32　如何讓人看你的郵件

大家在工作和生活當(dāng)中，有沒有收到過回復(fù)起來很麻煩的郵件？

我就不喜歡長(zhǎng)篇大論的郵件，或是說了半天不明重點(diǎn)的郵件。這種郵件我總是懶得回，有時(shí)甚至就丟在那兒不回了。

■郵件要短小精悍

尤其是工作上的郵件，一定要短小精悍。

因?yàn)楣ぷ鬣]件中重要的不是表現(xiàn)女人味或男人味，而是簡(jiǎn)潔明了地傳達(dá)工作事宜。如何簡(jiǎn)潔明了地把事情的內(nèi)容告訴對(duì)方，這才是最重要的。

最常見的情況是洋洋灑灑寫了很多，可沒有實(shí)際內(nèi)容，收了郵件的人也不知道該做什么才好。

這樣一來，回信時(shí)就會(huì)疑惑：“該怎么回才好?。俊边@樣的郵件會(huì)給對(duì)方造成負(fù)擔(dān)。如此想來，郵件當(dāng)然是短小精悍的好了。

發(fā)給上司的郵件尤其需要注意。他們每天要收一兩百封郵件，郵件沒寫好，他們也許壓根不會(huì)看。

那么，什么樣的郵件才能讓忙碌的人看上一眼呢？

■在標(biāo)題上花心思

我常用的方法是在標(biāo)題上花些小心思。比如在標(biāo)題里寫“【重要】有關(guān)××一事”或是“【在×日前】有關(guān)××一事”等，寫清事情的重要程度和截止時(shí)間。

為了準(zhǔn)確無誤地把事情傳達(dá)給對(duì)方，我還會(huì)使用另一種方法。

比如，希望上司立刻過目的郵件我就會(huì)寫“Please approve by 3∶00PM（請(qǐng)?jiān)谙挛?點(diǎn)前確認(rèn)）”。

如果是希望上司做某件事情就寫“Please take an action by May 1st（請(qǐng)?jiān)?月1日前完成）”。

總之，就是在標(biāo)題上寫清“做什么”“在幾點(diǎn)前”，讓上司一目了然。

這樣一來，再忙的人也會(huì)明白“啊，這是急事”“這事還有時(shí)間，來得及”。不用打開郵件也能心中有數(shù)，非常方便。不用多費(fèi)唇舌，能節(jié)約不少時(shí)間。

■生活郵件

在個(gè)人生活中，郵件當(dāng)然也要簡(jiǎn)明好懂，不過也可以加一些小玩笑什么的，那樣可以表現(xiàn)出自己的性格，看郵件的人也能會(huì)心一笑。

個(gè)人生活郵件的關(guān)鍵是讓對(duì)方感受到：“這封郵件是專門為我而發(fā)的！”這不是說郵件越長(zhǎng)越好，郵件太長(zhǎng)，對(duì)方會(huì)想：“這該怎么回啊？”

“我看了前些日子你說的××（電影、書籍、話劇……什么都行），真的很不錯(cuò)，謝謝啦！”——這個(gè)長(zhǎng)度就剛剛好。

不過，我覺得郵件只是一種聯(lián)系手段。交流，還是要面對(duì)面進(jìn)行。重要的話一定要當(dāng)面說，而且有些事情，不當(dāng)面說還真說不清楚。

因此，大家不要太過依賴郵件，應(yīng)該讓郵件在最適合它的地方發(fā)揮作用。

除了內(nèi)容，別的地方也要花心思

工作郵件要短小精悍。

生活郵件也不要給對(duì)方造成負(fù)擔(dān)。