一、組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的流程及步驟

如圖2-1所示為組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的流程及步驟。

圖2-1　組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的流程及步驟

（一）流程一：管理幅度的確定

1．步驟一：管理幅度設(shè)計(jì)思路

管理層次和管理幅度是決定組織結(jié)構(gòu)的兩個(gè)重要參數(shù)，而且管理層次與管理幅度是密切相關(guān)的。任何企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)都應(yīng)是一種梯形結(jié)構(gòu)，即上級(jí)指揮機(jī)構(gòu)少，下級(jí)指揮機(jī)構(gòu)多。根據(jù)管理的需要，從上到下通常設(shè)有若干指揮和管理層次。這些層次之間是一種隸屬關(guān)系，從而形成職權(quán)上的等級(jí)鏈；管理層次設(shè)計(jì)就是確定等級(jí)鏈的級(jí)數(shù)。管理幅度是指組織中的一個(gè)上級(jí)直接指揮下級(jí)的數(shù)量。顯然，在組織規(guī)模一定的情況下，如果不考慮其他因素，管理幅度越大，管理層次就越少；否則管理層次就越多。

2．步驟二：掌握影響管理幅度的因素

（1）主觀方面的因素，是由領(lǐng)導(dǎo)者的素質(zhì)決定的。主觀因素主要表現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)者能否減少花在下級(jí)身上的時(shí)間。

（2）客觀方面的因素，即由客觀條件和下屬人員素質(zhì)決定的因素。

3．步驟三：確定管理幅度

目前，人們主要還是采取定性的方法來確定管理幅度。一般認(rèn)為上層的管理幅度應(yīng)窄一些，4～8人為合適；下層的管理幅度應(yīng)寬一些，15～20人為合適。中層的管理幅度介于二者之間。這是因?yàn)?，上層的管理工作?fù)雜，屬于非結(jié)構(gòu)化決策的問題較多。實(shí)際上，中層的管理幅度比上層要窄，這是因?yàn)橹袑庸芾碚叱袚?dān)著較多的向高層領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作的職能。

（二）流程二：管理層次的確定

1．步驟一：按照企業(yè)的縱向職能分工確定基本的管理層次

（1）集中經(jīng)營(yíng)、集中管理的企業(yè)

如果企業(yè)的規(guī)模較小，技術(shù)簡(jiǎn)單，通常只需要設(shè)置經(jīng)營(yíng)決策層、管理層和作業(yè)管理層；如果企業(yè)和規(guī)模較大，采用的技術(shù)較復(fù)雜，管理層次就要多一些。

（2）分散經(jīng)營(yíng)、分散管理的企業(yè)

總公司和分公司是兩大管理層次，總公司和分公司中，還分別存在各自的管理層次，如總公司的戰(zhàn)略決策層，專業(yè)管理層；分公司的經(jīng)營(yíng)決策層，專業(yè)管理層和作業(yè)管理層。

2．步驟二：按照有效的管理幅度推算的管理層次

假設(shè)某一企業(yè)的員工有1 000人，中高層有效的管理幅度為5～8人，基層的有效管理幅度為10～15人，則可以推算出該企業(yè)組織的管理層次為3～4人。

（1）按較大的管理幅度計(jì)算：第一層的人數(shù)為8人，第二層為8×8=64人，第三層為64×15=960人，全部人員加起來為8+64+960=1 032人。有三個(gè)層次已經(jīng)包含了組織的所有人員，故設(shè)三個(gè)組織層次即可。

（2）若按較小的管理幅度計(jì)算：則第一層為5人，第二層為5×5=25人，第三層為25×5=125人，第四層為125×10=1 250人。前三個(gè)層次只包含了155人，必須設(shè)置第四個(gè)層次才能包含所有的組織成員。

（三）流程三：部門劃分

所謂部門，是指企業(yè)組織結(jié)構(gòu)中一個(gè)管理人員有權(quán)執(zhí)行所規(guī)定的活動(dòng)的一個(gè)明確區(qū)分的范圍。劃分部門就是確定這些范圍。這些部門實(shí)際是承擔(dān)某些工作職能的組織機(jī)構(gòu)。所以部門劃分也可以稱為組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置。一個(gè)部門通常是由若干個(gè)工作崗位組成。

劃分業(yè)務(wù)部門的具體方法，通常有按職能劃分、按地域劃分、按產(chǎn)品劃分、按業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)劃分等。各企業(yè)可以根據(jù)自己的特點(diǎn)選擇采用，也可以同時(shí)采用幾種方法。我們以一家中型股份制民營(yíng)企業(yè)為例進(jìn)行部門劃分。

1．潔雅公司介紹

廣州潔雅材料科技股份有限公司是一家由留美博士回國(guó)創(chuàng)辦的集產(chǎn)品開發(fā)、生產(chǎn)銷售為一體的高新技術(shù)復(fù)合材料專業(yè)廠家，產(chǎn)品主要有某某實(shí)體面材和星盆。公司總部設(shè)在廣州市芳村區(qū)茶窖工業(yè)園，在廣州、河南和湖北三地分別設(shè)有生產(chǎn)基地，在世界各地設(shè)有12間分支經(jīng)營(yíng)機(jī)構(gòu)。

公司產(chǎn)品實(shí)體面材是一種新型的建筑裝飾材料，兼容了木材的可塑性與天然石材的堅(jiān)硬性，可做到無縫拼接，結(jié)構(gòu)細(xì)密而無毛細(xì)孔。其彎曲和異型加工特性超越了任何其他材料，可以滿足設(shè)計(jì)師豐富的想象力，搭配隨心所欲。在商業(yè)服務(wù)柜臺(tái)、（銀行、酒店等）廚房柜臺(tái)、浴室洗手臺(tái)、茶幾、餐桌、墻壁和園柱、樓梯扶手、工藝品等應(yīng)用方面可以取代傳統(tǒng)的木材、石材、塑料、不銹鋼等等。星盆又稱洗臉盆，由高分子實(shí)體面材制成。

公司計(jì)劃在五年內(nèi)建成一個(gè)占地面積達(dá)38畝的“潔雅新材料研究開發(fā)中心”。公司未來五年將發(fā)展成為全球最大的實(shí)體面材OEM生產(chǎn)基地和國(guó)內(nèi)最具實(shí)力的高性能復(fù)合材料研發(fā)生產(chǎn)基地。

2．劃分情況

潔雅公司總部設(shè)在廣州，其部分按業(yè)務(wù)性質(zhì)和職能劃分為五大類。第一大類為生產(chǎn)運(yùn)作部門類：包括物流部（下設(shè)采購(gòu)、儲(chǔ)運(yùn)、倉(cāng)庫(kù)三大職能）、品質(zhì)部、設(shè)備工程部、生產(chǎn)部（下設(shè)一分廠、二分廠、三分廠）；第二大類為市場(chǎng)銷售部門類：包括市場(chǎng)部、銷售部、國(guó)際市場(chǎng)部、項(xiàng)目部、客戶服務(wù)部；第三大類為技術(shù)開發(fā)部門類：包括產(chǎn)品開發(fā)部、新材料研發(fā)中心；第四大類為行政管理部門類：包括總經(jīng)理辦公室（行政部）人力資源部、總務(wù)部、電腦部、審計(jì)部、采購(gòu)信息中心；第五大類為財(cái)務(wù)管理部門，包括財(cái)務(wù)部。另外在董事會(huì)下設(shè)秘書室。

在外地則按地域設(shè)置部門。例如生產(chǎn)運(yùn)作部門類，還設(shè)立了生產(chǎn)型的河南分公司、湖北分公司；市場(chǎng)銷售部門類，還設(shè)立了深圳、廈門、成都、武漢、西安、上海、北京、濟(jì)南、沈陽(yáng)、杭州、中國(guó)香港地區(qū)、美國(guó)銷售分公司。

3．劃分思路

（1）以上部門劃分以業(yè)務(wù)和職能類似為依據(jù)進(jìn)行部門劃分和部門歸類。

（2）各部門向相同類別的大部門負(fù)責(zé)。

（3）分廠相當(dāng)于車間向生產(chǎn)部負(fù)責(zé)，河南分公司、湖北分公司向生產(chǎn)運(yùn)作部門負(fù)責(zé)。

（4）深圳、廈門、成都、武漢、西安、上海、北京、濟(jì)南、沈陽(yáng)、杭州分公司向市場(chǎng)銷售部門負(fù)責(zé)；中國(guó)香港地區(qū)、美國(guó)銷售分公司向總經(jīng)理負(fù)責(zé)，由秘書室負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)上的管理。

（四）流程四：崗位設(shè)置

工作崗位是根據(jù)專業(yè)化分工原則，按工作職能劃分而成的工作職位。工作崗位是構(gòu)成企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的基本單位。從亞當(dāng)?斯密的分工理論知道，專業(yè)化分工有利于提高技術(shù)水平，可以縮短作業(yè)時(shí)間，減少培訓(xùn)費(fèi)用，有利于提高機(jī)械化程度?？傊?，可以降低成本，提高工作效率和經(jīng)濟(jì)效益。如果分工過細(xì)，一方面會(huì)使工作人員感到工作單調(diào)而厭煩；另一方面還會(huì)增加內(nèi)部調(diào)節(jié)的工作量，使交往成本上升。因此，進(jìn)行工作崗位設(shè)計(jì)時(shí)，既要進(jìn)行合理分工，又要適當(dāng)擴(kuò)展工作內(nèi)容，使工作人員感到內(nèi)容豐富充實(shí)，富有挑戰(zhàn)性。

1．設(shè)置要求

不同類型的企業(yè)可以根據(jù)自己經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)和企業(yè)內(nèi)部的條件，或把崗位分得更細(xì)，或設(shè)計(jì)出具有綜合性的工作崗位。必須強(qiáng)調(diào)的是，工作崗位是根據(jù)企業(yè)組織目標(biāo)的需要來設(shè)計(jì)的，不能設(shè)計(jì)出與目標(biāo)無關(guān)的崗位。

2．設(shè)置情況

潔雅公司在上述五大類部門設(shè)立好以后，我們?cè)倏纯慈绾卧诓块T內(nèi)設(shè)置崗位。根據(jù)潔雅公司的實(shí)際情況和未來需要，設(shè)置了如下崗位：

（1）董事長(zhǎng)、董事、監(jiān)事會(huì)主席、監(jiān)事

總經(jīng)理兼技術(shù)開發(fā)部副總經(jīng)理

董事會(huì)秘書兼總經(jīng)理秘書兼國(guó)際市場(chǎng)部經(jīng)理

國(guó)際市場(chǎng)部經(jīng)理、國(guó)際業(yè)務(wù)代表、會(huì)計(jì)、出納

（2）生產(chǎn)運(yùn)作部門副總經(jīng)理

生產(chǎn)部廠長(zhǎng)：廠長(zhǎng)助理、分廠廠長(zhǎng)（車間主任）、班組長(zhǎng)、技術(shù)工、生產(chǎn)工、雜工

物流部經(jīng)理：采購(gòu)員、送貨員、倉(cāng)管員、貨車司機(jī)

品質(zhì)部經(jīng)理：質(zhì)檢員

設(shè)備工程部：工程師、助理工程師、電工、焊工、修理工

生產(chǎn)型分公司經(jīng)理、生產(chǎn)主管、行政主管、財(cái)務(wù)主管、文員、會(huì)計(jì)、出納、班組長(zhǎng)、生產(chǎn)工人

（3）市場(chǎng)銷售部門副總經(jīng)理

市場(chǎng)部經(jīng)理、平面設(shè)計(jì)師、市場(chǎng)代表

銷售部經(jīng)理、銷售主管、銷售代表

項(xiàng)目部經(jīng)理、項(xiàng)目代表

客戶服務(wù)部經(jīng)理、客戶代表

各銷售分公司經(jīng)理、銷售主管、會(huì)計(jì)、出納、銷售代表

（4）技術(shù)開發(fā)部副總經(jīng)理由總經(jīng)理兼任

產(chǎn)品開發(fā)部主管、新材料研發(fā)中心主任、化學(xué)師、助理化學(xué)師、技術(shù)員

（5）行政管理副總經(jīng)理

總經(jīng)辦主任（行政部經(jīng)理）、法律顧問、行政部助理、前臺(tái)文員

人力資源部經(jīng)理、人事助理

總務(wù)部經(jīng)理、總務(wù)助理、車隊(duì)隊(duì)長(zhǎng)、司機(jī)、司務(wù)長(zhǎng)、廚師、廚工、清潔工

電腦部工程師

審計(jì)部主管兼采購(gòu)信息中心主任

（6）財(cái)務(wù)管理副總經(jīng)理

財(cái)務(wù)部經(jīng)理、會(huì)計(jì)、出納

3．設(shè)置思路

（1）盡量將相同或相似工作內(nèi)容和任務(wù)的設(shè)置為一個(gè)崗位。

（2）把一些工作量比較少的不同工作由一個(gè)崗位來做，但選擇具有不同工作經(jīng)驗(yàn)的人來?yè)?dān)任，例如董事會(huì)秘書兼總經(jīng)理秘書兼國(guó)際市場(chǎng)部經(jīng)理。

（3）根據(jù)老板的個(gè)人特長(zhǎng)來兼任一些重要崗位，例如總經(jīng)理兼技術(shù)開發(fā)部副總經(jīng)理。

（4）河南分公司、湖北分公司財(cái)務(wù)和出納，行政上受分公司經(jīng)理管理，但業(yè)務(wù)上受總部財(cái)務(wù)部經(jīng)理指導(dǎo)并向其負(fù)責(zé)。

（5）深圳、廈門、成都、武漢、西安、上海、北京、濟(jì)南、沈陽(yáng)、杭州分公司財(cái)務(wù)和出納行政上受分公司經(jīng)理管理，但業(yè)務(wù)上受總部財(cái)務(wù)部經(jīng)理指導(dǎo)并向其負(fù)責(zé)。

（6）中國(guó)香港地區(qū)、美國(guó)銷售分公司財(cái)務(wù)和出納行政上受分公司經(jīng)理管理，但業(yè)務(wù)上受總部財(cái)務(wù)管理副總經(jīng)理指導(dǎo)并向其負(fù)責(zé)。

（7）中國(guó)香港地區(qū)、美國(guó)分公司招聘須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，人力資源管理業(yè)務(wù)受當(dāng)?shù)厝耸虏块T指導(dǎo)。其他部門和分公司招聘需經(jīng)行政管理副總經(jīng)理批準(zhǔn)，人力資源管理業(yè)務(wù)受人力資源部經(jīng)理指導(dǎo)。