一、時(shí)間管理的方法與藝術(shù)

時(shí)間管理是每一位組織領(lǐng)導(dǎo)者都必須面對(duì)的重要問題，從管理資源的角度看，時(shí)間是管理的最稀有和最特殊的資源。時(shí)間具有租不到、借不到、買不到，定量供應(yīng)，毫無(wú)調(diào)節(jié)的彈性，又最容易損耗，無(wú)法貯存、沒有替代品等特點(diǎn)?！白釉诖ㄉ显唬耪呷缢狗颉保@是古人對(duì)時(shí)間稍縱即逝的慨嘆。

時(shí)間對(duì)所有的人都是一樣的公平的，沒有誰(shuí)多誰(shuí)少之分，只不過有人善于充分利用時(shí)間，有人卻在不經(jīng)意地浪費(fèi)時(shí)間。通過對(duì)時(shí)間進(jìn)行計(jì)劃安排，可以幫助領(lǐng)導(dǎo)者有效地利用有限的時(shí)間。

(一) 有效駕馭時(shí)間的方法

作為一個(gè)組織的領(lǐng)導(dǎo)者，要想正確判斷自己有效利用時(shí)間的程度，就應(yīng)該選擇一段時(shí)間用工作簿或日記連續(xù)地記錄下每天的各種活動(dòng)。這樣，當(dāng)一項(xiàng)工作完成時(shí)，會(huì)得到一個(gè)詳細(xì)的時(shí)間和活動(dòng)記錄，然后就可以對(duì)所收集的數(shù)據(jù)進(jìn)行評(píng)估，從而了解自己利用時(shí)間的有效程度。

時(shí)間管理的目的在于有效地利用時(shí)間。因此，領(lǐng)導(dǎo)者必須首先明確在一定時(shí)期內(nèi)所要達(dá)到的目標(biāo)、所需進(jìn)行的活動(dòng)以及每一項(xiàng)活動(dòng)的重要性和緊迫性，然后據(jù)此制定工作時(shí)間表，并以此為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作。具體來(lái)說(shuō)，時(shí)間管理方法一般包括以下幾個(gè)步驟:

1.列出目標(biāo)。領(lǐng)導(dǎo)者首先要確定本部門在未來(lái)一段時(shí)間內(nèi)所要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，并逐個(gè)列示出來(lái)。

2.按重要程度對(duì)目標(biāo)進(jìn)行排序。之所以要對(duì)所羅列的目標(biāo)按重要程度的大小進(jìn)行順序，是因?yàn)椴⒉皇撬械哪繕?biāo)都是同等重要的，而且每個(gè)人的時(shí)間也是有限的，必須應(yīng)該明確哪些是首先要做的最重要的事情。

3.列出實(shí)現(xiàn)目標(biāo)所需進(jìn)行的活動(dòng)。根據(jù)所羅列的目標(biāo)，確定應(yīng)該開展哪些活動(dòng)，并將這些活動(dòng)也列示出來(lái)。

4.對(duì)實(shí)現(xiàn)每個(gè)目標(biāo)所需進(jìn)行的活動(dòng)進(jìn)行排序。根據(jù)每項(xiàng)活動(dòng)的重要性和緊迫性，排出活動(dòng)的先后順序。一般來(lái)說(shuō)，活動(dòng)的重要程度和緊迫程度可分為四類:必須做的、應(yīng)該做的、有時(shí)間就做的、可授權(quán)給他人做的。其中，必須做的是非常重要的或非常緊迫的事情，應(yīng)該做的是重要并且緊迫的事情，有時(shí)間就做的是不緊迫的事情，可授權(quán)給他人做的是不重要的事情。

5.安排活動(dòng)日程。根據(jù)所排列的活動(dòng)的先后順序，每天都要列出所要進(jìn)行的活動(dòng)的清單，并制定相應(yīng)的時(shí)間表，但一天內(nèi)所安排的活動(dòng)不能太多，以免完不成計(jì)劃或抓不住重點(diǎn)。

6.將時(shí)間表付諸實(shí)施。在工作中，要嚴(yán)格執(zhí)行事先制定的時(shí)間表，每做完一件事，就要看看下面一件事情是什么，可以有多少時(shí)間來(lái)處理；并盡可能按時(shí)間完成，如果不能按時(shí)完成，就要重新評(píng)價(jià)其重要性和緊迫性，并據(jù)此修改工作時(shí)間表。

7.回顧和總結(jié)。一天的工作結(jié)束之后，要回顧一下這一天的時(shí)間運(yùn)用情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，以不斷地提高工作效率，然后，安排第二天的活動(dòng)。

(二) 時(shí)間管理的藝術(shù)

1.遵循10/90法則。大多數(shù)管理者90%的決定是在他們的10%的時(shí)間里做出的，管理者們很容易陷在日常事務(wù)中。所以一個(gè)組織的管理者，要想有效地利用自己的時(shí)間，就必須確保最關(guān)鍵的10%的活動(dòng)具有最高的優(yōu)先級(jí)。

2.掌握自己的生物周期。每個(gè)人都有自己的生物鐘，在一天的不同時(shí)間段里，其工作效率是不同的。所以為了提高工作效率，管理者應(yīng)該掌握自己的效率周期，并據(jù)此制定自己每天的工作計(jì)劃，把最重要的事情安排在自己效率最高的時(shí)間段里，而把日常事務(wù)或不重要的事情安排在生物鐘處于低潮的時(shí)段。

3.掌握帕金森定律。帕金森定律表明:只要還有時(shí)間，工作就會(huì)不斷地?cái)U(kuò)展，直到用完所有的時(shí)間。根據(jù)這一定律，管理者不能給一項(xiàng)工作安排過多的時(shí)間，否則，就會(huì)使工作緩慢進(jìn)行，直到用完安排的所有時(shí)間。

4.提高會(huì)議效率。在管理者的時(shí)間表中，會(huì)議占有較大的時(shí)間份額，因此，如何提高會(huì)議效率是時(shí)間管理的一個(gè)重要內(nèi)容。為了有效利用時(shí)間，應(yīng)在會(huì)前事先規(guī)定好會(huì)議的內(nèi)容和相應(yīng)的時(shí)間安排，并在會(huì)議中嚴(yán)格執(zhí)行。

5.避免把整塊時(shí)間拆散。為了充分利用時(shí)間，一個(gè)組織的管理者，尤其是高層管理者，應(yīng)把一天中工作效率最高的時(shí)間段作為整塊的可支配時(shí)間來(lái)安排。在這段時(shí)間里，盡量將自己與外界隔離，減少一切干擾，如限制別人進(jìn)入自己的工作場(chǎng)所、不接電話、不接待下屬等，集中精力思考重要問題。

6.把不重要的事集中在一起。在每天的日程安排中，要有一段固定的時(shí)間集中處理一些不太重要的事，如打電話、接待下屬、處理信函、回答問題等。一般而言，這段時(shí)間應(yīng)該安排在生物鐘的低潮時(shí)期。