電子郵件，一種通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)相互傳送和接收件息的現(xiàn)代化通信方式，因?yàn)槠浔憬莺涂焖俚臅r(shí)效性，已經(jīng)完全滲透到我們的日常生活和工作中。無論是國有企業(yè)、跨國企業(yè)還是私營企業(yè)，電子郵件的應(yīng)用都十分普遍。它給我們的生活和工作帶來了便利，但同時(shí)也帶來了相當(dāng)多的不必要的麻煩和負(fù)擔(dān)。一個(gè)負(fù)責(zé)十幾個(gè)人的部門經(jīng)理，每天早上打開電腦，成百上千封的郵件瞬間就塞滿了整個(gè)收件箱。因?yàn)橹黝}不清晰，有用的、沒用的、相關(guān)的和不相關(guān)的，統(tǒng)統(tǒng)需要打開閱讀才能做出判斷。郵件數(shù)量太多，又加之標(biāo)題不明確，不能很快地辨別其重要程度及緊急程度，因此有時(shí)會(huì)耽誤事情處理的進(jìn)度。一些郵件主題不明確，內(nèi)容不清晰甚至洋洋灑灑上千字，部分工程師和經(jīng)理不得不快速略讀，難免會(huì)錯(cuò)過具體的細(xì)節(jié)或關(guān)鍵內(nèi)容，以致未能及時(shí)做出正確的判斷或給出處理方法，為工作埋下了隱患及風(fēng)險(xiǎn)。

經(jīng)常的遭遇是，一封很長的關(guān)于“歷史事件”的郵件或者是很長內(nèi)容的郵件，需要從頭到尾仔細(xì)研讀，到最后得出來的結(jié)論，竟然是與自己無關(guān)（見圖8-1）。

圖8-1標(biāo)題不明確，內(nèi)容很長的無關(guān)郵件

大部分時(shí)候、大部人、大部分公司，儼然用工作郵件代替了口舌成為人們交流和對話的工具。即使座位相距幾步之遠(yuǎn)，當(dāng)面或電話一兩句話就可以講清楚的事情，也要耗時(shí)“精雕細(xì)琢”用郵件來來回回地追問和表達(dá)。郵件，是否真的帶來了交流的高效?什么時(shí)候應(yīng)該使用電子郵件，如何使用電子郵件?