重要性★★☆　難易度★☆☆

我現(xiàn)在幾乎每天都要用 PPT 做資料。即便是改了行、白手起家，或是作為撰稿人寫作，也還是離不開 PPT。

因此，PPT 制作方法也是我有幸在咨詢公司學(xué)習(xí)，并且覺得值得介紹給大家的一個(gè)技能。其實(shí)，不只是 PPT，實(shí)際上我學(xué)習(xí)到了如何制作易于理解的資料的竅門。

咨詢師風(fēng)格的 PPT，一句話就是簡潔至上。

想要表達(dá)的內(nèi)容要明確、簡潔、清晰。

像單頁企劃書一樣，也有將眾多資料濃縮到一張 PPT 的方法。不過，也許是我掌握了咨詢行業(yè)式的 PPT 風(fēng)格吧，自己倒認(rèn)為“簡潔至上”是最佳的方式。

那么，這種方式的竅門到底是什么呢？

簡潔資料的制作竅門也很簡單。只有一個(gè)原則。那就是“一頁一個(gè)問題”。

就是說，在一頁 PPT 中，不能放入過多的內(nèi)容。

一頁 PPT 只說明一個(gè)問題，每頁如此。只要恪守這個(gè)原則，資料就會(huì)顯得很簡潔，并且可以隨意插入、替換，重復(fù)利用，最終提高效率。

PPT 要一頁說明一個(gè)問題

這里最重要的是把要說的話集中在一點(diǎn)上。

道理很簡單，但卻很難做到。

因?yàn)橐徊恍⌒木蜁?huì)熱心過頭，在一頁 PPT 中放入三四個(gè)復(fù)雜的圖解和圖表，還在文字上加上粗體，標(biāo)紅顯亮，在文本框中添加評論……

這樣的 PPT 不知道在講什么。想講的內(nèi)容被一股腦兒地放進(jìn) PPT 中，以至于看的人不知道該如何理解，也抓不到要點(diǎn)。甚至可能連做 PPT 的人也沒有在頭腦中梳理過這些資料。

此外，我們也經(jīng)常會(huì)看到在一些 PPT 中，一個(gè)圖表既能說明這個(gè)也能說明那個(gè)，PPT 上也標(biāo)出了各種各樣的結(jié)論。但是，最后到底說明了什么還是不清楚。

別人看 PPT 是想聽對圖表的解釋和分析，也就是“想說明什么、能說明什么”的問題。

一旦有圖表，就給出一種解釋，只得出一個(gè)結(jié)論。

在“一頁一個(gè)問題”的 PPT 中，一張 PPT 只展示一張圖形或圖表，并且給出一個(gè)圖表的分析和意見。這就是 PPT 的基本結(jié)構(gòu)。

不僅是圖形或圖表，也包括照片等，都要使用客觀的數(shù)據(jù)資料。也就是說：

①數(shù)據(jù)或事實(shí)根據(jù)+②自我分析和意見

每兩點(diǎn)為一組，一組要用一頁 PPT 來闡述。

這樣，每張 PPT 都很簡潔。組合起來，就有了一定的邏輯順序。如果想在一張上說明多個(gè)問題，就要分成 2～3 頁。

雖然頁數(shù)增加了，其實(shí)更容易理解。

這種結(jié)構(gòu)的 PPT 資料的優(yōu)點(diǎn)如下：

因?yàn)橥瑫r(shí)呈現(xiàn)根據(jù)和意見，主旨就很明確，想說的話也可以集中在一點(diǎn)上。

看一張 PPT，只需要理解一個(gè)問題，那么觀眾的負(fù)擔(dān)也會(huì)減少。

因?yàn)橐豁撝恢v一個(gè)問題，因此在 PPT 展示中，根據(jù)觀眾的理解程度跳過大家都理解的問題很容易。

如果是一頁一個(gè)問題的話，那么頁面的插入替換等也非常簡單。即使需要大幅度地修改 PPT 的結(jié)構(gòu)，因?yàn)槊宽摼拖喈?dāng)于零部件，只要變化順序或是做出取舍就可輕松應(yīng)對。

比如說，從詳細(xì)版調(diào)整為簡約版時(shí)，只需要抽取其中的關(guān)鍵頁，再添加相當(dāng)于標(biāo)題的頁面即可。

如前面所講，一頁一個(gè)問題的 PPT 是由根據(jù)+分析或主張構(gòu)成的，只要再加入標(biāo)題和數(shù)據(jù)或事實(shí)根據(jù)的出處就做出 PPT 了。我再進(jìn)一步詳細(xì)介紹一下。在閱讀時(shí)請參照本節(jié)末尾的示例。

原則上要展示客觀的數(shù)據(jù)，如統(tǒng)計(jì)結(jié)果或調(diào)查問卷結(jié)果。

以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，用大家都承認(rèn)的數(shù)據(jù)是最有說服力的。

數(shù)據(jù)要結(jié)合自己的意見來加工。一般都會(huì)把數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)為圖形或圖表，把和意見相關(guān)的部分用不同的顏色表示強(qiáng)調(diào)。

另外，除了統(tǒng)計(jì)或調(diào)查問卷的結(jié)果等數(shù)據(jù)外，只要是能支撐自己的意見或主張的，都可以利用。比如說“受訪者意見”“引用”“圖解”“實(shí)際照片”等。

只要可以支撐自己的意見，也可以在一頁 PPT 中引用兩張圖表作為依據(jù)，但是最多只能引用兩張。過多的引用會(huì)讓 PPT 頁面顯得混亂不清。

明確地展示出自己對圖形或圖表的分析和意見。比如在本節(jié)末尾的示例中，明確地給出了對圖表的分析：“應(yīng)當(dāng)質(zhì)疑日本是制造業(yè)大國這一前提?！?/p>

有時(shí)，PPT 中只是粘貼了很多圖形和圖表，但是沒有分析和意見，那么聽眾就無法理解 PPT 的內(nèi)容。

還有一些 PPT，用一張圖表說明多個(gè)問題（也就是一個(gè)根據(jù)，多種主張），但是當(dāng)有多種主張時(shí)，就要分幾頁來說明。

這個(gè)其實(shí)并不重要，只要有目錄的內(nèi)容就足夠了。

可靠的資料必須有出處。即使是公司內(nèi)部也需要做標(biāo)記。例如：

出處：財(cái)務(wù)省統(tǒng)計(jì)

出處：“中年人生活方式調(diào)查”樂天搜索

出處：公司基于 EC 網(wǎng)①檢索結(jié)果的分析

出處：公司問卷調(diào)查的分析

如果需要更詳細(xì)的內(nèi)容，請參考以下書籍。尤其是《麥肯錫圖解技術(shù)》。此書是同類參考書籍的鼻祖和圣經(jīng)，我在新人時(shí)期利用原版（當(dāng)時(shí)還沒有譯本）學(xué)習(xí) PPT 的展示技能。這本書總結(jié)的 PPT 技能非常值得稱道。

《麥肯錫圖解技術(shù)》（基恩·澤拉茲尼著 ）

《結(jié)構(gòu)化邏輯的 PPT 資料制作秘訣》（大石哲之著）

《POWERPOINT 商務(wù)技能~畫圖·思維鍛煉調(diào)動(dòng)積極性的 PPT 演講》（菅野誠二著）

一頁 PPT 一個(gè)問題

基本上，先有一個(gè)作為根據(jù)的圖形和圖表

然后再展示從該圖形圖表中得出的分析、主張。

① 作為根據(jù)的數(shù)據(jù)或事實(shí)+②自己的解釋、主張

非一頁 PPT 一個(gè)問題　示例 1

無分析結(jié)果的 PPT，在這張 PPT 中，僅僅是復(fù)制粘貼相關(guān)的圖表，沒有說出分析結(jié)果或主張。

非一頁 PPT 一個(gè)問題　示例 2

內(nèi)容過多。要想講清楚每個(gè)問題，就要分成 4 頁 PPT。

非一頁 PPT 一個(gè)問題　示例 3

一頁 PPT 有多個(gè)結(jié)論和意見，不知道應(yīng)該看哪個(gè)意見

①?英文 electronic commerce 的簡稱。電子商務(wù)?！幷咦?/p>