第二節(jié)　會務(wù)儀式禮儀

在現(xiàn)代社會里，會議已成為人們參與社會活動的主要方式之一。會議是為實(shí)現(xiàn)一定的目的，由主辦人或主持單位召集、組織的由不同層次和不同人數(shù)參加的一種事務(wù)性活動。會議的目的多種多樣，有表彰獎勵、布置任務(wù)、交流經(jīng)驗(yàn)、調(diào)查情況、糾正錯誤等等。無論召開什么樣的會議，要想取得好的效果，會議的組織者、參加者以及會議進(jìn)行過程就必須講究禮儀，以便與會者的思想感情能很好地進(jìn)行溝通。因此，會議禮儀是會議取得成功的重要保證。

一、會議組織禮儀

不同的會議組織工作繁雜程度也不一樣，特別是一些較大型的會議，往往內(nèi)容繁雜，因此組織者必須考慮會議的準(zhǔn)備、進(jìn)行、結(jié)束以及會后的每一個工作細(xì)節(jié)，不能因?yàn)楣ぷ鞯氖杪┒R或影響會議的進(jìn)行。因此，組織者做好準(zhǔn)備工作尤其重要。

1．組織者首先應(yīng)明確開會的目的，根據(jù)會議的目的確定會議參加者的范圍，傳達(dá)會議通知，印發(fā)會議證件，選定并布置會場;布置會場時，應(yīng)落實(shí)燈光、音響、墻面裝飾、花草擺放等問題。

2．會議召開之前，要做好以下準(zhǔn)備工作:查看茶水、與會者資料、座位卡是否備好并放置妥當(dāng)，落實(shí)開會期間的會場簽到、引座、倒水、安全保衛(wèi)等問題。會議所用的各項(xiàng)文件材料是會議準(zhǔn)備的主要內(nèi)容，均應(yīng)在會前完成。特別是會議開幕詞、閉幕詞和主題報告更要認(rèn)真準(zhǔn)備好。需要與會者一人一份的應(yīng)該印夠數(shù)量。

3．要安排好座次。排列主席臺上的座次，我國目前的慣例是:前排高于后排，中央高于兩側(cè)，左座高于右座。凡屬比較重要的會議，在主席臺上就座人員面前的桌子上，都應(yīng)事先擺放好寫有其本人姓名的桌簽。與會人員的座次安排一般有兩種情況:一是按指定區(qū)域就座，二是自由就座。

4．在會議開始前后，會議的組織準(zhǔn)備者還要配合主持人做好會場的各項(xiàng)工作，大體上有這樣一些內(nèi)容:一是進(jìn)行例行服務(wù)工作;二是在會場外，應(yīng)安排專人迎送、引導(dǎo)、陪同與會人員;三是對與會的年老體弱者進(jìn)行重點(diǎn)照顧。

5．會議結(jié)束時，應(yīng)將會議記錄內(nèi)容認(rèn)真整理成文，凡重要會議不論是全體大會，還是分組討論都要進(jìn)行必要的會議記錄。有些會議要求編寫會議簡報，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后付印分發(fā)。

6．對有重要來賓參加的會議，或其他一些重要的會議，以及時間較長的會議，必要時還應(yīng)為與會者安排一定的參觀學(xué)習(xí)或文體娛樂活動。

二、會議主持禮儀

會議主持人或會議主席是負(fù)責(zé)主持、召集會議的領(lǐng)導(dǎo)人，負(fù)責(zé)按照會議議程當(dāng)場全權(quán)組織和推進(jìn)會議，所以要符合禮儀、符合身份地主持會議。

主持人的服裝、修飾、走姿、落座、發(fā)言等都應(yīng)符合身份，自然大方。會議主持人走向主持位置時，應(yīng)表現(xiàn)出沉穩(wěn)、自信的風(fēng)度，步伐應(yīng)均勻有力、穩(wěn)健莊嚴(yán)。為了營造適合的會議氣氛，主持人還應(yīng)視會議性質(zhì)決定步伐的緩急、步幅的大小。

重要會議開始前，主持人步入主持位置過程中不要與熟人打招呼，但一般工作會議，可向熟人打招呼或點(diǎn)頭致意。會議主持人應(yīng)在會議開始前5分鐘左右抵達(dá)會場。

會議主持人由于其特定的身份，自身的儀態(tài)將直接影響與會者對會議的看法。因此，主持人在整個會議中的坐姿、站姿和談吐，必須要符合禮儀。主持人若是持稿主持，應(yīng)以右手或雙手持稿，與胸等高，在讀講稿的同時，目光應(yīng)間隔性地掃視與會者。主持人與講話者不同，一般不要手勢，即使有，動作也不可過大。會議主持人應(yīng)講普通話，要口齒清晰，內(nèi)容明確，能夠把握會議進(jìn)程的緩急，思維敏捷。主持人的工作主要包括落實(shí)議題、控制時間、掌握會場等三大方面，能否把這三條處理好，是衡量主持人是否合格的主要標(biāo)準(zhǔn)。

凡屬比較正式的會議，其議程大都在事先進(jìn)行過認(rèn)真的討論和擬定。作為會議的主持人，首先應(yīng)熟悉會議的議程。只有這樣，才能在會議進(jìn)行時熟練地駕馭會議，并且沉著妥善地應(yīng)付一切難以想象的突發(fā)性問題。在—般情況下，會議的主持人作為會議的工作人員是無權(quán)變更會議的議程的，尤其是其中的主要議程。倘若遇到了特殊的情況，比如發(fā)言人缺席、發(fā)言時間不夠用、聽眾意見較大等確有必要對議程進(jìn)行重要的臨時調(diào)整時，最好及時征求會議主席團(tuán)或主要負(fù)責(zé)人的意見，不到萬不得已，不要自作主張。

對主持人來說，在控制會議時間方面要做的主要工作:—是把握起止時間;二是限制發(fā)言時間;三是留有休息時間。對于這三點(diǎn)稍有疏忽都會使會議的進(jìn)行受到不良的影響。

主持人在主持會議時，不宜隨便拖延開會與散會時間。不僅會議的起止時間要認(rèn)真遵守，發(fā)言的具體時間也有明確的限制。一般情況下，在擬定會議議程時，就應(yīng)對每位發(fā)言人的發(fā)言時間有所限定，并應(yīng)通知到本人。

當(dāng)有重要貴賓出席集會時，主持人應(yīng)在開會之前或?qū)Ψ窖葜v之前，對其進(jìn)行適當(dāng)?shù)慕榻B。在發(fā)言人發(fā)言前與結(jié)束時，主持人應(yīng)帶頭鼓掌，以引領(lǐng)在場聽眾予以響應(yīng)。

在會議進(jìn)行期間，主持人的主要任務(wù)是主持會議，而不是做主要的報告人或發(fā)言人，因此一定要注意恪守本分，不搶風(fēng)頭。在主持會議時，主持人要多看多聽，認(rèn)真觀察會議的進(jìn)行情況，現(xiàn)場的情緒與反應(yīng)，做到會議進(jìn)程中盡可能不出現(xiàn)意外情況，如果發(fā)現(xiàn)異常，應(yīng)及時予以合理解決。總之，不論遇到什么情況，主持者都必須想方設(shè)法履行自己的職責(zé)，以確保會議按照既定方針進(jìn)行，兌現(xiàn)各項(xiàng)議程，完成預(yù)期的任務(wù)。

三、發(fā)言人禮儀

會議發(fā)言人一般是會議的主角，他們在會議上作演講、作報告，稱得上是整個會議的中心人物。作為公眾矚目的焦點(diǎn)，發(fā)言人必須在外在形象、發(fā)言內(nèi)容、現(xiàn)場禮貌等方面格外注意。

發(fā)言人的儀容修飾一定要認(rèn)真、仔細(xì)，做到干凈、衛(wèi)生。頭發(fā)務(wù)必要梳理整齊。男士通常應(yīng)當(dāng)剃去胡須;女士應(yīng)當(dāng)適當(dāng)化妝。發(fā)言人發(fā)言時的著裝必須整潔、端莊、大方，男士和女士最好都穿西服，男士打上領(lǐng)帶。女性發(fā)言人在妝飾上切勿過分搶眼、招搖;選擇首飾時，要注意少而精;進(jìn)行化妝時，要講究淡而雅，不要給人以輕浮、俗艷之感;絕不能自己隨心所欲亂穿，尤其是不能穿過分怪異或不雅的服裝登臺發(fā)言。在發(fā)言時，發(fā)言人不要戴帽子、墨鏡，不要披著外衣，袖口、褲褪不要卷起來。

在集會上發(fā)言時，發(fā)言人要了解聽眾的思想狀況、心理需要，做到觀點(diǎn)明確、中心突出、態(tài)度清楚、主張合理。也可以適當(dāng)舉例，增強(qiáng)自己發(fā)言的說服力。在發(fā)言時，語言不要晦澀枯燥，盡量簡單明了、通俗易懂、生動形象。發(fā)言人要爭取以自己的真情實(shí)感去感染聽眾、征服聽眾。

在發(fā)言時，發(fā)言人要表現(xiàn)得謙虛自信，切忌自吹自擂。發(fā)言人在發(fā)言的整個過程中，都要表現(xiàn)出對聽眾的尊敬。在上臺發(fā)言之初，要向主持人與聽眾欠身致意，并進(jìn)行問候。在發(fā)言時，不能使用任何對聽眾不滿的語言、動作或表情。發(fā)言結(jié)束后要感謝聽眾，欠身施禮后才能退場。

發(fā)言時必須要有明確的時間觀念，寧短勿長，必須嚴(yán)格遵守規(guī)定的發(fā)言時間，絕不拖延時間。

四、會議參加者的禮儀

接到會議通知后，參加者應(yīng)當(dāng)按照通知上規(guī)定的具體時間準(zhǔn)時出席會議。一般與會者參加會議應(yīng)提前進(jìn)入會場，不應(yīng)拖拖拉拉，以便有—定的時間進(jìn)行簽到、尋位、領(lǐng)取材料等工作。嚴(yán)守會議時間是保證會議順利進(jìn)行的基本條件之一。要確保這一條件得到貫徹落實(shí)，不但要靠會議主持人、組織者的積極努力和得力措施，同時也要靠全體與會人員的自覺和認(rèn)真。在會議開始后才進(jìn)入會場是失禮的，應(yīng)輕輕尋找座位坐下，不可高聲喧嘩。進(jìn)入會場以后，與會者遇到熟識者可點(diǎn)頭微笑致意，不必四處握手打招呼。會議進(jìn)行中，盡量不要隨意講話或走動或做其他動作，提前退場應(yīng)向有關(guān)人員說明情況。聽取他人報告，應(yīng)鼓掌表示歡迎，專心聽講并做好會議記錄。與會者常見的兩種失禮行為，即對發(fā)言人的反應(yīng)冷漠，如打毛衣、吃東西、聊天、打瞌睡等，或是對發(fā)言人的反應(yīng)強(qiáng)烈，如起哄、喝倒彩、吹口哨等。這兩種不文明行為是應(yīng)堅決摒棄的。

參加任何會議都不應(yīng)當(dāng)遲到或者缺席。參加會議必須自始至終，不能“半途而廢”、不辭而別。在他人講話期間當(dāng)眾退場，不僅自己失禮，而且也是對對方不尊重的表現(xiàn)。如果確實(shí)有急事，應(yīng)當(dāng)向主持人說明原因。

在集會進(jìn)行期間，全體與會者都應(yīng)當(dāng)自覺維護(hù)會場秩序，使會場保持安靜，不影響發(fā)言人的講話與聽眾的傾聽。

在發(fā)言人或主持人講話時，不允許有意起哄，不應(yīng)當(dāng)在會場上使用手機(jī)，不應(yīng)當(dāng)收聽錄放機(jī)和收音機(jī)，不準(zhǔn)吃東西、制造噪音等。與講話者意見相左時，不應(yīng)當(dāng)在對方發(fā)言時予以打斷，或是大聲斥責(zé)、議論，更不能鼓倒掌、吹口哨、拍打桌椅等，應(yīng)當(dāng)尋找適當(dāng)?shù)那肋M(jìn)行表達(dá)。當(dāng)別人發(fā)言結(jié)束時，應(yīng)當(dāng)禮貌地鼓掌。在開會之時，不應(yīng)當(dāng)隨意走動，或者與周圍的人交頭接耳。

在會議進(jìn)行期間認(rèn)真傾聽他人的發(fā)言，是與會者對對方尊重的具體表現(xiàn)，同時也是自己掌握會議精神的主要途徑。

參加會議之前要有充分的休息，否則開會時容易困乏、打瞌睡。開會時要聚精會神、全神貫注，專心聆聽別人的講話，抓住其要點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)其問題。要預(yù)備好必要的輔助工具，如紙、筆、錄音機(jī)等，以便于記錄。認(rèn)真閱讀會議下發(fā)的材料，以便全面了解會議情況，掌握會議主旨。

五、會議結(jié)束階段

一般來說，在會議結(jié)束時，會議的組織者要做好以下工作:形成可供傳達(dá)的會議文件;處理有關(guān)會議的文件材料;為與會者的返程提供方便。

溫馨提示

1．舉行會議時應(yīng)根據(jù)會議的規(guī)模和性質(zhì)選擇合適的地方，不可過于簡陋和奢華。

2．傳達(dá)會議通知時，應(yīng)保證信息真實(shí)、準(zhǔn)確、及時。

3．參加會議不要遲到，需要簽到時及時簽到，并按照指定的位置就座。

4．如果自己主持會議，情緒應(yīng)飽滿，姿態(tài)應(yīng)端莊，聲音應(yīng)洪亮。不要與場內(nèi)熟人打招呼。