（一）歸檔制度的必要性

各單位在工作活動(dòng)中產(chǎn)生的文件材料辦理完畢后，不得由承辦部門或個(gè)人分散保存，必須由文書部門或業(yè)務(wù)部門系統(tǒng)整理，定期移交給本單位檔案室集中管理，這就是歸檔。在我國，歸檔是黨和國家明文規(guī)定的一項(xiàng)制度，并且以法律的形式固定下來，這就是通常所說的歸檔制度。歸檔制度是檔案室收集工作的重要內(nèi)容和最基礎(chǔ)的工作，建立健全歸檔制度能夠確保檔案室檔案來源的連續(xù)性，為國家積累檔案財(cái)富提供重要保證。

（二）歸檔制度的內(nèi)容

歸檔制度包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求和歸檔手續(xù)等內(nèi)容。

1. 歸檔范圍

歸檔范圍是指一個(gè)單位產(chǎn)生的所有文件中需要?dú)w檔的部分。根據(jù)國家規(guī)定，凡是反映本單位工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的各種形式和載體的文件材料均屬歸檔范圍。

國家檔案局2006年發(fā)布《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局第8號令）、2012年發(fā)布《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局第10號令），分別確定了機(jī)關(guān)、團(tuán)體（軍隊(duì)系統(tǒng)、民主黨派、企事業(yè)單位參照執(zhí)行）和企業(yè)（科技事業(yè)單位可參照執(zhí)行）文件材料的歸檔范圍。各單位應(yīng)以國家檔案局的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合自身職能和各部門工作實(shí)際，全面分析和鑒別本單位或本系統(tǒng)文件材料的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，制訂適合本單位使用的更為詳細(xì)的文件材料歸檔和不歸檔具體范圍。

2. 歸檔時(shí)間

歸檔時(shí)間是指文書處理部門或業(yè)務(wù)部門將需要?dú)w檔的文件材料向檔案室移交的時(shí)間。

《機(jī)關(guān)檔案工作條例》規(guī)定：機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門一般應(yīng)在文件辦理完畢后的第二年上半年，即在次年6月底以前向檔案部門移交。

《企業(yè)檔案工作規(guī)范》規(guī)定：企業(yè)在經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件，一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第一季度歸檔。

對于某些專業(yè)文件可以另行規(guī)定合適的時(shí)間，如會計(jì)檔案的歸檔時(shí)間，《會計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定：當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，可暫由會計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿后，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。教育部第27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定：學(xué)校各部門應(yīng)當(dāng)在次學(xué)年6月底前歸檔；各院系等應(yīng)當(dāng)在次學(xué)年寒假前歸檔；科研類檔案應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目完成后兩個(gè)月內(nèi)歸檔，基建類檔案應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目完成后三個(gè)月內(nèi)歸檔。

電子文件邏輯歸檔應(yīng)定時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門類或內(nèi)容的其他載體定期歸檔時(shí)間一致。

磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等特殊載體則應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔，或和相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體同步歸檔。

與普通文件不同，科技文件材料沒有固定的歸檔時(shí)間，應(yīng)根據(jù)科技文件材料的不同類型和特點(diǎn)、不同的形成規(guī)律和利用需求來確定合適的歸檔時(shí)間。一般來說，有實(shí)時(shí)歸檔和定期歸檔兩種。實(shí)時(shí)歸檔適用于機(jī)密性強(qiáng)的科技文件材料和外來材料（外購設(shè)備的隨機(jī)圖紙、文字說明，委托外單位設(shè)計(jì)的文件材料等）。定期歸檔又分為下面幾種情況：

（1）按項(xiàng)目結(jié)束時(shí)間歸檔。它適用于形成周期不長的科技文件材料，如專業(yè)性技術(shù)會議、學(xué)術(shù)會議的文件材料，一般應(yīng)在會議結(jié)束后及時(shí)整理歸檔。

（2）按子項(xiàng)目結(jié)束時(shí)間歸檔。它適用于大型項(xiàng)目或研究課題，其設(shè)計(jì)、施工和研制周期較長，且每個(gè)項(xiàng)目往往由若干子項(xiàng)目組成，這些子項(xiàng)目各自相對獨(dú)立，工作進(jìn)展往往不一致，分別歸檔有利于整個(gè)項(xiàng)目的正常進(jìn)行和科技檔案的完整系統(tǒng)。

（3）按工作階段歸檔。它適用于活動(dòng)周期較長的科技、生產(chǎn)項(xiàng)目形成的文件材料，如按可行性研究階段、初步設(shè)計(jì)階段、施工圖或工作圖設(shè)計(jì)階段分別進(jìn)行歸檔。

（4）按年度歸檔。它適用于活動(dòng)和形成周期較長，依年度比按階段歸檔更適合的科技項(xiàng)目形成的文件、某些自然觀測活動(dòng)中形成的科技文件、應(yīng)作為科技檔案保存?zhèn)洳榈目萍脊芾硇晕募牧稀?/p>

3. 歸檔要求

歸檔要求具體有以下幾個(gè)方面：

第一，歸檔的文件要齊全、完整，即歸檔文件材料應(yīng)做到種類齊全、份數(shù)完整，每份文件不缺張少頁。

第二，歸檔文件要系統(tǒng)條理，歸檔文件材料要按不同特征結(jié)合不同保管期限進(jìn)行整理，組成一個(gè)具有內(nèi)在聯(lián)系、能夠反映單位活動(dòng)的基本面貌，便于保管和利用的保管單位。保管單位可以是單份文件，也可以是案卷。

第三，歸檔文件要進(jìn)行基本的編目，要依次編定頁號或件號。以卷為單位，則需逐件填寫卷內(nèi)文件目錄和卷末備考表。案卷裝訂后，按規(guī)定逐項(xiàng)準(zhǔn)確填寫案卷封面，并對案卷進(jìn)行排序，編制案卷移交目錄并且一式兩份。

根據(jù)《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》規(guī)定，科技文件材料還應(yīng)遵循如下歸檔制度：

（1）各單位應(yīng)當(dāng)把科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔納入科技工作程序和科研、生產(chǎn)、基建等計(jì)劃中，列入有關(guān)部門和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。

（2）各單位在對每一項(xiàng)科研成果、產(chǎn)品試制、基建工程或其他技術(shù)項(xiàng)目進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收的時(shí)候，要有科技檔案部門參加，對應(yīng)當(dāng)歸檔的科技文件材料加以驗(yàn)收。沒有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科技文件材料的項(xiàng)目，不能驗(yàn)收。

（3）一個(gè)科研課題、一個(gè)試制產(chǎn)品、一項(xiàng)工程或其他技術(shù)項(xiàng)目，在完成或告一段落以后必須將所形成的科技文件材料加以系統(tǒng)整理，組成保管單位，填寫保管期限，注明密級，由課題負(fù)責(zé)人、產(chǎn)品試制負(fù)責(zé)人、工程負(fù)責(zé)人等審查后，及時(shí)歸檔。

4. 歸檔手續(xù)

歸檔手續(xù)是指文書部門或業(yè)務(wù)部門在向檔案室移交檔案時(shí)應(yīng)履行的手續(xù)。檔案交接雙方應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案移交目錄清點(diǎn)核對，確認(rèn)無誤后，方可履行簽字手續(xù)。移交目錄一般一式兩份，交接雙方各存一份。