第三章　保存知識

相信你一定遇到過這種情況：明明記得昨天看到一份資料，今天寫報告時要用到，但花費很多時間四處尋找卻沒有找到；需要一個朋友的聯(lián)系方式，雖然自己知道曾經(jīng)聯(lián)系過，但卻翻箱倒柜也找不到；看到聯(lián)網(wǎng)上的免費文件趕立刻下載，但下載后卻很少去看！

你是否有過這樣的經(jīng)歷？前兩天寫的一個報告，現(xiàn)在領(lǐng)導著急要，自己明明存在電腦上了，可是卻怎么也找不到；不久前在互聯(lián)網(wǎng)上看到一篇文章，很符合自己現(xiàn)在的需要，想引用一下，卻記不清楚題目是什么了，很難找到，想用搜索引擎去搜一下吧，可是由于連標題是什么都不記得了，費了半天勁也未必找得到，簡直是費力又傷身！我相信這是每個知識工作者都面臨的問題，由于保存知識的方法不得當，在使用的時候找不到所需要的知識，或者即使找到了但所費成本（時間、精力）過高，造成個人效率的低下；另一種情況是，保存起來的文章可能比較長，當時自己最感興趣或者對自己最有啟發(fā)的僅僅是其中的三五百字，等下次要用的時候卻需要將整篇文章重看一遍才能找到。在這兩種情況下，最理想的方式是當你需要的時候，能在第一時間找到，而且能第一時間找到當時對你最有啟發(fā)的部分（可能是一篇文章中的三五百字，如有必要再進一步看整篇文章），這將極大提高你工作和學習的效率。

知識保存是個人知識管理中非常重要的問題，因此許多人認為個人知識管理的問題就是保存知識的問題。通過閱讀本書你已經(jīng)知道，這種觀點是片面的，因為個人知識的管理主要包括了五個方面，只有全面掌握了這五個方面的知識才能讓個人知識管理在個人發(fā)展中發(fā)揮作用。正確認識保存知識的重要性和在個人知識管理體系中的位置，有助于我們更全面地認識問題，更好地保存知識。本章將對該問題進行分析，從知識保存常見的誤區(qū)入手，并提出相應的解決方法和建議。

第一節(jié)　惡習——無限制的保存

家藏萬G書

仔細觀察互聯(lián)網(wǎng)上的各種網(wǎng)站，尤其是在社區(qū)和論壇中，你會發(fā)現(xiàn)，凡是供人下載的東西都很火，凡是免費送的東西總有人要，無論這個東西對自己有沒有用，是精華還是糟粕。尤其這個內(nèi)容涉及麥肯錫、埃森哲、微軟或者國際、國內(nèi)的大型企業(yè)，如果這個內(nèi)容再有一個好聽的名字，例如叫什么麥肯錫的中國移動營銷案例、《哈佛商業(yè)評論》領(lǐng)導力大全、30歲前不能不知的10個理財技巧，那叫一個火！

筆者經(jīng)常見到一些人在自豪地說：“我的硬盤上有30G全球最知名咨詢公司的資料?！薄拔屹I了三個外掛的硬盤，每個120G，全是我收集的知識。知識在手咱還怕什么，知識就是力量”。

家藏萬卷書，這是我們古人形容“有文化”的說法，現(xiàn)在已經(jīng)改成“家有萬G書”?！凹矣腥fG書”可比萬卷多很多，甚至超過不少圖書館的書籍總量。

人們批評說那些只會讀書不會做事的人是“兩腳書櫥”，但這些“書櫥”起碼將書讀到了腦袋里，而你把知識存在自己的硬盤上卻跟腦袋離得很遠。如果一個人保存的知識超過一個限度，那么這些資料基本上將跟他無關(guān)，因為無法發(fā)揮出任何價值。

請你反思一下自己下載的資料，有多少是下載后一次也沒看過，甚至到最后我們都不知道自己下載過什么。有多少資料你甚至沒有打開過，甚至壓根兒就不知道是什么。但只要有機會，只要看到有可以免費下載的東西，還是習慣繼續(xù)下載，繼續(xù)往家里搬。

不能否認在我們下載的這么多資料中有知識，但筆者前面也提到了，現(xiàn)在知識更新的速度加快，知識的數(shù)量也在迅速膨脹，如果不能把知識轉(zhuǎn)化成“你的知識”，而僅僅是硬盤里的知識，那與自己何干呢？“你的知識”是你腦袋里的知識或者是你知道知識在哪里、是什么知識，這些知識要能為你所用，所以單純的下載、保存知識并沒有用，相反，我們稱這種行為是一個信息時代的惡習！

人們下載的知識是顯性知識的一種表現(xiàn)形式，對于這部分知識，如果沒有被你處理過（閱讀，知道是什么；思考，知道對你有什么用），根本不可能成為“你的知識”，根本不會對你產(chǎn)生一點點作用，只會讓你“淹沒在知識中”而無法自拔。

該保存哪些知識

對于每個人而言，人類的知識總量可以看做是無限的，而個人能夠掌握的知識則是有限的。從人的一生來看，也不是比誰掌握的知識最多，而是要看誰利用知識為社會做出的貢獻最大，誰創(chuàng)造的知識最有價值。所以，保存知識的目的是為了個人的更好發(fā)展，為了能更好地做好自己的工作，為了能幫助更多的人，為了擁有幸?？鞓返囊簧１４嬷R只是個人知識管理上的一環(huán)，如果你過于重視知識的保存，你就會忽略知識的學習、忽略知識的共享和傳遞、忽略知識的利用和創(chuàng)新，這樣的知識其實對你和整個社會都是沒有價值的。

因為我們的大腦不可能把所有知識都能保存得很好，所以我們要利用外力來保存一部分。例如并非所有的信息和知識都需要我們完全掌握，對一部分知識來說需要的是我們在使用的時候知道誰知道、知道在哪里，這時候就需要我們做保存知識的工作。

對于保存知識，聰明的知識工作者根據(jù)自己的專業(yè)方向制定要保存知識的類型和規(guī)則：只有符合目前和將來發(fā)展方向的我才會去保存。如果對我沒有價值，那再好的知識我也不要；我保存的知識都要經(jīng)過自己處理，為這些知識建立索引才能保證需要的時候能夠找到，這個建立索引的過程大部分是通過大腦、通過關(guān)鍵詞、通過保存知識的名稱來確定，我要閱讀、思考，起碼知道我要保存的內(nèi)容是什么（在講什么、說什么）、知道哪里可能用到（可以做什么用、什么時候用）。

總之，只有那些符合個人發(fā)展目標的知識，只有經(jīng)過自己的閱讀、思考后保存的知識才有價值，這樣的知識保存才是有價值的保存。

第二節(jié)　分門別類和一個好名字

人的認知和記憶都有局限性，如果讓你在一分鐘內(nèi)記憶一組不相關(guān)的詞，大部分人能夠記憶的數(shù)量是有限的，如果將這些不相關(guān)的詞再進行分類，例如分成動物、植物、生活用品、工業(yè)產(chǎn)品再去記憶，就能很有效地提升記憶的效率。如果你僅有10篇文檔和10個文件，那么將它們放在你的電腦桌面上就行，但如果你有300、3 000篇文檔和文件的時候，你就需要分類。只有對文檔進行分門別類地保存，才能在使用的時候以最快的速度找到。

要根據(jù)個人的需求去制定個人文件的分類，應該簡單、方便。每個人的習慣不同，在建立文件分類的時候要結(jié)合自己的工作和學習情況而定。一個原則是分類的深度不宜超過三層，即文件夾—子文件夾—孫文件夾，通常說，如果超過三層，自己再次打開的概率就會低于10%。

你的文件分類方法

某互聯(lián)網(wǎng)公司技術(shù)經(jīng)理，其文件第一層主要分為：個人、工作、學習、工具，在工作文件夾下面根據(jù)工作類型分為項目、日常、管理。因為該技術(shù)經(jīng)理的主要工作是圍繞項目展開，所以項目下面再根據(jù)項目名稱進行分類；除項目工作外，還有日常性的工作，例如服務器維護、內(nèi)容管理系統(tǒng)維護等內(nèi)容，管理是該技術(shù)經(jīng)理在公司的另一個角色，涵蓋了制度、流程、考核等內(nèi)容。當然在個人、學習、工具文件夾下面都有相應的再分類，如圖6所示（圖中以“工作”文件夾為例展示第二層分類，其他分類沒有標出）。

圖6　文件分類圖示

個人文件命名體系

談到文件命名，你可能會有疑問，這誰不會??！是的，好像誰都會，可是有幾個人能做到科學地命名呢？通常是隨便起個名字，就存到某個地方去了，結(jié)果造成想找到的時候變得非常困難。當一個公司人想尋找公司ERP系統(tǒng)的項目總結(jié)報告時，他用“項目總結(jié)報告”去搜索，找出了數(shù)百個以“項目總結(jié)報告”命名的文件。到底哪個是ERP系統(tǒng)項目的總結(jié)報告呢？他需要一個個地打開這些文件去確定，這就是因為沒有采取合適的命名造成的問題。

在這個提倡合作的年代，一個非常普遍的現(xiàn)象是：一份文檔往往要經(jīng)過多人修改，最后發(fā)送出去的應該是最終修改稿，而實際情況是，經(jīng)常發(fā)送出去的是其中的某個中間稿，甚至是最初稿，這樣的結(jié)果，輕則會導致重復勞動、工作效率低下，嚴重的甚至會泄露商業(yè)秘密，造成不應有的損失。

文件的命名工作是一項基礎性工作，簡單但不容易堅持，如果能長期堅持下去就可以明顯地提升工作效率。文件命名工作的前提是要確定命名的方法和規(guī)則，要根據(jù)你的工作類型和習慣確定。

下面我們來分享一下某家公司的命名規(guī)則：

公司文檔命名規(guī)則：公司簡稱—緯度—文檔名—日期—版本號，如：KMC—咨詢—質(zhì)量控制—20090318—1.5，意思是KMC公司咨詢業(yè)務單元質(zhì)量控制文件，定稿于2009年3月18日，版本為1.5。

公司項目命名規(guī)則：年—項目號—客戶名—項目名—日期—版本號，如：2009—006—上海世博會組委會—國外市場拓展項目媒體組織—20090416—1.0，意思是該公司2009年第六個項目，上海世博會組委會的海外市場拓展媒體組織，定稿于2009年4月16日，版本號為1.0。

與公司文件命名相比，在個人文件的命名上，可以更簡單一些。除了要給自己的工作文件命名，每個人都會從不同的渠道（網(wǎng)上下載、朋友間的共享）得到不少文件，根據(jù)文件類型不同采用不同的命名方法。對于工作需要的文件，如果公司有命名規(guī)則就按照公司的規(guī)則執(zhí)行，如果公司沒有命名規(guī)則就根據(jù)自己的規(guī)則執(zhí)行。對于自己收集的文件，則要按照自己的文件命名規(guī)則執(zhí)行。

某出版社編輯對下載的文件，按照以下的方式命名：“標題—機構(gòu)（或者作者）—分類—類型”，例如他下載的德勤公司演示文稿的模板，是一個ppt文件，他的命名方式是“ppt模板—德勤—個人工具—ppt”，從分類方法上看，他是將ppt模板作為個人的工具，文件的類型為ppt。

以上的方法其實都很簡單，你只需要花兩個小時的時間對自己經(jīng)常接觸和使用的文件進行簡單的分析，就可以規(guī)劃出你的文件夾層次，制定出適合自己的命名規(guī)則，而難度僅僅在于如何能堅持下來。在日常工作中對文件進行命名，這看起來比較煩瑣，但如果從長期上看，這是最有效率的文件管理方式。

舉個例子說明，很多人從網(wǎng)絡上下載了許多mp3的歌曲，但由于互聯(lián)網(wǎng)上的歌曲大部分是根據(jù)文件上傳的時間自動命名的，所以根本看不出到底是什么歌曲和內(nèi)容。例如筆者在百度上搜索羅大佑《光陰的故事》，在下載后文件名是323823c416d44cee9bf65b4baf1c77b3.mp3，估計直接保存后沒有人能看明白這是什么歌曲，這個時候我就將它的名字修改成“光陰的故事—羅大佑—mp3.mp3”，加上mp3文件后綴的目的是我要區(qū)分這是什么類型的文件，是一個mp3文件還是一個《光陰的故事》的歌詞。當然你也可以用文件名的后綴去區(qū)分，但從方便使用的角度說，前者效率更高。

請一定要記住，在你下載文件或者新建文件時，不要只圖方便，否則你今天的一時方便會帶來明天使用時無窮無盡的麻煩，所以請勤快一些，這對于個人知識保存來說極其重要。

第三節(jié)　電腦桌面滿了

筆者曾經(jīng)見到一個22英寸的電腦顯示器，密密麻麻的圖標覆蓋著顯示器桌面，滿了！電腦桌面上的快捷方式的原來用意是為了使用的方便，但如果什么東西都放在電腦桌面上也就不方便了。

現(xiàn)在，大部分人的電腦里都有文件、圖片、聊天記錄、電子郵件等很多內(nèi)容。對于知識工作者來說，雖然沒有22英寸顯示器仍然放不下自己的文件快捷方式那么夸張，但大多數(shù)人都會感覺到自己的電腦里面比較雜亂，想要找一個文件或者圖片的時候感覺很不方便。

下面筆者以使用最為廣泛的Windows操作系統(tǒng)為例（如果你用其他的操作系統(tǒng)也沒有關(guān)系，其基本的方法和規(guī)則是相通的），介紹一些簡單的方法，來幫助你整理文件。

電腦中最混亂的地方

在大部分人的電腦中，最容易變亂的地方是以下幾個區(qū)域，如果這幾個地方整理清楚有序了，你的電腦就是“干凈”的。

電腦的桌面：前面提到的例子就是桌面混亂的典型，桌面的主要功能就是為了方便隨時使用拖放到桌面的文件。

我的文檔（My Documents）：這是Windows自帶的一個文件夾，里面包括了我的視頻、我的圖片、我的音樂，另外你與別人用MSN和QQ等IM工具聊天時對方傳給你的文件、圖片等也默認保存在這里；在你保存文檔、文件的時候這里是默認的保存地址。

系統(tǒng)默認的用戶文件夾（X：Documents and Settings）：該文件夾是用來存放你的個人配置文件的文件夾，默認在系統(tǒng)的根目錄下。這個文件夾的容量會根據(jù)用戶數(shù)量的多少和使用情況自動加大。

系統(tǒng)默認的下載目錄（X：Downloads或者你自己取的名字）：在Windows系統(tǒng)中，有一個默認的下載資料的目錄，許多時候我們下載的內(nèi)容就保存在這里。如果你不進行進一步的細分，任何下載的內(nèi)容都將保存到這里，大概用不到半年這里的東西就很難找到了。

IE瀏覽器的收藏夾：看到一個好的網(wǎng)站，看到一篇好的文章，你可能自然而然地用微軟IE的收藏夾把它收藏起來。日積月累，即使有分類，這里也已經(jīng)失去了收藏的意義，因為你再也不能快速找到你曾經(jīng)收藏過的東西了！

六招清爽你的電腦

（1）刪除

對于電腦系統(tǒng)產(chǎn)生的臨時文件，要盡快刪除?？梢猿浞掷孟嚓P(guān)的工具，比如360安全衛(wèi)士（下載地址：www.#） 提供的“清理系統(tǒng)垃圾”功能將系統(tǒng)中的臨時文件刪除，其可以刪除的文件包括了系統(tǒng)臨時文件、IE緩存文 件、回收站中的文件、Windows的預讀文件、Office的安裝文件等內(nèi)容。

對于自己不會再使用的文件，也要及時刪除。如果不能確定哪些是永遠不需要的，你可以建立一個“待刪除文件夾”，將相關(guān)內(nèi)容放置進去，如果在一定時間段內(nèi)（例如半年或者一年的時間）沒有再使用，就可以刪除。

（2）建立分類文件夾并合理命名文件

建議在Windows自帶的文件夾外，根據(jù)自己的使用習慣和要求，創(chuàng)建一些有意義的目錄，這些目錄分別存放相應分類的文件夾。這里就用到我們上一節(jié)講到的分類和命名方法，不要嫌煩瑣，起步階段的煩瑣可以保證你后續(xù)使用的方便和高效。在文件下載后立刻重新命名，不要想“等我有空的時候再去做”，因為你“永遠沒有空”。沒有進行閱讀和思考，沒有進行合理的分類和命名的文件，即使在你的電腦里也“不是你的”。

（3）整理快捷方式

任何人的電腦在長時間使用后，在電腦“桌面”、“開始菜單”和“快速啟動”里的快捷方式都會比較亂。雖然這些快捷方式都是曾經(jīng)用過的，但現(xiàn)在一定有許多已經(jīng)不需要了。例如，在“快速啟動”欄里只需要保留你最常用的幾個快捷方式（例如：瀏覽器、我的文檔、word、excel、ppt）。把其他多余的快捷方式從“開始”菜單中拖到桌面，然后，在桌面新建一個文件夾，存放在桌面上的所有的快捷方式。打開這個文件夾，刪除不需要的快捷方式，只保留常用的。這樣，你的桌面和開始菜單看起來會更清爽，電腦的反應速度也會更快。

（4）在互聯(lián)網(wǎng)上保存

現(xiàn)在的發(fā)展趨勢是人們隨時隨地都可以上網(wǎng)，許多在本地機器上比較麻煩而不容易解決的問題如果放到互聯(lián)網(wǎng)上，就可能不是問題，例如關(guān)于你的瀏覽器收藏夾里的內(nèi)容，互聯(lián)網(wǎng)上已經(jīng)提供了很好的解決方式（在下一節(jié)我們將進行具體的介紹）。如果你認為某篇文章實在重要，你當然也可以按照之前的處理方式將它粘貼到word里面保存，這就類似于新建一個文件，這時你要注意的是我們前面提到的分類和命名兩個問題。

希望自己電腦上的東西便于使用，你需要建立自己的分類和命名體系，建立一套適合自己的簡單規(guī)則。另外就是要更加勤快一點，養(yǎng)成及時處理的習慣：在下載文件或者新建文件時，不要圖方便，隨手就放到桌面上，不要“偷懶”仍然使用那些不能表達任何意義的文件名稱，一定按照你的文件命名規(guī)則確定相關(guān)的名字。確保你把文件放在了已經(jīng)設置好分類的文件夾中，這樣才能避免混亂，保持電腦的整潔有序。

（5）本地搜索

隨著你的個人電腦操作系統(tǒng)使用時間的增加，隨著你工作和學習內(nèi)容的增多，每個人電腦硬盤中的文件都會越來越多，即使你做了分類和命名，但尋找文件的難度仍然是越來越大，所花費的時間也越來越多，而且最終找不到自己存放文件的情況時有發(fā)生。這個時候大家通常的做法就是使用Windows系統(tǒng)自帶的“搜索”功能來進行查找，但是Windows搜索很占用系統(tǒng)資源，許多時候用系統(tǒng)的“搜索”功能時其他功能基本上不能使用。而且搜索的準確度也比較低，很難找到所需要的內(nèi)容。所以，主流的搜索引擎廠商推出了本地搜索的工具，Google叫桌面搜索，百度叫硬盤搜索。

無論是桌面搜索還是硬盤搜索，其本質(zhì)上都是對你個人電腦本地內(nèi)容的搜索。本地搜索的使用方法和搜索方式與我們經(jīng)常使用的Google和百度網(wǎng)頁搜索一樣簡單，你只需要在搜索框內(nèi)輸入需要查詢的內(nèi)容，敲回車鍵，或者鼠標點擊搜索框右側(cè)的搜索按鈕，就可以得到符合查詢需求的內(nèi)容，目前支持我們需要的大部分文件類型（doc、xls、pdf、電子郵件、mp3、聊天記錄、圖片等）。

在本章第六節(jié)筆者將詳細介紹Google桌面搜索的功能，而百度硬盤搜索的基本功能與Google桌面搜索類似。

（6）知識保存工具

目前，市面上出現(xiàn)了不少個人知識管理、個人信息管理的工具。但不同的工具適合不同的人，即使有這些工具，仍然要求你對自己的個人知識進行詳細的規(guī)劃，你要建立自己的知識分類和命名規(guī)則。

筆者推薦表4中的工具，工具的具體功能和使用方法在本章第六節(jié)作更詳細的介紹，如果你準備使用也可以用搜索引擎去搜索相關(guān)的使用技巧。

表4　常用的知識保存工具

第四節(jié)　互聯(lián)網(wǎng)空間

小王是一年級博士生，現(xiàn)在馬上就要準備博士論文的開題。寫博士論文是一個“痛苦”的過程，起碼要十幾萬字以上，要閱讀數(shù)百甚至上千篇文獻。而且導師還給他分配了許多其他工作，所以看起來是兩年的時間寫論文，但其實時間并不寬裕，他已經(jīng)有好幾個師兄師姐是延期畢業(yè)了。

在準備開始寫自己博士論文的時候，小王想起了自己寫碩士論文時候的經(jīng)歷。也是三年，也閱讀了不少文獻，但在真正開始寫畢業(yè)論文的時候卻發(fā)現(xiàn)了一個令人尷尬的問題：自己收集的那么多論文，想用的時候卻不知道看哪個，也不知道論文中哪些內(nèi)容是有價值的，哪些是廢話、套話；自己原來在看論文、做調(diào)研時腦袋里產(chǎn)生的創(chuàng)新點和閃光點早就忘了！

后來筆者給他推薦了本節(jié)中介紹的互聯(lián)網(wǎng)上的知識保存工具。

看過一篇互聯(lián)網(wǎng)上的文章后覺得自己將來還會使用到，怎么辦？

看到文章中的一部分內(nèi)容寫得很精彩，覺得應該記下來怎么辦？

筆者曾經(jīng)就這兩個問題問過不少人，常見的做法是收藏到瀏覽器的收藏夾或者將文章內(nèi)容復制下來，然后再粘貼到word里面保存。這些方法不能說不行，但都存在一定的問題。如果保存到收藏夾，由于收藏夾功能有限，即使做了分類，相關(guān)內(nèi)容也不好找；如果保存成word文檔，很可能保存完畢后就是你跟這些內(nèi)容的最后一次見面，你內(nèi)心再也沒有找到所保存的文件夾、再找到這個文檔、再打開去閱讀這個文檔的想法了。

在上一章中，我們介紹過互聯(lián)網(wǎng)上的社會性書簽工具（例如美味書簽、百度搜藏），但那是從知識學習的角度講的。其實社會性書簽工具最大的一個好處是解決了好文章、好內(nèi)容的收藏問題：不僅可以收藏，而且可以根據(jù)需求給這些收藏賦予相應的關(guān)鍵詞；不僅可以收藏整篇文章，而且你還可以將文章中最有價值的地方用鼠標畫出來。更可喜的是，社會性書簽工具大部分提供了功能很強大的搜索工具，可以讓你在自己收藏的內(nèi)容中去尋找。當需要這些內(nèi)容的時候，你就可以方便地找到自己原來感興趣的是哪一部分，可以在讀完感興趣的部分后再去決定是否看完整篇文章。

有價值的東西永遠不丟失

對于網(wǎng)站和文章的收藏，筆者推薦社會性書簽工具?，F(xiàn)在提供社會性書簽工具的網(wǎng)站很多，包括Google、Yahoo等都提供相關(guān)工具。對于以中文閱讀和使用為主的用戶，筆者推薦百度搜藏（http://cang.baidu.com）。通過百度搜藏，當你閱讀到一篇文章，如果覺得其中一段話比較有價值，你可以用鼠標左鍵點這段話反白選擇下來，然后點鼠標右鍵，選擇“添加到百度搜藏”，就會彈出相關(guān)頁面，包括了要收藏頁面的標題、描述和你選擇的覺得有價值的那部分內(nèi)容，再添加上你設置的關(guān)鍵詞，最后點收藏就可以保存起來。百度搜藏有一個好處是，在你需要找一篇文章的時候，即使該文章的原始網(wǎng)站已經(jīng)無法訪問了，但百 度會用緩存的形式幫你保存，這樣就不會出現(xiàn)文章丟失的情況。

當需要找到該文章的時候，百度搜藏提供的搜索功能可以讓你只搜索自己收藏的內(nèi)容，速度很快并且準確。搜索出來的頁面最先顯示出來的是你之前標記過的最有價值的那部分內(nèi)容，如果這部分內(nèi)容就可以解決你需求的問題，那你就不需要再進一步去打開文章閱讀，從而節(jié)省了寶貴的時間。

記錄你的靈感

如何在讀一篇文章的時候，把自己產(chǎn)生的有價值的感想記錄下來，就像小王的狀況，兩三年的時間中產(chǎn)生的創(chuàng)新點和閃光點，等到真正需要的時候卻記不來了。這個時候我們可以想一下自己在讀紙質(zhì)書的時候是怎么做的——當看到一頁比較有價值的內(nèi)容，你可能用“折頁”的方式將該頁突出一下，這就是我們上面提到的社會性書簽功能；如果你產(chǎn)生了新的想法，你會在書的邊緣記下來或者寫到你的筆記本上，這種隨讀隨記的方式是適合大部分人的閱讀和思考的?，F(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)上已經(jīng)提供類似的做筆記的小軟件：當你看到一個網(wǎng)頁、一篇文章產(chǎn)生自己想法的時候，你可以很方便地將這些想法記錄到自己的電子筆記本上，然后在需要的時候可以方便地找到。

在互聯(lián)網(wǎng)上保存你的創(chuàng)新思想和閃光點可以用電子的筆記軟件，筆者在這里推薦Google的Notebook（詳細使用方法詳見本章第六節(jié)工具部分內(nèi)容）。安裝Notebook并登錄后，你在查看網(wǎng)頁時產(chǎn)生的想法、文章中有價值的內(nèi)容都可以方便地寫下來、復制過去，這些內(nèi)容都將會保存在Google的服務器上，無論你在哪里，只要能上網(wǎng)就能方便地查詢和使用。

Evernote也是一款具有類似功能的軟件，在某些方面，其功能要比Google Notebook更好，你也可以選用。

表5　筆者推薦的部分工具1

第五節(jié)　對“人”的保存

除了利用圖書資料、電子文檔等學習外，知識工作者還有一個重要的學習方式是向他人學習。

在工作和實踐中有一個很重要的情況是“知道誰知道”，即你在做事情的時候、遇到問題的時候，知道向誰去請教，知道誰是這個領(lǐng)域的專家，因為盡管這些知識不是為你所有，但可以為你所用。所以，在知識保存的階段除了要考慮保存顯性的資料和文件外，還要關(guān)注對人的“保存”。當然，我們無法保存人本身，我們只需要保存這個人的聯(lián)系方式，以便能通過最快捷的方式獲得他的協(xié)助。

此外，為了能獲得他的協(xié)助，我們最好還能夠知道這個人的背景、專業(yè)、優(yōu)勢、特長和個性等情況。了解一個人越多，那么你跟他交流與溝通的效率就越高，得到真正幫助的機會就越大。

你的貴人是誰

中國傳統(tǒng)文化中有一句話叫“貴人相助”，但誰是你的貴人，沒有人知道。從人際資本和個人知識管理的角度而言，每個知識工作者都有自己的優(yōu)勢和特長，在自己熟悉的領(lǐng)域內(nèi)，每個人都是專家，這樣看每個人都可能成為你的“貴人”。

成功學經(jīng)常引用的一句話是“成功=20%的知識+80%的人脈”，在好萊塢也流行著一句話：“一個人能否成功，不在于你知道什么（what you know），而是在于你認識誰（whom you know）?！彪m然這些話有些絕對，但是，如果你沒有知識、沒有價值，誰會做你的“人脈”？所以筆者一直強調(diào)知識是建立人脈的基礎，缺乏了強大的知識基礎，人脈將無從建立。前面兩句話在很大程度上印證了保存“人”的重要性。進一步說，作為知識工作者，在建立人際關(guān)系時一定要避免過于“功利化”的追求：我們需要跟比自己優(yōu)秀的人交往，但從知識角度來說每個人都能給我們啟發(fā)和幫助，都是有價值的。

作為社會人，無論你是一個學生還是一個企業(yè)老總，每天都會接觸許多人、結(jié)識許多人。那你是否能夠做到“結(jié)識新朋友，不忘老朋友”呢？

假如一個見面三四次的朋友仍然不知道你在做什么，甚至叫不出你的名字，你會是什么感受？

假如有人在MSN或者QQ上無數(shù)次地問你同一個問題（例如你是做什么業(yè)務的？），你會是什么感受？你們的溝通還能持續(xù)下去嗎？

假如一個交流過一兩次的朋友突然在你過生日那天給你打一個電話，你會是什么感受？

可能你手上有1 000張甚至10 000張名片，但這些人里面有多少是一面之緣然后永遠沒有再見過，有多少是交流過多次但你仍然搞不清楚對方是做什么的，有多少是你可以分享知識和心得的朋友？

如何保存“人”

我認識的一位咨詢和培訓顧問的案例：保存“人”，保存人的什么？

基本情況：姓名、服務機構(gòu)、部門、職位、電話（固定、移動）、傳真、網(wǎng)址、博客地址、即時通訊工具（MSN、QQ、Skype、飛信、Gtalk等）。

背景情況：在溝通中獲得的背景信息，例如老家是哪里的，什么學校畢業(yè)，什么專業(yè)，有什么愛好，配偶是做什么的，是否有小孩，小孩情況，父母情況等。

聯(lián)系過程：你們討論的事情、他正在做或者準備做的項目、他最近的心情、說過什么、想過什么、寫過什么、討論過什么。

如果你能夠保存這些信息，那么你跟這個人交流和溝通的效率會明顯提高，你們建立關(guān)系的可能性會大大提高。而且，保存這些信息并不難，因為你們每一次的見面都會溝通、交流、分享，哪怕是通過喝酒也可以發(fā)現(xiàn)一個人的特點、價值觀，只需要你用心去做，同時及時的整理、歸納也很重要，否則時間一久就會忘掉。

保存“人”的工具

保存“人”的工具有微軟Outlook的聯(lián)系人管理、社會網(wǎng)絡服務性網(wǎng)站等。你可以通過微軟提供的Outlook聯(lián)系人管理對人的基本資料進行有效的管理，除基本資料外還可以包括你們之間交往的“活動”管理，以此來整理你們交往過程中獲得的信息；通過SNS網(wǎng)站（比如Facebook、人人網(wǎng)、開心網(wǎng)等）可以讓你了解朋友最近在想什么（比如微博客）、看到用戶在討論什么（比如群組或者論壇）、看到他比較系統(tǒng)的觀點（比如日志或者博客），與朋友加深了解和友誼，從而保證“知道誰知道”！

表6　筆者推薦的部分工具2

第六節(jié)　常用的知識保存工具

Google桌面搜索

（1）介紹

Google桌面搜索是Google公司發(fā)布的一款個人桌面搜索應用程序，能夠?qū)﹄娔X中的電子郵件、文件、音樂、照片、聊天記錄、Gmail、瀏覽過的網(wǎng)頁等進行全文搜索，支持Windows、Mac、Linux等操作系統(tǒng)。Google桌面搜索通過對本地計算機進行搜索，從而可以協(xié)助個人方便、快捷地找到所需信息。從理論上說，如果搜索功能足夠好，將來人們可以不用再手動整理自己計算機中的各類文件。但現(xiàn)實情況是，對個人文件進行有效的分類、命名仍然是提高搜索精準度的基礎，也能促進個人的學習。通過Google桌面搜索，搜索結(jié)果會顯示出與搜索內(nèi)容最相關(guān)的頁面，并且每個搜索結(jié)果里都會包含文件名和簡短的文件摘要，并突出顯示搜索關(guān)鍵詞。您可以使用該頁頂部的鏈接，針對特定的項目類型對結(jié)果進行過濾。

Google桌面搜索與Windows自帶的搜索相比，功能更加強大，結(jié)果更加詳細、清楚，搜索范圍更廣，搜索速度有質(zhì)的提升，但對計算機內(nèi)存的占用反而小很多。隨著Google桌面搜索的版本升級和功能的推陳出新，現(xiàn)在的Google桌面搜索不僅能幫助你搜索自己的計算機，而且還提供了不少小工具和補充工具欄幫助個人從互聯(lián)網(wǎng)上收集新信息。

（2）使用指南

第一步：下載并安裝。

登錄http://desktop.google.com 頁面，下載安裝Google桌面搜索軟件，只需要點擊安裝就可以，比較簡單。安裝完成后，Google桌面搜索軟件會自動啟動，在任務欄的系統(tǒng)托盤里可以看到它的圖標。

提示：該軟件在安裝完成后占用空間較小，但在安裝時要求所安裝分區(qū)要有1GB以上的剩余空間。

第二步：建立文件索引。

安裝完成后，還無法立即進行搜索，Google桌面搜索軟件需要建立本地計算機的文件索引。索引建立要在電腦沒有任何操作30秒后開始。建立整機文件索引所耗費時間根據(jù)你計算機的容量確定，但總體來看速度較快。在建立一次完整的本地文件索引后，新增文件會根據(jù)需要進行局部的索引編制，速度快到可以忽略不計，例如在你剛剛瀏覽某網(wǎng)頁后、剛剛閱讀某封電子郵件后，用該搜索就可以立即找到。

第三步：進行搜索。

用鼠標右鍵點擊任務欄的圖標，從彈出的菜單中選擇“Search”選項，立刻就會彈出一個跟Google網(wǎng)頁搜索類似的頁面，點擊“搜索桌面”則對你的電腦進行搜索，點擊“搜索所有網(wǎng)站”則對整個互聯(lián)網(wǎng)進行搜索。

Google桌面搜索常見問題

Google桌面搜索可以查找什么類型的文件？

Google桌面搜索可以索引并搜索我們經(jīng)常用到的大部分文件，包括微軟Office里的word、excel、powerpoint和Outlook里的郵件，還可以搜索音頻、視頻、圖片、壓縮文件、聊天記錄（QQ、MSN、Gtalk等）。Google桌面搜索還提供了不少插件，對于不能直接支持的文件格式，應用插件后即可以搜索。

Google桌面搜索的搜索語法是怎么樣的？

Google桌面搜索的搜索語法和技巧與Google網(wǎng)頁搜索類似，適用于我們第一章講到的關(guān)于Google搜索的關(guān)鍵詞技巧。例如要搜索后綴為ppt的文件，搜索關(guān)鍵詞應寫成“filetype：ppt”而非“*.ppt”。

Google桌面搜索結(jié)果如何顯示？

Google桌面搜索結(jié)果頁面顯示了所有的搜索結(jié)果，將所有搜索到的內(nèi)容用一個頁面的形式顯示，分為4大類：郵件、文件、聊天、歷史記錄，你可以點擊任何一類進行查看，從而方便你快速查找到你需要的信息。具體搜索到的每條內(nèi)容也很詳細。同時你還可以點擊“按照關(guān)聯(lián)分類”或者“按照日期分類”來對搜索結(jié)果進行分類。如果搜索到的內(nèi)容比較多，在搜索結(jié)果頁面最下方也會像Google網(wǎng)頁搜索那樣顯示共有多少頁，當前所在頁等，不會像Windows搜索結(jié)果那樣給人感覺非常凌亂。

對于刪除的文件，Google桌面搜索能夠找到嗎？

在你每次查看文件及其他項目時，Google桌面都會為它們建立緩存副本（快照），并將這些緩存副本存儲在你計算機的硬盤上。因此，你可以經(jīng)常使用Google桌面搜索來查找無意中刪除的項目，而不必重新創(chuàng)建這些項目。

Google桌面搜索如何保證我的文件的安全性？

Google桌面搜索提供了一個功能，通過防止網(wǎng)絡欺詐和惡意軟件網(wǎng)站保證搜索的安全性。它可以幫你自動判斷你要查看的文件或者鏈接是否有惡意軟件，如果有將給予提示。如果你不希望別人在你的計算機上進行Google桌面搜索，只要“鎖定搜索”就可以做到：只需點擊任務欄中的Google桌面圖標，然后從菜單中選擇“鎖定搜索”即可。在此之后，任何人就不能再從Google桌面主頁進行搜索了，如果他人在補充工具欄、桌面欄或浮動桌面欄查詢框中輸入搜索字詞，就只能看到顯示“桌面搜索已鎖定”的消息（不過，可以進行其他類型的搜索，例如網(wǎng)絡搜索或圖片搜索）。要解鎖桌面搜索，在Google桌面主頁輸入當前用戶的Windows密碼就可以打開。

Mybase

Mybase是一款共享軟件，主要用于資料管理，可管理的資料類型包括：各類文檔、名片、事件、下載和收集的資料等，分為個人版和網(wǎng)絡版。通過Mybase可以將資料分門別類地整理清楚，使你的計算機資料有條不紊，方便使用。

Mybase具有以下特點和功能：

與Windows統(tǒng)一的界面風格：Mybase快捷圖標、窗口菜單、對話框都保持了與Windows相同和類似的風格，熟悉Windows使用的用戶基本上不用學習就可以操作。

中英文語言支持：該軟件目前提供了簡體中文和英文兩種語言模塊，如果你需要切換語言，只需要選擇“選項—語言”菜單命令，即可輕松切換。

個人資料組織管理功能：Mybase生成“Mybase資料夾”的文檔，每個“資料夾”都是獨立文件，以樹形目錄為索引，方便查找，其中的資料內(nèi)容及其邏輯關(guān)系均可自定義，特別適合于管理一些需要分門別類進行存儲的資料數(shù)據(jù)。

資料編輯功能：Mybase為其資料夾中每個節(jié)點資料信息都提供了編輯功能。所有資料信息以RichText格式保存，可實現(xiàn)設定字體、大小、顏色、風格、居中、居左、居右等基本的編輯功能。而且Mybase具備文檔直接打開運行的特性，并能自動監(jiān)測文檔是否已被修改。也就是說，你可以在Mybase中直接打開與應用程序相關(guān)聯(lián)的附件文檔，如果附件文檔直接打開后被修改，Mybase也將會更新資料夾中相應附件文檔的內(nèi)容。

搜索和查詢功能：Mybase提供了簡單的搜索和查找功能，其提供模式字符為星號：*，例如：簡歷*陳，表示你需要查找資料夾中包含“簡歷”和“陳”的節(jié)點。但Mybase本身的查詢功能比較弱，準確度尚待提升。

導入導出功能：由于Mybase采用了樹形目錄結(jié)構(gòu)來管理資料，所以可以將磁盤上的文件目錄及其中的文件保持原有結(jié)構(gòu)一同導入“Mybase資料夾”中；反之，“Mybase資料夾”中的內(nèi)容可以保持其樹形結(jié)構(gòu)導出到磁盤上，以文件目錄形式保存。

其他功能：Mybase支持資料夾中節(jié)點的拖放、資料夾的分解和合并等功能。Mybase可以生成獨立運行的exe文件，這意味著它可以在沒有安裝瀏覽器或者Mybase本身的情況下運行，因此受到的約束較少。

你可以用“Mybase下載”作為關(guān)鍵詞去搜索引擎尋找Mybase軟件，其主要功能、使用技巧可以參考它的幫助文件。也可以通過搜索引擎在互聯(lián)網(wǎng)上進一步查詢。

Total Commander

Total Commander，簡稱TC，原名Windows Commander，是一款功能強大的文件管理器，與Windows操作系統(tǒng)自帶的文件管理器相比，TC的功能要更強大、更方便人們的使用。TC支持自定義菜單、工具欄、快捷鍵，它除了具有Windows擁有的對文件復制、移動、修改名稱、刪除和搜索功能外，還具有進行文件內(nèi)容比較、同步文件夾、批量重命名文件、分割合并文件、創(chuàng)建/檢查文件校驗等實用功能。TC里面還內(nèi)置了常用格式的壓縮/解壓縮功能，ZIP格式文件還支持創(chuàng)建加密及自解包功能。對于文件和內(nèi)容的搜索功能，TC都支持在壓縮包中進行。

具體功能如下：

文件壓縮：壓縮文件是我們經(jīng)常使用的功能之一，但由于壓縮算法的不同，每個人的機器上都需要安裝WinZip、WinRAR等多個壓縮軟件。TC不但支持Zip、RAR、ACE等多種格式和各種壓縮軟件生成的自解壓縮文件，而且具有普通壓縮軟件的所有功能：創(chuàng)建自解壓縮包、分卷壓縮包、一次解壓多個壓縮包等。TC還支持直接對壓縮包內(nèi)文件改名，對壓縮包內(nèi)部搜索，甚至直接在兩個壓縮包間拷貝文件。

批量文件改名：TC的批量文件改名功能是一個很有用的軟件功能，如果你從互聯(lián)網(wǎng)上下載了大量文件，如果單獨修改名稱很浪費時間，而用批量改名則可以快速實現(xiàn)你的目的。

文件分割功能：如果你要用郵件傳送一個500M的文件給你的朋友，大部分的郵箱都很難做到。以往的文件分割工具往往需要目標機器上也安裝有同樣的軟件。而TC則只需要在目標機器上用DOS命令“Copy”就可以把文件合并，即只要有Windows操作系統(tǒng)就可以合并文件。同時TC還會創(chuàng)建校驗文件，用Total Commander合并后，校驗文件用來檢驗合并后的文件是否和原文件相同。

搜索功能：TC提供了強大的文件搜索功能，除了可以指定查找文件的大小、日期和屬性，TC還支持在壓縮包中搜索多個文本文件中指定的文字，甚至可以直接搜索壓縮包中文本文件的內(nèi)容！

與Windows自帶的資源管理器相比，TC具有以下優(yōu)勢：

第一，當你在資源管理器中移動或刪除文件，如果遇到某個文件不能移動或刪除將導致整個操作失敗。在TC中則允許“跳過”這些文件而不影響后面的操作。

第二，在復制或移動之前，TC會預先自動檢測目標磁盤的大小，不會像資源管理器那樣到空間不夠的時候才報錯。

第三，用資源管理器從光盤上復制文件時會將文件中只讀屬性繼承，當你想在硬盤上修改的時候還得去掉只讀，而利用Total Commander會自動把“只讀”屬性改為“存檔”屬性。

第四，獨特功能：將當前文件夾所有子目錄中的文件放在一起顯示；在主窗口中直接顯示所有文件夾的大小。

TC除了支持詳細資料、列表、縮略圖等資源管理器常見的顯示方式外，還可以利用內(nèi)容插件，支持各式各樣的自定義列視圖，顯示不同文件的內(nèi)部信息，滿足您查看不同文件的需求。通過TC的多標簽界面，可以讓原來的兩個窗口擴展到數(shù)十個，操作空間更顯自由。

如果準備使用TC，可以到其官方網(wǎng)站www.ghisler.com 上下載，上面也提供了軟件的中文語言版本。國內(nèi)相關(guān)軟件下載站也提供下載，如果需要更多的操作技巧性內(nèi)容，可以用搜索引擎去尋找。

百度搜藏

（1）功能介紹

“百度搜藏”是由中文搜索領(lǐng)域知名網(wǎng)站百度提供的免費的網(wǎng)絡收藏夾。它可以幫你高效地收藏、整理網(wǎng)絡資源，無論到哪里，你都可以隨時隨地瀏覽、搜索和使用。

域名是：http://cang.baidu.com

百度搜藏特點：

全文收藏：不僅能收藏網(wǎng)址，更能自動收藏全文。

快速查找：在收藏的海量信息中，可以快速、準確地找到所需資料。

網(wǎng)頁快照：不必擔心網(wǎng)頁鏈接失效，你可以通過“快照”快速瀏覽頁面 內(nèi)容。

輕松便捷：只需連接互聯(lián)網(wǎng)，就能隨時隨地收藏和使用。

分享資源：和朋友分享自己喜歡的網(wǎng)址，或享用他人的收藏。

與Windows操作系統(tǒng)中的“收藏夾”相比較，百度搜藏具有以下優(yōu)勢：

第一，操作系統(tǒng)中的“收藏夾”只能保存網(wǎng)頁鏈接，而百度搜藏能同時保存收藏網(wǎng)頁的全文。即使搜藏的網(wǎng)頁在互聯(lián)網(wǎng)上已不存在，你也能隨時通過百度搜藏的搜藏快照功能查看到它。

第二，操作系統(tǒng)中的“收藏夾”只能依靠目錄和標題來查找保存過的網(wǎng)頁；而百度搜藏提供方便的描述、分類和全文檢索。你可以非常方便地找到需要的網(wǎng)頁。

第三，操作系統(tǒng)中的“收藏夾”內(nèi)容只能記錄在本地電腦上，而百度搜藏會將你的內(nèi)容保存在網(wǎng)絡上，無論自己在哪里上網(wǎng)均能隨時調(diào)用。

第四，操作系統(tǒng)中的“收藏夾”通常只限于你自己使用，而百度搜藏能讓你方便地把自己的搜藏共享給朋友和他人。

（2）使用技巧

可以有多種方式把搜索或者瀏覽中發(fā)現(xiàn)的好資料收藏起來。

方式一：在百度搜藏中直接添加網(wǎng)址。在百度搜藏中，點擊頁面左上角按鈕“添加新搜藏”，即可收藏你輸入的網(wǎng)址。

方式二：通過鼠標右鍵菜單快速收藏。為你的鼠標右鍵菜單添加搜藏快捷鍵，在瀏覽任意網(wǎng)頁時，可以通過鼠標右鍵即看即藏。

方式三：通過瀏覽器快捷鏈接進行收藏。即用鼠標右鍵單擊一下任意一個鏈接，在右鍵菜單中選擇“添加到收藏夾”，當瀏覽網(wǎng)頁時，你可以通過點擊瀏覽器收藏夾中的該鏈接，智能收藏當前瀏覽的頁面到百度搜藏。

方式四：從IE收藏夾中批量導入搜藏。在百度搜藏頁面右上角，點擊搜藏設置，選擇“導入搜藏”可以將保存在本地電腦IE或其他瀏覽器收藏夾中的網(wǎng)址批量導入到百度搜藏。

Google Notebook

（1）功能介紹

Google Notebook（Google筆記本）是由Google公司提供的一個服務性軟件，可以讓使用者方便地儲存與整理從網(wǎng)絡上收集的資料，記錄在網(wǎng)絡閱讀中產(chǎn)生的想法和觀點，并且提供共享功能，讓使用者將自己的筆記公開給其他人瀏覽。

主要功能如下：

第一，記錄自己在閱讀和查看網(wǎng)頁時的想法和觀點，并可以連同網(wǎng)頁一起保存；

第二，剪輯有用的信息：你可以把從網(wǎng)上摘錄的文本剪輯、圖片、鏈接等添加到你的Google Notebook，而不必離開你的窗口瀏覽器；

第三，隨時重組你的筆記：你可以創(chuàng)建多樣的筆記，把它們分割成段，或是通過拖放來重組你的筆記；

第四，公開你的筆記：你可以通過公開你的筆記與世界上的其他人分享，通過共享建立你的社交網(wǎng)絡。

Google Notebook的使用簡單，在你想到一句話、一個念頭時，在你看到有價值的句子、數(shù)據(jù)或者一個圖片時，你都可以直接寫到Google Notebook或者通過單擊右鍵加入Google Notebook，相應內(nèi)容就會自動保存了。如果是引用的話，在筆記本里面會保存你選中的內(nèi)容和內(nèi)容的出處，這對于知識工作者在互聯(lián)網(wǎng)上的學習很有價值。你也可以對自己所做的筆記分配標簽，方便日后查找。這樣就不必再打開word或者記事本，采用復制+粘貼的方式來記錄自己在瀏覽網(wǎng)站時的所思所想和發(fā)現(xiàn)的內(nèi)容，從而顯著提高工作效率。

如果你們是一個團隊，那么通過Google Notebook則可以隨時隨地共享自己的想法和心得，促進交流以及合作的效率提升。

Goole Notebook支持FireFox和IE瀏覽器。

（2）使用技巧

安裝：

登錄http://www.google.com/notebook ，以Google的賬戶登錄。下載相應軟件并安裝，安裝過程很簡單。

資料的收集與保存：

安裝完成后Google Notebook會在瀏覽器右下角形成一個類似于筆記本的 小圖標，此時即可使用了。

Google Notebook使用相當簡單，當你想記錄自己的想法時或遇到覺得有價值的網(wǎng)頁內(nèi)容時，單擊瀏覽器右下角的Google Notebook圖標，在彈出的窗口中再單擊“Add note”按鈕，新建一個記事本就可以了。你可以將自己的想法和心得寫到記事本然后保存，也可以將網(wǎng)頁內(nèi)容復制到此記事本，或者將內(nèi)容反藍后直接拖進去，最后單擊右上角的“Save”，即可看到保存的內(nèi)容。單擊記事本中的條目鏈接，會打開相應的文字源出處網(wǎng)頁作全篇瀏覽。

常規(guī)功能。從使用來看，Google Notebook提供了方便貼心的記筆記、文件存儲與查找功能。對于瀏覽中的想法和心得、看到的重要信息，均可即時保存到屬于自己的一個頁面中，并可以隨時查詢。

Outlook聯(lián)系人管理

Office Outlook是Microsoft office套裝軟件的組件之一，Outlook擁有很多的功能，比如可以用它來收發(fā)電子郵件、管理聯(lián)系人信息、記日記、安排日程、分配工作任務等?！奥?lián)系人管理”是Outlook的重要模塊之一，它可以將某個聯(lián)系人所有的相關(guān)信息都集中在一起，例如姓名、電話號碼、聯(lián)系地址、電子郵件、生日、紀念日等。同時，不僅可以把這些聯(lián)系人的相關(guān)信息進行動態(tài)管理、分類存放和快速查找，還可以方便地發(fā)送電子郵件、群發(fā)郵件、撥打電話、收發(fā)傳真、發(fā)送短信等，能夠非常方便地跟蹤重點客戶，維護客戶關(guān)系，使我們在人脈管理時做到游刃有余。

實用技巧：

第一，姓名前加拼音縮寫。

通常情況下，我們按照Outlook默認的方式將姓和名輸入。但如果自己的聯(lián)系人很多，你就會發(fā)現(xiàn)在使用中有許多不便。這時你可以進行一點簡單的變通，比如在每個姓名前添加上拼音縮寫的方式進行設置，這將會為你在將來使用搜索時帶來極大方便。在需要查找該聯(lián)系人時，只需輸入姓名的拼音縮寫就可以找到。如果你將聯(lián)系人信息同步到你的智能手機，也會方便你的使用。例如“姚明”，你可以保存為“ym姚明”，這樣在搜索時只需要輸入“ym”即可快速定位該人。

第二，填寫詳細信息里面的“昵稱”。

在Outlook聯(lián)系人管理“詳細信息”下有一“昵稱”框，最好是養(yǎng)成在新建聯(lián)系人時填寫該字段的習慣。如果你在日常工作和學習中習慣稱呼對方為“王老師”，就在“昵稱”中寫入“王老師”，如果是稱呼“王總”就寫入“王總”。

在昵稱填寫完成后，當遇到需要批量發(fā)送郵件時（例如節(jié)日祝福、項目成員之間溝通等），你可以采取郵件合并的方式提高效率，同時以昵稱為郵件的稱呼，這樣雖然是群發(fā)，但不同的人看到的是對其個性化的稱呼，利于建立良好的印象。

第三，在“活動”里面按順序記錄聯(lián)系過程。

因為朋友之間的關(guān)系需要維護，所以你必須經(jīng)常與你的朋友保持聯(lián)系：打電話、發(fā)送郵件、面對面的溝通、項目的合作等。每次聯(lián)系完畢后你都會了解對方更多的信息：個性、習慣、生活、工作等，如果能夠?qū)⑦@些信息通過Outlook的“活動”頁面記錄下來，那么你每次與朋友交流、溝通的效率就會更高，效果更好。

知識存儲介質(zhì)選擇

你的知識應該存儲到哪里才能保證既方便使用又不會發(fā)生丟失、損壞的現(xiàn)象呢？即你個人知識的安全性問題。

首先，存儲知識的介質(zhì)要方便自己的使用，不能在使用時找不到，這就需要我們盡量保存電子文件，因為電子文件更便于索引和檢索。對于沒有電子文件的內(nèi)容，可以通過掃描、錄入的方式進行保存。這里面涉及的工具包括掃描儀、名片閱讀器等硬件產(chǎn)品。需要用到的保存工具包括電腦硬盤、U盤、移動硬盤等。同時，互聯(lián)網(wǎng)上也提供了眾多免費的網(wǎng)絡存儲空間，比如Google提供的無限量的郵箱、QQ提供的在線硬盤等。

其次，存儲知識需要注意存儲內(nèi)容的安全性。如果你是一個寫論文的學生，辛辛苦苦寫到半途，卻發(fā)現(xiàn)硬盤壞了，這時候結(jié)果很可能是欲哭無淚。從個人角度說，我們很難用復雜的硬件方式來保障自己所存內(nèi)容的安全性，但是我們可以同時利用多個工具以分散風險。比如除了把你寫的論文保存在電腦的硬盤上，也同時在你的電子信箱和U盤中各保存一份，這樣就會極大地提高知識內(nèi)容的安全性。