檔案保管期限表是用表冊的形式列舉檔案的來源、內(nèi)容和形式，并指明其保管期限的指導(dǎo)性、標(biāo)準(zhǔn)性文件，它是檔案室(館)鑒定檔案價值，確定檔案保管期限的依據(jù)。由于檔案鑒定過程是一項主觀性比較強(qiáng)的工作，所以，對檔案進(jìn)行鑒定除了要求檔案鑒定人員掌握一定的方法、技巧之外，還需要根據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行鑒定。

一、檔案保管期限表的類型

根據(jù)檔案保管期限表適用性的差異，可以將檔案保管期限表分為以下幾種類型。

1.通用檔案保管期限表

由國家檔案行政機(jī)關(guān)編制的，供全國各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位鑒定檔案時使用的保管期限表稱為通用檔案保管期限表，也稱標(biāo)準(zhǔn)檔案保管期限表。通用檔案保管期限表概括了全國各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位普遍產(chǎn)生的文件及其保管期限，具有普遍性、依據(jù)性等特點，是全國各機(jī)關(guān)確定一般性檔案材料保管期限的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。

2.機(jī)關(guān)檔案保管期限表

機(jī)關(guān)檔案保管期限表是由各機(jī)關(guān)根據(jù)本機(jī)關(guān)的具體情況編制的，供本機(jī)關(guān)鑒定檔案價值時使用的檔案保管期限表。

3.專門檔案保管期限表

專門檔案保管期限表是由國家檔案行政機(jī)關(guān)會同有關(guān)主管部門編制的，供各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位鑒定專門檔案時使用的檔案保管期限表。

4.同系統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案保管期限表

同系統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案保管期限表是由檔案行政部門或主管領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)編制，供同一系統(tǒng)內(nèi)各機(jī)關(guān)、單位鑒定檔案價值時使用的檔案保管期限表。

5.同類型機(jī)關(guān)檔案保管期限表

同類型機(jī)關(guān)檔案保管期限表是由檔案行政部門或檔案主管領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)編制，供同類型機(jī)關(guān)(如醫(yī)院、學(xué)校等)鑒定檔案價值時使用的檔案保管期限表。

【提醒您】

《文書檔案保管期限表》是通用的檔案保管期限表，各單位應(yīng)結(jié)合自己實際情況，比如單位的性質(zhì)，產(chǎn)生檔案的類型來制定適合本單位的《文書檔案保管期限表》，注意其條款要有一定的穩(wěn)定性和彈性，穩(wěn)定性則是便于檔案分類，彈性則是為了防止本單位出現(xiàn)的新檔案類別，也能很好地劃分其保管的期限。

二、檔案保管期限表的結(jié)構(gòu)

檔案保管期限表一般由順序號、條款、保管期限、附注以及總的說明等部分組成，其中條款和保管期限是最基本的項目。

1.順序號

順序號是在制定檔案保管期限表時，對各條款的統(tǒng)一編號。編號的目的是固定條款的位置，同時也可以作為檔案工作人員在使用檔案保管期限表時引用條款的代碼。

2.條款

檔案保管期限表中的條款是一組同類型文件的名稱或標(biāo)題，如“本單位召開會議的文件材料”“本單位召開的工作會議和重要的專業(yè)會議文件材料”等。擬定條款應(yīng)能反映出同一組文件的來源、內(nèi)容和形式，文字要簡明、確切、合乎語法邏輯。條款可以指出具體的作者、問題和文種，也可以概括出其類型，如“省直屬各局”“領(lǐng)導(dǎo)性文件”“報表”等。

3.保管期限

保管期限是根據(jù)各類文件的保存價值所確定的保存年限，列于每一條款之后。根據(jù)2006年12月18日國家檔案局發(fā)布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，機(jī)關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30 年、10 年。

永久保管的檔案。凡是反映單位只要職能活動和基本面貌的，對本單位、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的文件材料，列為永久保管。如法規(guī)政策性文件、機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件。

定期保管的文件。本單位形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料。如學(xué)校形成的消防安全檢查、放假通知等則為定期保管的文件。

【知識拓展】

保管期限表變遷

4. 附注

附注是在條款之后對條款及保管期限所做的必要的注解和說明。例如，對條款中“重要的”和“一般的”可以進(jìn)行注釋。

5.說明

總的說明一般用于說明檔案保管期限表的適用范圍，是制定檔案保管期限表的依據(jù)。

【知識拓展】

某企業(yè)會計檔案保管期限表(部分)

資料來源:http://wenku.baidu.com/view/82794a8ecc22bcd126ff0c91.html。

【小技巧】

檔案的鑒定

檔案鑒定過程中對一些文件是否保留存有異義時，應(yīng)堅持“本單位的從寬，外單位從嚴(yán)”“孤本從寬，復(fù)本從嚴(yán)”“保存從寬，銷毀從嚴(yán)”的原則。

【法規(guī)鏈接】

各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定

(國家檔案局第9號，2011年11月21日公布實施)

為了建設(shè)覆蓋人民群眾的、內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的國家檔案資源體系，劃定各級各類檔案館收集檔案的范圍，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《全國檔案館設(shè)置原則和布局方案》，制定本規(guī)定。

第一條 各級各類檔案館要貫徹科學(xué)發(fā)展、以人為本的理念，在檔案行政管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)下，按照統(tǒng)一規(guī)劃、分級管理的原則，依法開展檔案收集工作，將屬于本館收集范圍的具有長久保存價值的檔案收集進(jìn)館。

第二條 各級綜合檔案館依法接收本級下列組織機(jī)構(gòu)的檔案:

1.中國共產(chǎn)黨委員會及所屬各部門;

2.人民代表大會及其常設(shè)機(jī)構(gòu);

3.人民政府及其所屬各部門和單位;

4.人民政協(xié)及其常設(shè)機(jī)構(gòu);

5.人民法院、人民檢察院;

6.各民主黨派機(jī)關(guān);

7.工會、共青團(tuán)、婦聯(lián)等人民團(tuán)體;

8.國有企業(yè)、事業(yè)單位。

各級綜合檔案館可全部或部分接收以上機(jī)構(gòu)的下屬單位和臨時機(jī)構(gòu)的檔案。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)形成的檔案列入縣級綜合檔案館接收范圍。

第三條 新中國成立前本行政區(qū)內(nèi)各個歷史時期政權(quán)機(jī)構(gòu)、社會組織、著名人物的檔案列入綜合檔案館收集范圍。

本行政區(qū)內(nèi)重大活動、重要事件形成的檔案、涉及民生的專業(yè)檔案列入綜合檔案館收集范圍。

經(jīng)協(xié)商同意，綜合檔案館可以收集或代存本行政區(qū)內(nèi)社會組織、集體和民營企事業(yè)單位、基層群眾自治組織、家庭和個人形成的對國家和社會有利用價值的檔案，也可以通過接受捐贈、購買等形式獲取。

第四條 各級部門檔案館，收集本部門及其直屬單位形成的檔案，但其中履行行政管理職能的檔案，要按有關(guān)規(guī)定定期向綜合檔案館移交。

第五條 各級專門檔案館，收集本行政區(qū)內(nèi)某一專門領(lǐng)域或特定載體形態(tài)的專門檔案或檔案副本。

第六條 國有企業(yè)、事業(yè)單位設(shè)立的檔案館，收集本單位及其所屬機(jī)構(gòu)形成的檔案。國有企業(yè)發(fā)生破產(chǎn)轉(zhuǎn)制，事業(yè)單位發(fā)生撤銷等情況，其檔案可按照有關(guān)規(guī)定由本級綜合檔案館接收。

第七條 省級以上(含省級)檔案館接收保管期限為永久的檔案，省級以下(不含省級)檔案館接收保管期限為永久和30年以上(含30年)的檔案。

第八條 檔案館要適應(yīng)信息化建設(shè)的需要，收集電子檔案和紙質(zhì)檔案的數(shù)字化副本。有條件的檔案館應(yīng)根據(jù)國家災(zāi)害備份的要求，建立電子文件備份中心，開展電子文件備份工作。

第九條 檔案館在收集檔案時，應(yīng)同時收集有助于了解檔案內(nèi)容、立檔單位歷史的資料，收集有助于管理和利用檔案所必需的專用設(shè)備。

第十條 各級各類檔案館要根據(jù)本規(guī)定制定本館的收集檔案范圍細(xì)則和工作方案，經(jīng)上級檔案行政管理部門同意后施行。

第十一條 本規(guī)定由國家檔案局負(fù)責(zé)解釋。

第十二條 本規(guī)定自發(fā)布之日起實施。《各級國家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》(1986年2月7日國家檔案局發(fā)布)同時廢止。