第一章　進出口郵件基本特點及寫作策略

一、進出口郵件及其基本種類

進出口貿(mào)易是國際貿(mào)易的一種主要形式。無論是進口貿(mào)易還是出口貿(mào)易，都涉及進口方和出口方。事實上，即使是同一筆交易，對于出口貿(mào)易，即產(chǎn)品的賣方來說，是出口貿(mào)易；對于進口貿(mào)易，及產(chǎn)品的買方來說，是進口貿(mào)易。進出口雙方來自于不同的國家，存在著一定的地理差距，那么進出口雙方是如何進行溝通以實現(xiàn)貿(mào)易的磋商、達成和執(zhí)行的呢？從技術層面來看，今天的進口方雙方可以采用許多種溝通方式，如面對面的交流、電話、MSN、航空信函、傳真和電子郵件。隨著通信技術的發(fā)展，或許會出現(xiàn)更多的溝通方式。

然而，當今的進出口貿(mào)易雙方采用最多的交流方式是電子郵件，因為電子郵件具有以下的特點：（1）方便快捷。電子郵件是一種在線的信函溝通方式，隨著網(wǎng)絡和計算機技術的發(fā)展和普及，進出口雙方可以在任何時間、任何地點進行信函溝通，并且電子郵件傳遞信息的速度也非常迅速，有利于進出口雙方及時溝通。（2）成本低廉。與面對面、電話和航空信函等溝通方式比較，電子郵件的成本非常低，成本是進出口雙方選擇溝通方式最基本的要素，因為低成本就意味著更多的利潤。（3）正式可靠。相對于MSN和電話溝通方式，電子郵件比較正式，可以存檔，可以為今后可能發(fā)生的貿(mào)易爭端提供依據(jù)。

進出口郵件就是指進出口雙方之間為了實現(xiàn)和維護貿(mào)易關系而書寫的一系列電子郵件。復雜的貿(mào)易進程可以分為三個基本階段——貿(mào)易的協(xié)商及達成、貿(mào)易的執(zhí)行和貿(mào)易關系的加強。每個階段又包括不同種類的商務電子郵件。為了實現(xiàn)貿(mào)易協(xié)商，達成交易，進出口雙方之間需要書寫的電子郵件包括開發(fā)信、信用查詢及回復、詢盤、報盤、接受盤、訂單郵件等。在貿(mào)易執(zhí)行階段，為了保證貿(mào)易的順利進行，買賣雙方之間也需要就包裝、付款、保險和運輸?shù)仁乱诉M行電子郵件的溝通，如包裝指示、包裝通知、催款信用證、修改信用證要求、保險變更、保險通知及運輸指示和運輸通知等。在貿(mào)易關系加強階段，主要有抱怨信、索賠信及其回復等。

二、電子商務模式下進出口郵件基本特點

隨著全球經(jīng)濟一體化的加深和電子信息技術的應用和普及，電子商務已經(jīng)成為新經(jīng)濟時代進出口貿(mào)易的重要方式。電子商務模式根本性地改變了進出口貿(mào)易方式，從而也促進了國際貿(mào)易雙方的重要交流工具——商務英語郵件的語言變化。

（一）電子商務對進出口貿(mào)易及其郵件的影響

電子商務是一種由計算機、通信網(wǎng)絡及程序化、標準化的商務流程和一系列安全、認證法律體系組成的集合；是一種以互聯(lián)網(wǎng)為基礎、以交易雙方為主體、以銀行電子支付和結算為手段、以客戶數(shù)據(jù)為依托的全新商務模式。電子商務模式根本地改變了國際貿(mào)易的運作，拓展了國際貿(mào)易的空間和場所，縮短了國際貿(mào)易的距離和時間，簡化了國際貿(mào)易的程序和過程，使國際貿(mào)易展現(xiàn)出新的特點，即全球化、智能化、無紙化和簡易化（柳子劍，2004）。從而，作為國際貿(mào)易交流的重要工具——國際商務英語函電賴以存在的技術媒介也發(fā)生了質(zhì)的飛躍，由傳統(tǒng)的航空信函、電報電傳轉變?yōu)榉奖憧旖莸囊蛱鼐W(wǎng)。以上兩方面的變化也從以下幾個方面影響了國際商務英語函電的發(fā)展。

首先，國際商務英語函電使用主體的多元化。在傳統(tǒng)模式下，國際貿(mào)易的市場比較狹窄，商務英語函電的使用主要是在非英語國家和英語國家之間。但是，隨著電子商務的發(fā)展，國際貿(mào)易的市場在不斷擴大，交易的主體來自世界各個角落，因而，商務英語函電的使用主體也在多元化，它不僅僅局限于非英語國家和英語國家的貿(mào)易交流，也成為非英語國家之間貿(mào)易交流的重要工具。

其次，國際商務英語函電的使用主體性質(zhì)的多樣化。在傳統(tǒng)的貿(mào)易模式下，由于受到市場、信息和人才的影響，國際貿(mào)易的運作需要充實的資本實力，因而，國際貿(mào)易的雙方主要以大公司為主。電子商務有效地降低了國際貿(mào)易的交易磋商和執(zhí)行的相應成本，使得眾多的中小企業(yè)也參與到了跨國貿(mào)易中來（宋兵和戈雪梅，2006），更加突顯了商務英語函電的交流工具性。

最后，國際商務英語函電使用的頻繁化。在傳統(tǒng)貿(mào)易模式下，貿(mào)易雙方的信息交流主要以航空信函和電報電傳為主，無論在時間和信息量上都受到了限制。但是，在電子商務模式下，先進的網(wǎng)絡技術使得雙方隨時隨地可以交流。而且，這種信息交流具有速度快和成本低等優(yōu)勢。因而，技術和成本的無障礙化，一方面，加速了跨國交易雙方的日常交流；另一方面，自然地帶動了商務英語函電語體變化，以實現(xiàn)交易雙方有效溝通。

（二）進出口郵件語體新特點

在實踐中，商務英語函電的使用主體多元化、主體性質(zhì)多樣化和使用的頻繁化，使得商務英語函電作為跨國貿(mào)易雙方交流和溝通方式的功能得到了進一步強調(diào)，從而突出了商務英語函電的實用性和工具性。因而，商務英語函電在詞匯、句法和語篇方面都發(fā)生了相應的變化。

1．詞匯特征的變化

以電子商務技術為基礎的現(xiàn)代商務英語函電，更加注重詞匯的簡單明了，從而極大地避免理解上的錯誤和貿(mào)易雙方溝通的失敗。從下面的例子中，我們可以看到商務英語函電在詞匯方面的變化。

（1）Our quotation will be forwarded without delay．這是傳統(tǒng)貿(mào)易函電中的一個典型語句。在該語句中，quotation、forwarded及without delay都是非常正式的大詞。然而，在電子商務模式下的商務函電中，通常選用簡單易懂的小詞，分別改為price、sent和soon。

（2）There is a promising market in our area for moderately priced goods of the kind mentioned．在電子商務模式下，該句中的moderately priced goods已經(jīng)被lowly priced goods所取代。

從以上例子中，我們可以發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)的貿(mào)易模式下的商務英語函電詞匯以書面語為主。因為當時貿(mào)易的主體主要是英語國家和非英語國家大型公司之間，又受到溝通成本和頻率的制約，所以采用文風繁縟的書面體，讓對方對公司的信用和員工的素質(zhì)予以肯定，達到交易目的。因而，詞匯多為華麗的書面語。如，購買是purchase，報價是quotation，而低價為reasonable price或competitive price。然而，在電子商務模式下，商務主體多樣化，溝通頻繁化，為了使交易雙方溝通更順暢，必須采用簡單易懂的詞匯，如上述的三個詞語就分別為buy、price和low price所替代。

而且，短語也趨于單詞化。例如，在表達“另寄上”時，傳統(tǒng)的函電用語是by separate　post或under　separate　cover，而電子商務模式下，是separately；在表示“隨函附上”時，傳統(tǒng)的表達是enclosed　please　find，而在電子商務模式下，為enclsoed　is...；“立即”的表達由“with　the　least　possible　delay”轉變?yōu)椤皃romptly”。

續(xù)　表

2．句法特征變化

在傳統(tǒng)的商務函電中，句子通常較長，它往往將連續(xù)的短語、短句結合成一個較長的單句，或一個獨立的主從復合句或并列句（田蘭，2005）。而在電子商務模式之下，簡單句代替了復雜的句式，使得函電英語中的句法趨于簡潔，便于溝通和理解，有效地滿足了全球多元化和性質(zhì)多樣化的交易主體的需求。以下用兩篇不同商務模式下的函電報盤為例加以說明。

（3）

Dear Sirs，

We are very pleased to receive your enquiry of 15th January and enclose our illustrated catalogue and price list giving the details you ask for．①Also by separate post we are sending you some samples and feel confident that when you have examined them you will agree that the goods are both excellent in quality and reasonable in price．②

On regular purchases in quantities of not less than 100dozen of individual items we would allow you a discount of 2%．③Payment is to be made by irrevocable L／C at sight．④

Because of their softness and durability，our all cotton bed－sheets and pillowcases are rapidly becoming popular and after studying our prices you will learn that we are finding it difficult to meet the demand．⑤But if you place your order not later than the end of this month，we would ensure prompt shipment．⑥

We invite your attention to our other products such as table－cloth and table napkins，details of which you will find in the catalogue，and look forward to receiving your first order．⑦

Yours sincerely，^[1]

×××

（4）

Dear Sir，

Thank you for inquiring about our XL／2water purifier．①The answers to your questions are as follows：②

The cost per unit（if you ordered 30units）would be HK＄2，500．③

The guarantee is for one year from the date of purchase．④

We could deliver within 10days of your order．⑤

Unfortunately we cannot give a discount，because this is a new model．⑥

Please let us know if we can be of further help．⑦

Sincerely yours，^[2]

×××

例（3）是傳統(tǒng)商務模式下的報盤，而（4）是現(xiàn)代電子商務模式下的報盤。在這兩個例子中，都共有7個語句；雖然商品不同，但是表達的意思幾乎一樣，都是提供買方關心的價格信息、折扣和其他的相關貿(mào)易條件?？墒牵瑐鹘y(tǒng)的商務函電的7個語句中，除了句④是一個結構簡單的單句以外，剩下的6個語句中5個是層次分明、結構嚴謹?shù)膹秃暇?，還有句③是有著多個短語為定語的結構較為復雜的長句。因而，傳統(tǒng)函電英語句法特征非常鮮明，多以句式較長、結構復雜的復合句為主；而且，即使是簡單句也是結構復雜的長句。與此相反，現(xiàn)代電子商務模式下的函電中，如例（4），7個語句都是結構簡單明了的句子。雖然，嚴格意義上，其中②③④⑤⑥構成一個復合句，但是結構非常清晰，層次一目了然，可以視為5個簡單句。由此可見，現(xiàn)代電子商務模式下的函電，復雜的句子簡單化，句式簡潔明快，清楚易懂。當然，這并非表明現(xiàn)代電子商務模式下的進出口郵件都由簡單句構成。使用復合句還是簡單句應該根據(jù)進出口雙方所處的具體商務背景，所討論的相關事宜的性質(zhì)而定。但總體而言，簡潔易懂的句子是當今及今后進出口郵件寫作的一種趨勢。

3．語篇特征變化

例子（3）和（4）都是商務函電的一種重要信函——報盤，它是賣方寫給買方的信，通知買方詢問商品的來信已經(jīng)收到，并告知買方所關心的商品信息，如商品的價格、可能的交貨期、折扣以及相關的商品宣傳冊等。實際上，這也表明了賣方對這筆潛在交易的態(tài)度和達成交易的貿(mào)易條件。報盤寫作的好壞直接決定買賣雙方交易達成的可能性。因而，在報盤寫作時，既要表明賣方合作的態(tài)度，又要告訴對方所給出的貿(mào)易條件已經(jīng)非常優(yōu)惠，催其趕緊下訂單。為了達到這一目的，傳統(tǒng)商務模式下的報盤，如例（3），采用了4個段落，用一系列的長句，讓人感覺賣方態(tài)度誠懇，條件優(yōu)惠，機會難得。在該報盤中，第一段開門見山地表明賣方已經(jīng)滿足了買方提出的一些要求，但同時在段尾埋下伏筆，強調(diào)產(chǎn)品的質(zhì)量，給對方一個降價有限的心理準備。第二段筆鋒一轉，說明降價條件。第三段則利用發(fā)貨期來誘惑對方。如果說第二段是大棒，那么第三段就是胡蘿卜。信的結尾再一次表明態(tài)度而且推銷了其他產(chǎn)品。傳統(tǒng)函電的語篇注重謀篇布局，遣詞造句，行文迂回，結構嚴謹。而在電子商務模式下，網(wǎng)絡技術擴大了國際市場，貿(mào)易機會無處不在，貿(mào)易主體更注重對方對貿(mào)易條件的認同與否，因而函電的語言使用重在避免歧異。如（4），函電的語篇結構簡潔清晰，詞句簡單明了，行文流暢明快，商務意圖一目了然。

三、進出口郵件寫作基本策略

所謂的策略就是根據(jù)具體情況而制訂的行動方式和斗爭方針。^[3]進出口郵件的基本寫作策略就是遵循一些寫作原則，并在這些原則的指導下，對詞語、句型、語篇結構和敘事順序等方面進行選擇，以最佳方式實現(xiàn)進出口雙方之間的業(yè)務溝通。

在進出口貿(mào)易的整個流程中，涉及許多的相關事宜，如談判、備貨、運輸、保險和貨款支付等。但是，對于進出口雙方之間的不同種類的郵件，存在著一些普遍適用的策略和針對性比較強的特殊策略。

一般策略包括清晰（clear）、簡單（brief）和具體（specific）。清晰策略就是在寫郵件時，采用“收信人友好”原則，應該選擇清楚、準確的詞語和句子結構，將欲表達的意思一清二楚地表達出來，使郵件能準確無誤地傳遞相關的信息；簡單就是要遵循“簡潔原則”，選擇詞語時應該選擇簡單易懂的詞語，在句型和語篇上避免重復和啰嗦，使郵件比較精煉，目的明確；具體策略就是采用具體的詞語而不是抽象的詞語，采用生動具體的例子而不是空洞的理論，確保郵件的具體目的只有一到兩個，而不是紛繁雜亂。

根據(jù)郵件傳遞信息的特點，進出口郵件也可以分為兩大類：一類是正面消息郵件（positive email），一類是負面消息郵件（negative email）。正面消息郵件（廣義意義上）是指郵件包含的信息對收信人不會有不利的影響，比如開發(fā)信、詢盤、報盤、訂單及訂單的接受和討論包裝、保險、運輸和貨款事宜的一般信函或郵件。負面消息的郵件是指郵件包含的信息會對收信人造成一定的負面影響，甚至是傷害，包括名譽和實際上的傷害，例如訂單的拒收、包裝投訴、貨損的索賠等。

正面消息郵件和負面消息郵件在寫作上應該采取不同的寫作策略。一般而言，正面消息郵件應該采取直接的寫作策略或是倒敘的寫作策略，也就是說，將事情的結果先告知對方，然后慢慢給出解釋。在語言方面，往往傾向于簡單易懂的詞語，句式也多為簡單句，即使是復合句，句子的長度也不是很長，表現(xiàn)出輕松的寫作態(tài)度。負面消息郵件應該采取間接的或順敘的寫作策略，也就是說，先給出解釋，說明事情發(fā)生的原因，在充分鋪墊后，再提出事情的結果。在語言方面，詞語的選擇傾向于比較正式的詞語，句式也多為復合句，句子的長度一般都比較長，表現(xiàn)出較為嚴肅和鄭重的寫作態(tài)度。

下面是兩封進出口郵件的實例，分別代表了正面消息郵件和負面消息郵件。

（5）

Dear Sir，

The price I quoted is estimated price．Because the quantity is not that large，the export operating cost for each piece would be higher than if the quantity could be a container．You could understand that，right？Hopefully we can find a way to cut down the price a little bit when we get your sample．

We do not have office in Shenzhen．Our factory is located in Guilin，which is not far from Shenzhen．That’s the reason why we used to quote FOB Shenzhen prices．There isn’t any port in Guilin and it’s an inland city．However，the labor force is very cheap，which could save the cost of the products．

Yes，October 1is our National Day．We used to have a one－week holiday，and，this year，October 3is Mid－Autumn Festival，which is one of the most important festivals in China，so we will have one more day off this year．

Kind regards，

Terry

（6）

Hi Lucy，

How’s your weekend？

I wrote this email on the purpose of telling you that our people took your hanger apart today．Unfortunately，we found out that the body of your hanger is made of ABS，but we thought it was made of PP the first time when we saw pictures and your sample．And the price of ABS is much more expensive than PP，because the strength and flexibility of ABS is much higher than those of PP．Therefore，we have to increase the price of moulds for the hanger．

And the shoulders are made of two moulds on the purpose of anti－slipping．The time when we complete the shoulders of the hanger，we will cover a

plastic film on it．We are sure we could make exactly the same hangers as your sample．But it’s much more complicated than what we expected．And the price would change a lot．We are asking for 10cents more for each piece now，which is the price we have already tried our best to control the extra costs for the moulds．

I’m so sorry for this，and we are looking forward to hearing your opinions on this matter．

Regards，

Terry

例（5）和例（6）是同一個賣方寫的，都是關于產(chǎn)品價格的郵件，但是這兩封郵件傳遞的信息不一樣。例（5）是在進出口雙方進行價格談判時，賣方報價給買方后，買方回復郵件認為價格有點高，賣方回復買方，對“較高的價格”給出一個解釋。這是正常的商務談判和協(xié)商，傳遞的信息不會對買方造成負面影響，是廣義的正面消息郵件。從郵件中，我們可以看出，賣方采用了直接策略。郵件中的第一句話就直奔主題——The　price　I　quoted　is　estimated　price．（我報的價格是一個預估價格。）在介紹完主題后，賣方才就這個“過高”問題給出了解釋，賣方認為距離不是造成價格高的原因，而是訂購數(shù)量的多少。郵件的抬頭比較隨意，語言不是非常正式，結尾部分也沒有用客套語，如“I look forward to your early reply”，反映了買賣雙方之間已經(jīng)比較熟絡的貿(mào)易關系。例（6）要傳遞的信息屬于負面的信息，給買方帶來的是負面影響。例（6）是賣方在已經(jīng)給買方報價后，發(fā)現(xiàn)報價有誤，寫給買方要求提高報價的郵件。“提高報價”對于買方來說就是增加貿(mào)易成本，給買方帶來了一定的負面影響，買方是難以接受的。因此，在例（6）中，賣方采用了間接或順敘策略。在信的起始段，先“問候”對方（How is your weekend？），給后面的負面消息進行鋪墊；然后，賣方另起一段，開始敘述事情的經(jīng)過，從收到樣品到拆開樣品，再到不同產(chǎn)品的材料和產(chǎn)品的復雜工藝，最后才慢慢地提出要求——提高報價；最后，在信的結尾，還將客套語表達得非常正式——we are looking forward to hearing your opinions on this matter。

例（5）和例（6）不僅在寫作策略上不同，在語言特點上也有所不同。例（5）傾向于采用短句，用詞比較簡單，口語化；例（6）中，賣方使用了比較多的長句，而且在詞匯選擇上，也比較正式，以反映認真的態(tài)度。

具體郵件的寫作策略還要依據(jù)具體的商務背景而定。在本書后面的各個單元里，每個單元都給出了具體的商務案例，對案例的難點進行了分析，在此基礎上，提出郵件可以采取的具體策略。此外，每個單元還對郵件寫作實例中的句子、段落和郵件中出現(xiàn)的錯誤，包括語法、用詞、段落、篇章結構和寫作策略，進行了具體的點評，以明確相應的進出口郵件的寫作策略、寫作方式和語言使用。

【注釋】

[1]甘鴻：外經(jīng)貿(mào)英語函電，上海科學技術文獻出版社，1996：44．

[2]張亦輝：點石成金——英語商函寫作實務，外語教學與研究出版社，2003：41．

[3]劉家豐：現(xiàn)代漢語辭海，新華出版社，2002：72．