1．工作分析的程序

工作分析是對(duì)工作做一個(gè)全面的評(píng)價(jià)過(guò)程,這個(gè)過(guò)程可以分為準(zhǔn)備階段、調(diào)查階段、分析階段和總結(jié)及完成階段四個(gè)階段。

(1)準(zhǔn)備階段

準(zhǔn)備階段的任務(wù)是了解有關(guān)情況,建立與各種信息渠道的聯(lián)系,設(shè)計(jì)全盤的調(diào)查方案,確定調(diào)查的范圍、對(duì)象與方法。

①確定工作分析的意義、目的、方法與步步驟。

②組成由工作分析專家、崗位在職人員、上級(jí)主管參加的工作小組,以精簡(jiǎn)、高效為原則。

③確定調(diào)查和分析對(duì)象的樣本,同時(shí)考慮樣本的代表性。

④根據(jù)工作分析的任務(wù)、程序,將工作分析分解成若干工作單元和環(huán)節(jié),以便逐項(xiàng)完成。

⑤做好其他必要的準(zhǔn)備工作。在進(jìn)行工作分析之前,應(yīng)由管理者向有關(guān)人員介紹并解釋,使有關(guān)人員對(duì)分析人員消除不必要的誤解和恐懼心理,幫助兩者建立起相互信任的關(guān)系。

(2)調(diào)查階段

調(diào)查階段是工作分析的第二階段。主要工作是對(duì)整個(gè)工作過(guò)程、工作環(huán)境、工作內(nèi)容和工作人員等主要方面做一個(gè)全面的調(diào)查。具體工作如下:

①編制各種調(diào)查問卷和提綱。

②在調(diào)查中,靈活運(yùn)用面談法、問卷法、觀察法、參與法、實(shí)驗(yàn)法、關(guān)鍵事件法等不同的調(diào)查方法。

③根據(jù)工作分析的目的,有針對(duì)性地搜集有關(guān)工作的特征及所需要的各種數(shù)據(jù)。

④重點(diǎn)收集工作人員必要的特征信息。

⑤要求被調(diào)查人員對(duì)各種工作特征和人員特征的問題發(fā)生頻率和重要性做出等級(jí)評(píng)定。

(3)分析階段

分析階段是對(duì)調(diào)查階段所獲得的信息進(jìn)行分類、分析、整理和綜合的過(guò)程,也是整個(gè)分析活動(dòng)的核心階段。具體工作如下:

①整理分析資料,將有關(guān)工作性質(zhì)與功能調(diào)查所得資料,進(jìn)行加工、整理、分析,分門別類,編入工作說(shuō)明書與工作規(guī)范的項(xiàng)目?jī)?nèi)。

②創(chuàng)造性地分析、揭示各職位的主要成分和關(guān)鍵因素。

③歸納、總結(jié)出工作分析和必需的材料和要素等工作。

(4)總結(jié)及完成階段

總結(jié)及完成階段是工作分析的最后階段。這一階段的主要任務(wù)是:在深入分析和總結(jié)的基礎(chǔ)上,編制工作說(shuō)明書和工作規(guī)范。

①將信息處理結(jié)果寫成“職務(wù)說(shuō)明書”,并對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行檢驗(yàn)。

②召開工作說(shuō)明書和工作規(guī)范的檢驗(yàn)會(huì)時(shí),將工作說(shuō)明書和工作規(guī)范初稿復(fù)印,分發(fā)給到會(huì)的每位人員。

③將草擬的“職務(wù)描述書”與“任職說(shuō)明書”與實(shí)際工作對(duì)比,以決定是否需要進(jìn)行再次調(diào)查。

④修正“職務(wù)描述書”與“任職說(shuō)明書”,對(duì)特別重要的崗位,還應(yīng)按前面的要求進(jìn)行再修訂。

⑤將“職務(wù)描述書”與“任職說(shuō)明書”應(yīng)用于實(shí)際工作中,并注意收集應(yīng)用的反饋信息,不斷完善這兩份文件。

⑥對(duì)工作分析進(jìn)行總結(jié)評(píng)估,以文件形式將“職務(wù)說(shuō)明書”確定下來(lái)并歸檔保存,為今后的工作分析提供經(jīng)驗(yàn)與信息基礎(chǔ)。

工作職務(wù)說(shuō)明書要定期進(jìn)行評(píng)審,看看是否符合實(shí)際的工作變化,同時(shí)要讓員工參與到工作分析的每個(gè)過(guò)程。一起探討每個(gè)階段的結(jié)果,共同分析原因,遇到需要調(diào)整時(shí),也要員工加入調(diào)整工作。只有親身體驗(yàn)才能加強(qiáng)員工對(duì)工作分析的充分認(rèn)識(shí)和認(rèn)同,從而在實(shí)踐中被有效地實(shí)施。

2．工作分析的方法

工作分析是一個(gè)多層次、多種類、適應(yīng)面廣的管理技術(shù)。實(shí)際中因工作分析目的、工作分析對(duì)象的差異形成了許多不同的工作分析方法,下面主要介紹常用的幾種方法。

(1)訪談法

訪談法主要是由職務(wù)分析專家與被分析職務(wù)的任職者就該職務(wù)進(jìn)行面對(duì)面的談話,主要圍繞以下內(nèi)容進(jìn)行:工作目標(biāo);工作內(nèi)容;工作的性質(zhì)和范圍;所負(fù)責(zé)人;所需知識(shí)和技能等等。

為求資料的一致性,企業(yè)應(yīng)當(dāng)找出多位相同工作的員工參與訪談。從訪談中,可以得到有關(guān)該職務(wù)的以下信息:企業(yè)設(shè)置該職務(wù)的理由;對(duì)該職務(wù)給予報(bào)酬的根據(jù);該職務(wù)的最終工作成果以及如何評(píng)價(jià);該職務(wù)的主要工作職責(zé)以及任職條件等等。

職務(wù)分析訪談需要專門的技巧,職務(wù)分析專家一般要接受專門的訓(xùn)練。這種方法也有弊端,如耗時(shí)較多、成本較高。另外,訪談雙方的談話技巧對(duì)效果影響較大。因此,職務(wù)分析者在訪談時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn):尊重被訪談人,態(tài)度要真誠(chéng)熱情,語(yǔ)言恰當(dāng);營(yíng)造良好的訪談氛圍,使被訪談人感到輕松愉快;應(yīng)注意對(duì)被訪談人的啟發(fā)、引導(dǎo),但應(yīng)避免發(fā)表自己個(gè)人的觀點(diǎn)和看法。

(2)問卷分析法

問卷法的基本過(guò)程:首先設(shè)計(jì)并分發(fā)問卷給選定的員工,要求在一定的時(shí)期內(nèi)填寫,以獲取有關(guān)的信息。問卷法廣泛應(yīng)用于職務(wù)調(diào)查表,職務(wù)調(diào)查表由工作執(zhí)行者填寫,包括基本資料、工作時(shí)間要求、工作內(nèi)容、工作責(zé)任、任職者所需知識(shí)技能、工作的勞動(dòng)強(qiáng)度、工作環(huán)境等內(nèi)容。

問卷表主要有兩種:一種內(nèi)容具有普遍性,適用于各種職務(wù)的內(nèi)容;另一種是專門為特定的工作職務(wù)設(shè)計(jì)的。問卷表還可以分成職務(wù)定向問卷和人員定向問卷兩種。職務(wù)定向問卷比較強(qiáng)調(diào)工作本身的條件和結(jié)果;人員定向問卷則集中于了解員工的工作行為。

(3)觀察法

直接觀察方法用于標(biāo)準(zhǔn)的、工作周期短的體力勞動(dòng),如自動(dòng)流水線上的員工、保險(xiǎn)公司的檔案人員及倉(cāng)庫(kù)保管人員所進(jìn)行的工作。工作分析人員在從事這些工作的人員中挑選出一個(gè)有代表性的進(jìn)行觀察。觀察法通常不適用于涉及重要的腦力勞動(dòng)的工作,如科學(xué)研究者、律師或者是數(shù)學(xué)家的工作。

觀察的技巧要求訓(xùn)練工作分析人員觀察與工作相關(guān)的行為。在進(jìn)行觀察時(shí),為了盡可能避免唐突,工作分析人員必須站在一旁以便工作人員進(jìn)行工作。

(4)工作日記法

工作日記是在職人員對(duì)工作職責(zé)、職責(zé)的頻度和何時(shí)完成職責(zé)的記錄。這種方法要求在職人員記錄日記,它能提供關(guān)于工作的信息。每天的日記也可以成為周記、月記的基礎(chǔ)。這就可以區(qū)別開日常和非日常的工作職責(zé)。在試圖對(duì)難以觀察的工作進(jìn)行分析時(shí),工作日記非常有用,如工程師、科學(xué)家以及高級(jí)管理人員從事的工作。

(5)工作實(shí)踐法

工作分析者從事所要研究的工作,在工作過(guò)程中掌握有關(guān)工作要求的第一手資料,以了解工作的實(shí)際任務(wù)以及在體力、環(huán)境、社會(huì)方面的要求。這種方法適用于短期內(nèi)可以掌握的工作,不適用于需要大量訓(xùn)練才能勝任或有傷害的工作。

(6)關(guān)鍵事件法

關(guān)鍵事件法的主要原則是認(rèn)定員工與職務(wù)有關(guān)的行為,并選擇其中最重要、最關(guān)鍵的部分來(lái)評(píng)定其結(jié)果。它首先從領(lǐng)導(dǎo)、員工或其他熟悉職務(wù)的人那里收集一系列職務(wù)行為的事件,然后,描述“特別好”或“特別壞”的職務(wù)績(jī)效。這種方法考慮了職務(wù)的動(dòng)態(tài)特點(diǎn)和靜態(tài)特點(diǎn)。關(guān)鍵事件記錄包括幾個(gè)方面:①導(dǎo)致事件發(fā)生的原因和背景;②員工的特別有效或多余的行為;③關(guān)鍵行為的后果;④員工自己能否支配或控制上述后果。