二、涉外秘書(shū)工作的要求

從事涉外秘書(shū)工作，有如下基本要求：

1．掌握政策

黨和政府的方針政策是為了實(shí)現(xiàn)一定時(shí)期的目標(biāo)而制定的綱領(lǐng)，也是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部從事具體工作的依據(jù)。涉外秘書(shū)作為領(lǐng)導(dǎo)、上司的助手，必須掌握并遵循政策辦事。這一點(diǎn)，無(wú)論對(duì)在我國(guó)涉外單位、部門(mén)，還是在“三資”企業(yè)、外國(guó)駐華機(jī)構(gòu)的涉外秘書(shū)來(lái)說(shuō)，都是一樣的。黨和政府的政策眾多，并根據(jù)形勢(shì)的需要不斷在制定出來(lái)，或加以修改、完善、調(diào)整。涉外秘書(shū)除了要理解總方針、總政策之外，著重應(yīng)當(dāng)掌握與本單位、本部門(mén)有關(guān)的政策，并及時(shí)掌握其調(diào)整情況。這是從事涉外秘書(shū)工作的基礎(chǔ)。

2．準(zhǔn)確無(wú)誤

即要求工作中保證質(zhì)量，避免差錯(cuò)。具體可歸納為：

(1)辦文要準(zhǔn)確

涉外秘書(shū)在撰寫(xiě)文書(shū)時(shí)，從內(nèi)容上來(lái)說(shuō)，要用最準(zhǔn)確的詞語(yǔ)表達(dá)出最明確的意思，對(duì)其中的數(shù)字、時(shí)間、概念、地名、人名，既不能使用“可能”、“大概”、“差不多”之類(lèi)字句，也不能任意省略，以免誤解，定稿時(shí)必須反復(fù)核對(duì)、核實(shí)，要知道，一字之差，失之千里；從形式上說(shuō)，要準(zhǔn)確選擇文種，格式規(guī)范化。在制作、處理文件時(shí)，從打印到校對(duì)，從發(fā)文到收文，每個(gè)環(huán)節(jié)都要做到準(zhǔn)確無(wú)誤。

(2)辦事要穩(wěn)當(dāng)

涉外秘書(shū)在日常工作中，辦事要穩(wěn)當(dāng)。這表現(xiàn)于各方面，比如，對(duì)發(fā)出的郵件，要保證信封上地址、單位、姓名的準(zhǔn)確，杜絕寫(xiě)錯(cuò)、投錯(cuò)。在用印、制定上司工作日程表、安排約見(jiàn)、籌辦會(huì)議、參與談判、進(jìn)行翻譯、辦理出國(guó)手續(xù)等等事項(xiàng)中，都得做到準(zhǔn)確、穩(wěn)當(dāng)，以防誤事。

為了做到準(zhǔn)確無(wú)誤，涉外秘書(shū)需要培養(yǎng)起一絲不茍的嚴(yán)謹(jǐn)工作作風(fēng)，對(duì)承辦的所有事務(wù)，都得準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)上司的意圖，根據(jù)其要求，按照工作程序，有條不紊地進(jìn)行，保質(zhì)保量地按時(shí)完成。對(duì)不太明白的地方，要勤走、勤問(wèn)、勤想、勤記，多調(diào)查研究，力求弄清事物本來(lái)面貌，以保證處理時(shí)的準(zhǔn)確性。

(3)匯報(bào)要如實(shí)

涉外秘書(shū)向上司反映情況，要在調(diào)查、核實(shí)的基礎(chǔ)上，說(shuō)清楚事情的來(lái)龍去脈，講出具體數(shù)字、細(xì)節(jié)。在匯報(bào)工作時(shí)，要既講成績(jī)，也要講明缺點(diǎn)，實(shí)事求是。這才能使上司獲得實(shí)情，保持信息靈通，協(xié)助他作出正確決策。

(4)建議要慎重

涉外秘書(shū)不論是提出預(yù)案，還是一般的意見(jiàn)，都應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)慎重斟酌，考慮成熟，要有依據(jù)，有條理，有可行性后才說(shuō)出。切忌隨心所欲，想到什么就隨便東提意見(jiàn)，西提建議。這不但反映出工作作風(fēng)浮躁，也會(huì)干擾上司的工作。

3．迅速高效

迅速是指涉外秘書(shū)工作高度講究時(shí)效性。

涉外企業(yè)奉行“時(shí)間就是金錢(qián)，效率就是生命”的信條。尤其是經(jīng)商的公司更是如此。比如，產(chǎn)品交貨、卸貨的時(shí)間在合同中都有嚴(yán)格的限定，凡逾期就屬違約，其損失自負(fù)，或者賠償。商場(chǎng)如戰(zhàn)場(chǎng)，時(shí)機(jī)延誤不得。所以，涉外秘書(shū)工作必須迅速、及時(shí)、高效。

在平時(shí)的日常工作中，涉外秘書(shū)得具有辦事迅速的意識(shí)、養(yǎng)成辦事迅速的習(xí)慣。如每天早上的閱讀專(zhuān)業(yè)報(bào)紙，一般都要求在15分鐘內(nèi)閱完、剪貼好；又如電話鈴響，必須在三響之內(nèi)接聽(tīng)，不然，對(duì)方會(huì)以為沒(méi)人，轉(zhuǎn)而與其他公司聯(lián)系，公司就可能會(huì)失去一筆業(yè)務(wù)；而如果要打出電話，尤其是內(nèi)容相同的電話(比如通知召開(kāi)臨時(shí)會(huì)議)，應(yīng)當(dāng)先列出受話人的電話號(hào)碼，一個(gè)接一個(gè)地集中打出，以節(jié)省時(shí)間，達(dá)到迅速高效的目的；聽(tīng)取上司指示時(shí)，要迅速記錄；凡上司要求一小時(shí)內(nèi)辦完的事，你應(yīng)當(dāng)按時(shí)或爭(zhēng)取提前完成；要求當(dāng)天辦完的，就得“當(dāng)天事當(dāng)天畢”，加班加點(diǎn)也得辦完；上司已作出的決定要及時(shí)下傳，下情要迅速上達(dá)，不能耽擱。

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，公司、企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)頻繁，計(jì)算器網(wǎng)絡(luò)、信息高速公路的建立，又使經(jīng)濟(jì)信息量激增?！叭Y”企業(yè)，尤其是從事商務(wù)的公司，經(jīng)常會(huì)收到緊急商務(wù)信息、文件材料，必須緊急辦理、馬上傳送。涉外秘書(shū)就得放下手頭的常規(guī)事務(wù)，急事先辦，或迅速傳送出去，或遵命立即起草文件材料，送上司審定，再修改、打印、電傳出去。這些急事急件都得爭(zhēng)分奪秒，即刻辦妥。

有時(shí)，上司有要件必須面交對(duì)方，也會(huì)委托涉外秘書(shū)坐車(chē)去專(zhuān)送。涉外秘書(shū)就得擱下其他事務(wù)，充當(dāng)信使，速去速回。

迅速不單是指工作勤快，手腳利索，還包括得學(xué)會(huì)、掌握科學(xué)的工作方法，如簡(jiǎn)化程序，合理使用和節(jié)省時(shí)間，以提高工作效率等。

4．保守秘密

保密是秘書(shū)的天職，秘書(shū)一詞就源于保密之意。涉外秘書(shū)掌管文件、函電、資料的收發(fā)、傳遞、起草、保管；信息的收集、處理；平時(shí)對(duì)上司的工作內(nèi)容、日程和他們的言行了解得最清楚；對(duì)單位各方面情況知道得很多，其中不少屬于單位或國(guó)家的秘密。

“三資”企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的環(huán)境下，多少卷入了國(guó)際經(jīng)濟(jì)大循環(huán)，競(jìng)爭(zhēng)更為激烈，各公司、企業(yè)對(duì)經(jīng)濟(jì)情報(bào)的收集、刺探和防范、反刺探的爭(zhēng)斗相當(dāng)激烈，涉外秘書(shū)的地位往往成為收集、刺探經(jīng)濟(jì)情報(bào)的突破口，有人會(huì)以各種方式從涉外秘書(shū)那里了解所需要的情況。

涉外秘書(shū)被視為單位內(nèi)的消息靈通人士，接觸面又很廣，一些人總想從涉外秘書(shū)處探聽(tīng)消息，了解動(dòng)向。

這一些，要求涉外秘書(shū)必須具有較強(qiáng)的保密意識(shí)，保守國(guó)家秘密，對(duì)于本單位的保密范圍，要搞清楚，平時(shí)做到不該問(wèn)的不問(wèn)，不該說(shuō)的不說(shuō)，不該看的不看，不該記的不記。要小心處理和妥善管理有密級(jí)的材料。如有家在華的美國(guó)企業(yè)制定的保密規(guī)定就很詳細(xì)：哪些文件復(fù)寫(xiě)或打印后應(yīng)將復(fù)寫(xiě)紙、色帶處理掉；哪些文件用后要用碎紙機(jī)粉碎；哪些文件、記錄要放入加鎖柜或保險(xiǎn)柜中，等等，涉外秘書(shū)就應(yīng)該嚴(yán)格依規(guī)定處理。此外，還要保管好印章等重要物品，平時(shí)守口如瓶，嚴(yán)守秘密。