第四節(jié)　文本和處理

一、文本

公文文本又稱為公文稿本或者公文文稿。在公文寫作過程中，有多種文字稿本產(chǎn)生，例如，草稿、草案、定稿、正本、副本、存本、暫行本、試行本等等。它們在內容儲量、外觀形式，特別是在效用方面有很大的不同。公文文本就是公文的各種文字稿本的統(tǒng)稱。了解公文的各種文字稿本，有利于公文作者辨析公文的各種文字稿本的寫作特點和要求，針對性地進行寫作，充分發(fā)揮公文的功能和價值。

（一）草稿

公文的草稿是作者寫作的未成熟的公文的原始稿件，是人們修改、討論公文的基礎。各種公文的草稿由于內容的重要程度不同，作者寫作草稿的次數(shù)也不同。一般常規(guī)性往來的公文，由于內容相對比較簡單，大多數(shù)只寫一次草稿即可。而那些帶有全局性的非常重要的公文，常常需要人們在一定的范圍之內反復修改與討論，才能夠最后定稿。所以，公文的草稿按照修改與討論的先后次序，可以分為：一稿，二稿，三稿，四稿等等；按照內容的性質，可以分為：修改稿，討論稿，征求意見稿等等。

（二）草案

公文的草案是已經(jīng)撰寫成并且已經(jīng)提交有關領導等待批準、通過、公布的或者業(yè)經(jīng)公布試行的各種公文。公文的草案在不同情況下具有不同的性質。其主要體現(xiàn)在兩個方面：一是提供討論的性質。一些重要的公文，尤其是具有法規(guī)性質的公文，起草之后，印發(fā)給相關單位或者領導在較大范圍之內進行修改與討論。這種公文的草案屬于草稿的一種，不具有實際執(zhí)行的效用。二是一些重要的政策性很強的公文，起草之后，需要在一定范圍內的實際工作當中試行一段時間，然后再根據(jù)試行的情況進行修改。這種公文的草案在試行期間，同正式公文一樣，具有實際執(zhí)行的效用。

（三）定稿

公文的定稿是公文的標準稿。它是對公文的草稿或者公文的草案經(jīng)過修改與討論通過，由行政機關主管領導簽發(fā)的最后的完成稿。人們有時候也把公文的定稿稱之為“原稿”、“底稿”，但是，一般來說，“原稿”、“底稿”，往往容易與原始的公文的草稿相互混淆，因此，還是統(tǒng)一稱之為“定稿”為宜。公文的定稿作為公文的標準稿本，是人們印刷公文正本的標準的法定依據(jù)。任何人未經(jīng)法定程序或授權，都不能對公文的定稿進行修改。

（四）正本

公文的正本是在公文的制發(fā)階段，根據(jù)公文的定稿印刷或者繕寫的供對外發(fā)出之用，并且具有法定的實際效用的公文文本。公文的正本根據(jù)國家質量技術監(jiān)督局1999年12月27日批準發(fā)布，2000年1月1日起實施的中華人民共和國國家標準，即《國家行政機關公文格式》（GB/T　9704—1999）進行制作，具有一定的格式。例如：公文排版的規(guī)格是正文用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字，一般每頁排22行，每行排28個字。公文的正本是收文機關處理公文的依據(jù)。

（五）副本

公文的副本是公文正式簽署本的復制本。它比較多地用于抄送有關單位或者送出供傳閱、參考、備查之用。副本又稱為抄件或者抄本。在實際工作當中，國家機關各級領導人常常會在下級機關上報的公文上作批示，秘書部門會將寫有批示的公文翻印出復制本，然后將復制本發(fā)給有關部門作為辦事和執(zhí)行的依據(jù)，而不再另外行文。這種方法實際上是利用復制本傳達領導的批示。副本在內容和格式上與正本一樣，并且具有與正本同等的效用，收文機關可以將其作為執(zhí)行的依據(jù)。公文翻印的規(guī)定和要求是：上級機關的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，下級機關經(jīng)負責人或者辦公廳（室）、秘書科負責人批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印的機關、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。

（六）存本

公文的存本是發(fā)文機關在公文正本制作完畢之后，從中留存若干份，以便存檔和考查的文本。公文的存本是公文正本的樣本，與公文正本具有同等的法定效用。公文存本根據(jù)需要確定數(shù)量的多少，除了必須立卷歸檔的存本之外，其余都可以作為副本暫存?zhèn)溆谩?/p>

（七）暫行本

公文的暫行本是指制發(fā)公文機關認為一時還來不及制定出周密完善的公文，但是，為了應急的需要，先發(fā)布一個暫時實行的公文。暫行本一般比較多地用于頒發(fā)法規(guī)性文件。公文的暫行本以“暫行”二字在公文的標題當中或者文種的前面寫明。暫行本經(jīng)過一段時間實踐之后往往根據(jù)實際情況進行修訂，例如《國家行政機關公文處理暫行辦法》。暫行本是具有實際效用的正式公文。

（八）試行本

公文的試行本是指制發(fā)公文機關事先發(fā)布試行的一種文本。試行本主要用于頒發(fā)條例、辦法、規(guī)章、制度等法規(guī)性文件，一般是制發(fā)公文機關認為文件內容尚不夠成熟，需要通過在實踐當中試行一段時間之后，認真總結經(jīng)驗教訓，進行必要的修改所采用的一種辦法。試行本也是具有實際效用的正式公文，在規(guī)定的時間和范圍之內，應當認真貫徹執(zhí)行。

二、處理

公文處理是指公文的行文、辦理、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。

（一）行文

行文主要是指公文的運轉過程。根據(jù)不同的標準，可以對行文類別作不同的劃分。

一是行文關系。行文關系是各級行政機關、各個單位之間的組織關系和業(yè)務關系在公文運行中的體現(xiàn)。各行政機關和單位之間的相互關系，一般可分為同一系統(tǒng)內部上下級機關之間相互隸屬關系，同一系統(tǒng)內部平級機關之間以及同一機關各部門之間的平行關系，不同系統(tǒng)機關、單位之間不相隸屬關系。行文關系是根據(jù)行文單位各處的隸屬關系和職權范圍確定的。

二是行文方向。行文方向是行文關系的反映。一定的行文關系規(guī)定和約束了公文按照一定的方向運行，通稱為行文方向。按照行文關系和行文方向的不同，可將公文分為上行文、平行文和下行文三種。上行文是指下級機關向所屬上級機關呈送的公文，主要有報告、請示等等。平行文是指向同級機關或不相隸屬的機關送交的公文，主要有函等等。通知、會議紀要有時也可用作平行文。下行文是指上級機關向下級機關發(fā)送的公文，主要有命令（令）、決定、通報、通知、批復、意見等等。

三是行文方式。在具體行文中，根據(jù)組織關系和工作需要，可以采取逐級、多級、越級、直達、直接等不同的行文方式。

（二）辦理

行政機關公文辦理的目標是要實行規(guī)范化、制度化、科學化。行政機關公文處理要樹立政治觀念，實事求是，精簡、準確，及時、高效，安全、保密。做好行政機關公文辦理工作是依法行政和加強機關建設的重要保證。

發(fā)文辦理是指以本機關名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。發(fā)文辦理是各級行政機關辦公廳（室）工作的重要組成部分，是貫徹執(zhí)行黨和國家的路線、方針、政策，具體實現(xiàn)領導和開展工作的重要方式之一。發(fā)文辦理工作做得如何，直接影響行政機關的工作作風、效率和水平。

收文辦理是指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等等。收文辦理是公文處理工作的一項重要內容，也是行政機關文秘工作的重要組成部分。

（三）歸檔

公文辦理完畢之后，應當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其有關規(guī)定，及時將公文定稿、正本和有關材料交本部門文秘人員整理（立卷）、歸檔，進行管理。公文歸檔是把一年之內的公文移交檔案室集中保管，以保證行政公文的完整，便于查找利用。完成了歸檔工作，公文就正式轉化為檔案。

已實現(xiàn)辦公自動化取消紙質公文運轉的單位，應將機關領導人簽發(fā)并加蓋本單位印章的正式公文作為定稿歸檔。

歸檔文件的整理按照全國檔案行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)則》的規(guī)定執(zhí)行。個人不得保存應當歸檔的公文。歸檔公文的保管期限分永久、長期、短期三種。永久保存就是無限期地保存下去，長期保存一般須保存16年至50年左右，短期保存一般15年以下。

思考與練習

一、名詞解釋

《國家行政機關公文處理辦法》　公文　眉首　正本

二、填空題

1.狹義的公文即（　?。┕?，指國務院2000年8月24日頒發(fā)的《國家行政機關公文處理辦法》規(guī)定的，國家行政機關在處理公務時使用的公文。

2.公文的主體部分又稱為行文部分，主要標識有公文標題、（　　）、正文、附件、成文日期、發(fā)文機關印章、附注等要素。

三、判斷與改錯題

1.公文的文種應當根據(jù)行文時間、發(fā)文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。

2.發(fā)文辦理是指以本機關名義接受公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。

四、簡答題

1.針對文本而言，從表述靜止狀態(tài)的名詞來看，公文結構主要是指什么？

2.按照行文關系和行文方向的不同，可以將公文分為哪些種類？

五、論述題

請談談你對公文的實效性的認識。