項(xiàng)目范圍的定義就是把項(xiàng)目的主要可交付成果劃分為較小的、更易管理的單元。

項(xiàng)目范圍的定義要以其組成的所有產(chǎn)品的范圍定義為基礎(chǔ)，這也是一個由一般到具體、層層深入的過程。即使一個項(xiàng)目可能是由一個單一產(chǎn)品組成的，但產(chǎn)品本身又包含一系列要素，有其各自的組成部分，每個組成部分又有其各自獨(dú)立的范圍。例如，一個新的電話系統(tǒng)可能包含4個組成部分——硬件、軟件、培訓(xùn)及安裝施工。其中，硬件和軟件是具體產(chǎn)品，而培訓(xùn)和安裝施工則是服務(wù)，具體產(chǎn)品和服務(wù)形成了新的電話系統(tǒng)這一產(chǎn)品的整體。如果項(xiàng)目是為顧客開發(fā)一個新的電話系統(tǒng)，要定義這個項(xiàng)目的范圍，首先要確定這個新的電話系統(tǒng)應(yīng)具備哪些功能，定義產(chǎn)品規(guī)范；然后具體定義系統(tǒng)的各組成部分的功能和服務(wù)要求；最后明確需要做些什么才能實(shí)現(xiàn)這些功能和特征。

一、項(xiàng)目范圍的定義內(nèi)容

項(xiàng)目范圍的定義主要從項(xiàng)目需求的識別和項(xiàng)目需求的表達(dá)兩個方面來闡述。

1.項(xiàng)目需求的識別

沒有一個項(xiàng)目范圍有明確定義，項(xiàng)目就像一艘無舵的航船，風(fēng)吹向哪里，它就漂向哪里，但不一定是它應(yīng)該去的方向。項(xiàng)目范圍的定義來源于項(xiàng)目的需求，如果不能全面、正確地理解一個需求和其內(nèi)在含義，或者不能正確地闡述、表達(dá)它，則項(xiàng)目管理必將迷失方向，就像那艘無舵的航船。因此，把項(xiàng)目需求從開始的不確定，到逐步進(jìn)化出一個清晰的框架，直至最終獲得正確的理解，是項(xiàng)目管理中一個至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。

項(xiàng)目是用以滿足客戶需求的，但認(rèn)識需求是一件非常困難的事情。因此，對需求的認(rèn)識需要充分了解客戶及其政治、經(jīng)濟(jì)、社會背景，與之建立坦誠的合作關(guān)系，全面交流、透徹分析其凌亂的需求建議或觀點(diǎn)，進(jìn)行詳盡的研究，不斷深化對需求認(rèn)識的理解，才能歸納、整理出清晰的需求說明。改善需求定義的有效措施，一要全面理解項(xiàng)目的處境和項(xiàng)目的現(xiàn)行系統(tǒng)，只有對現(xiàn)實(shí)準(zhǔn)確認(rèn)識，才能更好地解決未來的問題；二要識別多元客戶，以適當(dāng)順序排列他們的需求；三要組織一個由項(xiàng)目不同利益方代表組成的需求定義任務(wù)小組，使項(xiàng)目干系人各方需求能充分協(xié)調(diào)，更好地定義項(xiàng)目需求；四要教育客戶，讓客戶理解項(xiàng)目涉及的技術(shù)功能、問題、明確客戶在定義需求時的責(zé)任，以配合需求定義。

2.項(xiàng)目需求的表達(dá)

認(rèn)識到需求之后，必須把它清楚地表達(dá)出來，在全面、不含糊地表達(dá)需求之后，就可以用肯定的詞語規(guī)定怎樣做能滿足項(xiàng)目的需求。通常，我們可以按以下五個步驟來表達(dá)項(xiàng)目需求：

(1)讓提出需求的人把他們的感覺盡可能清楚地表達(dá)出來；

(2)針對需求的真實(shí)性、可行性、重要性和影響向客戶提出問題，以從不同的角度理解需求；

(3)從技術(shù)和方法的角度對項(xiàng)目作一些必要的研究，更好地處理需求；

(4)根據(jù)以上三步得出的結(jié)論，盡可能清楚地描述項(xiàng)目需求；

(5)客戶盡最大努力確認(rèn)項(xiàng)目管理人員的需求認(rèn)識是否反映了項(xiàng)目真實(shí)需求，根據(jù)客戶意見作適當(dāng)修改。

需求自身具有的模糊性和動態(tài)變化性，是導(dǎo)致需求認(rèn)識困難的原因之一。需求產(chǎn)生時可能只是一閃念，它代表某種新鮮事物、某種不同的想法，具有非常強(qiáng)的不確定性?？蛻粼陉愂鲎约旱男枨髸r往往只能提供一些含混的信息：“我說不清楚我需求的是什么，但我見到東西時就會知道?！边@說明，客戶對自己的需求只是一種感覺，而且這種說不清的感覺還會隨著環(huán)境的變化而變化。認(rèn)識需求就像射擊一個移動目標(biāo)，但這并不能說客戶的需求不實(shí)在，它是客觀存在的，只是比較粗略，需求會因周圍環(huán)境的變化而變化。

項(xiàng)目人員需求認(rèn)識能力的缺陷，是導(dǎo)致需求認(rèn)識困難的原因之二。項(xiàng)目是用以滿足客戶需求的，但項(xiàng)目不可能滿足所有項(xiàng)目干系人的需求。根據(jù)項(xiàng)目特征而選擇需求來源和需求討論對象是極其重要的，比如工程移民項(xiàng)目的需求、認(rèn)識，工程業(yè)主和搬遷工程環(huán)境中居民的需求和這些居民“遷得走、留得住、能發(fā)展”的需求對項(xiàng)目具有同等的重要意義。如果認(rèn)識需求選擇的需求討論對象不對，必將導(dǎo)致需求認(rèn)識方向的錯誤。其中，項(xiàng)目人員在需求認(rèn)識中往往容易陷入“誤解需求”、“鍍金需求”、“自我定義需求”等誤區(qū)。

一方面，客戶具有模糊、粗略的需求并不斷變化，永不滿足的陳述讓沒有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目管理人員產(chǎn)生不滿情緒，并導(dǎo)致誤解，而且如果只是根據(jù)客戶的陳述來做項(xiàng)目計(jì)劃，也很難為客戶交付一個真正滿足其需求的產(chǎn)品。另一方面，項(xiàng)目管理人員植根于自己職業(yè)和技術(shù)能力的自負(fù)，使其往往狹隘地根據(jù)自己的經(jīng)歷、價值觀和專業(yè)知識過濾“客戶的需求陳述”，對其妄下定義，不屑于以簡單、直接的方案滿足客戶的需求，不追求復(fù)雜的、高技術(shù)難度的“最優(yōu)方案”，提供給客戶“我認(rèn)為他們需要的東西，即使他們不同意我的判斷”，導(dǎo)致客戶拒絕接受項(xiàng)目最終交付的產(chǎn)品。問題的癥結(jié)很簡單，因?yàn)轫?xiàng)目人員認(rèn)識的需求不是客戶所需要的。造成項(xiàng)目成本增加，工期延長，并最終導(dǎo)致項(xiàng)目失敗。

二、項(xiàng)目范圍定義的依據(jù)

項(xiàng)目范圍定義要進(jìn)一步以項(xiàng)目許可證、項(xiàng)目組織過程資產(chǎn)、項(xiàng)目制約因素及假設(shè)前提為依據(jù)，同時充分運(yùn)用在項(xiàng)目范圍規(guī)劃中所形成的項(xiàng)目范圍說明書和項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃。除此之外，還應(yīng)依據(jù)以下幾個方面的內(nèi)容。

(1)其他計(jì)劃成果。其他知識領(lǐng)域的成果也可以作為確定范圍定義所應(yīng)考慮的因素。

(2)歷史資料。其他項(xiàng)目的相關(guān)歷史資料，特別是經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，也應(yīng)在確定項(xiàng)目范圍時予以考慮。

(3)批準(zhǔn)的變更請求。批準(zhǔn)的變更請求是為了擴(kuò)大或縮小項(xiàng)目范圍并形成文件的變更。

三、范圍定義的工具和技術(shù)

1.工作分解結(jié)構(gòu)樣板

工作分解結(jié)構(gòu)是由項(xiàng)目各部分構(gòu)成的、面向成果的樹形結(jié)構(gòu)。該結(jié)構(gòu)定義并組成了項(xiàng)目的全部范圍，一個組織過去所實(shí)施的項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)常常可以作為新項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)的樣板。雖然每個項(xiàng)目都是獨(dú)一無二的，但仍有許多項(xiàng)目彼此之間存在著某種程度的相似之處。許多應(yīng)用領(lǐng)域都有標(biāo)準(zhǔn)的或半標(biāo)準(zhǔn)的工作分解結(jié)構(gòu)作為樣板。

2.分解

分解就是把項(xiàng)目及其主要可交付成果分成較小的、更易管理的組成部分，直到可交付成果定義得足夠詳細(xì)，足以支持項(xiàng)目將來的活動，如計(jì)劃、實(shí)施、控制等。分解的步驟如下。

(1)識別項(xiàng)目的主要組成部分。通常情況下，項(xiàng)目的主要組成部分即為項(xiàng)目的主要可交付成果，然而，項(xiàng)目的主要組成部分也可以根據(jù)項(xiàng)目的管理方式來定義。例如，項(xiàng)目壽命周期的不同階段可以作為第一層次的分解，而項(xiàng)目的可交付成果可以作為第二層次的分解。

(2)確定每一組成部分是否分解得足夠詳細(xì)，以便對其進(jìn)行費(fèi)用和時間的估算。如果每一組成部分已經(jīng)足夠詳細(xì)，則可以進(jìn)行第四步，否則進(jìn)行第三步。這就說明，不同的組成部分可以有不同的分解水平。

(3)確定可交付成果的構(gòu)成要素。構(gòu)成要素應(yīng)該是可以用有形的、可核查的結(jié)果來描述的，以便據(jù)此對項(xiàng)目績效進(jìn)行評價；有形的、可核查的結(jié)果既可以包括產(chǎn)品，也可以包括服務(wù)。例如，對某個制造項(xiàng)目，其構(gòu)成要素可能包括幾個單獨(dú)的配件外加最后的裝配。

(4)核對分解是否正確。核對分解是否正確可以通過對以下幾個問題的回答來確定：低層次的要素對于分解要素的完成是否充分必要？每個組成要素是否都被清楚、完全地定義？對每一構(gòu)成要素都已做了預(yù)算及時間安排?是否每一構(gòu)成要素都已經(jīng)落實(shí)了相應(yīng)的責(zé)任部門或人員？如果不是，就需要進(jìn)行修改，以保證管理控制。

四、范圍定義的結(jié)果

項(xiàng)目范圍定義主要形成以下成果。

1.范圍基準(zhǔn)

范圍基準(zhǔn)主要指批準(zhǔn)的詳細(xì)項(xiàng)目范圍說明書、工作分解結(jié)構(gòu)和對應(yīng)的工作分解結(jié)構(gòu)詞匯表。

(1)項(xiàng)目范圍說明書。本階段形成的項(xiàng)目范圍說明書是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)控制整個項(xiàng)目范圍效果好壞的重要文件，它詳細(xì)地說明了項(xiàng)目的可交付成果和為提交這些可交付成果而必須開展的工作；說明了項(xiàng)目的主要目標(biāo)，是所有項(xiàng)目利害關(guān)系者對項(xiàng)目范圍的共同理解；使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)能夠?qū)嵤└敿?xì)的規(guī)劃，在執(zhí)行過程中指導(dǎo)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的工作，并構(gòu)成評價變更請求。

(2)形成工作分解結(jié)構(gòu)。工作分解結(jié)構(gòu)確定了項(xiàng)目的整個范圍，也就是說，工作分解結(jié)構(gòu)以外的工作不在項(xiàng)目范圍之內(nèi)。在項(xiàng)目范圍說明的基礎(chǔ)上，工作分解結(jié)構(gòu)有助于加深對項(xiàng)目范圍的理解。

(3)工作分解結(jié)構(gòu)詞匯表。它是在制作工作分解結(jié)構(gòu)過程中生成的并與工作分解結(jié)構(gòu)配合使用的文件。

2.請求的變更

對項(xiàng)目管理計(jì)劃及其分計(jì)劃請求的變更可以在范圍定義過程中提出，請求的變更通過整體變更控制過程提交并接受審查、處置。

3.項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃更新

項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃是項(xiàng)目管理計(jì)劃的組成部分，可能需要更新，以便將項(xiàng)目范圍定義過程產(chǎn)生并批準(zhǔn)的變更請求納入其中。