四、辦公室主管的領導方法

（一）靈活變通的領導方法

所謂靈活變通，就是堅持實事求是，依據(jù)條件，審時度勢，靈活運用各種方法和措施，以達到既定目的。領導者在領導活動中必須依據(jù)不同的環(huán)境和條件，相應地變更領導手段，調(diào)整領導任務，以利于實現(xiàn)或接近既定的領導目標。就是說，總的目標確定后，實現(xiàn)目標的形式，達到目標的手段，可以靈活多變，不拘一格。這好比登山目標定在山頂，從山前上有可能達到山頂，從山后上也有可能達到山頂，從山兩側上可能也有路，究竟從哪條路上山能更快些，這就需要根據(jù)實際情況靈活地掌握。靈活變通的方法是辦公室主管成功的一個要訣。

靈活變通的領導方法是由領導規(guī)律決定的。領導活動不同于人類其他活動，它有著明顯的特點。領導活動的環(huán)境總是處在變化發(fā)展之中的，包括上級新政策的出臺，下級單位新問題的出現(xiàn)，相關單位聯(lián)系過程中的情況變化等等，都會沖擊既定的決策和措施。領導活動的矛盾總是普遍存在的，這就要求辦公室主管在堅持大政方針的前提下，靈活地處理具體問題，做好上下通融工作。如果沒有變通，也就沒有靈活性。

在領導活動中怎樣掌握靈活變通的領導方法呢？具體有以下幾點：

1．要明確領導活動的目標

目標即領導活動的方向性、目的性。一般來說，領導活動的目標是由集體確定或由上級安排的。由組織集體確定的領導目標，要走群眾路線，在集中群眾智慧的基礎上確定。對高層次、大范圍的領導活動來說，領導目標大都是有原則性、方向性的；領導活動的層次越低，范圍越小，目標的確定往往也越具體，當然這具體也是相對的。辦公室主管對提出的目標，要盡可能地吃透上級的精神，明確其基本要求，區(qū)分哪些是不能變的，哪些是可以變的，哪些是適合當?shù)厍闆r的，哪些不是適合當?shù)厍闆r的。

2．要深入了解領導活動的條件和環(huán)境

領導活動的條件和環(huán)境，是實施領導活動的客觀依據(jù)，也是確定領導活動目標的重要依據(jù)之一。領導活動的條件，主要包括組織、體制的條件，可利用的物資、設備、技術條件等，領導活動的環(huán)境主要包括自然資源、地理氣候、歷史傳統(tǒng)、風土人情、社會關系和周圍社會的環(huán)境等。辦公室主管對這些條件和環(huán)境要做深入細致地調(diào)查研究，以便根據(jù)情況區(qū)別對待，分類指導。

3．確定科學的領導手段

主要包括建立完善的組織機構；制定或健全規(guī)章制度；重申或制定各種有關政策；確定有關的行政手段、經(jīng)濟手段、法律手段以及隨機使用的領導方法等。

4．靈活地實施領導過程

變通是貫穿于領導活動全過程的，因此全過程都要求必須依據(jù)條件和環(huán)境的變化而靈活地變更領導手段，根據(jù)各個階段領導任務的完成情況而靈活地調(diào)節(jié)近期領導目標，不斷做出切實可行的決策，以加快領導活動的進程。

5．不斷提高自己的領導素養(yǎng)

辦公室主管要有強烈的事業(yè)心、責任感和深入扎實的工作作風；要有強烈的創(chuàng)新意識和果敢的氣魄；要有頑強的意志和嚴謹?shù)目茖W態(tài)度；要有科學的知識和良好的修養(yǎng)。因此，一個優(yōu)秀的辦公室主管必須不斷學習，勇于實踐，努力提高自己的靈活應變能力。

（二）超脫的領導方法

1．要做領導的事

所謂領導，就是領航導向之意，作為全局的統(tǒng)帥，辦公室主管必須時時刻刻把握全局。毛澤東說過，沒有全局在胸，是不會真的投下一著好棋子的。棋譜上有句話說：“善弈者謀勢，不善弈者謀子”，說的就是這個道理。有的辦公室主管或因事事不放心，或因件件抓全，或因處處露面顯威，總愛事無巨細，樣樣過問，大會小會有請必到，因而總感覺到事情多、工作忙。要取得工作的成效，就必須把握全局，時時事事從全局出發(fā)，著重尋找事物的主要矛盾和次要矛盾，不能陷入個別、局部或具體問題之中而不能自拔。

2．必須抓住有重大影響的問題

首先，要明確一個時期、一個地方的主要矛盾是什么；其次，要注意抓住那些牽動全局的關鍵部位和重點問題不放，直至抓出成效；最后，要注意加強薄弱環(huán)節(jié)，加強了薄弱環(huán)節(jié)，就等于加強了全局。

3．必須合理運籌時間

辦公室主管需要處理的事情很多，時間非常寶貴，掌握得好，就能超脫，掌握不好，就成天忙得團團轉。因此，必須合理安排時間，綜合運用時間，巧妙駕馭時間，忙中有閑，緊而不亂，這樣才能有足夠的時間和精力去思考、研究問題。

4．要善于運用分權術

大膽逐級授權，這樣做不僅不會對工作產(chǎn)生妨礙，相反對工作有利。它既可以把辦公室主管從瑣碎事務中解脫出來，處理大事；又可以充分調(diào)動下屬的積極性、主動性和創(chuàng)造性，從而更有效地解決日常事務。

當然，講究超脫的領導方法，不是提倡偷懶，不是提倡逃避問題和矛盾，不是提倡推卸責任。而是為了擺脫日?，嵤?，去思考和解決關鍵性的、全局性的大事。

（三）協(xié)調(diào)的領導方法

從某種意義上說，管理的過程就是協(xié)調(diào)的過程。馬克思曾形象地說過，一個單獨的提琴手是自己指揮自己，一個樂隊就需要一個樂隊指揮。這里，馬克思把樂隊指揮的作用說得很清楚，就是要“協(xié)調(diào)個人的行動”。如果把一個辦公室比作一個“樂隊”的話，辦公室主管就是這個“樂隊”的“指揮”，這個“指揮”也必須“協(xié)調(diào)個人的行動”。而且這個“樂隊”要比任何舞臺上的樂隊龐大得多，復雜得多。這個“樂隊”的指揮面臨的不是訓練有素的各種樂手，彈奏的不是某一固定的樂譜，他面臨著十分復雜的社會生活，是有思維的人群，那里充滿了各式各樣的矛盾，有著錯綜復雜的關系。要當一個稱職的“指揮”，將這個“樂隊”指揮得井然有序，奏出威武雄壯的“樂章”來，就必須具備較高的協(xié)調(diào)藝術。

協(xié)調(diào)，從字面上看是協(xié)商調(diào)解的意思，但在現(xiàn)實生活中，其內(nèi)容十分豐富。一個辦公室主管，需要協(xié)調(diào)的工作很多，比如上下級之間的關系，同級領導之間的關系，本單位同左鄰右舍的關系，局部與整體之間的關系等等。具體到日常工作中，協(xié)調(diào)內(nèi)容大致可分為這樣兩個方面：一是搞好日常事務工作的協(xié)調(diào)，無論哪個單位，在日常工作中都會有多種矛盾，都會碰到有著復雜關系的問題。這些矛盾和問題不協(xié)調(diào)好，就會影響正常工作的進展。二是涉及計劃安排方面的協(xié)調(diào)。主要包括計劃內(nèi)容之間諸多方面的協(xié)調(diào)。

協(xié)調(diào)工作內(nèi)容繁多，這就要求辦公室主管必須統(tǒng)籌安排，有主有次，牢牢把握住協(xié)調(diào)工作的重點，區(qū)分輕重緩急，有計劃、有側重地進行協(xié)調(diào)工作。協(xié)調(diào)工作的側重點，具體為：一是指那些影響全局的關鍵或某項工作的關鍵環(huán)節(jié)，出在這些關鍵上的問題，往往牽一發(fā)而動全身。協(xié)調(diào)得及時，全局工作就順暢，否則的話，就可能使整個工作陷于被動。二是指那些比較急迫的或是矛盾沖突比較激烈的問題，對這樣的問題不及時協(xié)調(diào)，就可能導致嚴重后果。三是指那些久拖不決的老大難問題。這類問題難度大，麻煩多，一般人都怕沾邊，因此要勇于負責，不回避，積極協(xié)調(diào)，細心工作。四是指那些處于萌芽狀態(tài)的問題，特別對那些雖處萌芽狀態(tài)但卻具有某種傾向性的苗頭，尤需協(xié)調(diào)，以防患未然。

協(xié)調(diào)工作是一門領導藝術，其方法靈活多樣，千變?nèi)f化。不同的辦公室主管，對于不同的問題，采用協(xié)調(diào)方法也不一樣。有時必須采用多種方法以交替進行，方能達到協(xié)調(diào)的目的。協(xié)調(diào)工作，通常采用的是以下幾種綜合處理方法：

1．直接協(xié)調(diào)與間接協(xié)調(diào)相結合

有的問題比較復雜，涉及幾個部門，或者跨幾個地區(qū)，還有的問題涉及到復雜的人際關系。這些情況辦公室主管必須經(jīng)常過問，了解協(xié)調(diào)中的情況和問題，及時提出指導性意見，以保證協(xié)調(diào)工作順利進行。

2．“請進來”協(xié)調(diào)與“走出去”協(xié)調(diào)相結合

“請進來”就是將與協(xié)調(diào)事件有關的各方請來開協(xié)調(diào)會，由辦公室主管或有關領導主持，讓各方說明自己的意見、要求后一起研究處理意見，能取得一致意見就達成協(xié)議，不能一致時再做工作。或由領導提出裁決意見，經(jīng)各方同意后，共同遵守。“請進來”的辦法適用那些難度大、情況比較清楚的問題。但對那些情況尚不很明白，或問題比較復雜的事情，單靠“請進來”開協(xié)調(diào)會的辦法就不夠了，就需“走出去”，到現(xiàn)場去進行實地考察，邊了解情況，邊協(xié)調(diào)。這樣可以掌握較全面的情況，了解各方面的意見和要求，作出正確的協(xié)調(diào)決定，達到協(xié)調(diào)目的。有時，兩種形式并用，可使問題得到圓滿解決。

3．縱向協(xié)調(diào)與橫向協(xié)調(diào)交叉結合

有的事情，涉及單位不多，隸屬關系不復雜，可由主管部門出面召集所屬有關單位進行協(xié)調(diào)，這是一種上下級之間的縱向協(xié)調(diào)。有的問題發(fā)生在不同的系統(tǒng)或方面，靠某一主管部門無法協(xié)調(diào)，那就必須進行橫向協(xié)調(diào)。情況特別復雜的問題還必須進行縱橫交叉的多層次的協(xié)調(diào)方法，才能行之有效。

4．開會協(xié)調(diào)與會下協(xié)調(diào)相結合

在一般情況下，協(xié)調(diào)工作主要是用開會協(xié)調(diào)的方式進行。但有時在會上并不能解決多少問題，甚至被協(xié)調(diào)的各方會出現(xiàn)嚴重對立情緒，使協(xié)調(diào)工作無法繼續(xù)進行。在這種情況下，有必要暫時休會，辦公室主管應積極做好會下工作，摸清各方的真情，找出分歧的焦點，分頭啟發(fā)誘導，以消除隔閡，統(tǒng)一思想，解決問題，達到協(xié)調(diào)的目的。這種會下協(xié)調(diào)的做法，有時比會上協(xié)調(diào)來得快、效果好。

（四）公關意識的領導方法

現(xiàn)代辦公室主管，必須確立“公關”意識。這里所說的“公關”意識包括對外、對內(nèi)的形象，其中，人際關系是“公關”意識中最重要的部分，可以說，離開人際交往，就無領導活動可言，缺乏科學健康的處理人際關系的能力，領導活動也難以成功。因此，辦公室主管要使自己的領導活動卓有成效，就必須增強公關意識，努力提高正確處理人際關系的能力。

“公關”，必須樹立高尚的交際品德。學會真誠地關心他人，愛護他人，幫助他人，這是建立和諧的人際關系的重要途徑。實踐表明，用不正當?shù)氖侄问菬o法贏得他人的誠心實意的，相反只能失掉人心。那種用金錢、地位、名利的“關系學”，是一種對人類健康交際關系的腐蝕劑，于黨、于國、于人、于己都有百害而無一利，任何人都有責任抵制它。只有廉潔奉公，一塵不染，不謀私利，才能使自己在復雜的人際交往中永遠立于不敗之地。

“公關”，要善于運用語言溝通情感。人的思想感情的交往，人際關系的深化，一種最常見、最重要的方式就是通過語言來溝通。比如，一次吸引人的發(fā)言，一場鼓動人心的演講，一篇感人的文章，都能有益于宣傳自己，有益于增加別人對自己的了解，有益于工作上的交流，從而有利于人際關系的建立和發(fā)展。所以，辦公室主管就要發(fā)揮語言的功能，使自己的思想通過語言給人以更強烈的感染力和吸引力。辦公室主管要學會用三言兩語就能把交往對象的思想吸收過來的本領，講話要講到點子上。優(yōu)秀的辦公室主管不僅要具有私下交涉的能力，還要有在大庭廣眾之下左右聽眾的演講能力。

“公關”，要掌握處理人際關系的方法和技巧。領導活動中的人際關系有縱向和橫向兩個方面?？v向的人際關系即辦公室主管與上級和下級的關系；橫向的人際關系即同級領導、左鄰右舍、兄弟單位，以及外部交往單位等之間的關系。

1．要處理好與上級的關系

在處理與上級關系的過程中，要及時向上級請示報告，這不僅可以使上級了解整體，指導全局，同時也可以使下級不犯錯誤或少犯錯誤。只有上下級信息通暢，才會增進了解，感情融洽，步調(diào)一致。要勇于挑起重擔，為上級分憂。要維護上級威信，以團結為重，在上級出現(xiàn)錯誤或失誤時給予幫助。要遵守組織原則，對上級阿諛奉承，投其所好，或者任意頂撞，為所欲為，都是錯誤的。

2．要處理好與同級的關系

要處理好同級領導包括正職與副職，同其他部門領導等關系。同級之間經(jīng)常要合作共事，聯(lián)系十分密切。因此，辦公室主管要明確自己在領導群體中的地位，彼此尊重，互相支持諒解。領導成員之間既不要互相吹捧，也不允許互相拆臺，要確保在黨性原則上的團結。要明確分工，互相合作，任何領導都不允許對不由自己分管的事做決定，但在分工的基礎上，又必須互相合作、支持、配合。要使同級領導親密無間，形成戰(zhàn)斗的集體，經(jīng)?；ネㄐ畔?，交流思想，這是一項必要的措施。彼此之間互不了解，沒有共同的語言，沒有統(tǒng)一的思想，不僅不能相互配合，結成有力的集體，而且容易受外來的挑撥，造成人際關系的不和。同級領導之間不能協(xié)調(diào)，結下疙瘩，大多是疏于人際往來。當然，這種往來重在交流思想，闡明觀點，而不提倡拉拉扯扯、吃吃喝喝的生活庸俗化。

3．要處理好與下級的關系

關鍵要在以下幾個方面下功夫：

（1）指揮下屬方面。辦公室主管主要是通過下達命令來指揮下屬。辦公室主管在下達命令前必須通盤思考，如何使命令行之有效。下達的命令要適應下屬人員的能力和客觀條件，不能要求下屬對實際上達不到的工作目標負責，要講明任務和完成任務的人員、時間、地點、方法，使下屬樂于接受并有興趣去完成。要注意命令的嚴肅性，不能朝令夕改，在短時間內(nèi)輕易改變對下屬的要求。如果沒有完成好任務，不要把責任都推到下屬身上，首先要檢查自己決策是否有錯，安排任務是否妥當，是否缺乏必要的及時的幫助和指導，要幫助下屬分析原因，認真總結經(jīng)驗教訓。

（2）監(jiān)督下屬方面。辦公室主管行使權力的前提是他對下屬的工作監(jiān)督。但監(jiān)督不能超出一定的界限，不要對下屬的行為作過細的規(guī)定。如果把全部精力都用在規(guī)定工作的細節(jié)和詳細計劃上，不但沒有時間去實現(xiàn)工作目標，而且還會束縛下屬的創(chuàng)造精神，壓制他們的獨立思考和自主行動。辦公室主管要相信下屬能夠很好地完成任務，同時幫助下屬排憂解難，并及時檢查任務的完成情況。對下屬工作遇到的困難不要采取包攬的辦法，那樣會使下屬產(chǎn)生不需要自己負責的思想。

（3）獎罰下屬方面。要善于發(fā)現(xiàn)每個人身上的優(yōu)點和長處，激勵其進取心和榮譽感。在表揚時要注意激勵多數(shù)人的情緒，講究表揚方式。對下屬在工作中出現(xiàn)的錯誤，要及時指出，不要把下屬的差錯“儲存”起來，年底算總賬。這樣不僅于事無補，還會使上下級關系惡化。批評要注意場合，注意保護其自尊心，不要把批評變成挑剔。

（4）尊重下屬方面。一個合格的辦公室主管必須會尊重人。命令即使是正確的，如果缺少尊重人的態(tài)度，下屬也很難自覺地接受。辦公室主管由于掌握一定的權力，可以發(fā)布命令，通過施行獎勵或懲罰的手段，對下級產(chǎn)生一定的影響力。但不能僅有權力性影響力，同時還必須兼有非權力性影響力，包括對人的尊重。要主動溝通，協(xié)商對話，建立感情，愛護職工。要和藹可親，平易近人，不要板著面孔打官腔、擺架子，不要在下屬面前總是強調(diào)職務上的差別。要放手讓下屬行使其職權，不要做有可能干擾下屬工作或有損于下屬威信的事。要用一言一行取信下屬，嚴于律己，寬以待人。要向下屬學習，善于聽取別人的意見，切不可自以為是，妄自尊大。