貨物采購是指業(yè)主或為獲得貨物(一般指設(shè)備或材料)，通過招標(biāo)的形式選擇合格的供貨商，它包含了貨物的獲得及其方式和過程。一般來說，貨物采購的業(yè)務(wù)范圍包括：確認(rèn)所要采購貨物的性能和數(shù)量；供求商的調(diào)查分析，合同談判與簽訂，合同執(zhí)行過程中的監(jiān)督、控制；合同支付及糾紛處理等。

1.貨物采購計劃的編制

貨物采購計劃的編制需要考慮的事項包括從項目組織外部采購哪些產(chǎn)品和服務(wù)能夠最好地滿足項目需求，即是否采購、怎樣采購、采購什么、采購多少及何時采購。為此要做好采購工作的前期準(zhǔn)備，進(jìn)行廣泛的市場調(diào)查和市場分析，掌握有關(guān)采購內(nèi)容的最新國內(nèi)、國際行情，了解采購物品的來源、價格、支付方式、國際貿(mào)易慣例、貨物和設(shè)備的性能參數(shù)以及可靠性等，并提出切實可行的采購清單和計劃。

2.貨物采購方式的選擇

選擇合適的貨物采購方法可以節(jié)省投資、加快采購速度。貨物采購方式主要以國際競爭性招標(biāo)方式進(jìn)行，以體現(xiàn)經(jīng)濟性、有效性和公平競爭的原則。

3.貨物采購招標(biāo)文件

招標(biāo)文件在經(jīng)過規(guī)定的審批程序之后就成為招標(biāo)采購的法律文件和唯一依據(jù)，其中明確規(guī)定了買賣雙方的權(quán)利、義務(wù)、合同價格等。招標(biāo)文件是投標(biāo)和評標(biāo)的依據(jù)，是構(gòu)成合同的重要組成部分，構(gòu)成了合同的基本框架。

貨物采購招標(biāo)文件一般包含7個方面的內(nèi)容：投標(biāo)邀請書、投標(biāo)者須知、招標(biāo)資料表、通用合同條件、專用合同條件、貨物需求一覽表、技術(shù)規(guī)格和格式樣本等。

4.包裝、運輸、保險

在貨物采購中，對貨物的包裝有明確規(guī)定。首先，賣方應(yīng)提供貨物運至最終目的地所需的包裝，以防貨物在運輸或轉(zhuǎn)運中損壞或變質(zhì)，而且這類包裝還必須能承受惡劣氣候、海水及野蠻裝卸的影響；其次，在包裝的重量和尺寸方面也有相應(yīng)的要求；再次，包裝箱內(nèi)必須置入裝箱單、操作維修說明書等文件；最后，包裝箱的外部必須標(biāo)明收貨人、合同號、發(fā)貨標(biāo)記、收貨人編號、目的港、貨物名稱、貨物重量、貨物體積和箱號，以及重心、起吊點等。

關(guān)于貨物運輸費，在到岸價合同中，貨物從出廠至目的港的運輸及費用都由賣方負(fù)責(zé)；而在出廠價合同中貨物出廠后的運輸則是賣方按照買方的要求安排但費用由買方承擔(dān)，即國內(nèi)貿(mào)易中常用的代辦托運。

關(guān)于貨物的保險，在到岸價合同中，保險合同以賣方的費用訂立；出廠價合同中，則是由買方以自身的費用投?；蛞宰陨淼馁M用委托賣方投保。保險合同的受益人都是買方；保險的貨幣應(yīng)是合同貨幣或買方接受的其他可自由兌換貨幣；保額應(yīng)為發(fā)票金額的110%；投保險別至少為一切險。

5.履約保證金

履約保證金是賣方為順利執(zhí)行合同項下的義務(wù)而提供的一種資金擔(dān)保，目的是為避免或減輕由于賣方的違約而給買方造成的經(jīng)濟損失。賣方必須在收到買方的中標(biāo)通知書后30天內(nèi)向買方提交履約保證金，否則其投標(biāo)保證金將被沒收，并可能被取消中標(biāo)資格。

履約保證金是由銀行出具的，它可以銀行保函或不可撤銷的信用證的形式出現(xiàn)，也可以銀行本票或保付匯票的形式出現(xiàn)。其金額應(yīng)相當(dāng)于合同額的10%。

按照商業(yè)慣例，賣方的責(zé)任隨著合同義務(wù)的不斷履行而減輕。通常情況下，對于簡單商品或無質(zhì)量保證期的貨物，在賣方履行交貨義務(wù)經(jīng)驗收后即可將履約保證金退還給賣方。對于有保證責(zé)任的貨物，保證期不足1年的，在交貨和驗收后將履約保證金的金額減至5%，保證期滿后將履約保證金退還給賣方；對于保證期超過1年的，則在交貨和驗收后將履約保證金的金額減至5%，第1年保證期滿后減至2%，保證期滿后將履約保證金退還給賣方。

如果賣方在執(zhí)行合同過程中有違約行為并給買方造成經(jīng)濟損失時，買方有權(quán)沒收其履約保證金，且無須得到賣方的同意。