歸檔文件整理_文書處理與檔案管理

文書整理歸檔是文書辦理的最后一個環(huán)節(jié)，主要是對歸檔文件的整理，包括辦畢文件的收集、判斷、整理和歸檔四個主要步驟。這里所說的“歸檔文件”是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。這里所說的“件”是歸檔文件的整理單位，一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件，來文與復(fù)文為一件。

一、歸檔文件的收集

收集是公文整理歸檔的前提，沒有收集齊全完整的文件材料，整理歸檔就不能很好地反映立檔單位的歷史面貌和工作情況。因此，收集應(yīng)歸檔的文件材料必須保證齊全完整;收集范圍是本單位的收文、發(fā)文、內(nèi)部文件。文書管理部門和人員要及時歸整平時處理完畢的文件資料，并應(yīng)積極主動地經(jīng)常催促文件承辦人清退辦畢的文件。

收集歸檔文件可以采取以下措施:

第一，立檔單位要建立健全收發(fā)文登記制度，有完整的收文登記本、發(fā)文登記本、印章登記本、依據(jù)歸檔范圍，收集所登記的“紅頭文件”進(jìn)行歸檔。

第二，檢查本單位在年度工作中產(chǎn)生的“白頭文件”材料是否收集歸檔。如(1)會議材料:本單位年度工作會議材料(總結(jié)、計(jì)劃)、表彰材料，專業(yè)會議材料，代表發(fā)言材料;本單位在上級工作會議上的發(fā)言、匯報(bào)、經(jīng)驗(yàn)材料、典型材料、交流或發(fā)表論文、考察報(bào)告等。(2)綜合材料:會議記錄本(黨委會議，行政辦公會議)等;各類花名冊、登記簿(干部職工、黨員、專業(yè)技術(shù)人員等花名冊及主要業(yè)務(wù)工作登記簿);年報(bào)表(業(yè)務(wù)、黨員、人事勞資等各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表);各種介紹信存根(黨團(tuán)組織關(guān)系、干部調(diào)動、行政事務(wù)等)、協(xié)議、合同等。

以上收集到的“紅頭文件”和“白頭文件”材料是本單位工作過程中形成的屬于立檔單位應(yīng)收集的文件材料。

二、歸檔文件的判斷

立檔單位將收集到的文件材料，依照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》(國家檔案局令第8號)的歸檔范圍和不歸檔范圍，剔除不歸檔的文件材料，剩下的就是立檔單位應(yīng)歸檔的文件材料，必須進(jìn)行歸檔。

不歸檔的文件材料主要有三方面的文件:(1)重份文件。指本單位的發(fā)文及部分收到的重份文件。(2)普發(fā)性文件。主要指上級、本級非隸屬單位給本單位的普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎勵非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等。(3)未生效文件。如本單位代上級機(jī)關(guān)起草的未成為正式文件的稿本等。

【知識拓展】

公文整理歸檔的范圍

文書整理歸檔的范圍是指在工作活動中形成的文書材料哪些應(yīng)該歸檔，哪些不需要?dú)w檔。

一、應(yīng)該整理歸檔的文件材料

文書整理歸檔的范圍，概括起來說，就是本機(jī)關(guān)在工作活動中形成的、辦理完畢的、具有查考價值的收發(fā)文件、電報(bào)、會議文件、內(nèi)部文件、電話記錄，本機(jī)關(guān)編印的出版物原稿以及編制的圖表、簿冊等需要整理歸檔的文書。具體包括:

1.上級機(jī)關(guān)來文

包括針對本機(jī)關(guān)的指示性、指導(dǎo)性的文件，本機(jī)關(guān)必須貫徹執(zhí)行的文件，或與本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)有關(guān)、需要參照辦理的文件。如專門針對本機(jī)關(guān)的命令、批示，本機(jī)關(guān)必須貫徹執(zhí)行的決定、決議、條例，本機(jī)關(guān)需要參照辦理的規(guī)章(如勞動、工資、財(cái)務(wù)方面的規(guī)定)等。

2.本機(jī)關(guān)文件

包括反映本機(jī)關(guān)主要工作職能活動和基本情況及今后工作還需要查考的文件材料。

(1)黨政工團(tuán)會議文件、記錄、講話和為參加上級機(jī)關(guān)召開的重要會議準(zhǔn)備的文件。

(2)本機(jī)關(guān)編制的反映主要職能活動的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告，調(diào)查研究材料及本機(jī)關(guān)填報(bào)或匯總的統(tǒng)計(jì)表和統(tǒng)計(jì)材料。

(3)對下級機(jī)關(guān)的指導(dǎo)性文件及與有關(guān)機(jī)關(guān)協(xié)商工作的來往文件。

(4)本機(jī)關(guān)專業(yè)活動形成的專業(yè)文件材料。

(5)外事活動形成的文件材料(包括請示、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)、重要簡報(bào)、會談記錄、照片、來往文書及與外方簽訂的合同、協(xié)議等)。

(6)本機(jī)關(guān)或本機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的關(guān)于區(qū)域變化、征用土地的文件材料。

(7)本機(jī)關(guān)和本機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的關(guān)于機(jī)構(gòu)成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信的文件。

(8)干部任免及干部、職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、評定職稱、退職、退休、離休、獎懲、撫恤、死亡等有關(guān)文件材料。

(9)本機(jī)關(guān)的組織規(guī)則、規(guī)章制度、人員編制，干部、職工、黨團(tuán)員名冊，干部年報(bào)表，干部、職工轉(zhuǎn)移行政、黨團(tuán)組織關(guān)系介紹信存根。

(10)本機(jī)關(guān)的歷史沿革、大事記及反映本機(jī)關(guān)重要活動的剪報(bào)、照片、錄音帶等。

(11)本機(jī)關(guān)財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證及產(chǎn)權(quán)材料。

(12)重要的人民來信和處理人民來信來訪的記錄、摘要單、處理報(bào)告等。

3.下級機(jī)關(guān)來文

指向本機(jī)關(guān)報(bào)送的有關(guān)方針政策性的、請示性的或反映重要活動及反映較長時間內(nèi)全面情況的文件。如有關(guān)重要問題的請示和備案文件，典型的、重要的或年度和年度以上的工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。

4.同級或非隸屬機(jī)關(guān)的來文

指這類來文中，與本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)有關(guān)的、有參考價值的文件。如本機(jī)關(guān)工作中需要參考或作為依據(jù)的各種條例、規(guī)定、通知等。

5.其他文件資料

另外，還要注意機(jī)關(guān)內(nèi)部使用的文件，如外出開會、檢查工作等帶回來的文件材料，涉及本機(jī)關(guān)職能活動的、有利用參考價值的文件，應(yīng)進(jìn)行整理歸檔。同時還要注意區(qū)分文件材料與內(nèi)部刊物、圖書資料的區(qū)別。一般刊物、圖書資料不需整理歸檔，可作為資料留存。

關(guān)于文電統(tǒng)一立卷問題。電報(bào)也是機(jī)關(guān)文書的一種，只是傳遞的方式不同。文件和電報(bào)都是在機(jī)關(guān)工作活動中形成的，都是反映機(jī)關(guān)工作活動的文字記錄，應(yīng)同等看待，實(shí)行文電統(tǒng)一整理歸檔。

二、無需整理歸檔的文件材料

1.重份文件

同一份文件有時會有幾份甚至許多份，包括一式多份的收文及本機(jī)關(guān)印制、復(fù)印的文書材料。整理時只須由主辦單位或業(yè)務(wù)主管單位保存一份，其他多余的份數(shù)應(yīng)當(dāng)揀選處理。揀選時要注意保留上面有領(lǐng)導(dǎo)批示或有其他承辦標(biāo)記、說明的。同一份文件的草稿、定稿和存本，不能作為重份文件處理。

2.未成文的草稿和一般性文件的歷次修改稿

文件起草人在構(gòu)思撰稿過程中起草的、未成文的、未經(jīng)審批的一些提綱、素材、廢稿等不需要整理歸檔。一般性文件寫作過程中的修改稿一般不需整理歸檔，只有非常重要的、有查考價值的文件(如法規(guī)文件、重要的方針政策性文件、長遠(yuǎn)規(guī)劃等)的歷次草稿才需要都保存，以反映出討論修改過程。

3.事務(wù)性的、臨時性的、沒有查考價值的文件材料

例如;一般召開業(yè)務(wù)會議的臨時通知;要求上報(bào)計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表的公函;不相隸屬機(jī)關(guān)的首長任命、到職及其他機(jī)關(guān)駐地遷移、啟用印信的通知;了解工作、接洽業(yè)務(wù)的介紹信;承辦人隨手作的簡單記錄、摘錄材料;不屬本機(jī)關(guān)主要職能活動的文件，如衛(wèi)生檢查、節(jié)假日通知等，均不需整理歸檔。

4.與本機(jī)關(guān)或本部門主管業(yè)務(wù)無關(guān)的文件及非隸屬的機(jī)關(guān)送來的參考性文件

如某財(cái)政廳收到的有關(guān)社會治安、市場管理問題的文件及其他單位抄送來的供參考的文件材料(工作情況、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等)。這些文件多半是不需要具體執(zhí)行和辦理的，不反映本機(jī)關(guān)的工作活動。

5.內(nèi)容被其他文件所包括了的文件材料

如日報(bào)、周報(bào)、旬報(bào)的內(nèi)容，已被月報(bào)、季報(bào)所包括的。這方面需要注意的是應(yīng)看其內(nèi)容是否真正被包括，不能一概認(rèn)為那些遠(yuǎn)比年度總結(jié)詳細(xì)具體的月份、季度總結(jié)或?qū)ｎ}總結(jié)，都是已經(jīng)被包括了的文件。

6.一般機(jī)關(guān)來往發(fā)文的信封

信封、封皮、封套通常不需保存，如果需要記錄發(fā)文機(jī)關(guān)的地址，可以另行登記。除非有特殊意義的作者，才有必要保存來文的信封，如黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人的親筆信、個別知名人物的來函等。

上述無需整理歸檔的文件材料，也可進(jìn)行簡單整理、登記，按規(guī)定經(jīng)本機(jī)關(guān)的辦公廳(室)主任或單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后銷毀。文件銷毀涉及機(jī)密的，應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓鏊蓛扇艘陨媳O(jiān)銷，保證不丟失，不漏銷。其中，銷毀絕密文書(含密碼電報(bào))應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記。

資料來源:趙映誠主編:《文書工作與檔案管理》，高等教育出版社2007年版，第161～163頁。

三、歸檔文件整理

歸檔文件整理是指將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。

(一)細(xì)心裝訂

用不銹鋼釘或線將歸檔范圍中的歸檔文件以“件”為單位固定在一起即單“件”裝訂，便于保管利用。

不符合裝訂要求的歸檔文件要重新裝訂。

【提醒您】

歸檔文件的裝訂方法和要求

歸檔文件的具體裝訂方法和要求是:

第一，對于短期檔案和已裝訂成冊不便拆訂的刊物、書籍等，可以保持原貌。

第二，裝訂方式和用品應(yīng)符合檔案保護(hù)的要求，對歸檔文件無損害，不影響檔案的保存壽命。裝訂方式可采用線裝、膠粘、不銹鋼釘(夾)、燕尾夾、無酸紙封套等。

第三，裝訂順序:正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;原件在前，復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后;漢文本在前，少數(shù)民族文本在后;中文本在前，外文本在后;有文件處理單的，可以放在文件之前作為首頁。

第四，裝訂位置:在文件的左側(cè)或左上角。裝訂時應(yīng)將文件的各頁按一定的方式對齊，左側(cè)裝訂時對齊左邊和下側(cè)，左上角裝訂時對齊左邊和上側(cè)。

(二)按“件”分類

歸檔文件可以采用年度—機(jī)構(gòu)(問題)—保管期限或保管期限—年度—機(jī)構(gòu)(問題)等方法進(jìn)行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。

【提醒您】

歸檔文件的分類方法

歸檔文件的分類方法分為年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)三種。在實(shí)際操作中，允許公文處理部門根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行組合或簡化。

1.按年度分類是指將文件按其形成年度分類。

(1)年度以落款日期為準(zhǔn)，一般文件歸入文件簽發(fā)年度。如計(jì)劃、總結(jié)和獎懲材料等內(nèi)容涉及不同年度的文件均歸入文件的簽發(fā)年度。

(2)跨年度辦結(jié)的文件歸入辦結(jié)年度。如處理案件、同一問題的來文和復(fù)文等。

(3)跨年度的會議或活動材料統(tǒng)一放在閉幕年度歸檔。

(4)幾份文件作為一件時，歸入排在最前面文件的簽發(fā)年度。

2.按保管期限分類是指將文件按劃定的保管期限分類。

將每年的歸檔文件按永久、定期分開，定期一般分為30年和10年。

3.按機(jī)構(gòu)(問題)分類是指將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)(問題)分類(本項(xiàng)可以視情況予以取舍)。

(三)有序排列

歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，以“件”為單位進(jìn)行排列。

【小技巧】

歸檔文件的排列方式

歸檔文件的具體排列，一般有以下四種方式:

一、按事由結(jié)合時間排列

這里所說的事由可以是指一件具體的事，或是一個具體的問題。或一段較緊密工作的自然流程等。

文件排列一般應(yīng)將相同事由的文件排列在一起，然后將相同事由的各“件”結(jié)合時間進(jìn)行排列，即時間早的排在前，時間晚的排在后。這里的“時間”主要是指文件形成的時間，有些文件也可依據(jù)文件的處理時間，如工作計(jì)劃等。

不同事由的歸檔文件排列，可以按不同事由辦結(jié)時間的先后順序排列。

二、按事由結(jié)合重要程度排列

首先將相同事由文件排列在一起，再把重要的文件排列在前，其他相應(yīng)的文件排列在后，依次進(jìn)行。

不同事由的歸檔文件排列，也可以按文件的重要程度排列。按重要程度排列，是指將主要職能活動形成的文件排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面。綜合性工作形成的文件排在前面，具體業(yè)務(wù)工作形成的材料排在后面。

三、成套性文件集中排列

會議文件、統(tǒng)一報(bào)表等成套性文件可以集中排列，即將會議文件依次排列在一起，各種統(tǒng)一報(bào)表集中一起，然后結(jié)合時間或重要程度進(jìn)行排列。不可將成套文件同其他文件混排在一起， 但某份文件內(nèi)表格除外。

成套文件還可以按責(zé)任者或承辦部門集中排列，也可按不同問題分別集中排列。

四、短期保管的文件可按辦理完畢后歸檔的先后順序排列。

因故未及時歸檔的文件，可將其排列在相應(yīng)類別的最后。

(四)歸檔文件編號

歸檔文件的編號，是將歸檔文件在全宗中的處置標(biāo)志為符號，并以檔案章的形式在歸檔文件上注明。文件經(jīng)過系統(tǒng)排列后，應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號，以固定位置，統(tǒng)計(jì)數(shù)量，并便于保護(hù)文件和方便查找利用。

文件編號以歸檔章的形式在每件文件首頁上端的空白位置注明。歸檔章不能壓住文件字跡，也不要與批示文字或收文章等相交叉。文件首頁無蓋章位置或重要文件須保持原貌的，可在文件首頁前另附紙頁加蓋歸檔章。

歸檔章設(shè)全宗號、年度、保管期限、件號等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)(問題)等選擇項(xiàng)(見表5-1。表中“*”號欄為選擇項(xiàng)，不選用時無須設(shè)置)。填寫歸檔章時，應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水等，也可以使用打號機(jī)打號。

表5-1 歸檔章樣式

【小技巧】

歸檔章項(xiàng)目的填寫方法

歸檔章的各個項(xiàng)目應(yīng)按照如下方法逐一填寫:

全宗號，填寫檔案館給立檔單位編制的代號。已由檔案館給定全宗號的立檔單位可以填寫;沒有全宗號的立檔單位可將此項(xiàng)空留，待檔案移交進(jìn)館給定全宗號后再填寫。

年度，填寫文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如2014。

保管期限，標(biāo)注“永久”“長期”“短期”或使用其簡稱“永”“長”“短”?；驑?biāo)注代碼，對應(yīng)的代碼分別為Y、C、D。

件號，即文件的排列順序號，包括室編件號和館編件號。室編件號是歸檔文件分類方案的最低一級類目內(nèi)的順序排列號，需在歸檔文件整理時編制。室編件號的編制方法是在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從"1"開始標(biāo)注。館編件號是在檔案移交進(jìn)館時，按進(jìn)館要求編制標(biāo)注。一般單位，同一年度、同一機(jī)構(gòu)(問題)、同一保管期限下從"1"開始逐件流水編號。永久保管文件較少的單位，永久和長期保管的檔案可以從"1"開始混編成一個流水號。

機(jī)構(gòu)(問題)，是作為分類方案類目的機(jī)構(gòu)(問題)名稱或規(guī)范化簡稱。歸檔文件按組織機(jī)構(gòu)分類的，填寫形成或承辦該文件的組織機(jī)構(gòu)全稱，如機(jī)構(gòu)名稱太長，可使用機(jī)構(gòu)內(nèi)部規(guī)范的簡稱。按問題分類的，直接填問題的類名。

(五)編制歸檔文件目錄

歸檔文件排列完畢后，需依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄，用于介紹盒內(nèi)文件的成分和內(nèi)容。

歸檔文件目錄一般包括件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目(見表5-2)，其紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長×寬:297mm×210mm)。

表5-2 歸檔文件目錄

【小技巧】

歸檔文件目錄的填寫方法

歸檔文件目錄的各個項(xiàng)目應(yīng)按照如下方法填寫:

件號，即每件編一個號，填寫室編件號。來文與復(fù)文作為一件時，只對復(fù)文進(jìn)行編目。

責(zé)任者，填寫制發(fā)文件的組織或個人(也就是文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者)。責(zé)任者名稱過長，可寫通用的簡稱。

文號，填寫歸檔文件的發(fā)文字號。

題名，填寫文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“〔〕”號， 以示同其他文件標(biāo)題的區(qū)別。

日期，即文件的形成時間，一般用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，如20130213。

頁數(shù)，填寫每一件歸檔文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁，空白頁不計(jì)數(shù)。

備注，填寫文件的變化和需說明的情況及問題。

歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊，一般一年一本，并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)等項(xiàng)目(見表5-3)。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。

表5-3 歸檔文件目錄樣表

文件目錄統(tǒng)一制作完成后，案盒內(nèi)應(yīng)存放本案盒歸檔文件的目錄，并置于歸檔文件最前面以方便查找。同時另備一份， 同其他盒內(nèi)目錄按“件”號順次裝訂成總目錄，以供文件的檢索利用。檢索項(xiàng)目為:“全宗號—年度—機(jī)構(gòu)(問題)—保管期限—件號”。

(六)歸檔文件裝盒

整理好的歸檔文件需按檔案室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。

1.裝入檔案盒

檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作，其外形尺寸為310mm×220mm(長×寬)，盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm等。

檔案盒一般根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(檔案館給立檔單位編制的代碼)、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項(xiàng)目，還可設(shè)置機(jī)構(gòu)(問題)等選擇項(xiàng)目。

【小技巧】

檔案盒的填寫方法

檔案盒的各個項(xiàng)目應(yīng)按照如下方法逐一填寫:

全宗號，按同級檔案館給定的全宗號填寫，暫時未給全宗號的可先空置，無進(jìn)館任務(wù)的可不印制此項(xiàng)目欄。年度，填寫盒內(nèi)歸檔文件的形成時間。

保管期限，填寫盒內(nèi)歸檔文件的所屬保管期限，用漢字全稱表示。

起止件號，填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文的件號，中間用“-”號連接。

盒號，即檔盒的排列順序號，在檔案移交進(jìn)館時按進(jìn)館要求編制標(biāo)注。

機(jī)構(gòu)(問題)，填寫分類方案中相應(yīng)機(jī)構(gòu)(問題)的類目名稱。

2.填寫備考表

備考表(樣表如表5-4)置于盒內(nèi)文件之后，用以說明盒內(nèi)文件的狀況及其他需要說明的問題等。備考表的項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。備考表由整理人負(fù)責(zé)填寫。

表5-4 備考表

【小技巧】

備考表的填寫方法

備考表的各個項(xiàng)目應(yīng)按照如下方法逐一填寫:

盒內(nèi)文件情況說明，填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。

整理人，填寫負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。

檢查人，填寫負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。

日期，標(biāo)注歸檔文件整理完畢的日期。

四、歸檔

文書經(jīng)過整理后，形成了系統(tǒng)的案盒，這時應(yīng)向機(jī)關(guān)檔案室進(jìn)行移交。歸檔就是指文書部門將系統(tǒng)整理后的案盒文件向檔案室進(jìn)行移交以便集中保管。移交時要注意辦理好移交手續(xù)。

國家檔案局發(fā)布的《機(jī)關(guān)檔案室工作業(yè)務(wù)規(guī)范》具體規(guī)定了文書的歸檔制度，主要包括歸檔范圍、歸檔時間及案盒質(zhì)量要求。

1.歸檔范圍

歸檔范圍即文書整理的范圍，凡屬整理歸檔范圍的文件，一律歸檔;不屬于文書整理歸檔范圍的文件，不需歸檔。不歸檔的文件可按制度銷毀。

2.歸檔時間

文書部門或相關(guān)的業(yè)務(wù)部門，一般應(yīng)在第二年的上半年向檔案室移交全部案盒檔案，對一些專門性的文書或駐地比較分散的個別業(yè)務(wù)單位的文書，為便于日常查找和利用，也可根據(jù)實(shí)際情況商定適當(dāng)?shù)臍w檔時間。

3.歸檔質(zhì)量要求

應(yīng)歸檔的文件材料收集齊全、完整。

按照文件之間的有機(jī)聯(lián)系和保存價值，科學(xué)地整理歸檔。

歸檔的案盒應(yīng)符合文書整理歸檔的各項(xiàng)質(zhì)量要求。

編制移交目錄，至少一式兩份;接雙方經(jīng)過清點(diǎn)案盒，履行簽字手續(xù)。