甜品店經(jīng)營的主角是甜品，那么要做出甜品就必須進行原材料采購。面對眾多的原材料，該如何進行采購？而采購是直接涉及成本的問題，因此如何對原材料實行采購以及管理便成為創(chuàng)業(yè)者必須面對的嚴(yán)峻問題。

1.采購是需要管理的

收集甜品信息

甜品信息的收集是實施采購管理的首要條件，創(chuàng)業(yè)者必須考慮顧客需要什么樣的甜品，盡可能地對顧客的狀況進行研究，可以在甜品店以問卷調(diào)查的形式，了解諸如喜歡什么類型的甜品、興趣愛好、財政狀況、購入習(xí)慣等問題，通過以上信息收集與解讀之后，才能對甜品信息做更深入的研究和探討。

甜品信息的資料來源可以分為甜品店內(nèi)部信息及外部信息。甜品店內(nèi)部信息包括售賣記錄、投訴反映、銷售意見等；外部信息則包括同行業(yè)資料、采購廠商、專業(yè)刊物的報導(dǎo)和消費者調(diào)查等。

通過各方面的資料收集，就能掌握一定的甜品信息。甜品店取得這些相關(guān)的甜品信息后，配合店鋪經(jīng)營的需要，進行檢討與分析，輕松解決甜品信息問題。

如何制訂原料采購計劃

作為消費者，您不可能購買所有您喜歡的甜品。同樣，作為甜品經(jīng)營者，也不會只銷售自己喜歡的或某一位顧客喜歡的甜品。因此出售哪些甜品？創(chuàng)業(yè)者必須作出選擇。但怎么樣才算是正確的選擇呢？創(chuàng)業(yè)者必須帶著疑問去制訂計劃，根據(jù)甜品的相關(guān)計劃來采購甜品原料。

計劃在于表明甜品店經(jīng)營甜品的宗旨、目標(biāo)和類型，說明的是將銷售怎樣的甜品。甜品計劃中的信息形成了制作預(yù)算，用財務(wù)數(shù)據(jù)來說明甜品計劃，讓甜品預(yù)算幫助經(jīng)營者計劃和管理財務(wù)。

只要是做生意，就會遇到市場需求的旺盛期和平淡期，經(jīng)營甜品店當(dāng)然也不會例外。通常只能通過經(jīng)驗來進行判斷以及規(guī)劃甜品原料采購量和庫存保有量。值得注意的是，一旦判斷失誤就有可能造成市場有需求卻供貨不足，又或者是采購的甜品原料積壓在儲藏間，占用大量的資金。這樣不僅會導(dǎo)致資金周轉(zhuǎn)不足，還要承擔(dān)相應(yīng)的風(fēng)險。

如果對于采購原料有合理規(guī)劃，那就能設(shè)定準(zhǔn)確的需求計劃。在恰當(dāng)?shù)臅r間購入合適的甜品原料，不必留有太多庫存，降低相應(yīng)的成本和風(fēng)險，有效地減少周轉(zhuǎn)資金占用。

甜品材料采購計劃應(yīng)該如何展開，分多少個層面呢？首先，當(dāng)然是甜品店的總銷售方向；接著就是細分下來，從財務(wù)到采購的計劃，把甜品按特點分類，制定甜品存貨單位。甜品計劃制訂后，所需的甜品原料的種類和數(shù)量也就能夠確定下來了。如果在此基礎(chǔ)上制訂出甜品原料采購計劃，那么甜品的原料、制作與供應(yīng)就有所保障了。

甜品的經(jīng)營目錄

甜品店的經(jīng)營目錄并不是一成不變的，需要根據(jù)市場需求變化和甜品店經(jīng)營能力適當(dāng)?shù)剡M行調(diào)整。調(diào)整中可依靠甜品銷售數(shù)據(jù)進行分析。哪些種類的甜品銷售下降，哪一些長時間內(nèi)無銷售記錄；可逐漸篩選淘汰，如有些經(jīng)營品種銷售上升，可適當(dāng)增加數(shù)量。甜品店還應(yīng)經(jīng)常開展市場調(diào)研預(yù)測，以便創(chuàng)業(yè)者分析市場需求以及變化趨勢，了解新甜品開發(fā)情況。根據(jù)甜品店的條件，增加市場前景好的甜品。

深入研究市場發(fā)展變化、總結(jié)自身經(jīng)營狀況的基礎(chǔ)后，對甜品目錄進行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，這是甜品店改善經(jīng)營的重要手段。

2.采購必須有流程

采購是創(chuàng)業(yè)者必須學(xué)會的技能之一，特別是中、小型店鋪開設(shè)的初期。順便一提，大型甜品店常常是由專門的采購人員辦理，借著與各部門的密切聯(lián)系，采購人員必須清楚所需要訂購的原料，對于要求的品質(zhì)與數(shù)量以及原料的來源都必須清楚，不能馬虎。

為了能夠讓賬務(wù)清晰，更容易地進行管理，我們需要一個完整的采購流程。采購流程一共分為五個步驟，詳細分析如下：

發(fā)出訂購單

采購的第一步通常是發(fā)訂購單，在訂購單上面必須詳細地列明所需原料的名稱、數(shù)量以及單價等，通常采用三聯(lián)訂購單。當(dāng)訂購單寄給供貨商之后，供貨商會在其中的一聯(lián)上簽名并寄回給甜品店，表示收到該訂貨單并開始辦理合同。供貨商將第二聯(lián)留下以便核查真正訂購細目，最后一聯(lián)會隨貨送往甜品店，創(chuàng)業(yè)者接收后將訂購單內(nèi)容與發(fā)票核準(zhǔn)。

保留采購記錄

采購的驗收單必須歸檔，以便甜品店有價格及賒欠條件的記錄可供核查。保留記錄的另一個重要理由是為了解一些尚未到貨的訂購單，避免發(fā)生財務(wù)責(zé)任的問題時，無法對證，以此為依據(jù)采用應(yīng)急對策、爭取補償。

追蹤訂購單

供應(yīng)商有時無法按照約定時間送貨，但這對保留了完整訂購記錄的創(chuàng)業(yè)者毫無影響，因為對訂購單進行追蹤能清楚原料何時到期、供應(yīng)商延誤的具體原因、總長時間等。到了再次訂購的時候，創(chuàng)業(yè)者就利用積累下來的經(jīng)驗，淘汰那些不可靠的供應(yīng)商，尋找更好的合作伙伴。

檢驗原料

收到原料的時候，請務(wù)必開箱檢驗。送來的貨物與訂購單上的項目的是否相符？數(shù)量有沒有出入？原料的品質(zhì)是否符合要求？這些問題都必須在接收原料時核查清楚，避免損失。

進行付款

如果經(jīng)過以上步驟確認，基本上就可以辦理付款了。反過來，如果原料不符合要求，不能接收，創(chuàng)業(yè)者還需要去函說明退回原料的原因。

3.采購原料時必須注意的問題

采購工作做得好才能保證甜品的質(zhì)量，也就是說優(yōu)質(zhì)的輸入保證優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)出。創(chuàng)業(yè)者必須利用采購好的原料，這是一種重要的競爭手段。

質(zhì)量

好的質(zhì)量是指符合買賣約定的要求規(guī)格。創(chuàng)業(yè)者應(yīng)該先了解供應(yīng)商對自身甜品原料質(zhì)量的認證，管理制度較完善的供應(yīng)商應(yīng)具有質(zhì)量合格證和商檢合格證。創(chuàng)業(yè)者在采購時應(yīng)先與供應(yīng)商就原料的質(zhì)量商定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。在一般的情況下，應(yīng)要求供應(yīng)商提供樣品封存，避免日后發(fā)生糾紛甚至法律訴訟。

對于有瑕疵的原材料，應(yīng)查明是在儲存運輸過程中損壞或是其他原因?qū)е伦冑|(zhì)，應(yīng)要求退貨或退款。

訂購量

要決定好訂購數(shù)量。創(chuàng)業(yè)者應(yīng)該考慮自身的需要，而不能盲目地聽從供應(yīng)商的建議，訂下供應(yīng)商所希望的數(shù)量。一旦造成存貨滯銷，就必須降價清理庫存，這個后果是非常嚴(yán)重的，將直接影響利潤，造成資金的積壓及空間的浪費。建議創(chuàng)業(yè)者與供應(yīng)商協(xié)商出一個合理的訂貨量，避免日后因為訂貨量少而多次訂貨。

也許有的創(chuàng)業(yè)者會認為，只要不損害自身的利益，讓供應(yīng)商頻繁送貨也沒有問題。其實并非如此，如果送貨太頻繁，供應(yīng)商的運輸成本就會增加。這看起來只是別人的利益，與己無關(guān)，但心思細膩的創(chuàng)業(yè)者應(yīng)該注意到的問題是：如果頻繁來往，卻沒有利潤可言，將會失去供應(yīng)商的信任，這直接導(dǎo)致甜品店的進貨價格沒有優(yōu)勢。

送貨條件

創(chuàng)業(yè)者要對供應(yīng)商提出送貨條件，其中包括按指定日期及時間送貨，免費送貨到指定地點、負責(zé)裝卸貨等。這些事情看來簡單，但若在采購時沒有向供應(yīng)商提出要求，供應(yīng)商拒絕配合，對甜品店的運作影響很大。對于經(jīng)常出錯的供應(yīng)商，應(yīng)該采取一些必要的警告措施，若無改善則可以考慮更換供應(yīng)商。

4.與供應(yīng)商通力合作

選擇供應(yīng)商

優(yōu)秀的供應(yīng)商是甜品店的重要資源，它對甜品店的成長具有重大的影響。創(chuàng)業(yè)者在采購前，要對供應(yīng)商進行相關(guān)調(diào)查，從中選擇優(yōu)秀者作為合作伙伴。調(diào)查內(nèi)容包括供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量保證情況；供應(yīng)商生產(chǎn)能力及局限性；供應(yīng)商的財務(wù)狀況；供應(yīng)商的發(fā)展戰(zhàn)略；供應(yīng)商的信用情況等多個方面。甜品店創(chuàng)業(yè)者對供應(yīng)商及其經(jīng)營方法和市場策略了解得越多，越能夠從中選擇優(yōu)秀者。與供應(yīng)商間的談判能力越強，也就更容易達成雙方都能接受的合作條件。

評價供應(yīng)商

市場會不斷變化，這是必然的情況。供應(yīng)商也是不斷地變化，以此來適應(yīng)顧客的要求。甜品店要定期做好關(guān)于供應(yīng)商的評價工作，最基本的評價分析法是上、中、下分析法。

這是指供應(yīng)商提供的原料的銷售情況、產(chǎn)品毛利情況、供應(yīng)商配合情況等多項指標(biāo)確定供應(yīng)商的貢獻大小，把供應(yīng)商分為A、B、C三類。對貢獻最大、數(shù)量較少的A類供應(yīng)商進行重點管理。對貢獻一般、數(shù)量較多的B類供應(yīng)商進行一般管理，對貢獻很小、數(shù)量較少的C類供應(yīng)商進行淘汰。通過這樣一個不間斷的定期評價過程，甜品店可以達到對供應(yīng)商進行動態(tài)管理的目的。

加強信息交流

在不泄露商業(yè)機密的情況下，甜品店與供應(yīng)商應(yīng)盡量在存貨狀況、生產(chǎn)能力計劃、生產(chǎn)進度、促銷計劃、需求預(yù)測和裝運進度等方面進行信息交流。這種信息交流會使供應(yīng)商根據(jù)市場需求準(zhǔn)確地安排生產(chǎn)和運輸，甜品店可以在最短時間內(nèi)得到所需的甜品原料，有利于贏得顧客，從而領(lǐng)先其他競爭者。

如何驗收原料

上述內(nèi)容也曾提及驗收的重要性，在這里將詳細地說明一下驗收的主要內(nèi)容。

甜品原料驗收的目的在于明確所采購的甜品原料的品質(zhì)及其價格是否符合要求。換言之，驗收的時候必須查驗其價格、品質(zhì)等，這要求創(chuàng)業(yè)者對甜品的相關(guān)原料有一定的熟悉程度。

驗收的主要步驟應(yīng)是：打開箱子逐一檢驗，如果采購量大則可以利用抽查的形式來檢驗，還需要記錄好供應(yīng)商的名稱、原料名、采購日期、收貨日期、具體重量、價格等。這些相關(guān)的驗收資料最好是一式兩份，一份用于存檔，一份直接貼在原料的外包裝上。存檔是避免經(jīng)常性盤查存貨，而直接貼于包裝上是為了避免存放的時間過長，杜絕使用過期原料這種影響店鋪聲譽的情況。

儲存原料

甜品店的原料儲存工作很繁瑣，但是卻能充分體現(xiàn)出一家甜品店的面貌。管理是否井井有條、節(jié)奏是否分明等，都是成功經(jīng)營甜品店的重要因素。一個內(nèi)部管理完善的甜品店，肯定會帶來可觀的效益。

儲存方法主要體現(xiàn)在要提高儲藏間利用率，減少甜品原料出入庫時間，做好在庫甜品原料保存，節(jié)約成本。甜品店原料儲存必須做到以下兩點。

一是根據(jù)原料的性能、種類、品種、規(guī)格等要求進行劃分。嚴(yán)禁有毒的化學(xué)物品和甜品原料混存，性能互相抵觸、互相串味的甜品原料不能混合存放。二是實行分類區(qū)分的管理方法，合理存放甜品原料，根據(jù)甜品原料的屬性和儲存設(shè)備，采取分區(qū)管理。

計算庫存量

及時了解庫存，對創(chuàng)業(yè)者的正確采購有著極為重要的指導(dǎo)作用。更可以隨時掌握哪種甜品適合銷售，哪種甜品出現(xiàn)滯銷，詳細記錄此情況對于核算成本，擴大利潤都起到重要作用。

如何用庫存來指導(dǎo)采購以及銷售策略呢？答案是安全庫存法則。

下面一起來看看例子：

假如一家甜品店上周芝麻存貨有10袋，創(chuàng)業(yè)者因某個原因而再次購進5袋，一周后他的存貨是12袋，那么這次他應(yīng)該進多少貨？

答案是不進貨。因為他這一周的實際銷售量是10+5－12=3袋，而庫存數(shù)12袋遠遠大于他一周的銷量，在未來的一個星期不可能斷貨，所以這時候，創(chuàng)業(yè)者不需要再次進貨。這是運用了1.5倍安全庫存法則。

而這個法則的原則是：

上周期的實際銷量=上期存貨量+上期進貨量-本期存貨量。為了確保不斷貨、不積壓，一般以安全庫存量等于一個銷售周期的實際銷量的1.5倍為標(biāo)準(zhǔn)。

甜品店的進貨量=安全庫存數(shù)－現(xiàn)有庫存數(shù)。合理進貨數(shù)=[（上期存庫量+上期進貨量）－本期庫存量]×1.5倍－一期庫存量。

這個安全法則既簡單準(zhǔn)確又容易操作，創(chuàng)業(yè)者不妨試一試。

控制庫存

控制庫存分為正常合理控制法以及分類庫存管理法。

（1）正常合理控制法

假設(shè)甜品店每日正常面粉出庫量為12千克，那么每日的最低庫存要達15千克才不會導(dǎo)致需求量不足。如果每6天向供應(yīng)商訂一次貨，路途運輸?shù)臅r間為5天，那么正常合理控制庫存數(shù)應(yīng)該是147千克。

這個正常合理控制庫存數(shù)是怎樣算出來的呢？我們根據(jù)日銷量平均數(shù) x（訂單間隔天數(shù)+運輸途中天數(shù)）+日最低安全庫存量=合理的正常庫存控制數(shù)。

12 x（6+5）+15=147千克。

看到這個正常庫存控制數(shù)，創(chuàng)業(yè)者能夠心里有底。但這僅僅是個參考標(biāo)準(zhǔn)，具體情況還要考慮到有可能存在變數(shù)。

如果遇到國慶、五一等法定假期，必須考慮節(jié)假日促銷情況，理想情況下可能是正常日的2～3倍，所以節(jié)前一定要有充足的庫存準(zhǔn)備。

（2）分類庫存管理

甜品原料種類有很多，不是每種原料的比重和管理方法都相同的。根據(jù)2：8管理法則，只能說是存在一定的規(guī)律的。

如果是僅占銷量20%的甜品，卻占銷售利潤的80%，這類甜品可以劃分為A類，相對的，它的原料應(yīng)該稱之為A類原料。

占銷量的40%～60%的甜品，銷售利潤占15%，這類甜品可以劃分為B類，相對的，它的原料應(yīng)該稱之為B類原料。

占銷量的30%～40%的甜品，銷售利潤占5%，這類甜品可以劃分為C類，它的原料應(yīng)該稱之為C類原料。

雖然在不同的行業(yè)或市場變化情況下，并不是所有分類都符合上述的比例，但創(chuàng)業(yè)者可以參照這種庫存管理法，從進貨資金、庫存甜品原料的數(shù)量、庫存原料的管理等，多方面內(nèi)容來看，A類甜品原料應(yīng)該受到最高的重視。

創(chuàng)業(yè)巧支招

如何收集甜品信息，創(chuàng)業(yè)者需要考慮以下問題：

（1）甜品種類是否齊全，主要甜品是否符合消費者的購買需求，需求量是多少?

（2）現(xiàn)有甜品處在怎樣的生命周期？

（3）固定消費群偏好的品種是否具備，哪些應(yīng)該增加，哪些可以取消?

（4）甜品的價格定位是什么，顧客接受程度如何?

（5）在甜品市場，哪一種價格水準(zhǔn)最具競爭力，本店是否需要對價格進行調(diào)整？

（6）目標(biāo)消費群是否認為甜品的定價和其所提供的服務(wù)價值相等，該如何調(diào)整?

（7）甜品店是否有主打的品牌甜品，其在市場上是否具有領(lǐng)導(dǎo)地位?

（8）品牌甜品的價格與其他競爭品牌相比是否合理?

（9）對于甜品的創(chuàng)新研究和發(fā)展方面的重視程度是否足夠？

（10）甜品店所經(jīng)營的產(chǎn)品是否具備良好的商業(yè)道德?