(xù)受損。

首先，單位應(yīng)該編制檔案應(yīng)急搶救措施，針對可能發(fā)生的災(zāi)害如水災(zāi)、火災(zāi)、塌方、盜竊等設(shè)計(jì)防范和搶救措施，其中應(yīng)對檔案進(jìn)行搶救分級，以便在非常緊急的情況下保證單位永久保存檔案的完整性。

其次，單位應(yīng)該落實(shí)檔案應(yīng)急搶救預(yù)案的要求，在組織、人員、設(shè)備、環(huán)境等方面提供切實(shí)的保障;同時(shí)，還要通過模擬演習(xí)使相關(guān)人員學(xué)會緊急情況發(fā)生時(shí)的應(yīng)對方法，保證預(yù)案的可行性和有效性。

【知識拓展】

水浸紙質(zhì)檔案的應(yīng)急搶救

水浸紙質(zhì)檔案如不及時(shí)搶救，會使紙張機(jī)械強(qiáng)度下降，并易滋生霉菌。在霉菌代謝物作用下，紙張酸度增加，甚至粘連成檔案“磚”。搶救方法如下:

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和組織工作，組成專門小組，制定搶救方案，有條不紊地進(jìn)行檔案的搶救工作。

2.準(zhǔn)備好放置水浸檔案的場所，將水浸檔案盡快轉(zhuǎn)移到安全地帶，迅速改善受損檔案的存放環(huán)境和條件。

3.有條件的情況下安裝和開啟大功率抽水泵，及時(shí)清除庫房內(nèi)積水。

4.配備大功率去濕機(jī)，利于排除水汽，為水浸檔案創(chuàng)造良好的減濕干燥環(huán)境。

5.如無條件和無設(shè)備，需準(zhǔn)備木質(zhì)架子，架子最好為多層，以便增加擺放檔案的空間;準(zhǔn)備塑料筐(袋)等材料，將水浸檔案放置在有支撐作用的筐內(nèi)。

6.準(zhǔn)備塑料盆、軟毛刷、小毛筆等，用于水浸檔案的去污、去泥沙處理。

7.準(zhǔn)備吸水材料(如宣紙、濾紙、毛氈、海綿、吸潮板等)，用于去除水浸檔案的明水。

8.準(zhǔn)備小型吸塵器、吸耳球，用以吸除塵土。

9.準(zhǔn)備其他物資，如電風(fēng)扇、小型吹風(fēng)機(jī)、塑料薄膜(無毒)、便攜式照明燈、防水布、標(biāo)簽筆、安全帽、口罩、膠皮鞋等。

資料來源:http://www.hada.gov.cn/w_News Show.asp?ID=340:25577。

【小技巧】

檔案保管

檔案保管是對入庫的檔案進(jìn)行日常性的維護(hù)、保護(hù)等工作，因此貴在堅(jiān)持，每天都必須對檔案庫房進(jìn)行“八防”工作的檢查，方可杜絕對檔案的損壞。