文書整理歸檔是文件向檔案轉(zhuǎn)化的標(biāo)志，是文書處理的終點(diǎn)、檔案管理的起點(diǎn)?！饵h政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定:“需要?dú)w檔的公文及有關(guān)材料，應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定，及時(shí)收集齊全、整理歸檔?！蓖ㄟ^公文整理歸檔，可以使公文從動(dòng)態(tài)轉(zhuǎn)入靜態(tài)，為日后的工作提供查證和參考的依據(jù)，繼續(xù)發(fā)揮公文的效用。

一、文書整理歸檔工作

文書整理歸檔工作是指將處理完畢的、具有一定查考利用價(jià)值的、應(yīng)作為檔案保存的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系，以“件”為單位，進(jìn)行裝訂、分類整理，并裝盒歸檔使之有序化的過程。

理解這個(gè)定義，應(yīng)理解清楚以下兩個(gè)問題:

1.整理歸檔的文書，必須是辦理完畢的

所謂“辦理完畢”并不是說文書內(nèi)容所涉及的事情已經(jīng)全部辦完，而是指文書處理程序上已經(jīng)辦理完畢。其界定要根據(jù)不同的具體情況。但總的要求是，沒有處理完畢的文書不能整理歸檔。

2.歸整的文書，必須具有一定的查考利用價(jià)值

文書部門進(jìn)行文書整理，需剔除非重要的、臨時(shí)性的文書材料，將重要的有查考利用研究價(jià)值的文書歸檔。文書整理不能“有文必檔”，沒有查考利用價(jià)值的文書材料可以不整理歸檔。

【小技巧】

不同類型文書整理歸檔時(shí)間的確定原則

不同類型文書的整理歸檔時(shí)間不同。在確定其整理歸檔時(shí)間時(shí)可以依據(jù)下列原則:

第一，領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性的文書是從普遍意義上闡明問題的，不要求某一方面的機(jī)關(guān)馬上回答， 如規(guī)定性文件以及重要決議、年度計(jì)劃、長期規(guī)劃等，從發(fā)文機(jī)關(guān)來說在文件發(fā)出前就可以將定稿和正本隨即歸整;如果是收文的機(jī)關(guān)，則經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人閱知、下達(dá)或采取了措施之后，才算告一段落，然后再把文件歸整。

第二，不必辦復(fù)的收文，經(jīng)機(jī)關(guān)有關(guān)負(fù)責(zé)人閱批或傳閱后，即可歸整。

第三，詢問答復(fù)性文書，一來一往了事的，也可隨時(shí)歸整。如請示與批復(fù)，問函與復(fù)函等，有的在發(fā)文機(jī)關(guān)發(fā)出或?qū)Ψ綑C(jī)關(guān)單位收到后就算辦完，可以歸整。

第四，重大問題，可能要處理較長一段時(shí)間方能結(jié)束，但大問題是由許多小問題構(gòu)成的，只要其中某項(xiàng)具體問題已解決，有關(guān)具體文件在處理程序上就算處理完畢，因此可以歸整。

二、歸檔文件整理的原則

歸檔文件整理的原則是遵循文件形成的客觀規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分文書的不同價(jià)值，便于保管和查找利用。

1.遵循文件形成的客觀規(guī)律

文書是機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的客觀、自然的反映。各個(gè)機(jī)關(guān)的工作活動(dòng)都是有規(guī)律的、按計(jì)劃來完成的。例如要完成一項(xiàng)工作任務(wù)，往往事先要有一定的計(jì)劃布置，必要時(shí)還需向上級領(lǐng)導(dǎo)部門請示，執(zhí)行情況要上報(bào)下達(dá)，工作進(jìn)行過程中要總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，工作結(jié)束要匯報(bào)總結(jié)、統(tǒng)計(jì)整理等，各個(gè)步驟都會(huì)有相關(guān)的文書產(chǎn)生。機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的規(guī)律，直接決定了文件的形成規(guī)律。因此，整理文件時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照文件的形成規(guī)律，以反映出機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的真實(shí)歷史面貌，反映出各項(xiàng)方針政策的貫徹執(zhí)行和各項(xiàng)工作的發(fā)展情況，使整理后的檔案成為系統(tǒng)的歷史記錄。

2.保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系

每個(gè)機(jī)關(guān)都有自己的工作職能，在整個(gè)國家機(jī)構(gòu)的組織體系中處于一定的地位。一個(gè)機(jī)關(guān)不是孤立地進(jìn)行活動(dòng)的，它同自己的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、下屬機(jī)關(guān)和許多有關(guān)機(jī)關(guān)，有上下左右、四面八方的聯(lián)系。在一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)部的各個(gè)部門之間，各項(xiàng)工作、各個(gè)工作發(fā)展階段之間，也是有聯(lián)系的。這種活動(dòng)和工作過程中的聯(lián)系，決定了文件之間自然的、歷史的聯(lián)系，這種聯(lián)系就是文件的有機(jī)聯(lián)系，這種關(guān)系反過來又反映著機(jī)關(guān)活動(dòng)和工作的聯(lián)系。只要我們能把文件收集齊全，又按照其自然形成的規(guī)律，保持它們之間的有機(jī)聯(lián)系，正確分類整理，就能反映出機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的真實(shí)面貌，反映出機(jī)關(guān)的主要業(yè)務(wù)工作情況。

3.區(qū)分文書的不同價(jià)值

機(jī)關(guān)活動(dòng)中形成的文件很多，雖然都是歷史的記錄，但它們的記錄價(jià)值不同。有些是需要永久保管的，這最能反映機(jī)關(guān)基本職能活動(dòng);有的則是較長一段時(shí)間內(nèi)有查考利用價(jià)值的;有的則是短時(shí)間內(nèi)有查考利用價(jià)值的。這就需要區(qū)分它們的不同價(jià)值，分開進(jìn)行整理，以便今后對短期及長期文件到一定歷史階段，失去查考利用價(jià)值以后，進(jìn)行銷毀。

4.便于保管和查找利用

文書整理的根本目的，是便于保管和利用。失去這個(gè)目的，文書整理歸檔工作就變得毫無意義。所以，文書整理歸檔時(shí)，除了要保持完整、系統(tǒng)外，還要考慮保管和利用的方便。例如，一次會(huì)議或者一項(xiàng)工程形成了許多文件，整理時(shí)不能單純從保持聯(lián)系的角度去看，要將永久、長期、短期的文件分開整理。如有些文件雖然是一項(xiàng)工作，一次會(huì)議形成的，本來有一定的聯(lián)系，但由于保管期限要求不同，就需要適當(dāng)分開，以利于機(jī)關(guān)檔案室日后的鑒定、利用、留存或銷毀。

三、歸檔文件整理的質(zhì)量要求

《歸檔文件整理規(guī)則》明確規(guī)定了歸檔文件應(yīng)符合以下質(zhì)量要求:

1.歸檔文件應(yīng)齊全完整

齊全完整一方面是指所收集的文書材料應(yīng)齊全、完整，沒有缺漏，特別是有關(guān)重要文書材料應(yīng)盡力收集齊全，否則就會(huì)造成損失。另一方面是指收集到的文書材料沒有漏頁及破損等情況。漏頁的應(yīng)找齊，破損的應(yīng)予以修整，字跡模糊或易褪變的文書應(yīng)予以復(fù)制。

2.整理歸檔文件要符合檔案保護(hù)的要求

整理歸檔的文件材料所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等要符合經(jīng)久、耐用等要求，以利于能夠妥善地保管。