掌握秘書準(zhǔn)備工作的內(nèi)容，了解領(lǐng)導(dǎo)商務(wù)旅行秘書準(zhǔn)備工作項目表的基本要素，能夠熟練制訂秘書準(zhǔn)備工作項目并填寫秘書準(zhǔn)備工作項目表。

張明的上司王經(jīng)理負(fù)責(zé)公司的產(chǎn)品開發(fā)。下星期三，王經(jīng)理將前往北京參加一個業(yè)務(wù)洽談會（時間為10月5日至6日）。現(xiàn)在上司要張明做好北京之行的準(zhǔn)備工作。

秘書張明接到任務(wù)后，立即梳理工作思路：

（1）確定行程日期；

（2）明確交通工具；

（3）明確具體工作事項；

（4）進一步了解業(yè)務(wù)洽談會的具體內(nèi)容、程序安排；

（5）準(zhǔn)備需要攜帶的資料。

一、領(lǐng)導(dǎo)商務(wù)旅行秘書準(zhǔn)備工作項目表（見表9-1）

表9-1　領(lǐng)導(dǎo)商務(wù)旅行秘書準(zhǔn)備工作項目表

二、常用商務(wù)旅行物品清單（見表9-2）

表9-2　常用商務(wù)旅行物品清單

三、領(lǐng)導(dǎo)商務(wù)出行日程安排表（見表9-3）

表9-3　領(lǐng)導(dǎo)商務(wù)出行日程安排表

旅行計劃表要說明出發(fā)和到達(dá)的地點，是乘飛機還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達(dá)的日期及時間，座位情況及旅館情況。

旅行計劃表要準(zhǔn)備三份，一份給上司，一份給旅行人員的家人，一份給辦公室存檔。如果辦公室其他人想要該表并有權(quán)利要，應(yīng)再額外準(zhǔn)備一份。

約會計劃表應(yīng)該包括城市名和?。ㄖ荩┟ㄈ绻菄饴眯?，則要寫明城市名和國家名），日期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址、電話號碼及任何備注或特別要提醒的事情。

如果上司與某位洽談業(yè)務(wù)的人以前見過面，則要把當(dāng)時記錄的檔案找出來，交給上司。

把上司旅行中將要處理的每一個問題的文件準(zhǔn)備好，如與某項要探討的問題有關(guān)的信件、備忘錄及其他相關(guān)資料?？梢杂孟鹌そ罨虼筇柣匦吾槹阉邢嚓P(guān)的文件扎在一起，每一扎都要標(biāo)得清清楚楚。

把上司商務(wù)旅行時需要帶的信箋信封和文具用品列出清單。打點行李時按照清單檢查，這樣就不會落下任何東西。

旅行常備的用品如下：

·信紙、信封（普通的、公司的、大號的）、郵票；

·筆記本；

·地址及電話、傳真等號碼；

·日歷卡；

·世界各地時間表；

·國際電話號碼表；

·文件夾；

·商業(yè)名片；

·聲像材料；

·手機、手提電腦、光盤、微型錄音機或者掌上電腦等；

·現(xiàn)金、私人與商業(yè)支票簿、私人與商業(yè)信用卡；

·相關(guān)檔案；

·旅行指南和地圖冊、旅行目的地的風(fēng)土人情介紹；

·日程表、約會安排表、時間表和計劃表；

·鋼筆、鉛筆；

·回形針、剪刀、橡皮筋、透明膠帶、別針、尺子；

·圖章和印泥盒；

·急救藥盒。

要準(zhǔn)備隨身攜帶的行李。有些主管人員短途旅行時隨身帶一只小提箱和一只公事包，或者一只從旁邊打開有兩格的公文包。可以把衣服放在下格，這樣下飛機可直接去約會，而不必先去旅館放行李。

另外，要為每件行李準(zhǔn)備識別標(biāo)簽，注意每件行李里面還要放一套（出于安全考慮，有時不能把上司的姓名和地址寫在貼在外面的標(biāo)簽上），辦公室要經(jīng)常準(zhǔn)備一些這樣的標(biāo)簽。

旅行時，商務(wù)人員可使用下列方法攜帶差旅費。

（1）預(yù)支差旅費。有些公司為出差人員提供預(yù)支差旅費，等出差回來報銷。文秘人員拿到上司的出差信息，就可以填表申請預(yù)支差旅費。

（2）個人支票。經(jīng)常出差的人，一般持有信用卡，如VIZA卡、萬事達(dá)卡或美國運通卡，這些卡可以把個人支票兌換成現(xiàn)金。

（3）旅行支票。這種支票經(jīng)常帶有不同的面值，如美國就有10美元、100美元、5000美元等。文秘人員為上司在開有賬戶的銀行或其他銀行購買旅行支票時，要填寫一張申請表，然后你的上司要當(dāng)著銀行代表的面在支票上簽字。

如果上司經(jīng)常出差，文秘人員應(yīng)該收集一些交通圖、時間表和飛機時刻表，還要有一些介紹旅館方面的小冊子，并隨時與旅行社聯(lián)系，更新信息，充實自己的資料庫。

要辦理旅行保險，如意外傷害保險等。

·訓(xùn)練目標(biāo)

（1）能夠為領(lǐng)導(dǎo)出行做好差旅安排。

（2）能夠為領(lǐng)導(dǎo)出行做好相關(guān)的準(zhǔn)備工作。

（3）能夠制訂領(lǐng)導(dǎo)商務(wù)旅行秘書準(zhǔn)備工作項目表。

（4）能夠制訂領(lǐng)導(dǎo)商務(wù)出行日程安排表。

·知識要求

（1）需要了解上司商務(wù)旅行的原因和目的地。

（2）需要了解上司商務(wù)旅行必須做的準(zhǔn)備工作。

（3）需要掌握商務(wù)旅行計劃和日程表的內(nèi)容。

·訓(xùn)練要求

（1）概括敘述完成各項任務(wù)的步驟。

（2）商務(wù)旅行計劃和日程表的制訂要求完整規(guī)范。

（3）商務(wù)旅行的準(zhǔn)備工作要周詳。

·任務(wù)描述

秘書王麗上班沒幾天，就碰到了這樣一件事：人文創(chuàng)新集團的領(lǐng)導(dǎo)們經(jīng)過慎重的考慮，對開拓國內(nèi)市場的工作做了安排，其中包括幾位領(lǐng)導(dǎo)的陸續(xù)外出。第一位外出的是陳明總經(jīng)理，擬于6月2日到廣州與吉利公司總經(jīng)理張強會談并共進晚餐；6月3日到公司駐廣州辦事處，了解他們下一步的工作打算；6月5日上午出席本公司的新產(chǎn)品推廣會議。辦公室主任讓王麗負(fù)責(zé)為陳總經(jīng)理制訂旅行計劃。

·操作提示

（1）以小組為單位進行，實訓(xùn)的準(zhǔn)備工作需要2～4課時（課外完成），模擬制訂商務(wù)旅行計劃和日程表需要2課時。

（2）做好模擬商務(wù)旅行的前期準(zhǔn)備非常重要，所以一定要定好小組負(fù)責(zé)人，并協(xié)商合理分配好任務(wù)，在小組長的統(tǒng)一協(xié)調(diào)下，成員相互合作，共同完成。

（3）訓(xùn)練前布置學(xué)生復(fù)習(xí)制訂商務(wù)旅行計劃和日程表的寫作知識與要求等工作任務(wù)，充分落實領(lǐng)導(dǎo)的思路和要求，通過分工合作完成。

在這項訓(xùn)練中，要總結(jié)得失，為實踐活動提供有益的借鑒。