因為公文在內(nèi)容、外觀形式、效用等方面不同，所以同一份公文，在形成過程中，根據(jù)文件處理的不同需要，產(chǎn)生了形式、內(nèi)容、作用上都有不同的公文稿本。

一、公文稿本的含義

公文稿本指的是同一文件在撰寫、審核、印制過程中根據(jù)文書處理的需要而形成的在形式、內(nèi)容、作用上有所不同的文稿和文本。

長期以來，人們對文書各種稿本的叫法名目繁多，理解也不盡一致，有同一稿本叫法不同的。也有同一叫法卻是兼指不同的多種稿本的。

對文書各種稿本的不同稱謂總的可以分為兩大類:一類是從稿本的性質(zhì)和作用上去區(qū)別、稱呼它，如草稿、定稿、正本、副本等;另一類是從稿本的制作方式上去區(qū)別、稱呼它，如手稿、抄本、復(fù)寫本、打印本、復(fù)印本、影印本等。前一類主要是揭示稿本的性質(zhì)、用途，所以要嚴(yán)格分清;后一類主要是揭示稿本在形式上、制作及材料上的不同特點和外形特征，區(qū)分的主要目的是便于做好文書檔案的保管工作。本節(jié)主要介紹第一類稿本。

二、文稿

文稿主要是公文形成前期所產(chǎn)生的文字材料。文稿主要有兩種:一是草稿，二是定稿。

(一)草稿

草稿分為廣義和狹義兩種。狹義的草稿主要指作者根據(jù)腹稿草擬成文的初始稿件。廣義的草稿還包括討論稿、修改稿、送審稿、草案、修正案等。

草稿、草案都是文件的原始稿本，它反映了文件的撰制、起草過程，主要供修改、討論和審批使用。草稿在內(nèi)容和文字表述等方面，都還未成熟，所以不是正式文件，主要在機(jī)關(guān)內(nèi)部使用。規(guī)劃、計劃、章程、條例、規(guī)定等法規(guī)性公文的草稿，一般稱為草案。草案一般是特重要的文件，這些文件雖經(jīng)起草，有的還在一定范圍內(nèi)討論、修改過，但未在法定機(jī)關(guān)審查批準(zhǔn)或一定會議討論通過之前，仍是草稿，這種草稿用“草案”表示，以示問題的重大和態(tài)度的慎重。草案有時也對外發(fā)出，但主要目的是征求意見，不產(chǎn)生實際執(zhí)行效用。有些機(jī)關(guān)的文字工作人員，由于不懂這種稿本的性質(zhì)和作用，以致將草稿或草案下發(fā)，要求別人貫徹執(zhí)行。例如某大學(xué)教材科起草了一份《教材發(fā)放試行辦法(草案)》的公文，報送給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批，并要求批轉(zhuǎn)試行，學(xué)校在收到這份公文后，認(rèn)為可行，于是做了批轉(zhuǎn)，此時在批轉(zhuǎn)通知的標(biāo)題中，就應(yīng)將“草案”二字去掉，但這份批轉(zhuǎn)通知的標(biāo)題卻是:《××大學(xué)批轉(zhuǎn)教材科關(guān)于教材發(fā)放試行辦法(草案)的通知》，并在通知內(nèi)容里寫到:“望各單位嚴(yán)格貫徹執(zhí)行”，這就欠妥當(dāng)了。

(二)定稿

定稿是文件的標(biāo)準(zhǔn)稿，是經(jīng)過修改審閱后，由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)或會議正式討論通過的最后完成稿，它是發(fā)出的正式文件的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。草稿經(jīng)過審核修改簽發(fā)以后，才能成為定稿。定稿的標(biāo)志是領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)字樣，如“同意打印下發(fā)，共印××份。局長:××× 2013年×月×日”。聯(lián)合發(fā)文，最后一個單位的領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)以后才可成為定稿。

定稿標(biāo)志著文件全部醞釀時期的結(jié)果，最大限度地體現(xiàn)了文件形成者的思想成果。只有定稿，才能形成正式文件。文秘人員在制發(fā)文件時，應(yīng)注意一定要有定稿依據(jù)，才能加蓋公章向外發(fā)出。文件在印制過程中，如發(fā)現(xiàn)定稿有誤，必須經(jīng)過簽發(fā)人同意后，方可修改。

三、文本

根據(jù)定稿印制的文件成為文本。文書文本主要有:

(一)正本、副本

正本是根據(jù)定稿印制或繕寫的，供向外發(fā)出用的正式文件文本。正本應(yīng)具有標(biāo)準(zhǔn)的格式，上面有發(fā)文機(jī)關(guān)蓋章或發(fā)文機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽署。它是收文機(jī)關(guān)處理工作的依據(jù)，具有法定的實際效用。

正本具有三個特征:第一，它是根據(jù)定稿制作的;第二，它是發(fā)送給主送機(jī)關(guān)的;第三，它具有實際效用，具有行政或法律的作用。這三個特征是緊密聯(lián)系、不可分割的，只有同時具備這三個特征的文本，才能稱為文本。

文書形成后期，由于實際工作的需要，往往使正本文件產(chǎn)生許多衍生文本，這些文本如果是與正本全文相符的，統(tǒng)稱為副本。副本又叫抄本(“抄送”即此意)，按原意它是根據(jù)正本另行復(fù)制、謄抄的，由于現(xiàn)代印刷技術(shù)的發(fā)展，副本往往是和正本同時印刷出來的。為避免多頭主送，副本一般注明“副本”字樣。沒有“副本”字樣的，凡發(fā)送給抄送機(jī)關(guān)的文件，或復(fù)制、翻印出的文件，刊登于報刊未注明“不另行文”的文件等，都可視為副本。副本的作用，主要是代替正本供傳閱、參考和備查使用。例如，收文機(jī)關(guān)可以將收到的文件復(fù)制若干份副本，便于機(jī)關(guān)各位負(fù)責(zé)人、各有關(guān)部門傳閱，以提高公文處理和運轉(zhuǎn)效率。在機(jī)關(guān)向外發(fā)文時，為使收文機(jī)關(guān)便于閱讀和處理，也可以同時對一個機(jī)關(guān)發(fā)送若干份副本。

關(guān)于正本和副本的使用，目前主要有三個問題值得研究:

一是正本、副本不分。如有些機(jī)關(guān)，不管什么文件，都要求下級報送一式10份，這顯然是正本文件10份，如果收文機(jī)關(guān)收到文件后，劃分出正本副本，處理時可能要好一些，如果不加區(qū)分，就會在公文處理上帶來麻煩。10份正本文件都分別送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門進(jìn)行傳閱處理，雖提高了運轉(zhuǎn)效率，但是究竟以哪一份文件的處理意見為準(zhǔn)呢? 如果是請示性文件，以哪一份文件的批示意見作為批復(fù)的依據(jù)呢?這樣很可能產(chǎn)生許多不必要的意見分歧。最好的辦法是使用副本，正本文件只報一份，其余作為副本。當(dāng)然，有些文件也可以是多份正本。如上級機(jī)關(guān)向所有下級機(jī)關(guān)發(fā)送的執(zhí)行性文件。文件處理的依據(jù)應(yīng)是正本，副本可作為參考或供集中意見時使用，歸納意見或會議討論決定的意見可在正本文件“處理簽”上體現(xiàn)。

二是發(fā)文往往是只有一份正本，沒有副本，這樣，上級機(jī)關(guān)在處理文件時就要轉(zhuǎn)圈傳閱(上級機(jī)關(guān)亦沒有復(fù)制副本)，這勢必拉長文件的運轉(zhuǎn)周期。下級機(jī)關(guān)在發(fā)文時如能提供若干份副本，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同時閱文，然后再開會討論，或者把意見集中起來，就會加快文件的處理速度。

三是上級機(jī)關(guān)下發(fā)的文件(指發(fā)文對象是一個機(jī)關(guān))只有1份正本，沒有副本。上級的文件是下級貫徹執(zhí)行的依據(jù)，但一份文件往往傳達(dá)貫徹很不方便，特別是批復(fù)性的文件，下級機(jī)關(guān)往往需要運用它找有關(guān)部門聯(lián)系工作。如果只有一份正本，牽涉到需要找?guī)讉€部門的，就很難聯(lián)系處理。因為有的部門為了有依據(jù)，往往要將正本收回留存，再找第二個部門就失去了依據(jù)，本機(jī)關(guān)也同樣失去了依據(jù)。如果上級機(jī)關(guān)在發(fā)文時，根據(jù)情況，同時下發(fā)一些副本，就會對下級機(jī)關(guān)的公文處理帶來方便。當(dāng)然，下級機(jī)關(guān)也可根據(jù)需要復(fù)制副本。

【知識拓展】

副本的功能及其使用

副本是對正本文字不加刪改，按原樣重新抄錄的文字文本，就其所包含的內(nèi)容而言，副本比之于正本來說，幾乎沒有任何意義，但對于保護(hù)信息源和保存信息的空間意義來說，副本又實現(xiàn)了正本所無法達(dá)成的目的。下面作正、副本目的、功能以及數(shù)量、持有人對照表，以明示兩者之區(qū)別。

正、副本對照表

由上表可見，正本和副本，雖然它們本身所顯示的文字內(nèi)容相同，但是其產(chǎn)生的目的和功能卻有差別。正本是文字記錄的原始文本，其目的在于記言、記事和記數(shù)，具有延伸人類記憶的功能。文字記錄除了有幫助人類的記憶之外，其留下的文本還具備了保留信息的直接作用，有學(xué)者概括文字的作用為“記錄性”和“紀(jì)念性”不無道理。而副本制作的目的，不是為了記言、記事或記數(shù)，因為這一功能已經(jīng)由正本達(dá)成。保留信息和讓數(shù)人(或數(shù)個場所)持有相同內(nèi)容的文本，才是副本的主要目的。因此副本在保留信息、備忘查證的方面，與正本的作用重疊，但是，副本使得數(shù)人或數(shù)個場所得以持有文本;或當(dāng)正本不在的時候，副本成為正本最可靠的信息保留載體，從這個意義上說副本又是保護(hù)正本的謹(jǐn)慎做法。因此，如果人們?yōu)榱擞涗洑v史事實、保留圣哲之言，保存本氏族的記憶，記錄財產(chǎn)的數(shù)量，或者為了日后的查證監(jiān)督，正本足以滿足人類的這些社會需求?？墒?，當(dāng)數(shù)人或數(shù)個場所同時需要相同的文本時，或者預(yù)知正本即將消失，而又必須保留正本內(nèi)容的情況下，就產(chǎn)生了對副本的需求。

而副本所具有的任意空間保存文字信息的優(yōu)勢，在社會的行政管理中，尤其發(fā)揮了不可替代的重要作用。自春秋中期以來，晉、楚、秦等國在新占領(lǐng)的地區(qū)或新開辟的荒地，相繼設(shè)立原、溫、申、息、商等縣，并且一改歷來由王分封親屬、臣下領(lǐng)治的傳統(tǒng)控制方式，采用了對地方社會直接支配管理的新手段，即郡縣制度的萌芽。秦統(tǒng)一六國，“分天下以為三十六郡”，繼續(xù)和完善春秋戰(zhàn)國以來的這一新型的政治控制手段。以皇帝為首的中央政府，通過下達(dá)詔書、發(fā)布命令和法規(guī)法律，推行統(tǒng)治政策;地方基層的郡、縣，通過對所轄土地山川、林木礦產(chǎn)資源的管理利用，對民眾的人口、財產(chǎn)、勞動力的統(tǒng)計控制，做成文書，向中央報告。在郡縣制的政治體制中，行政文書的上行下達(dá)，成為維系中央和地方、最高統(tǒng)治者與民眾的主要紐帶，更是維持郡縣體制正常運轉(zhuǎn)的主要手段。在金字塔式的政治結(jié)構(gòu)里，當(dāng)居于頂端的最高統(tǒng)治者，向全國的數(shù)十余郡、上千萬縣同時群發(fā)詔令、法規(guī)的時候，就需要通過制作詔書、法令的副本，來完成向全國郡、縣各級的群發(fā)工作。

其次，副本文書也成為行政管理中不可或缺的重要依據(jù)，它對日后的備忘查證，考核統(tǒng)計，保留了最原始的信息源。《周禮·春官》在敘“內(nèi)史”之職時就已經(jīng)說到:“執(zhí)國法及國令之貳，以考政事，以逆會計?！碧拼Z公彥揭示副本做法所帶來的后續(xù)作用時說:“因即句考其政事及會計，以知得失善惡而誅賞?！币虼?，副本所延伸的新功能——作為考察官吏業(yè)績的依據(jù)，成為行政管理中必不可少的一項重要內(nèi)容。在里耶古井中所出土的副本特征明顯的秦代公文書，為我們展示了秦代成熟和發(fā)達(dá)的行政文書管理制度。這種制度上的周密和完善，成為秦代專制主義中央集權(quán)的國家機(jī)器得以正常運轉(zhuǎn)的保證。

先秦、秦漢社會中，關(guān)于副本，除了上述盟書和行政文書兩類場合下的使用和流行以外，書籍的寫副行為亦已出現(xiàn)。關(guān)于書籍的寫副，《漢書》中記錄了一件有趣的事情?！稘h書·景十三王傳》河間獻(xiàn)王德傳中記載，“河間獻(xiàn)王德以孝景前二年立，修古好學(xué)，實事求是。從民得善書，必為好寫與之，留其真，加金帛賜以招之?！鳖亷煿抛⒃?“留其正本，而以付本、寫本付還于民之有書者?！贝耸掳l(fā)生在漢初景帝年間。當(dāng)初秦始皇聽從李斯建議，推行燔書令，秦以外所有記錄思想言論、歷史經(jīng)典的書籍，均被付之一炬，行文化上的專制政策。待漢朝建立，首先否定秦的文化政策，漢惠帝四年(前191年)頒布除挾書令，“三月甲子，皇帝冠，赦天下。省法令妨吏民者;除挾書律”。于是，從朝廷到民間，從王室貴族到學(xué)儒庶人，出現(xiàn)了尋訪收集六國書籍的熱潮，也引發(fā)了伏生、張蒼等文人獻(xiàn)自藏之書，以及像河內(nèi)女子等不懂文字書籍的百姓，發(fā)老屋得逸書不毀而獻(xiàn)的佳話。在愛書、惜書、搜書和藏書人中，漢室河間獻(xiàn)王劉德，堪稱成績輝煌的代表人物。景帝二年(前155年 )劉德被立為獻(xiàn)王之時，就開始向民間征購善書。其憑借王侯的實力，用金帛之利懸賞收集古書，所以“四方道術(shù)之人，不遠(yuǎn)千里”，給劉德獻(xiàn)上藏書。而劉德在得到善本古書以后，極為珍視，費力保存。他專門請人將善本書籍一一謄抄，把復(fù)制的副本還給獻(xiàn)書人，而留下真本收藏。獻(xiàn)王藏書之多之優(yōu)，可與漢王室相比。

在雕版術(shù)未發(fā)明之時，人們傳誦閱覽的經(jīng)典傳記，應(yīng)該是一種傳抄本。就形式而言抄本也是一種副本。正如所知，現(xiàn)在已經(jīng)出土的各種楚竹書、秦漢竹簡帛書，絕大多數(shù)都是抄本。通過書籍的抄錄寫副，書籍得到不斷的復(fù)制，可讓更多的閱讀者看到喜愛的先圣言語、傳記、故事和日常用書，使得書籍在更大的范圍內(nèi)傳播。而書肆的出現(xiàn)，可能使得這種書籍抄副的行為商業(yè)化和規(guī)模化。我們知道，至少在東漢的時候，洛陽已經(jīng)有出售書籍的市場， 謂之書“肆”?！逗鬂h書·王充傳》記載:“(充)家貧無書，常游洛陽市肆，閱所賣書， 一見輒能誦憶，遂博通眾流百家之言?！睋P雄在《法言·吾子》說:“好書而不要諸仲尼，書肆也?！币虼?，陳夢家推測在東漢有職業(yè)的抄書人，叫作“傭書”“寫書”。

資料來源:《中國古代文書副本之考察》，呂靜，《史林》2010年第5期，略有刪改。

(二)存本

存本指的是發(fā)文機(jī)關(guān)留存的印制本，它是作為發(fā)出的正本的樣本留作查考用的。存本是由正本轉(zhuǎn)化來的，其轉(zhuǎn)化的條件就是它失去了“發(fā)給主送機(jī)關(guān)”的特征，而被作者自己留存下來，作為與定稿相對照和檢查正本文件發(fā)出后是否達(dá)到了預(yù)期目的之用。當(dāng)發(fā)生疑問時，用存本與定稿核對，以分清內(nèi)部責(zé)任;用存本與正本相核對，以分清與外部的責(zé)任。所以，保留存本時，應(yīng)與定稿留存一起，同時整理歸檔。

(三)試行本、暫行本

試行本和暫行本主要是用于條例、規(guī)章、辦法等法規(guī)性的文件。試行本是在文件制發(fā)機(jī)關(guān)認(rèn)為文件內(nèi)容還不夠成熟，有待于通過實踐總結(jié)經(jīng)驗，才能最后修改定稿時，為了穩(wěn)妥起見，往往先用試行本的方式發(fā)布試行。暫行本是制發(fā)機(jī)關(guān)認(rèn)為一時還來不及制定詳細(xì)周密的規(guī)定時，先發(fā)一個暫行的文件，經(jīng)過一定時期，積累經(jīng)驗，經(jīng)過修訂后再發(fā)布正式規(guī)定。

試行本和暫行本在本質(zhì)上沒有區(qū)別，但試行本著重強(qiáng)調(diào)試行，暫行本著重強(qiáng)調(diào)時間。試行本和暫行本不同于草稿、草案，它們都是具有實際執(zhí)行效用的正式文件，在試行和暫行期間，有關(guān)單位應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行，不能因為是試行和暫行而在執(zhí)行中打折扣。

目前在試行本和暫行本的使用上，制發(fā)機(jī)關(guān)應(yīng)該注意:既然是試行，在取得經(jīng)驗和經(jīng)過修改趨于成熟以后，就應(yīng)發(fā)布正式文件，試行本即行作廢;既然是暫行，就不應(yīng)當(dāng)長期不動，應(yīng)當(dāng)在充分調(diào)查研究、廣泛征求意見的基礎(chǔ)上，盡可能制發(fā)正式規(guī)定。試行本和暫行本如果使用太多，周期太長，往往影響文件的執(zhí)行效用。

(四)兩種以上文字文本

同一份文件，有時也有兩種以上文字的文本。如在我國少數(shù)民族自治地區(qū)，有時就需要同時使用漢文文本和其他兄弟民族文字文本，以便于漢族和兄弟民族與群眾閱讀。在外事工作中，也往往同時使用中文和外文文本，為避免文字解釋上的爭議，有時還規(guī)定以哪種文字文本為準(zhǔn)。

文稿和文本的使用是一個很重要的問題，應(yīng)該從性質(zhì)和作用上，認(rèn)真加以區(qū)分，正確使用。